- Отчеты
В программе FirstOffice можно распечатывать отчеты или документы. Отчеты в основном относятся к внутренней бухгалтерии и управлению.
Составление отчетов в FirstOffice не разрушает образец, т.е. вы можете составлять и распечатывать отчет столько раз, сколько вам необходимо. Некоторые бухгалтерские программы разработаны так, что позволяют распечатывать журнал только непосредственно в связи с вводом данных. FirstOffice не имеет подобных ограничений.
При выборе функции «Отчеты» из меню «Файл» или щелчком мыши на кнопку [Отчеты] на «Панели управления», откроется окно, содержащее список доступных в FirstOffice отчетов:
Выберите отчет, выделив соответствующую единицу в списке окна. Если вам необходимо установить размер страницы, количество копий или же другие опции печати отчета, выберите «Параметры страницы» из меню «Файл». Данные настройки в последствии будут использоваться при печати отчетов до момента, пока вы не определите новые «Параметры страницы». Пользователи Windows могут использовать эту функцию также для выбора принтера, на котором будут печататься отчеты.
Как только вы это сделали, щелкните два раза на имя отчета в списке. Откроется окно спецификации, из которого вы сможете выбрать информацию, которую вы хотите включить в отчет. Например, составляя «Балансовую ведомость», вы можете использовать окно спецификации (изображенное ниже) для выбора периода, по которому должен быть составлен отчет.
Пока окно спецификации открыто, вы можете выбрать место вывода отчета из опций, предлагаемых разделом «Медиа», в нижней части окна. Среди доступных опций находятся экран, принтер, файл, буфер обмена и Excel. Последняя опция доступна только для пользователей Windows. Если вы выводите отчет на экран (установка по умолчанию), отчет появится в новом окне. Затем вы можете распечатать отчет на принтере, щелкнув на пиктограмму «Принтер» в меню кнопок данного окна, или же выбрав функцию «Печать» из меню «Файл».
Если вы хотите, чтобы при печати отчета на принтере появлялось окно диалога принтера, отметьте окно «Диалог принтера» (последняя опция «Медиа»). Вы можете сделать это, если хотите распечатать несколько копий отчета.
Когда вы ввели необходимые критерии составления, а также место вывода отчета, щелкните на [Запуск], чтобы произвести отчет.
Параметры страницы
Пункт «Параметры страницы» в меню «Файл» позволяет установить размер страницы, количество копий и другие опции печати отчета. Данные настройки в последствии будут каждый раз использоваться при печати отчетов. Пользователи Windows могут использовать эту функцию также для выбора принтера, на котором будут печататься отчеты.
Определение отчетов
Для некоторых отчетов вы можете заново задать содержимое отчета и его внешний вид. Для этого воспользуйтесь настройкой «Определить отчет».
Обновление отчетов
Пока отчет находится на экране, возможно, вы захотите изменить некоторую информацию, которую он содержит. В таком случае, нет необходимости закрывать и снова создавать отчет. Просто выберите функцию «Пересчитать» из меню «Операции» (или воспользуйтесь комбинацией кнопок [Ctrl-Shift-R]/[⌘-Shift-R], чтобы обновить информацию в отчете. Если вы хотите изменить критерии отчета перед перерасчетом (например, вы хотите изменить период отчета), выберите «Открыть определение отчета».
Экспорт в другие приложения
Процесс экспорта содержания отчетов в другие приложения, например, Excel или Word, является очень простым. Окно спецификации каждого отчета содержит ряд опций «Медиа», одна из которых называется «Файл». Если вы выберите данную опцию, отчет будет сохранен на жестком диске, как разделенный по столбцам текст. Его можно непосредственно использовать в Excel для дальнейших расчетов. Пользователям Windows «Медиа» предлагает еще одну опцию - Excel. Данная опция открывает приложение Excel и создает новую рабочую таблицу, содержащую отчет.
Следующий пример демонстрирует отчет «Статистика по клиентам», открытый в Excel:
