BO w Księdze Głównej
Wprowadzenie bilansów otwarcia w Księdze Głównej można podzielić na dwa etapy. W pierwszym etapie zaleca się wprowadzić salda kont na koniec poprzedniego roku obrotowego. Można to zrobić w kartotece
Bilanse otwarcia. Potrzebne informacje można uzyskać z raportu Bilans wstępny wykonanego w starym systemie. Następnie, jeśli istnieje taka konieczność należy wprowadzić operacje księgowe w kartotece
Operacje, które dotyczą bieżącego roku obrotowego.
Po wprowadzeniu sald kont i operacji księgowych należy wydrukować Bilans wstępny oraz porównać raport z danymi ze starego systemu. Należy bezzwłocznie przeanalizować
wszystkie rozbieżności pomiędzy raportami: opóźnienie może spowodować większe trudności.
Na tym etapie prac zakłada się, że użytkownik wprowadził plan kont oraz zdefiniował kody VAT w systemie. Aby wprowadzić salda kont na koniec poprzedniego roku obrotowego należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:
- Wybierz moduł Księga Główna z menu Moduły.
- Kliknij przycisk [Bilanse otwarcia] w Oknie Głównym lub wybierz 'Bilanse otwarcia' z menu Kartoteki.
- Kliknij [Nowa] na pasku przycisków.
- Wprowadź informacje w sposób przedstawiony na poniższej ilustracji.
Więcej informacji o poszczególnych polach znajdziesz w dalszej części podręcznika, zobacz: kartoteka
Bilanse otwarcia. Zaleca się, aby w polu Data operacji wprowadzić ostatni dzień poprzedniego roku obrotowego, w innych przypadkach datę poprzedzającą rozpoczęcie pracy z systemem.
W polach Wn WB1 oraz Ma WB1 należy wprowadzić wartości w walucie bazowej 1. Jeśli w systemie wykorzystuje się dwie waluty bazowe należy najpierw zdefiniować, która z walut będzie używana jako walutwa bazowa 1, a która jako waluta bazowa 2. Funkcjonalność ma zastosowanie w przedsiębiorstwach, które posiadają biura w dwóch różnych krajach i muszą mieć możliwość raportowania w obu walutach, w przedsiębiorstwach, które zlokalizowane są w krajach, gdzie wykorzystywana jest druga waluta (zwykle USA lub EUR) łącznie z walutą narodową oraz dla firm, które należą do strefy Euro, w których stara waluta narodowa utrzymywana jest dla celów porównawczych. Jeśli kraj jest członkiem Unii monetarnej, Euro należy zdefiniować jako walutę bazową 1. Aby wprowadzić wartości w walucie bazowej 2, wykorzystaj pola Wn WB2 oraz Ma WB 2 na zakładce B. Aby wprowadzić wartości w walucie obcej, wykorzystaj pola na zakładce C. Wszystkie wartości należy wprowadzić ręcznie: nie zastosowano żadnej konwersji walut, ponieważ użytkownicy stosują różne metody konwersji wartości BO.
- Okno Bilans otwarcia nie posiada check boxa OK, dlatego salda kont są uaktualniane po zapisaniu karty. Przed naciśnięciem przycisku [Zapisz] upewnij się, że na karcie nie ma żadnej pomyłki. Sprawdź czy łączna wartość Wn i Ma jest taka sama. Jeśli jakaś pomyłka zostanie odkryta później, kartę BO można skorygować bez żadnych trudności w dowolnym momencie.
- Kliknij [Nowa] (lub użyj skrótu klawiaturowego Ctrl-N/⌘-N ), jeśli chcesz wprowadzić więcej kart w kartotece BO.
- Jeśli użytkownik wykorzystuje obiekty w bazie danych, powinien wprowadzić osobne karty do kartoteki Bilanse otwarcia na każdy obiekt oraz jedną kartę z łączną wartością ze wszystkich obiektów. Na przykład, jeśli saldo na koncie kasy wynosi 100.00 i jest podzielone pomiędzy dwoma oddziałami: Oddział 1 - 49.00 oraz Oddział 2 - 51.00, należy wprowadzić trzy karty BO w następujący sposób:
- 1-sza karta, konto kasy, brak obiektu, łączna wartość (100.00)
- 2-ga karta,konto kasy, obiekt dla Oddziału 1, saldo dla Oddziału 1 (49.00)
- 3-cia karta, konto kasy, obiekt dla Oddziału 2, saldo dla Oddziału 2 (51.00)
- Po wprowadzeniu ostatniej karty w kartotece kliknij przycisk [Zapisz], a następnie naciśnij przycisk krzyżyk, aby zamknąć okno.
Jeśli użytkownk zaczyna wykorzystywać system Hansa w trakcie roku obrotowego, powinien wprowadzić teraz wszystkie operacje dotyczące bieżącego roku obrotowego. Operacje należy wprowadzić bazując na oryginalnych dokumentach, a nie dziennikach operacji ze starego systemu. To zabezpieczy przed wprowadzeniem operacji dotyczących Księgi Sprzedaży i Zakupu. Operacje te zostaną wprowadzone poźniej. Aby wprowadzić operacje dotyczące bieżącego roku obrotowego należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:
- Upewnij się, że nadal znajdujesz się w module Księga Główna.
- Kliknij przycisk [Operacje] w Oknie Głównym lub wybierz 'Operacje' z menu Kartoteki.
- Kliknij [Nowa] na pasku przycisków.
- Wprowadź informacje w sposób przedstawiony na poniższej ilustracji.
Więcej informacji o poszczególnych polach znajdziesz w dalszej części podręcznika, zobacz: kartoteka
Operacje. Upewnij się, że w polu Data operacji znajduje się taka sama data jak w starym systemie.
.
W pola Wn WB 1 oraz Ma WB 2 należy wprowadzić wartości w walucie lokalnej. Więcej informacji na temat używania walut w kartotece Operacje w Księdze Głównej znajdziesz w dalszej części podręcznika.
- Okno Operacji nie posiada check boxa OK, dlatego salda kont są uaktualniane po zapisaniu karty. Przed naciśnięciem przycisku [Zapisz] upewnij się, że na karcie nie ma żadnej pomyłki. Sprawdź czy łączna wartość Wn i Ma jest taka sama.
- Kliknij [Nowa] (lub użyj skrótu klawiaturowego Ctrl-N/⌘-N ), jeśli chcesz wprowadzić więcej kart w kartotece Operacji.
Aby przyśpieszyć wprowadzanie operacji księgowych można wykorzystać następującą funkcjonalność. Po wprowadzeniu zapisów po stronie Wn, wprowadź kursor w odpowiednie pole w kolumnie Ma, a następnie dwukrotnie kliknij klawisz Return lub Enter. Pierwsze kliknięcie spowoduje wprowadzenie właściwej wartości po stronie Ma, która zbilansuje operacje. Drugie kliknięcie zamyka okno
i zapisuje operację, a następnie otwiera nowe okno w kartotece.
- Po wprowadzeniu ostatniej karty w kartotece kliknij przycisk [Zapisz], a następnie naciśnij przycisk krzyżyk, aby zamknąć okno.
