- Líneas de Asiento (Diario de Transacciones)
En el centro de las ventanas de ‘Asiento: Nuevo’ y ‘Asiento: Ver’, se encuentran la matriz del Asiento. Es aquí donde deberás listar los registros para las Cuentas individuales. Éstas deben cuadrar (los debes deben igualar los haberes) antes de guardar el Asiento.
La matriz lineal del Asiento está dividida en siente pestañas horizontales. Cuando pulsas una pestaña (marcada A-G), las dos o tres columnas derechas de la matriz son reemplazadas.
Para agregar líneas a un Asiento, haz clic en cualquier campo dentro de la primera línea en blanco e ingresa el texto apropiado. Para eliminar una línea, haz clic sobre el número de línea (izquierda) y presiona la tecla Espacio atrás. Para insertar una línea, haz clic sobre el número de línea donde se realizará la inserción y presiona Enter.
Pestaña A
- Cuenta
- Pegado Especial
registro Cuentas, Mayor, módulo Sistema.
- Especifica aquí la Cuenta utilizada en la línea del Asiento.
- También puedes ingresar el Código de un Modelo de Asiento en este campo. Los Modelos de Asientos se utilizan para automatizar el ingreso de Asientos frecuentes, no solo reduciendo esfuerzo, sino también garantizado que se utilice las Cuentas correctas. Los Modelos de Asiento se describen explícitamente aquí.
- Objeto
- Pegado Especial
registro de Objetos, Mayor/módulo Sistema.
- Se puede asignar hasta 20 Objetos separados por comas a este Asiento. Podrías definir Objetos separados para representar diferentes departamentos, centros de costo o tipos de producto. Esto provee un método flexible de análisis que se puede utilizar en informes de Contabilidad.
- Puedes utilizar una casilla de tildado en la opción Opciones de Asiento para hacer que el cursor salte este campo cuando presiones Enter si no utilizas Objetos.
- Descripción
- Una Descripción por defecto se carga desde el registro de Cuenta. Se puede modificar si es necesario. Igualmente, pueder hacer que el cursor salte este campo cuando presiones Enter.
- Debe Base 1, Haber Base 1
- Para cada línea, especifica un monto de debe o haber. Utiliza cifras en Moneda Base 1 como se especifica en la opción Moneda Base en el módulo Sistema o en tu Moneda local si no estás utilizando el sistema de Moneda con Base-Dual. El total del Debe tiene que ser igual al total del Haber antes de guardar el Asiento; por tanto, todo Asiento debe tener al menos dos líneas. Si tienes activada la opción Asientos/Avisar con Montos Inusuales, y una Cuenta en particular sólo puede tener montos destinados en un lado (debe o Haber), se te notificará si intentas destinar una cifra al otro lado. Notemos que esta advertencia no será impuesta y podrá ser ignorada.
- Cod. IVA
- Pegado Especial
opción Códigos IVA, módulo Contabilidad.
- Puedes marcar cada línea del Asiento con un Código IVA. El código puede ingresar automáticamente con el número de Cuenta o manualmente. No se originará ningún cálculo; este campo es sólo para propósitos de informe. Sin embargo, asegúrate de ingresar el Código IVA correcto (si existe), puesto que afectaría la precisión de las cifras para el volumen Neto de Ventas y Compras en el Reintegro IVA. Esto aparece en la ilustración de la Definición de Informe IVA.
Pestañas B-D: Cuentas Multimoneda
Si estás utilizando el sistema Moneda con
Base-Dual, los valores en la Moneda Base 2 deberán ingresar en la pestaña B. El sistema Base-Dual será útil para compañías que tienen oficinas en dos países y necesitan informar en ambas Monedas; para compañías que operan en países donde hay una segunda Moneda (mayormente US Dólar o Euro) de uso común; para compañías europeas que mantienen su antigua Moneda nacional para fines de comparación.
Si el Asiento utiliza una conversión simple de Moneda extranjera a nacional, la Moneda extranjera más sus valores deberán ingresar en la pestaña C.
Todos los tipos de cambio ingresan en la Pestaña D.
Por favor, haz clic aquí para detalles completos de estas características.
En caso de Asientos sólo en Moneda local donde el sistema de Base-Dual o de simple conversión no se utilice, se puede ignorar las pestañas B-D.
Pestaña E
La Pestaña E se puede utilizar para liquidar Facturas de Ventas y Compras. Dentro de una línea del Asiento, especifica la Cuenta Bancaria a ser debitada (en caso de una Factura de Venta) o abonada (en caso de una Factura de Compra). En la siguiente línea, especifica la Cuenta del Deudor o Acreedor apropiadamente y en la pestaña E, especifica la Factura(s) que se pagan como se describe más abajo.
Las Facturas y Facturas de Compra saldadas de esta manera no serán tratadas como facturas abiertas, pero los archivos en los registros de Recepción o Pagos no se crearán
También es posible crear Facturas y Facturas de Compra utilizando la pestaña E. Igualmente, no se crearán archivos en los registros de Factura o Factura de Compra, pero tales Facturas aparecerán en cualquier lista ‘Pegado Especial’ de una Factura Abierta, así hasta que hayan sido saldadas. Con respecto a esto, las facturas serán tratadas normalmente. Dentro de líneas por separado del Asiento, especifica la Cuenta del Deudor/Acreedor, Cuenta(s) de Venta/Compra y Cuenta de Debe/Haber. No se ofrecerá nada por defecto. En la pestaña E dentro de la línea correspondiente al registro en la Cuenta del Deudor/Acreedor, coloca “C” o “S” al campo T (Tipo) según lo apropiado e ingresa un Cliente o Proveedor y un Número de Factura.
Si vas a utilizar la pestaña E, no hay necesidad de desactivar las opciones de tildado del Sub-Libro Mayor en el Manejo de Cuenta. Opciones Ventas y Compras.
Cualquier Cuenta que haya sido protegida por esta función puede ser utilizada todavía si el campo T (Tipo) contiene “C” o “S”. Esto quiere decir que no hay riesgo de permitir que se utilice accidentalmente o incorrectamente la Cuenta de Deudor o Acreedor en otros Asientos, lo cual daría lugar a interpretarlos con imprecisión.
En el caso de los Asientos generados automáticamente desde Facturas de Ventas y Compras, Recepciones y Pagos; los campos en la pestaña E contendrán valores si se han utilizado las casillas de tildado referentes a: Información de Cliente en Asiento (en caso de Ventas) o Supp. Info. on Trans. (Compras).
- T (Tipo)
- Pegado Especial
Alternativas de posibles ingresos
- Utiliza este campo para especificar si la línea de Asiento se refiere al destino de un deudor o acreedor.
Ingresa “C” (para “Cliente”) si una Recepción o Factura de Venta está siendo registrada, o “S” (para “Proveedor???) si un Pago o Factura de Compra está siendo registrada. Las listas de ‘Pegado Especial’ adjuntadas a los campos de No. De Serie y Compañía varían de acuerdo a lo ingresado aquí.
- "C" o "S" únicamente deberán ingresar si la línea se refiere a un destino para las Cuentas del Deudor o Acreedor. Cuando se cuadra los datos para Cuentas de Ventas, Compras, IVA y Banco/Efectivo, el procedimiento deberá llevar “M” como ingreso por defecto. “M” se utilizará también en todos los demás Asientos.
- No. Serie
- Pegado Especial
Abrir, Facturas de Compras o Ventas aprobadas
- Habiendo ingresado “C” o “S” en el campo Tipo, se debe ingresar el Número de una Factura de Venta o Compra aquí antes de guardar el Asiento.
- Si se ingresa un número existente, éste significará la Factura a ser saldada. Cuando presionas la tecla Tab o Enter, aparecerá su Número de Cliente o Proveedor en el campo de Compañía; se cargará la Cuenta apropiada de Deudor o Acreedor y el monto pendiente será colocado en campo de Haber (Factura de Venta) o Debe (Factura de Compra).
- Si se ingresa un número inexistente, éste significará que una nueva Factura se creará.
- A Pagar
- Pegado Especial
Fecha Actual
- Una vez ingresada la Factura de Venta o Compra al campo de No. De Serie, su Fecha de Emisión se mostrará aquí.
- Si se crea una Factura nueva, ingresa una Fecha de Emisión como corresponda.
- Compañía
- Pegado Especial
registro de Cliente o Proveedor
- Una vez ingresada la Factura de Venta o Compra al campo de No. De Serie, su Cliente o Proveedor se mostrará aquí.
- Si se crea una Factura nueva, ingresa un Cliente o Proveedor como corresponda.
Abajo se muestra un ejemplo de Recepción contra una Factura de Ventas que ingresó utilizando la pantalla de Asiento (la pestaña E aparece en la ilustración).
Cuando se ingresa “C” o “S” en el campo de Tipo y un Número de Factura de Compra en el campo de Número de Serie, la Cuenta de Deudor o Acreedor (750 en la ilustración de arriba), será cargada automáticamente y el monto pendiente será colocado en el campo de Haber o Debe como corresponda. Si la Factura original estaba en una Moneda extranjera, el monto pendiente será convertido utilizando el Tipo de Cambio más reciente. Si el Tipo de Cambió ha variado desde que la Factura fue creada o recibida, puedes tener opcionalmente una nueva línea agregada automáticamente al Asiento, destinando el índice ganancia/pérdida a las Cuentas de Índice Ganancia/Pérdida especificadas en la opción de
.
Para ejemplificar tenemos la creación de una Factura de Ventas que aparece abajo (nuevamente, la pestaña E se muestra en la ilustración).
Si una Compañía es tanto Cliente como Proveedor, la pestaña E se puede utilizar también para colocar las Facturas de Ventas contra Facturas de Compra (contra asientos). Si los valores de las Facturas de Ventas y Compras no son iguales, la Factura con el monto más bajo será completamente saldada, mientras que las otras serán saldadas parcialmente, así que seguirán siendo tratadas como abiertas. En el ejemplo de abajo, una Factura de Venta emitida al Cliente 001 ha sido colocada contra una Factura de Compra recibida del Proveedor 504:
Pestaña F
- Corr
- Hansa contiene una función mediante la cual las Cuentas en cada lado (Debe/Haber) del Asiento, pueden estar sujetas a ciertas reglas (reglas correlativas). Si se utiliza la opción Revisar Reglas de Contra Cuenta en las opciones de Asiento, Hansa prevendrá de guardar Asientos complejos donde, por ejemplo, las dos primeras líneas son Cuentas de Debe y por eso existen varias líneas en Haber. Estas Reglas Contra Cuentas se explican ampliamente en la página que describe la opción Opciones de Asiento.
- En circunstancias donde la opción esté activada, sin embargo se requiere ingresar tal Asiento complejo, debes establecer correlatividad manualmente utilizando este campo. Para cada línea de Asiento, puedes poner un número en el campo Corr. Todas las líneas con el mismo número serán tratadas como correlativas las unas con las otras. Los números utilizados son arbitrarios.
Solapa G
El campo de Cantidad puede utilizarse cuando se ingresa Asientos manualmente desde una lista producida por el informe
Transacciones Contables Facturas en el módulo Ventas. Existe una opción para mostrar cantidades en este informe. Generalmente, este informe ser utilizará para los Asientos que representan Facturas
creadas en el módulo Proyecto.
