Laika pārvaldība
Andris ir saistīts arī ar laika pārvaldību un analīzi. Viņš atbild par departamentu, kurā strādā vēl divi pārdevēji. Veidojot darba grafiku nākamajam mēnesim, viņš ieplāno noteiktas pēcpusdienas, kad jāzvana potenciālajiem klientiem ar mērķi sarunāt tikšanos.
Viņš atver savu
kalendāru, Bāzes logā noklikšķinot uz pogas [Kalendārs]:
Pēc tam viņš noklikšķina uz pogas [Jauna aktivitāte] un ievada aktivitāti visiem trim departamenta darbiniekiem, ieplānojot viņu darba grafiku. Lai to paveiktu, viņš sadaļas
'Personas' laukā ‘Persona’ ievada visu triju darbinieku iniciāļus, atdalītus ar komatu:
Sadaļā
'Uzd.tips' tiek atzīmēts Uzdevuma tips ‘Kalendārs’, kas nozīmē to, ka aktivitāte tiks rādīta kalendārā, nevis uzdevumu sarakstā. Šis tips nozīmē arī to, ka aktivitāte tiks iekļauta atskaitē
Darbinieku laika statistika, kuru izmanto laika analīzei. No Kalendāra tipa opcijām tiek izvēlēta ‘Diagramma’, kas norāda uz plānotu laiku.
Kad Andris saglabā aktivitāti, tā ir redzama visu triju darbinieku kalendāros. Kad viņi Bāzes logā noklikšķinās uz pogas [Kalendārs] un atvērs savu kalendāru, konkrētajā pēcpusdienā viņiem būs ieplānots uzdevums:
Aktivitāte kalendārā tiks parādīta kā blāvas krāsas stabiņš, jo Andris izvēlejās opciju 'Diagramma’. Šis stabiņš abiem pārējiem departamenta darbiniekiem norāda to, ka viņu laiku ieplānojis kāds cits. Ja kāds no viņiem vienreiz noklikšķinās uz stabiņa, loga apakšējās daļas laukā ‘Meklēt??? tiks parādīts aktivitātes komentārs. Kolēģi var arī divreiz noklikšķināt uz šī stabiņa, lai atvērtu ierakstu un izlasītu detalizētu informāciju par veicamo uzdevumu.
Jebkurš uzņēmuma darbinieks var aplūkot šo triju darbinieku kalendāru un apskatīt viņu ieplānoto laiku.
Ieplānotajā pēcpusdienā Andris var reģistrēt faktiski paveikto darbu vairākos veidos. Viņš var noteikt, lai katram telefona zvanam tiktu veidota atsevišķa aktivitāte. Tajās tiks pierakstīta visa zvana laikā noskaidrotā un paustā informācija (nodrošinot katra klienta saziņas vēstures atjaunināšanu) un ļaus izveidot secīgas aktivitātes, ja tādas būs nepieciešamas. Vienu šādu aktivitāti reģistrējusi Andra kolēģe Liene Kārkliņa, sk. attēlā:
Kalendārs nav piemērots daudzu mazu aktivitāšu attēlošanai, piem., atsevišķu telefona zvanu atspoguļošanai, tāpēc Uzdevuma tips ir izvēlēts ‘Uzdevums'. Šīs aktivitātes netiek ievadītas laika pārvaldībai, bet gan tāpēc, lai rūpīgi reģistrētu saziņas vēsturi ar klientu. Opciju ‘Uzdevums’ izvēle nozīmē to, ka aktivitāte netiks rādīta kalendārā un atskaitē
Darbinieku laika statistika.
Katra zvana laikā iegūtā informācija tiek ievadīta aktivitātes sadaļā 'Teksts':
Attēlotajā piemērā telefona zvans beidzās ar to, ka klients lūdza nosūtīt detalizētu informāciju. Kad aktivitāte ir saglabāta un joprojām atrodas uz ekrāna, Liene var noklikšķinat uz pogas [Jauns] vai [Kopēt], lai izveidotu jaunu ierakstu ar paziņojumu nosūtīt informāciju. To var darīt savā vārdā kā atgādinājumu paveikt šo darbu vēlāk, vai tās personas vārdā, kura parasti atbild par informācijas izsūtīšanu. Pēdējā gadījumā šī persona uzzinās par veicamo darbu, kad aktivitāte tiks saglabāta Uzdevumos vai Kalendārā (atkarībā no tā, vai Liene kā Uzdevuma tipu atzīmēs ‘Uzdevums' vai ‘Kalendārs’).
Secīgas aktivitātes (tādas, kas atspoguļo notikumu turpmāku attīstību nepabeigtiem darījumiem) iespējams veidot automātiski. Tas definējams CRM moduļa sagatavošanā Aktivitāšu secības. Tajā var ievadīt atsevišķus ierakstus katrai aktivitātes tipa/rezultāta kombinācijai, norādot personu, aktivitātes tipu un tekstu, kas jāievieto secīgās aktivitātes ierakstā. Kad aktivitātē ar noteiktu tipa/rezultāta kombināciju atzīmēs izvēles rūtiņu ‘OK’ un ierakstu saglabās, tiks izveidota jauna aktivitāte, kurā tiks ievietota informācija no atbilstošā sagatavošanas ieraksta.
Dienas beigās Andris katram darbiniekam izveido jaunas aktivitātes, kas parāda pēcpusdienas darbus. Tās paredzētas tikai laika pārvaldībai. Lienei Kārkliņai jāiet prom agrāk, jo viņai ir sarunāta vizīte pie zobārsta, tāpēc Andris ievada šādu aktivitāti, lai viņai būtu iespējama aiziet ātrāk:
Tā kā šī aktivitāte paredzēta tikai laika pārvaldībai, kā ‘Uzdevuma tipu’ viņš atzīmē ‘Kalendārs’. Kalendāra tips tiek izvēlēts ‘Laiks', jo aktivitāte attēlo faktisko laiku, kas pavadīts zvanot. Tādējādi aktivitāte tiks rādīta Lienes kalendārā agrāk ievadītajam (viņai ieplānotajam laikam) bālās krāsas stabiņam labajā pusē kā vienkrāsains aizpildīts stabiņš. Ieraksts tika ievadīts salīdzinājumam – Andris ievadīja jaunu aktivitāti tā vietā, lai mainītu agrāk ievadītās aktivitātē tipu no ‘Diagramma’ uz ‘Laiks’:
Tas, ka Liene no darba aizgājusi agrāk, ir attēlots viņas laika stabiņā (aizpildīts, labajā pusē), kas ir īsāks nekā ‘Diagrammas’ stabiņš (bāls).
Kalendārā var parādīt visu triju darbinieku paveikto darbu, laukā ‘Personas’ ievadot trīs iniciāļus, atdalītus ar komatu:
Stabiņu novietojums atbilst lauka ‘Personas’ iniciāļu secībai. Tātad ??? divi kreisās puses krāsainie stabiņi ataino Lienes ‘Diagrammas’ un ‘Laika’ aktivitātes, bet divi vidējie – Andra ‘Diagrammas’ un ‘Laika’ aktivitātes.
Šo informāciju var analizēt arī atskaitē Darbinieku laika statistika. Laika aktivitātes tiek rādītas kolonnā ‘Patērētais’:
Kolonnās ‘Plānotais' un ‘Patērētais’ attēlotas stundas decimāldaļu sistēmā nevis kā minūšu skaits.
Šo kolonnu stundu aprēķinā tiek ņemtas vērā visas kalendāra aktivitātes (izņemot tās, kurām atzīmēta ocpija ‘Nerādīt’). Uzdevuma un Laika uzdevuma aktivitātes atskaitē netiek iekļautas, tādējādi atdalot aktivitātes, kas paredzētas saziņas vēsturei no tām, kas paredzētas laika pārvaldībai. Šādi netiek pieļauta iespēja, ka viena aktivitāte atskaitē tiks parādīta divas reizes. Visiem aktivitāšu ierakstiem, kuri atspoguļo atsevišķus telefona zvanus, bija atzīmēts ‘Uzdevuma tips’ – ‘ Uzdevums’.
