Załączniki
Do każdej karty w systemie Enterprise by HansaWorld można załączać pliki, notatki i inne rekordy. Wszystkie obiekty załączone do karty to "Załączniki".
Wszystkie karty w systemie zawierają przycisk [Załączniki]:
Jeśli do danej karty podpięty jest załącznik, ikona [Załączniki] przybierze inną formę:
Aby rozpocząć pracę z załącznikami, kliknij przycisk [Załączniki] lub wybierz polecenie "Załączniki" z menu Karta. Pojawi się lista aktualnie załączonych obiektów do karty:
Okno z załącznikami posiada własne menu specjalne, które zawiera polecenia umożliwiające załączanie, otwieranie, pobieranie, oraz usuwanie poszczególnych obiektów:
Karta musi być co najmniej raz zapisana, zanim możliwe będzie dodanie do niej załączników.
Załączanie plików do kart
Aby załączyć plik do karty, otwórz kartę i kliknij ikonę [Załączników]. Wybierz opcję "Załącz plik" z menu specjalnego. Otworzy się okno dialogowe, które pozwoli ci zlokalizować plik do załączenia. Odszukaj plik i kliknij [Otwórz]. Plik zostanie załączony do karty. Jego nazwa pojawi się na liście załączników z prefiksem "Plik". Możesz załączyć dowolną liczbę plików do jednej karty.
Funkcja "Załącz plik" działa w ten sposób, że kopiuje plik do folderu "Attach", znajdującego się w głównym katalogu aplikacji Enterprise by HansaWorld. W instalacjach wielostanowiskowych folder "Attach" powinien znajdować się na serwerze. To oznacza, że będziesz mógł nadal pobrać i odczytać załączony plik, nawet wówczas, gdy oryginalny zostanie usunięty. Jeżeli chcesz załączyć do karty obszerny plik, upewnij się (dzięki informacji o wolnej przestrzeni na dysku w oknie "O Enterprise..."), że dysk zawierający twoją kopię systemu Enterprise posiada wystarczającą ilość wolnej przestrzeni. W czasie zapisywania pliku na serwerze pojawi się pasek postępu, dzięki czemu można monitorować proces zapisu.
! | Folder "Attach" musi być obecny w głównym katalogu aplikacji Enterprise by HansaWorld jeżeli chcesz załączać pliki do kart. Nie zmieniaj nazw plików w folderze "Attach". |
|
Odczytywanie plików
Możesz odczytać plik załączony do karty na jeden z trzech sposobów. W dwóch pierwszych przypadkach otworzy się okno dialogowe, które zapyta, gdzie chcesz zapisać plik.
- Dwukrotnym kliknięciem wybierz plik z listy załączników. Kiedy plik zostanie zapisany na twardym dysku, otworzy się domyślna przeglądarka, dzięki czemu plik może być otwarty za pomocą aplikacji pomocniczej (nie dotyczy Mac OS X).
- Pojedynczym kliknięciem zaznacz plik na liście załączników i wybierz opcję "Pobierz plik" z menu specjalnego. Plik zostanie zapisany na twardym dysku, ale nie zostanie otwarty.
- Pojedynczym kliknięciem zaznacz plik na liście załączników i wybierz opcję "Otwórz kartę" z menu specjalnego. Plik zostanie zapisany w folderze "Tmp" w głównym katalogu aplikacji Enterprise by HansaWorld, a następnie zostanie otwarty za pomocą odpowiedniej aplikacji pomocniczej.
Załączanie notatek i opisów do kart
Do kart można załączać notatki i opisy. Aby to zrobić, otwórz kartę i kliknij ikonę [Załączników]. Wybierz opcję "Utwórz notatkę" z menu specjalnego. Otworzy się okno, w którym możesz wprowadzić notatkę.
Wprowadź opis (tekst, który będzie identyfikował daną notatkę) i wciśnij przycisk [Zapisz]. Notatka pojawi się na liście załączników z prefiksem "Notatka". Możesz załączyć dowolną liczę notatek do jednej karty.
Odczytywanie i edycja notatek
Załączoną do karty notatkę lub opis możesz odczytać na jeden z trzech sposobów:
- Pojedynczym kliknięciem zaznacz notatkę na liście załączników i wybierz opcję "Otwórz kartę" z menu specjalnego;
- Dwukrotnie kliknij na notatkę na liście załączników;
- Pojedynczym kliknięciem zaznacz notatkę na liście załączników i wyierz opcję "Zapisz" z menu Karta.
Bez względu na wybór metody, notatka zostanie otwarta we własnym oknie, gdzie możesz ją przeczytać lub edytować.
Drukowanie notatek
Notatka lub opis załączone do karty mogą być wydrukowane podczas drukowania samej karty. Na przykład, notatka, która została załączona do faktury może być wydrukowana na dokumencie faktury. Ta funkcja obejmuje faktury, czynności, przyjęcia, rezerwacje, zamówienia zakupu, oferty, oferty najmu oraz przeniesienia VAT. Jeżeli do danej karty została załączona więcej niż jedna notatka, tylko pierwsza z nich będzie wydrukowana.
Jeżeli chcesz, aby notatki i opisy były w ten sposób drukowane, powinieneś zamieścić w formularzu wydruku specjalne pole na notatkę (nazwa pola "Note"):
Zaleca się, aby użyć opcji zawijania tekstu, jak pokazuje ilustracja. W przeciwnym razie długie notatki będą obcięte podczas drukowania.
Jeżeli zwykle załączasz wiele notatek do kart, możesz sprecyzować, że zawsze będzie drukowana notatka zawierająca określony opis, a nie pierwsza. Wówczas załączając notatki do kart należy zwrócić uwagę, żeby miały one odpowiedni opis. Na przykład, jeżeli chcesz wydrukować na fakturach notatkę na temat specjalnej oferty, za każdym razem gdy załączysz notatkę do takiej faktury, użyj tego samego opisu (np. "Oferta specjalna"). Musi to być odpowiednio odnotowane na formularzu - pole "Note" musi mieć wpisane w polu Argument opis notatki (tu "Oferta specjalna"):
W każdym formularzu możesz umieścić tylko jedno pole "Note".
Projektowanie formularzy jest szczegółowo opisane na tej stronie.
Zmiana nazw załączników
Jeżeli w załączonym pliku lub notatce chcesz zmienić nazwę, która będzie się wyświetlała na liście załączników, zaznacz daną pozycję i wybierz opcję "Opis załącznika" z menu specjalnego. Pojawi się okno, w którym możesz wprowadzić nową nazwę.
Kliknij [Zapisz], aby zapisać i zamknąć okno, lub [Anuluj], jeżeli nie chcesz zapisywać zmian. Aby zmiana była widoczna, może być konieczne zamknięcie i ponowne otwarcie okna załączników.
Jeżeli załącznik jest notatką, możesz zmienić jego nazwę również poprzez dwukrotne kliknięcie (otwarcie notatki) i edytowanie jej opisu w oknie podglądu.
Załączanie kart do innych kart
Dzięki opcji "przeciągnij i upuść" możesz załączać karty do innych kart przeciągając je z okna przeglądania jednej karty do ikony [Załączników] innej. Na przykład, aby załączyć kartę kontrahenta to faktury, otwórz kartę faktury, a następnie otwórz okno przeglądania kontrahentów lub okno "wklej specjalne" odbiorców. Znajdź właściwego kontrahenta na liście, zaznacz nr kontrahenta i przeciągnij do ikony [Załączników] na karcie faktury. Karta kontrahenta pojawi się wówczas na liście załączników tej faktury. Alternatywnie, jeżeli karta kontrahenta jest już otwarta, możesz przeciągnąć ikonę [Załączników] tej karty na ikonę [Załączników] faktury. Możesz też zaznaczyć kilku kontrahentów w oknie przeglądania pojedynczym kliknięciem przytrzymując klawisz Shift, a następnie przeciągnąć ich na ikonę [Załączników] faktury.
Później, podczas przeglądania karty kontrahenta (jak w powyższym przykładzie), być może zechcesz podejrzeć, do jakich innych kart ta karta została załączona. Otwórz listę załączników i wybierz opcję "Pokaż załączniki" z menu specjalnego. Karty, do których dany kontrahent został załączony, wyświetlą się poniżej przerywanej linii.
Podgląd załączonych kart
Możesz otworzyć kartę załączoną do innej karty na jeden z trzech sposobów:
- Zaznacz daną kartę pojedynczym kliknięciem w oknie załączników i wybierz funkcję "Otwórz kartę" z menu specjalnego;
- Dwukrotnie kliknij wybraną kartę w oknie załączników;
- Zaznacz kartę w oknie załączników i wybierz funkcję "Zapisz" z menu Karta lub wciśnij klawisz Enter.
Bez względu na wybrany sposób, załączona karta zawsze utworzy się we własnym standardowym oknie, w którym będziesz mógł daną kartę podejrzeć lub edytować w normalny sposób.
Załączanie raportów do kart
Aby załączyć raport do karty najpierw wygeneruj ten raport na ekranie i otwórz kartę. Pasek przycisków okna raportu zawiera ikonę spinacza [Załącznika]:
Przeciągnij tę ikonę do ikony [Załączników] otwartej karty. W ten sposób raport zostanie załączony do karty. W oknie załączników pojawi się nazwa raportu z prefiksem "Plik".
Kiedy załączasz raport do karty, raport jest najpierw generowany do pliku, a następnie plik ten jest załączany do karty. Plik raportu jest przechowywany w folderze "Attach", w głównym katalogu aplikacji Enterprise by HansaWorld. W instalacjach wielostanowiskowych folder "Attach" powinien być umieszczony na serwerze. Jeżeli musisz później odczytać raport, wystarczy, że odczytasz plik, zamiast ponownie generować raport. Informacje, jakie raport zawiera, będą aktualne na chwilę wygenerowania raportu, a nie na chwilę odczytywania. Może to być przydatne, jeżeli załączasz raport do e-maila w celu omówienia go z innymi pracownikami firmy. Kiedy zechcesz później odczytać raport, zostanie on otwarty w standardowym oknie raportu. Jeśli zechcesz więc odświeżyć dane raportu, wystarczy jeżeli wciśniesz opcję "Przelicz" z menu specjalnego.
! | Folder "Attach" musi być obecny w głównym katalogu aplikacji, w przeciwnym razie nie będzie możliwe załączanie raportów do kart. Nigdy nie zmieniaj nazw plików w folderze "Attach". |
|
Odczytywanie raportów
Możesz odczytać raport, który został załączony do karty używając jednej z trzech metod. Bez względu na wybraną metodę, raport otworzy się w standardowym oknie raportu.
- Dwukrotnie kliknij wybrany raport na liście załączników.
- Zaznacz raport pojedynczym kliknięciem i z menu specjalnego wybierz opcję "Pobierz plik".
- Zaznacz raport pojedynczym kliknięciem i z menu specjalnego wybierz opcję "Otwórz kartę".
Usuwanie załączników
Aby usunąć dowolny załącznik z listy, zaznacz go, a następnie wybierz polecenie "Wymaż" z menu Edycja.
Załączanie kart do e-maili
Aby załączyć kartę do e-maila należy skorzystać z jednej z poniższych metod:
- Jeśli wiadomość została już utworzona, przeciągnij kartę z okna przeglądania do ikony [Załączniki] na karcie wiadomości, zgodnie z instrukcją powyżej.
- Jeśli wiadomość nie została jeszcze utworzona, otwórz kartę i kliknij przycisk [Załączniki]. Z menu specjalnego wybierz polecenie "Utwórz e-mail". Otworzy się okno nowego e-maila. Uzupełnij e-mail w normalny sposób i zapisz. Nowy e-mail będzie automatycznie załączony do karty, a odbiorca e-maila będzie mógł otworzyć kartę dzięki funkcji "Pokaż załączniki" z menu specjalnego okna załączników.
Pamiętaj, że e-maile są kartami. W związku z tym możliwe jest załączanie e-maili do innych e-maili lub do innych kart. Każda funkcja opisana w tym rozdziale ma zastosowanie do e-maili w takim samym stopniu jak do innych kart.
E-maile są w pełni opisane tutaj.
Kopiowanie załączników z jednej karty do drugie
Wszystkie załączniki z karty można skopiować do innej karty w systemie w następujący sposób:
- Otwórz kartę z listą załączników (karta źródłowa) i kliknij ikonę [Załączniki].
- Otwórz kartę do której chcesz skopiować załączniki (karta docelowa).
- Przeciągnij poszczególne obiekty z listy załączników do ikony [Załączniki] na docelowej karcie (lub na listę Załączników).
- Przytrzymaj klawisz Shift podczas przeciągania poszczególnych obiektów, jeśli nie chcesz ich usunąć z karty źródłowej.
Zarządzanie załącznikami: foldery
Jeśli na karcie znajduje się wiele załączników, można je uporządkować w folderach (archiwach). W takim folderze można umieścić różne typy załączników, a nawet inne foldery.
- Otwórz listę załączników.
- Wybierz polecenie "Utwórz folder" z menu specjalnego. Otworzy się okno "Utwórz Folder", gdzie możesz wprowadzić nazwę folderu:
Po kliknięciu przycisku [Zapisz], na górze listy załączników pojawi się nowy folder z prefiksem "Folder":
Aby wrócić do wyższego poziomu listy załączników, kliknij przycisk strzałki:
- Przesuń załączniki z listy do wybranego folderu za pomocą funkcji "przeciągnij i upuść".
- Jeżeli chcesz pracować z załącznikiem, który umieszczony jest w folderze, dwukrotnie kliknij dany folder. Zawartość folderu wyświetli się w oknie, którego nazwa będzie taka, jak nazwa otwartego folderu.
- Jeżeli chcesz zmienić nazwę folderu, najpierw otwórz go zgodnie z krokiem 4 powyżej, a następnie wybierz opcję "Zmień nazwę folderu" z menu specjalnego.
Wprowadź nową nazwę i kliknij [Zapisz].
- Możesz usunąć załącznik z folderu na dwa sposoby: jeżeli chcesz, aby załącznik był nadal podpięty do karty, przeciągnij go do głównej listy załączników lub do innego archiwum. Aby usunąć załącznik zupełnie, zaznacz go pojedynczym kliknięciem i wybierz opcję "Wymaż" z menu Edycja.
- Aby usunąć folder, zaznacz go pojedynczym kliknięciem i wybierz opcję "Wymaż" z menu Edycja. Możesz usuwać tylko puste foldery. Żeby opróżnić folder, należy usunąć całą jego zawartość załącznik po załączniku jak opisano w kroku 6 powyżej.
