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Activación de Contabilidad de Costos

Para que las transacciones de contabilidad de costos se generen automáticamente a partir de cada ingreso o egreso de stock, siga estos pasos:
  1. Usando las pestañas 'Costo Compra' y 'Stock' en la opción Manejo de Cuentas de Stock, defina las cuentas de Provisión Compras Locales, de Stock y de Costo Local (es decir, la cuenta de costo de ventas). Debe especificar una cuenta de provisión de compras y cuentas de costos para cada zona de IVA. Estas cuentas se utilizarán como predeterminadas en caso de que no haya definido cuentas equivalentes para un item, grupo de item o ubicación en particular. Las funciones de estas cuentas se describen en las páginas Transacciones de Contabilidad de Costos desde Recibos de Mercadería y Transacciones de Contabilidad de Costos desde Entregas y Facturas. En la misma opción, también debe definir otras cuentas de Costo Extra, Provisión de Flete y Provisión de Aduana, y es posible que también deba definir una Cuenta de Costo Deveng. p/Vtas.(dependiendo de la opción que elija en el paso 5).

  2. Si tiene más de una ubicación donde se almacenará el Stock, ingrese un registro separado para cada una en la opción Ubicaciones en el módulo de Stock.

    En cada registro de ubicación, puede definir una cuenta de Stock separada para que se debite cada vez que se reciba y se acredite cuando se entregue o retire stock en esa ubicación. Opcionalmente, también puede definir diferentes cuentas de provisión de compras y cuentas de costos para cada ubicación. Estas cuentas no están en el registro de ubicación en sí, sino en la opción Ubicación Cuentas en el módulo Stock.

    Si está utilizando Ubicaciones, debe especificar una Ubicación principal (en Opciones de Stock en el módulo Stock, y se recomienda que seleccione la opción Exigir ubicación en la misma configuración también. Esto garantizará que siempre especifique una ubicación al agregar o eliminar Stock.

  3. En la opción Contabilidad de Costos en el módulo de Stock, especifique el Modelo de Costo principal (es decir, predeterminado). Esto se usará para valorar su stock y para calcular los valores de costo en las transacciones de stock salientes, si ha especificado en sus items y grupos de items que se utilizará el modelo de costo predeterminado. Las diferentes opciones del modelo de costos se describen detalladamente en la página que describe la opción de Contabilidad de Costos.

  4. Habiendo definido cuentas predeterminadas en el paso 1 anterior y un modelo de costos predeterminado en el paso 3, puede, si es necesario, definir cuentas y modelos de costos separados en cada grupo de items y en cada item (cuenta de costos y modelo de costos solamente). Si desea hacer esto en cada grupo de items, seleccione las opciones Usar Grupos de items p/Contabilidad Costos y Usar Grupos Item para Modelo Costos en la opción de Contabilidad de Costos. Si no selecciona estas opciones, las cuentas y los modelos de costos especificados en los grupos de items no formarán parte de su estructura de contabilidad de costos.

  5. Si está utilizando el módulo de Órdenes de Venta y/o el módulo de Órdenes de Servicio, debe elegir la opción Costo de Reg. Ventas en Contabilidad de Costos. Las opciones de Costo de Reg. Ventas le permiten especificar cuándo se realizarán las contabilizaciones de contabilidad de costos salientes (contabilizaciones de Costo de Ventas): desde Entregas, desde Facturas (sin registrar desde Entregas) o desde Facturas c/ Devengados desde Entregas. Más detalladamente, las opciones son las siguientes:
    Desde Facturas (sin registrar desde Entregas)
    Si está utilizando esta opción, un item entregado se eliminará del Stock cuando emita la entrega, pero la valuación del stock en contabilidad no se actualizará hasta que emita la factura.
    Si elige esta opción, también debe seleccionar la opción Facturas Actualizan Stock en opciones Manejo de Ctas. Ventas en el módulo de Ventas y, si está utilizando el módulo de Órdenes de Servicio, la Opción Plan. Trabajo Actualiza Stock en opciones Manejo de Cuentas de Ordenes.

    Al elegir esta opción, se cumplirá el requisito de algunos países (por ejemplo, el Reino Unido) que la fecha de las transacciones de ventas y los costos de ventas relacionados debe ser la misma. Sin embargo, si no crea Facturas para Entregas inmediatamente, puede pasar que la valuación en el informe Lista de Stock no coincida con la valuación de stock en Contabilidad.

    Desde entregas
    El uso de esta opción significará que un item entregado se eliminará del inventario cuando registre la entrega, y la valuación del Stock en contabilidad también se actualizará a partir de la entrega.

    Si está usando esta opción, no es necesario seleccionar la opción Facturas Actualizan Stock en la opción Manejo de Ctas. Ventas, pero se recomienda que lo haga, en caso de que venda un item del tipo Item Stock en una factura sin una orden de venta (es decir, donde no hay entrega). Si está utilizando el módulo de Órdenes de Servicio, también debe seleccionar la opción Plan. Trabajo Actualiza Stock en opciones Manejo de Cuentas de Ordenes en el módulo de Órdenes de Servicio.

    Elegir esta opción ayudará a garantizar que la valuación en el informe Lista de Stock siempre coincida con la valuación del stock en Contabilidad. Sin embargo, si no crea facturas para entregas de inmediato, es posible que la fecha de las transacciones de ventas y las contabilizaciones de costos de ventas relacionadas no sea la misma.

    Desde Facturas c/ Devengados desde Entregas
    Al elegir esta opción se cumplirán ambos requisitos: que la valuación en el informe Lista de Stock siempre coincida con la valuación de stock en Contabilidad; y que la fecha de las transacciones de ventas y las transacciones relacionadas con el costo de ventas sea la misma.

    Al entregar un Ítem, la valuación del stock en Contabilidad se actualizará en dos etapas. La Cuenta de Stock será acreditada por la Entrega, y una Cta. Costo Deveng. p/Vtas. será debitada. A partir de la Factura, se acreditará la Cta. Costo Deveng. p/Vtas. y se debitará la Cuenta de Costo de Ventas.

    Si está utilizando esta opción, también debe seleccionar la opción Facturas Actualizan Stock en opciones Manejo de Ctas. Ventas, y debe especificar una Cta. Costo Deveng. p/Vtas. en la opción Manejo de Cuentas Stock. Si está utilizando el módulo de Órdenes de servicio, también debe seleccionar la opción Plan. trabajo Actualiza Stock en opciones Manejo de Cuentas de Ordenes en el módulo de Órdenes de Servicio,
  6. Utilice la opción Sub Sistemas en Contabilidad para especificar que las transacciones de contabilidad de costos se crearán cuando hayas marcado como OK y guardado los registros Mercaderías Recibidas, Facturas, Devolución de Bienes, Devolución de Bienes a Proveedores y según la opción que haya seleccionado en el paso 5 anterior, Entregas.

    Si decidió en el paso 5 que la contabilización de costos (contabilización de costos de ventas) se crearán a partir de Entregas o de Facturas c/ Devengados desde Entregas, seleccione la opción Entregas. No seleccione la opción Entregas si decidió que las contabilizaciones de Costo de ventas se crearán a partir de Facturas. Siempre debe seleccionar la opción Facturas (incluso si las contabilizaciones de Costo de Ventas se realizarán desde Entregas) de lo contrario tampoco realizará la contabilización en las Cuentas de Ventas, IVA y Deudor por Ventas.

    Si está utilizando el módulo de Órdenes de Servicio, debe seleccionar la opción  Planillas de Trabajo . Esto garantizará que las contabilizaciones de Costo de ventas de las Planillas de trabajo actualicen la valuación de stock en contabilidad cuando elimine las piezas de repuesto del stock para efectuar las reparaciones.

    Debe seleccionar también la opción Mercaderías Recibidas. Esto garantizará que se realicen contabilizaciones de costos internas para equilibrar las contabilizaciones externas realizadas en Factura o Entrega. Como resultado, un movimiento de entrada hará que se acredite una cuenta de acumulación de compras y se debite una cuenta de stock, mientras que un movimiento de salida acreditará la cuenta de stock y debitará una cuenta de costos.

    Finalmente, también debe seleccionar el Movimiento de Stock, Bajas de stock, Producciones, Devolución de Mercaderías y Devolución de Merc. al Proveedor. Todas estas transacciones de stock registran el movimiento de items dentro y fuera del stock y, por lo tanto, deberían generar contabilizaciones de costos que actualicen la valuación de stock en la contabilidad.

  7. Si va a utilizar grupos de items, defínalos como se describe aquí. En cada grupo de items, puede definir cuentas de Costo Local, Provisión Compras Locales y de Stock y elegir una opción de modelo de costo, si no desea que el grupo de items use los valores predeterminados establecidos en los pasos 1 y 3 anteriores. Si desea que las cuentas y/o el modelo de costos se tomen de los grupos de items, seleccione las opciones Usar Grupos item p/Contabilidad Costos  y/o Usar Grupos Item para Modelo Costos en la Configuración de Contabilidad de costos, como se describe en el paso 4 anterior. Si no utiliza estas opciones, las cuentas y los modelos de costos especificados en los grupos de items no tendrán ningún papel en su estructura de contabilidad de costos. Aunque las transacciones de contabilidad de costos se crearán para items que no pertenecen a grupos de items, la administración del sistema es más fácil usando grupos de items, ya que es sencillo cambiar las cuentas de costos y los modelos de costos para un grupo de items en particular.

    Si va a usar planillas de trabajo, puede especificar cuentas de costo de servicio separadas en sus grupos de items (usando los campos Cta. Costo Serv. Fact., Cta. Costo Serv. Garantía, Cta. Costo Serv. Contrato y Cta. Costo Serv. s/Cargo en la pestaña ' Ctas. Crédito'). Estas cuentas se utilizarán en lugar de las cuentas de costos estándar en las contabilizaciones de costos salientes que se originan en las planillas de trabajo. Si especificó en el paso 5 que las contabilizaciones de costos salientes se realizarán a partir de facturas o de Facturas c/ Devengados desde Entregas, es particularmente importante que especifique Costo Serv. Garantía, Cta. Costo Serv. Contrato y Cta. Costo Serv. s/Cargo porque, de lo contrario, los costos de la garantía, el contrato y las planillas de Trabajo sin cargo no se contabilizarán correctamente, porque estas planillas de Trabajo no se facturarán.

  8. Asegúrese de que cada item para el que se van a crear transacciones de contabilidad de costos se haya definido como del tipo item stock utilizando la opción en la pestaña "Precios" de la ventana item. Si está utilizando las opciones Usar Grupos item p/Contabilidad Costos y/o Usar Grupos Item para Modelo Costos, asigne todos los item stock a grupos de items. También puede especificar Costos especiales y, si es necesario, Cuentas de Costos de Servicio (en la pestaña 'Cuentas') y/o Modelo de Costo (en la pestaña 'Modelo Costo') para un item en particular, que se usará en lugar de los valores predeterminados establecidos en los pasos 1, 3 y 7. Las transacciones de contabilidad de costos generalmente no se crearán para items del tipo Simple y Servicio, a menos que están usando la opción Contabilidad de costos para items simple y de servicio en la opciones Contabilidad de costos.

  9. Puede establecer atributos de contabilidad de costos adicionales mediante la opción de Contabilidad de costos en el módulo Stock: haga click aquí para obtener detalles completos.
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Contabilidad de Costos en Standard ERP:

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