Introducción al Registro Presupuesto

El proceso presupuestario es un medio para planificar los ingresos y gastos futuros. Una vez que haya decidido las metas y los objetivos de su empresa para un período futuro, el proceso de presupuestación debe ayudarle a planificar cuánto necesita gastar para alcanzar esos objetivos, en qué debe gastarlo y cómo va a financiar ese gasto.

Una vez que haya completado el proceso de planificación y haya comenzado el año fiscal, podrá utilizar sus presupuestos para controlar el rendimiento de su empresa. Los informes periódicos le indicarán cualquier variación del presupuesto, que entonces podrá investigar. Por ejemplo, un déficit de ventas se revelará rápidamente si se comparan rutinariamente las ventas reales con el presupuesto. La investigación puede revelar cambios en las condiciones del mercado: entonces puede cambiar el enfoque de su fuerza de ventas si es necesario, y puede ajustar sus planes de gastos para compensar la reducción de la financiación.

El registro del presupuesto en Standard ERP le permite introducir presupuestos detallados para cada Cuenta. También puede utilizar Objetos para desglosar estos Presupuestos por departamento u otro centro de costos. Puede introducir Presupuestos para un período (por ejemplo, un año) y luego dividirlos en subperíodos (por ejemplo, meses calendario, trimestres o períodos de cuatro semanas).

Una vez que haya finalizado un Presupuesto, puede modificarlo en cualquier momento durante el ejercicio contable en curso. Esto puede ser tentador si el rendimiento real empieza a diferir mucho del Presupuesto. Sin embargo, es aconsejable no modificar el presupuesto. Si se modifica el presupuesto, se pierden los objetivos originales de la planificación. Ya no podrá comparar el rendimiento con el presupuesto a medida que avance el año, por lo que la divergencia con el plan original puede aumentar. Explicar simplemente la divergencia como una mala presupuestación también puede ocultar la verdadera causa. El cambio de presupuesto también impedirá una evaluación realista de la calidad del proceso presupuestario. Más que una simple predicción del futuro, el presupuesto es una forma de planificar ese futuro. Una buena presupuestación es una señal de que el gestor o la empresa entienden su negocio y su mercado y saben cómo planificar y alcanzar los objetivos.

Si necesita hacer cambios en un presupuesto durante el año en curso, no debería cambiar el propio presupuesto. En su lugar, debe registrar los cambios en el registro Presupuestos Revisados previsto para ello. Para fomentar esta práctica, puede marcar cada registro de Presupuesto como OK, tras lo cual no podrá modificarlo.

Habiendo introducido sus presupuestos, cuatro informes le permiten comparar presupuestos (o presupuestos revisados) contras las cifras reales: El Balance, el informe Libro Mayor, el informe Resultado de Objetos/Cantidades (que proporciona este análisis por separado para cada combinación de Cuenta/Objeto) y el informe Estado de Resultados.

El registro de presupuesto en Standard ERP:

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Registrar un Presupuesto

Esta página describe el ingreso de movimientos al registro de Presupuestos en Contabilidad

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Debe ingresar un registro de presupuesto separado para cada cuenta para un período en particular (por ejemplo, año fiscal). Si utilizará Objetos para establecer Presupuestos para varios departamentos o centros de costos, debe ingresar registros de Presupuesto separados para cada combinación de Cuenta-Objeto. Luego debe ingresar un presupuesto maestro general para la cuenta, que será la suma de los diversos presupuestos por Objeto/Cuenta. Esto se describe en el paso 5 a continuación.

  1. Para abrir el registro de Presupuesto, primero asegúrese de estar en el módulo Contabilidad. Luego, si está utilizando Windows o macOS, haga clic en el botón [Registros] en el Centro de navegación y haga doble clic en 'Presupuestos' en la lista resultante. Si está utilizando iOS o Android, toque el botón [Registros] en el Centro de navegación y luego toque 'Presupuestos' en la lista de 'Registros'.

    Se abre la ventana 'Presupuesto - Cuentas: Examinar', que enumera las Cuentas para las que ya ingresó Presupuestos.

  2. Seleccione ‘Crear Presupuesto' en el menú Crear (Windows/macOS) o menú + (iOS/Android) o resalte un registro de presupuesto similar al que desea ingresar y seleccione 'Duplicar ' del mismo menú.

    Se abrirá la ventana 'Presupuesto - Cuenta: Crear' vacía si seleccionó 'Nuevo' o con un duplicado del registro de Presupuesto resaltado.

    Cuenta
    Pegado especial Registro Cuenta, módulo Contabilidad/Sistema
    Especifique la cuenta para la que está ingresando un presupuesto. No puede cambiar la Cuenta después de haber guardado el Presupuesto por primera vez.

    Comentario
    El nombre de la cuenta se colocará en este campo cuando especifique la cuenta arriba.

    Objeto
    Pegado especial Registro Objetos, Módulo Contabilidad/Sistema
    Si está creando un Presupuesto para una combinación particular de Objeto/Cuenta, especifique el Objeto aquí. Esto le permite crear fácilmente presupuestos para diferentes departamentos. No puede ingresar o cambiar el Objeto después de haber guardado el Presupuesto por primera vez.

    Si está ingresando Presupuestos para varios Objetos en combinación con una Cuenta en particular, también debe ingresar un Presupuesto general para la Cuenta. Esta debe ser la suma de los presupuestos de Objetos individuales. Si ingresa el presupuesto general después de los de ingresar presupuestos para varios objetos, puede usar la función 'Calcular suma desde presup. Cuenta-Objeto' en el menú Operaciones (Windows/macOS) o el menú Herramientas (iOS/Android) para calcular esta suma. Esto se describe en el paso 5 a continuación.

    Valor base
    Ingrese el valor del presupuesto total para el período en su totalidad. Recuerde ingresar los valores de ventas e ingresos, pasivos y capital como valores negativos (crédito), y activos y costos como valores positivos (débito).

    Puede tratar esta cifra como un total de control para el período. Si el período es un año, por ejemplo, puede desglosar la cifra en totales mensuales o trimestrales en el área de cuadrícula. Puede ingresar estas cifras mensuales o trimestrales usted mismo (en la columna Valores), con el objetivo de asegurarse de que la Suma del presupuesto debajo de la cuadrícula coincida con el Valor base, o puede hacer que se calculen a partir del Valor base usando una División de presupuesto que especificará en el campo de abajo.

    Período
    Pegado especial Elegir fecha
    Ingrese las fechas de inicio y finalización del período presupuestario.

    Div. Presup.
    pegado especial Opciones Div. Presup., Contabilidad
    Las Divisiones de presupuesto es una herramienta útil para desglosar una cifra de presupuesto total en una fórmula de totales mensuales o trimestrales. Por ejemplo, la experiencia puede mostrar que las ventas de un producto en particular siempre siguen un patrón fijo con un cierto porcentaje del total en cada mes. Puede ingresar este patrón en un registro de Div. de presupuesto. Alternativamente, y de forma más sencilla, puede utilizar una División de presupuesto para desglosar una cifra de alquiler anual en doce divisiones iguales.

    La opción de Divisiones de Presupuestos se describe detalladamente aquí.

    Para aplicar una División de presupuesto a un registro de presupuesto, primero ingrese una cifra en el campo Valor base. Esta debería ser la cifra total del presupuesto para todo el período (por ej. un año). Luego, especifique una división de presupuesto apropiada e ingrese las fechas de inicio de cada mes o trimestre en filas separadas en el área de cuadrícula. Debe tener el mismo número de divisiones de período (es decir, filas en la cuadrícula) que ha ingresado en el registro Divisiones de presupuesto. Luego, elija 'Recalcular' en el menú Operaciones (Windows/macOS) o en el menú Herramientas (iOS/Android). Las cifras del presupuesto para cada período (por ejemplo, cifras mensuales o trimestrales) se colocarán en la columna Presupuesto. Estos se calcularán prorrateando el valor base utilizando las proporciones en la División de presupuesto. Finalmente, guarde el registro.

    Clase
    pegado especial Opciones Clases Presupuesto, Contabilidad
    El campo Clase de presupuesto le permite ingresar más de un registro de presupuesto para una combinación particular de Objeto/Cuenta para un período en particular. Esto le permite presupuestar para diferentes mercados u otros escenarios. Cuando genera un informe de Balance o Estado de Resultado mediante la comparación de presupuestos, podrá elegir una clase de presupuesto, lo que le permitirá comparar los presupuestos de los diferentes escenarios con los presupuestos reales.

    Use el área de cuadrícula para dividir el Período presupuestario especificado anteriormente en subperíodos. Puede definir cualquier número de períodos, pero, si está utilizando una División de presupuesto, debe tener el mismo número que ingresó para la División de presupuesto. Si el presupuesto y las Divisiones presupuestarias tienen diferentes números de períodos, las cifras del valor base y la suma presupuestaria no coincidirán después de haber utilizado la función 'Recalcular'.

    Los subperíodos de presupuesto lo ayudarán a monitorear el desempeño real contra el presupuesto. Debe realizar esta comparación regularmente para que sea efectiva e identifique cualquier discrepancia rápidamente y en el momento en que ocurra. Algunas Cuentas requerirán un seguimiento más estricto que otras: para estas Cuentas, debe definir una mayor cantidad de subperíodos y debe producir informes de comparación periódicos con mayor frecuencia. Por ejemplo, es posible que deba monitorear las cuentas de ventas más de cerca y con más frecuencia que las cuentas de mobiliario de oficina.

    Fecha
    Pegado especial Elegir fecha
    Ingrese la fecha de inicio de cada subperíodo presupuestario. Para ahorrar trabajo manual y reducir la posibilidad de error, la forma más sencilla de ingresar registros de presupuesto es usar la función 'Duplicar' para copiar un registro de presupuesto con las fechas ya ingresadas.

    Valores
    Ingrese valores absolutos para cada período.

    Si ha especificado una División de presupuesto y un valor base, estos valores se tratarán como cantidades adicionales que se agregarán a las cifras calculadas cuando utilice la función 'Recalcular'. Dependiendo de los valores que ingrese, esto puede resultar en que la suma del presupuesto difiera del valor base.

    Si no ha especificado una División de presupuesto, estos valores se moverán a la columna de la derecha cuando seleccione "Recalcular" en el menú Operaciones (Windows/macOS) o en el menú Herramientas (iOS/Android). Alternativamente, puede ingresar cifras directamente en la columna de la derecha.

    Presupuesto
    El monto del presupuesto para el subperíodo. Este valor se calculará cada vez que seleccione el comando 'Recalcular' del menú Operaciones o Herramientas.

    Si no ha especificado una División de presupuesto, puede ingresar cifras para cada subperíodo en esta columna.

    OK
    Puede aprobar un presupuesto marcando esta casilla de verificación y guardando. Una vez que haya hecho esto, ya no podrá cambiar el registro de Presupuesto. Si necesita cambiar un presupuesto aprobado, primero elimine la marca del cuadro OK y guarde.

    No es necesario que marque un presupuesto como OK para activarlo (es decir, para que se incluya en los informes). No obstante, una vez que haya finalizado un Presupuesto, se recomienda que lo marque como OK. Si es necesario cambiar un Presupuesto, no debe hacerlo en el Presupuesto mismo. En su lugar, debe ingresar un nuevo registro en el registro Presupuestos Revisados. Esto asegura que usted mantenga el registro de su previsión presupuestaria original. Marcar Presupuestos como correctos le ayudará a asegurarse de seguir esta práctica.

    Puede usar Grupos de Acceso para controlar quién puede marcar Presupuestos como OK y quién puede revertir la marcación de Presupuestos como correctos. Para hacer esto, deniegue el acceso a las Acción ‘Dar OK a Presupuesto' y ‘Retirar OK en Presupuestos' respectivamente.

    Suma del presupuesto
    Este campo muestra el presupuesto total del año. A diferencia de la cifra que ingresó en el campo Valor base, esta cifra se calculará automáticamente: es la suma de las cifras del presupuesto en la cuadrícula. Por lo tanto, si revisa el Presupuesto y lo vuelve a calcular usando la función 'Recalcular' en el menú Operaciones o Herramientas, el Valor Base permanecerá sin cambios, por lo que podrá hacer una comparación entre la cifra presupuestada original y la final. La Suma del presupuesto también tendrá en cuenta cualquier monto adicional en la columna Valores.

    Si no puede explicar la diferencia entre el valor base y la suma del presupuesto, la causa probable es que el presupuesto tiene un número diferente de períodos (filas en la cuadrícula) a la división del presupuesto.
  1. Cuando haya ingresado valores en tantas filas de la cuadrícula como necesite, o haya elegido una división de presupuesto, seleccione 'Recalcular' en el menú Operaciones o Herramientas. Luego haga clic en [Guardar] (Windows/macOS) o toque √ (iOS/Android) para guardar, o [Cancelar] o < cancelar.

  2. Repita los pasos 1 a 3 para establecer presupuestos para cada combinación de cuenta/objeto, con diferentes clases si necesita presupuestar para diferentes escenarios. Utilice la función 'Duplicar' para ayudar con la entrada de datos. Solo puede guardar un registro de Presupuesto para cada combinación de Cuenta/Objeto/Período/Clase.

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    Para incluir un registro de presupuesto en los informes de Contabilidad para fines de comparación, debe haber agregado al menos una fila con una fecha en el área de cuadrícula de la ventana Presupuesto.


  3. Después de haber ingresado un Presupuesto para cada combinación de Cuenta/Objeto, debe establecer un Presupuesto general para cada Cuenta para el mismo período. Este registro de presupuesto general debe contener la suma de los presupuestos separados para cada objeto y se utilizará cuando produzca un balance general o un informe de Estado de Resultado sin especificar un objeto. Para hacer esto, cree un nuevo registro de Presupuesto e ingrese la Cuenta y el Período. Deje el campo Objeto vacío. Guarde el registro y luego seleccione 'Calcular suma desde presup. Cuenta-Objeto’ en el menú Operaciones o Herramientas. Las cifras del Presupuesto general se calcularán sumando los Presupuestos que presentan la Cuenta con los diversos Objetos que caen en el período correspondiente.
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El registro de presupuesto en Standard ERP:

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