Введение
При окончании ежедневной работы с FirstOffice, мы советуем вам создавать резервные копии. Наилучший вариант - сохранять копии файлов и хранить их в надежном месте. Может показаться, что нет необходимости в том, чтобы производить сохранение резервных копий каждый день, однако, это не занимает много времени, и послужит отличным вкладом в будущее – на случай, если что-то произойдет с жестким диском.
Данные резервных копий особенно важны, когда в базе данных содержится ваша финансовая информация, как, например, в системе FirstOffice. Если вы потеряете все свои данные, то можете оказаться в весьма неловкой ситуации в отсутствие всех счетов-фактур, квитанций, отчетов и т.д. Не забывайте каждый раз при окончании работы с вашими счетами сохранять резервные копии. Систематизируйте названия копий, указав в них дату, так, чтобы в случае необходимости можно было легко восстановить базу данных.
Если на вашем компьютере появился вирус, в первую очередь вы должны попытаться определить дату заражения компьютера. В таком случае, вы должны восстанавливать данные из резервных копий, созданных до даты заражения. Иначе вы подвергнете компьютер риску повторного заражения.
Метод использования резервных копий FirstOffice является быстрым и экономичным. Данные сохраняются в виде резервных копий, занимающих минимальное количества места, файлы резервных копий также не зависят от версии программы. Конечно, также возможно скопировать файл базы данных, чтобы он находился на жестком диске, но это не так экономично в отношении места, занимаемого на диске, и последующее восстановление может быть неудачным, если с момента создания резервных копий менялась версия приложения FirstOffice.
! | Встроенная функция FirstOffice гарантирует успешное восстановление информации. |
|
Чтобы создать резервную копию, следуйте данным этапам:
- Щелкните на кнопку [Копия БД] на «Панели управления».
Создавшаяся резервная копия будет содержать все данные вашей базы данных. Или же, если вы хотите создать резервную копию части базы данных, произведите следующие действия.
- Выберите «Экспорт» из меню «Файл», или щелкнув на кнопку [Экспорт] на «Панели управления». Появится окно экспорта:
Дважды щелкните на «Текстовая копия компании» (если вы хотите создать резервную копию данных, относящихся к текущей «Компании») или «Текстовая копия базы данных» (если хотите создать резервную копию всей базы данных). При выборе второй функции создается такой же файл резервной копии, что и при щелчке на кнопку [Копия БД] на «Панели управления» в пункте 1.
Обычно необходимо использовать опцию «Текстовая копия базы данных», так как это единственный вариант, создающий резервную копию всей базы данных. Для ваших безопасности и спокойствия необходимо использовать ее регулярно. Некоторые регистры и настройки (например, настройка «Конфигурации») хранятся на уровне базы данных, а не на уровне «Компании». Они не будут экспортированы при выборе опции «Текстовая копия компании», даже если ваша база данных состоит только из одной «Компании». Опция «Текстовая копия компании» предназначена для использования в таких ситуациях, когда необходимо переместить информацию, относящуюся к определенной «Компании», из одной базы данных в другую.
- Если вы произведете шаг 1, появится окно «Определите текстовую резервную копию». В вашем распоряжении 40 знаков для описания файла резервной копии, который вы собираетесь создать. Когда возникнет необходимость в восстановлении информации из резервной копии, это описание будет отображено в списке импортируемых файлов, чтобы помочь вам выбрать необходимый.
Введите соответствующее описание и щелкните на [Запуск].
- Если вы выбрали функцию создания резервной копии всей базы данных, и у вас имеется более одной «Компании», вас попросят подключиться к любой, которую вы еще не использовали в данной рабочей сессии. В целях безопасности; если вы не можете подключиться ко всем «Компаниям», процедура создания резервных копий будет прервана.
- FirstOffice откроет окно диалога, где вы сможете назвать и определить местонахождение экспортируемого файла. Введите наименование файла в поле имени файла и определите его местонахождение в соответствующей директории, как обычно. Имя файла резервной копии должно содержать дату создания копии. Для упрощения импорта в будущем, рекомендуется не использовать пробелы или другие не алфавитные знаки в наименовании файла резервной копии, а также рекомендуется присвоить файлу расширение .txt. Затем щелкните на [Записать].
Рекомендуется хранить файлы резервных копий в папке или директории под названием "Backup", которая должна находится в той же самой папке или директории, что и приложение FirstOffice. Все файлы резервных копий в данной папке будут отображены в списке импортируемых файлов, если будет необходимо восстановить информацию из резервных копий.
Окно сообщения проинформирует вас о состоянии процесса экспорта.
Когда экспорт завершен, если вы следовали шагу 2, вы автоматически возвратитесь в список «Экспорт». Закройте его при помощи окна закрытия.
! | Ни при каких обстоятельствах не редактируйте и не меняйте файл резервной копии при помощи другой программы. |
|
