Introducción a los Mantenimientos en el Módulo Caja

Las funciones de Mantenimiento le premiten desempeñar tareas de actualización específicas, las cuales usualmente implican un proceso por lotes y que incluye a todos o una gran parte de los archivos del registro afectado. Existen tres funciones de este tipo disponibles para el módulo Caja. Para utilizarlas, selecione ‘Mantenimiento’ desde el menú de Archivos. La siguiente ventana aparecerá:

Doble – click en la opción seleccionada. Una ventana de especificaciones aparecerá después, donde Ud. podrá decidir cómo va a operar la función. Click en [Ejecutar] para que se lleve a cabo la función

Crear Colección Entrada de Caja

Puede utilizar esta función para crear un único registro de Entrada de Caja para varias Facturas. Esta opción solo generará un registro de Entrada de Caja desde Facturas que son Notas de Caja (p.ej. todas aquellas con la Forma de Pago de tipo “Caja”). Se pueden crear un informe de Facturas sin Entradas de Caja antes de utilizar esta función para listar las Facturas que serán usadas para generar el registro de Entradas de Caja. Puede utilizar esta función para ingresar en conjunto todas las Notas de Caja del día en una sola transacción de caja, siempre que las Cuentas Contables de Ventas y de Caja o Bancos proporcionadas sean las mismas para todos.

Observe que la función solo generará un registro de Entrada de Caja. La Contra Cuenta y Forma de Pago en este registro serán los definidos por defecto desde la opción Opciones de Caja.

Si la función no genera un registro de Entrada de Caja, las causas probables serán—

1. No existen Facturas disponibles que puedan ser utilizadas para crear un registro de Entrada de Caja.
   
   1. No ha especificado la Forma de Pago o Contra Cuenta por defecto en la opción Opciones de Caja. Estas opciones son un requerimiento para que la función pueda ejecutarse.
      

   2. No existe un número válido de registro en la opción de Números Entradas de Caja. Este problema ocurre generalmente al comenzar un nuevo año. ol>

      

      Período
      

      Pegado Especial    Opciones Periodos de Informe, módulo Sistemas
      

      Para crear un registro de Entrada de Caja desde Facturas según un cierto período de tiempo, especifique el perído aquí. Solo las Notas de Caja de ese período serán utilizadas.
      

      Fecha Trans
      

      Pegado Especial    Escoja la fecha
      

      Ingrese la fecha que será utilizada como Fecha del nuevo registro de Entrada de Caja.
      

      Clientes
      

      Pegado Especial    Clientes en el registro Clientes
      

      Rango de Informe    Alfa
      

      Ingrese el Número de Cliente o el rango de los Números de Clientes para crear el registro de Entrada de Caja desde las Notas de Caja emitidas para esos Clientes durante el período del informe.
      

      Factura
      

      Rango de Informe    Numérico
      

      Ingrese un Número de Factura para crear un registro de Entrada de Caja desde Nota de Caja en particular. También puede ingresar un rango de Números de Facturas separados de la forma habitual por dos puntos, o varios Números de Factura no correlativos separados por comas. La última opción le será de utilidad so tiene Facturas con distintas Formas o Términos de Pago.
      

      Persona
      

      Pegado Especial    Registro Persona, módulo Sistema
      

      En este campo especifique la Persona cuyas iniciales aparecerán en el nuevo registro de Entrada de Caja.
      

      Moneda Entrada Caja
      

      Pegado Especial    Registro Moneda, módulo Sistemas
      

      Especifique en este campo la Moneda que será utilizada en el nuevo registro de Entrada de Caja. Los Totales de las Facturas de las Notas de Caja seleccionadas serán convertidas a esta moneda, utilizando la Tasa de Cambio para la Fecha Trans. especificada previamente. Si no especifica ninguna Moneda, la Moneda original de las Facturas-Recibo se mantendrá.

      
      

      Crear Colección Salida de Caja

      Puede utilizar esta función para crear un único registro de Salida de Caja para varias Facturas de Compra. Esta opción solo generará un registro de Salida de Caja desde Facturas de Compra que son Notas de Caja (p.e. todas aquellas con la Forma de Pago de tipo “Caja”). Se pueden crear un informe de Facturas sin Salidas de Caja antes de utilizar esta función para listar las Facturas de Compra que serán utilizadas para generar el registro de Salidas de Caja. Puede utilizar esta función para ingresar en conjunto todas las Notas de Caja del día en una sola transacción de caja, siempre que las Cuentas Contables de Compras y de Caja o Bancos proporcionadas sean las mismas para todos.
      

      Observe que la función solo genera un registro de Salida de Caja. La Contra Cuenta y Forma de Pago en este registro serán los definidos por defecto desde la opción Opciones de Caja. La Forma de Pago dependerá del Término de Pago de la primera Factura seleccionada, de la forma que sigue:
      

      • Si el Término de Pago es del tipo “Caja”, la Forma de Pago será la Forma de Pago por defecto definida en la opción Opciones de Caja.
        

      • Si el Término de Pago es también una Forma de Pago, esta última será transferida al registro de Salida de Caja. En este caso, es recomendable que tenga distintas Series de Números de Facturas para cada Forma de Pago. De esta forma podrá ejecutar esta función por cada Serie de Números.
      Si la función no genera un registro de Salida de Caja, las causas probables serán:
      
      1. No existen Facturas de Compra disponibles que puedan ser utilizadas para crear un registro de Salida de Caja.
         

      2. No ha especificado la Forma de Pago o Contra Cuenta por defecto en la opción Opciones de Caja. Estas opciones son un requerimiento para que la función pueda operar.
         

      3. No existe un número válido de registro en la opción Números Salidas de Caja. Este problema ocurre generalmente al comenzar un nuevo año

      

      
      

      Período
      

      Pegado Especial    Opción Períodos de Informe, módulo Sistema
      

      Para crear un registro de Salida de Caja desde una Factura de Compra de un periódo determinado, específique el período en este campo. Solo las Notas de Caja de ese período serán utilizadas.
      

      Fecha Trans.
      

      Pegado Especial    Escoger Fecha
      

      Ingrese la fecha que será utilizada como Fecha del nuevo registro de Salida de Caja.
      

      Proveedor
      

      Pegado Especial    Proveedores del registro Cliente
      

      Rango de Informe    Alfa
      

      Ingrese el Número de Proveedor o el rango de los Números de Proveedores para crear el registro de Salida de Caja desde las Notas de Caja emitidas a esos Proveedores durante el período de informe.
      

      Factura
      

      Rango de Informe    Numérico
      

      Ingrese un Número de Factura para crear un registro de Salida de Caja desde una Nota de Caja en particular. También puede ingresar un rango de Números de Facturas separados de la forma habitual por dos puntos.
      

      Persona
      

      Pegado Especial    Registro Persona, módulo Sistema
      

      En este campo especifique la Persona cuyas iniciales aparecerán en el nuevo registro de Salida de Caja.
      

      Moneda Salida Caja
      

      Pegado Especial    Registro Moneda, módulo Sistema
      

      Especifique en este campo la Moneda que será utilizada en el nuevo registro de Salida de Caja. Los Totales de las Facturas de las Notas de Caja seleccionadas serán convertidas a esta moneda, utilizando la Tasa de Cambio para la Fecha Trans. especificada previamente. Si no especifica ninguna Moneda, la Moneda original de las Facturas-Recibo se mantendrá.

      Dar OK a Salidas y Entradas de Caja

      Este comando le permite aprobar varias transacciones de caja con un solo comando.
      

      

      Ingrese un Número de Entrada de Caja o de Salida de Caja o un rango de números separados por dos puntos, tilde la casilla de Entrada y/o Salidas de Caja con OK dependiendo de cual sea apropiada y presione [Ejecutar]. Las transacciones de caja serán aprobadas y por cada una de ellas un Asiento Contables será generada. Una vez que la función haya sido ejecutada, no podrá modificar o borrar aquellas transacciones de caja afectadas.