HansaWorld FirstOffice Start   >> Wprowadzenie i instalacja   >> Struktura FirstOffice Start  

Poprzednia   Następna               Wersja do wydruku               Szukaj  

Opis dotyczy systemu HansaWorld Enterprise wersja 4.3  

Przepływ informacji i dokumentów w firmie

Zarządzanie firmą łączy się z określonym przepływem czynności oraz zadań do wykonania. W standardowym przedsiębiorstwie handlowym towary nabywane od określonych grup dostawców wprowadzane są na magazyn, następnie realizowane są zamówenie sprzedaży, trwa śledzenie stanów magazynowych, następują wydania z magazynów, spedycja towarów, wystawianie faktur oraz wpływ należności. Wszystkie zdarzenia są rejestrowane w księgach i powstają do nich zapisy księgowe.

Nowoczesny system księgowy jak FirstOffice Start został zaprojektowany w celu zautomatyzowania wszystkich możliwych czynności. Jeśli jakaś informacja jest wprowadzana w jednej części systemu, nie ma potrzeby ponownego wprowadzania tej samej informacji w innej części systemu. Każda zarejestrowana informacja jest dostępna w systemie i może być wielokrotnie wykorzystywana przez użytkownika.

Powyższa ilustracja pokazuje uproszczony schemat interakcji procesów oraz wymiany informacji w przedsiębiorstwie. Większe prostokąty przedstawiają działania administracyjne związane z przepływem informacji w przedsiębiorstwie. Mniejsze prostokąty na schemacie to dokumenty informacyjne wykorzystywane w przedsiębiorstwie. Przerywana linia oznacza granicę pomiędzy przedsiębiorstwem a jego otoczeniem. Chociaż Odbiorcy i Dostawcy znajdują się poza granicą to ciągle dochodzi do wymiany informacji pomiędzy nimi a firmą.

W bieżącej pracy firmy dużą rolę odgrywa informacja. FirstOffice wspomaga dostęp do informacji poprzez strukturę plików i kartotek. Poniższa ilustracja pokazuje tą samą strukturę co wcześniejszy obrazek, ale z wykorzystaniem kartotek.

Modułowa budowa systemu FirstOffice Start dostarcza wiele standardowych rozwiązań dla poszczególnych obszarów funkcjonalnych firmy. System został zaprojektowany elastycznie, dlatego może być wykorzystywany przez wiele różnych przedsiębiorstw. System umożliwia stały dostęp do zapisanych informacji. Jeśli na przykład, pracownik, który rejestruje faktury zakupu, potrzebuje informacji o fakturach sprzedaży, to ma do nich bezpośredni dostęp bez konieczności opuszczania systemu i przemieszczania się.

FirtOffice Start to zintegrowany system finansowo-księgowy.Poszczególne obszary systemu oddziałują na siebie wzajemnie. Sprzedaż na przykład, jest zintegrowana z Księgą Główną, tak więc po zatwierdzenia faktury sprzedaży, automatycznie powstaje właściwa do tej faktury operacja księgowa i uaktualniane są księgi i raporty. Taka interakcja pomiędzy kartotekami jest automatyczna i dotyczy całego systemu.

W wielu przypadkach taka interakcja oznacza, że użytkownik nie musi osobno rejestrować operacji księgowych do wystawionych faktur sprzedaży oraz zakupu. Operacje te stanowią około 80% wszystkich operacji rejestrowanych "systemem ręcznym" , a ich zautomatyzowanie przyśpiesza i usprawnia pracę. Poniższy schemat przedstawia proces integracji:

Poprzednia   Następna   Powrót            Wersja do wydruku