HansaWorld FirstOffice Start   >> Персональные регистры   >> Примеры  

Предыдущая   Следующая               Вариант всей главы для печати               Поиск  

Данный текст относится к версии программы 4.3  

Планирование времени

Франсуаза также занимается планированием и анализом времени. Она является ответственной за департамент, в котором работает еще два сотрудника реализации. Планируя работу на следующий месяц, она решила зарезервировать определенный день для осуществления телефонных звонков потенциальным клиентам, а также холодного прозванивания. Она открывает «Календарь», щелкнув на кнопку [Календарь] на «Панели управления»:

Затем она щелкает на кнопку [Новая] и открывает «Деятельность» на имя всех троих сотрудников департамента, чтобы зарезервировать их время. Чтобы сделать это, она вводит инициалы троих сотрудников в поле «Сотрудники» на карточке «Сотрудники», разделяя их запятыми:

В карточке «Время» она устанавливает «Тип задачи» на «Календарь», означающий, что «Деятельность» появится в «Календаре», а не в «Планировщике задач». Она выбирает опцию «Прогноз» в типе «Календарь», чтобы обозначить, что это запланированное время.

Когда Франсуаза сохраняет «Деятельность», она появляется в «Календаре» каждого их трех сотрудников. Когда они откроют «Календари», щелкнув на кнопку [Календарь] на «Панели управления», им станет известно, что их время во второй половине следующего дня – зарезервировано:

«Деятельность» появится в их «Календарях» в виде контурного столбика, потому что Франсуаза выбрала опцию «Прогноз». Данный столбик означает для двоих других сотрудников департамента, что их время зарезервировано. Если кто-либо из них щелкнет на столбик один раз, «Текст» «Деятельности» появится в поле «Найти» в нижней части экрана. Они также могут дважды щелкнуть на столбик, чтобы открыть запись «Деятельности», если им необходимо увидеть более подробную информацию о том, что они должны сделать.

Любой другой сотрудник компании также может просмотреть «Календари» этих трех сотрудников и увидеть, что их время зарезервировано.

В течение дня, о котором идет речь, Франсуаза может записать выполненную работу несколькими способами. Она решает убедиться, что по каждому телефонному звонку введены отдельные «Деятельности». Таким образом, будут записаны детали каждого звонка (для поддержания контактной истории по каждому «Клиенту») и позволено создание последовательных «Деятельностей», если таковые необходимы. Одна из таких «Деятельностей», записанная коллегой Франсуазы Нейлом Брокуром, проиллюстрирована ниже:

«Календарь» не совсем подходит для отображения множества маленьких «Деятельностей», представляющих собой телефонные звонки, поэтому «Тип задачи» установлен на «План». Данные «Деятельности» вводятся не в целях планирования времени, а для поддержания контактной истории «Клиентов», к которым они относятся. Выбор опции «План» означает, что «Деятельность» не появится в «Календаре».

Информация о каждом телефонном звонке записывается в таблице карточки «Текст» каждой «Деятельности», как показано в нижней части иллюстрации.

На данном примере, телефонный звонок закончился запросом отправить «Клиенту» некоторую информацию. После сохранения «Деятельности», и пока она все еще на экране, Нейл может щелкнуть на [Новая] или [Копия], чтобы создать новую «Деятельность», содержащую указания по отправке информации. Она может быть на его собственное имя, для напоминания ему о том, что необходимо выполнить позже, или же на имя того «Сотрудника», который обычно занимается рассылкой информации. В последнем случае, при появлении «Деятельности» в «Планировщике задач» или «Календаре» «Сотрудника» (в зависимости от «Типа задачи» - «План» или «Календарь» соответственно), сотруднику становится известно о работе, которую необходимо выполнить.

В конце дня, Франсуаза вводит новые «Деятельности», отображающие работу на следующий день, для каждого сотрудника. Целью данных «Деятельностей» является только планирование времени. Нейл Брукер должен был уйти с работы раньше на прием к зубному врачу, поэтому Франсуаза вводит данную «Деятельность», записывая работу, которую он смог сделать:

Так как данная «Деятельность» служит только для планирования времени, она выбрала «Тип задачи» «Календарь». Как тип «Календаря» она выбирает «Время», так как «Деятельность» представляет собой реальное время, потраченное на телефонные звонки. В результате, «Деятельность» появится в «Календаре» Нейла в виде полностью окрашенного столбика справа от контурного столбика, введенного раньше для резервирования его времени. Франсуаза создала новую «Деятельность», вместо того, чтобы изменить созданную ранее «Деятельность» с «Прогноза» на «Время», в целях сравнения:
013.JPG) То что Нейл ушел раньше – можно определить по тому, что столбик «Время» (сплошной, справа) короче столбика «Прогноз» (контурный).

Время, потраченное всеми тремя сотрудниками, может быть показано в «Календаре» при помощи ввода их инициалов в поле «Сотрудники», разделяя их запятыми:

Время, потраченное всеми тремя сотрудниками, может быть показано в «Календаре» при помощи ввода их инициалов в поле «Сотрудники», разделяя их запятыми.

Предыдущая   Следующая   Наверх            Вариант всей главы для печати