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Este texto se hace referencia a la versión del programa 5.4  

Planificación y Configuración

Si por primera vez vas a manejar un sistema computarizado de contabilidad o si has dejado un sistema menos avanzado, ¿Por qué no revisar las operaciones generales?

Una buena idea es sentarse con un lápiz y papel para analizar los Ítems que tu empresa maneja (aquellos productos y servicios que compras y vendes); o aquellos Grupos de Ítems, tus Categorías de Clientes, tus Cuentas, Formas de Pago, Términos, etc. Si alguno de estos conceptos te parece nuevo, debes analizarlo y preguntarte si realmente está siendo aplicado en tu empresa.

El proceso de configuración de HansaWorld Enterprise requiere planificación y predisposición. Deberás tomar un conjunto de decisiones con respecto a números de serie para Clientes, Ítems, Clasificaciones, Facturas, etc. En este sentido, HansaWorld Enterprise te brinda una amplia flexibilidad de modo que puedes establecer casi cualquier entorno laboral según tu parecer, por tanto ten presente que tú llevas el control. Si ves que el Plan de Cuentas estándar no es aplicable a tu empresa, puedes decidir utilizar otro plan. Como ves, ¡HansaWorld Enteprise te permite ajustar casi todo!

Si vas a utilizar HansaWorld Enterprise como un sistema multi-usuario, entonces la instalación implicará grandes cambios en los procedimientos diarios dentro de tu negocio. Antes de instalar el sistema, deberás definir cuidadosamente cómo quieres que funcione tu negocio ahora y en el futuro.

  • ¿Qué tareas quieres que el sistema realice y cómo?

  • ¿Quién estará autorizado para ingresar Órdenes, Facturas, Pagos? ¿Cómo?

  • ¿Qué documentación es indispensable para el negocio y cómo identificarás y archivarás los documentos?

  • ¿Qué tipo de informes deseas tener y cómo deseas ver reflejadas tus Órdenes, tu Stock, tus Ventas, etc. en tus Cuentas?
HansaWorld Enterprise te proporciona gran flexibilidad pero es necesario que sepas lo que quieres de antemano. Enfáticamente nosotros recomendamos realizar la instalación de un sistema multiusuario con la presencia de un consultor HansaWorld calificado. Por favor, contacta un representante HansaWorld local para asesoramiento y capacitación.

La mayoría de las empresas creen que únicamente al comienzo de un año se puede decidir cambiar los procedimientos contables. Mas al contrario, mientras una gestión esté en curso resultará mejor reemplazar un sistema deficiente. De este modo, puedes seleccionar un periodo estable e ingresar todos los datos de ese periodo para su verificación a través de informes dentro de HansaWorld Enterprise. Por favor, revisa la página 'Balances de Apertura' para más detalles de esto.

Recuerda que luego de completar el proceso de instalación, HansaWorld Enterprise requerirá mantenimientos. En este sentido, deberás establecer al menos una rutina regular para realizar Backups. Debes entender que un sistema financiero es muy diferente a un procesador de texto el cual solo sirve para documentos individuales. HansaWorld Enterprise funciona – como todos los demás sistemas financieros – con una base de datos donde se almacena toda la información sobre clientes, facturas, asientos contables, etc. dentro de un solo archivo. Si este archivo se pierde, no solo habrás perdido un documento sino toda tu información contable y tus datos pertenecientes a clientes.

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