Ingresar Presupuestos
- En el módulo Contabilidad, selecciona ‘Presupuestos’ del menú de Registros (o haz clic en [Presupuestos] del Panel de Control).
Se abrirá la ventana ‘Presupuesto – Cuentas: Hojear’, mostrando aquellas Cuentas para las cuales se ha ingresado Presupuesto. Se debe crear un archivo separado de Presupuesto para cada Cuenta correspondiente a un año. Si estás utilizando Objetos, se puede ingresar archivos separados de Presupuesto para cada combinación Cuenta/Objeto; esto puede ser útil si los Objetos representan diferentes departamentos que poseen distintos presupuestos.
- Haz clic en [Nuevo] en la Barra de Comandos o resalta un archivo de Presupuesto similar al que quieres ingresar y luego haz clic en [Duplicar] de la Barra de Comandos.
Se abrirá la ventana ‘Presupuesto – Cuenta: Nuevo’ que estará vacía si pulsas [Nuevo] o conteniendo un duplicado del Presupuesto resaltado.
- Cuenta
- Pegado Especial
registro de Cuentas, módulo Contabilidad/Sistema
- Ingresa el número de la Cuenta a la que deseas asignar un Presupuesto.
- Comentario
- El nombre de la Cuenta será colocado en este campo por Hansa.
- Objeto
- Pegado Especial
registro de Objetos, módulo Contabilidad/Sistema
- Si estás creando un Presuesto para cierto Objeto, ingresa su Código de Objeto aquí. Esto te permite crear fácilmente Presupuesto para departamentos diferentes.
- Periodo
- Ingresa la primera y última fecha del periodo de presupuesto.
- El total esperado para el periodo de presupuesto. No olvides ingresar las ventas, los valores por ingreso, pasivos y las acciones, como valores negativos (haber), y los bienes de uso y costos como valores positivos (debe).
- La cifra que ingrese aquí puede ser tratada como un total de control para el periodo. Si, por ejemplo, el periodo es un año, la cifra puede ser desglosada en totales mensuales o trimestrales dentro del área de la matriz. Estos totales pueden ingresar manualmente, operando el Valor Base como un Objetivo, o pueden ser calculados del Valor Base usando una Presupuesto Clave, especificado en el siguiente campo.
- Presupuesto Clave
- Pegado Especial
opción Claves de Presupuesto, módulo Contabilidad
- La Clave de Presupuesto es una herramienta para desglosar la cifra de presupuesto anual, en totales mensuales si ese proceso puede realizarse utilizando una fórmula. Por ejemplo, la experiencia podría demostrarnos que las ventas de un producto particular siempre siguen un patrón dado con un cierto porcentaje en cada mes. Alternativamente, algo más simple aún, se puede utilizar un Presupuesto Clave para desglosar una cifra de alquiler anual en doce partes iguales.
- La configuración de Presupuesto Clave se describe ampliamente aquí.
- Para aplicar un Presupuesto Clave a un archivo de Presupuesto, es necesario primero ingresar una cifra en el campo Valor Base. Esta cifra deberá representar al presupuesto para todo el periodo (quizás 1 año). Luego, especifica un Presupuesto Clave adecuado e ingresa las fechas de inicio de cada mes o trimestre dentro de líneas separadas en el área de la matriz. Debes tener la misma cantidad de divisiones (ej. líneas en la matriz) que tienes para el Presupuesto Clave. Luego, selecciona ‘Recalcular’ del menú Operaciones. Para cada línea, aparecerá un total (mensual o trimestral) en el área de la matriz. Esto se calculará proporcionando el Valor Base según los ratios en el Presupuesto Clave. Finalmente, guarda el archivo.
- Fecha
- En el área de la matriz, ingresa la fecha inicio para cada uno de los periodos de presupuesto que deseas asignar. Se puede utilizar cualquier cantidad de periodos, pero si estás utilizando un Presupuesto Clave, debes tener la misma cantidad que tienes para el Presupuesto Clave. Si el Presupuesto y el Presupuesto Clave tienen cantidades diferentes de periodos, el Valor Base y la Suma Presup. no coincidirán después de utilizar ‘Recalcular’.
- Se debe ingresar una fecha para cada periodo de presupuesto. Para ahorrar esfuerzo y reducir el riesgo de error, la forma más fácil de ingresar archivos de Presupuesto es utilizar el botón [Duplicar] para copiar un archivo de Presupuesto con fechas ya ingresadas.
- Valores
- Ingresar los valores absolutos para cada periodo.
- Si no se ha especificado ningún Presupuesto Clave, estos Valores serán removidos hacia la columna derecha tan pronto se active ‘Recalcular’ en el menú Operaciones.
- Si se ha especificado un Presupuesto Clave y un Valor Base, éstos valores serán tratados como montos extra para ser agregados a las cifras calculadas en la columna derecha cuando se active ‘Recalcular’.
- Presupuesto
- Hansa te calculará este valor cuando selecciones el comando ‘Recalcular’ del menú Operaciones.
- Suma Presup.
- Este muestra el presupuesto total para el año. A diferencia de la cifra ingresada en el campo Valor Base, esta cifra se calcula por Hansa como una suma de las cifras Presupuestarias en la matriz. Por tanto, si el Presupuesto está revisado y recalculado utilizando la función ‘Recalcular’, el Valor Base se mantendrá intacto. De modo que se puede realizar algunas comparaciones entre la cifra original presupuestada y la final. La Suma de Presupuesto tomará en cuenta también los montos extra en la columna Valores.
- Si la diferencia entre el Valor Base y la Suma Presup. no puede ser explicada, la causa probable sería que el Presupuesto tiene un número diferente de periodos (líneas en la matriz) al de Presupuesto Clave.
- Cuando se han cargado Valores para todas líneas en la matriz, o se ha seleccionado un Presupuesto Clave, debes activar ‘Recalcular’ desde el menú Operaciones y luego [Guardar] para guardar, o [Cancelar] para cancelar.
- Repite los pasos 1,2 y 3 para colocar Presupuestos a todas las combinaciones Cuenta/Objeto. Utiliza el botón [Duplicar] asistir la entrada de datos. Sólo se puede guardar un archivo de Presupuesto para cada combinación Cuenta/Objeto/Periodo.
! | Para que las cifras Presupuestarias aparezcan en los informes de Contabilidad para fines comparativos, se debe realizar al menos una entrada de datos con una fecha en el área de la matriz.
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- Una vez hecho esto, probablemente desees colocar un Presupuesto global para cada Cuenta (ej. la suma de los Presupuestos separados para cada Objeto). Para lograr esto, crea un nuevo archivo de Presupuesto e ingresa la Cuenta y el Periodo. Guarda el archivo y luego selecciona ‘Calcular Suma desde Presup. Cuenta-Objeto’ en el menú Operaciones. Hansa buscará todos los Presupuestos que encajen a la Cuenta con los distintos Objetos que caen en el Periodo pertinente y calculará un Presupuesto global adjuntando todo.
- Se puede utilizar tres informes para comparar los Presupuestos y los Presupuesto Revisados con cifras reales:
el Balance, el informe Resultados de Objetos/Cantidades (el cual proporciona un análisis separado para cada combinación Objeto/Cuenta) y el informe Estado de Resultados
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