Zamykanie okresów
Ustawienie umożliwia zamykanie okresów księgowych uniemożliwiając wprowadzanie nowych operacji księgowych lub korygowanie istniejących zapisów. Zamknięcie okresu księgowego następuje poprzez wpisanie daty zamknięcia w odpowiednim polu ustawienia. Po zamknięciu okresu nie można wprowadzić żadnej operacji księgowej z datą operacji wcześniejszą lub równą dacie zamknięcia. Ponieważ zamykanie okresów następuje poprzez wpisanie pojedynczej daty, miesiące lub okresy muszą być zamykane chronologicznie.
Chociaż system Hansa nie wymaga zamykania miesięcy lub okresów, to ustawienie umożliwia i wspomaga takie działania.
- Księga Główna zamknięta do dnia
- Jeśli w tym polu zostanie wprowadzona data, nie będzie można wprowadzić żadnej operacji księgowej z datą operacji wcześniejszą lub równą dacie zamknięcia. Ustawienie dotyczy tylko operacji księgowych wprowadzanych do kartoteki Operacje w module Księga Główna.
- Jeśli okaże się, że jakaś operacja księgowa w zamkniętym okresie jest błędna, można ją skorygować za pomocą fukcjonalności 'Znacznik poprawki'. Więcej informacji na temat poprawiania operacji księgowych znajdziesz w dalszej części podręcznika.
- Przy próbie wprowadzenia operacji księgowej do zamkniętego okresu pojawi się następujący komunikat z ostrzeżeniem:
- Księga Główna sprawdzona do dnia
- Jeśli w tym polu zostanie wprowadzona data, przy próbie wprowadzenia operacji księgowej z datą operacji wcześniejszą lub równą dacie sprawdzenia, system wyświetli komunikat z ostrzeżeniem. Ustawienie dotyczy tylko operacji księgowych wprowadzanych do kartoteki Operacje w module Księga Główna.
- Przy próbie wprowadzenia operacji do sprawdzonego okresu pojawi się następujący komunikat z ostrzeżeniem:
- Operacje wstępne od dnia
- Jeśli w systemie dozwolone są operacje wstępne (kontrolowane w ustawieniu: Ustawienia operacji księgowych w module Księga Główna), a w tym polu zostanie wprowadzona data, tylko operacje wprowadzone z późniejszą datą niż zdefiniowana data będą traktowane jako operacje wstępne (modyfikowalne). Wszystkie operacje księgowe z datą operacji wcześniejszą lub równą nie będą modyfikowalne.
- Jeśli data w polu Operacje wstępne od dnia będzie późniejsza niż data zdefiniowana w polu Księga Główna zamknięta do dnia można wprowadzić operacje księgowe z datą pomiędzy tymi datami. Takie operacje będą traktowane jako bieżące operacje (nigdy nie będą modyfikowalne).
- Księgi pomocnicze zamknięte do dnia
- Jeśli w tym polu zostanie wprowadzona data, nie będzie można wprowadzić żadnej karty w kartotekach z datą operacji księgowej wcześniejszą lub równą dacie zamknięcia. Ustawienie dotyczy wszystkich kartotek z wyjątkiem faktur
i faktur zakupu, które mają oddzielne ustawienia (opisane poniżej).
- Księgi pomocnicze sprawdzone do dnia
- Jeśli w tym polu zostanie wprowadzona data, przy próbie wprowadzenia karty do kartoteki z datą operacji wcześniejszą lub równą dacie sprawdzenia, system wyświetli komunikat z ostrzeżeniem. Ustawienie nie dotyczy faktur i faktur zakupu.
- Księga Sprzedaży zamknięta do dnia
- Jeśli w tym polu zostanie wprowadzona data, nie będzie można wprowadzić żadnej faktury z datą operacji księgowej wcześniejszą lub równą dacie zamknięcia.
- Księga Sprzedaży sprawdzona do dnia
- Jeśli w tym polu zostanie wprowadzona data, przy próbie wprowadzenia faktury z datą operacji wcześniejszą lub równą dacie sprawdzenia, system wyświetli komunikat z ostrzeżeniem.
- Księga Zakupu zamknięta do dnia
- Jeśli w tym polu zostanie wprowadzona data, nie będzie można wprowadzić żadnej faktury zakupu z datą operacji księgowej wcześniejszą lub równą dacie zamknięcia.
- Księga Zakupu sprawdzona do dnia
- Jeśli w tym polu zostanie wprowadzona data, przy próbie wprowadzenia faktury zakupu z datą operacji wcześniejszą lub równą dacie sprawdzenia, system wyświetli komunikat z ostrzeżeniem.
! | Po zamknięciu okresu nie można wprowadzać operacji księgowych z datą wcześniejszą niż data zamknięcia oraz modyfikować operacji w zamkniętym okresie.
|
|
- Usuń do dnia
- W normalnych warunkach nie można usuwać operacji księgowych z Księgi Głównej lub zatwierdzonych kart w kartotekach. Jednak w niektórych sytuacjach usunięcie takich dokumentów może być niezbędne, np. w celu odzyskania miejsca na twardym dysku, kiedy zapisy księgowe dotyczące poprzedniego roku zostały zarchiwizowane.
- Aby umożliwić usuwanie dokumentów należy wprowadzić datę w polu Usuń do dnia. Ustawienie umożliwi usuwanie operacji księgowych z Księgi Głównej oraz kart w kartotekach, w których data operacji jest wcześniejsza lub równa od daty Usuń do.
- System pozwala usuwać pojedyncze karty za pomocą polecenia 'Usuń' z menu Karta lub większą ilość kart za pomocą funkcji Obsługi kartotek
'Usuń stare operacje' w module System. Druga opcja pozwala usunąć tylko karty w których data operacji jest równa lub wczesniejsza niż data w polu Usuń do.
! | Karty należy usuwać ze szczególną ostrożnością. Przed usunięciem jakichkolwiek danych z systemu należy upewnić się, że mamy backup.
|
|
- Ostrzegaj przy tworzeniu nowych zapisów starszych od już istniejących
- Zaznacz check box, jeśli system ma ostrzegać przy wprowadzaniu rekordów do kartoteki z datą wcześniejszą od już wprowadzonych kart w tej kartotece. Wprowadzone karty mogą być zatwierdzone lub niezatwierdzone. Przy próbie wprowadzenia takich rekordów system wyświetli następujący komunikat z ostrzeżeniem:
- Ponieważ jest to tylko komunikat, kartę można zapisać oraz zatwierdzić w kartotece.
Po wprowadzeniu daty w jakiekolwiek pole w ustawieniu Zamykanie okresów datę można zmienić tylko na datę poźniejszą. Po zamknięciu miesiąca lub jakiegoś okresu sprawozdawcego należy wydrukować wszystkie, podstawowe raporty sprawozdawcze (np.
Bilans,
Rachunek zysków i strat, itd.), bo nie będzie można wprowadzać nowych zapisów. Niemniej jednak w niektórych okolicznościach można zmienić datę wprowadzoną w ustawieniu na wcześniejszą. W tym celu trzeba zdefiniować pełny dostęp do akcji 'Zmiana zamkniętych okresów' (poniższa ilustracja)'.
Ustawienie
Grupy dostępu zostało opisane w innej części podręcznika.
Wprowadzenie do Ustawień w module System
