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- Facturas de compra

Facturas de compra son solicitudes para que su empresa realice pagos. Por lo general, los registrará en Compras, que utilizará para controlar estas facturas y registrar los pagos correspondientes. Compras le permite averiguar cuánto dinero le debe a sus acreedores, y puede usarlo para hacer una previsión de pagos futuros.

La mayoría de las transacciones en Compras reflejan transacciones similares en Ventas. Por lo tanto, al igual que con una Factura de venta, un asiento contable creado a partir de una Factura de compra normalmente afectará a tres Cuentas: se acreditará la Cuenta de acreedor, se debitarán una o más Cuentas de compra y, en la mayoría de los casos, la Cuenta de IVA también será debitado. Los valores predeterminados para las Cuentas afectadas se seleccionarán utilizando las reglas de prioridad que se describen a continuación.

Cuenta de compra / costo

Las cuentas de compra (también conocidas como cuentas de costo) registran los niveles de compras de diferentes tipos de ítems. Cuando ingresa una factura de compra, debe ingresar una cuenta de compra en cada fila (en la columna marcada 'Cuenta’). Diferentes filas pueden tener diferentes cuentas de compra.

En algunos casos, se colocará una Cuenta de compra predeterminada en el campo Cuenta en la primera fila de una Factura de compra. Este valor predeterminado se aplicará si ha especificado una Cuenta de costo en la pestaña 'Cuentas' del registro de Contacto para el Proveedor. Puede especificar dicho incumplimiento para los Proveedores de servicios (como servicios de electricidad o teléfono), cuyas Facturas de compra siempre se registrarán en la misma Cuenta.

Cuando crea facturas de compra desde Ordenes de Compra y Mercaderías Recibidas, la cuenta de compra en cada fila dependerá de la opción de control de transferencia de ítems de la orden de compra en Opciones de Factura de Compra en Compras. Estas opciones funcionan de la siguiente manera:

Consolidar ítems a la cuenta de costo del proveedor
Los Items pedidos se agruparán en una sola fila en la Factura indicando que deben contabilizarse en la misma Cuenta de costos (tomada de la Cuenta de costos en la pestaña 'Cuentas' del registro de Contacto para el proveedor). Si los Items en la Orden de Compra tienen Códigos de IVA diferentes, habrá una fila separada en la Factura para cada Código de IVA. Un Objeto especificado en las filas de la orden de compra no se transferirá a la factura.

Consolidar por ítem y proyecto
La factura de compra presentará una fila separada para cada combinación de ítem / proyecto / objeto recibida desde la orden de compra. Las cuentas de costos serán las cuentas de acumulación de compras para Grupos de Item a los que pertenecen los ítems (si está utilizando la opción Usar grupos de Items para cuentas de costos en Contabilidad de Costos en el Módulo Stock) o la Cuenta de acumulación de compras en la pestaña 'Costo de compra' de la opción Manejo de Cuentas de Stock (de lo contrario). Si no hay una Cuenta de acumulación de compras, se utilizará la Cuenta de costo de la pestaña 'Cuentas' del registro de contacto para el proveedor. Un Objeto especificado en las filas de la Orden de compra se transferirá a las filas correspondientes en la Factura.

Transferir cada fila por separado
Cada ítem pedido tendrá su propia fila en la factura. Las cuentas de costos serán la cuenta de acumulación de compras en pestaña B de la orden de compra, las cuentas de acumulación de compras para Grupos de Items a los que pertenecen los ítems. Opción de grupos para cuentas de costos en la opción Contabilidad de Costos en el módulo Stock) o en la opción de ‘Costo’ de la opción de Manejo de Cuentas. Si no hay una Cuenta de acumulación de compras, se utilizará la Cuenta de costo en la pestaña 'Cuentas' del registro de contacto para el proveedor. Objetos especificados en las filas de la Orden de compra se transferirá a las filas correspondientes en la Factura.

Cuenta de IVA

Cuando ingrese una Factura de compra, debe especificar un código de IVA en cada fila. Este código se refiere a un registro de Código de IVA específico, que determinará la Cuenta de IVA de entrada en la Transacción contable y la tasa a la que se cobrará el IVA. Antes de ingresar Facturas de compra, debe haber ingresado los registros del Código de IVA que necesitará en la opción Códigos de IVA en Contabilidad.

Cuando ingresa filas de Factura de compra, no puede dejar el campo Código de IVA (marcado 'C.IVA') en blanco. Se colocará un valor predeterminado en este campo, elegido de la siguiente manera:

  1. Se utilizará el Código de IVA de compra en el registro del Proveedor en el registro Contacto. Si esto está en blanco:

  2. Se utilizará el código de IVA especificado para la cuenta correspondiente en el registro Cuenta. Si esto está en blanco:

  3. Se utilizará el código de IVA especificado en la pestaña ‘IVA’ de la opción Manejo de Cuentas Compras.
En el último caso, se utilizará el Código de IVA correspondiente para la Zona a la que pertenece el Proveedor. Hay tres zonas (Nacional, de la UE y de Exportación), y cada una puede tener un código de IVA diferente.

Aunque puede especificar Códigos de IVA tanto para Proveedores como para Cuentas (como se describe en los puntos 1 y 2 anteriores), es importante que no combine estos métodos para establecer Cuentas de IVA predeterminadas. Solo debe especificar un Código de IVA para un Proveedor si por alguna razón las tasas de IVA estándar no se aplicarán a ellos.

Si el Código de IVA seleccionado falta en la opción Códigos de IVA, se le mostrará el mensaje "Código no registrado" cuando intente guardar la Factura de compra.

Como se muestra en la ilustración anterior, el Código de IVA se copiará en la fila de Transacción debitando la Cuenta de Compra / Costo. Si desea que también se copie en la fila Transacción que carga la cuenta de entrada de IVA, use la opción Agregar código de IVA a filas de Cuenta IVA en la opción Opciones de Asientos en Contabilidad.

En algunos países, se utilizan plantillas de impuestos en lugar de códigos de IVA. Los códigos de IVA se deben usar cuando cada transacción de compra y venta se grava con una tasa única, mientras que las plantillas de impuestos se deben usar cuando se aplican diferentes impuestos y / o varias tasas impositivas a una transacción. Si necesita usar plantillas de impuestos, primero debe seleccionar la opción Usar plantillas de impuestos para el cálculo de impuestos en la configuración de la transacción. Esto hará que un campo Plantilla de impuestos (marcado "T-Cd") reemplace el campo Código de IVA en el registro de Factura de compra. Una plantilla de impuestos contendrá al menos un código de IVA que proporcionará la (s) cuenta (s) de entrada de IVA.

Cuenta de control de acreedor

Cuando especifique el proveedor en una factura de compra, se elegirá una cuenta de acreedor y se mostrará en la pestaña 'Comentario'. Puede sobrescribir este valor predeterminado si es necesario. Esta cuenta se elegirá de la siguiente manera:
  1. Se utilizará la cuenta Acreedor especificada para el Proveedor en el registro de Contacto. Si esto está en blanco:

  2. La cuenta del acreedor se tomará de Categoría de proveedor a la que pertenece el proveedor. Si el Proveedor no pertenece a una Categoría de proveedor, sino que pertenece a una Categoría de Cliente, la Cuenta del acreedor se tomará de allí. Si estas Cuentas están en blanco, o el Proveedor no pertenece a una Categoría de ningún tipo:

  3. Se usará la cuenta de acreedores predeterminada ingresada en la opción Manejo de Cuentas Compras.
Si marca la casilla Asientos Preliminares en la Factura de compra, se creará una Transacción preliminar cuando guarde la Factura. En esta transacción, se acreditará una cuenta de acreedores preliminares, tomada de la opción Manejo de Cuentas Compras. Cuando finalmente marque la Factura de compra con OK y la guarde nuevamente, se creará una segunda Transacción, invirtiendo la contabilización en la Cuenta de acreedores preliminares y acreditando la Cuenta de acreedor correcta determinada como se indicó anteriormente.

Si una factura es una factura en efectivo, acreditará una cuenta de efectivo en lugar de una cuenta de acreedor. Una Factura en efectivo es aquella con un Término de pago de "Efectivo". La cuenta de efectivo se elegirá de la siguiente manera:

  1. La cuenta de efectivo se tomará del término de pago especificado en la factura. Si esto está en blanco:

  2. Se utilizará la cuenta de efectivo ingresada en la opción Manejo de Cuentas Compras.
Si alguna de las Cuentas seleccionadas falta en el registro Cuentas, recibirá el mensaje "Cuenta no registrada" cuando intente guardar la Factura de compra. Si no ha especificado una Cuenta de acreedor predeterminada en ninguna de las opciones mencionadas anteriormente, el mensaje será "Falta la cuenta del acreedor. Verifique el Manejo de Cuentas Compras“ o, si se aplica el paso 4 anterior, "No se encontró la cuenta preliminar, verifique Manejo de Cuentas Compras ".

Este capítulo describe las transacciones más comunes de la siguiente manera:

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