Połaczenie osob kontaktowych i firm - Relacje kontrahentow
Informacje o Odbiorcach, Dostawcach oraz osobach kontaktowych są przechowywane w jednej kartotece Kontrahentów. Poniżej pokazano mechanizm powiązania osób kontaktowych z firmami, z którymi są one związane.
- Wprowadź kartę Kontrahenta czyli firmę. Na karcie Kontrahenta zaznacz wlaściwy check box;Odbiorca, Dostawca lub oba. Zaznaczenie check boxa Odbiorca, Dostawca nie oznacza koniecznie firmy, która kupuje nasze towary lub usługi lub sprzedaje nam swoje towary i usługi, a np. potencjalne kontakty. Zdefiniowanie Kontrahenta jako Odbiorcy lub Dostawcy umożliwiia dostęp do różnych kartotek po stronie sprzedaży lub zakupu. Przed przejściem do kroku 2 zapisz kartę Kontrahenta w kartotece.
- Wprowadź kartę Kontrahenta, np. osobę kontaktową związaną z firmą. W tym celu wybierz polecenie ' Utwórz osobę kontaktową' z menu Specjalne. W kartotece Kontrahentów zostanie utworzony nowy rekord, który pojawi się na ekranie w oknie 'Kontrahent:Podglad'. Oznacza to, że rekord został zapisany w kartotece oraz otwarty w celu wprowadzenia danych o osobie kontaktowej, np. nazwy, danych kontaktowych, jeśli są różne od informacji zdefiniowanych na karcie macierzystej firmy:
Dane adresowe, numer telefonu oraz faks zostaną skopiowane z karty macierzystej. Wprowadź nazwę osoby kontaktowej oraz właściwe informacje do kontaktu. Nie zaznaczaj check boxów Odbiorca/Dostawca na tej karcie, jeśli osoba kontaktowa pracuje w firmie, którą określono w bazie danych jako Odbiorcę lub Dostawcę (chyba, ze osoba kontaktowa jest samodzielnym podmiotem). 
- Zapisz wprowadzone dane, a następnie kliknij przycisk krzyżyk, aby zamknąć kartę. Karta zostanie dodana do listy kontaktów w dolnej cześci karty Kontrahenta macierzystego na zakładce 'Dane kontakt.':
Lista zawiera wszystkie kontakty zdefiniowane dla Odbiorcy lub Dostawcy. Lista jest sortowana według zaznaczonej kolumny. Dwukrotnie kliknij wlaściwy rekord na liście, aby otworzyć kartę osoby kontaktowej.
- Polecenie 'Utwórz osobę kontaktową' z menu Specjalne pozwala w najszybszy sposób dodać kontakt do karty Odbiorcy lub Dostawcy. Kartę osoby kontaktowej można utworzyć również inną metodą. W tym celu wprowadź nową kartę w kartotece Kontrahentów. Informacje o danych adresowych, numerach telefonów, itd. należy wprowadzić ręcznie (chyba, że zostanie skopiowana istniejąca karta):
Kartę osoby kontaktowej należy połączyć z macierzystą kartą Odbiorcy lub Dostawcy. Połączenie umożliwia kartoteka Relacje kontrahentów w module CRM. Jeśli karta osoby kontaktowej zostanie utworzona automatycznie przy użyciu polecenie 'Utwórz osobę kontaktową' to w kartotece Relacje kontrahentów powstanie automatycznie rekord łączący osobę kontaktową z Odbiorcą lub Dostawcą. Jeśli karta osoby kontaktowej zostanie utworzona ręcznie to należy utworzyć dodatkową kartę w kartotece Relacje kontrahentów. Aby utworzyć kartę przejdź do modulu CRM, otwórz kartotekę Relacje kontrahentów, a następnie kliknij Nowa karta:
- Kontrahent
- polecenie Wstaw
Odbiorcy, Dostawcy, osoby kontaktowe w kartotece Kontrahentów
- Wstaw Odbiorcę lub Dostawcę dla którego pracuje osoba kontaktowa.
- Os. kontakt.
- polecenie Wstaw
osoby kontaktowe w kartotece Kontrahentów
- Wstaw osobę kontaktową.
- Data pocz.
- polecenie Wstaw
Wstaw datę
- Podaj od kiedy osoba kontaktowa pracuje dla Odbiorcy lub Dostawcy. Pole ma charakter informacyjny.
- Data końc.
- polecenie Wstaw
Wstaw date
- Podaj datę zakończenia współpracy pomiędzy osobą kontaktową, a Odbiorcą lub Dostawcą, jeśli taka informacja jest potrzebna. Pole ma charakter informacyjny.
- Nieważny
- Opcje można załączyć, jeśli współpraca pomiędzy osobą kontaktową, a Odbiorcą lub Dostawcą została zakończona. Zobacz krok 6.
Po zapisaniu karty w kartotece Relacje kontrahentów, karta osoby kontaktowej zostanie dodana do listy w dolnej cześci karty Odbiorcy lub Dostawcy na zakładce 'Dane kontakt.': 
- Kartoteka Relacje kontrahentów umożliwia połączenie karty osoby kontaktowej z wieloma firmami. Wystarczy wprowadzić właściwe połączenia kart w kartotece Relacje kontrahentów:
Karta osoby kontaktowej została połączona z dwiema firmami:
- Po zakończeniu współpracy pomiędzy osobą kontaktową, a Odbiorcą lub Dostawca można zastosować jedno z trzech rozwiązań:
- Usuń stosowną kartę w kartotece Relacje kontrahentów. Usunięcie karty oznacza usunięcie powiązania pomiędzy kartą osoby kontaktowej, a kartą Odbiorcy lub Dostawcy. Alternatywnie, jeśli osoba kontaktowa zwiąże się z innym Odbiorcą lub Dostawcą wystarczy utworzyć nowy rekord w kartotece Relacje kontrahentów.
- Zaznacz opcję Nieważny na karcie Relacje kontrahentów. Link pomiędzy kartą osoby kontaktowej, a kartą Odbiorcy lub Dostawcy zostanie ukryty, karta osoby kontaktowej zostanie przekreślona na liście oraz osoba kontaktowa nie pojawi się na liście podpowiedzi po użyciu polecenia Wstaw:
Metodę można zastosować, jeśli chcemy śledzić okresy zatrudnienia osób kontaktowych u rożnych Odbiorców lub Dostawców. Kiedy osoba kontaktowa zmienia pracodawcę (Odbiorcę lub Dostawcę) wystarczy utworzyć nowy rekord w kartotece Relacje kontrahentów.
- Zaznacz opcję Zamknięte (na zakładce 'Warunki' na karcie osoby kontaktowej). Wszystkie rekordy utworzone dla tej osoby kontaktowej w kartotece Relacje kontrahentów zostaną automatycznie zaznaczone jako Nieważne. Link pomiędzy kartą osoby kontaktowej, a kartą Odbiorcy lub Dostawcy zostanie ukryty, a karta osoby kontaktowej zostanie przekreślona na liście jak pokazano to w punkcie ii. Osoba kontaktowa nie pojawi się więcej na liście podpowiedzi po użyciu polecenia Wstaw. Metoda nie jest odpowiednia, jeśli osoba kontaktowa zmienia pracodawcę (Odbiorcę lub Dostawcę) lub współpracuje z wieloma firmami w danym momencie. Opcja umożliwia zamknięcie karty osoby kontaktowej w całym systemie, dlatego osoba nie pojawi się na liście podpowiedzi kontaktów dla nowych lub istniejących firm.
- Po wprowadzeniu Odbiorców, Dostawców oraz osób kontaktowych do kartoteki Kontrahentów system umożliwia prostą i szybką pracę z rekordami. Na przyklad, po użyciu polecenia Wstaw w polu Kontrahent na fakturze sprzedaży, w oknie podpowiedzi pojawi się lista Odbiorców;
Po użyciu polecenia Wstaw w polu Dostawca na fakturze zakupu, w oknie podpowiedzi pojawi się lista Dostawców:
W niektórych kartotekach (np. Listy do Kontrahentów, Czynności) można wybrać Odbiorcę lub Dostawcę. Po użyciu polecenie Wstaw w polu Kontrahent pojawi sie cała lista Odbiorców. W górnej części na liście znajduje się przycisk [Dostawcy], który umożliwia wybranie Dostawcy: 
Osobę kontaktową można wybrać na wielu kartach w systemie, podobnie jak Dostawcę lub Odbiorcę. System domyślnie wkleja główny kontakt zdefiniowany na karcie Kontrahenta na zakładce 'Dane kontakt.'. Aby wybrać inną osobę kontaktową wykorzystaj polecenie Wstaw w polu Osoba kontakt lub Kontakt (pola różnią się w zależności od kartotek): 
Lista zawiera tylko osoby kontaktowe związane z danym Odbiorcą lub Dostawcą. Na liście nie pojawią się zamknięte osoby. Główny kontakt zdefiniowany na zakładce 'Dane kontakt.' pojawi sie na liście, ale nie pojawi się podwójnie nawet, jeśli istnieje dla niego oddzielna karta. Na liście obok osoby kontaktowej pojawi się także nazwa stanowiska zdefiniowana na zakładce 'Uwagi' na karcie Kontrahenta co ułatwi selekcję.
|
