• Página Principal a Manual Contabilidad
  

• Página Principal a Manual Standard ERP

Códigos Breve de Cuentas

Una vez hayas definido tus Códigos Breves, podrás cargar la Cuenta y el Objeto correcto automáticamente desde el campo Código Breve utilizando la función ‘Pegado Especial’ en una Factura de Compra, Gastos Varios o Baja de Stock.

Para ingresar un nuevo Código Breve de Cuenta o editar uno existente, primero abre la lista de ‘Opciones’ pulsando el botón [Opciones] en el Panel de Control. Haz doble clic en ‘Cód. Breve Cuentas’ en la lista. Así aparecerá la ventana ‘Códigos Breve de Cta.: Hojear’ mostrando todos los Códigos Breves de Cuenta ingresados previamente. Haz doble clic sobre un archivo en la lista para editarlo, o si quieres agregar uno nuevo, pulsa el botón [Crear]. Cuando el archivo esté completo, guárdalo con el botón [Guardar] o escogiendo guardar después de clic en la casilla de cerrar. Para cerrarlo sin guardar los cambios, haz clic en la casilla cerrar.

Código

Ingresa un Código único para el Código Breve. Se puede utilizar hasta cinco caracteres.

Comentario

Ingresa un nombre para que aparezca en la ventana ‘Códigos Breves de Cta.: Hojear’ y la lista ‘Pegado Especial’.

Cta.

Pegado Especial    registro Cuentas, módulo Contabilidad/Sistema

Especifica aquí la Cuenta a ser cargada en un registro de Factura de Compra, Gastos Varios o Baja de Stock siempre que se use este Código Breve.

Objeto

Pegado Especial    registro Objetos, modulo Contabilidad/Sistema

Especifica aquí el Objeto a ser cargado en un registro de Factura de Compra, Gastos Varios o Baja de Stock siempre que se use este Código Breve. Se puede ingresar varios Objetos separados por comas.

Transferencias de Cuentas

Ahora bien, volviendo al punto, deberás usar esta opción para definir el conjunto de normas que le indicarán a la respectiva función de Mantenimiento, el modo de ejecutar la tarea. Una vez definido el conjunto de normas, la función de Mantenimiento lo utilizará para crear un nuevo archivo que contenga los datos necesarios (registro
Simulaciones o Asientos). De esta manera, lo podrás utilizar repetidas veces.

Por favor, haz clic para detalles sobre:

• La opción Transferencias de Cuentas;
  

• La función de Mantenimiento 'Balance de Transferencia de Cuenta';
  

• Un ejemplo.
  

• Los Procedimientos de Fin de Año en Portugal.

- Opción Transferencias de Cuentas

Código

Ingresa un Código único con el cual se identificará al registro de Transferencia de Cuenta.

Crear

Utiliza estas alternativas para determinar si la función de Mantenimiento 'Balance de Transferencia de Cuenta', creará una Simulación o un Asiento

Si se crea una Simulación, se deberá verificarla para confirmar que esté correcta antes de utilizar la función 'Crear Asiento' desde el menú Operaciones en la ventana ‘Simulaciones: Hojear’.

Nro. Serie

Puedes especificar que se enumeren los Asientos o Simulaciones generadas por la función de Mantenimiento 'Balance de Transferencia de Cuenta' empleando una secuencia particular de números en las opciones Nros. de Serie - Asientos o Nros. de Serie - Simulaciones. Para hacer esto, ingresa aquí el primer número de la secuencia. Si el número ingresado no cae dentro de una secuencia numérica válida o reconocible, la función de Mantenimiento no creará una Simulación o Asiento. Esto ocurrirá mayormente cuando los Números de Serie estén ligados a un periodo como el año calendario y el fin de ese periodo.

!	Asegúrate de especificar un Número de Serie válido, de lo contrario no se crearán ni Asientos ni Simulaciones.

Comentario

Ingresa un nombre para cada registro de Transferencia de Cuenta y así poder ver este nombre en la ventana ‘Transferencia de Cuenta: Hojear’ y la lista ‘Pegado Especial’. El Comentario también se transferirá al campo Texto de cualquier Simulación o Asiento resultante de la función 'Balance de Transferencia de Cuenta'.

Desde Rango Cta.

Pegado Especial    registro de Cuentas, módulos Contabilidad/Sistema

Rango de Informe    Alfa

Especifica aquí la Cuenta cuyo balance será transferido. Si quieres trasladar balances de un rango de Cuentas, ingresa los primeros y los últimos Números de Cuenta del rango (separados por comas como en la ilustración).

A Cta.

Pegado Especial    registro de Cuentas, módulos Contabilidad/Sistema

Especifica aquí la Cuenta que recibirá los balances desde la(s) Cuenta(s) especificadas anteriormente.

En el ejemplo de la ilustración, las Cuentas dentro del rango 100 a la 198 tendrán balances trasladados a la Cuenta 199. Si el balance original es una cifra positiva, se abonará la Cuenta original y se debitará de esta Cuenta. Si el balance original es una cifra negativa y la columna ‘Neg. a Cta’ está vacía, se debitará entonces de la Cuenta original y se abonará esta Cuenta.

Neg. a Cta.

Pegado Especial    registro de Cuentas, módulos Contabilidad/Sistema

Si es necesario, puedes especificar aquí una Cuenta separada para que sea abonada con los balances desde la(s) Cuenta(s) especificadas en la primera columna cuando esos balances sean negativos.

Tipo de Simulación

Pegado Especial    Alternativas de posibles datos

En primer lugar, si la función de Mantenimiento 'Balance de Transferencia de Cuenta' va a crear una Simulación, debes especificar aquí el Estado que se aplicará a cada línea de Simulación (pestaña B). Por favor, revisa la página que describe el registro de Simulaciones para obtener una descripción de las alternativas "Activo", "Transferido" e "Inválido"; también revisa la página Procedimientos de Fin de Año en Portugal para detalles sobre las alternativas “Cierre Año 1”
y “Cierre Año 2”.

En segundo lugar, indistintamente para Simulaciones y/o Asientos creados mediante la función ‘Balance de Transferencia de Cuenta’, esta columna controlará el cálculo sobre los saldos que serán transferidos:

Activo

Los saldos transferidos serán calculados desde Asientos y desde Simulaciones cuyo Estado sea “Activo”, “Cierre Año 1” o “Cierre Año 2”.

Cierre Año 1

Los saldos transferidos serán calculados únicamente desde Asientos (estos saldos corresponderán a saldos “actuales”).

Cierre Año 2

Los saldos transferidos serán calculados desde Asientos y desde Simulaciones cuyo Estado sea “Cierre Año 1” o “Cierre Año 2”.

Las alternativas de “Cierre Año” se utilizan en Portugal para que el proceso de Balance de Transferencia de Cuentas al finalizar un año, incluya ciertas etapas. Las primeras etapas (“Cierre Año 1”) usan Simulaciones para transferir saldos “actuales” a Cuentas intermedias. Las etapas posteriores (“Cierre Año 2”) transfieren los saldos de estas Cuentas intermedias (calculadas desde Asientos y Simulaciones anteriores) hacia Cuentas finales. Por favor, revisa la página Procedimientos de Fin de Año en Portugal para más detalles.

- Función Mant. 'Transferencia de Balance de Cuenta'

Para utilizar esta función, asegúrate de estar en el módulo Contabilidad y haz clic en el botón [Rutinas]. Luego haz clic en el botón [Mantenimiento] de la ventana resultante para abrir la ventana de funciones de Mantenimiento. Selecciona ‘Transferencia de Balance de Cuenta’ y rellena los campos según lo descrito a continuación:

Fecha Balance

Pegado Especial    Fecha Actual

Los balances a ser transferidos se calculan utilizando un periodo que termina en la fecha ingresada aquí. Esta fecha, por su lado, será la fecha inicio del periodo cuando se utilice la función nuevamente para las mismas Cuentas.

Si no se ha utilizado la función antes, la fecha del primer Asiento será utilizada como fecha inicio. Esta fecha podría ser muy anticipada si tienes Asientos de varios años en tu base de datos. En este caso, se recomienda obtener la fecha inicio correcta ejecutando la función para crear una Simulación temporal donde el día anterior a la fecha de inicio sea la Fecha de Balance. Luego, ejecuta la función nuevamente para crear la Simulación requerida o Asiento, esta vez ingresa la Fecha apropiada de Balance. Después, si es necesario puedes borrar la Simulación temporal.

Si no ingresas una fecha aquí, la función no tendrá ningún efecto.

Fecha Trans.

Pegado Especial    Fecha Actual

Ingresa una fecha para ser utilizada como Fecha de transacción en el Asiento o Simulación creado por la función. Si no ingresas una fecha, se utilizará la Fecha de Balance.

Transferencia de Cta.

Pegado Especial    opción Transferencias de Cuentas, módulo Contabilidad

Ingresa aquí el Código de un archivo válido proveniente de la opción ‘Transferencias de Cuentas’. Esto determinará si la función creará ya sea una Simulación o un Asiento. También determinará las Cuentas desde donde se transferirán los balances y las Cuentas que recibirán tales balances.

- Ejemplo

El informe Balance Analítico (o el informe Mayor si deseas más detalle) muestra los balances que serán transferidos;

Cuando tengas plena certeza que la Simulación está correcta, podrás convertirla en un Asiento utilizando la función 'Crear Asientos' desde el menú Operaciones de la ventana ‘Simulaciones: Hojear’.

- Procedimientos de Fin de Año en Portugal

1. El total de resultados de la operación de las Cuentas para Gastos Varios e Ingresos en la gestión, deberá ser registrado en una Cuenta operativa intermedia de resultados (una Cuenta de Ingresos);
   

2. El total de resultados financieros de las Cuentas para Gastos Varios e Ingresos en la gestión, deberá ser registrado en una Cuenta Financiera intermedia de resultados (una Cuenta de Ingresos);
   

3. El total de resultados extraordinarios y ganancias de las Cuentas para Gastos Varios e Ingresos en la gestión, deberá ser registrado en una Cuenta extraordinaria intermedia de resultados (una Cuenta de Ingresos);
   

4. Los resultados combinados operativos y financieros de las dos Cuentas intermedias (pasos 1 y 2), deberán ser registrados en la Cuenta Actual de Resultados (una Cuenta de Ingresos);
   

5. Los resultados extraordinarios de la Cuenta intermedia (paso 3) y los resultados actuales (paso 4), deberán combinarse y registrarse en una Cuenta para resultados antes que los impuestos (una Cuenta de Ingresos);
   

6. Los resultados antes de impuestos (paso 5) y los impuestos deberán combinarse y registrarse en una Cuenta de Resultado Neto (una Cuenta de Acciones).

Se recomienda que cada registro de la opción Transferencias de Cuentas, cree una Simulación. Así cuando cometas un error en la secuencia, podrás borrar las Simulaciones creadas hasta ese momento y comenzar de nuevo.

Los primeros tres registros de la secuencia deberán crear Simulaciones con Estado “Cierre Año 1”. Los últimos tres deberán crear Simulaciones con el Estado “Cierre Año 2???. Luego de crear las Simulaciones, deberás imprimir el informe Balance Analítico; una vez excluyendo Simulaciones; otra incluyendo Simulaciones “Cierre Año 1”; y otra vez incluyendo Simulaciones de “Cierre Año 1” y “Cierre Año 2”. Así para constatar que los resultados estén correctos y para llevar una memoria oficial. El periodo de informe deberá ser el último mes del año. Finalmente, si necesitas el resultado transferido al año siguiente, puedes convertir las Seis Simulaciones en Asientos usando la función 'Crear Asiento' desde el menú Operaciones de la ventana ‘Simulaciones: Hojear’.

Aquí abajo está ilustrado el primero de los registros en la opción Transferencias de Cuentas:

Todas las líneas de la Simulación resultante tendrán el Estado “Cierre Año 1”:

Las líneas del cuarto registro de Transferencia de Cuenta deberán tener Tipo de Simulación “Cierre Año 2”:

Las líneas de la Simulación resultante tendrán el Estado “Cierre Año 2”:

Habiendo utilizado la función de Mantenimiento 'Transferencia de Balance de Cuenta' para crear Simulaciones desde los Seis registros de Transferencia de Cuenta (estrictamente en secuencia), deberás imprimir el informe de Balance Analítico excluyendo todas las Simulaciones. En la ventana de especificación del Informe Analítico, deberás activar el radio botón ‘Con Grupo Cuentas’ en la sección ‘Presentación’. Así se mostrarán los resultados operativos, financieros y extraordinarios además de las ganancias (Cuentas en grupos 6 y 7):

Periodos Contables

Para utilizar este sistema, sigue estos pasos:

1. Para ingresar un nuevo Periodo Contable o editar uno existente, primero abre la lista de ‘Opciones’ pulsando el botón [Opciones] en el Panel de Control, o usando las teclas Shift-S/⌘-S. Haz doble clic en ‘Periodos Contables’ para abrir la ventana ‘Periodos Contables: Hojear’ que mostrará todos los Periodos Contables existentes. Haz doble clic en Periodo Contable para editarlo o agrega uno nuevo pulsando el botón [Crear]. Cuando el registro esté completo, guárdalo pulsando el botón [Guardar] o haz clic en la casilla cerrar y selecciona guardar los cambios. Para cerrar sin guardar cambios, haz clic en la casilla cerrar.
   

   

2. Ingresa un Código para Periodo Contable. Éste debe ser equivalente a un Ejercicio Contable. Cuando presiones Tab o Return, el Ejercicio Contable será dividido en doce periodos, uno para cada mes calendario y éstos periodos se listarán en la matriz:
   

   

3. Cambia las Fechas Inicio y Fin de cada Periodo según sea necesario. La Fecha Inicio del primer Periodo debe ser la misma que la Fecha Inicio del Ejercicio Contable. La Fecha Fin del último Periodo debe ser la misma que la Fecha Fin del Ejercicio Contable. Los Periodos pueden ser irregulares en duración, pero no se debe omitir ninguna fecha
   

4. Especifica las Fechas de Vencimiento de cada Periodo en la columna ‘Fecha Venc.’:
   

   

   En el anterior ejemplo, una Factura o Factura de Compra con fecha entre el 21 de Junio y 26 de Julio tendrá una Fecha de Vencimiento de 26 de Agosto.
   

   Si no especificas una Fecha de Vencimiento para un Periodo, entonces la Fecha Fin de este Periodo será también su Fecha de Vencimiento.
   

   El Comentario se imprimirá en los informes si decides emplear Periodos Contables para determinar los periodos de antigüedad en esos informes. Esto se describe en el punto 6 más adelante.
   

5. Si deseas que se empleen Periodos Contables al calcular las Fechas de Vencimiento, activa el radio botón ‘Periodo Contable + Días Netos’ en tus Términos de Pago:
   

   

   En el anterior ejemplo, los Días Netos son 5, lo cual quiere decir que una Fecha de Vencimiento será cinco días después de la Fecha de Vencimiento especificada en la opción Periodos Contables. Así que en el ejemplo, nuestra Factura o Factura de Compra con fecha entre el 21 de Junio y 26 de Julio ahora tendrá una Fecha de Vencimiento para el 31 de Agosto – si se utiliza este Término de Pago.
   

6. También puedes utilizar Periodos Contables para determinar los periodos de edades en el informe Ventas(opciones de Edad y Edad Detallada), en el informe Compras (opción Edad), en el informe Estado de Cliente y Estado de Proveedor, los informes de Pagos y Recibos, y los rápidos en una Factura abierta (Estado de Cliente y Estado de Proveedor). Para hacer esto, tilda la casilla ‘Usar Periodos Contables en lugar Límites de Informes’ dentro de la opción ‘Límites para Informes’ (módulo Ventas). En esta opción deberás especificar la cantidad de Periodos Contables que quieres usar:
   

   

   Si has seteado correspondientemente para manejar esta opción (‘Límites para Informes???), no habrá necesidad de especificar los Periodos 1-6 para fines de contabilización del Haber y el Debe (más atrás). Sin embargo, quizás decidas seguir haciéndolo ya que estos campos proporcionan los datos por defecto para el informe Análisis de Stock/Antigüedad en el módulo Stock.
   

   El informe Ventas ilustrado más abajo, ha sido generado usando la opción ‘Antigüedad’. Consta de cuatro periodos de edad como se especifica en la opción ‘Límites de Informes’ (en adición a la columna Sin Vencimiento y la columna para las Facturas que son mayores al último periodo de edad).
   Estos periodos de antigüedad son los cuatro Periodos Contables más recientes a la hora de producir el informe. El nombre de cada límite de periodo (columna de encabezado) se extrae desde la opción Periodos Contables ilustrada anteriormente en esta sección:
   

   

   La fecha de vencimiento en cada límite de periodo se calcula desde las Facturas que se vencen durante el Periodo Contable correspondiente. En el ejemplo de la ilustración, las cifras en la columna 2007/09 se calculan desde las Facturas que se vencieron entre el 27 de Agosto y el 26 de Septiembre.
   

   Eliminación Automática

   Por favor, haz clic aquí para detalles de esta opción.

   Modelos de Asientos

   Los Modelos de Asiento son plantillas de procesamiento que sirven para simplificar el ingreso de varias transacciones. Puedes emplear Modelos de Asiento en Asientos, Simulaciones, Facturas de Compra y Gastos Varios.
   

   Cuando cierto tipo de Asiento ocurre repetidas veces, podrás crear una plantilla para poner todos los datos recurrentes una sola vez de modo que éstos permanezcan tal cual son. Por ejemplo, puedes crear un Modelo de Asiento para cierta combinación de números de Cuenta y hacer que éste se aplique automáticamente la próxima vez que desees ingresar tales Cuentas. Esto creará un Asiento listo para utilizar, excepto para los datos que son únicos respecto a este ingreso particular. Los ejemplos de esto pueden incluir pagos de alquileres, pagos de salarios y diarios recurrentes. Los Modelos de Asiento pueden por tanto, ahorrarte esfuerzo y garantizar que se utilicen las Cuentas correctas siempre.
   

   Por favor, haz clic para detalles sobre:
   

   • Crear un Modelo de Asiento;
     

   • Un ejemplo;
     

   • Duplicar un Modelo de Asiento;
     

   • Cambiar un Modelo de Asiento;
     

   • Borrar un Modelo de Asiento.
   
   

   - Crear un Modelo de Asiento

   Haz doble clic sobre ‘Modelos de Asiento’ en la lista de ‘Opciones’ para abrir la ventana ???Modelos de Asientos: Hojear’ que contiene todos los Modelos de Asiento existentes. Haz clic en [Crear] para ingresar un nuevo archivo. Cuando hayas finalizado el Modelo de Asiento, guárdalo utilizando el botón [Guardar] y cierra la ventana con un clic en la casilla cerrar. Luego, cierra la ventana Hojear utilizando la casilla cerrar otra vez.
   

   

   Código
   

   Este es el código que identifica a esta plantilla particular. El código puede constar de hasta seis caracteres alfanuméricos. Cada plantilla debe tener un código único y los códigos deberán ser utilizados sin que repliquen los números de Cuenta.
   

   Cuando necesites utilizar Modelos de Asiento en un registro de Asiento, Simulación, Factura de Compra o Gastos Varios, debes ingresar este código en la columna ‘Cuentas’ para que los cálculos definidos en la matriz del Modelo se apliquen cuando presiones Tab o Return. Estos cálculos se aplicarán a los Asientos, Simulaciones, Facturas de Compra y Gastos Varios.
   

   Nombre
   

   Asigna un nombre descriptivo a la plantilla, por ej. “IVA de Ventas incluido”. Entonces, el nombre aparecerá en la ventana ‘Modelos de Asientos: Hojear’.
   

   No Invertir Débito&Crédito
   

   Por favor, revisa la descripción de las columnas ‘Debe’ y ‘Haber??? (más adelante), para detalles de esta casilla.

   Utiliza el área de la matriz que ocupa la mayor parte de la ventana para definir el Modelo de Asiento. Usualmente, esto requerirá varias líneas.
   

   Cuando emplees Modelos de Asiento en un Asiento, deberás ingresar el Código del Modelo de Asiento en la columna ‘Cuentas’ dentro de una línea en el Asiento.
   Cuando presiones Tab o return, el Modelo se aplicará al Asiento. Generalmente, el resultado de la primera línea del Modelo de Asiento, aparecerá en la línea del Asiento en donde cargaste el Código de Modelo. La excepción será cuando la columna ‘Cuentas’ en la primera línea del Modelo, contenga el signo de exclamación precediendo a una Cuenta (!). En este caso, el resultado de la primera línea del Modelo aparecerá encima dentro de la línea del Asiento; estará encima de donde ingresaste el Código de Modelo (sobrescribirá lo que se encontraba antes ahí). Los resultados de las otras líneas del Modelo aparecerán en nuevas líneas de Asiento por debajo. Cada línea del Modelo de Asiento por tanto, generará una línea de Asiento correspondiente. Encontrarás un ejemplo aquí.
   

   Cuenta
   
   Pegado Especial    registro Cuentas, modulo Contabilidad/Sistema
   
   Podrás hacer tres tipos de ingresos en esta columna. Serán así:
   

   Un Número de Cuenta
   

   Puedes ingresar un número de Cuenta usando ‘Pegado Especial’ si es necesario para escoger la correcta.
   

   Este Número de Cuenta se copiará a la línea correspondiente del Asiento.
   

   El Signo Numeral (#)
   

   El signo del numeral (#) puede ingresar en esta columna para expresar que el número de Cuenta, la Descripción y el monto serán copiados de la línea precedente del Asiento cuando utilices la plantilla. En un teclado Macintosh de Gran Bretaña, utiliza Alt-3 para el signo #.
   

   El Signo de Exclamación (!)
   

   El signo de exclamación (!) puede ingresar en esta columna para expresar que la línea anterior del Asiento será sobrescrita por el resultado del Modelo de Asiento. Observa el siguiente ejemplo para obtener una descripción detallada de este proceso.
   

   Objeto
   

   Pegado Especial    registro Objetos, módulo Contabilidad/Sistema
   

   Aquí se indica los Objetos involucrados en los Asientos. También puedes ingresar el signo # para copiar los Objetos desde las líneas precedentes del Asiento.
   

   Descripción
   

   Un texto que describe cada Asiento ingresará en esta columna por defecto. Si deseas que se sobrescriba, ingresa una nueva Descripción aquí. También puedes ingresar el signo # para copiar texto desde la línea precedente del Asiento.
   

   Debe, Haber
   

   Pegado Especial    opción de Fórmula de Cálculo, módulo Contabilidad
   

   Se puede ingresar un monto fijo aquí (ej: un salario o un alquiler), o una fórmula para un cálculo. Puedes ingresar un porcentaje como un número seguido del signo % (ej. 30%). El Modelo de Asiento entonces aplicará el porcentaje especificado al monto de la línea precedente en el Asiento. Si ingresas un número seguido de dos signos % (ej.30%%), el resultado del cálculo de porcentaje será redondeado al número entero más cercano. También, puedes definir una fórmula más compleja utilizando la opción Fórmula de Cálculo y luego ingresar un Código de esa fórmula aquí. El Modelo de Asiento entonces aplicará la fórmula especificada el monto de la línea precedente en el Asiento.
   

   Por defecto, si el monto o fórmula ingresa en la columna ‘Debe’, el monto calculado ingresará en la misma columna como el monto original. Por otro lado, si el mismo monto o fórmula ingresa en la columna ‘Haber’, el monto calculado ingresará en la columna opuesta. Pero si tildas la casilla ‘No Invertir Débito&Crédito’, el monto calculado ingresará en el lado del ‘Debe’ sin importar que el monto original haya sido Haber o Debe. Si ingresas el monto o porcentaje en la columna ‘Debe’, el monto calculado ingresará en el lado del ‘Haber’.
   

   Sin embargo, si una Fórmula de Cálculo ingresa en la columna ???Haber’, ésta calculará un monto basado en el monto de la columna ‘Debe’ situado en la fila superior, e ingresará el resultado como un Debe. En otras palabras, si ingresas una Fórmula de Cálculo en una línea de Modelo de Asiento, esa línea siempre se comportará como si hubieses tildado la casilla ‘No Invertir Débito&Crédito’.
   

   Puedes equilibrar todas las líneas precedentes en el Asiento al ingresar un signo igual (=) en la columna ‘Debe’ o ‘Haber’.
   

   C. IVA
   

   Pegado Especial    opción de Códigos IVA, módulo Contabilidad
   

   Por defecto, el Código IVA del Asiento correspondiente, será extraído desde la Cuenta pertinente como es normal. Si necesitas sobrescribir este ajuste, o si no hubiese ningún ajuste en la Cuenta pertinente, ingresa el nuevo Código IVA aquí. También puedes ingresar un signo # para copiar el Código IVA de la línea precedente en el Asiento si la columna ‘Cuentas’ es (!) o (#).

   
   

   - Ejemplo en Asientos y Simulaciones

   El siguiente ejemplo muestra una plantilla que distribuye un monto en función a cuatro Objetos – con una base porcentual después de que un monto ha ingresado al Asiento. Se podría utilizar esto para asignar proporciones de costos generales en los cuatro departamentos (Objetos).
   

   

   La primera línea contiene un signo de exclamación en la columna ‘Cuentas’ y un porcentaje en la columna ‘Debe’. El signo de exclamación indica que cuando el Modelo de Asiento esté especificado en un Asiento, el monto de la línea previa será sobrescrito por una cifra determinada mediante la aplicación del Modelo de Asiento (en este caso, por un porcentaje de la cifra original). Esa cifra estará en el mismo lado (Debe o Haber) como en el original, puesto que el porcentaje ha ingresado en la columna ‘Debe’ del Modelo de Asiento (y no se ha tildado la casilla ‘No Invertir Débito&Crédito’). En otras palabras, la cifra original ingresada será reducida en un 90%. El Objeto especificado ingresará a la columna ‘Objetos’ del Asiento, mientras que la Descripción y el Código IVA serán retenidos.
   

   La segunda línea del Modelo de Asiento nuevamente indicará la cifra original y calculará un porcentaje de ella, estará al mismo lado (Debe o Haber), como en el original, utilizando una nueva línea en el Asiento. El signo # ya sea en la columna ‘Cuentas??? ‘Descripción’ o ‘C.IVA’, significa que aquellos datos que se especificaron respectivamente, se utilizarán en el nuevo espacio – esta Cuenta, Descripción y Código IVA contendrán “DEPT2” en su columna ‘Objeto’. La tercera y cuarta línea del Modelo de Asiento tendrán un efecto similar, es decir, crearán nuevas líneas en el Asiento con Objetos diferentes y porcentajes para la cifra original.
   

   La quinta línea calcula el IVA según la cifra original con el tipo estándar de 17.5% y lo coloca en una nueva línea registrando la Cuenta de crédito fiscal IVA a Recibir en el mismo lado (Debe o Haber) como en la cifra original.
   

   La última línea del Modelo de Asiento contiene un número de Cuenta y el signo (=) en la columna ‘Haber’. Esto significa que la suma de las líneas previas del Asiento, va a ser registrada en esa Cuenta. Este dato a registrar se colocará en el lado opuesto (Debe o Haber) al de la cifra original, puesto que el signo (=) estará en la columna ‘Haber’.
   

   Este es un claro ejemplo de un Modelo de Asiento bilateral. El signo (=) en la última línea, significa que cuando los uses en un Asiento, el resultado será un Asiento que equilibre. Por otro lado, puedes usar un Modelo de Asiento con un solo lado, claro que aquí deberás confirmar personalmente los balances del Asientos antes de guardarlo.
   

   Cuando ingreses un Asiento o Simulación, empieza cargando el código de Cuenta para la categoría pertinente de gasto y el monto (excluyendo IVA). En la segunda línea, ingresa el código del Modelo de Asiento en la columna ‘Cuentas’.
   

   

   Presiona Return. Así el Modelo de Asiento se aplicará en la primera línea del Asiento y los montos son recalculados de la siguiente manera:
   

   

   Si estás seguro de que un Modelo de Asiento se utilizará siempre con una Cuenta, especifícalo entonces en el campo ‘Modelo de Asiento’ de una Cuenta particular (registro Cuentas);
   

   

   De esta manera, cuando cargues la Cuenta en un Asiento o Simulación y luego presiones Tab o Return, el Código de Modelo de Asiento será cargado automáticamente en la línea contigua;
   

   

   Ingresa el monto en la primera línea como es normal y luego presiona la tecla Enter dos veces. Entonces, se aplicará el Modelo de Asiento al Asiento o Simulación (como se describe más atrás).
   

   - Ejemplo en Facturas de Compra y Gastos Varios

   En el anterior ejemplo, el Modelo de Asiento fue diseñado para emplearse desde el Libro Mayor y por tanto, tenía dos lados para producir un Asiento en equilibrio. Como se mencionó en el ejemplo, también puedes usar un Modelo de Asiento unilateral, claro que tendrías que confirmar personalmente los balances del Asiento antes de guardarlo.
   

   También puedes utilizar Modelos de Asiento en Facturas de Compra y Gastos Varios. Por ejemplo, dado el caso que requieras ingresar muchos costos generales en el Libro Mayor de Compras desde tus Facturas de Proveedor. Podrás ingresar Códigos de Modelos de Asiento en la columna ‘Cta.’ de una Factura de Compra así como se ejemplifica anteriormente para los Asientos. De esta manera en nuestro ejemplo, las Facturas de Compras pueden igualmente ser distribuidas por departamentos. Sin embargo, el Modelo de As. que emplees en este caso, deberá ser unilateral (un lado); tampoco deberá tener la última línea del balance con datos para la Cuenta Banco. Cuando registres la Factura de Compra en el Libro Mayor, se realizará automáticamente un registro de saldos en la Cuenta Acreedor (como es normal). El Pago llegará a la Cuenta Banco cuando la Factura de Compra esté pagada. En adición, cualquier Modelo de Asiento usado en Facturas de Compras y Gastos Varios no tendrá que calcular el IVA porque el Código IVA se encargará de eso.
   

   Abajo te mostramos un ejemplo de Modelo de Asiento unilateral:
   

   

   La primera línea contiene un signo de exclamación en la columna ‘Cuentas’ y un porcentaje en la columna ???Debe’. El signo de exclamación indica que cuando un Modelo de Asiento sea especificado en una Factura de Compra (o Gastos Varios), el monto de la línea precedente en la Factura será sobrescrito por una cifra determinada por la aplicación del Modelo de Asiento (en este caso, por un porcentaje de la cifra original). En efecto, esa cifra se colocará al mismo lado (Debe o Haber) como la original ya que el porcentaje ha ingresado en la columna ‘Debe’ del Modelo de Asiento. En otras palabras, la cifra original ingresada será reducida en un 90%. Si el porcentaje hubiese ingresado en la columna ‘Haber’ del Modelo de Asiento, la cifra original ingresada se reduciría en un 90% y se volvería negativa evidentemente, cambiando lados. El Objeto especificado ingresará en la columna ???Objetos’ del Asiento, mientras que la Descripción y el Código IVA serán retenidos.
   

   La segunda línea del Modelo de Asiento volverá a indicar la cifra original y calculará un porcentaje de ella, al mismo lado (Debe o Haber) que la original; utilizará una nueva línea en la Factura de Compra. El signo # ya sea en la columna ‘Cuentas???, ‘Descripción’ y ‘C.IVA’ significa que lo especificado originalmente en estas dos columnas, se utilizará en la nueva línea la cual contendrá “DEPT2” en su columna ‘Objeto’. La tercera y cuarta línea del Modelo de Asiento tendrán un efecto similar pues crearán nuevas líneas en la Factura de Compra con diferentes Objetos y porcentajes en relación a la cifra original.
   

   Cuando cargues una Factura de Compra o Gastos Varios, empieza ingresando el Número de Cuenta para la categoría pertinente de gasto; luego el monto exento de IVA. En la segunda línea, ingresa el código del Modelo de Asiento en la columna ‘Cuentas’.
   

   

   Presiona la tecla Enter para comprobar que el Modelo de Asiento se aplicará a la primera línea de la Factura de Compra, y los montos serán recalculados de la siguiente manera:
   

   

   Si estas seguro de que un Modelo de Asiento se usará siempre en una Cuenta, especifícalo en el campo ‘Modelo de Asiento’ de una Cuenta particular (registro Cuentas);
   

   

   Cuando cargues una Factura de Compra o Gastos Varios y luego presiones Tab o Enter, el Código de Modelo de Asiento será cargado automáticamente en la línea contigua;
   

   

   Ingresa el monto en la primera línea como es normal y luego presiona Return dos veces. Así el Modelo de Asiento se aplicará a la Factura de Compra o Gastos Varios como se describió anteriormente.
   

   - Ejemplo de Modelo de Asiento Automático

   En el anterior ejemplo donde ingresábamos un Modelo de Asiento en una Factura de Compra, los efectos eran perceptibles inmediatamente. Como la Factura de Compra no fue guardada hasta aquel momento, nosotros podíamos cambiar cualquier línea en la Factura, incluyendo aquellas que fueron adicionadas y calculadas por el Modelo de Asiento. Por ejemplo, podíamos quitar el dato de la línea en DEPT2 y agregar ese monto a la línea en DEPT3.
   

   En algunas situaciones (ej. cuando se calcula un segundo impuesto en adición al IVA que no va incluido en el precio), el poder cambiar los efectos de Modelos de Asientos puede no ser necesario o deseable. En este caso, podrías querer que la Factura de Compra contenga una sola línea cargada para una Cuenta; una línea con los resultados del Modelo de Asiento que no son modificables y que sólo son visibles en el Libro Mayor.
   

   Para utilizar esta funcionalidad, primero debes definir el Modelo de Asiento que calcula el impuesto extra:
   

   

   Luego, ingresa el Modelo en el campo ‘Modelo de Asiento’ del registro Cuentas;
   

   

   Utiliza normalmente la Cuenta dentro de cualquier transacción como por ejemplo, una Factura de Compra;
   

   

   Los resultados del Modelo de Asiento no aparecen en la Factura de Compra. Sin embargo en el Asiento resultante, el Modelo de Asiento hará que el impuesto extra se calcule y se registre en las Cuentas correctas;
   

   

   En este ejemplo, el Modelo de Asiento Automático fue adjuntado a la Cuenta 440. Por tanto, el impuesto extra se calculará aplicando los porcentajes del Modelo de Asiento en función al monto registrado para esa Cuenta (3% de 1000.00 en el ejemplo). La opción ‘No Invertir Debe Haber’ no está siendo empleada en el Modelo de Asiento y, en la primera línea, el porcentaje ingresó en la columna ‘Haber’; de modo que el resultado del cálculo porcentual será puesto en el lado opuesto al original. En la segunda línea del Modelo de Asiento, el porcentaje ingresó en el campo Debe; de modo que el resultado de este cálculo será puesto en el mismo lado que el original. Esto significa que podemos utilizar este Modelo de Asiento tanto en Facturas como en Notas de Crédito.
   

   A diferencia de otros Modelos de Asiento, lo modelos de asiento Automáticos no cambiarán los datos originales (en la Cuenta 440 del ejemplo). Así que, no puedes utilizarlos para distribuir montos en diferentes Objetos como se ilustró hace poco. Sólo podrás usarlos para agregar datos extras a los Asientos. Por tanto, no deberás emplear el signo (!) en la primera línea de estos Modelos de Asientos. Puedes usar el signo # en la columna ‘Objetos’ si deseas copiar los Objetos desde registros originales hacia registros extra.
   

   Esta es una funcionalidad muy poderosa que se debe emplear con cautela, pues extiende el alcance de los Modelos de Asientos acoplando Facturas de Compra y Gastos para Facturas, Bajas de Stock, Producción, Recibos, Pagos, Pagos a Personal y Entradas y Salidas de efectivo. Cada vez que utilices una Cuenta con un Modelo de Asiento Automático (Cuenta 440 del ejemplo) en cualquiera de estos niveles, se calculará el impuesto extra en el Asiento resultante. Únicamente para el caso de una Factura de Venta podrás desactivar la aplicación de Modelos de Asiento en Notas de Crédito. Para esto, usarás la casilla ‘No Usar Modelo de Asiento Aut. en Notas de Crédito’ ubicada en la solapa 'Crédito' de la opción ‘Manejo de Ctas. Ventas’ en el módulo Ventas.
   

   Otro caso en el que se puede usar Modelos de Asiento Automáticos es en Polonia, donde las compañías que producen sus propias mercaderías, tienen que registrar dos bloques de datos contables cuando se retira esas mismas mercaderías de stock. El primer bloque debitará el mismo valor de una segunda Cuenta Costos que depende de dónde se produzcan las mercaderías; y abonará una Cuenta Conciliación de Costos. Este segundo bloque de datos será generado automáticamente desde transacciones salientes de stock al especificar un Modelo de Asiento en el campo Modelo de Asiento Aut. de la Cuenta principal de Costos. Este Modelo de Asiento debitará el 100% del valor de stock desde la segunda Cuenta Costos y abonará el 100% del valor de stock para la Cuenta Conciliación de Costos.
   

   - Borrar un Modelo de Asiento

   1. Haz doble clic a ‘Modelos de Asientos’ en la lista ‘Opciones’.
      

      Se abrirá la ventana ‘Modelos de Asientos: Hojear’.
      

   2. Busca el Modelo de Asiento que has de borrar. Para esto puedes utilizar el campo Buscar situado en la esquina superior derecha, si es necesario.
      

   3. Haz doble clic en la línea o presiona la tecla Enter. El Modelo de Asiento se abrirá en una ventana con el título ‘Modelo de Asientos: Ver’.
      

   4. Selecciona ‘Borrar’ del menú Registro. El Modelo de Asiento se borrará perpetuamente. Aquel previo en la lista aparecerá.
      

   5. Clic en la ventana cerrar.

   !	No se puede recuperar un Modelo de Asiento borrado.

   
   
   
   

   Transacciones Bancarias

   Si tu base de datos está registrada en Estonia, puedes utilizar el Servicio de Pagos Bancarios SEB vía Internet para realizar y recibir pagos a través de Banco SEB. Dentro de la estructura de Banco SEB y su servicio de Pagos por Internet, existe un segundo servicio electrónico: Extractos Bancarios SEB. Este Servicio Electrónico posibilitará el envío de Extractos Bancarios desde Banco SEB hacia tu Base de Datos HansaWorld Enterprise (electrónicamente). Cuando tu base de datos reciba un extracto bancario, se creará automáticamente un nuevo registro en esta opción para cada transacción del extracto. De este modo, podrás imprimir el informe Transacciones Bancarias, el informe de Conciliación Bancaria o el informe Mayor, en caso que necesites conciliar el extracto bancario con tus Asientos de Libro Mayor.
   

   Los Pagos Bancarios y Extractos Bancarios SEB son servicios electrónicos cobrables. Para emplearlos deberás haber registrado tu base de datos en Estonia utilizando el método para Clave de Internet Automática, como se describe en la página de Claves de Internet. También deberás contar con una inscripción autorizada del Banco SEB para habilitar los pagos electrónicos. Por favor, contacta tu representante HansaWorld local para más detalles sobre la suscripción a estos Servicios.
   

   Los registros de Transacciones Bancarias se crearán cuando se envíe un nuevo extracto bancario desde Banco SEB a tu base de datos. No podrás crear personalmente nuevos registros en esta opción. Para ver los registros de esta opción, primero abre la lista de ‘Opciones’ pulsando el botón [Opciones] en el Panel de Control, o usando las teclas Ctrl-S/⌘-S. Luego, haz doble clic en ‘Transacciones Bancarias’ para desplegar la ventana ‘Transacciones Bancarias: Hojear’ la cual muestra las Transacciones Bancarias existentes. Haz doble clic en un registro de la lista para verlo.
   

   

   El encabezado de cada registro de Transacción Bancaria contiene su número único de identificación; este número se genera automáticamente cuando se crea el registro, al igual que la fecha en que fue creado.
   

   La solapa ‘Pago’ contiene varios números de referencia recibidos desde Banco SEB, también la Moneda de la Transacción y su valor. El campo Tipo contendrá una “C” si la Transacción representa la recepción de monedas en tu cuenta bancaria, o una “D” si la Transacción representa un pago emitido desde tu cuenta bancaria.
   

   La solapa ‘Pagador’ contiene detalles de la cuenta bancaria que emite el pago. Si la Transacción Bancaria es un recibo, éste será la cuenta bancaria del Cliente. Si la Transacción Bancaria es un pago, éste será tu propia cuenta bancaria.
   

   

   La solapa ‘Destinatario’ contiene detalles de la cuenta bancaria que recibe el pago. Si la Transacción Bancaria es un recibo, éste será tu cuenta bancaria. Si la Transacción Bancaria es un pago, éste será la cuenta bancaria del Proveedor.
   

   

   
   

   Brought Forward Balances

   Please refer here for details about this setting.
   

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Classification Types
     

   • Account Classifications
     

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfers
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Codes
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub Systems
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Tag/Object Type Control
     

   • Tag/Object Types
     

   • Tax Reports
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   Budget Classes

   This page describes the Budget Classes setting in the Nominal Ledger.
   

   ---
   

   When entering Budget and Revised Budget records, you may need to budget for different market or other scenarios. In other words, you may need to enter more than one Budget or Revised Budget record for the same Account-Tag/Object combination for a particular period. To do this, you can use this setting to create Budget Classes that represent the various market or other scenarios, and then assign a Budget Class to each Budget and Revised Budget record.
   

   To open the Budget Classes setting, first ensure you are in the Nominal Ledger module. Then, if you are using Windows or macOS, click the [Settings] button in the Navigation Centre or use the Ctrl-S/⌘-S keyboard shortcuts and then double-click 'Budget Classes' in the 'Settings' list. If you are using iOS or Android, select 'Settings' from the Tools menu (with 'wrench' icon) and tap 'Budget Classes' in the 'Settings' list. The window illustrated below will open.
   

   

   Enter each new Budget Class on the first blank line and, when finished, click the [Save] button (Windows/macOS) or tap √ (iOS/Android) to save the changes. To close the window without saving changes, click the close box (Windows/macOS) or tap < (iOS/Android).
   

   It is recommended that you enter Budget Classes in alphabetical order, as shown in the illustration. You can insert a new Budget Class in the correct place in the list by clicking on a row number and pressing the Return key (Windows/macOS) or long tapping on a row number and selecting 'Insert Row' (iOS/Android). When you enter a new Budget or Revised Budget record and use 'Paste Special' to choose a Budget Class, the Classes will be listed in the same order as they are listed in this setting. If they are in alphabetical order, you will be able to find the correct one quickly and easily.
   

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Classification Types
     

   • Account Classifications
     

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfers
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Codes
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub Systems
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Tag/Object Type Control
     

   • Tag/Object Types
     

   • Tax Reports
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   Periodos de Presupuesto

   Una de las herramientas disponibles en HansaWorld Enteprise para ayudar con el cálculo de presupuesto son los Periodos de Presupuesto (o divisiones de presupuesto). Éstos permiten aplicar una fórmula a un presupuesto anual total con el objetivo de dividirlo en cifras mensuales o trimestrales.
   

   Por ejemplo, supongamos que está presupuestado tener el mismo balance para Cuentas particulares en cada mes del año, excepto Junio, Julio y Agosto. Éstos últimos tendrán balances por la mitad en relación a los otros meses. Ingresa un Periodo de Presupuesto con valor 1 para cada uno de estos tres meses y valor 2 para los demás. La Suma será 21, la cual entonces corresponde al balance anual.
   

   Cuando la Suma de Periodos de Presupuesto es 100, cada mes tendrá cierto porcentaje de cifras anuales. Puedes utilizar valores porcentuales como Periodos de Presupuesto, pero no deberías. Recuerda que en caso de comenzar a ingresar valores porcentuales que sumen 100, al cambiar el valor también se cambiará la suma en relación a 100.
   

   Los archivos de Periodo de Presupuesto deberán ser definidos de tal forma que converjan con tus métodos de presupuesto. Por ejemplo, si comienzas con una cifra de presupuesto anual y la desglosas en cuatro, tu Periodo de Presupuesto deberá mostrar cuatro líneas, una para cada trimestre. Si trabajas con totales por mes, cada Periodo de Presupuesto deberá tener doce líneas, y así respectivamente.
   

   Por favor, revisa la descripción del registro Presupuesto para ver cómo se utilizan los Periodos de Presupuesto y cómo se los calcula.
   

   Para ingresar Periodos de Presupuesto, haz doble clic a ‘Periodos de Presupuesto’ en la lista ‘Opciones’. Luego, abre la ventana ‘División de Presupuesto: Crear’ pulsando el botón [Crear]. Cuando se haya ingresado el archivo para Periodo de Presupuesto, guárdalo utilizando el botón [Guardar] y cierra la ventana con un clic en la casilla cerrar. Finalmente, utiliza la casilla cerrar otra vez.
   

   

   Código
   

   Este es un código que identifica el Periodo de Presupuesto cuando se utiliza para presupuestar. Sólo se permite letras mayúsculas y números.
   

   Comentario
   

   Coloca un nombre descriptivo para que aparezca en la ventana ???Divisiones de Presupuesto: Hojear’. Idealmente, el Comentario debería incluir una referencia del número de periodos (por ej. el número de líneas utilizadas en la matriz, usualmente, 12 para los periodos mensuales o 4 para periodos trimestrales). Esto te ayudará cuando ingreses archivos de Presupuesto ya que éstos tendrán el mismo número de periodos que se utiliza para sus Periodos de Presupuesto.
   

   Suma
   

   Esta cifra será actualizada automáticamente al adicionar periodos trimestrales o mensuales en la matriz.
   

   En la mayoría de los casos, vas a ingresar porcentajes en la matriz, lo cual debería resultar en 100 como Suma cuando el Periodo de Presupuesto esté completo.
   

   Valor
   

   Ingresa valores de Periodos mensuales o trimestrales.
   

   Generalmente, vas a ingresar porcentajes aquí (aunque no es necesario hacerlo). De este modo, cuando utilices el Periodo de Presupuesto en un registro de Presupuesto, cada uno de estos valores se aplicará ordenadamente al Valor Base del Presupuesto de manera proporcional para producir un valor Presupuestario mensual o trimestral. Por ejemplo, si el Valor Base en un Presupuesto es 6000.00, y tu aplicas el Periodo de Presupuesto ilustrado (atrás), entonces el primer valor mensual de Presupuesto será calculado como 6000 * 10/252; el segundo valor mensual de Presupuesto será calculado como 6000 * 12/252, y así en adelante.

   
   

   Fórmulas de Cálculo

   Esta opción se utiliza para definir las fórmulas que habrán de emplear los Modelos de Asientos.
   

   Crear una Fórmula de Cálculo

   Haz doble clic a ‘Fórmulas de Cálculo’ en la lista ‘Opciones’ para abrir la ventana ‘Fórmulas de Cálculo: Hojear’ la cual contiene las Fórmulas de Cálculo existentes. Pulsa el botón [Crear] para crear una nueva fórmula de cálculo o pulsa el botón [Duplicar] para crear una fórmula de cálculo basada en una existente. Cuando hayas definido la Fórmula de Cálculo, guárdala utilizando el botón [Guardar] y cierra la ventana con un clic en la casilla cerrar. Luego, cierra la ventana Hojear con la casilla cerrar.
   

   

   Para ingresar una Fórmula de Cálculo, sigue los siguientes pasos:
   

   1. Ingresa un Código para identificar la Fórmula. Éste puede constar de hasta 12 caracteres alfanuméricos. Cada Fórmula debe tener un código único y éstos a la vez deberán utilizarse sin confundirse. Por ejemplo, no uses un código de un número seguido del signo % como “10%” o “+10%”.
      

   2. Asigna un nombre descriptivo a la Fórmula para que aparezca en la ventana ‘Fórmulas de Cálculo: Hojear’.
      

   3. Utiliza el área de la matriz para ensayar la Fórmula. Se puede utilizar cualquier combinación de porcentajes (en la columna %) y valores fijos (en la columna Monto).
      

      En el ejemplo de la ilustración, se toma un monto y se calcula una cifra basada en una escala porcentual graduada, de una manera similar a los cálculos por ingreso de aportaciones. Se trabajará agregando las siguientes cifras:
      

      1% de los primeros 99.99 en cualquier cuenta
      

      5% de los siguientes 99.99
      

      10% de los siguientes 299.99
      

      20% de cualquier monto restante.

      Por ejemplo, aplicando la formula a la cifra 5,000 se produce 936.00 (1% de los primeros 99.99 = 1, 5% del rango 100-199.99 = 5.00, 10% del rango 200-499.99 = 30.00 y 20% del resto = 900.00).
      

      Se recomienda que los rangos de números en los diferentes espacios de la Fórmula (las columnas De y A) se definan en dos posiciones decimales o que estén creados casi para que se superpongan.
      Por ejemplo, los rangos de 0-99.99 y 100-199.99 (o incluso 0-100 y 100-200) producirán un resultado más preciso que 0-100 y 101-200.

   Uso de una Fórmula de Cálculo en un Mod. de Asiento

   

   Una Fórmula de Cálculo deberá ir adjuntada a las columnas ‘Debe’ o ‘Haber’ de un Modelo de Asiento bajo una lógica. Si está adjuntada a la columna ‘Debe’ del Modelo de Asiento, la Fórmula se aplicará al valor ingresado en la línea previa y el resultado se colocará en la columna ‘Debe’ del Asiento. Si está adjuntada a la columna ‘Haber’ del Modelo de Asiento, el resultado será colocado en la columna ‘Haber’ del Asiento.
   

   En la siguiente ilustración, el código de la Fórmula que aparece arriba ha ingresado en la columna ‘Debe’ del Modelo de Asiento:
   

   

   En Uso

   Cuando ingresas un Asiento, debes empezar cargando el código de Cuenta para la categoría pertinente de gastos y el monto. En la segunda línea, ingresa el código del Modelo de Asiento en el campo Cuenta.
   

   

   Presiona la tecla Enter para que el Modelo de Asiento se aplique a la primera fila del Asiento y los montos sean recalculados así:
   

   

   Declaración Electrónica de IVA

   Por favor, remitirse a la página Presentación de Devolución IVA Electrónicamente, para detalles de esta opción.

   Fiscal Years

   Standard ERP has a multi-year database: it can contain accounting transactions from more than one Fiscal Year. You must add a Fiscal Year to the list in this setting before you can post transactions to it. Each year must have a Code, and can be between 6 and 18 months in duration.
   

   You should always list your Fiscal Years in chronological order as shown in the illustration below. You cannot insert new Fiscal Years at the top of the list, or remove old Fiscal Years. You should not make any changes to a Fiscal Year once you have posted a transaction to it.
   

   

   The Code will be used as a prefix for the Transaction Numbers of the Transactions that you enter directly to the Transaction register in the Nominal Ledger. For example, referring to the illustration below, Transaction 1001 dated during 2013 appears as "2013.1001" in the 'Transactions: Browse' window:
   

   

   If you need to produce a report in the Nominal Ledger in which you want to report on a range of Transactions, you should include the Fiscal Year prefix in the range. For example and referring to the illustration above, reporting on the range "2014.2001:2014.2006" would result in a list of the Transactions from February 2014.
   

   As you cannot post a transaction whose date does not fall in a Fiscal Year as defined in this setting, it is recommended that you only add Fiscal Years one at a time as you need them. This will help prevent accidentally saving transactions in future years.
   

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfers
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Object Type Control
     

   • Object Types
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Descriptions
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Sub Systems
     

   • Tax Reports
     

   • Tax Templates
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   Income & Expense Book

   Please refer to the description of the Income & Expense Book report for details about this setting.
   

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Classification Types
     

   • Account Classifications
     

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfers
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Codes
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub Systems
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Tag/Object Type Control
     

   • Tag/Object Types
     

   • Tax Reports
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   Liquidity Report Info

   This page describes the Liquidity Report Info setting in the Nominal Ledger.
   

   ---
   

   The Liquidity Forecast report is a forecast of future incoming and outgoing payments that will be useful for cash flow prediction purposes. The forecast will include open (unpaid) Purchase and Sales Invoices that it will predict will be paid on their Due Dates.
   

   The Liquidity Report Info setting allows you to change the Due Date of an Invoice solely for the Liquidity Forecast report (i.e. without changing the Invoice itself).The information in the Liquidity Report Info setting will be included in the Liquidity Forecast report if you product it using the Detailed incl. Liq. Info. option.
   

   Illustrated below is an example Liquidity Forecast report (Detailed version):
   

   

   If it seems likely that Invoice 980160 will be paid one month later than its Due Date, we can create a record in the Liquidity Report Info setting to this effect. We will not change the Due Date in the Invoice itself because we do not want the later Due Date to be used in statements and other documents that we might send to the Customer. The change is only for our internal cash flow prediction.
   

   

   At this stage, fill in the following fields:
   

   No.
   

   A unique identifying number will be assigned to the record automatically.
   

   Trans. Date
   

   Paste Special    Choose date
   

   The Trans. Date will default to the current date and so will show when the record was first saved. You can change this date if necessary.
   

   Sales Invoice, Purchase Invoice
   

   Select one of these options to specify whether the record you are entering refers to a Sales Invoice or a Purchase Invoice.
   

   Rec. No.
   

   Enter the Invoice Number or the Purchase Invoice Number of the Invoice whose Due Date you are changing. When you leave the field, the Due Date, outstanding amount and Contact Number and Name will be brought in to the fields below.
   

   New Pay Date
   

   Paste Special    Choose date
   

   Enter the new Due Date in this field. When you specify a Record Number in the field above, the Due Date from the relevant Invoice or Purchase Invoice will be copied here as a reminder.
   

   Sum, Base Sum
   

   When you specify a Record Number in the field above, the amount that is outstanding against the relevant Invoice or Purchase Invoice will be copied to these fields. The Sum is the outstanding amount in the Invoice Currency, while the Base Sum is the outstanding amount in your home Currency (Base Currency 1).
   

   Comment
   

   Enter a comment such as the reason why you are changing the Due Date. This Comment will be shown in the 'Liquidity Info: Browse' window and in the Liquidity Forecast report. The Comment from the Invoice or Purchase Invoice will be brought in as a default.

   After saving the record, the new Due Date will be shown in the Liquidity Forecast report when we produce it using the Detailed incl. Liq. Info. option:
   

   

   When the Invoice is paid or credited, the Liquidity Report Info record will be marked as Closed. If the Invoice is partially paid or credited, the Liquidity Report Info record will be marked as Closed and a new one created for the remaining outstanding amount. This new record will contain the same New Pay Date as the original one, but you can change it if necessary.
   

   You can also use the Liquidity Report Info setting to schedule payment in instalments. Enter a record as described above with the date of the first instalment in the New Pay Date field and the first instalment amount in the Sum and Base Sum fields. Then enter separate records for the subsequent instalments. In each case, when you enter the Record Number, the outstanding amount less the sum of the previous instalments will be brought in to the Sum and Base Sum fields.
   

   

   The instalments will be listed separately in the Liquidity Forecast report:
   

   

   If an Invoice was originally payable in Instalments (i.e. it uses a Payment Term that is connected to a record in the Instalments setting in the Sales Ledger), those Instalments will be listed individually in the Liquidity Forecast report. If you enter a Liquidity Forecast Info record for such an Invoice, that record will replace all the Instalments in the report. Depending on the circumstances, you may need to enter separate Liquidity Forecast Info records for each Instalment (e.g. when each Instalment will be one month later than originally scheduled).
   

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Classification Types
     

   • Account Classifications
     

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfers
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Codes
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub Systems
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Tag/Object Type Control
     

   • Tag/Object Types
     

   • Tax Reports
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   Aprovisionamientos/Devengamientos

   En circunstancias normales, el valor completo de cada línea en una Factura se registra para una Cuenta de Venta o Compra cuando se genera el Asiento. Sin embargo, probablemente esto no sea apropiado si la Factura es por concepto de un servicio o contrato que se extiende a tiempo extra. En este caso, lo apropiado sería que al valor de una cifra en una fila de la Factura, se registre gradualmente en la Cuenta de Venta o Compra habiendo finalizado el periodo del servicio o contrato, especialmente si ese periodo se extiende a un nuevo año.
   

   Por ejemplo, tú recibes una Factura por un contrato de servicio anual cotizado en 120. No deseas que se debite de la Cuenta de Compra los 120 de un solo retiro. Entonces, por el contrario se debitará 10 por mes durante el año (periodo del contrato). Cuando ingreses dicha Factura, carga el Código de un Devengamientos en la pestaña C (en caso de Factura de Venta, pestaña B). Los archivos en la opción Aprovisionamientos/Devengamientos se utilizan para definir las normas que rigen el proceso de Devengamiento. Cuando la Factura sea aprobada, el Asiento resultante transferirá su valor a la Cuenta Preliminar especificada en el archivo del Devengamiento, no así a la Cuenta de Compra. También se crea un archivo en el registro de Simulaciones conteniendo la cantidad adecuada de conjuntos en el registro de balance (doce en el ejemplo, uno por mes), cada Haber de la Cuenta Devengada y cada Debe de la Cuenta de Compra con un doceavo del monto total (10 en el ejemplo). Entonces, se creará un Asiento por mes para estos registros de balance utilizando la función de Mantenimiento 'Generar Asientos p/Devengados'. Este proceso transfiere el valor de la Factura desde la Cuenta Devengada a la Cuenta de Compra con un tasa de 10 por mes.
   

   Por favor, haz clic para detalles sobre:
   

   • La opción Aprovisionamientos/Devengamientos;
     

   • Función de Mantenimiento 'Generar Asientos p/Devengados'.

   
   

   - Opción Aprovisionamientos/Devengamientos

   Para ingresar un nuevo archivo en la opción ‘Aprovisionamientos/Devengamientos’ o para editar uno existente, primero abre la lista ‘Opciones’ desde el Panel de Control (puedes utilizar las teclas Ctrl-S/⌘-S). Haz doble clic en ‘Aprovisionamientos/Devengamientos’ para abrir la ventana ‘Devengamientos: Hojear’ la cual muestra todos los archivos existentes dentro de opción. Haz doble clic sobre un archivo en la lista para editarlo o agrega un nuevo archivo pulsando el botón [Crear]. Cuando el archivo esté completo, guárdalo pulsando el botón [Guardar] o con un clic en la casilla cerrar escoge guardar los cambios. Para cerrar sin guardar cambios, haz clic en la casilla cerrar.
   

   

   Código
   

   Ingresa un Código único con el cual se identificará al Devengamiento. El Código no puede haber sido utilizado por un Modelo de Asiento.
   

   Descripción
   

   Ingresa un nombre para el archivo Devengado el cual aparecerá en la ventana ‘Devengamientos: Hojear’ y la lista ‘Pegado Especial’
   

   Cta. Prel.
   

   Pegado Especial    registro de Cuentas, módulo Contabilidad/Sistema
   

   Especifica aquí una Cuenta Devengamientos que por lo general será una Cuenta de Balance.
   

   De esta manera, cuando se utilice este archivo Devengado en una Factura de Venta, esta Cuenta será abonada con el valor de dicha Factura (excluyendo IVA). El uso de la función de Mantenimiento 'Generar Asientos p/Devengados' trasladará entonces gradualmente el valor desde esta Cuenta hacia la Cuenta de Venta.
   

   Cuando se utilice este archivo Devengado en una Factura de Compra, esta Cuenta será debitada con el valor de dicha Factura (excluyendo IVA). Nuevamente, el uso de la función de Mantenimiento 'Generar Asiento p/Devengado' trasladará entonces gradualmente el valor desde esta Cuenta hacia la Cuenta de Compra.

   Utiliza la matriz para definir la fórmula a utilizar cuando se cree el archivo respectivo en el registro Simulaciones. Aquí abajo tenemos un ejemplo de una Simulación creada desde una Factura de Compra utilizando el archivo Devengado ilustrado anteriormente. Cada línea en el archivo Devengado genera dos líneas en la Simulación (en este ejemplo, se debita de la Cuenta de Compra y se abona a la Cuenta Devengada).
   

   

   Meses, Días
   

   Estas dos columnas se utilizan para calcular la Fecha de Asiento de cada conjunto de balance en los registros de Debe y Haber dentro de la Simulación. Esto se convertirá en la Fecha del Asiento cuando uno de ellos haya sido creado utilizando la función de Mantenimiento 'Generar Asientos p/Devengados'.
   

   Si la Fecha del Asiento ha de extenderse a cierto lapso de meses después de la Fecha de la Factura, especifica ese lapso de meses en la columna Meses. El día del mes será el mismo que en la Fecha de la Factura. Si ingresas “0”, la Fecha del Asiento será la misma que la Fecha de la Factura.
   

   Si cada Fecha de Asiento abarcará un cierto lapso de días después de la Fecha de la Factura, especifica ese lapso de días en la columna ‘Días’.
   

   Si se ingresa datos tanto en la columna ‘Meses’ como en la columna ‘Días’, la Fecha del Asiento se calculará utilizando ambos (por ej. Fecha de Factura + Meses + Días).
   

   Cálculo
   

   Especifica aquí el porcentaje del valor de la factura que supuestamente será el valor de los registros correspondientes al “Debe” y al “Haber” en la Simulación.
   

   En la última línea de la matriz, se puede ingresar un signo (=) para expresar que el valor de registros correspondientes (debe/haber) en la Simulación será el monto de la Factura restante.
   Esto garantiza que nada se perderá al reducir el porcentaje a dos ubicaciones decimales.
   

   C. IVA
   

   Si ingresas un Código IVA aquí, éste será copiado en el registro correspondiente de Debe o Haber dentro de la Simulación (y desde ahí, hacia el Asiento). No afectará el cálculo pero se utilizará para informes (por ej. Reporte IVA).
   

   Si dejas este campo vacío, el Código IVA será extraído de la Factura o Factura de Compra.

   
   

   - Func. Mant. 'Generar Asientos p/ Devengados'

   Una vez por mes, la función de Mantenimiento ‘Generar Asientos p/Devengados’ puede utilizarse para crear Asientos desde cualquier registro de balance sea “Debe” o “Haber” en Simulaciones Devengadas cuya Fecha de Asiento se haya vencido. Esto permitirá que los montos de la Factura sean trasladados gradualmente desde la Cuenta Devengada a la Cuenta apropiada de Venta o Compra.
   

   Para utilizar esta función, pulsa el botón [Rutinas] y abre la lista ‘Mantenimiento’. Haz doble clic en ‘Generar Asientos p/Devengados’ para que aparezca la sgte. casilla de diálogo:
   

   

   Periodo Simulación
   

   Pegado Especial    opción Periodos de Informes, módulo Sistema
   

   Ingresa un periodo de informe para que todas las Simulaciones cuya Fecha de Asiento (encabezado) caiga dentro de este periodo sean tomadas en cuenta por la función.
   

   Simulaciones
   

   Rango de Informe    Numérico
   

   Utiliza este campo para asegurarte que la función se dirija a una Simulación particular o a un rango de ellas.
   

   Deveng. Hasta
   

   Pegado Especial    Fecha Actual
   

   Ingresa una fecha para que todos los contenidos de la/las Simulaciones seleccionadas cuya Fecha de Asiento sea anterior a esta fecha, sean convertidas en Asientos (siempre y cuando su estado – pestaña B – sea “Activo”).
   La Fecha de Asiento en el encabezado de la Simulación se utilizará en tanto hayan filas sin su propia Fecha de Transacción.
   

   Si no se ingresa ninguna Fecha en este campo, el Asiento será creado para todas las filas en la Simulación seleccionada, otra vez, siempre y cuando su Estado esté “Activo”.

   Haz clic en el botón [Ejecutar] de la Barra de Comandos para ejecutar la Función. Puede que demore algunos segundos, dependiendo de la cantidad de Asientos a ser creados. Cuando haya finalizado, volverá a la ventana de lista ‘Mantenimiento’.
   

   

   Un ejemplo de Asiento se muestra abajo. Este Asiento fue creado de la Simulación ilustrada arriba.
   

   

   Cuando se crea un Asiento para cada uno de los registros (debe/haber), el Estado de estos registros (vistos en la pestaña B de la Simulación) cambia de “Activo” a “Transferido” previniendo así que se cree otro Asiento la próxima vez que se use la función. La función sólo creará Asientos desde filas con estado “Activo”, no desde filas con algún otro estado.
   

   

   Notemos que esta función deberá utilizarse con cautela puesto que va más allá de lo que expresa su nombre; creará Asientos desde todas las Simulaciones en selección, no sólo aquellas que representan Devengamientos. Por tanto, se puede utilizar como una función general para crear Asientos de Simulaciones. No olvides colocar una fecha en el campo “Deveng. Hasta” que aparece en la casilla de diálogo, de lo contrario, se crearán Asientos para todas las Simulaciones seleccionadas. Si deseas ver los detalles del Asiento antes de crearlo, ejecuta el informe
   Devengamientos/Aprovisionamientos Periódicos antes de utilizar esta función.
   

   Números de Serie - Simulaciones

   Utiliza esta opción para definir la secuencia de números para Simulaciones de un modo similar al descrito para Asientos.

   - Asientos

   Cada archivo individual en el registro Asientos tiene su propio número único de identificación basado en series secuenciales. Cuando se ingresa un nuevo Asiento, se utiliza el número contiguo. En este sentido, si es necesario puedes tener una cantidad de tales secuencias ejecutándose simultáneamente, quizás representando diferentes años o departamentos.
   

   Utiliza esta opción para definir las secuencias (o Números de Serie) que determinarán la ordenación de los Asientos. Las distintas series no deberán superponerse. Si dejas esta opción vacía, los Números de Asiento comenzarán en 1 y continuarán consecutivamente.
   

   Una vez definido, el Número de Serie se puede designar para usuarios individuales empleando el registro Personas del módulo Sistema; dentro de la solapa 'Nros. de Serie' (campo ‘Nro. Asientos’), de modo que cuando ese usuario cargue un nuevo Asiento, el Número de Asiento será el primer número sin usar de esa secuencia específica. Alternativamente, podrás colocar una secuencia universal por defecto en la opción Nros. de Serie por Defecto (módulo Sistema). Si no asignas una secuencia específica para un usuario particular o si no colocas una secuencia por defecto, los Números de Asiento serán extraídos desde el primer Número válido de Serie. Para un Asiento particular, cualquier usuario puede cambiar el primer número pero sin usar otro Número de Serie (usando ‘Pegado Especial’).
   

   Con doble clic en ‘Nros. de Serie – Asientos??? (lista ‘Opciones’), aparecerá la siguiente ventana:
   

   

   Ingresa cada nuevo Número de Serie en la primera línea vacía. El Comentario aparecerá en la lista ‘Pegado Especial’, así que puedes ingresar algún texto que te ayude a elegir el número correcto de la secuencia correcta. Luego, haz clic en [Guardar] para guardar los cambios. Para cerrar la ventana sin guardar cambios, haz clic en la casilla cerrar.
   

   La columna ‘As.’ (común a todas las opciones de Números de Serie), no se utilizará en este caso.
   

   Presentación de Balances

   Internamente, HansaWorld Enterprise interpreta una entrada de Haberes como un valor a ser substraído de un balance de cuenta, mientras que una entrada de Debe será un valor a se agregado. Por tanto, los Bienes de Uso y costos son almacenados como valores positivos, y por su parte, los pasivos, las acciones y los ingresos son negativos.
   

   Estos métodos de cálculo y almacenamiento interno son poco prácticos cuando se despliegan balances dentro de informes en pantalla o en papel. Por tanto, puedes utilizar la opción ‘Presentación de Balances’ para controlar la forma en que se imprimen tus balances en los informes. Puedes invertir el signo de cada tipo de Cuenta para que, por ejemplo, los pasivos, las acciones y lo ingresos aparezcan como valores positivos en los informes.
   

   Ocasionalmente, seguramente querrás intercambiar información con otros sistemas contables utilizando estándares diferentes al método por defecto. No es extraño que el directorio, el banco, los auditores y las autoridades recolectoras de impuestos, soliciten diferentes presentaciones de las cifras en la compañía. Con el método flexible de HansaWorld Enterprise para las presentaciones puedes resolver esto fácil cambiando las opciones de Presentación de Balances. Esto se puede realizar a cualquier momento, ej. en el intervalo de impresión entre dos informes del mismo tipo.
   

   Abre la ventana ‘Presentación de Balances’ con doble clic en ‘Presentación de Balances’ dentro de la lista ‘Opciones’.
   

   

   Como puedes ver, la ventana contiene un conjunto de casillas. Los cinco espacios representan los cinco Tipos de Cuentas y las tres columnas representan varios informes de la siguiente manera:
   

   Columna 1
   

   Balance, Estado de Resultados, exportación Estado de Resultados Acumulados
   

   Columna 2
   

   Informe Balance de Prueba y exportación, informe Mayor
   

   Columna 3
   

   Exportación Balances Mensuales.
   

   Una casilla tildada indica que el campo será presentado con un signo opuesto al de la presentación interna. Una casilla vacía significa que se utilizará el signo interno en la base de datos HansaWorld. (Internamente, HansaWorld se refiere a todos Debes como cantidades positivas, y todos los Haberes como cantidades negativas).
   

   En el ejemplo de la ilustración, los valores para cada Activo y Gasto, siempre serán presentados con los signos estándar. Los Ingresos, Pasivos y las Acciones serán presentados con el signo opuesto en el Balance y el informe Estado de Resultados, y con signo estándar en otros informes.
   

   Tilda las casillas en la ventana para seleccionar tus preferencias.
   

   Confirma los cambios pulsando [Guardar] o vuelve a la configuración previa pulsando [Cancelar].
   

   Índice Ganancia/Pérdida por TC

   Por favor, haz clic aquí para detalles completos de esta opción.
   

   Índice Ganancias/Pérdidas por TC

   Por favor, haz clic aquí para detalles completos de esta opción.

   Descripción Conciliaciones

   Cuando cargas archivos en el registro Conciliaciones, puedes registrar un Código de Conciliación en la columna 'Concil.' dentro de la matriz en la pestaña D. Si defines varios textos estándar en esta opción, puedes acceder a ellos desde la matriz del archivo Conciliación de Cuenta. Para hacer esto, utiliza 'Pegado Especial'. Entonces, podrás hacer que se impriman los textos estándar en el informe Conciliación Contable (tildando la casilla 'Mostrar Coment. Conc.').
   

   

   Como puedes ver, la ventana 'Descripciones de Conciliación: Hojear' listará las Descripciones disponibles de Conciliación. Para ingresar un nuevo archivo, haz clic en el bótón [Crear]. Así apacerá la ventana 'Desc. de Conciliación: Crear'; luego ingresa los detalles que sean apropiados y haz clic en [Guardar] para guardar el nuevo archivo.

   Reconciliation Settings

   This page describes the Reconciliation Settings setting in the Nominal Ledger.
   

   ---
   

   The Reconciliation Settings setting contains some miscellaneous options controlling the behaviour of the 'Account Reconciliation' window.
   

   To open the Reconciliation Settings setting, first ensure you are in the Nominal Ledger. Then, if you are using Windows or macOS, click the [Settings] button in the Navigation Centre or use the Ctrl-S/⌘-S keyboard shortcuts and then double-click 'Reconciliation Settings' in the 'Settings' list. If you are using iOS or Android, select 'Settings' from the Tools menu (with 'wrench' icon) and tap 'Reconciliation Settings' in the 'Settings' list. The window illustrated below will open.
   

   

   Require Reconciliation Date
   

   When marking a posting in the Nominal Ledger as reconciled, you can specify the date of the reconciliation. Select this option if you need it to be mandatory to specify a date for each posting that you reconcile.
   

   Require Reconciliation Code
   

   When marking a posting in the Nominal Ledger as reconciled, you can specify a Reconciliation Code. Reconciliation Codes are arbitrary codes that you can use to identify postings that you have reconciled on a particular day or from a particular bank statement. Select this option if you need it to be mandatory to specify a Reconciliation Code for each posting that you reconcile.
   

   Ignore Period Start Date for Unreconciled Transactions
   

   When using the 'Account Reconciliation' window to reconcile your bank statements with the postings to the Bank Account in your Nominal Ledger, the first step is to specify a period and the Account Number of your Bank Account and then to tick the Unreconciled box. The 'Account Reconciliation' window will now list the postings to the specified Bank Account made during the period that you have not yet reconciled. Select this option if you would like the start date in this period to be ignored (i.e. you need all unreconciled postings entered from any date up to the end of the period to be listed). This option will also apply when listing unreconciled postings in the Account Reconciliation report.

   After selecting the options that you need, click the [Save] button (Windows/macOS) or tap √ (iOS/Android) to save the changes. To close the window without saving changes, click the close box (Windows/macOS) or tap < (iOS/Android).
   

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Classification Types
     

   • Account Classifications
     

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfers
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Codes
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Sub Systems
     

   • Tag/Object Type Control
     

   • Tag/Object Types
     

   • Tax Reports
     

   • Tax Templates
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   Opciones de Informes

   La apariencia y el formato de algunos Informes de Contabilidad pueden modificarse para cumplir tus requerimientos específicos. A esto se denomina, cambiar la definición de informe. Los informes que cuentan con esta facilidad son el Balance, los Ratios Financieros, el Estado de Resultados y el Informe IVA.
   

   Para cambiar la definición de un informe, primero selecciona ‘Opciones’ en el Panel de Control y haz doble clic sobre ‘Opciones Informes’. Luego, resalta el nombre de un informe en la lista izquierda y después haz clic en el botón [Definición]. Las siguientes ventanas de definiciones se describen en las páginas ilustrativas de: Balance, Ratios Financieros, Informe de Resultados e Informe IVA.
   

   

   El botón [Definición] sólo puede ser usado con los cuatro informes nombrados arriba. Los tres botones restantes pueden utilizarse con todos los informes en todos los módulos. Si te trasladas a otro módulo utilizando el menú Módulos, la lista de informes situada a la izquierda de la ventana ‘Opciones Informes’ cambiará apropiadamente para mostrar los informes pertinentes a los diversos módulos. Solo debes resalar el nombre de un informe en la lista y luego pulsar un botón siguiendo las siguientes instrucciones:
   

   Cuando hayas acabado de determinar tus preferencias en las ‘Opciones Informes’, cierra la ventana con la casilla cerrar.
   

   Configurar Página, Borrar Configuración de Página
   

   El botón [Config. Página] te permite colocar el tamaño de papel, número de copias y otras opciones de impresora para el informe resaltado. Estas opciones se utilizarán cada vez que se imprima el informe.
   Los usuarios de Windows también pueden utilizar esta función para elegir la impresora que imprimirá el informe.
   

   También puedes especificar la Configuración de Página en un informe; para hacer esto, resalta el informe en la lista ‘Informes’ y selecciona 'Configurar Página' desde el menú Archivo
   

   Haz clic en el botón [Borrar Config. Pág.] para volver a configuraciones de página estándar.
   

   Selecciona Impresora
   

   Si estás utilizando Macintosh, el botón [Selecciona Impresora] puede usarse para manipular la obtención del informe resaltado a través del puerto modem donde puedes conectar una impresora serial (PC) (ej. una impresora matricial para impresión de reservas agujas).

   
   

   Sub Sistemas

   La integración entre los distintos módulos de HansaWorld Enterprise significa que los Asientos pueden ser generados automáticamente cuando apruebas (es decir, cuando tildas la casilla OK y guardas) archivos individuales o registros individuales provenientes de los diversos REGISTROS y MÓDULOS del sistema. A todo lo que sucede subyacentemente en el sistema, se denomina “Sub Sistemas”. Por ejemplo, la aprobación de una Factura en el módulo Ventas puede generar automáticamente el débito de una Cuenta Deudores y el abono hacia una Cuenta de Ventas o Cuenta IVA, si es apropiado.
   

   En este sentido, la opción ‘Sub Sistemas’ controla cuándo se activará tal creación automática de Asientos y desde qué subsistema. Haz doble clic en ‘Subsistemas’ en la lista ‘Opciones’ para abrir la siguiente ventana:
   

   

   Las casillas tildadas representan aquellos Subsistemas que generarán Asientos. Otros Subsistemas aparecen en las solapas de ‘Logística’ y ‘Caja y Otros’. Cada vez que apruebes un archivo (OK y guardado) en un registro Sub Sistema que hayas afectado desde aquí; se generará automáticamente un Asiento. Asegúrate de haber especificado las Cuentas utilizadas en estas transacciones provenientes de las opciones adecuadas. (Comienza con Manejo de Ctas. Ventas en el módulo Ventas, Manejo de Cuentas de Compras en el módulo Compras y Manejo de Cuentas Stock en el módulo Stock).
   

   Cuando hayas especificado el Subsistema particular que generará los Asientos, puedes realizar una excepción para archivos Subsistemas que caigan dentro de una secuencia numérica particular. Por ejemplo, si se trata del caso típico de Facturas que generan Asientos cuando son aprobadas, puedes decidir no tener Asientos creados para Facturas cuyos Números caen dentro de un rango particular.
   Esto se realiza utilizando la opción apropiada de Números de Serie para el subsistema en cuestión (Nros. de Serie – Facturas, en el ejemplo). Por favor, revisa la sección correspondiente en la página que describe las opciones de Nros. de Serie para los distintos archivos de subsistemas.
   

   Utiliza el campo ‘Desde Fecha’ para indicar la fecha desde la cual se generarán Asientos. Esto es ventajoso cuando estas cargando balances de apertura al momento de pasar a HansaWorld desde otro sistema contable. Si has ingresado un balance global de apertura para la Cuenta Deudores (por así decir), cualquier Factura transferida desde el antiguo sistema y cargada como balance apertura Ventas, deberá generar Asientos destinados a esa Cuenta.
   

   Por tanto se recomienda que las casillas sean tildadas de acuerdo a tus requerimientos, teniendo todas ellas una fecha ingresada que caiga después de la Fecha de Asiento empleado para todas tus transacciones balance apertura. Esto garantizará que no sean registradas en el módulo Contabilidad y no haya riesgo de olvidar tildar las casillas cuando necesites ingresar una nueva transacción de subsistemas.
   

   Si no deseas utilizar la función que genera Asientos automáticamente, o si olvidas activarla, habrá un informe de Contabilidad, Subsistemas – Transferencias al Diario, que se puede utilizar para imprimir una lista de todos los asientos de subsistemas. Esto puede utilizarse como una base para la entrada manual de los Asientos que equivaldrían a lo mismo. También existe una función de Mantenimiento en el módulo Sistema – 'Crear Asientos Contables' – la cual puede crear tales Asientos Contables en serie.
   

   Control de Cuentas, Subsistema

   Por Favor, haz clic aquí para detalles completos de esta opción.

   Control Tipo de Objeto

   Esta opción permite asegurar que siempre se escoja un Objeto perteneciente a cierto Tipo de Objeto cada vez que se carguen datos que afectan a una Cuenta particular. Esta ventaja de tu sistema HansaWorld Enterprise, opera como un recordatorio para utilizar siempre Objetos. No obstante, esta opción se ofrece y tú decides si utilizarla o no. Es decir que no se interpondrá en el uso de Objetos adicionales no enlistados en el Tipo de Objeto especificado.
   

   !	Esta opción es válida en el módulo Ventas y Compras e igualmente en el módulo Contabilidad.

   
   

   

   Ingresa y edita los campos del modo usual. (No olvides la función ‘Pegado Especial’!)
   

   Tipo
   

   Pegado Especial    opción Tipos de Objeto, módulo Contabilidad
   

   Especifica el Tipo de Objeto que será afectado siempre que utilices una Cuenta en particular.
   

   Cuentas
   

   Pegado Especial    registro Cuentas, módulo Contabilidad/Sistema
   

   Ingresa las Cuentas que requieren el uso de un Objeto particular. Se puede ingresar un rango de números de Cuenta separándolas con dos puntos (:). Los números simples de Cuentas se separan por comas (ej. 1000:2000, 3011, 3013, 3200:3499)
   

   Si necesitas utilizar ‘Pegado Especial’ para ingresar varias Cuentas, coloca la coma o los dos puntos antes de abrir la lista ‘Pegado Especial’. Esto hará que la Cuenta contigua sea agregada a las demás ingresadas. De lo contrario, la Cuenta precedente será sobrescrita.

   Haz clic en [Guardar] cuando finalices y desees guardar los cambios; o haz clic en el botón [Cancelar] si deseas cancelar el seteo sin guardar ningún cambio.
   

   Si olvidas incluir un Objeto perteneciente al Tipo de Objeto requerido, aparecerá la siguiente alerta cuando intentes guardar el Asiento o la Factura:
   

   

   Haz clic en [OK] para cerrar el mensaje y luego ingresa un Objeto que pertenezca al Tipo de Objeto solicitado.
   

   - Entrada Asistida de Objeto

   

   Si estás utilizando Control Tipo de Objeto, la función Entrada Asistida de Objeto te ayudará a elegir los Objetos correctos cuando ingreses Asientos (en sus filas), Facturas (solapa 'Términos' y cada fila), Facturas de Compra (solapa 'Términos' y cada fila), Entregas (unicamente en cada fila), Órdenes (únicamente en cada líneas), Bajas de Stock (en el encabezado y cada fila) y Gastos Varios (únicamente en cada fila). De la siguiente manera:
   

   1. En un archivo de Asiento, Factura, Factura de Compra, Entrega, Baja de Stock o Gastos Varios, utiliza una Cuenta que haya sido usada al menos una vez en la opción Control Tipo de Objeto. En el ejemplo, la opción Control Tipo de Objeto ilustrada arriba, implica el uso de cualquier Cuenta entre la 100 y 299.
      

   2. Desde el campo Objeto, activa la función ‘Pegado Especial’ usando Ctrl-Enter o ⌘-Enter como es normal. Luego, aparecerá la ventana 'Entrada Asistida de Objeto' en vez de la usual lista ‘Pegado Especial’.
      

      

      En este ejemplo, la Cuenta 200 ha sido utilizada en un Asiento. La ilustración de la opción Control Tipo de Objeto nos muestra que la Cuenta 200 requiere Objetos pertenecientes a cuatro diferentes Tipos de Objetos. Como resultado, la ventana 'Entrada Asistida de Objeto' tendrá cuatro campos, uno para cada Tipo de Objeto requerido; (la cantidad máxima de Tipos de Objeto que pueden requerirse por una Cuenta particular es 7).
      

   3. Utilizando ‘Pegado Especial’, ingresa un Objeto perteneciente a cada Tipo en el campo apropiado. Aquí la función ‘Pegado Especial’ listará sólo aquellos Objetos que pertenecen al Tipo en cuestión. Utiliza los campos extras si quieres agregar Objeto perteneciente a un quinto Tipo.
      

      

   4. Si cierras la ventana ‘Entrada Asistida de Objeto’ pulsando el botón [OK], los Objetos se agregarán a cualquier dato en el campo Objeto, así deberás escribir una coma después del Objeto previo y antes de activar ‘Pegado Especial’. Si pulsas el botón [Reemplazar], los Objetos reemplazarán cualquier dato ingresado previamente en el campo Objeto.

   

   
   

   Tipos de Objeto

   Esta opción se utiliza para definir diferentes categorías de Objetos que vas a emplear en el procesamiento de datos. Los Objetos se analizan en mayor detalle aquí; los Tipos de Objeto son un medio por el cual los Objetos de naturaleza similar son agrupados.
   

   Cuando se ingresa un Asiento, solamente se puede utilizar un Objeto de un Tipo de Objeto particular. Por otro lado, sólo se puede especificar un Objeto de un Tipo de Objeto en un registro de Subdiario (ej. una Factura). Si se intentara usar más de un Objeto para el mismo Tipo de Objeto, aparecerá la siguiente advertencia:
   

   

   Crear un Tipo de Objeto

   Haz doble clic a ‘Tipos de Objeto’ en la lista ‘Opciones’ para desplegar la ventana ‘Tipos de Objeto: Hojear’. Haz clic en el botón [Crear] para ingresar un nuevo Tipo de Objeto.
   

   

   El campo ‘Código’ aceptará sólo letras mayúsculas. Puedes desplazarte por los espacios de la ventana con las teclas de la flecha o con Enter. Utiliza un nombre que identifique al Tipo de Objeto lo mejor posible.
   

   Si se especifica una serie de caracteres en el renglón inicial del campo, los Códigos de Objeto de todos los Objetos que pertenecen a este Tipo deberán empezar con esos caracteres. Si especificas una cantidad de caracteres en el campo ‘Longitud’, los Códigos de Objeto de todos los Objetos pertenecientes a este Tipo, deberán tener esa cantidad de caracteres.
   

   Finalmente, haz clic en el botón [Guardar] o si has modificado un Tipo de Objeto existente y no deseas guardar los cambios, haz clic en [Cancelar]. Cierra la ventana con la casilla cerrar.
   

   Borrar un Tipo de Objeto

   1. Haz doble clic a ‘Tipos de Objeto’ en la lista ‘Opciones’.
      

      Se abrirá la ventana ‘Tipos de Objeto: Hojear’.
      

   2. Busca el Tipo de Objeto que quieres borrar. Si es necesario, puedes buscar un Tipo de Objeto usando el campo ‘Buscar’ situado en la esquina superior derecha de la ventana.
      

   3. Presiona la tecla Enter o haz doble clic.
      

      Se mostrará el Tipo de Objeto en una ventana llamada ‘Tipo de Objeto: Ver’.
      

   4. Selecciona ‘Borrar’ desde el menú Registro. El Tipo de Objeto será quitado perpetuamente. Entonces la ventana cambiará para mostrar el Tipo de Objeto previo en la lista.
      

   5. Cierra la ventana con la casilla cerrar. Aparecerá otra vez la lista de Tipos de Objeto.

   !	No se puede recuperar un Tipo de Objeto borrado.

   
   

   Grupos de Cuentas Impositivas

   Esta opción se utiliza en Rusia. Por favor, consulta tu representante HansaWorld local para detalles.

   Cuentas Impositivas

   Esta opción se utiliza en Rusia. Por favor, consulta tu representante HansaWorld local para detalles.

   Informes Gerenciales

   Puedes utilizar esta opción junto con el informe Balance de Cuentas Impositivas y el documento Informe Impositivo para diseñar y producir informes de tu clientela. Los pasos básicos de este proceso son:
   

   1. Utilizar la opción Informes Gerenciales para definir las fórmulas de cálculo a emplearse en tu informe.
      

   2. Utilizar el informe Balance de Cuentas Impositivas para testear tus fórmulas y verificar los resultados.
      

   3. Utilizar el registro Formularios en el módulo Sistema para diseñar el Formulario a utilizarse para el documento Informe Impositivo.
      

   4. Utilizar el documento Informe Impositivo para imprimir un informe destinado a las autoridades de impuestos.

   Por favor, haz clic en cada vínculo anterior para la descripción detallada de todos los pasos.
   
   
   
   
   

   - Opción Informes Gerenciales

   Utiliza esta opción para definir la fórmula de cálculo impositivo que se empleará en tus informes de clientes. Cada registro en esta opción contiene una definición completa de informe.
   

   Para ingresar una nueva definición de Informe Gerencial o para editar una existente, primero abre la lista ‘Opciones’ pulsando el botón [Opciones] en el Panel de Control, o utilizando el teclado Ctrl-S/⌘-S. En la lista, haz doble clic a ‘Informes Gerenciales’ para abrir la ventana ‘Informes Gerenciales: Hojear’ que mostrará todas las definiciones de Informes Gerenciales ingresadas anteriormente. Haz doble clic en un registro de la lista para editarlo o, para agregar uno nuevo, haz clic en el botón [Crear]. Cuando el registro esté completo, guárdalo pulsando el botón [Guardar] y guarda los cambios antes de cerrar la ventana. Para cerrar sin guardar cambios, haz clic en la casilla cerrar.
   

   

   Código
   

   Será el código único que identifique a este registro de Informe Gerencial (es decir, este conjunto de definiciones de informe).
   

   Nombre
   

   Ingresa un nombre para el Informe Gerencial; este nombre aparecerá en la ventana ‘Registros Impositivos: Hojear’ y en la lista ‘Pegado Especial’. Por tanto, deberá ser descriptivo para facilitar a todos los usuarios la selección del Informe Gerencial correcto.
   

   Delimitante
   

   Especifica el dígito o letra que emplearás para separar los parámetros en los comandos de la fórmula. Se recomienda utilizar un punto y coma (;). Así se ha utilizado en la ilustración anterior y en los ejemplos posteriores. No se debe utilizar los dos puntos (:) porque este símbolo se usa para separar la primera y la última Cuenta del rango.
   

   Si dejas este campo en blanco, deberás usar una coma para separar los parámetros en los comandos de la fórmula. Sin embargo, esto podría incidir en resultados inesperados (e incorrectos) cuando uses una coma como separador de Mil, Decimal o Fecha en la opción Formato de Fecha y Número de Empresa en el módulo Sistema (o, si los estuvieras usando en la opción ‘Formato de Fecha y Número Cliente’ del módulo Seteos de Usuario, o en la solapa 'Fecha y Números' de la ficha personal del usuario (registro Personas). Si estás utilizando la coma como separador de Mil, Decimal o Fecha, asegúrate de ingresar un carácter diferente aquí como Delimitante y cerciórate de usar ese carácter para separar los parámetros en los comandos de la fórmula.

   Ingresa las definiciones de informe (fórmula) en la matriz. No incluyas ningún espacio en la fórmula.
   

   Pestaña A
   

   Cód.
   

   Será un Código único que identifique a cada línea.
   

   Deberás utilizar este Código para remitirte a la línea en otra fórmula (ej. en otras filas) la cual esté precedida por el signo #. En los ejemplos de la ilustración sería así: #VENTAS y #TAXPERC en la línea 3 remitiéndose a las líneas 1 y 2 respectivamente. El Código suscrito deberá haberse definido con anticipación. Por tanto, en la ilustración, la línea TAXSUM debe aparecer debajo de las líneas SALES y TAXPERC. Si colocas la línea TAXSUM encima de las líneas SALES y TAXPERC, el resultado de la línea TAXSUM será 0.00. En el Reino Unido # es Alt-3 en teclado Macintosh.
   

   Fórmula
   

   Será la fórmula usada para calcular el valor de esta línea.
   

   Comentario
   

   Será el nombre de la línea en el informe y aparecerá en el informe Cálculo Impositivo. Puedes decidir omitir del informe aquellas líneas sin un Comentario.

   Pestaña B
   

   Formato
   

   Puedes especificar un formato a ser usado cuando el resultado de la fórmula se imprima. Debes especificar reglas de formato separadas para números positivos, cero y para números negativos (en este orden), separados por punto y coma (;). Por ejemplo:
   

   #,###.##;0.00;(#,###.##)
   

   # ###$;0$;-# ###$
   

   ####;cero;(-####)

   Si no especificas un formato, los separadores de Decimal y Mil, serán extraídos desde la opción Formato de Fecha y Número; y se utilizará el siguiente formato:
   

   #,###.##;0.00;-#,###.##

   Si especificas un formato, entonces tendrás la posibilidad de usarlo cuando imprimas el informe Cálculo Impositivo. Si deseas usarlo, utiliza la opción ‘Usar Formato’ cuando imprimas el informe. Sin embargo, el formato siempre se utilizará en el documento Informe Gerencial.

   Habrá varios comandos disponibles en el campo Fórmula; éstos no son sensibles al caso. Utiliza el carácter Delimitante para separar los parámetros en cada comando.
   

   A(Código de Cuenta;Fecha 1;Fecha 2;Tipo)
   

   Este comando devuelve el cambio neto entre la Fecha 1 y Fecha 2 en función a la Cuenta especificada.
   

   Utiliza el parámetro Tipo de la siguiente manera:
   

   C
   

   Devuelve el cambio neto resultante desde los registros de Haber hacia la Cuenta especificada.
   

   D
   

   Devuelve el cambio neto resultante desde los registros de Debe hacia la Cuenta especificada.
   

   A
   

   Devuelve el cambio neto global (Debe – Haber)

   Algunos ejemplos del manejo de este comando son los siguientes:
   

   A(100;01/01/2007;31/12/2007;C)
   

   Devuelve la suma de los registros de Haber hacia la Cuenta 100 en el año 2007.
   

   A(100:1999;01/01/2007;31/12/2007;A)
   

   Devuelve la suma de los cambios netos en las Cuentas 100 a la 199 para el año 2007. El rango de Cuentas se determina usando un orden alfa, no numérico. Por tanto, la Cuenta 1000001 será incluida en el rango (ejemplo), mientras que la Cuenta 200 no.
   

   -A(100:1999;01/01/2007;31/12/2007;A)
   

   Como en el anterior ejemplo pero con el signo de la última cifra cambiado. Este es muy ventajoso cuando se despliegan cifras de ventas, las cuales son almacenadas como cifras negativas en HansaWorld Enterprise. Colando el Comando-prefijo “A” con un signo menos, se hará que las ventas aparezcan como cifras positivas en el informe.

   OTO(Código de Objeto;Código de Cuenta;Fecha 1;Fecha 2;Tipo)
   
   Este comando es similar a “A”, pero cuando se calcula el cambio neto durante el periodo en función a la Cuenta especificada, sólo toma en cuenta los registros con el Código de Objeto especificado.
   

   La referencia al Código de Objeto es sensible al caso. Por ejemplo:
   

   OTO(A;100;01/01/2007;31/12/2007;C)
   

   Devuelve la suma de los registros de Haber con Objeto A, hacia la Cuenta 100 en año 2007. los registros de Haber con Objeto A no serán incluidos.

   VTO(Código IVA;Código de Cuenta;Fecha 1;Fecha 2;Tipo)
   
   Este comando es similar a “A”, pero cuando calcula el cambio neto durante el periodo en función a la Cuenta especificada, sólo toma en cuenta los registros con el Código IVA especificado.
   

   La referencia al Código IVA es sensible el caso.
   

   A2(Código de Cuenta 1;Código de Cuenta 2;Fecha 1;Fecha 2)
   
   Este comando devuelve el cambio neto entre las dos Cuentas (ej. entre dos contra Cuentas), y entre la Fecha 1 y Fecha 2. Por ejemplo:
   

   A2(750;100;01/01/2007;31/12/2007)
   

   Devuelve la suma de los registros durante el año 2007 en donde la Cuenta 750 es la Cuenta Debe y la Cuenta 100 es la contra Cuenta Haber.
   

   A2(750;100:1999;01/01/2007;31/12/2007)
   

   Devuelve la suma de los registros durante el año 2007 en donde la Cuenta 750 es la Cuenta Debe y cualquier Cuenta entre la 100 y la 1999 es la contra Cuenta Haber.

   OTO2(Código de Objeto;Código de Cuenta 1;Código de Cuenta 2;Fecha 1;Fecha 2)
   
   Este comando es similar a “A2”, pero cuando calcula el cambio neto entre las contra Cuentas, sólo se tomará en cuenta los registros con ambos lados del asiento; en donde se usa el Código de Objeto especificado en ambos lados.
   

   La referencia al Código de Objeto es sensible al caso.
   

   BAL(Código de Cuenta;Fecha;Tipo)
   
   Este comando devuelve el balance en función a la Cuenta especificada en Fecha especificada. Por tanto, difiere del comando A en que los balances de apertura de periodos anterior son tomados en cuenta.
   

   Este comando puede devolver las balances de un rango de Cuentas al igual que el comando “A”.
   

   OBAL(Código de Objeto;Código de Cuenta;Fecha;Tipo)
   
   Este comando es similar a BAL, pero cuando calcule el balance para la Cuenta especificada en la fecha específica, solo tomará en cuenta a los registros con los Códigos de Objeto especificados.
   

   VBAL(Código IVA;Código de Cuenta;Fecha;Tipo)
   
   Este comando es similar a BAL, pero cuando calcula el balance en función a la Cuenta especificada en fecha específica, sólo se tomará en cuenta a los registros con el Código IVA especificado.
   

   ABS(expresión)
   
   Este comando devuelve el valor (positivo) absoluto de la expresión. La expresión puede ser un número de codificación compleja, o una fórmula que use uno de los comandos del Informe Gerencial. Por ejemplo:
   

   ABS(-1)
   

   Devuelve 1
   

   ABS(1)
   

   Devuelve 1
   

   ABS(A(100:1999;01/01/2007;31/12/2007;A))
   

   Devuelve la suma de los cambios netos de ingresos en las Cuentas 100 a 199 para el año 2007, expresado como una cifra positiva. Los Balances para Cuentas de ingreso son almacenados como cifras negativas en HansaWorld Entreprise.

   SIGNO(expresión)
   
   Este comando devuelve lo siguiente:
   

   1
   

   Si el valor de la expression es positivo
   

   -1
   

   Si el valor de la expresión es negativo
   

   0
   

   El valor de la expresión es cero

   La expresión puede ser un número de codificación compleja, o una fórmula que use uno de los comandos del Informe Gerencial. Por ejemplo:
   

   SIGNO(A(100:1999;01/01/2007;31/12/2007;A))
   

   Devuelve -1 puesto que los balances de las Cuentas son negativos
   

   SIGNO(ABS(A(100:1999;01/01/2007;31/12/2007;A)))
   

   Devuelve 1 puesto que el comando ABS expresa los balances de Cuentas como cifras positivas

   REDONDEAR(expresión:cantidad de sitios decimales)
   
   Este comando devuelve el valor de la expresión redondeada hacia la cantidad específica de sitios decimales. La expresión puede ser un número de codificación compleja, o una fórmula que use uno de los comandos del Informe Gerencial. Por ejemplo:
   

   REDONDEO(1234.24;0)
   

   Devuelve 1234
   

   REDONDEO(1234.24;1)
   

   Devuelve 1234.2
   

   REDONDEO(1234.24;-2)
   

   Devuelve 1200
   

   REDONDEO(TO(100:1999;01/01/2007;31/12/2007;A);2)
   

   Devuelve la suma de los cambios netos en las Facturas 100 a la 199 para el año 2007, redondeadas a dos sitios decimales.

   IF(expresión;devuelve 1;devuelve 2)
   
   Este comando devuelve lo siguiente:
   

   Devuelve 1
   

   Si el valor de la expresión es positivo o cero
   

   Devuelve 2
   

   Si el valor de la expresión es negativo

   La expresión, devuelve 1 y devuelve 2 puede estar toda constituida por números compleja o fórmulas que usen uno de los comandos del Informe Gerencial. Por ejemplo:
   

   IF(BAL(100;31/12/2007;A);1;-1)
   

   Devuelve 1 si BAL(100;31/12/2007;A) es positivo o -1 si es netativo

   NOT(expresión)
   
   Devuelve 1 si el valor de la expresión es 0 o 1.
   

   APDUE(Número de días;Fecha 1)
   
   Este comando devuelve el total del Libro de Compras que se ha vencido para el pago en relación a la cantidad de días especificados en la Fecha 1. Por ejemplo, APDUE(20;31/12/2007) devolverá el total que se venció con 20 o más días antes del 31/12/2007.
   

   ARDUE(Número de días;Fecha 1)
   
   Este comando es el equivalente a APDUE, pero en el módulo Ventas.
   

   Fechas
   
   Si necesitas incluir una fecha en la fórmula, puedes codificarla como en los ejemplos anteriores, o preferentemente, puedes usar una de las siguientes variables:
   

   #D1
   

   La primera fecha del periodo de informe, tal como está cargada en la ventana de especificación de informe o documento.
   

   #D2
   

   La última fecha del periodo de informe, tal como está cargada en la ventana de especificación de informe o documento.
   

   #D3, #D4
   

   Las Fechas previas, tal como estás cargadas en la ventana de especificación de informe o documento. Por ejemplo, podrías usar estas dos fechas para definir un periodo cuyas cifras se van a comparar con el periodo de informe principal (#D1 and #D2).

   Se recomienda utilizar estas variables para asegurar que puedas usar tus fórmulas en cualquier momento sin modificación.
   

   Por ejemplo, para imprimir el balance de cierre de la Cuenta 100 en función al periodo de informe 1/1/2007:31/12/2007, podrías codificar la fecha en la fórmula del siguiente modo:
   

   BAL(100;31/12/2007;A)

   Alternativamente, podrías tomar la fecha desde el periodo de informe, así:
   

   BAL(100;#D2;A)

   
   

   - Informe Listar Reportes Gerenciales

   El informe 'Listar Reportes Gerenciales' puede utilizarse para testear tus fórmulas y para verificar los resultados. Al agregar o cambiar fórmulas en la opción Informes Gerenciales, podrás recalcular este informe para ver inmediatamente las consecuencias de los cambios.
   

   Con doble clic en ‘Listar Reportes Gerenciales’ dentro de la lista ???Informes’ en el módulo Contabilidad, se abrirá la ventana ‘Especificar Cálculos de Impuestos???:
   

   

   Periodo
   

   Pegado Especial    opción Periodos de Informe, módulo Sistema
   

   Especificar el periodo a ser abarcado por el informe.
   

   Para remitirse a la primera fecha de este periodo en tu fórmula, utiliza la expresión #DI.
   

   Para dirigirse a la última fecha de este periodo en tu fórmula, utiliza la expresión #D2.
   

   Fecha Previa (D3), Fecha Previa (D4)
   

   Pegado Especial    Elegir fecha
   

   Ingresa cualquier fecha de comparación tal cual requiere la fórmula en tu archivo dentro de la opción Informes Gerenciales. Para remitirte a esta fecha en tu fórmula, utiliza la expresión #D3.
   

   Informe
   

   Pegado Especial    opción Informes Gerenciales, Contabilidad
   

   Especifica el archivo en la opción Informes Gerenciales que contiene la fórmula que deseas testear.
   

   Mostrar Valores en
   

   Pegado Especial    registro Monedas, módulo Sistema
   

   Especifica la Moneda que se utilizará en el informe. Deja el campo vacío para utilizar la Moneda local (Moneda Base 1).
   

   No Mostrar Fórmulas
   

   Por defecto, el Código y la Fórmula de cada línea del Informe Gerencial, imprimirá en el informe. Tilda esta casilla si no deseas que se imprima esta información.
   

   No Mostrar Filas con Comentarios Vacíos
   

   Tilda esta casilla si deseas omitir cualquier fila que no tenga comentarios (en el Informe Gerencial).
   

   Usar Formato
   

   Tilda esta casilla en caso de haber especificado un formato en la pestaña B de cualquier fila en el archivo de Informe Gerencial, y si deseas que la cifra resultante de esa línea, se imprima usando ese Formato.

   Cuando la ventana de especificación esté completa, haz clic en [Guardar]. El informe resultante contendrá una línea separada para cada espacio en el archivo dentro de la opción Informes Gerenciales;
   

   

   El resultado calculado de la fórmula aparece en la segunda columna, mientras que la fórmula en sí, aparece en la cuarta columna.
   

   - Diseño de un Formulario para el Informe Impositivo

   El documento Informe Impositivo imprime los resultados de tus fórmulas utilizando el formato correcto. En este sentido, debes diseñar el Formulario a ser usado por este documento (como se describe aquí) con las sgtes. excepciones:
   

   1. Cuando se crea un nuevo Formulario, selecciona 'Propiedades' del menú Operaciones. Ingresa un Código apropiado y un Comentario (nombre), pero deja el campo Tipo de Documento en blanco;
      

      

   2. Un Formulario en particular deberá estar vinculado a un sólo archivo en la opción Informes Gerenciales. Este vínculo se establecerá utilizando la función ‘Definir Documento’. Cada campo en el Formulario se referirá a una línea particular en el archivo Informes Gerenciales. Cuando se agreguen campos al Formulario, deja el campo de nombre en blanco. En vez de esto, ingresa el Código de la línea del Informe como Argumento.
      

      

   3. Dado que un Formulario está vinculado a un solo archivo en la opción Informes Gerenciales, deberás diseñar un nuevo Formulario para cada archivo en esa opción.

   Cuando el diseño del Formulario esté completo, haz clic en [Guardar]. Luego, ve al módulo Contabilidad y abre la ventana ‘Documentos’ utilizando el botón ‘Documentos’ en el Panel de Control (o usando Ctrl-D/⌘-D en el teclado). Resalta ‘Informes Gerenciales’ en la lista y selecciona ‘Definir Documento’ desde el menú Operaciones.
   

   

   Utiliza esta ventana a fin de lograr un nexo para el archivo de la opción Informes Gerenciales en función a un Formulario. Ingresa el Código del archivo Informes Gerenciales en la primera columna junto con su Formulario asociado en la segunda columna. Puedes utilizar ‘Pegado Especial’ en ambos casos si es necesario. Enlista los Informes Gerenciales y los Formularios que los acompañan a medida que los vas creando y diseñando. Haz esto en la ventana de definición:
   

   

   Haz clic en [Guardar] para guardar la definición del documento Informe Impositivo.
   

   - Documento Informe Impositivo

   Cuando llegue el momento de imprimir el documento Informe Impositivo, podemos seguir el proceso normal. Haz doble clic en ‘Informe Impositivo’ dentro de la lista ‘Documentos’. Aparecerá la ventana ‘Especificar Informe Gerencial’:
   

   

   Esta ventana se utiliza similarmente a la ventana ‘Especificar Cálculo de Impuestos’ descrita aquí. En el campo ‘Informe’, debes especificar el archivo correcto de la opción ‘Informes Gerenciales’. El Formulario correcto para ese Informe Gerencial se imprimirá si es que has completado lo requerido en la ventana de definición del documento como se describe aquí. Haz clic en el botón [Ejecutar] para imprimir el documento. Si decides visualizar preliminarmente en pantalla, podrás ver el diseño de este informe:
   

   

   
   
   

   Tax Templates

   Whenever you buy or sell an Item, you will need to charge or pay VAT and/or other sales or purchase tax in order to comply with local tax regulations. You will therefore need VAT/tax to be calculated in each transaction, and you will need to account for that VAT/tax in the Nominal Ledger.
   

   In some countries (for example, most countries in Europe), each Item that is bought or sold (e.g. each row in an Invoice) will be taxed at a single rate. In this situation, you can use VAT Codes to calculate and account for the tax. Each row in the Invoice will have its own VAT Code. For example, an Item that is taxed at the national standard rate will have a VAT Code that calculates VAT/tax at that rate, while a zero-rated Item will have a different VAT Code that calculates VAT/tax at a 0% rate.
   

   In other countries (for example, Brazil and the US), each Item that is bought or sold will be taxed using different taxes and/or several tax rates. In this case, you should use Tax Templates to calculate and account for the tax. A Tax Template allows you to apply several taxes to a single transaction (e.g. to a single row in an Invoice). To use Tax Templates, you should first enter each individual tax and tax rate in separate rows in the VAT Codes setting, and then create Tax Templates. A Tax Template is a tax structure, built up using a number of VAT Codes.
   

   If you need to use Tax Templates, follow these steps:
   

   1. Select the Use Tax Templates for Tax Calculation option in the Transaction Settings setting in the Nominal Ledger. This option will cause a Tax Template field ("T-Cd") to appear in all Sub System transactions (e.g. in Sales and Purchase Invoices) instead of the VAT Code field ("V-Cd").
      

   2. Enter each individual tax rate as a separate row in the VAT Codes setting.
      

   3. Create Tax Templates that use the VAT Codes.
      

   4. Go to the 'Sales' card in the Account Usage S/L setting and the 'VAT' card in the Account Usage P/L setting to specify the default Tax Templates that will be used in most situations. You can also specify Tax Templates in each Item Group and in each Item and in each Sales and Cost Account. On the purchase side, when entering a Purchase Invoice, the Tax Template in a Cost Account will override the default Tax Template specified in the Account Usage P/L setting. You can also specify Sales and Purchase Tax Templates in the Contact records for your Customers and Suppliers. Do not specify VAT Codes in any of these settings or records. This configuration will ensure that tax is calculated correctly in sales and purchase transactions and posted to the correct Nominal Ledger Accounts.

   You can use Tax Templates in one of two ways:
   

   1. You can construct your Tax Templates so that they include every tax that will be applied to a transaction. This method will be suitable in situations where several taxes need to be applied to each transaction.
      

   2. You can construct your Tax Templates so that they include every tax that can possibly be applied to a transaction. For example, it might be that you have several stores and the sales tax calculation will depend on the store where the Item is purchased. In this situation, you should create one Tax Template for the Item and separate Tax Templates for each store. The Item Tax Template should list the different tax rates for all stores: assign this Tax Template to your Item Groups and/or Items. The Tax Template for a store should only list the tax rates that apply to that store. You can then create Contact records for each store, assign a Tax Template to each one as appropriate, and specify a store in the Branch field in the Local Machine setting in the User Settings module on each client machine. When you sell an Item, tax will be calculated using the tax rate(s) that are common to both Tax Templates. If you need to calculate tax in this way, select the Combine Tax Templates from Items and Contacts option in the Transaction Settings setting (as well as the Use Tax Templates for Tax Calculation option).

   Tax Templates are now described in detail with some examples.
   

   To work with Tax Templates, first use the [Switch Module] button in the Navigation Centre to ensure you are in the Nominal Ledger. Then, if you are using Windows or Mac OS X, click the [Settings] button, also in the Navigation Centre, or use the Ctrl-S/⌘-S keyboard shortcut and, when the 'Settings' list window opens, double-click 'Tax Templates'. If you are using iOS or Android, select 'Settings' from the Tools menu (with 'wrench' icon) and tap 'Tax Templates' in the 'Settings' list. The 'Tax Templates: Browse' window will open, listing the Tax Templates that you have previously entered. Double-click (Windows/Mac OS X) or tap (iOS/Android) a Tax Template in the list to edit it, or add a new record by selecting 'New' from the Create menu (Windows/Mac OS X) or the + menu (iOS/Android). The Tax Template record window illustrated below will open:
   

   

   Code
   

   Enter the unique Code by which the Tax Template record is to be identified from elsewhere in Standard ERP. The Code can consist of up to ten characters, and you can use both numbers and letters.
   

   Tax Identifier
   

   If the Tax Template represents a tax structure that has an official code or other identifier, enter that identifier here. The Tax Identifier will be shown in the 'Tax Templates: Browse' window but is otherwise for information only.
   

   Closed
   

   Check this box if you no longer want the Tax Template to be used. It will not appear in the 'Paste Special' selection window. You can re-open a Closed Tax Template at any time.
   

   Comment
   

   Enter the name for the Tax Template, to be shown in the 'Tax Templates: Browse' window and the 'Paste Special' list.

   A Tax Template is a tax structure, built up using a number of VAT Codes. Use the matrix that occupies the majority of the Tax Template record window to list the VAT Codes that are part of the Tax Template.
   

   Code
   

   Paste Special    VAT Codes setting, Nominal Ledger
   

   Use 'Paste Special' to choose a VAT Code.
   

   Excl %
   

   The tax rate will be brought in from the VAT Code.
   

   If the VAT Code has an Excl % (i.e. a percentage to be applied to a figure that excludes VAT in order to calculate the VAT amount), that figure will be brought in. Otherwise, the Incl % (a percentage to be applied to a figure that includes VAT in order to calculate the VAT amount) will be converted to an Excl % and brought in.
   

   You can change the figure if necessary.
   

   Comment
   

   The Comment will be brought in from the VAT Code.
   

   Base
   

   Paste Special    Choices of possible entries
   

   Use this field to specify how the Base figure for the calculation (i.e. the taxable amount, the figure to which the tax percentage will be applied) will be chosen. The options are:
   

   Net
   

   The base figure will be the row sum in the transaction row to which the Tax Template is being applied. For example, in an Invoice row, the base figure will be the figure in the Sum field.
   

   Incl. all previously Calculated Taxes
   

   The base figure will be the row sum in the transaction row to which the Tax Template is being applied plus the tax amounts that will be calculated using the previous rows in the Tax Template.

   Please refer here for some examples illustrating the use of Tax Templates.
   

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfer
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Object Type Control
     

   • Object Types
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Descriptions
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Sub Systems
     

   • Tax Reports
     

   • Tax Templates
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   Tax Templates - Workflow and Examples

   These examples describe using Tax Templates to collect and report sales tax.
   

   The examples will be based on a store in a county where sales are subject to two taxes: the state sales tax (6%); and a county tax (1%). To begin with, the store will only sell to Customers in the same county.
   

   The examples are divided into the following sections:
   

   • Configuration
     

   • Using a Tax Template in an Invoice
     

   • Defining the VAT Report
     

   • Selling a Tax-Exempt Item
     

   • Selling to a Different Tax Jurisdiction
     

   • Store Has More Than One Branch

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfer
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Object Type Control
     

   • Object Types
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Descriptions
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Sub Systems
     

   • Tax Reports
     

   • Tax Templates
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   Tax Templates - Workflow and Examples - Configuration

   This example describes using Tax Templates to collect and report sales tax.
   

   The example will be based on a store in a county where sales are subject to two taxes: the state sales tax (6%); and a county tax (1%). To begin with, the store will only sell to Customers in the same county.
   

   This page describes the configuration work that is required before being able to use Tax Templates (all settings are in the Nominal Ledger unless specified otherwise):
   

   1. In the Transaction Settings setting, select the Use Tax Templates for Tax Calculation option:
      

      

      Selecting this option will have two effects:
      
      1. Tax will be calculated using Tax Templates, instead of using VAT Codes directly.
         

      2. A Tax Template field ("T-Cd") will appear in all Sub System transactions (e.g. in Sales and Purchase Invoices) instead of the VAT Code field ("V-Cd").
      
      
   2. In the VAT Codes setting, enter separate rows for each tax. In this example, two rows are needed for the two standard taxes (the state tax and the county tax):
      

      

      The county tax is only payable on the first 5000.00 of a large sale. To cater for this, enter 5000.00 as the Max. Amount on flip F and, using 'Paste Special', enter "Amount in Range" as the Tax Calculation Rule:
      

      

      If there are other taxes in addition to the standard ones, enter them in separate rows in the setting. In the example illustrated below, we have entered a tax on prepared food and a zero-rated tax for exempt Items:
      

      

      As all these taxes will only be applied to sales, we have only specified Output Accounts.
      

   3. The next step is to create the Tax Templates that will calculate the tax when you make a sale. The Tax Template illustrated below is suitable for Items that will be taxed at the standard rate:
      

      

      We will use this Tax Template to apply the state tax and the county tax to the sales of most Items. If some Items (e.g. prepared food or tax-exempt Items) will be taxed differently, create separate Tax Templates containing the appropriate combination of VAT Codes:
      

      

   4. The next step is to specify when each Tax Template will be used in a sales transaction (i.e. in a Quotation, Order or Invoice).
      

      When you specify an Item in a sales transaction, the Tax Template will be chosen as follows:
      

      1. The Sales Tax Template specified in the Contact record for the Customer will be used.
         

      2. The Tax Template will be taken from the appropriate row for the Item or Item Group in the Customer's Price List.
         

      3. It will be taken from the Item record.
         

      4. It will be taken from the Item Group to which the Item belongs.
         

      5. The Tax Template on the ' Sales' card of the Account Usage S/L setting will be used.
      
      As the "ITNORMAL" Tax Template from the previous step is intended to be used in most sales, we will set it as the default in the Account Usage S/L setting:
      

      

      If some Items (e.g. prepared food or tax-exempt Items) will be taxed differently, specify the relevant Tax Templates in the Item Group or Item records.
      

      

      If a Customer will be taxed differently, specify the relevant Tax Template in the Contact record for that Customer (in the Sales Tax Temp. field on the 'Company' card). Usually you would only specify a Tax Template in the Contact record for a Customer if you need that Tax Template to be used to calculate taxes in every Invoice issued to the Customer (e.g. if the Customer holds a certificate of tax exemption).
      

      

      In this example, we are using the "EXEMPT" Tax Template both for exempt Items and exempt Customers. You could use different Tax Templates if you need to separate these sales in reports.
      

   5. In the Nominal Ledger Transaction that is created when you mark an Invoice or Purchase Invoice as OK and save, the appropriate VAT Code will be copied to the V-Cd or T-Cd field in each Transaction row posting to a Sales or Cost Account. If you are using Tax Templates, there will usually be more than one VAT Code that can be copied in this way as a Tax Template can contain several VAT Codes.
      

      The final configuration step is to use the VAT Code on Transaction rows setting to specify which VAT Codes will be copied to the Transaction rows posting to Sales and Cost Accounts. For ease and flexibility in reporting, it is recommended that you choose the All VAT Codes option as shown in the illustration below:
      

      

   Tax Template Examples:
   

   • Introduction
     

   • Configuration
     

   • Using a Tax Template in an Invoice
     

   • Defining the VAT Report
     

   • Selling a Tax-Exempt Item
     

   • Selling to a Different Tax Jurisdiction
     

   • Store Has More Than One Branch

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfer
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Object Type Control
     

   • Object Types
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Descriptions
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Sub Systems
     

   • Tax Reports
     

   • Tax Templates
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   Tax Templates - Workflow and Examples - Using a Tax Template in an Invoice

   This example describes using Tax Templates to collect and report sales tax.
   

   The example is based on a store in a county where sales are subject to two taxes: the state sales tax (6%); and a county tax (1%). To begin with, the store will only sell to Customers in the same county.
   After following the configuration steps, you will be able to enter an Invoice. Follow these steps:
   

   1. When you create an Invoice and specify an Item, a Tax Template will be brought in to the T-Cd field on flip B, and the tax value will be shown in the Tax field in the footer:
      

      

      In this example, the Tax Template is the default Tax Template, brought in from the Account Usage S/L setting (step 4 on the Configuration page).
      

   2. If you need to see how the tax value is calculated, select 'Open Tax Matrix' from the Operations menu (Windows/Mac OS X) or Tools menu (iOS/Android). A new window will be opened, displaying the tax calculation, as follows:
      
      • If you place the insertion point in an Invoice row, the function will display the tax calculation for that row.
        

      • If you place the insertion point in a header field, the function will display the tax calculation for the Invoice as a whole.
      
      

      

   3. When you mark the Invoice as OK and save, a Nominal Ledger Transaction will be created in which the tax will be credited to the Output Accounts specified in each VAT Code:
      

      

      Although not fully visible in the illustration, the T-Cd field in row 2 contains "C10,STA". As we selected the All VAT Codes option in the VAT Code on Transaction rows setting (step 6 on the Configuration page), every VAT Code applying to the sale will be copied to this field.
      

      For clarity, we also selected the Add VAT Code to VAT A/C rows option in the Transaction Settings setting in step 1 on the Configuration page. The effect of this is that the relevant VAT Codes will also be copied to the T-Cd field in rows 3 and 4.

   Tax Template Examples:
   

   • Introduction
     

   • Configuration
     

   • Using a Tax Template in an Invoice
     

   • Defining the VAT Report
     

   • Selling a Tax-Exempt Item
     

   • Selling to a Different Tax Jurisdiction
     

   • Store Has More Than One Branch

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfer
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Object Type Control
     

   • Object Types
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Descriptions
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Sub Systems
     

   • Tax Reports
     

   • Tax Templates
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   Tax Templates - Workflow and Examples - Defining the VAT Report

   This example describes using Tax Templates to collect and report sales tax.
   

   The example is based on a store in a county where sales are subject to two taxes: the state sales tax (6%); and a county tax (1%). To begin with, the store will only sell to Customers in the same county.
   

   After following the configuration steps and entering an Invoice, the next step is to define the VAT Report.
   

   Before producing a VAT Report for the first time, you should specify how the figures in the report will be calculated and format the report so that it suits your specific requirements. This is known as "Defining" the VAT Report: a full description is here. An example report definition is illustrated below:
   

   

   Each row in the definitions list will cause a line to be printed in the VAT Report, as shown in the illustration below:
   

   

   In more detail the calculations in the report definition are as follows:
   

   Row 1	-result("40000:49999")	The RESULT command will print the net change in a specified Account or Accounts over the report period i.e. the net amount posted to the Account. Accounts 40000:49999 are the Sales Accounts. This row will therefore print the total value of sales made during the report period. Sales figures are stored as negative figures in Standard ERP, so the negative sign will convert them to positive.
   Row 2	-vatresult("40000:49999","STA")	The VATRESULT command will print the net amount posted with a specified VAT Code to a specified Account or Accounts. This row will therefore print the total value of sales made with the "STA" VAT Code (i.e. the VAT Code representing the state tax). In other words, this row prints the total value of taxable sales.
   Row 3	-result("23000+23010+23017")	This row will print the total sales tax payable on sales made during the report period, calculated from three Accounts: 23000, the output Account for state tax; 23010, the output Account for county tax; and 23017, the output Account for the prepared food tax (not used in this example).
   Row 4	-result("23010")	23010 is the output Account for county tax, so this row prints the total county tax on sales made during the report period.

   
   Tax Template Examples:
   

   • Introduction
     

   • Configuration
     

   • Using a Tax Template in an Invoice
     

   • Defining the VAT Report
     

   • Selling a Tax-Exempt Item
     

   • Selling to a Different Tax Jurisdiction
     

   • Store Has More Than One Branch

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfer
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Object Type Control
     

   • Object Types
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Descriptions
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Sub Systems
     

   • Tax Reports
     

   • Tax Templates
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   Tax Templates - Workflow and Examples - Selling a Tax-Exempt Item

   This example describes using Tax Templates to collect and report sales tax.
   

   The example is based on a store in a county where sales are subject to two taxes: the state sales tax (6%); and a county tax (1%). To begin with, the store will only sell to Customers in the same county.
   

   Please refer here for a list of the configuration steps.
   

   In this part of the example, we will sell an Item that is exempt from tax. We created a suitable "EXEMPT" Tax Template in step 3 on the Configuration page and assigned it to an Item Group for tax-exempt Items in step 4.
   

   

   1. When you create an Invoice and specify an Item, a Tax Template will be brought in to the T-Cd field on flip B. In this example, as we are selling an Item that is exempt from tax, the "EXEMPT" Tax Template will be brought in from the Item Group to which the Item belongs:
      

      

      It might be that we sell a taxable Item but the sale is not taxable (e.g. the Customer holds a certificate of tax exemption, or is purchasing the Item for resale). If all sales to the Customer are tax-exempt, we would specify the "EXEMPT" Tax Template in the Contact record for the Customer as illustrated in step 4 on the Configuration page, and the Invoice would be the same as illustrated above. Otherwise (i.e. if we have not specified the "EXEMPT" Tax Template for the Customer, because only some sales to the Customer are tax-exempt) we would need to change the Tax Template in the Invoice row as appropriate.
      

   2. In the Nominal Ledger Transaction that results from the Invoice, no tax will be included, while the "EX" VAT Code will be assigned to the posting to the Sales Account:
      

      

   3. In this next step, we will add a row to the VAT Report Definition to print the value of tax-exempt sales during the report period:
      

      

      
      

      Row 2

      -vatresult("40000:49999","EX")

      This row will print the total value of sales made with the "EX" VAT Code (i.e. the VAT Code representing exempt sales). In other words, this row prints the total value of tax-exempt sales.

      
      This is the resulting report:
      

      

   Tax Template Examples:
   

   • Introduction
     

   • Configuration
     

   • Using a Tax Template in an Invoice
     

   • Defining the VAT Report
     

   • Selling a Tax-Exempt Item
     

   • Selling to a Different Tax Jurisdiction
     

   • Store Has More Than One Branch

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfer
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Object Type Control
     

   • Object Types
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Descriptions
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Sub Systems
     

   • Tax Reports
     

   • Tax Templates
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   Tax Templates - Workflow and Examples - Selling to a Different Tax Jurisdiction

   This example describes using Tax Templates to collect and report sales tax.
   

   The example is based on a store in a county where sales are subject to two taxes: the state sales tax (6%); and a county tax (1%). So far, the store has only sold to Customers in the county where it is located. In this county, the county tax is 1%. In this next example, the store will start making deliveries to Customers in counties where the county tax is a different percentage.
   

   Depending on the state, sales tax on out-of-county sales can be charged in one of three ways:
   

   1. The store must charge county tax at the rate in the Customer's location.
      

   2. The store must charge the taxes that are common to the Customer's location and the store's location (for example, the store must charge state tax because this is common to both locations, but not county tax).
      

   3. The store must charge county tax at the rate in the store's location.

   In main part of this example, we will describe situation (i). For situation (ii), please refer to step 12 below. For situation (iii), the store can continue as described in the previous examples.
   

   The change in circumstances requires some configuration work. Follow these steps:
   

   1. The first step is to select the Combine Tax Templates from Items and Contacts option in the Transaction Settings setting:
      

      

   2. In the VAT Codes setting, enter separate rows for each county tax rate, with Max. Amounts on flip F if necessary. In some states, it is only necessary to enter rows for each rate, it isn't necessary to enter rows for each county:
      

      

      In this example, we have entered a different Output Account for each county tax. This will help with reporting.
      

   3. Return to the Tax Template that you created in step 3 on the original Configuration page and add the county taxes:
      

      

      In the Tax Template, list every tax that can be charged on the sale of an Item. If you have more than one Tax Template because you sell Items that are taxed at different rates (e.g. prepared food), add the various county taxes to those Tax Templates as well.
      

      

      These Tax Templates will be termed "Item Tax Templates" in this description.
      

   4. Create new Tax Templates for each county tax rate. In some states, it is only necessary to enter Tax Templates for each rate, it isn't necessary to enter them for each county. Each of these Tax Templates should contain the state tax and the appropriate county tax. If you have any special tax rates (e.g. for prepared food), include them in these Tax Templates as well:
      

      

      These Tax Templates will be termed "Customer Tax Templates" in this description.
      

   5. In the Contact records for each Customer that is located in a different county to the store, specify the relevant Customer Tax Template in the Sales Tax Temp. field on the 'Company' card:
      

      

   6. Enter a record in the Contact register to represent the store. On the 'Company' card, specify the Sales Tax Template representing the location of the store:
      

      

   7. The Local Machine setting in the User Settings module contains some settings specific to a particular client machine (e.g. to a particular terminal or till). On each client machine in the store, open the Local Machine setting and specify the Contact record from step 6 above in the Branch field:
      

      

   This completes the configuration work. Proceed now as follows:
   

   8. When you enter an Invoice and specify an Item, the Combine Tax Templates from Items and Contacts option (step 1 above) will mean that at least two Tax Templates will be shown in the T-Cd field on flip B: a Customer Tax Template and an Item Tax Template. The Customer Tax Template will be chosen as follows:
      
      1. If the Customer is in the same county as the store, the Customer will not have its own Tax Template. Instead the Customer Tax Template will be taken from the Contact record specified as the Branch in the Local Machine setting (steps 6 and 7 above).
         

      2. If the Customer is in a different county to the store, the Customer will have its own Tax Template (step 5 above) and this will be used in the Invoice. This is illustrated below:
         

         

   9. Opening the Tax Matrix from the Operations menu shows that the tax will be calculated using the VAT Codes that are common to both Tax Templates:
      

      

      Because the Item Tax Template contains every county tax rate and the Customer Tax Template only contains the appropriate county tax rate for the Customer, selecting the VAT Codes that are common to both Tax Templates means that the correct one(s) will be picked in every sales transaction.
      

   10. In the Nominal Ledger Transaction that will result from the Invoice, the tax will be credited to the Output Accounts specified in each VAT Code. Although not fully visible in the illustration, the T-Cd field in row 2 will contain "C15,STA":
       

       

   11. In this next step, we will add two more rows to the VAT Report Definition. Row 6 will print the value of sales made to counties where there is no county tax, and row 7 will print the value of sales where the county tax is different to the rate applying in the county where the store is located. Both rows use the VATRESULT command to print the total value of sales made during the report period with particular VAT Codes, and thus illustrate again the value of using the All VAT Codes option in the VAT Code on Transaction rows setting (step 5 on the Configuration page). We also increased the range of Accounts in rows 4 and 5 to include all the county tax Accounts:
       

       

       This is the resulting report:
       

       

   12. As mentioned at the beginning of this section, in some states stores should charge the taxes that are common to both the Customer's location and the store's location. For example, a store should charge state tax because this is common to both locations, but not county tax.
       

       In this situation, the configuration work is broadly the same as described in steps 1-7 above, with one exception: do not follow step 5 (i.e. do not specify Sales Tax Templates in the Contact records for out-of-county Customers).
       

       Instead, create records in the Delivery Addresses setting in the Sales Orders module for each Customer's Delivery Address(es). Specify the relevant Customer Tax Template in these Delivery Address records.
       

       

       As each Customer does not have a Tax Template, when you create an Invoice, the Customer Tax Template will be taken from the Contact record specified as the Branch in the Local Machine setting (steps 6 and 7 above). If a Customer has a Delivery Address in a different county to the store and you specify this Delivery Address in the Invoice, the Tax Templates from the Branch and from the Delivery Address will both be copied to the Invoice. This will mean that each Invoice row will have three Tax Templates, including the Item Tax Template. Tax will be calculated using the VAT Codes that are common to all three Tax Templates (usually this will mean that tax will only be calculated using the VAT Code that represents state tax, together with any special taxes that might apply, such as the tax on prepared foods). The key factor is that there are no Tax Templates in the Contact records for the Customers. This ensures that the Branch Tax Template will always be used, together with the Delivery Address Tax Template when appropriate.

   Tax Template Examples:
   

   • Introduction
     

   • Configuration
     

   • Using a Tax Template in an Invoice
     

   • Defining the VAT Report
     

   • Selling a Tax-Exempt Item
     

   • Selling to a Different Tax Jurisdiction
     

   • Store Has More Than One Branch

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfer
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Object Type Control
     

   • Object Types
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Descriptions
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Sub Systems
     

   • Tax Reports
     

   • Tax Templates
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   Tax Templates - Workflow and Examples - Store Has More Than One Branch

   This example describes using Tax Templates to collect and report sales tax.
   

   The example has so far been based on a store in a county where sales are subject to two taxes: the state sales tax (6%); and a county tax (1%). In this final example, a second store will be opened in a county where the county tax is 1.5%.
   

   This development again requires some configuration work:
   

   1. Enter separate records in the Contact register for each store or other sales location (these are given the term "Branch" in Standard ERP). On the 'Company' card, specify the Sales Tax Template representing the location of the Branch. On the 'Accounts' card, specify a unique Sales Object for each Branch:
      

      

   2. The Local Machine setting in the User Settings module contains some settings specific to a particular client machine (e.g. to a particular terminal or till). On each client machine in each Branch, open the Local Machine setting and specify the relevant Contact record from step 1 above in the Branch field:
      

      

      The effect of this is that every sales transaction recorded on any client machine in a particular Branch will be marked with the Object representing that Branch. This will make it possible to keep the transactions separate in reports.
      

   3. For tax reporting purposes, you need the Branch Object to be assigned to the rows in the Nominal Ledger Transaction in which tax is credited to the Output Accounts. Select the Objects on VAT Account option on the 'VAT / Tax' card in the Account Usage S/L setting in the Sales Ledger:
      

      

      If you only have one Branch, it is recommended that you select the Objects on Tax Account option if you are planning more Branches in the future. This will mean that past Transactions will be compatible with the multi-Branch structure when it is implemented. This has been done in these examples.
      

   4. When a Customer walks into one of the stores, they should be charged sales tax at the rate applying in the city or county where the store is located. So, there is no need to specify a Sales Tax Template in the Contact records for such Customers, especially if they are likely to be Customers in more than one store. In an Invoice, this will mean the Customer Tax Template will be taken from the Branch, so tax will be charged at the rate applying in the location of the Branch.
      

      The calculation of sales tax on Items that are delivered out-of-county can vary, depending on the state:
      

      1. If the store must charge county tax at the rate in the Customer's location, specify a Sales Tax Template in the Contact records for out-of-county Customers. In an Invoice, this will mean the Customer Tax Template will be taken from those Contact records, so tax will be charged at the rate applying in the location of the Customer.
         

      2. If the store must charge the taxes that are common to the Customer's location and the store's location (for example, the store must charge state tax because this is common to both locations, but not county tax), do not specify a Sales Tax Template in the Contact records for out-of-county Customers. Instead, create records in the Delivery Addresses setting in the Sales Orders module for each Customer's Delivery Address(es). Specify the relevant Customer Tax Template in these Delivery Address records (as described above in step 12 on the Selling to a Different Tax Jurisdiction page).
         

      3. If the store must charge county tax at the rate in the store's location, steps 1-3 above still apply, but do not assign Sales Tax Templates to Customers or Delivery Addresses unless the Customer will be taxed differently to the norm (e.g. if the Customer holds a certificate of tax exemption).

   This completes the configuration work. Proceed now as follows:
   

   5. When you create an Invoice on a client machine in the either store, the relevant Object will be brought in. In this case, the Invoice is being created in the second store:
      

      

      In this example, a walk-in Customer is charged tax at the local rate for the second store:
      

      

   6. In the resulting Nominal Ledger Transaction, having selected the Objects on VAT Account option in the Account Usage S/L setting (step 3 above), the Branch Object will be assigned to the postings to the state and county tax Accounts (as well as to the Sales Account):
      

      

   7. You will probably need to define separate VAT Reports for each Branch. In our example, row 7 will be different for each store, as this row will print the value of sales where the county tax is different to the rate applying in the county where the store is located:
      

      

   8. When running the report for a particular store, enter the relevant Branch Object in the specification window:
      

      

      The report will be compiled from Transaction rows with the specified Object (i.e. it will display figures for the store that corresponds to the specified Object):
      

      

   Tax Template Examples:
   

   • Introduction
     

   • Configuration
     

   • Using a Tax Template in an Invoice
     

   • Defining the VAT Report
     

   • Selling a Tax-Exempt Item
     

   • Selling to a Different Tax Jurisdiction
     

   • Store Has More Than One Branch

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfer
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Object Type Control
     

   • Object Types
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Descriptions
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Sub Systems
     

   • Tax Reports
     

   • Tax Templates
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   Transacciones Impositivas

   Esta opción se utiliza en Rusia. Por favor, consulta tu representante HansaWorld local para detalles.

   Campos Transacciones Impositivas

   Esta opción se utiliza en Rusia. Por favor, consulta tu representante HansaWorld local para detalles.

   Mapas Transacciones Impositivas

   Esta opción se utiliza en Rusia. Por favor, consulta tu representante HansaWorld local para detalles.

   Opciones Transacciones Impositivas

   Esta opción se utiliza en Rusia. Por favor, consulta tu representante HanaWorld local para detalles.

   Modelos de Transacciones - Cuentas

   Esta opción te brinda un método alternativo para ingresar Asientos. Este método se utiliza comúnmente en Dinamarca. El Procedimiento es el siguiente:
   

   1. Este primer paso es opcional. Abre la opción ‘Modelos de Transacciones – Cuentas’ (desde la lista de Opciones en el módulo Contabilidad) y especifica hasta cuatro Cuentas cuyos balances desees que sean visibles cada vez que ingreses un Modelo de Transacción. Podrás ingresar un registro para cada usuario en esta opción.
      

      

      Utiliza ‘Pegado Especial’ para escoger la Persona y las cuatro Cuentas.
      

   2. El siguiente paso es ingresar propiamente el Modelo de Transacción. Para esto podrás utilizar varios métodos. En todos los casos, el Modelo de Transacción deberá se equilibrado antes de guardarlo (ej. la cifra en al campo Total ubicado al pie de ventana, deberá ser 0.00). Los distintos métodos son:
      
      1. Podrás ingresar lo registros diarios en líneas separadas. En el ejemplo de abajo, la Cuenta 355 será debitada y la Cuenta 700 será abonada. Podrás elegir las Cuentas usando ‘Pegado Especial’.

   

   En este ejemplo, se ha cargado un Código IVA automáticamente desde el registro de Cuenta cuando ingresamos la Cuenta 355. También es posible ingresar manualmente un Código IVA. Si existe un Código IVA, el monto en esa línea (145.00 en el ejemplo), deberá incluir IVA.
   

   En un Modelo de Transacción más complejo y con muchas líneas, podrás ingresar un monto equilibrado colocando el cursor en una de las líneas y seleccionando ‘Equilibrar Asiento’ desde el menú Operaciones. El valor de Debe o Haber en esa línea cambiará para asegurar que el Modelo de Transacción esté en equilibrio.

   2. Si dos registros diarios se equilibran exactamente, podrás ingresar ambos en una sola línea:

   

   En este ejemplo, el monto se encuentra en el campo Debe. Esto significa que será debitado de la Cta. (Cuenta 355 de la ilustración) y abonado a la Cta. 2 (Cuenta 700 de la ilustración). Si el monto estuviere en el campo Haber, entonces se abonaría la Cta. 355 y se debitaría de la Cta. 2. Puedes elegir la Cta. 1 y la Cta. 2 usando ‘Pegado Especial’.
   

   Como en el ejemplo (i), un Código IVA fue cargado automáticamente desde el registro de Cuenta cuando ingresamos la Cuenta 355. Es también posible ingresar manualmente un Código IVA. Si existe un Código IVA, el monto en esa línea (145.00 en el ejemplo), deberá incluir IVA. Si una de las Cuentas tiene un Código IVA, tienes que ingresar esta Cuenta en el campo Cta, (no en el campo Cta.2). Si ambas Cuentas tienen Códigos IVA, utiliza el método (i).
   

   Si el Modelo de Transacción afecta la Cuenta Banco o Efectivo, podrás ingresar esa Cuenta en el campo Cta. 2 (como arriba); o podrás ingresar la Forma de Pago apropiada en al campo FP usando ‘Pegado Especial’. Así se colocará automáticamente la Cuenta pertinente en el campo Cta.2 (proveniente de la Forma de Pago:

   

   Detengámonos en los diferentes balances de Cuenta arriba de la matriz (en función a las Cuentas Banco y Efectivo de las dos anteriores ilustraciones); éstos son cifras de balance para las cuatro Cuentas especificadas en la opción ‘Modelos de Transacciones – Cuentas’ (paso 1). Estas cifras de balance incluyen el Modelo con el que estás trabajando, aunque no se haya guardado todavía. Las cifras se actualizarán a medida que vayas agregando o cambiando detalles en las líneas. En este caso, los balances reflejan al cambio desde la Cuenta Banco a la Cuenta Efectivo en el campo Cta.2.
   
   3. Si necesitas registrar un monto en Moneda, puedes utilizar cualquiera de los dos métodos descritos anteriormente. Si ambos lados del Asiento se encuentran en Moneda, deberás utilizar el método (i). Si un lado del Asiento se encuentra en Moneda y utilizas el método (ii), deberás ingresar la Cuenta Moneda en el campo Cta.
      

      Después de ingresar la Fecha de Asiento y la Cuenta Moneda, ve hacia la pestaña D y especifica la Moneda. El Tipo de Cambio en función a la Fecha de Asiento se carga solo. Ingresa un monto en el campo Mon. D (Moneda Debe) o Mon. C (Moneda Haber) según sea apropiado. De este modo, se colocará un monto convertido a tu Moneda local en el campo Base 1D o Base 1C.

   

   4. Puedes utilizar Modelos de Transacciones para saldar las Facturas de Compra o Venta. Primero, ingresa la Forma de Pago adecuada en al campo FP (usa ‘Pegado Especial’). Así, se colocará automáticamente la Cuenta Banco o Efectivo pertinente en el campo Cta.2 (proveniente de la Forma de Pago). Luego, en la pestaña C coloca “C” en al campo T (Tipo)(en caso de estar recibiendo un pago contra una Factura de Venta) o coloca “S” (si estás emitiendo un pago contra una Factura de Compra). Utiliza ‘Pegado Especial’ desde el campo Factura para escoger un Factura abierta. El valor pendiente (sin pagar) de la Factura será colocado en el campo Haber (en caso de Facturas de Ventas); o en el campo Debe (en caso de Facturas de Compra) dentro de la pestaña A. Podrás enmendar esta cifra si fuese necesario.

   3. Una vez estando seguro que el Modelo de Transacción está completo y correcto, apruébalo tildando la casilla OK, luego guárdalo. Entonces, se generará un Asiento Contable cuya nomenclatura no será modificable en lo posterior. Podrás abrir el Asiento desde el Modelo de Transacción seleccionando ‘Abrir Asiento Contable’ desde el menú Operaciones.
      

   4. El Asiento ejemplificado más abajo indica que fue generado desde el Modelo de Transacción ilustrado en el paso 2i (arriba) (y la que está en el paso 2ii crearía un Asiento idéntico). En el entendido que la Cuenta 355 poseía un Código IVA; éste IVA ha sido calculado usando el porcentaje especificado en ese Código IVA. En el entendido que la Cuenta 355 sea un Cuenta de Gasto, el IVA será registrado en la Cuenta de Crédito IVA especificada en el Código IVA. Si utilizáramos una Cuenta de Ingreso, el IVA se registraría en la Cuenta Débito IVA. Por otro lado, el Texto del encabezado en el Asiento, se copia desde el Comentario en el encabezado del Modelo de Transacción.

   

   El Número de Asiento se vuelve a copiar en el campo No. Trans. dentro de cada línea en el Modelo de Transacción:

   

   4. Si apruebas una Modelo de Transacción y luego descubres que contiene un error, debes duplicarla pulsando el botón [Duplicar]. Luego, selecciona ‘Invertir Debe Haber’ en el menú Operaciones. Así, todos los valores de Debe serán trasladados y se volverán Haberes; y todos los valores de Haber serán trasladados y se volverán Debe. Alternativamente, puedes utilizar el comando ‘Cambiar Signo’ en el menú Operaciones. Este comando cambiará el signo (negativo a positivo; positivo a negativo) de todos los montos Debe y Haber en el Modelo de Transacción. De todos modos, cuando apruebes este segundo Modelo de Transacción, cancelarás efectivamente la plantilla que contiene el error.
      

   5. Cuando gustes, mientras ingresas un Modelo de Transacción, podrás producir un informe Mayor listando los anteriores registros hacia una de las Cuentas del Modelo de Transacción. Los registros anteriores listados en el informe, serán aquellos realizados durante el primer periodo de la opción Periodos de Informe en el módulo Sistema. Para hacer esto, coloca el cursor en el campo Cta. o Cta2 y luego selecciona ‘Informe Mayor’ desde el menú Operaciones. Así, se abrirá un informe Mayor en función a la Cuenta en ese campo.

   
   

   Opciones Asientos

   Esta opción contiene algunas alternativas variadas que controlan el comportamiento de diversos aspectos en la pantalla del Asiento.
   

   

   Avisar con Montos Inusuales
   

   Cuando se defina Cuentas utilizando el registro Cuentas (disponible desde los módulos Contabilidad y Sistema), se deberá especificar si cada Cuenta se utilizará normalmente en el lado de Haber del Asiento, o en el lado Debe, o en ambos. En caso de Cuentas que se usen normalmente sólo en un lado (por ejemplo, Debe), se puede crear una advertencia para alertar en caso de realizar algún intento, en el ejemplo, a fin de abonar la Cuenta cuando se ingresa un Asiento. La advertencia no evitará el registro desde lugar de ejecución. Si deseas que aparezca esta advertencia, tilda esta opción.
   

   Usar Asientos Preliminares
   

   Esta opción hace que los Asientos continúen completamente corregibles, incluso después de haber sido guardados. Si se está utilizando está opción, su alcance puede ser delimitado utilizando el campo No Transacciones Preliminares en la opción Bloquear del módulo Sistema (el hecho de especificar una fecha en este campo, posibilitará la modificación solo de aquellos Asientos cuya Fecha después de esta fecha). Estos Asientos serán "preliminares"; los Asientos cuya Fecha esté sobre o antes de esa fecha, no serán modificables (ej. serán de estado ‘actual’)
   

   Cuando imprimas informes para un mes que no está bloqueado, el encabezado del informe indicará que el informe contiene Asientos Preliminares.
   

   Se debe bloquear los meses cronológicamente. No es posible cerrar asientos para Junio mientras Mayo está aún abierto. (Cuando un mes está bloqueado para Transacciones Preliminares, estará aún abierto para ingreso de Transacciones normales).
   

   Revisar Reglas de Contra Cuentas
   

   Las reglas contra cuentas son un medio de precisión para el ingreso de Asientos, así se puede ver fácilmente los registros de Haber que equilibran con los registros de Debe. Los siguientes ejemplos aclaran la subordinación a estas reglas:

   Eg	Cuenta	Debe	Haber
   1	110	1000
   	750		1000	OK
   2	110	1000
   	750		800
   	831		200	OK
   3	110	1000
   	120	200
   	750		1000
   	831		200	Incorrecto
   4	110	1000
   	750		1000
   	120	200
   	831		200	OK

   Utiliza estas reglas para asegurar que cada Asiento cumpla con estas reglas. En algunos países esto es obligatorio. Se te mostrará un mensaje de error en caso que intentes guardar un Asiento que no cumple con estas reglas.
   

   Si has tildado esta casilla y es necesario ingresar un Asiento que no está muy claro (ej. uno que no podrás guardar), deberás establecer contra cuentas manualmente utilizando la columna 'C. Cta' en la pestaña F del Asiento. Por favor, revisa la descripción acerca de la pestaña F en esta página para mayores detalles.
   

   Calcular Diferencias en Tasas
   

   Por favor, revisa la descripción de la pestaña E en esta página para mayores detalles sobre esta casilla.
   

   Descripción de Cta. en Idioma de Empresa
   

   Puedes utilizar la solapa 'Textos' de cada registro de Cuenta para ingresar varias traducciones de cada Nombre de Cuenta.
   

   Cuando hagas uso de una Cuenta en un Asiento o Simulación, el Nombre de la Cuenta será copiado en el campo Descripción. Esto se aplica tanto para Asientos creados por tí mismo (cargados en el registro Asientos) como para Asientos creados al aprobar un registro de Subsistema. Similarmente, cuando tu empleas una Cuenta en una Factura de Compra, el Nombre de Cuenta será copiado en el campo Descripción. Sin embargo, si la Factura de Compra posee un Idioma especificado en su solapa 'Otros', se copiará allí la traducción apropiada del Nombre de Cuenta.
   

   Cuando imprimas el Balance, el informe Mayor, el Estado de Resultados, el Diario de Asientos y el Balance de Prueba, podrás especificar el Idioma que deseas emplear. Las traducciones apropiadas del Nombre de Cuenta se imprimirán en el informe.
   

   Sin embargo, puede que se tome la decisión de utilizar una traducción particular por defecto (ej. en un Asiento o Simulación, en un Factura de Compra si el campo Idioma estuviera vacío, y en los cuatro informes mencionados, cuando éstos sean generados sin especificar el Idioma). Si deseas colocar el ajuste de Idioma por defecto, especifícalo en la opción Información de Empresa del módulo Sistema. Esto será ventajoso en una empresa que maneja varios Idiomas (y una versión multi-idioma de HansaWorld Entreprise). Es decir, que cuando desees que los Nombres de Cuentas en los Asientos contables estén en el mismo Idioma, podrás hacerlo con este procedimiento.
   

   Montos Negativos
   

   Cuando creas una Nota de Crédito de Venta o Compra, o un registro de Devolución de Mercaderías (sólo o para Proveedor), generalmente el Asiento invertirá los datos de la Factura original, de la Entrega o de la Recepción de Mercaderías. Por ejemplo, para el caso de la Nota de Crédito de Ventas, se abonará la Cuenta Deudor y se debitará de la Cuenta de Ventas y de la Cuenta Débito IVA. En cambiio si tildas esta casilla, los montos negativos serán registrados en el mismo lado como en el Asiento original. En el caso de la Nota de Crédito (ejemplo), los montos negativos serán debitados de la Cuenta Deudor y abonados a la Cuenta de Ventas y Débito IVA.
   

   Permitir Cambio de Fecha Trans.
   

   Todos los registros de Facturas, Recibos, Facturas de Punto de Venta y Pagos de Personal contienen campos separados para la fecha de registración y la fecha de transacción. En algunos países, estas fechas pueden ser diferentes mientras que en otros países deben ser las mismas. Por ejemplo, en algunos países la Fecha de Factura puede diferir de la Fecha de su Asiento. Esto querrá decir que habrá una diferencia en tus Libros de Venta y Mayor, la cual será visible cuando compares el informe Antiguos Deudores con la Cuenta Deudor. Utiliza esta opción si quisieses permitir el uso de fechas diferentes de registración y transacción.
   

   Agregar Cód. Iva a Filas de Cta. IVA
   

   En un Asiento creado al aprobar un registro de Subsistema (ej. una Factura o Factura de Compra), el código IVA apropiado será copiado en el campo Cód. IVA dentro de cada fila de Asiento que evoque a una Cuenta de Ventas o Costo. Sin embargo, por defecto este Código no se copiará en las filas que evocan una Cuenta IVA. En este sentido, si quieres que el Código IVA se copie también en estas filas, entonces tilda esta casilla. Esta casilla también se aplica a filas que registran IVA desde Gastos Varios, Ingresos y Egresos de Caja y también desde Recibos o Pagos si es que registran IVA. Esto ayuda cuando se reporta respecto al IVA; por favor, revisa la descripción de la Definición de Informe IVA para ver ejemplos.
   

   Enter & Return
   

   Cuando presiones la tecla Enter o Return estando en al campo 'Cuenta' de un Asiento, automáticamente el cursor se trasladará al campo Objeto y luego al campo Descripción. Tilda una o ambas casillas para hacer que el cursor salte estos campos (irá directo al campo Base 1 Debe si tidas ambas casillas). Aún así podrás llevar el cursor a estos campos pero usando el mouse o la tecla Tab.
   

   Mensaje en Nros. Transacciones fuera de Secuencia
   

   Utiliza esta opción si deseas recibir una advertencia en caso de ingresar un nuevo Asiento cuyo Número de Asiento no es mayor al número del anterior Asiento usado. Aún así podrás guardar el Asiento (asumiendo que el Número del nuevo Asiento no se usó todavía y asumiendo que presenta un Número de Serie válido).
   

   Objetos en Filas(todas)
   

   Pegado Especial    registro de Objetos, módulos Contabilidad/Sistema
   

   Si deseas que un Objeto se agregue automáticamente a cada Asiento, especifica ese Objeto aquí. Esto incluye filas de asientos en Transacciones creadas automáticamente al aprobar registros de Subsistema, o en Asientos creados por las funciones de Mantenimiento y en aquellos que ingresas personalmente en el registro de Asientos. En este último caso, el Objeto será colocado en la fila donde ingresas los montos de Debe y Haber.

   
   

   VAT Code Control

   This page describes the VAT Code Control setting in the Nominal Ledger.
   

   ---
   

   The VAT Code Control setting allows you to specify that you must assign a VAT Code to every posting to a particular Account. This can be a useful tool that will help ensure that VAT Reports will balance with the Nominal Ledger.
   

   To open the VAT Code Control setting, first ensure you are in the Nominal Ledger module. Then, if you are using Windows or macOS, click the [Settings] button in the Navigation Centre or use the Ctrl-S/⌘-S keyboard shortcuts and then double-click 'VAT Code Control' in the 'Settings' list. If you are using iOS or Android, select 'Settings' from the Tools menu (with 'wrench' icon) and tap 'VAT Code Control' in the 'Settings' list. The 'VAT Code Control: Inspect' window will open:
   

   

   Use each row to connect a VAT Code to an Account, a number of Accounts or a range of Accounts. Doing so will mean that whenever you post to one of the Accounts, you must assign the specified VAT Code to the posting. The VAT Code Control check will be carried out whenever you save a Nominal Ledger Transaction, and whenever you save a Sub System transaction (a record such as an Invoice, Purchase Invoice or Goods Receipt that will cause a Nominal Ledger Transaction to be generated).
   

   In the example illustrated above, we have specified that whenever we post to an Account between 100 and 199 (i.e. any of our Sales Accounts) or one between 200 and 299 (i.e. any of our Cost of Sales Accounts), it must be together with VAT Codes 1, 2 or 3. We will not be able to save the transaction if we have used any other VAT Code or not specified a VAT Code at all. In the first row in the illustration, we have listed our Sales Accounts individually, separated by commas. The VAT Code in this row is 1, setting up the requirement that a posting to a Sales Account must be accompanied by VAT Code 1. The VAT Code in the second row is again 1, but here we have entered our Cost of Sales Accounts as a range, with the first and last Accounts separated by a colon. You should not enter more than one range in a single row or mix a range with individual Accounts. Instead you should enter each range in a separate row with the same VAT Code (as we have done in rows 3 and 4 in the illustration). The example pictured is mainly illustrative: it would be more practical to use one large range for each VAT Code as shown in the last row.
   

   If necessary, you can use 'Paste Special' to choose the VAT Code and the Accounts. If you need to use 'Paste Special' to enter several Accounts, type the comma or colon before opening the 'Paste Special' list. This will cause the next Account to be added to those already entered. Otherwise, the previous Account will be overwritten.
   

   Click the [Save] button (Windows/macOS) or tap √ (iOS/Android) when you are done. Click the close box (Windows/macOS) or tap < (iOS/Android) if you wish to close the setting without saving any changes.
   

   If you use an Account in a transaction of any kind and forget to enter a VAT Code, the following alert will be shown when you try to save the record:
   

   

   If you enter a VAT Code that is not allowed by the VAT Code Control setting, the incorrect VAT Code will be included in the message:
   

   

   Press [OK] to close the message, and then enter one of the required VAT Codes.
   

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Classification Types
     

   • Account Classifications
     

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfer
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Codes
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub Systems
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Tag/Object Type Control
     

   • Tag/Object Types
     

   • Tax Reports
     

   • Tax Templates
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   VAT Code on Transaction Rows

   The VAT Code on Transaction rows setting is one that you will only need to use if you are using Tax Templates.
   

   In the Nominal Ledger Transaction that is created when you mark an Invoice or Purchase Invoice as OK and save, the appropriate VAT Code will be copied to the V-Cd or T-Cd field in each Transaction row posting to a Sales or Cost Account. If you are using Tax Templates, there will usually be more than one VAT Code that can be copied in this way as a Tax Template can contain several VAT Codes.
   

   The VAT Code on Transaction rows setting allows you to specify which VAT Codes will be copied to the Transaction rows posting to Sales and Cost Accounts. For ease and flexibility in reporting, it is recommended that you choose the All VAT Codes option as shown in the illustration below. In particular, when defining a Key Financial Ratios or VAT report, the All VAT Codes option will allow you to use the VATRESULT and VATBALANCE commands with any VAT Code.
   

   

   In the Invoice illustrated below, the Tax Matrix shows that the sale of an Item will be taxed using two taxes (i.e. two VAT Codes)—
   

   

   In the resulting Nominal Ledger Transaction, the VAT Code that will be copied to the T-Cd field in the Transaction row posting to the Sales Account will depend on the option chosen in this setting as follows—
   

   First VAT Code
   

   The first VAT Code in the Tax Matrix will be copied to the T-Cd field in the Transaction row posting to the Sales Account.
   

   

   All VAT Codes
   

   Every VAT Code in the Tax Matrix will be copied to the T-Cd field in the Transaction row posting to the Sales Account.
   

   

   No VAT Code
   

   No VAT Codes will be copied to the T-Cd field in the Transaction row posting to the Sales Account.
   

   

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfer
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Object Type Control
     

   • Object Types
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Descriptions
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Sub Systems
     

   • Tax Reports
     

   • Tax Templates
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   Cód. IVA

   Debido a las regulaciones impositivas en los distintos países, existen algunas obligaciones (cobrar o pagar IVA) con tasas diferentes dependiendo del Ítem en cuestión. Bajo esta lógica, es necesario también diferenciar lo que es comercio local, en Europa y externo. Para resolver esto, HansaWorld Enterprise hace uso de Códigos IVA mediante los que se define cualquier número de Código IVA con diferentes especificaciones de contabilidad.
   

   Luego de definir los Códigos IVA, éstos pueden ser asignados a Clientes, Proveedores y Cuentas de Venta y Compra individuales. Los Códigos IVA permiten que el sistema HansaWorld Enteprise use el porcentaje IVA correcto, registre el IVA para las Cuentas contables correctas y, finalmente provea estadísticas IVA. Los Códigos IVA estándar utilizados en el Reino Unido son proporcionados como parte del paquete contable de HansaWorld Enterprise.
   

   Para editar los Códigos IVA, haz doble clic a ‘Cód. IVA’ en la lista ‘Opciones’ para abrir la siguiente ventana:
   

   

   Para editar un Código IVA, simplemente modifica el dato que ha sido cargado en las diferentes columnas. Para agregar un nuevo archivo de Código IVA, deslízate hacia abajo hasta la primera línea vacía.
   

   - Pestaña A

   

   Cód.
   

   Todo Código IVA deberá estar identificado mediante un código único.
   

   % Excl.
   

   Especifica el porcentaje que se aplicará a la cifra, la cual excluye IVA al calcular el monto IVA.
   

   % Incl.
   

   Especifica el porcentaje que se aplicará a la cifra, la cual incluye IVA al calcular el monto IVA.
   

   Cta. Haber
   

   Pegado Especial    registro Cuentas, módulos Contabilidad/Sistema
   

   Especifica aquí las Cuentas a ser abonadas siempre que se use este Código IVA.
   

   En cualquier Asiento resultante de Facturas de Compra en la región de Europa, el IVA es debitado de la Cta. Debe del Código IVA; a su vez, es seleccionado y cargado a la Cta. Haber. Por tanto, se recomienda que un único Código IVA se use para IVA en comercializaciones de Europa; es decir, usando una Cuenta Haber que no se use en ningún otro Código IVA.
   

   Cta. I/S
   

   Pegado Especial    registro Cuentas, módulos Contabilidad/Sistema
   

   Esta columna se utiliza sólo si has tildado las casillas 'Reg. IVA Recibos' y/o 'Reg. IVA Solo en Anticipo' ubicadas en la solapa IVA&Imp de la opción 'Manejo Ctas. Ventas' (módulo Ventas). Éste será el caso para los usuarios de esquema IVA en efectivo del Reino Unido (se tildará ambas casillas); los usuarios en Polonia quienes posiblemente solo tengan que tildar la casilla ‘Reg. IVA Recibos’; y los usuarios residentes en los Estados Bálticos quienes posiblemente solo tilden la casilla ‘Reg. IVA Solo en Anticipo’.
   

   Si tildas la casilla ‘Reg. IVA Recibos', tu pasivo de Débito IVA se calcula desde tus Recibos, no desde tus Facturas. En este caso, la Cta. Haber será tratada como una Cuenta preliminar de Débito IVA la cual será abonada siempre que apruebes una Factura. Cuando la Factura esté pagada, el Asiento del Recibo incluirá un elemento IVA extra, al cual el IVA es trasladado como de la Cta. Haber hacia la Cta. I/S. Por tanto, así se llega a la Cuenta final de Débito IVA. La casilla 'Reg. IVA Recibos’ también registra el IVA desde los Recibos en Cuenta (Recibos sin ningún Número de Factura ni Número de Anticipo).
   

   Si tildas la casilla ‘Reg. IVA Solo en Anticipo’, el IVA se registrará desde los Recibos Anticipos (Recibos sin ningún Número de Factura, pero con un Número de Anticipo). Similarmente, el IVA será abonado a la Cta. I/S y debitado de la Cuenta IVA Anticipos especificada en la opción ‘Manejo de Ctas. Ventas’.
   

   En todos los casos, si un Código IVA particular no posee una Cuenta I/S, se utilizará en su lugar la Cuenta IVA de la solapa 'IVA&Imp.' en la opción ‘Manejo de Ctas. Ventas’.
   

   Si estas usando esta función, no olvides alterar la definición del Informe IVA para que éste utilice esta Cuenta y la Cuenta Haber
   

   Cta. Debe
   

   Pegado Especial    registro Cuentas, módulos Contabilidad/Sistema
   

   Especifica aquí la Cuenta IVA Crédito a ser abonada siempre que utilices este Código IVA en una transacción de compra.
   

   Cta. I/P
   

   Pegado Especial    registro Cuentas, módulos Contabilidad/Sistema
   

   Sólo deberás utilizar este campo cuando hayas tildado la casilla ‘Reg. IVA Solo en Anticipo’ y/o ‘Reg. IVA en Anticipos’ (solapa 'IVA&Imp.' - opción 'Manejo de Ctas. Ventas'). Este será el caso de los usuarios en Letonia y para usuarios de esquema IVA en efectivo en el Reino Unido. Los usuarios en Polonia sólo tendrán que tildar la casilla ‘Reg. IVA Solo en Anticipo’.
   

   Si tildas la casilla ???Reg. IVA Solo en Anticipo’, el valor del crédito IVA que puedas reclamar, será calculado en base a tus Anticipos, no en base a tus Facturas de Compra. En este caso, la Cta. Debe será tratada como una Cuenta preliminar de Crédito IVA, de la cual se debitará siempre que apruebes una Factura de Compra. Cuando pagues la Factura de Compra, el asiento del Anticipo incluirá un elemento IVA extra en el cual se trasladará al IVA desde la Cta. Debe hacia la Cta. I/P. Por tanto, así se llega a la Cuenta final de Crédito IVA. La casilla ‘Reg. IVA Solo en Anticipo’ también registra el IVA desde los Anticipos en Cuenta (Anticipos sin ningún Número de Factura y sin ningún Número de Anticipo).
   

   Si tildas la casilla ‘Reg. IVA en Anticipos’, el IVA será también registrado desde los Pagos de Anticipos (Anticipos sin ningún Numero de Factura, pero con un Número de Anticipo). El IVA será debitado de la Cta. I/P y abonado a la Cuenta IVA Anticipo que está especificada en la opción ‘Manejo de Cuentas de Compras'.
   

   En todos los casos, si un Código IVA particular no posee una Cuenta I/P, se utilizará en su lugar, la Cuenta IVA Anticipos especificada en la solapa 'IVA&Imp.' (opción 'Manejo de Ctas. Ventas').
   

   No olvides alterara la definición del Informe IVA para que éste pueda utilizar la Cuenta correcta y no la Cuenta Debe.
   

   Descripción
   

   La descripción ingresada aquí aparecerá en la lista Pegado Especial. Deberás asegurarte que existan los detalles suficientes para garantizar que se escoja siempre el Código IVA correcto.

   
   
   
   
   

   - Pestaña B

   

   % Imp. Cta. Imp., Imp. Mín.
   

   Estas tres columnas son muy útiles en situaciones donde es necesario aplicar un segundo impuesto como ser, impuesto ambiental para Facturas de Venta o Compra, y donde este impuesto se calcule como un porcentaje del valor de la Factura. Por lo general, este impuesto adicional es catalogado como ‘Impuesto Extra’. Si necesitas cobrar un impuesto adicional sólo en el lado de ventas – el cual está basado en el peso de los ítems vendidos – utiliza la opción Impuesto Ambiental en el módulo Ventas.
   

   Para agregar un Impuesto Extra a un Código IVA, ingresa el porcentaje impositivo en la columna ‘% Imp.’ y la Cuenta a ser abonada por el monto del impuesto en la columna ‘Cta. Imp.’ (utiliza ‘Pegado Especial???). Si existe un monto impositivo mínimo, ingresa esta cifra en la columna ‘Imp. Mín.’.
   

   De esta manera, el impuesto se aplicará cuando utilices un Ítem con un Código IVA junto con el Impuesto Extra en una Cotización, Orden de Compra/Venta, Mercadería Recibida o en Facturas de Compra o Venta. La Zona debe ser Local (dentro de Europa; registrando IVA) o Fuera de Europa (Registrando IVA). El monto impositivo aparecerá en el campo ‘Imp. Extra’ al pie de ventana en el asiento. También aparecerá en el campo 'Tot. Imp.' de la solapa 'Entrega’ en las Cotizaciones.
   

   El cálculo del Impuesto Extra tanto en Compras como en Ventas, se controla usando los radio botones en la sección ‘IMP’ dentro de la opción ‘Manejo de Cta. Ventas’ ('IVA&Imp.'). Se hará de la siguiente manera:
   

   Calcular IMP en Suma incl. IVA
   

   El monto impositivo será calculado desde el total de Asiento incluyendo IVA.

   Precio de Ítem	1000.00
   IVA (17.5%)	175.00
   Subtotal	1175.00
   IMP (10% del subtotal)	117.50
   Total	1292.50

   Calcular IMP en Suma excl. IVA
   

   El monto impositivo será calculado desde el total de Asiento excluyendo IVA

   Precio de Ítem	1000.00
   IVA (17.5%)	175.00
   Subtotal	1175.00
   IMP (10% del Precio Ítem)	100.00
   Total	1275.00

   Calcular IMP en Suma excl. IVA y calcular IVA en IMP
   

   El monto impositivo será calculado desde el total del Asiento excluyendo IVA, y el IVA será cargado en el monto de impuesto extra.

   Precio de Ítem	1000.00
   IVA (17.5%)	175.00
   Subtotal	1175.00
   IMP (10% del Precio Ítem)	100.00
   IVA en IMP	17.50
   Total	1292.50

   Aprecerá un sola cifra IVA de 1292.50 en la Factura y en el Asiento Contable.

   
   

   Si has especificado una cifra correspondiente a Impuesto Mínimo, no se impondrá ningún Impuesto Extra cuando éste impuesto calculado sea menor al impuesto mínimo. Por ejemplo, el % Imp. es 10 % y el mínimo es 100.00. Si compras o vendes un Ítem por 100.00, el Impuesto Extra será 10.00 (si lo estás calculando luego de haber activado el radio botón ‘Calcular IMP en Suma excl. IVA’). Esto será menor a la cifra mínima, así que el Impuesto Extra en la Factura estará en blanco y no se cargará ningún Impuesto Extra. Deberás comprar o vender Ítems con el mismo Código IVA con un valor de, al menos 1000.00 en la Factura, para incurrir con el Impuesto Extra. Notemos que el Impuesto Mínimo está en Moneda, así que incurrirás con el Impuesto Extra en Facturas cuyo valor sea 1000.00 dólares americanos o más; y aquellas cuyo valor sea 1000.00 libras británicas.
   

   Únicamente en el lado de ventas, si es que tienes un Cliente a quien no se le cobrarás Impuesto Extra, tilda la casilla ‘Sin Imp. Extra’ en la solapa 'Términos' del registro individual de Contacto perteneciente al Cliente. Si deseas cobrar Impuesto Extra a un Cliente pero con una tasa de descuento, utiliza la opción Reducciones sobre Percepciones de IVA de Cliente en el módulo Ventas. En el lado de compras, el Impuesto Extra siempre será calculado con la tasa completa para el Código IVA (sujeto al mínimo).
   

   Vtas. Reales
   

   Pegado Especial    Alternativas de posibles datos
   

   Deberás utilizar las alternativas que se despliegan desde esta columna (usando Pegado Especial) para cumplir requisitos específicos de ciertos informes. Así:
   

   -
   

   Escoge esta alternativa cuando el Código IVA no vaya a tener propiedades especiales
   

   Excluir de Informes Oficiales
   

   Escoge esta alternativa si las filas con este Código IVA (Facturas y Facturas de Compra), van a ser excluidas de los informes Ventas IVA Clientes y Compras IVA Proveedor respectivamente. Estos informes están diseñados para uso en Portugal. Nota: Únicamente usarás esta alternativa para Códigos IVA con tasa cero.
   

   Sin IVA
   

   Esta alternativa se utiliza por los informes de Libro Ventas y Libro Compras diseñados para uso en Rusia. Por favor, consulta tu representante HansaWorld local para más información.

   
   

   - Pestaña C

   

   Cta. Salida, Cta. Entrada
   

   Pegado Especial registro Cuentas, módulos Contabilidad/Sistema
   

   Estas columnas deben contener valores en caso de que vayas a utilizar la función de Mantenimiento ‘Crear Correcciones IVA Ventas??? (módulo Ventas) o ‘Crear Correcciones IVA Compras’ (módulo Compras).

   
   

   VAT Codes - Flip D

   This page describes Flip D of the VAT Codes setting. Please follow the links below for descriptions of the other parts of the setting:
   

   • Introduction
     

   • Flip A
     

   • Flip B
     

   • Flip C
     

   • Flip D
     

   • Flip E
     

   • Flip F

   ---
   

   

   Credit Outp A/C, Credit Inp A/C
   

   Paste Special    Account register, Nominal Ledger/System module
   

   By default, VAT from Invoices and Credit Notes will be posted to the Output VAT Account (on the sales side) and the Input VAT Account (on the purchase side) specified on flip A. If you would like VAT to be posted to different Accounts from Credit Notes, specify those Accounts here.

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfer
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Object Type Control
     

   • Object Types
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Descriptions
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Sub Systems
     

   • Tax Reports
     

   • Tax Templates
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes, including:
     
     • Flip A
       

     • Flip B
       

     • Flip C
       

     • Flip D
       

     • Flip E
       

     • Flip F
     
     
   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   VAT Codes - Flip E

   This page describes Flip E of the VAT Codes setting. Please follow the links below for descriptions of the other parts of the setting:
   

   • Introduction
     

   • Flip A
     

   • Flip B
     

   • Flip C
     

   • Flip D
     

   • Flip E
     

   • Flip F

   ---
   

   

   Tax Variance A/C
   

   Paste Special    Account register, Nominal Ledger/System module
   

   Please refer to the description of the Include in Total field below for details about this Account.
   

   Hotel WIP A/C
   

   Paste Special    Account register, Nominal Ledger/System module
   

   In the Hotel module, the 'Nightly Maintenance' Maintenance function has a Work in Progress Transaction option. This option will create a Nominal Ledger Transaction recording uninvoiced room occupation and extras, together with a second Transaction dated a day later that reverses the first Transaction. The VAT element in these Transactions will be posted to the Hotel WIP A/C specified for the relevant VAT Code. If a VAT Code does not have a Hotel WIP A/C, the VAT element will be posted to the Output A/C specified on flip A.
   

   Valid Until
   

   Paste Special    Choose date
   

   If a VAT Code is no longer used, enter here the last date when it was valid. In most countries, this is for information only, but in Portugal you must specify a date to satisfy a SAF-T reporting requirement.
   

   Include in Total
   

   Paste Special    Choices of possible entries
   

   This field will only be used if you are calculating tax using Tax Templates (i.e. if you are using the Use Tax Templates for Tax Calculation option in the Transaction Settings setting). If you are not using Tax Templates, each VAT Code will always behave as if this field has been set to "Tax included in Total".
   

   If you are using Tax Templates, you can use this field to specify whether VAT or other tax amounts calculated using the VAT Code will be included in the VAT and TOTAL fields in the footer of Sales and Purchase Invoices. The two options are:
   

   Tax included in Total
   

   Select this option if VAT or other tax amounts are to be included in the TOTAL field. You will use this option in the majority of VAT Codes.
   

   Tax not included in Total
   

   Select this option if VAT or other tax amounts are not to be included in the TOTAL field.
   

   This option will be useful in cases where VAT or other tax is not shown on an Invoice that you send or receive but where some VAT or tax accounting is required.
   

   An example situation where this option will be useful is an out-of-state purchase of a taxable Item in the US (i.e. the purchase of a taxable Item that you will use in the business and not resell). Depending on the state where the Supplier is located, the Supplier may send you an Invoice in which they do not charge you sales tax. If so, you will need to pay the Supplier the value of the Invoice, and you will also need to pay tax (use tax) to your own state.
   

   When entering such an Invoice as a Purchase Invoice, enter the amount to be paid to the Supplier in the TOTAL field in the header and in the Amount field in the row(s). In each row, choose a Tax Template that contains VAT Codes in which you have selected this Tax not included in Total option.
   

   In the Nominal Ledger Transaction that will be created from the Purchase Invoice, the use tax will be debited to the Input Accounts specified in each VAT Code and credited to the Tax Variance A/C specified in the field to the left. The postings to the Creditor Account and the Cost Account(s) will not include tax.
   

   You must specify a Tax Variance A/C in a VAT Code if you choose the Tax not included in Total option.

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfer
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Object Type Control
     

   • Object Types
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Descriptions
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Sub Systems
     

   • Tax Reports
     

   • Tax Templates
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes, including:
     
     • Flip A
       

     • Flip B
       

     • Flip C
       

     • Flip D
       

     • Flip E
       

     • Flip F
     
     
   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   VAT Codes - Flip F

   This page describes Flip F of the VAT Codes setting. Please follow the links below for descriptions of the other parts of the setting:
   

   • Introduction
     

   • Flip A
     

   • Flip B
     

   • Flip C
     

   • Flip D
     

   • Flip E
     

   • Flip F

   ---
   

   

   Min. Amount, Max. Amount
   

   Tax Calculation Rule
   

   Paste Special    Choices of possible entries
   

   These fields allow you to specify that VAT will be calculated on a proportion of a sales or purchase value. Choose an option in the Tax Calculation Rule field using 'Paste Special' as follows:
   

   Full Amount
   

   VAT will be calculated on the full sales or purchase value.
   

   Amount in Range
   

   VAT will be calculated on the part of the sales or purchase value that is between the Min. Amount and Max. Amount that you specify in the fields to the left.
   

   For example, if the Min. Amount is 100.00, the Max. Amount is 500.00 and the Excl. % is 5%, then VAT on 300.00 will be (300-100)*5% = 10.00.
   

   You do not need to specify both a Min. Amount and a Max. Amount. If you only specify a Min. Amount, VAT will only be calculated on values greater than or equal to that amount. If you only specify a Max. Amount, VAT will only be calculated on values lower than that amount.
   

   Skip Calculation
   

   VAT will not be calculated.

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfer
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • Liquidity Report Info
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Object Type Control
     

   • Object Types
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Descriptions
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Sub Systems
     

   • Tax Reports
     

   • Tax Templates
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes, including:
     
     • Flip A
       

     • Flip B
       

     • Flip C
       

     • Flip D
       

     • Flip E
       

     • Flip F
     
     
   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   VAT Declarations

   This page describes the VAT Declarations setting in the Nominal Ledger.
   

   ---
   

   The VAT Declarations setting is used in the following countries:
   

   Croatia
   

   Use the Tax Reports setting to create a VAT declaration in the correct format. You should also ensure the XML Schema Definitions setting in the System module contains a suitable XML Scheme for the VAT declaration. To submit a VAT declaration, add a new record to the VAT Declarations setting in which the Report Type is "Tax Report", specify the Code of the record in the Tax Report setting in the Report Code field and enter the period. Then select 'Calculate' from the Operations menu (Windows/macOS) or Tools menu (iOS/Android). Mark the record as OK, save and then select 'Export' from the Operations or Tools menu. Specify the XML Scheme in the subsequent specification window.
   

   Please refer to your local HansaWorld representatives for details using the Tax Reports and XML Schema Definitions settings.
   

   Finland
   

   Use the XBRL Reporting settings to create a VAT declaration in the correct format. Add separate records to the XBRL Reporting Elements setting for each element in the VAT declaration, and then use the XBRL Reporting Settings setting to connect these Elements to the definition of the VAT Report. You should only create a single record in the XBRL Reporting Settings setting, and the User Def. Report field in each row should contain "VAT2Rn". To submit a VAT declaration, you can either produce a VAT Report and use the [Submit VAT declaration electronically] text link in the report or you can add a new record to the VAT Declarations setting, enter the period and then select 'Calculate' from the Operations menu (Windows/macOS) or Tools menu (iOS/Android). In both cases, the result will be a VAT Declarations record formatted using the record in the XBRL Reporting Settings setting. Mark the record as OK, save and then select 'Export' from the Operations or Tools menu.
   

   Germany
   

   Use the XBRL Reporting settings to create a VAT declaration in the correct format. Add separate records to the XBRL Reporting Elements setting for each element in the VAT declaration, and then use the XBRL Reporting Settings setting to connect these Elements to the definition of the VAT Report. You should only create a single record in the XBRL Reporting Settings setting, and the User Def. Report field in each row should contain "VAT2Rn". To submit a VAT declaration, produce a VAT Report for a single calendar month and use the [Submit VAT declaration electronically] text link in the report. This will copy information from the report to a new record in the VAT Declarations setting. Select 'Send VAT Report' from the Operations menu (Windows/macOS) or Tools menu (iOS/Android) to submit the VAT Report. The VAT Declaration will be marked as OK automatically as confirmation that it has been sent successfully.
   

   Please refer to your local HansaWorld representatives for details about configuring Standard ERP to send VAT declarations electronically.
   

   Norway
   

   To submit a VAT declaration in Norway, produce a VAT or Skattemelding Report and use the [Submit VAT declaration electronically] text link in the report. This will copy information from the report to a new record in the VAT Declarations setting. Select 'Send VAT Report' from the Operations menu (Windows/macOS) or Tools menu (iOS/Android) to submit the VAT Report. Then, select 'Check Status' from the same menu to check whether the declaration was sent successfully. A Note will be attached to the record containing a status report. If declaration was sent successfully, the 'Check Status' function will mark the record as OK.
   

   You can prevent certain users from using the [Submit VAT declaration electronically] text link in the VAT and or Skattemelding Reports using Access Groups, by denying them access to the 'Sending Electronic VAT Declaration' Action.
   

   Please refer to your local HansaWorld representatives for details about configuring Standard ERP to send VAT declarations electronically.
   

   Poland
   

   To submit a VAT declaration in the UK, produce a VAT Report and use the [Create VAT Declaration]) text link in the report. This will copy information from the report to a new record in the VAT Declarations setting. After marking the record as OK and saving, the information in the record will be included in the export file created by the 'Unified Export' function in the Nominal Ledger if you run it using the VAT and Declaration options or the VAT, Correction and Specification and Declaration or Only Declaration options.
   

   Please refer to your local HansaWorld representatives for details about defining the VAT Report to use the format required by the 'Unified Export' function.
   

   UK
   

   To submit a VAT declaration in the UK, produce a VAT Report and use the [Submit VAT declaration electronically] text link in the report. This will copy information from the report to a new record in the VAT Declarations setting. After marking the record as OK and saving, select 'Submit VAT Report' from the Operations menu (Windows/macOS) or Tools menu (iOS/Android) to submit the VAT Report. Please refer here for an introduction to Making Tax Digital and Standard ERP and for a link to a full manual.

   Please refer to your local HansaWorld representatives for more details about using the VAT Declarations setting.
   

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Classification Types
     

   • Account Classifications
     

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfer
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Codes
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub Systems
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Tag/Object Type Control
     

   • Tag/Object Types
     

   • Tax Reports
     

   • Tax Templates
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual

   XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   This page describes the two XBRL Reporting settings in the Nominal Ledger.
   

   ---
   

   In some countries, companies need to present their official reports to the authorities in XBRL format. These reports must use an official taxonomy or structure. These two settings (XBRL Reporting Elements and XBRL Reporting Settings) allow you to map the report definitions in Standard ERP to the official taxonomy.
   

   After configuring these settings, you can produce official reports using the following options:
   

   • In Estonia, use the 'XBRL Report' export function. This will create reports from every record in the XBRL Reporting Settings setting and export those reports to a single file.
     

   • In Finland and Germany you will usually only need to produce VAT declarations in XBRL format. Work from the VAT Declarations setting or the VAT Report to produce VAT declarations.

   The two XBRL Reporting settings are described briefly below. For full details please refer to your local HansaWorld representative.
   

   Follow these steps:
   

   1. Use the XBRL Reporting Elements setting to list the XML codes (taxonomy elements) that are used in the official taxonomy. Add separate records to the setting for each taxonomy element:
      

      

      Code
      

      Enter a unique code for each Element. You can use up to ten alphanumeric characters, and you can change the Code after saving.
      

      XML Element
      

      The XBRL taxonomy codes (tags) of each Element.
      

      Field Name
      

      If the official authority offers a web interface through which reports can be submitted, enter here the field names for each Element in that interface.
      

      Field Type
      

      Paste Special    Choices of possible entries
      

      Specify the type of each Element as follows:
      

      Monetary
      

      The Element should contain a calculated value or a value that is used in a report. In Estonia, every Element should be Monetary.
      

      Text
      

      The Element should contain a hard-coded text string.
      

      Text Formula
      

      The Element should contain a non-numeric value that is stored in the database or specified in a VAT Declaration record.

      Report Type
      

      Paste Special     Choices of possible entries
      

      The Report Type will determine the value that will be used as the contextRef attribute in the Element when it is included in an export file created by the 'XBRL Report' export function (used in Estonia, step 5 below). The options in the 'Paste Special' list are:
      

      'Paste Special' option	contextRef attribute
      Balance Sheet	I_BAL
      Profit & Loss 1	D_PL1
      Profit & Loss 2	D_PL2
      Cash Flow 1	D_CF1
      Cash Flow 2	D_CF2
      VAT Report	D_VAT

      
      In all cases, the Code of the current Fiscal Year will be added to the contextRef as a suffix (e.g. I_BAL_2020).

   2. Use the XBRL Reporting Settings setting to map the fields listed in the XBRL Reporting Elements setting in step 1 to rows in user-defined reports (i.e. in the Balance Sheet, Profit & Loss and VAT reports). In Estonia, you should add a separate record to this setting for each user-defined report. The 'XBRL Report' export function (step 5 below) will create reports from every record in this setting and export those reports to a single file. In other countries (e.g. Finland and Germany), you should at least add a record to this setting for the VAT Report.
      

      

      Report Type
      

      Paste Special    Choices of possible entries
      

      Specify the type of report that the record represents.

      Use the matrix to list the elements in the report:
      

      Element
      

      Paste Special    XBRL Reporting Elements setting, Nominal Ledger
      

      Choose an XBRL Reporting Element from step 1.
      

      Field Name
      

      The Field Name of the XBRL Reporting Element will be brought in automatically.
      

      Field Type
      

      The Field Type of the XBRL Reporting Element will be brought in automatically.
      

      Formula
      

      If the Field Type is "Text Formula", the value of the report element will be calculated by a formula that you should enter in this field. The formula should be one of the following:
      

      CYVatNo
      

      Returns the VAT Reg. No. from the Company Info setting (in Finland only, returns the Reg. No. from the Company Info setting).
      

      ReportingPeriod
      

      Returns the period specified in the VAT Declaration record.
      

      ReportingPeriodType
      

      Returns "M", "Q" or "Y" depending on the duration of the period specified in the VAT Declaration record.
      

      ReportingPeriodTypeCode
      

      If the duration of the period specified in the VAT Declaration record is one month, returns the month number of the month in the period start date (e.g. returns "4" if the period begins in April).
      

      If the duration of the period specified in the VAT Declaration record is one quarter, returns the quarter number of the month in the period start date (e.g. returns "2" if the period begins in April, May or June).
      

      If the duration of the period specified in the VAT Declaration record is one year, returns blank.
      

      ReportingPeriodYear
      

      Returns the year from the start date in the period specified in the VAT Declaration record.

      User Defined Report, Report Row
      

      Paste Special    Choices of possible entries
      

      If the Field Type is "Monetary", the value of the report element will be taken from a row in the definition of a user-definable report (i.e. a Balance Sheet, Profit & Loss Report, Key Financial Ratios report or VAT Report).
      

      First, use the User Defined Report field to choose the report definition that the value should be taken from. Choose one of the following options from the 'Paste Special' list:
      

      BalRn
      

      Balance Sheet
      

      KeyRn
      

      Key Financial Ratios report
      

      ResRn
      

      Profit & Loss Report
      

      VAT2Rn
      

      VAT Report. You must choose "VAT2Rn" in a report that you will produce from a VAT Declaration record.
      

      other report name
      

      Any additional report definition that you may have added using the Report Settings setting (i.e. any additional Balance Sheet or Key Financial Ratios report definition).

      After specifying the report definition, use the Report Row field to specify the Id (Balance Sheet or Profit & Loss) or Code (Key Financial Ratios or VAT Report) of the row in the report definition.
      

      Reverse
      

      Paste Special    Choices of possible entries
      

      If the Field Type is "Monetary", use this field if you need to reverse the sign of the value of the report element (e.g. change a negative figure to positive). For example, in Estonia you should use this field to ensure that all Cost Accounts have negative balances.
      

      If the Report Type is Balance Sheet or Profit & Loss, the sign of the value of the report element will be subject to the specifications you have set in column 1 in the Presentation of Balances setting. If you use this field to reverse the sign, you will reverse the sign determined by the Presentation of Balances setting.
      

      Comment
      

      When you specify the User Defined Report and Report Row above, the Text or Comment from the specified report definition row will be brought in automatically. If the Field Type is "Text", this comment will become the value of the report element.

   3. In Finland and Germany, work from the VAT Declarations setting or the VAT Report to produce VAT declarations in XBRL format.
      

   4. In Estonia, produce an XBRL Report to check what will be included in the export file created by the 'XBRL Report' Export function. The report will contain separate sections for each record in the XBRL Reporting Settings setting.
      

      

      Period
      

      Paste Special    Reporting Periods setting, System module
      

      Specify the period to be covered by the report. This should be a fiscal year.
      

      Include previous Fiscal Year
      

      Select this option if you need figures from the previous financial year to be included to the report.
      

      As previously mentioned, the standard report will contain separate sections for each record in the XBRL Reporting Settings setting. If you select this option, these sections will be duplicated with the first one showing figures for the previous financial year and the second one showing figures for the specified financial year.
      

      Values in
      

      If you are using the Dual-Base system, use these options to specify whether you would like the values in the report to be expressed in Base Currency 1 or Base Currency 2.
      

      If you are not using the Dual-Base system, use the Base Currency 1 option to produce a report in your home Currency.
      

      

   5. In Estonia, produce an official report by running the 'XBRL Report' export function. This will create reports from every record in the XBRL Reporting Settings setting and export those reports to a single file.
      

      

      Fill in the specification window as described for the XBRL Report in step 5. Then click the [Run] button to start the export process. A dialogue box will open where you can name the export file and specify where it is to be saved. Enter a name for the file and click [Save] or press the Enter key. The export file will be created and saved. When the export finishes, you can close the 'Export' window using the close box.

   ---
   

   Settings in the Nominal Ledger:
   

   • Account Classification Types
     

   • Account Classifications
     

   • Account Short Codes
     

   • Account Transfer
     

   • Accounting Periods
     

   • Auto Eliminations
     

   • Autotransactions
     

   • Bank Transactions
     

   • Brought Forward Balances
     

   • Budget Classes
     

   • Budget Keys
     

   • Calculation Formulae
     

   • Electronic VAT Declaration
     

   • Fiscal Years
     

   • Income & Expense Book
     

   • N/L Accruals
     

   • Number Series - Simulations
     

   • Number Series - Transactions
     

   • Presentation of Balances
     

   • Rate Gain/Loss
     

   • Rate Gains/Losses
     

   • Reconciliation Codes
     

   • Reconciliation Settings
     

   • Report Settings
     

   • Sub Systems
     

   • Sub-ledger Control Accounts
     

   • Tag/Object Type Control
     

   • Tag/Object Types
     

   • Tax Reports
     

   • Tax Templates
     

   • Template Transactions, Template Transactions - Accounts
     

   • Transaction Settings
     

   • VAT Code Control
     

   • VAT Code on Transaction rows
     

   • VAT Codes
     

   • VAT Declarations
     

   • XBRL Reporting Elements, XBRL Reporting Settings

   Go back to:
   

   • Home page for Nominal Ledger manual
     

   • Home page for Standard ERP manual