Управление контактами
С утра Алексей Скворцов составляет план работы на ближайшие несколько дней. Для этого он пользуется планировщиком задач. Нажмите на кнопку [Задачи] на главной панели
.
В планировщике задач отразятся деятельности, помеченные как «План». Здесь будет показан список видов деятельности, которые необходимо выполнить к концу дня (включая деятельности предыдущего дня, которые остались незавершены). Деятельности, помеченные как утвержденные в списке не отразятся. Получится простой список видов деятельности, отсортированный по дате и времени начала (которые Алексей может изменять, нажав на заголовок деятельности).
Если данный список слишком длинный Алексей может уменьшить его выбрав деятельности определенного вида, по определенному клиенту/или приоритету, используя поля в заголовке.
По выполнении запланированной деятельности, Алексей выберет двойным щелчком мыши нужную строку в планировщике задач и перед ним откроется соответствующая запись деятельности из регистра Деятельности. Алексей так же может открыть соответствующую запись деятельности, чтобы просмотреть детали задания. Например, Алексей выслал коммерческое предложение и хочет уточнить детали данного предложения.
Когда задание завершено, Алексей может записать результат выполненной деятельности в поле «Результат» внизу окна деятельности и пометить деятельность как выполненную (верхнее правое окошко):
Например, Алексею удалось сделать запланированный телефонный звонок г-ну Ли Ван Сок из компании New World Import/Export Co., который проявил интерес к продаваемой им продукции. В записи “Деятельность” об этом сделана отметка. При необходимости, можно использовать текстовое поле на закладке
«Текст» для ввода деталей.
При сохранении и закрытии записи деятельности, планировщик задач обновляется автоматически. Утвержденная деятельность убирается из планировщика, так как деятельности, помеченные как утвержденные не отображаются в списке планировщика.
Можно отобразить нужную вам информацию в планировщике задач, не открывая запись деятельности с введенными комментариями. Данные заметки можно просмотреть в планировщике, щелкнув по указателю стрелки слева от текстовой строки. Алексей делает это для одной из деятельности в планировщике:
Когда Алексей завершит свою деятельность (если нет необходимости вводить результат) введите дополнительные заметки или создайте новые деятельности путем копирования старых. Алексей так же может пометить деятельность как завершенную в планировщике задач, отметив деятельность следующим образом:
Данная отметка не отражается сразу же на записи деятельности. Алексей должен сначала сохранить запись в планировщике (нажав на Shift – Enter или выбрав ОК из меню «Запись»). В этом случае деятельность будет отмечена как выполненная и будет убрана из планировщика.
При просмотре планировщика Алексей решает позвонить Джозефу Конраду в торговую компанию «Against All Odds Trading Co.». Двойным щелчком Алексей открывает в планировщике нужную ему деятельность для уточнения деталей.
Алексей видит в поле «Комментарий», что сейчас ему нужно позвонить потенциальному клиенту и уточнить детали. Данная запись деятельности была создана при отправке коммерческого предложения (меню «Операции» «Создать деятельность», окно «Коммерческое предложение»). При использовании данной функции запись коммерческого предложения автоматически прикрепляется к записи деятельности посредством скрепки (в верхнем правом углу записи). Это служит напоминанием о том, в связи с чем была создана деятельность.
При просмотре деятельности, Алексей сможет легко вспомнить детали коммерческого предложения, нажав на скрепку.
Затем Алексей двойным щелчком нажимает на коммерческое предложение в скрепке. Открывается запись коммерческого предложения.
Таким образом, Алексей может оформить по предложению счет. Из меню “Операции” окна «Коммерческое предложение» он выбирает строку “Счет”. Счет оформлен и открыт:
Таким образом, из своего “Плана работы” Алексей смог перейти в модули “Коммерческие предложения” и “Счета клиентам”, оперативно найти необходимое предложение и оформить счет. Теперь он может ввести объект Счета, закрыть окна “Коммерческое предложение” и ???Счет”, утвердить деятельность, после чего вернуться и обновить свой “Планировщик задач”.
Алексей также занимается контролем продаж. Он проводит регулярный мониторинг потенциальной заинтересованности в компании и после общения с клиентами, заносит деятельности по этим клиентам в календарь, таким образом выстраивая историю по клиентам. Например: если клиент присылает факс с жалобами на недопоставку товара, Алексей сможет быстро просмотреть всю историю по этому клиенту. Список видов деятельности по этому клиенту будет включать как его контакты с данным клиентом, так и контакты других сотрудников.
Алексей может использовать фильтры планировщика задач на карточке «Фильтр» для просмотра всех видов деятельности п этому клиенту в планировщике. Для этого необходимо убрать инициалы Алексея из окна планировщика и ввести в заголовок код клиента (при помощи функции специальной вставки), затем выбрать опцию «Вкл. Все сделанные» (четвертая колонка с опциями). Таким образом, Алексей увидит все сделанные по данному клиенту деятельности. Двойным щелчком можно выбрать и открыть для просмотра любую из деятельностей.
Как альтернативу можно запустить отчет «Деятельность – клиенты» по нужному вам клиенту и отследить историю контакта.
В обоих случаях Алексей сможет сразу увидеть комментарии, занесенные в поля «Комментарий» в заголовке деятельности и в поле текст на карточке «Текст». В обоих случаях деятельности выполнены и введены разными сотрудниками в определенный период времени, и являются отличными инструментами для анализа и исправления недоразумений и ошибок, возникших в ходе работы (конечно же только в том случае, если все сотрудники добросовестно и последовательно вводили записи деятельности по каждой выполненной задачи).
Как и все остальные отчеты в системе, отчет «Деятельности – клиенты» содержит инструменты поиска, позволяющие отыскивать контакты по определенным параметрам. Можно запустить сразу несколько отчетов на экране для получения разносторонней подробной информации. Для просмотра определенной деятельности из отчета, Алексей может нажать на номер деятельности в левой колонке отчета.
