HansaManuals Home   >> Standard ERP   >> Wprowadzenie i instalacja   >> Struktura systemu  

Poprzednia   Następna               Wersja do wydruku               Szukaj  

Opis dotyczy systemu HansaWorld Enterprise wersja 4.0  

Przepływ informacji i dokumentów w przedsiębiorstwie

Zarządzanie firmą łączy się z określonym przepływem czynności oraz zadań do wykonania. W standardowym przedsiębiorstwie handlowym towary nabywane od określonych grup dostawców wprowadzane są na magazyn, następnie realizowane są zamówenie sprzedaży, trwa śledzenie stanów magazynowych, następują wydania z magazynów, spedycja towarów, wystawianie faktur oraz wpływ należności. Wszystkie zdarzenia są rejestrowane w księgach i powstają do nich zapisy księgowe.

Nowoczesny, zintegrowany system Hansa został zaprojektowany w celu zautomatyzowania wszystkich możliwych czynności. Jeśli jakaś informacja jest wprowadzana w jednej części systemu, nie ma potrzeby ponownego wprowadzania tej samej informacji w innej części systemu. Każda zarejestrowana informacja jest dostępna w systemie i może być wielokrotnie wykorzystywana przez użytkowników.

Powyższa ilustracja pokazuje uproszczony schemat interakcji procesów i i wymiany informacji w przedsiębiorstwie. Podstawowy fizyczny przepływ towarów pokazany jest w dolnej części schematu, w której następuje rozładunek, magazynowanie oraz spedycja towarów. Większe prostokąty powyżej częsci związanej z fizycznym przepływem towarów, przedstawiają działania administracyjne związane z przepływem informacji w przedsiębiorstwie. Mniejsze prostokąty na schemacie to dokumenty informacyjne wykorzystywane w przedsiębiorstwie. Przerywana linia oznacza granicę pomiędzy przedsiębiorstwem a jego otoczeniem. Chociaż Odbiorcy i Dostawcy znajdują się poza granicą to ciągle dochodzi do wymiany informacji pomiędzy nimi a przedsiębiorstwem.

Modułowa budowa systemu Hansa dostarcza wiele standardowych rozwiązań dla poszczególnych obszarów funkcjonalnych przedsiębiorstwa. System został zaprojektowany elastycznie, dlatego może być wykorzystywany przez wiele różnych przedsiębiorstw. System umożliwia stały dostęp do informacji zapisanych w różnych modułach. Jeśli na przykład, pracownik, który rejestruje faktury zakupu, potrzebuje informacji o fakturach sprzedaży, to ma do nich bezpośredni dostęp bez konieczności opuszczania systemu i przemieszczania się (pod warunkiem, że dostęp do faktur sprzedaży został wcześniej zdefiniowany dla tego pracownika w systemie).

Hansa to zintegrowany system wspomagający zarządzanie. Poszczególne obszary systemu oddziałują na siebie wzajemnie. Księga Sprzedaży na przykład, jest zintegrowana z Księgą Główną, tak więc po zatwierdzenia faktury sprzedaży, automatycznie powstaje właściwa do tej faktury operacja księgowa i uaktualniane są księgi i raporty. Taka interakcja pomiędzy modułami jest automatyczna i dotyczy różnych modułów w całym systemie. Kartoteki, księgi oraz raporty są automatycznie uaktualnianie dla wszystkich użytkowników.

W wielu przypadkach taka interakcja oznacza, że użytkownik nie musi osobno rejestrować operacji księgowych do wystawionych faktur sprzedaży oraz zakupu w Księdze Głównej. Operacje te stanowią około 80% wszystkich operacji Księgi Głównej rejestrowanych "systemem ręcznym" , a ich zautomatyzowanie przyśpiesza i usprawnia pracę działu księgowego.
Poniższy schemat przedstawia proces integracji pomiędzy Księgą Główną, Sprzedaży oraz Zakupu.

Poprzednia   Następna   Powrót            Wersja do wydruku