Konta użytkowników

Jednym z pierwszych zadań w procesie tworzenia nowej bazy danych jest utworzenie konta użytkownika dla każdego pracownika, który będzie korzystał z systemu. Jednym z powodów tego działania jest ochrona danych: konta użytkownika pozwalają na przypisanie hasła każdemu użytkownikowi. Warto ustawić hasło nawet w przypadku instalacji jednostanowiskowej: w sytuacji kradzieży komputera baza danych zabezpieczona hasłem będzie chroniła twoje dane.
Każde konto użytkownika zawiera poniższe elementy, niektóre z nich są opcjonalne:
  1. Podstawowym elementem konta użytkownika jest rekord w kartotece Osoby w module System. Utworzenie rekordu w tej kartotece dla każdego pracownika pozwoli na przypisanie haseł do kont. Użycie tej kartoteki w połączeniu z ustawieniem grup dostępu (również w module System) zapewni, że każdy pracownik będzie miał dostęp tylko do modułów i funkcji, które są związane z jego pracą.

  2. Każdy użytkownik może mieć własną skrzynkę pocztową. Skrzynki pocztowe pozwalają pracownikom na wysyłanie i otrzymywanie maili oraz na używanie własnego pulpitu osobistego.

    Jeżeli użytkownik jest nazwany, konieczne jest utworzenie dla niego skrzynki pocztowej. Jeżeli użytkownik korzysta z licencji użytkownika jednoczesnego, będzie miał skrzynkę pocztową tylko w przypadku, gdy została dla niego zakupiona. Szczegóły dotyczące użytkowników nazwanych oraz jednoczesnych opisane są na stronie opisującej kartotekę Osoby.

  3. Każdy użytkownik może też mieć własny rekord w kartotece Kontrahenci. Rekord ten będzie zawierał jego numer (numery) telefonu wraz z numerem wewnętrznym, nazwę Skype, nazwę SIP, adres e-mail. Jeżeli użytkownik poprzez Enterprise by HansaWorld będzie wykonywał połączenia telefoniczne przez centralę opartą na Asterisku lub TAPI, ten rekord musi istnieć. Zaleca się również, aby utworzyć rekord w kartotece Kontrahenci dla użytkownika, który będzie wysyłał z Enterprise wiadomości sms.

  4. Jeżeli w swojej instalacji masz więcej niż jedną firmę i chcesz, żeby użytkownik miał dostęp do kilku lub wszystkich firm, możesz dla tego użytkownika założyć rekord w kartotece Użytkownicy globalni. Dzięki temu łatwiej będzie zarządzać jego prawami dostępu, hasłami, kalendarzem i menedżerem zadań.
W tym rozdziale:
Wróć do:

Grupy dostępu

Grupy dostępu pozwalają na kontrolowanie dostępu do systemu Enterprise by HansaWorld, jaki posiada każdy z użytkowników. Na przykład, jeżeli użytkownik jest handlowcem, powinien mieć dostęp do ofert i zamówień sprzedaży, ale raczej nie powinien wchodzić do księgi głównej.

Jeżeli w swojej bazie danych masz więcej niż jedną firmę, zaleca się, aby ustawienie grup dostępu było wspólne dla wszystkich firm. To oznacza, że te same grupy dostępu będą dostępne dla każdej firmy. Ustawienie grup dostępu powinno być uwspólnione w chwili, gdy jest jeszcze puste. Przejdź do strony Wspólne kartoteki aby uzyskać więcej szczegółów na ten temat, a następnie wróć do tej sekcji, aby uzyskać informacje na temat wprowadzania grup dostępu.

  1. Wybierz moduł System poprzez użycie skrótu klawiszowego Ctrl-0 (zero) (Windows i Linux) lub ⌘-0 (Mac OS X) aby otworzyć listę modułów i dwukrotnie kliknij na "System". Jeżeli moduł ten nie jest dostępny na liście, najprawdopodobniej oznacza to, że w ustawieniu Konfiguracja pole System nie jest zaznaczone. Przejdź do strony Moduły, użytkownicy i firmy.

    Wykonaj poniższe kroki:

  2. Użyj skrótu klawiszowego Ctrl-S (Windows i Linux) lub ⌘-S (Mac OS X) aby otworzyć listę ustawień i wybierz pozycję "Grupy dostępu".

  3. Otworzy się okno przeglądania grup dostępu, w którym zostanie wyświetlona lista grup dostępu już istniejących. Aby utworzyć nową grupę dostępu, kliknij przycisk [Nowa] na pasku powyżej listy lub zaznacz już istniejącą grupę dostępu i kliknij przycisk [Kopiuj]. Otworzy się okno "Grupa dostępu: Nowa karta":

  4. Grupę dostępu można skonfigurować na dwa sposoby:

    1. Poprzez zabranie użytkownikowi dostępu do wszystkich obszarów z wyjątkiem tych wymienionych w tabeli. Użytkownik zaczyna wówczas od poziomu "Brak dostępu".

    2. Poprzez udzielenie użytkownikowi dostępu do całego systemu z wyjątkiem tych wymienionych w tabeli. Użytkownik zaczyna wówczas od poziomu "Pełen dostęp".

    Pamiętaj o tych dwóch możliwościach podczas tworzenia grup dostępu zgodnie z poniższym opisem. W momencie przypisywania użytkownikowi grupy dostępu (krok 7 na tej stronie) określisz również, czy dany użytkownik będzie zaczynał od poziomu braku dostępu czy od pełnego dostępu.

    Przykładowa ilustracja poniżej przedstawia ustawienie od poziomu braku dostępu. Członkowie tej grupy będą posiadali dostęp tylko do dwóch modułów - Zamówień sprzedaży oraz Magazynu. Moduł Zamówienia sprzedaży widnieje w pierwszym wierszu tabeli, a zatem będzie to aktywny moduł gdy użytkownicy będą się logować po raz pierwszy do Enterprise by HansaWorld. Będą mieli dostęp do każdej funkcji w tych dwóch modułach oprócz ustawienia Serie numerów - przyjęcia towaru.

  1. Aby dodać kolejną pozycję do tabeli wprowadź kursor w polu Typ w pierwszym wolnym wierszu. Następnie otwórz listę możliwych opcji dzięki funkcjonalności "wklej specjalne" - użyj skrótu kalwiszowego Ctrl-Enter (Windows i Linux)/⌘-Enter (Mac OS X):

    Wybranie pozycji "Moduł" pozwoli na nadanie lub zablokowanie dostępu do całego modułu. Możesz też dać lub zablokować dostęp do poszczególnych kartotek, ustawień, raportów, dokumentów i funkcji.

  2. Po wybraniu typu wciśnij Tab lub Enter żeby przenieść kursor do pola Element i użyj ponownie "wklej specjalne" (Ctrl-Enter lub ⌘-Enter) aby otworzyć listę opcji. Ta lista będzie zależała od typu. Na przykład, jeżeli wybrałeś "Moduł", lista będzie zawierała listę modułów:

  3. Dwukrotnie kliknij wybraną pozycję (w tym przypadku moduł), a następnie wciśnij Tab lub Enter aby przenieść kursor do pola Poziom. Następnie ponownie użyj "wklej specjalne" aby wybrać poziom dostępu. Opcje wyszczególnione na liście "wklej specjalne" będą zależne od typu. Pełna lista opcji wygląda następująco:

    Poniższe dwie opcje możesz użyć z dowolnym typem:
    Pełen
    Daje pełny dostęp do elementu.

    Brak
    Blokuje dostęp do elementu.

    W przypadku typu Dokument, ten poziom pozwoli użytkownikom drukować z okna przeglądania oraz z okna karty, ale jakikolwiek dalszy dostęp będzie zablokowany. Na przykład użytkownik z brakiem dostępu do dokumentu Faktura będzie miał możliwość otwarcia karty faktury i wydrukowania jej. Nie będzie natomiast miał możliwości wyboru, które faktury mają być wydrukowane z listy dokumentów oraz nie będzie mógł zmienić formularza zdefiniowanego dla faktur.
    Pozostałe opcje będą dostępne tylko w przypadku, gdy wybrany typ to "Kartoteka" lub "Ustawienie", z jednym wyjątkiem odnotowanym w tekście:
    Lista
    Pozwala użytkownikom na otwieranie kartoteki lub ustawienia w postaci listy przeglądania w celu sprawdzenia zawartości. Użytkownicy mogą przeszukiwać listę. Użytkownicy nie mogą otwierać, edytować ani tworzyć poszczególnych kart.

    Lista/Nowy
    Pozwala użytkownikom na otwieranie kartoteki lub ustawienia w postaci listy przeglądania w celu sprawdzenia zawartości. Użytkownicy mogą przeszukiwać listę. Użytkownicy nie mogą otwierać ani edytować poszczególnych kart, ale mogą tworzyć nowe (choć nie poprzez kopiowanie już istniejących).

    Odczyt
    Pozwala użytkownikom na otwieranie kartoteki lub ustawienia w postaci listy przeglądania w celu sprawdzenia zawartości. Użytkownicy mogą przeszukiwać listę. Użytkownicy mogą otwierać poszczególne rekordy, ale nie mogą ich modyfikować ani tworzyć nowych.

    Możesz też użyć tego poziomu dla typu "Raport", w tym przypadku użytkownik będzie miał możliwość wydrukowania raportu na ekran, ale nie do pliku czy na drukarkę.

    Odczyt/Nowy
    Pozwala użytkownikom na otwieranie kartoteki lub ustawienia w postaci listy przeglądania w celu sprawdzenia zawartości. Użytkownicy mogą przeszukiwać listę. Użytkownicy mogą otwierać poszczególne rekordy, ale nie mogą modyfikować już istniejących. Mogą tworzyć nowe rekordy (łącznie z kopiowaniem już istniejących).
    Jeżeli chcesz dać użytkownikowi dostęp do listy wyboru "wklej specjalne" zawierającej pozycje z kartoteki lub ustawienia, do której użytkownik nie ma normalnie dostępu, nadaj mu dostęp Lista lub Odczyt do tej (zablokowanej) kartoteki lub ustawienia. Na przykład, jeżeli użytkownik ma dostęp do kartoteki Faktury, powinien mieć też dostęp do kartotek Kontrahenci oraz Towary na poziomie Lista lub Odczyt jeżeli chcesz, aby mieli możliwość wyboru kontrahentów i towary z listy "wklej specjalne" przy tworzeniu nowych faktur.

  4. Po wybraniu poziomu wciśnij Tab lub Enter, a następnie użyj "wklej specjalne" jeszcze raz aby wybrać opcję Otwórz typ. Dotyczy to tylko typu Kartoteka. Kiedy użytkownik otwiera kartotekę, to pole określi, czy zostanie otwarte okno przeglądania, czy okno karty. Jeżeli okno karty, użytkownik będzie mógł od razu wprowadzić nowy rekord.

  5. Po dodaniu wszystkich niezbędnych wierszy do grupy dostępu, zgodnie z krokami 5-8, zapisz ją klikając na przycisk [Zapisz] w prawym górnym rogu okna lub poprzez wybranie skrótu klawiszowego Shift-Enter. Następnie utwórz kolejne grupy dostępu zgodnie z potrzebą.

    W instalacjach wielostanowiskowych zalecane jest, aby przynajmniej jeden pracownik pełnił funkcję administratora systemu i aby mógł użyć modułu Technicznego na maszynie klienckiej w czasie gdy inni użytkownicy są zalogowani. Aby wdrożyć to rozwiązanie, utwórz grupę dostępu, która da użytkownikowi pełen dostęp o modułu Technicznego:

    Jeżeli nie masz takiej grupy dostępu, nie będzie możliwe wykonanie niektórych czynności (np. utworzenie kopii zapasowej lub zmiana hasła głównego) w instalacji na kliencie. Będzie to możliwe tylko w instalacji na serwerze, gdy żaden inny użytkownik nie jest zalogowany. W przypadku gdy serwer znajduje się w innym budynku lub jest z innego powodu niedostępny, sytuacja taka może stanowić problem.
---

W tym rozdziale:

Wróć do:

Konta użytkowników (użytkownicy nazwani i użytkownicy jednoc

Kiedy tworzysz bazę danych Enterprise, zgodnie z opisem na tej stronie, z pewnością utworzysz też przynajmniej jedno konto użytkownika, na które składa się rekord w kartotece Osoby, rekord w kartotece Kontrahenci oraz skrzynka pocztowa. Jeżeli w swojej bazie danych masz jedną firmę, wykonaj poniższe kroki w celu utworzenia podobnych kont dla użytkowników nazwanych oraz dla użytkowników jednoczesnych ze skrzynkami. W przypadku więcej niż jednej firmy należy skorzystać z tej instrukcji w połączeniu z instrukcją na stronie Konta użytkowników w przypadku wielu firm.

Przed wykonaniem poniższych kroków upewnij się, że zarejestrowałeś odpowiednią liczbę użytkowników (nazwanych i jednoczesnych w polu Użytkownicy razem), użytkowników nazwanych (w polu Funkcja połączenia jednoczesnego) oraz skrzynek pocztowych dla użytkowników jednoczesnych (w polu Dodatkowe skrzynki) w ustawieniu Konfiguracja, w module System. Użytkownicy nazwani z definicji posiadają skrzynki, a zatem nie ma oddzielnego pola określającego liczbę skrzynek dla użytkowników tego typu.

  1. Przejdź do modułu System (o ile jeszcze się w nim nie znajdujesz) poprzez wybranie ikony [Moduł] w oknie głównym lub użycie skrótu klawiszowego Ctrl-0 (zero) (Windows i Linux) lub ⌘-0 (Mac OS X).

  2. Otwórz kartotekę Osoby klikając na ikonę [Osoby] w dolnej części okna głównego. Otworzy się okno z listą osób (kont użytkowników), które już zostały utworzone w systemie:

  3. Wybierz opcję "Utwórz nowego użytkownika" z menu specjalnego (w lewym górnym rogu okna). Otworzy się okno "Utwórz nowego użytkownika":

  4. Wprowadź podpis oraz imię i nazwisko osoby, a także hasło (zalecane), aby utworzyć dla niej konto, pozostałe informacje mogą być wprowadzone opcjonalnie. Podpis jest nazwą, która będzie używana jako kod identyfikacyjny przy każdorazowym logowaniu użytkownika do systemu Enterprise by HansaWorld (login).

  5. Gdy wciśniesz przycisk [Zapisz] lub [Następna osoba], nowe konto użytkownika zostanie utworzone. W przypadku opcji [Zapisz] okno "Utwórz nowego użytkownika" zostanie zamknięte. Jeżeli wciśniesz przycisk [Następna osoba], obecne konto zostanie zapisane i zamknięte, a otworzy się nowa czysta karta, do której możesz wprowadzić kolejnego użytkownika.

    Wciśniecie przycisków [Zapisz] lub [Następna osoba] uruchomi w tle proces tworzenia nowego konta użytkownika, w tym utworzenie:

    • nowego rekordu w kartotece Osoby;

    • nowej skrzynki pocztowej dla tego użytkownika oraz

    • nowego rekordu w kartotece Kontrahenci, zawierającego opcjonalne informacje wprowadzone w oknie "Utwórz nowego użytkownika". Możesz edytować ten rekord zgodnie z instrukcją w kroku 10 na stronie Konta użytkowników (użytkownicy jednocześni bez skrzynek pocztowych).

    Rekord osoby, kontrahenta oraz skrzynka pocztowa będą prawidłowo ze sobą powiązane, w ten sposób konto użytkownika będzie w pełni funkcjonalne w chwili pierwszego logowania użytkownika do systemu.

  6. Konto użytkownika jest teraz w pełni funkcjonalne, a użytkownik może się zalogować i rozpocząć pracę.

    W każdej chwili możesz zmienić hasło użytkownika. Zaznacz nowego użytkownika pojedynczym kliknięciem w oknie przeglądania kartoteki Osoby i wybierz opcję "Zmień hasło" z menu specjalnego (może być konieczne zamknięcie i ponowne otwarcie okna przeglądania kartoteki Osoby - krok 2 powyżej - zanim nowy użytkownik będzie widniał na liście). Otworzy się okno "Zmień hasło":

    Wprowadź hasło dwukrotnie, aby się upewnić, że nie zawiera błędów. Kliknij przycisk [Zapisz] lub użyj kombinacji klawiszy Shift-Enter aby zapisać i zamknąć okno. Użyj ikonki krzyżyka, jeżeli nie chcesz zapisywać zmian. W haśle rozróżniane są wielkie i małe litery. Zwróć uwagę, że aby zmienić hasło użytkownika tą metodą nie jest konieczna znajomość starego hasła. Ta metoda przeznaczona jest dla administratorów i odpowiedni zapis powinien być dokonany w grupach dostępu, aby zapewnić dostęp do kartoteki Osoby wyłącznie administratorom.

    Użytkownik może sam zmienić własne hasło. Informacje na temat tego zagadnienia znajdują się na tej stronie. Użyj ustawienia w module System opisanego na tej stronie, aby wymusić regularne zmienianie haseł przez użytkowników, a także że hasła spełniają określone wymagania.

  7. Konto użytkownika jest teraz w pełni funkcjonalne oraz zabezpieczone hasłem. Ale zanim użytkownik zaloguje się po raz pierwszy, być może zechcesz mu przypisać grupę dostępu, aby ograniczyć jego dostęp do systemu Enterprise by HansaWorld.

    Dwukrotnym kliknięciem wybierz nazwę użytkownika w oknie przeglądania kartoteki Osoby. Otworzy się okno "Osoba: Podgląd":

    Wprowadź kursor w polu Grupy dostępu i otwórz listę "wklej specjalne" poprzez wybranie kombinacji klawiszy Ctrl-Enter/⌘-Enter. Pojawi się lista istniejących grup dostępu utworzonych zgodnie z instrukcją na tej stronie. Wybierz jedną z nich klikając na nią dwukrotnie. Jeżeli jest to konieczne, możesz wprowadzić więcej niż jedną grupę dostępu, oddzielając je przecinkami.

    Przenieś kursor do pola Rozpocznij dostęp od poziomu, aby wybrać czy użytkownik ma rozpocząć od pełnego dostępu czy też od braku dostępu. Przejdź do kroku 4 na stronie Grupy dostępu aby uzyskać więcej informacji na ten temat.

    Domyślnie nowy użytkownik będzie oznaczony jako nazwany. Jeżeli jednak jest to użytkownik jednoczesny ze skrzynką pocztową, zaznacz opcję Jednoczesny jako typ użytkownika.

    Gdy karta osoby jest otwarta, możesz załączyć do niej zdjęcie użytkownika. Proces ten został opisany na tej stronie.

    Zapisz kartę klikając na przycisk [Zapisz] w prawym górnym rogu okna lub poprzez użycie skrótu klawiszowego Shift-Enter. Od tej pory gdy użytkownik się zaloguje do systemu, jego dostęp będzie kontrolowany przez przypisane mu grupy dostępu.

    Pamiętaj, aby odpowiedniemu użytkownikowi (użytkownikom) przypisać grupę dostępu administratora systemu (szczegóły na tej stronie).

---

W tym rozdziale:

Wróć do:

Konta użytkowników (użytkownicy jednocześni bez skrzynek poc

Procedura opisana na stronie Konta użytkowników (użytkownicy nazwani i użytkownicy jednocześni ze skrzynkami pocztowymi) pozwala na utworzenie nowego użytkownika, na którego składa się rekord w kartotece Osoby, rekord w kartotece Kontrahenci oraz skrzynka pocztowa. A zatem nie możesz jej użyć w przypadku tworzenia użytkownika jednoczesnego bez skrzynki pocztowej. W takiej sytuacji należy oddzielnie utworzyć rekordy w kartotekach Osoby oraz Kontrahenci, a następnie je połączyć. Wykonaj poniższe kroki:
  1. Przejdź do modułu System (o ile jeszcze się w nim nie znajdujesz) poprzez wybranie ikony [Moduł] w oknie głównym lub użycie skrótu klawiszowego Ctrl-0 (zero) (Windows i Linux) lub ⌘-0 (Mac OS X).

  2. Otwórz kartotekę Osoby klikając na ikonę [Osoby] w dolnej części okna głównego. Otworzy się okno z listą osób (kont użytkowników), które już zostały utworzone w systemie.

  3. Kliknij przycisk [Nowa] na pasku przycisków w górnej części okna przeglądania.

    Otworzy się okno "Osoba: Nowa karta", gdzie będziesz mógł wprowadzić dane nowego użytkownika. Rekord w kartotece Osoby jest najbardziej podstawowym elementem konta użytkownika: użytkownik będzie mógł się zalogować do systemu Enterprise jak tylko ten rekord zostanie utworzony.

    Wprowadź Podpis oraz Nazwę użytkownika (są to pola obowiązkowe) jak zaprezentowano na ilustracji poniżej. Podpis jest nazwą, która będzie używana jako kod identyfikacyjny przy każdorazowym logowaniu użytkownika do systemu Enterprise by HansaWorld (login). Możesz przypisać użytkownikowi grupę dostępu oraz od jakiego poziomu otrzyma dostęp (pełen lub brak), zgodnie z instrukcją w kroku 7 na tej stronie. Wybierz Typ użytkownika "Jednoczesny".

  4. Kliknij kolejne zakładki (Serie numerów, Sprzedaż, Konta, itd.), aby wprowadzić więcej informacji na temat użytkownika. Więcej szczegółów na ten temat znajdziesz na tej stronie.

  5. Kliknij przycisk [Zapisz] w prawym górnym rogu okna. Karta zostaje zapisana w kartotece Osoby.

  6. Nagłówek okna zmieni się na "Osoba: Podgląd", teraz możesz sprawdzić, czy przy wprowadzaniu nie zrobiłeś błędów.

  7. Zamknij kartę poprzez kliknięcie ikony krzyżyka lub użycie skrótu kalwiszowego Ctrl-F4 (Windows i Linux) lub ⌘-W (Mac OS X).

  8. Jeżeli chcesz wprowadzić kolejną osobę, zamiast przycisku [Zapisz] kliknij [Nowa] w kroku 5 powyżej (lub użyj skrótu klawiszowego Ctrl-N/⌘-N). Rekord osoby zostanie zapisany i zamknięty, a otworzy się czysta karta, do której będziesz mógł od razu wprowadzić dane kolejnego użytkownika.

  9. Gdy wprowadzisz i zamkniesz ostatnią kartę użytkownika (krok 7), powrócisz do okna przeglądania kartoteki Osoby, w którym będą widnieli wszyscy zarejestrowani użytkownicy. Kliknij na każdego z nich aby przypisać hasło opcją z menu specjalnego "Zmień hasło", jak opisano w punkcie 6 na tej stronie. Jeżeli tego nie zrobisz, ktokolwiek może zalogować się do systemu używając nowych podpisów bez wprowadzania hasła.

  10. Jeżeli którykolwiek z nowych użytkowników będzie za pośrednictwem systemu Enterprise by HansaWorld wykonywał połączenia oparte na centrali typu Asterisk lub TAPI, musisz dla niego utworzyć rekord w kartotece Kontrahenci. Opcjonalnie, możesz też utworzyć taki rekord dla użytkownika, który za pośrednictwem systemu Enterprise by HansaWorld będzie wysyłał wiadomości SMS. Na przykład, w przypadku wiadomości SMS nr telefonu komórkowego wprowadzony na karcie kontrahenta będzie użyty jako nr, z którego wysłano wiadomość. Ten numer może być też pobrany z karty osoby, ale na karcie kontrahenta użytkownik będzie mógł ten numer sam zmienić. W większych instalacjach nie zaleca się udostępniania kartoteki Osoby wszystkim użytkownikom, ponieważ mogliby tam zmieniać grupy dostępu i hasła.

    Przejdź do modułu zawierającego kartotekę Kontrahenci - wciśnij ikonę [Moduł] w oknie głównym lub użyj skrótu klawiszowego Ctrl-0 (zero) (Windows i Linux) lub ⌘-0 (Mac OS X) (np. Księga sprzedaży, CRM). Otwórz kartotekę Kontrahenci poprzez kliknięcie na ikonę w dolnej części okna głównego. Pojawi się okno "Kontrahent: Nowa karta", w którym będziesz mógł wprowadzić dane użytkownika:

    Wprowadź imię, nazwisko oraz dane kontaktowe (numery telefonów, nazwę Skype, nazwę SIP, nr wewnętrzny w przypadku centrali TAPI, itd.). Nie zaznaczaj żadnego z pól w prawym górnym rogu (Odbiorca, Dostawca, Gość, Diler). Kliknij przycisk [Zapisz] w prawym górnym rogu okna. Rekord zostanie zapisany w kartotece Kontrahenci.

    Zanotuj nr kontrahenta (4 na powyższej ilustracji), wróć do kartoteki Osoby i wprowadź ten numer w polu Kod odbiorcy. (Możesz też użyć Ctrl-Enter/⌘-Enter w polu Kod kontrahenta aby wybrać właściwego kontrahenta z listy.) W ten sposób rekord Osoby i Kontrahenta będą powiązane:

---

W tym rozdziale:

Wróć do:

Konta użytkowników w przypadku wielu firm

Jeżeli w swojej bazie danych masz więcej niż jedną firmę, przy tworzeniu użytkownika w danej firmie pamiętaj, że wykreowany rekord w kartotece Osoby będzie istniał tylko w tej firmie, w której jesteś zalogowany. Jednakże ta reguła nie dotyczy skrzynek pocztowych. Skrzynki pocztowe są przechowywane w Firmie 0 - tej części bazy danych, w której znajdują są wszystkie informacje dostępne z poziomu każdej firmy danej instalacji. Dzięki temu możliwe jest przesyłanie e-maili pomiędzy użytkownikami z różnych firm. Z tego powodu każdy Podpis użytkownika (login) powinien być unikalny na poziomie całej bazy danych. Jeżeli dwie lub więcej osób w różnych firmach posiada ten sam podpis, nie będą one mogły mieć własnych skrzynek pocztowych. Na przykład, jeżeli Jan Kowalski z Firmy 1 ma podpis "JK", dla Janiny Kowalskiej z Firmy 2 nie może być użyty taki sam podpis.

Pozostała część tej instrukcji dotyczy systemów, w których użytkownicy pracują w więcej niż jednej firmie. Dla takich użytkowników możesz utworzyć rekordy w kartotece Osoby używając tego samego podpisu w każdej firmie, ponieważ każdemu użytkownikowi wystarczy jedna skrzynka pocztowa. Na przykład, jeżeli JK potrzebuje dostępu do Firmy 1, 3 i 5, utwórz rekordy Osób o takim podpisie w tych trzech firmach, i tylko jedną skrzynkę pocztową. Takie ustawienie jednakże niesie za sobą cztery poniższe niedogodności:

  1. Użytkownik będzie miał oddzielne hasła do każdej firmy. Hasła mogą być takie same, ale w momencie ustawienia lub zmiany hasła w jednej firmie, nie zostanie ono skopiowane do pozostałych.

  2. Jeżeli użytkownik utworzy czynność, będzie ona widoczna tylko w tej firmie, w której została zarejestrowana. Użytkownicy w pozostałych firmach nie będą wiedzieli o istnieniu tej czynności. Może się zdarzyć, że użytkownik będzie miał różne czynności w różnych firmach, co w efekcie może znacznie utrudnić zarządzanie kalendarzem i menedżerem zadań.

  3. Użytkownik może mieć inne prawa dostępu w każdej firmie. Jednakże, jeżeli zechcesz zmienić te prawa, konieczne będzie dokonanie zmiany w każdej firmie oddzielnie. W zależności od liczby firm, może być to czasochłonym procesem.

  4. Jeżeli użytkownik jest użytkownikiem nazwanym, utworzenie rekordu osoby w wielu firmach spowoduje zajęcie więcej niż jednej licencji użytkownika nazwanego, np. utworzenie rekordu osoby w trzech firmach spowoduje zajęcie trzech licencji użytkownika nazwanego.
Jednym ze sposobów na ułatwienie administrowania użytkowników pracujących w więcej niż jednej firmie jest dodanie do ich kont elementu Użytkownika Globalnego. Dzięki temu będzie możliwe:
  1. Utworzenie pojedynczego hasła, które będzie dotyczyło wszystkich firm. Gdy użytkownik ustawi bądź zmieni hasło w jednej firmie, będzie ono natychmiast skopiowane do pozostałych firm.

  2. Gdy użytkownik utworzy czynność, będzie ona zawsze zapisana w jednej firmie, bez względu na to, w której firmie użytkownik w danym momencie jest zalogowany. Użytkownicy w innych firmach będą widzieli, że czynność została utworzona, nawet jeżeli nie posiadają praw dostępu do firmy, w której ta czynność została zapisana.

  3. Będzie można nadać użytkownikowi różne prawa dostępu w każdej firmie. Jeżeli zaś będzie konieczna ich zmiana, będzie można to zrobić w pojedynczym rekordzie użytkownika globalnego, nie będzie konieczne zalogowanie do każdej firmy z osobna w tym celu.
Aby skonfigurować bazę danych w taki sposób, by było możliwe korzystanie z funkcjonalności użytkowników globalnych, wykonaj poniższe kroki. Jeżeli pracujesz na maszynie klienckiej, upewnij się, że nikt inny nie jest zalogowany do systemu, dopiero wtedy będzie możliwe wykonanie czynności opisanych w krokach 1-3. Kroki 2,3 i 5 wymagają pracy w module Technicznym, a więc musisz się zalogować jako administrator systemu.
  1. Otwórz ustawienie Inne funkcje w module System i zaznacz opcję "Używaj użytkowników globalnych":

  2. Przejdź do modułu Technicznego i otwórz ustawienie Ustawienia globalne CRM:

    Wprowadź firmę, w której domyślnie, będą przechowywani użytkownicy globalni.

    Poniżej w kroku 5 "Główna firma CRM" opisany został w szczegółach sens tego pola. Podane są tam też powody, dla których powinna być to firma, do której każdy użytkownik systemu powinien mieć dostęp.

  3. Nadal w module Technicznym przejdź do ustawienia Uwspólnione kartoteki w celu uwspólnienia grup dostępu, zgodnie z instrukcją na tej stronie.

  4. Pracując w Głównej firmie CRM utwórz konta użytkowników zgodnie z instrukcjami na stronach Konta użytkowników (użytkownicy nazwani i użytkownicy jednocześni ze skrzynkami pocztowymi) oraz Konta użytkowników (użytkownicy jednocześni bez skrzynek pocztowych), w zależności od typu użytkownika. Jeżeli zechcesz utworzyć kartę kontrahenta dla użytkownika jednoczesnego bez skrzynki, zgodnie z opisem w kroku 10 na stronie Konta użytkowników (użytkownicy jednocześni bez skrzynek pocztowych), musisz być zalogowany w Głównej firmie CRM.

  5. Następnym krokiem jest utworzenie użytkowników globalnych.

    Użytkownicy globalni są przechowywani w Firmie 0. Firma 0 jest częścią bazy danych, zawierającą informacje dostępne w każdej firmie. Oznacza to, że pracując z funkcjonalnością globalnych użytkowników możesz być zalogowany w dowolnej firmie. Jednakże, gdy będziesz zalogowany w Głównej firmie CRM, będą działały pewne opcje wspomagające wprowadzanie danych.

    Jeżeli nie jesteś w module Technicznym, przejdź do niego i otwórz kartotekę Użytkowników globalnych poprzez kliknięcie na ikonę w dole okna głównego. Otworzy się okno: "Użytkownik globalny: Nowa karta":

    Podpis
    Jeżeli jesteś zalogowany w Głównej firmie CRM, po wprowadzeniu podpisu użytkownika, takie dane jak: nazwisko, grupy dostępu, poziom rozpoczęcia dostępu, typ użytkownika, kod kontrahenta oraz adres e-mail będą przeniesione z rekordu Osoby.

    Główna firma CRM
    Zostanie skopiowana z ustawienia Główna firma CRM (pkt. 2 powyżej). Choć możliwe jest wprowadzenie różnych głównych firm CRM dla poszczególnych globalnych użytkowników, nie jest to zalecane. Przed dokonaniem jakichkolwiek zmian pamiętaj o punktach w kolejnych paragrafach. Jeżeli zmienisz główną firmę CRM na karcie wybranego użytkownika globalnego, a następnie zechcesz utworzyć kartę kontrahenta dla tego użytkownika (zgodnie z krokiem 4 powyżej), musisz to zrobić w głównej firmie CRM przypisanej dla tego użytkownika.

    Główna firma CRM na karcie użytkownika globalnego spełnia dwie funkcje. Po pierwsze, gdy użytkownik utworzy nową czynność, będzie ona zapisana w firmie głównej CRM, bez względu na to, w jakiej firmie w danej chwili użytkownik jest zalogowany. Użytkownik globalny musi zatem mieć dostęp do głównej firmy CRM, aby móc tam zapisywać czynności. Po drugie, gdy użytkownik globalny bądź ktoś inny otworzy kalendarz lub menedżera zadań danego użytkownika, pojawi się lista czynności zapisanych w głównej firmie CRM tego użytkownika, bez względu na to, w jakiej firmie jest w danej chwili zalogowany.

    Każdy użytkownik systemu Enterprise by HansaWorld może tworzyć czynności dla innych użytkowników. A zatem, zalecane jest, aby każdy użytkownik globalny miał w swojej karcie wpisaną tą samą główną firmę CRM. Na przykład, Globalny Użytkownik 1 (GB1) jako główną firmę CRM ma wpisaną Firmę 1, a Globalny Użytkownik 2 (GB2) jako główną firmę CRM ma wpisaną Firmę 2. Każda czynność utworzona przez GB1 będzie zarejestrowana w Firmie 1. A zatem jeżeli GB1 utworzy czynność dla GB2, będzie ona zarejestrowana Firmie 1. Ale GB2 nie będzie wiedział o istnieniu tej czynności, ponieważ w swoim kalendarzu będzie widział tylko czynności zarejestrowane w przypisanej mu głównej firmie CRM, czyli w Firmie 2.

    Choć użytkownik globalny może być zalogowany w dowolnej firmie w czasie tworzenia nowej czynności, ten (lub inny) użytkownik musi być zalogowany w głównej firmie CRM, aby móc otworzyć lub edytować tę czynność. Zauważ jednakże, że użytkownik globaly musi pracować w głównej firmie CRM, aby na podstawie rozmowy telefonicznej (wychodzącej lub przychodzącej) wykonanej poprzez komunikator biznesowy została utworzona czynność w sposób automatyczny.

    Grupy dostępu, poziom rozpoczęcia dostępu, zakładka "Firmy"
    Jeżeli chcesz, aby użytkownik globalny miał dostęp do każdej firmy, a także jednakowy poziom dostępu do tych firm, pozostaw tabelę w zakładce "Firmy" pustą, a grupy dostępu oraz poziom rozpoczęcia dostępu określ w zakładce "Dostęp", jak to zilustrowano na poniższym obrazku.

    W tym przykładzie musisz mieć grupę dostępu "SALES" dostępną w każdej firmie, stąd rekomendacja w krokach 1 i 3 powyżej, aby uwspólnić ustawienie grup dostępu. Jeżeli kartoteka grup dostępu nie jest współdzielona, należy wprowadzić grupę "SALES" w każdej firmie. Jeżeli w jakiejś firmie nie ma grupy dostępu "SALES", użytkownik NB będzie posiadał pełen nieograniczony dostęp do systemu w tej firmie.

    Jeżeli chcesz, aby użytkownik globalny miał dostęp tylko do wybranych firm, i/lub chcesz mu dać różne poziomy dostępów w każdej firmie, wyszczególnij firmy wraz z grupami dostępu i poziomami rozpoczęcia dostępu w tabeli w zakładce "Firmy", jak zaprezentowano na ilustracji poniżej:

    W tym przykładzie użytkownik NB posiada dostęp do firmy Holding Company (kontrolowany przez grupę dostępu "SALES") oraz do firmy Subsidiary Trading (kontrolowany przez grupy dostępu "SALES" i "ORD"). Użytkownik NB nie będzie miał dostępu do pozostałych firm w bazie danych.

    Jak przedstawiono na obrazku, jeżeli gdziekolwiek musisz sprecyzować grupy dostępu (w kartotece Osoby, w zakładkach "Dostęp" oraz "Firmy" karty użytkownika globalnego), możesz je wymienić po przecinku. Jeżeli wprowadzisz ten sam element w więcej niż jednej grupie dostępu (np. grupa "SALES" daje pełen dostęp do kartoteki Kontrahenci, podczas gdy grupa "ORD" daje do tej kartoteki tylko dostęp o poziomie Lista), użytkownik dostanie taki poziom dostępu, jaki jest przypisany grupie dostępu wymienionej jako ostatnia (poziom Lista z grupy "ORD" w tym przypadku).

    Jeżeli dodasz pojedynczy wiersz do tabeli na zakładce "Firmy", użytkownik globalny będzie miał dostęp tylko do firmy wskazanej w tym wierszu (z jednym wyjątkiem opisanym w następnym akapicie). A zatem, jeżeli chcesz, aby użytkownik globalny miał dostęp do wszystkich firm, ale z różnymi poziomami dostępu, konieczne będzie wprowadzenie do tabeli każdej firmy wraz z grupą dostępu. Jeżeli chcesz dać użytkownikowi dostęp do większości bądź wszystkich firm w twojej bazie danych, wybierz z menu specjalnego opcję "Dodaj wszystkie firmy". Dzięki temu pojawią się w tabeli wszystkie firmy. Jeżeli użytkownik ma założony rekord w danej firmie (np. w kartotece Osoby), grupa dostępu użytkownika w tej firmie pojawi się automatycznie w tabeli. Jeżeli chcesz dodać do tabeli tylko te firmy, w których użytkownik ma założony rekord (np. w kartotece Osoby), wybierz z menu specjalnego opcję "Dodaj firmy, w których istnieje ten użytkownik".

    Jak wspomniano powyżej, jeżeli dodasz pojedynczy wiersz do tabeli na zakładce "Firmy", użytkownik globalny będzie miał dostęp tylko do firmy wskazanej w tym wierszu. Jednakże, jeżeli użytkownik istnieje w drugiej firmie, (czyli posiada kartę Osoby w tej firmie), będzie miał dostęp również do tej drugiej firmy, z poziomem dostępu wskazanym na karcie osoby.
  6. Zapisz użytkownika globalnego poprzez kliknięcie na przycisk [Zapisz]. Od tej pory użytkownik globalny jest w pełni funkcjonalny, ale on (lub ktokolwiek używający jego podpisu) może się zalogować do systemu bez podawania hasła. Wszystkie hasła, które użytkownik posiadał przed utworzeniem użytkownika globalnego zostaną stracone.

    Wróć do okna przeglądania użytkowników globalnych, zaznacz nowego użytkownika pojedynczym kliknięciem i wybierz opcję "Zmień hasło" z menu specjalnego. Wprowadź hasło dwukrotnie, aby się upewnić, że nie ma w nim błędu. Kliknij przycisk [Zapisz] lub użyj skrótu klawiszowego Shift-Enter aby zapisać i zamknąć okno. Będzie to hasło dostępu do wszystkich firm, do których użytkownik globalny ma dostęp.

    Po zalogowaniu użytkownik globalny będzie miał możliwość wybrać własne hasło, zgodnie z instrukcją na tej stronie. Hasło należy zmienić tylko raz, w dowolnej firmie, a zmiana ta automatycznie obejmie wszystkie firmy.

Osoby i użytkownicy globalni

Opcja użytkowników globalnych ma ułatwić administrowanie kontami użytkowników. Oznacza to, że użytkownik musi zapamiętać tylko jedno hasło, a także, pozwala administratorowi zarządzać prawami dostępu danego użytkownika na jednym ekranie, bez konieczności przechodzenia pomiędzy firmami.

Jeżeli konto użytkownika zawiera element użytkownika globalnego, nie ma obowiązku tworzenia rekordu w kartotece Osoby, w żadnej z firm - użytkownik będzie mógł zalogować się do każdej z firm oraz korzystać z większości dostępnych funkcji systemu Enterprise by HansaWorld. Jednakże, rekord w kartotece Osoby zawiera wiele pól, których nie ma na karcie użytkownika globalnego, takich jak Obiekty, Konto (na zaliczki i rozliczenia), Koszt oraz Cena za godzinę (używane w module Projekty). Jeżeli musisz użyć niektórych lub wszystkich tych pól, musisz też utworzyć rekord w kartotece Osoby (z tym samym podpisem) w odpowiedniej firmie. Na przykład, jeżeli będziesz używać modułu Wydatki pracownicze, aby rozliczać wydatki, musisz utworzyć Osobę z przypisanym kontem oraz obiektem dla użytkownika w firmie (firmach), w których użytkownik będzie rozliczał wydatki. Jeżeli pracownik będzie świadczył na zewnątrz usługi, które będziesz administrował poprzez moduł Projekty, wówczas również powinien mieć założony rekord w kartotece Osoby w odpowiedniej firmie (firmach). Utworzenie karty Osoby w więcej niż jednej firmie pozwoli na różne stawki za usługi w zależności od firmy. Rekord Osoby powinien istnieć dla użytkownika globalnego w każdej firmie, z której ten użytkownik będzie wysyłał wiadomości SMS.

Niektóre pola takie jak Nazwisko, Język, Kod kontrahenta są wspólne dla kart użytkownika globalnego oraz Osoby. Jeżeli w obu rekordach te pola nie są puste, informacje z karty użytkownika globalnego będą nadrzędne.

Planując Osoby i Użytkowników globalnych w bazie danych zawierającej wiele firm pamiętaj, że każda firma musi zawierać co najmniej jeden rekord Osoby z hasłem dostępu. Jeżeli firma nie zawiera żadnego rekordu Osoby, będzie zupełnie otwarta: każdy będzie mógł wejść do każdej jej części bez żadnych ograniczeń. Jednakże, jak tylko utworzysz pierwszego użytkownika globalnego z hasłem, dostęp do firm będzie ograniczony.

---

W tym rozdziale:

Wróć do: