HansaManuals Home   >> Standard ERP   >> Wprowadzenie i instalacja   >> Przed instalacją systemu  

Poprzednia   Następna               Wersja do wydruku               Szukaj  

Opis dotyczy systemu HansaWorld Enterprise wersja 5.4  

Planowanie i ustawienia

Jeśli użytkownik wykorzystuje po raz pierwszy zintegrowany system do zarządzania procesami zamówień, magazynem, sprzedażą, zakupami, rejestracją dokumentów w Księdze Głównej lub, jeśli zmienia dotychczasowy system, powinien szczególnie uważnie przyjrzeć się podstawowym procesom, które mają miejsce w systemie. Pozwoli to na efektywne wykorzystanie systemu w codziennej pracy.

Dobrym rozwiązaniem jest wstępna analiza potrzeb firmy w odniesieniu do tego, co oferuje nam system. Aby przeprowadzić taką analizę trzeba mieć pojęcie o towarach (kupowanych i sprzedawanych), grupach towarowych, kategoriach odbiorców, planie kont, sposobach płatności, warunkach płatności itd.. Jeśli jakieś pojęcia w systemie Hansa okażą się nowe należy je przealizować w kontekście potrzeb firmy.

Ustawienie bazy danych dla konkretnej firmy wymaga wstępnej analizy potrzeb oraz właściwego zaprojektowania. Na początku instalacji należy podjąć szereg istotnych decyzji dotyczących numerów seryjnych dla dokumentów, numeracji Kontrahentów, kodów i klasyfikacji towarów, procedur fakturowania. System Hansa zapewnia dużą elastyczność, dlatego istnieje możliwość dostosowania pracy do wielu różnych potrzeb. Duża elastyczność ze strony systemu, wymaga czujności ze strony użytkownika w momencie definiowania ustawień bazy danych. Jeśli, na przykład standardowy plan kont jest nieodpowiedni dla firmy, należy podjąć dezycję o wprowadzeniu własnego planu kont stosownie do potrzeb.

Jeśli system Hansa będzie wykorzystywany w instalacji wielostanowiskowej to jego instalacja będzie oznaczała wiele zmian w funkcjonowaniu firmy. Przed instalacją oprogramowania należy znaleźć odpowiedź na pytanie: jaka jest koncepcja funkcjonowania firmy teraz oraz w przyszłości.

• Jakie czynności/zadania będą wykonywane oraz w jaki sposób?
  
• Kto powinien rejestrować zamówienia, faktury, płatności itd. oraz jak?
  
• Jaka dokumentacja jest wymagana oraz w jaki sposób należy oznaczać oraz przechowywać dokumenty?
  
• Jakie raporty są wymagane? W jaki sposób dokumenty powinny być rejestrowane w księgach?
  

System Hansa pozwala na dużą elastyczność, ale ważne jest określenie potrzeb na początku instalacji. Odradzamy ustawianie systemu bez pomocy doświadczonego konsultanta. Prosimy o kontakt z lokalnym biurem lub Autoryzowanym Partnerem HansaWorld w celu uzyskania porad lub ustalenia szkoleń.

Powszechnie uważa się, że początek roku jest jedynym momentem na zmianę oprogramowania w firmie. W rzeczywistości lepiej jest zmienić system w ciągu roku , a następnie przetestować jego możliwości. Najlepiej wybrać spokojny okres w ciągu roku, wprowadzić dane, a następnie spokojnie porównać je z raportami z poprzedniego systemu.

Po zakończeniu procesu instalacji, system wymaga właściwej obsługi. Przede wszystkim trzeba pamiętać o regularnym tworzeniu archiwum. Zintegrowany system różni się od edytorów tekstów, które obsługują poszczególne dokumenty. System Hansa, podobnie jak większość systemów wspomagających zarządzanie, pracuje z pojedynczym plikiem bazy danych, w którym przechowywane są wszystkie dane. Jeśli utracisz plik bazy danych, nie tracisz żadnych informacji, pod warukiem, że systematycznie wykonujesz archiwum bazy danych.

Poprzednia   Następna   Powrót            Wersja do wydruku