HansaWorld FirstOffice Start   >> Wprowadzenie i instalacja   >> Przed instalacją systemu  

Poprzednia   Następna               Wersja do wydruku               Szukaj  

Opis dotyczy systemu HansaWorld Enterprise wersja 4.3  

Planowanie i ustawienia

Jeśli użytkownik wykorzystuje po raz pierwszy system finansowo-księgowy do rejestrowania sprzedaży, zakupów, operacji księgowych lub, jeśli zmienia dotychczasowy system, powinien zwrócić uwagę na podstawowe procesy w systemie. Pozwoli to na efektywne wykorzystanie systemu w codziennej pracy.

Dobrym rozwiązaniem jest wstępna analiza potrzeb firmy w odniesieniu do tego, co oferuje nam system. Aby przeprowadzić taką analizę trzeba mieć pojęcie o towarach (kupowanych i sprzedawanych), grupach towarowych, kategoriach odbiorców, planie kont, sposobach płatności, warunkach płatności itd.. Jeśli jakieś pojęcia w systemie Hansa okażą się nowe należy je przealizować w kontekście potrzeb firmy.

Przy ustawianiu bazy danych niezwykle istotnym czynnikiem jest znajomoścpotrzeb firmy i umiejętnośc planowaniu. Na początku instalacji należy podjąć szereg idecyzji dotyczących Kontrahentów, klasyfikacji, procedur fakturowania, itd.. System FirstOffice Start zapewnia dużą elastyczność, dlatego istnieje możliwość dostosowania pracy do wielu różnych potrzeb. Duża elastyczność ze strony systemu, wymaga czujności ze strony użytkownika w momencie definiowania ustawień bazy danych. Jeśli, na przykład standardowy plan kont jest nieodpowiedni dla firmy, należy podjąć dezycję o wprowadzeniu własnego planu kont stosownie do potrzeb.

Powszechnie uważa się, że początek roku jest najlepszym momentem na zmianę oprogramowania w firmie. W praktyce zakeca się zmianę systemu w ciągu roku co daje możliwość przetestowania jego możliwości. Najlepiej wybrać spokojny okres w ciągu roku, wprowadzić dane, a następnie spokojnie porównać je z raportami z poprzedniego systemu.

Po zakończeniu procesu instalacji, system wymaga właściwej obsługi. Przede wszystkim trzeba pamiętać o regularnym tworzeniu archiwum. Zintegrowany system różni się od edytorów tekstów, które obsługują poszczególne dokumenty. System FirstOffice Start, podobnie jak większość systemów finansowo-księgowych, pracuje z pojedynczym plikiem bazy danych, w którym przechowywane są wszystkie dane. Jeśli utracisz plik bazy danych, nie tracisz żadnych informacji, pod warukiem, że systematycznie wykonujesz archiwum bazy danych.

Poprzednia   Następna   Powrót            Wersja do wydruku