Devolución de Mercaderías
Si estás preservando los valores de stock en el Mayor de Contabilidad, pueden surgir dos complicaciones cuando un Cliente devuelve un Ítem:
- En algunas ocasiones, las mercaderías serán devueltas a stock pero en otras ocasiones no. Por ejemplo, aquellas mercaderías defectuosas deberán ser devueltas al Proveedor en su tiempo. En este sentido, el registro Mercaderías Recibidas contiene la opción de Actualizar Stock, la cual puede ser activada o desactivada dependiendo de las circunstancias.
- El valor correcto de stock referente a un Ítem devuelto puede ser difícil de calcular.
Para manejar estas situaciones, la opción
Contabilidad de Costos contiene varias alternativas que controlan el modo en que los Ítems son devueltos nuevamente a stock—
- Si estás usando un Modelo de Costo Lineal, los Ítems devueltos pueden regresar a sus posiciones originales siguiendo una lógica FIFO/LIFO; o pueden destinarse a nuevas posiciones como si fuesen Ítems recibidos por primera vez.
- Puedes decidir mantener el valor original de stock de los Ítems devueltos (es decir, copiarlo desde Entregas a Mercaderías Recibidas), o puedes utilizar el Precio Costo estándar de los Ítems en la Devolución de Mercadería;
- Luego, puedes decidir actualizar el Promedio Ponderado de los Ítems en función a las Devoluciones de Mercaderías.
Estas alternativas se describen en más detalle dentro de las páginas correspondientes a la opción
Contabilidad de Costos.
Para mantener una valoración exacta de stock se recomienda que seguir los pasos a continuación. Es decir, cuando un Cliente devuelva Ítems y necesites emitir Notas de Crédito:
- Tratándose de un Ítem devuelto el cual fue originalmente emitido en una Entrega creada desde una Orden de Venta, debes volver a la Orden de Venta o Entrega para ingresar un archivo pertinente al registro Devolución de Mercaderías. Para esto, selecciona 'Crear Devolución de Mercadería' desde el menú Operaciones. Luego, puedes emitir un reemplazo (una pieza de recambio) para el Ítem en cuestión usando otra Entrega o creando una Nota de Crédito (si no se requiere un reemplazo). Puedes realizar esto usando la función ‘Crear Nota de Crédito’ desde el menú Operaciones en la Devolución de Mercadería o utilizando la función 'Crear Nota de Crédito' desde el menú Operaciones de la Factura original. Así, los Niveles de Stock serán actualizados por la Devolución de Mercadería al igual que las valoraciones de stock en el Mayor de Contabilidad (si así está determinado en la opción Sub Sistemas del módulo Contabilidad).
- Tratándose de una situación de devolución donde no existe ninguna Orden de Venta, seguramente deberás haber emitido el Ítem en cuestión usando una Factura. Entonces primero deberás abonar esta Factura abriéndola y seleccionando 'Crear Nota de Crédito' desde el menú Operaciones. Así, se quitará automáticamente el tilde de la casilla ‘Actualizar Stock’ ubicada en la solapa 'Entrega'. No debes tildar esta casilla nuevamente sobre todo si estás usando un Modelo de Costo Lineal (FIFO o LIFO) puesto que hacerlo dará como resultado un Asiento impreciso (la valoración de stock podría actualizarse con un valor FIFO incorrecto). Por tanto, debes aprobar la Nota de Crédito (y así aprobar la Cuenta Ventas, Deudores, IVA en el Mayor de Contabilidad). Luego, efectúa la recepción del Ítem en stock usando el registro Mercaderías Recibidas. Para constatar el valor real del Ítem devuelto, deberás verificar la pestaña C de la Factura original. Esto actualizará correctamente los niveles de stock y los Asientos vinculados (si así lo has determinado en la opción Sub Sistemas).
Si quieres hacer que la Mercadería Recibida se cree automáticamente, tilda la casilla ‘Mercadería Recibida desde Notas de Crédito’ en la opción ???Funcionalidades Opcionales’ - módulo Sistema ??? solapa ‘Sin Soporte’; por tanto debes tener mucho cuidado al usar esta opción. Así, la nueva Mercadería Recibida será aprobada automáticamente y no habrá oportunidad de revisar o cambiar el valor de stock. No se crearán Mercaderías Recibidas desde Notas de Crédito que no estén vinculadas a Facturas ya que en este caso, no será posible saber el valor de stock (el campo FIFO en la pestaña C de la Nota de Crédito quedará vacío).
En ambos casos, la Nota de Crédito abonará la Factura y actualizará las Cuentas Ventas, IVA y Deudores. Consecuentemente, un asiento de stock (Devolución de Mercaderías o Mercaderías Recibidas) actualizará los niveles de stock y la valoración de stock en el Mayor de Contabilidad.
En algunas circunstancias, puedes actualizar los niveles de stock y la valoración contable desde Notas de Crédito, por ejemplo cuando siempre emitas Notas de Crédito al momento de recibir mercaderías devueltas (habiendo ya facturado esas mercaderías). Si deseas utilizar este sistema, debes tildar la casilla ‘Facturas de Crédito Actualizan Stock’ en la opción ‘Funcionalidades Opcionales’ – módulo Sistema – solapa ‘Sin Soporte’. Debes tener mucho cuidado con el uso de esta casilla puesto que podría generar fallas en tus niveles de stock y/o valoraciones Contables de Stock. Debes tener en mente los siguientes aspectos:
- Si has creado una Factura sin una Orden de Venta, puedes crear una Nota de Crédito duplicando la Factura en cuestión o usando la función 'Crear Nota de Crédito'. La Nota de Crédito actualizará los niveles de stock y la valoración Contable de stock. Los Ítems devueltos serán insertados como si fueran ítems nuevos según el modelo de costo FIFO/LIFO sin importar el uso de las casillas en la opción Contabilidad de Costos
- Si has creado una Entrega y una Factura desde una Orden de Venta, existen varios métodos de recibir los Ítems nuevamente en stock y luego emitir la respectiva Nota de Crédito (Si tildas la casilla ‘Facturas de Crédito Actualizan Stock’ - opción ‘Funcionalidades Opcionales’), debes tener mucho cuidado. No podrás utilizar todos los métodos ya que algunos provocarán algunas fallas tanto en stock como en el Mayor de Contabilidad.
- Puedes crear una Devolución de Mercadería desde una Entrega o desde una Orden para luego crear una Nota de Crédito desde la Devolución de Mercadería. La Devolución actualizará los niveles de stock y la valoración Contable de stock. Los Ítems devueltos serán insertados como si fuesen ítems nuevos según el modelo de costo lineal FIFO/LIFO o serán reemplazados en su posición original. Esto se hará dependiendo del uso de las casillas en la opción Contabilidad de Costos. La casilla ‘Actualizar Stock’ en la solapa 'Entrega' de la Nota de Crédito, será desactivada automáticamente cuando crees la Nota de Crédito desde la Devolución. Así, la Nota de Crédito no afectará los niveles de stock o la valoración contable de stock.
- Puedes crear una Devolución de Mercadería desde una Entrega o desde una Orden para luego crear una Nota de Crédito duplicando la Factura o usando la función 'Crear Nota de Crédito' desde la Factura. En este caso, la valoración Contable de stock será actualizada por doble partida, una desde la Devolución y otra desde la Nota de Crédito. Los Ítems devueltos serán insertados como si fuesen ítems nuevos según el modelo de costo lineal FIFO/LIFO o serán reemplazados en su posición original. Esto se hará dependiendo del uso de las casillas en la opción Contabilidad de Costos. Si tildas la casilla ‘Facturas de Crédito Actualizan Stock’ (opción ‘Funcionalidades Opcionales’ – módulo Sistema), se tildará automáticamente la casilla ‘Actualizar Stock’ ubicada en la solapa 'Entregas' de la Nota de Crédito cuando la generes usando este método. Para prevenir que la Nota de Crédito actualice el Asiento Contable, puedes retirar el tilde de la casilla ‘Actualizar Stock’.
- El riesgo que se corre en el paso ii es olvidar que se debe quitar el tilde a la casilla ‘Actualizar Stock’. Para evitar esto, puedes también quitar el tilde a la casilla ‘Devolución de Bienes’ dentro de la opción Sub Sistemas. Así, la Devolución solamente actualizará el nivel de stock. Por su parte, la Nota de Crédito actualizará la valoración Contable de stock. Sin embargo, surge otro riesgo cuando creas una Nota de Crédito desde la Devolución. Sucede que la Nota de Crédito no actualizará el Mayor de Contabilidad a menos que recuerdes siempre tildar la casilla ‘Actualizar Stock’.
- Si has creado una Nota de Crédito duplicando la Factura o usando la función 'Crear Nota de Crédito' desde la Factura, entonces la Nota de Crédito no actualizará los niveles de stock sino que actualizará la valoración Contable de Stock.
No es posible obtener el efecto esperado tildando la casilla ‘Mercadería Recibida desde Notas de Crédito’ junto con la casilla ‘Facturas de Crédito Actualizan Stock’. Si tildas ambas, las Mercaderías Recibidas desde Facturas de Crédito tendrán prioridad puesto que la casilla ‘Facturas de Crédito Actualizan Stock’ será tratada como si estuviese desactivada; lo mismo ocurrirá con esta casilla cuando se haya tildado la casilla ‘Factura Basada en la Entrega’ en las Opciones de Órdenes de Venta.
