Introducción al Registro Asientos

Todos los movimientos contables deben ser registrados como Asientos por separado en el registro Asientos. Dependiendo de la naturaleza del Asiento, éste se puede realizar directamente en el registro Asientos o desde otra locación como por ejemplo, desde el módulo Ventas, Compras o Stock.

En HansaWorld Enteprise, puedes decidir qué Subsistemas darán lugar a Asientos Contables. Esto se logra utilizando la opción Subsistemas.

Lo típico será que los Asientos que representan Facturas de Venta y Compra, Recepciones y Pagos se generen automáticamente desde los módulos Ventas y Compras. Los Asientos que representan movimientos en stock de entrada o salida y movimientos de stock entre almacenes, serán generados automáticamente desde el módulo Caja. Otros tipos de Asiento ingresarán directamente al registro Asientos; éstos pueden incluir transferencias bancarias, gastos generales, salarios, etc.

Antes de comenzar a registrar Asientos, debes cerciorarte que has definido el año contable actual, utilizando la opción Ejercicios Contables en el módulo Sistema. También deberás definir un diario básico de números de series para los Asientos. Para esto, utiliza la opción Nros. de Serie - Asientos en el módulo Contabilidad.

Muy bien, estando en el módulo Contabilidad, abre el registro Asientos desde el Panel de Contro para desplegar la ventana ‘Asientos: Hojear’ donde se encuentran loss Asientos existentes.

Los Asientos que han ingresado directamente al registro Asientos aparecen con su Número de Asiento precedido del año contable; en la ilustración, los Asientos con los números 2007.2023 y 2007.2024 reflejan esto. Los caracteres que representan el año contable son extraídos de la opción Ejercicios Contables en el módulo Sistema. Los Asientos que han sido creados desde un Subsistema aparecen con su Número de Asiento precedido de un código dependiendo de su naturaleza. En este caso, básicamente los Números de Asiento se determinan en el Subsistema donde fueron creados. Por ejemplo, los Asientos generados desde Facturas de Venta tienen un Número de Asiento que es igual al de la Factura y aparecen en la ventana Hojear con el prefijo FCV.

!

El sistema HansaWorld Enteprise te permite separar la Fecha de Asiento y la Fecha de Registración. Esto es particularmente importante en relación a tus informes externos, por ej. Informe IVA y el procesamiento contable interno, ya que permite que entren en el mes correcto.


En la columna 'Texto' podrás ver el texto breve explicativo que especificaste para cada Asiento. Para aquellos Asientos creados desde Subsistemas, la columna de Texto muestra usualmente detalles del Cliente o Proveedor involucrado, y si es apropiado, la Moneda y el Tipo de Cambio utilizado.

Al igual que en otras listas, puedes ordenar los Asientos de acuerdo al nombre de las distintas columnas (ej. Nro., Fecha Trans., Texto). La columna que está activa aparece con encabezado resaltado. También puedes desplazarte por la lista usando la barra de desplace. Finalmente, puedes buscar un Asiento particular ingresando una palabra clave en el campo que está en la esquina superior derecha. HansaWorld Enterprise buscará el primer registro que coincida con la palabra clave y se encuentre en la columna activa.

Existen cuatro cosas que puedes realizar con los Asientos:





Cargar un Asiento

Para ingresar un Asiento, primero abre el registro Asientos utilizando el botón 'Asientos' en el Panel de Control.

Luego, haz clic en [Crear] o utiliza el acceso rápido Ctrl-N (Windows y Linux), o ⌘-N (Macintosh). Alternativamente, resalta un Asiento similar al que deseas ingresar y haz clic en [Duplicar].

La ventana 'Asiento: Crear' se abrirá y estará vacía si pulsaste [Crear] o conteniendo un duplicado del Asiento resaltado su pulsaste [Duplicar].


- Encabezado

Nro.
Pegado Especial    Seleccionar Número de Serie
Será el Número de Asiento. Cuando se crea un nuevo Asiento, por defecto ingresa el siguiente número no usado desde la secuencia numérica válida (especificada en la solapa 'Nros. de Serie' en la ficha Personal del usuario – registro Personas); o desde la opción 'Nros. de Serie – Asientos'. Si deseas, puedes cambiar este número pero por uno que no se haya utilizado antes. Si estás trabajando en un entorno multiusuario, el Número de Asiento se asigna cuando éste se guarda.

Si has tildado la casilla 'Mensaje en Nros. Transacción fuera de Secuencia' en las 'Opciones de Asiento', recibirás una advertencia en caso de intentar cargar un Asiento cuyo Número de Asiento es mayor al número del Asiento previo. Aún así podrás guardar el Asiento (asumiendo que el Número de Asiento no ha sido usado; y asumiendo que se trata de un Número de Serie válido).

Fecha Trans.
Pegado Especial    Fecha Actual
La fecha del Asiento no tiene que coincidir con la fecha en que fue registrado. No obstante, la última Fecha de Asiento utilizada se ofrece por defecto.

Referencia
Este es un campo referencial que es opcional y cuyo contenido aparece en la ventana ‘Asientos: Hojear’.

Texto
Es una breve descripción del Asiento.

- Pie de ventana

Dif. Base 1
Cualquier diferencia entre los totales del Debe y el Haber estarán expresados en tu Moneda local. Generalmente, la Moneda Base 1 aparecerá aquí (los dos totales deberán ser iguales antes de guardar el Asiento). Un dato equiparará y mostrará una diferencia de cero en este campo.

Dif. Base 2
Si estás usando el sistema de Base-dual, cualquier diferencia entre los totales de Haber o Debe en la Moneda Base 2 aparecerá aquí. Un dato equiparará y mostrará una diferencia de cero en este campo. Si un Asiento está equilibrado en Moneda Base 1, entonces la Diferencia Base 1 no será cero y no podrás guardar el Asiento. Si el Asiento está equilibrado en Moneda Base 1 pero no en Moneda Base 2, entonces la cifra de Base 2 Haber (última línea), será ajustada cuando guardes el Asiento y así la Diferencia Base 2 será colocada en cero automáticamente. Si deseas evitar este ajuste, adiciona una fila que evoque a la Cuenta Moneda Base/Redondeo antes de guardar. Para más detalles, por favor revisa esta página.

Total
Estos dos campos muestran los totales de Haber y Debe correspondientes al Asiento.

- Filas de Asientos (registros diarios)

En el centro de las ventanas ‘Asiento: Crear’ y ‘Asiento: Ver’, se encuentra la matriz del Asiento. Es aquí donde deberás cargar los datos para las Cuentas individuales. Los datos deben cuadrar (los debes deben igualar los haberes) antes de guardar el Asiento.

La matriz lineal del Asiento está dividida en siete pestañas horizontales. Cuando pulsas una pestaña (marcada desde la A hasta la G), algunas columnas cambian en la matriz.

Para agregar filas a un Asiento, haz clic en cualquier columna sobre la primera fila en blanco e ingresa el texto apropiado. Para eliminar una fila, haz clic sobre el número de fila (izquierda) y presiona la tecla Espacio atrás. Para insertar una fila, haz clic sobre el número de fila donde se realizará la inserción y presiona Enter.

Pestaña A

Cuenta
Pegado Especial    registro Cuentas, módulos Contabilidad/Sistema
Especifica aquí la Cuenta utilizada en la fila del Asiento.

También puedes ingresar el Código de un Modelo de Asiento en esta columna. Los Modelos de Asientos se utilizan para automatizar el ingreso de Asientos frecuentes, no solo reduciendo esfuerzo, sino también garantizando que se utilice las Cuentas correctas. Los Modelos de Asiento se describen explícitamente aquí.

Objeto
Pegado Especial    registro Objetos, módulos Contabilidad/Sistema.
Se puede asignar hasta 20 Objetos separados por comas a un Asiento. Podrías definir Objetos separados para representar diferentes departamentos, centros de costo o tipos de producto. Esto constituye un método flexible de análisis que se puede utilizar en informes de Contabilidad.

Puedes utilizar la casilla ‘Omitir Objeto’ en las Opciones de Asiento para hacer que el cursor salte esta columna cuando presiones Enter.
p>
Si ingresas más de un Objeto, automáticamente estos Objetos serán ordenados alfabéticamente cuando pases a la siguiente columna.

Si has especificado un Objeto para todas las filas – en el campo ‘Objetos en Filas (todas)’ de las Opciones de Asientos), ese Objeto será colocado aquí automáticamente cuando ingreses un monto correspondiente al Haber o al Debe.

Descripción
El Nombre de la Cuenta se cargará aquí automáticamente cuando especifiques la Cuenta (arriba). Puedes cambiarla si es necesario.

Puedes tildar la casilla ‘Omitir Descripción’ (Opciones de Asientos) para
hacer que el cursor salte esta columna cuando presiones Enter o Return.

Si has ingresado un Idioma en la opción Información de Empresa (solapa ‘Fuentes’) del módulo Sistema, habrás ingresado una traducción apropiada del Nombre de Cuenta en la solapa 'Textos' del registro individual de la Cuenta; y deberás tildar la casilla ‘Descripción de Cta. en Idioma de Empresa’ dentro de las Opciones de Asientos en el módulo Contabilidad. Así se utilizará la traducción apropiada del Nombre de Cuenta para el Idioma de la Información de Empresa.

Debe Base 1, Haber Base 1
Para cada fila, especifica un monto de debe o haber. Utiliza cifras en Moneda Base 1 como se especifica en la opción Moneda Base (módulo Sistema); o en tu Moneda local si no estás utilizando el sistema de Moneda con Base-Dual. El total del Debe tiene que ser igual al total del Haber antes de guardar el Asiento; por tanto, todo Asiento debe tener al menos dos filas. Si has tildado la casilla ‘Avisar con Montos Inusuales’ en las Opciones de Asientos, y una Cuenta en particular sólo puede tener montos destinados en un lado (debe o Haber), serás notificado si intentas destinar una cifra al otro lado. Notemos que esta advertencia no será impuesta y podrá ser ignorada.

C. IVA
Pegado Especial    opción Cód. IVA, módulo Contabilidad.
Puedes marcar cada fila del Asiento con un Código IVA. El código puede ingresar automáticamente con el número de Cuenta o manualmente. No se originará ningún cálculo – esta columna es solo para propósitos de información. Sin embargo, asegúrate de ingresar el Código IVA correcto (si existe), puesto que afectaría la precisión de las cifras correspondientes al volumen Neto de Ventas y Compras en el Reintegro IVA. Esto aparece en la ilustración de la Definición de Informe IVA.
Pestañas B-D: Cuentas Multimoneda
Si estás utilizando el sistema Moneda con Base-Dual, los valores en la Moneda Base 2 deberán ingresar en la pestaña B. El sistema Base-Dual será útil para compañías que tienen oficinas en dos países y necesitan informar en ambas Monedas; para compañías que operan en dos países y necesitan reportar en ambas Monedas, o para empresas que operan en países donde se maneja una seguna Moneda (mayormente US Dólar o Euro) de uso común; o para compañías europeas que mantienen su antigua Moneda nacional para fines de comparación.

Si el Asiento utiliza una conversión simple de Moneda extranjera a nacional, la Moneda extranjera más sus valores deberán ingresar en la pestaña C.

Todos los tipos de cambio ingresan en la Pestaña D.

Por favor, haz clic aquí para detalles completos de estas características.

En caso de Asientos expresados solo en Moneda local donde el sistema de Base-Dual o de simple conversión no se utiliza, se puede ignorar las pestañas B-D.

Pestaña E
La Pestaña E se puede utilizar para liquidar Facturas de Ventas y Compras. Dentro de una fila del Asiento, debes especificar la Cuenta Bancaria a ser debitada (en caso de una Factura de Venta) o abonada (en caso de una Factura de Compra). En la siguiente fila de la pestaña E, especifica la(s) Factura(s) que van a ser pagadas. La Cuenta Deudor o Acreedor según corresponda, será cargada automáticamente desde la Factura.

Las Facturas y Facturas de Compra saldadas de esta manera no serán tratadas como facturas abiertas, pero los archivos en los registros de Recepción o Pagos no se crearán.

También es posible crear Facturas y Facturas de Compra utilizando la pestaña E. Igualmente, no se crearán archivos en los registros de Factura o Factura de Compra, pero tales Facturas aparecerán en cualquier lista ‘Pegado Especial’ de una Factura Abierta, así hasta que hayan sido saldadas. Con respecto a esto, las facturas serán tratadas normalmente. Dentro de filas por separado del Asiento, especifica la Cuenta del Deudor/Acreedor, Cuenta(s) de Venta/Compra y Cuenta de Debe/Haber. No se ofrecerá nada por defecto. En la pestaña E dentro de la fila correspondiente al registro en la Cuenta del Deudor/Acreedor, coloca “C” o “S” en la columna ‘T’ (Tipo) según lo apropiado e ingresa un Cliente o Proveedor y un Número de Factura.

Si vas a utilizar la pestaña E, no hay necesidad de desactivar las opciones de tildado para el Sub-Libro Mayor usando las opciones de Manejo de Cuentas Ventas y Compras.
Cualquier Cuenta que haya sido protegida por esta función puede ser utilizada todavía si la columna ‘T’ (Tipo) contiene ???C” o “S”. Esto quiere decir que no hay riesgo de permitir que se utilice accidentalmente o incorrectamente la Cuenta de Deudor o Acreedor en otros Asientos, lo cual daría lugar a interpretarlos con imprecisión.

En el caso de los Asientos generados automáticamente desde Facturas de Ventas y Compras, Recepciones y Pagos; sucederá que las columnas de la pestaña E contendrán valores si has tildado las casillas ‘Info. Cliente en Asiento’ (en caso de Ventas) o ‘Info. Prov. a Asiento’ (en el caso de Compras); todo esto en las opciones ‘Manejo de Ctas. Ventas’ o ‘Manejo de Cuentas de Compras respectivamente.

T (Tipo)
Pegado Especial    Alternativas de posibles datos
Utiliza esta columna para especificar si la fila de Asiento se refiere a una Cuenta deudor o acreedor.
Ingresa “C” (para “Cliente”) si una Recepción o Factura de Venta está siendo registrada, o “P” (para “Proveedor”) si un Pago o Factura de Compra está siendo registrada. Las listas de ‘Pegado Especial’ desplegadas desde las columnas ‘Nro. Ser.’ y ‘Empresa’ varían de acuerdo a lo ingresado aquí.

"C" o "S" únicamente deberán ingresar cuando la fila se refiere a una Cuenta Deudor o Acreedor. Cuando se cuadra los datos para Cuentas de Ventas, Compras, IVA y Banco/Efectivo, el procedimiento deberá llevar “M” como ingreso por defecto. “M” se utilizará también en todos los demás Asientos.

Nro. Ser.
Pegado Especial    Abrir, Facturas de Compras o Ventas aprobadas
Habiendo ingresado “C” o “S” en la columna ‘T’, se debe ingresar el Número de una Factura de Venta o Compra aquí antes de guardar el Asiento.

Si se ingresa un número existente, éste se referirá a la Factura que será saldada. Cuando presiones la tecla Tab o Enter, aparecerá su Número de Cliente o Proveedor en el columna ‘Empresa’; se cargará la Cuenta apropiada de Deudor o Acreedor y el monto pendiente será colocado en la columna ‘Haber’ (Factura de Venta) o ‘Debe’ (Factura de Compra).

Si se ingresa un número inexistente, éste significará que una nueva Factura se creará.

Venc.
Pegado Especial    Fecha Actual
Una vez ingresada la Factura de Venta o Compra en la columna ‘Nro. Ser.’, su Fecha de Vencimiento se mostrará aquí.

Si se crea una Factura nueva, cárgale una Fecha de Vencimiento apropiadamente.

Empresa
Pegado Especial    Clientes o Proveedores en registro Contactos
Una vez ingresada la Factura de Venta o Compra en la columna ‘Nro. Ser.’, su Cliente o Proveedor se mostrará aquí.

Si se crea una Factura nueva, ingresa un Cliente o Proveedor apropiadamente.

Si el Tipo es “C”, la lista de ‘Pegado Especial’ contendrá Clientes solamente. Si el Tipo es “P”, la lista contendrá Proveedores. Si el Tipo es “M”, la lista no se abrirá.
Un ejemplo de Recibo contra Factura de Ventas cargado empleando la ventana de Asiento se refleja abajo (pestaña E aparece en la ilustración).

Cuando especifiques “C” en la columna ‘T’ e ingreses un Número de Factura de Compra o Venta en la columna ‘Nro. Ser.’, la Cuenta Deudor o Acreedor (750 en la ilustración) se cargará automáticamente; y el monto pendiente se colocará en la columna ‘Debe’ o ‘Haber’ como corresponda. Si la Factura original estuviera en Moneda extranjera, el monto pendiente será convertido usando el Tipo de Cambio de la Factura. Si el Tipo de Cambio ha variado desde que la Factura fue creada o recibida, puedes adicionar una nueva fila en el Asiento para registrar la ganancia o pérdida en función a las Cuentas del Índice Ganancia/Pérdida especificadas en la opción Índice Ganancia/Pérdida por TC. Si desearas hacer uso de esta opción, tilda la casilla ‘Calcular Diferencias en Tasas’ (Opciones de Asiento).

Un ejemplo del armado de una Factura de Ventas aquí abajo (la pestaña E aparece en la ilustración).

Si una Compañía es tanto Cliente como Proveedor, puedes usar la Pestaña E para colocar las Facturas de Ventas y Compras unas y otras (contra asientos). Si los valores de las Facturas de Venta y Compra no son los mismos, la Factura con menor monto será completamente pagada, mientras que la otra será parcialmente pagada; de modo que continuará siendo tratada como abierta. En el ejemplo (abajo), una Factura de Ventas emitida al Cliente 001, ha sido colocada contra una Factura de Compra recibida desde el Proveedor 504:

Pestaña F
C. Cta.
Si has tildado la casilla ‘Revisar Reglas de Contra Cuentas’ en las Opciones de Asientos, las Cuentas usadas a cada lado (debe/haber) estarán sujetas a ciertas reglas (Reglas de Contra Cuentas). Estas reglas te obligan a ingresar Asientos de tal forma que sean claros cual dato individual y equilibrado.
No podrás guardar un Asiento que no cumpla con estas reglas.

Puede resultar complicado establecer las contra cuentas en algunos Asientos complejos, en los cuales por ejemplo, las dos primeras filas son Cuentas Debe y por tanto hay varias filas de Haber. Así que si tildas la casilla ‘Revisar Reglas de Contra Cuentas’ y luego necesitas ingresar un Asiento complejo, deberás establecer las contra cuentas manualmente usando esta columna. Carga un número de tu elección en la columna ‘C. Cta.’ (pestaña F) dentro de cada Asiento en ingresa el mismo número en las filas semejantes.

Las Reglas de Contra Cuentas se explican ampliamente en la página que describe a las
Opciones de Asientos
Pestaña G
La columna ‘Cantidad’ puede utilizarse cuando se ingresa Asientos manualmente desde una lista producida por el informe Transacciones Contables Facturas en el módulo Ventas. Existe una casilla (ventana de especificación) que permite mostrar cantidades en este informe. Por lo general, este informe se utilizará para los Asientos que representan Facturas creadas en el módulo Proyecto.

- Ejemplo

Existen muchos accesos rápidos desde el teclado los cuales sirven para simplificar tu trabajo cuando ingreses Asientos. Puedes ingresar la fecha actual en el campo ‘Fecha Trans.’ utilizando la teclas Ctrl-Enter combinadas (para usuarios de Macintosh ⌘-Enter). Si vas a ingresar Asientos del mismo tipo repetidas veces (ej: salarios), puedes automatizar estos datos utilizando Modelos de Asiento. Esta opción se describe completamente aquí.
  1. Abre el registro Asientos seleccionando ???Asientos’ en el Panel de Control. Luego, haz clic en [Crear] o presiona Ctrl-N/⌘-N. Alternativamente, resalta un Asiento similar al que quieres ingresar y haz clic en [Duplicar].

    La ventana ‘Asiento: Crear’ se abrirá conteniendo un Asiento vacío o un duplicado del que está resaltado. El Número de Asiento sugerido será el número contiguo no usado desde el diario correcto de número de series, y la fecha del último Asiento ingresará como Fecha de Asiento.

  2. Ingresa y edita los datos del modo normal. Con la ayuda de algunos ejemplos, te mostraremos cómo ingresar varios ítems.

    Asumiendo que has comprado algunos materiales de oficina en la tienda papelera local:

    Has comprado dos cajas de papel copia a 12.50 c/u, una caja de lápices a 6.00, y una caja de cinta adhesiva en 3.20. El IVA fue 5.22 y el total 39.42. Cancelaste con un cheque de la cuenta corriente de la Empresa.

    El Asiento se verá así:

  1. Haz clic en [Guardar] para ingresar el Asiento a la Contabilidad.

    El siguiente Asiento registra la compra de un escritorio nuevo. Para comenzar, haz clic en [Crear]. El Asiento “Material de Escritorio” se cierra y se reemplaza por un registro vacío que está listo para el ingreso de datos.

    El costo del escritorio es 247.00 sin contar IVA; 20.00 para transporte y desde luego con IVA.

    Aquí puedes probar la función de balance automático puesto que todo el Haber se realiza para la misma Cuenta. Ingresa los tres datos de Deber y continúa en la línea 4 hasta ingresar el monto. El Asiento se verá así:

  1. Con el cursor en la columna ‘Haber Base 1’, presiona la tecla Enter para que HansaWorld Enterprise cargue el monto correcto de Haber para equilibrarte el Asiento. Si presionas otra vez Enter o Return, el Asiento se guardará, se cerrará y obligatoriamente irá al Libro Mayor; luego se abrirá un nuevo Asiento vacío. Puedes utilizar esta función cuando necesites ingresar varios Asientos rápidamente de una sola vez.

Corrección de Asientos

HansaWorld Enterprise te permite corregir fácilmente y legalmente tus Asientos Contables.

!

No puedes alterar un movimiento contable en tu Libro Mayor sólo porque sí. La corrección de un Asiento significa crear un nuevo Asiento el cual a su vez, cancela el anterior.
El Asiento alterado deberá estar tachado, es decir, cancelado.


Cuando se abre un Asiento para el ingreso de datos, el menú Operaciones está disponible para realizar diversos tipos de correcciones después que un Asiento ha sido cargado.

Supongamos que ingresaste el porcentaje IVA incorrecto y te das cuenta recién después de ingresar el Asiento.

  1. Resalta el Asiento que contiene el error en la ventana ‘Asientos: Hojear’ y haz clic en [Duplicar].

    Esto crea una copia del Asiento erróneo. Primero, lo que hay que hacer es eliminar el error;

  2. Selecciona el comando 'Invertir Debe Haber'' desde el menú Operaciones teniendo el Asiento abierto. Esto toma las filas del Asiento y las revierte (lo que eran montos de Haber se convierten en Debe). Por tanto, este procedimiento cancela el Asiento original erróneo.

  3. Luego, selecciona el comando ‘Marca de Corrección’ desde el menú Operaciones nuevamente. Esto agregará una nueva fila donde puedes ingresar una referencia cruzada en el Asiento que contiene el error.

  1. Ingresa el número de partida del asiento a ser corregido – incluyendo el prefijo del año – luego, en los espacios contiguos crea uno nuevo realizando la rectificación del asiento erróneo y cargando los datos como en la ilustración anterior. Haz clic en [Guardar] cuando acabes.

    El nuevo Asiento se guardará y el antiguo se marcará como corregido automáticamente. Esto se muestra en el siguiente gráfico:

HansaWorld Enterprise también te proporciona otro método de corrección. En los Libros manuales, los errores se corrigen o se eliminan básicamente tachando la falla con una raya (a veces con tinta roja). Luego se realiza una nota con las iniciales del contador para luego ingresar la corrección o enmienda usando un número de partida nuevo.
  1. Abre la ventana ‘Asientos: Hojear’, localiza el Asiento erróneo y ábrelo. Ve al menú Operaciones y selecciona el comando ‘Marca de Actualización’. Así, se agregará una nueva fila en el Asiento mostrando tus iniciales y la fecha original del Asiento.

  2. Ahora podrás cancelarlo (es decir, trazarás una línea roja sobre la fila que contiene el error). Para esto, resalta la fila pulsando su respectivo número. Presiona la tecla Espacio Atrás para trazar la línea de corrección. Luego de esto podrás cargar la información correcta. Guarda del modo normal.

  1. Si el error está en el área del encabezado (ej: la Fecha de Transacción está incorrecta), se puede corregir utilizando también el comando ‘Marca de Actualización’. Selecciona la función y cambia la fecha. Si el error estuviese en el campo ???Texto’, habrá necesidad de utilizar el comando ‘Marca de Actualización’ para cambiarlo (tampoco deberás utilizar este comando para cambiar la Referencias).
Si has tildado la casilla ‘Usar Asientos Preliminares’ (dentro de las Opciones de Asientos), podrás modificar los Asientos libremente con tal de que su Fecha de Transacción caiga en el lapso de un mes sin cerrar. No habrá necesidad de utilizar las funciones ‘Marca de Actualización’ o ‘Marca de Corrección’ en este caso puesto que los datos no son considerados finales hasta que se haya cerrado el mes. Los meses se cierran utilizando la opción Bloquear en el módulo Sistema.

Si se descubre que un Asiento que cae dentro de un mes cerrado contiene un error, no se podrá corregir utilizando el comando ‘Marca de Actualización’ puesto que este comando modifica el Asiento e intenta guardarlo utilizando la Fecha de Transacción original. Esto cae en un periodo que no permite modificaciones. Por lo tanto, la única forma de corregir tales Asientos es utilizando la función ‘Marca de Corrección’ para crear un nuevo Asiento donde se corrija la falla y se especifique una Fecha de Transacción que caiga dentro de un mes abierto.

Menú Operaciones

Cuando se abre un Asiento en una ventana de registro, el menú Operaciones está disponible y ofrece ocho comandos.

- Equilibrar Asiento

Si el cursor está en una de las filas del Asiento y seleccionas este comando, se cambiará el valor de Deber y Haber en esa fila, y así el Asiento quedará en equilibrio. Esto es particularmente práctico cuando has cometido un error en el monto de una sola fila.

Una alternativa para seleccionar esta función es colocar el cursor en el campo Haber de la última fila y presionar la tecla Enter o Return.

- Invertir Debe Haber

Este comando intercambia los datos de un Asiento transfiriendo todos los valores de la columna ‘Debe’ a la columna ‘Haber’ y viceversa.

Esto es útil cuando deseas cancelar un Asiento con una corrección opuesta. Para lograr esto, localiza el Asiento erróneo en la ventana 'Asientos: Hojear', resáltalo y haz clic en [Duplicar]. Se abrirá una copia del Asiento. Selecciona este comando y guarda con el botón [Guardar]. Así se cancelará el Asiento erróneo. Mayores detalles aparecen en la página 'Corrección de Asientos'.

- Marca de Actualización

En caso que un Asiento contenga un error, utiliza este comando para insertar una marca especial de actualización la cual te permite registrar una firma antes de ingresar la enmienda correspondiente. Mayores detalles se incluyen en la página 'Corrección de Asientos'.

- Marca de Corrección

Cuando necesites corregir un Asiento, utiliza este comando para ingresar el número del Asiento cancelado. El Asiento cancelado poseerá también una referencia cruzada respecto al Asiento corregido. Mayores detalles se incluyen en la página 'Corrección de Asientos'.



- Calcular Campo

Por favor, haz clic aquí para detalles completos de este comando.

- Cambiar Signo

Este comando cambia el signo (negativo a positivo, positivo a negativo) de todos los montos de Debe y Haber en el Asiento.

- Abrir Registro de Subdiario

Si el Asiento fue creado al aprobar algún registro de Subsistemas (ej: una Factura o Factura de Compra), este comando permite abrir ese registro de Sub diario en una nueva ventana.

- Actualizar Tipo de Cambio

Por favor, haz clic aquí para detalles completos de este comando.

Create Menu - Transactions

The Create menus for Transactions are shown above. On the left is the Create menu for the 'Transactions: Browse' window. On the right is the Create menu for the 'Transaction: New' and 'Transaction: Inspect' windows. If you are using iOS or Android, you can access the Create menu functions through the + menu.

'New' and 'Duplicate' are standard functions that are provided on every Create and + menu. Use these functions to create new records, in this case in the Transaction register. Please follow the link below for details about the single function on the Create menu:

---

The Transaction register in Standard ERP:

Go back to:

Create Menu - Transaction - Add Account

This page describes the 'Add Account' function on the Create menu in the Transaction record window. If you are using iOS or Android, the Add Account' function is on the + menu.

---

The 'Add Account' function provides an easy way of creating a new Account record while looking at a Transaction. When you select the function from the Create menu (Windows/Mac OSX) or + menu (iOS/Android), the 'Account: New' window will be opened immediately. Enter the details of the new Account and click [Save] (Windows/macOS) or tap √ (iOS/Android). Please refer here for full details about the Account register.

---

The Transaction register in Standard ERP:

Go back to: