Introducción al Registro de Presupuesto

El registro de Presupuesto te permite ingresar un presupuesto para la compañía – Cuenta por Cuenta, Objeto por Objeto.

Hansa proporciona varios modelos presupuestarios, los cuales pueden ser combinados de distintas maneras. Por ejemplo:

Es posible cambiar un valor presupuestado durante un año en curso. Esto puede ser atractivo si los balances reales difieren mucho de los presupuestados. Sin embargo, es recomendable no modificar el presupuesto, para posibilitar una valoración realista de la calidad en el proceso presupuestario. Presupuestar es una forma de predecir el futuro y aprender a ser un buen pronosticador. Esto es una cualidad importante en un administrador.

Si fuese necesario realizar cambios a los presupuestos durante el año en curso, éstos se deberán hacer en el registro de Presupuesto Revisado.

Ingresar Presupuestos

  1. En el módulo Contabilidad, selecciona ‘Presupuestos’ del menú de Registros (o haz clic en [Presupuestos] del Panel de Control).

    Se abrirá la ventana ‘Presupuesto – Cuentas: Hojear’, mostrando aquellas Cuentas para las cuales se ha ingresado Presupuesto. Se debe crear un archivo separado de Presupuesto para cada Cuenta correspondiente a un año. Si estás utilizando Objetos, se puede ingresar archivos separados de Presupuesto para cada combinación Cuenta/Objeto; esto puede ser útil si los Objetos representan diferentes departamentos que poseen distintos presupuestos.

  2. Haz clic en [Nuevo] en la Barra de Comandos o resalta un archivo de Presupuesto similar al que quieres ingresar y luego haz clic en [Duplicar] de la Barra de Comandos.

    Se abrirá la ventana ‘Presupuesto – Cuenta: Nuevo’ que estará vacía si pulsas [Nuevo] o conteniendo un duplicado del Presupuesto resaltado.

    Cuenta
    Pegado Especial    registro de Cuentas, módulo Contabilidad/Sistema
    Ingresa el número de la Cuenta a la que deseas asignar un Presupuesto.

    Comentario
    El nombre de la Cuenta será colocado en este campo por Hansa.

    Objeto
    Pegado Especial    registro de Objetos, módulo Contabilidad/Sistema
    Si estás creando un Presuesto para cierto Objeto, ingresa su Código de Objeto aquí. Esto te permite crear fácilmente Presupuesto para departamentos diferentes.

    Periodo
    Ingresa la primera y última fecha del periodo de presupuesto.


    El total esperado para el periodo de presupuesto. No olvides ingresar las ventas, los valores por ingreso, pasivos y las acciones, como valores negativos (haber), y los bienes de uso y costos como valores positivos (debe).

    La cifra que ingrese aquí puede ser tratada como un total de control para el periodo. Si, por ejemplo, el periodo es un año, la cifra puede ser desglosada en totales mensuales o trimestrales dentro del área de la matriz. Estos totales pueden ingresar manualmente, operando el Valor Base como un Objetivo, o pueden ser calculados del Valor Base usando una Presupuesto Clave, especificado en el siguiente campo.

    Presupuesto Clave
    Pegado Especial    opción Claves de Presupuesto, módulo Contabilidad
    La Clave de Presupuesto es una herramienta para desglosar la cifra de presupuesto anual, en totales mensuales si ese proceso puede realizarse utilizando una fórmula. Por ejemplo, la experiencia podría demostrarnos que las ventas de un producto particular siempre siguen un patrón dado con un cierto porcentaje en cada mes. Alternativamente, algo más simple aún, se puede utilizar un Presupuesto Clave para desglosar una cifra de alquiler anual en doce partes iguales.

    La configuración de Presupuesto Clave se describe ampliamente aquí.

    Para aplicar un Presupuesto Clave a un archivo de Presupuesto, es necesario primero ingresar una cifra en el campo Valor Base. Esta cifra deberá representar al presupuesto para todo el periodo (quizás 1 año). Luego, especifica un Presupuesto Clave adecuado e ingresa las fechas de inicio de cada mes o trimestre dentro de líneas separadas en el área de la matriz. Debes tener la misma cantidad de divisiones (ej. líneas en la matriz) que tienes para el Presupuesto Clave. Luego, selecciona ‘Recalcular’ del menú Operaciones. Para cada línea, aparecerá un total (mensual o trimestral) en el área de la matriz. Esto se calculará proporcionando el Valor Base según los ratios en el Presupuesto Clave. Finalmente, guarda el archivo.

    Fecha
    En el área de la matriz, ingresa la fecha inicio para cada uno de los periodos de presupuesto que deseas asignar. Se puede utilizar cualquier cantidad de periodos, pero si estás utilizando un Presupuesto Clave, debes tener la misma cantidad que tienes para el Presupuesto Clave. Si el Presupuesto y el Presupuesto Clave tienen cantidades diferentes de periodos, el Valor Base y la Suma Presup. no coincidirán después de utilizar ‘Recalcular’.

    Se debe ingresar una fecha para cada periodo de presupuesto. Para ahorrar esfuerzo y reducir el riesgo de error, la forma más fácil de ingresar archivos de Presupuesto es utilizar el botón [Duplicar] para copiar un archivo de Presupuesto con fechas ya ingresadas.

    Valores
    Ingresar los valores absolutos para cada periodo.

    Si no se ha especificado ningún Presupuesto Clave, estos Valores serán removidos hacia la columna derecha tan pronto se active ‘Recalcular’ en el menú Operaciones.

    Si se ha especificado un Presupuesto Clave y un Valor Base, éstos valores serán tratados como montos extra para ser agregados a las cifras calculadas en la columna derecha cuando se active ‘Recalcular’.

    Presupuesto
    Hansa te calculará este valor cuando selecciones el comando ‘Recalcular’ del menú Operaciones.

    Suma Presup.
    Este muestra el presupuesto total para el año. A diferencia de la cifra ingresada en el campo Valor Base, esta cifra se calcula por Hansa como una suma de las cifras Presupuestarias en la matriz. Por tanto, si el Presupuesto está revisado y recalculado utilizando la función ‘Recalcular’, el Valor Base se mantendrá intacto. De modo que se puede realizar algunas comparaciones entre la cifra original presupuestada y la final. La Suma de Presupuesto tomará en cuenta también los montos extra en la columna Valores.

    Si la diferencia entre el Valor Base y la Suma Presup. no puede ser explicada, la causa probable sería que el Presupuesto tiene un número diferente de periodos (líneas en la matriz) al de Presupuesto Clave.
  1. Cuando se han cargado Valores para todas líneas en la matriz, o se ha seleccionado un Presupuesto Clave, debes activar ‘Recalcular’ desde el menú Operaciones y luego [Guardar] para guardar, o [Cancelar] para cancelar.

  2. Repite los pasos 1,2 y 3 para colocar Presupuestos a todas las combinaciones Cuenta/Objeto. Utiliza el botón [Duplicar] asistir la entrada de datos. Sólo se puede guardar un archivo de Presupuesto para cada combinación Cuenta/Objeto/Periodo.

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    Para que las cifras Presupuestarias aparezcan en los informes de Contabilidad para fines comparativos, se debe realizar al menos una entrada de datos con una fecha en el área de la matriz.


  3. Una vez hecho esto, probablemente desees colocar un Presupuesto global para cada Cuenta (ej. la suma de los Presupuestos separados para cada Objeto). Para lograr esto, crea un nuevo archivo de Presupuesto e ingresa la Cuenta y el Periodo. Guarda el archivo y luego selecciona ‘Calcular Suma desde Presup. Cuenta-Objeto’ en el menú Operaciones. Hansa buscará todos los Presupuestos que encajen a la Cuenta con los distintos Objetos que caen en el Periodo pertinente y calculará un Presupuesto global adjuntando todo.

  4. Se puede utilizar tres informes para comparar los Presupuestos y los Presupuesto Revisados con cifras reales:
    el Balance, el informe Resultados de Objetos/Cantidades (el cual proporciona un análisis separado para cada combinación Objeto/Cuenta) y el informe Estado de Resultados

Ver o Cambiar Presupuestos

  1. Abre la ventana ‘Presupuesto – Cuentas: Hojear’ seleccionando ‘Presupuestos’ en el menú de Registros o pulsa [Presupuestos] en el Panel de Control. Busca el archivo de Presupuesto que deseas cambiar. Si es necesario, utiliza el campo Buscar.

  2. Haz doble clic en el archivo seleccionado.

    Se abrirá la ventana ‘Presupuesto – Cuenta: Ver’.

    Repasa el archivo y cambia los ítems como se requiere. Cuando realizas una alteración, el título de la ventana cambiará a ‘Presupuesto – Cuenta: Actualizar’. Cuando hayas acabado, no olvides seleccionar ‘Recalcular’ en el menú Operaciones para actualizar la Suma Presup.

    Puedes borrar el registro completo utilizando la función ‘Borrar’ en el menú Registro. Toma en cuenta que no se puede restaurar el borrado de un registro.


Impresión de Definiciones de Presupuesto

Es posible imprimir una lista de definiciones de Presupuesto. Sigue estos pasos:
  1. Haz clic en [Informes] dentro del Panel de Control.

  2. Haz doble clic a 'Diario de Presupuesto' en la lista.

  3. En la ventana resultante, ingresa el informe requerido y presiona [Ejecutar].

  4. Se imprimirá una lista de Presupuestos. Si escoges la opción detallada, la lista incluirá todos los totales mensuales y trimestrales.

Menú Operaciones - Presupuesto

Los menús Operaciones para Presupuestos se muestran arriba. A la izquierda está el menú Operaciones para la ventana 'Presupuestos: Examinar', ya la derecha está el menú Operaciones para las ventanas 'Presupuesto: Crear' y 'Presupuesto: Inspeccionar'.

Si está utilizando Windows o macOS, puede abrir el menú Operaciones haciendo clic en el botón con el icono de 'engranaje' (que se muestra resaltado en la ilustración anterior). Si está utilizando iOS o Android, puede acceder a las funciones del menú Operaciones a través del menú Herramientas (con el icono de 'llave inglesa').

Antes de usar la función en el menú Operaciones en la ventana 'Presupuestos: Explorar', debe resaltar un registro o registros en la ventana de exploración. La función se aplicará entonces a ese registro o registros. Si está utilizando Windows o macOS, puede resaltar varios presupuestos en la lista manteniendo presionada la tecla Mayús mientras hace clic. Si necesita aplicar la función a una cantidad de presupuestos que no están dentro de un rango, resáltelos mientras mantiene presionada la tecla Ctrl (Windows) o Command (macOS) antes de seleccionar la función. Si está utilizando iOS o Android, puede resaltar un solo registro en la ventana de exploración buscándolo, por lo que solo puede aplicar estas funciones a un solo registro a la vez.

Por favor, siga los enlaces a continuación para obtener detalles sobre cada función en el menú Operaciones:

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El registro de presupuesto en Standard ERP:

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