HansaManuals Home   >> Standard ERP   >> Obszar roboczy   >> Praca z firmami  

Poprzednia   Następna               Wersja do wydruku               Szukaj  

Opis dotyczy systemu HansaWorld Enterprise wersja 4.0  

Wspólne kartoteki

System pozwala uwspólnić informacje z niektórych kartotek pomiędzy firmami w bazie danych. Takie kartoteki nazywają się wtedy "Kartoteki wspólne". Można, na przykład uwspólnić kartotekę Odbiorców pomiędzy firmami w bazie danych. Ta sama lista Odbiorców będzie wtedy wykorzystywana we wszystkich firmach. Nie można jednak wyodrębnić pojedynczego Odbiorcy z kartoteki tak, aby był wykorzystywany tylko przez jedną firmę. Nie można też uwspólnić kartoteki Odbiorców dla, np. czterech firm w bazie danych, a w piątej firmie utworzyć oddzielnej kartoteki.

Aby zdefiniować wspólne kartoteki w bazie danych należy postępować według poniższych kroków:

1. Pracując w dowolnej firmie, wybierz moduł 'Techniczny' z menu Moduły. Użytkownik musi posiadać dostęp do tego modułu zdefiniowany wcześniej w ustawieniu Grupy dostępu w module System.
   

2. Wybierz 'Ustawienia' z menu Plik lub kliknij przycisk [Ustawienia] w Oknie Głównym.
   

3. Dwukrotnie kliknij 'Kartoteki wspólne' na liście ustawień. Pojawi się następujące okno:

   

4. Wprowadź wszystkie kartoteki, które chcesz uwspólnić w bazie danych. Aby wprowadzić kartoteki i wykorzystaj polecenie 'Wstaw'
   (Ctrl-Enter/⌘-Enter). Zwróć uwagę na poprawną nazwę kartoteki, jeśli nie korzystasz z polecenia 'Wstaw'. Kliknij przycisk [Zapisz], aby zapamiętać wprowadzone ustawienie i zamknąć okno lub naciśnij przycisk krzyżyk, aby anulować wprowadzone dane.
   

W powyższym przykładzie w bazie danych zostały uwspólnione następujące kartoteki: Odbiorcy, Dostawcy, Konta oraz Obiekty. Jeśli nowy Odbiorca zostanie wprowadzony w fimie D, automatycznie pojawi się na liście Odbiorców w firmie K.

Jeśli, kartoteka zawierała wcześniej jakieś rekordy, to po uwspólnieniu kartoteki rekordy będą niedostępne. Jeśli chcemy dalej wykorzystywać rekordy w bazie danych należy je wyeksportowac przed uwspólnieniem kartoteki, a następnie zaimportować po uwspólnieniu kartoteki. Aby wyeksportować dane wykorzystaj polecenie
'Kartoteki podstawowe' z listy Eksportów w module System. Aby zaimportować dane wykorzystaj polecenie 'Automatyczny' lub 'Automatyczny dialog otwarcia pliku' z Importy w menu Plik w module System. Jeśli Odbiorcy zostali zdefiniowali w różnych firmach, a wszystkie karty Odbiorców mają być wykorzystywane w bazie danych po uwspólnieniu kartoteki, trzeba wyeksportować dane z poszczególnych firm. Jeśli dany Odbiorca występuję więcej niż jeden raz, to jego dane zostaną nadpisane danymi z kolejnego importu.
Na przykład, Odbiorca o numerze 001 oznacza Odbiorcę A w firmie 1 oraz Odbiorcę AA w firmie 2. Po uwspólnieniu kartoteki Odbiorców oraz zaimportowaniu danych z firmy 1, po których nastąpi import danych z firmy 2, Odbiorca o numerze 001 oznacza Odbiorcę AA z firmy 2.

Uwspólnienie kartoteki Plan kont oznacza uwspólnienie statycznych informacji z tej kartoteki takich jak: Numer konta, Nazwa konta, Typ konta, a nie sald kont w poszczególnych firmach. Jeśli chcesz zobaczyć łączne saldo konta we wszystkich firmach wykorzystaj moduł Konsolidacja.

Można usunąć kartotekę z ustawienia 'Wspólne kartoteki', ale nie jest to zalecane. Usunięcie kartoteki może spowodować uszkodzenie bazy danych. Jeśli usuniemy kartotekę z naszego przykładu (Odbiorcy) nie będzie można wykorzystywać rekordów wprowadzonych po uwspólnieniu kartoteki, ale odzyskamy dostęp do rekordów wcześniej wprowadzonych w poszczególnych firmach.

Poprzednia   Następna   Powrót            Wersja do wydruku