Plan kont

Konto jest urządzeniem ewidencyjnym w Księdze Głównej służące do ujmowania wszystkich zdarzeń gospodarczych. Każda Operacja księgowa w Księdze głównej dotyczy zapisu na dwóch lub więcej kontach księgowych. Lista kont księgowych zwana planem kont określa w jaki sposób będą ujmowane w księgach aktywa, pasywa, przychody i koszty oraz jest podstawą analiz księgowych. Odpowiednia strura planu kont umożliwia uzyskanie niezbędnych analiz, stąd budowa planu kont wymaga dobrego przemyślenia.

Tworząc strukturę planu kont grupuje się Konta należące do tego samego typu. Na przykład wszystkie konta dotyczące przychodu ze sprzedaży czy stanu gotówki w banku czy innych zdarzeń tego samego rodzaju powinny mieć kolejno następujące po sobie numery. Umożliwi to zawężenie na raporcie analiz do kont z danego zakresu. Należy pamiętać o zostawieniu wolnego numeru, w sytuacji ,gdy pojawi się potrzeba dodania nowego konta z danej drupy w przyszłości. Jeśli na przykład konta do ewidencji przychodu są podzielone według grup towarów plan kont powinien umożliwiać dodanie nowego konta w sytuacji, gdy nastąpi rozszerzenie oferowanego asortymentu towarów w przyszłości.

Tradycyjnie plan kont jest podzielony na grupy kont, dalej dzielone na podgrupy. Część grup dotyczy kont bilansowych, jedna jest zarezerwowana dla kont dotyczących operacji wewnętrznych końca roku, pozostałe są związane z kontami przychodów i kosztów.

Typowy plan kont, włączając plan kont dostarczany jako wzór z systmem HansaWorld Enterprise ma strukturę zgodną z poniżej przedstawionym modelem. Konta dzielą się na dwie grupy według raportów, w których biorą udział

Rachunek zysków i strat

Raport prezentuje zysk lub stratę firmy, z regóły jest wykonywany na koniec miesiąca lub roku obrotowego.

Bilans

Raport prezentuje aktywa, zobowiązania i kapitały firmy na dzień sporządzenia.

!	Plan kont powinien być tworzony przez dział księgowości lub doradcę finansowego Twojej firmy.

Zasady pracy z przykładowym planem kont dostarczanym z HansaWorld Enterprise opisano tutaj.

HansaWorld Enterprise wykorzystuje Obiekty w celu rozszerzenia struktury planu kont. Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj.

Obiekty

Poprawna struktura planu kont umożliwia analizę zdarzeń gospodarczych w firmie, jednakże zakres analizy jest ograniczony. Na przykład umożliwi analizę przychodów i kosztów sprzedaży według asortymentu, ale jednocześnie nie będzie możliwości uzyskania takiej informacji według regionu, branży odbiorcy, sprzedawcy czy oddziału.

Z regóły firma potrzebuje analizy kosztów i przychodów według trzech podstawowych grup:

• RODZAJU - wynagrodzenia, transport, telefony, sprzedaż usług, towarów handlowych;

• MIEJSCA POWSTANIA- oddział, wydział firmy, który generuje koszt lub przyczynia się do powstania przychodu;

• NOŚNIK - wyrób, towar lub usługa.

W niektórych firmach istnieje potrzeba analiz według dodatkowych wymiarów jak na przykład region.

Poniższy schemat ilustruje przykład dwuwymiarowej analizy księgowej.

W tradycyjnych systemach księgowych, każda operacja księgowa będzie grupowana według grup w planie kont. A Plan kont tolista of kont. Plan kont jest z definicji jednowymiarowy. Konta na liście są podzielone na wielopoziomowe grupy i subgrupy, w efekcie tworzące strukturalne drzewo powiązań.

W rezultacie takiej struktury dany rodzaj, miejsce powstawania czy nośnik kosztu lub przychodu pojawiają się w wielu miejscach tego samego planu kont. W efekcie definicja odpowiedniego raportu staje się bardzo skomplikowana, gdyż musi on pobierać dane z wielu różnych kont, w celu uzyskania oczekiwanych informacji.

Wiele systemów księgowych dzieli numer konta na elementy dotyczące np. rodzaju kosztu, oddziału, zlecenia itp. To tylko połowiczne rozwiązanie. Jedynym logicznym rozwiązaniem pozwalającym na wielopoziomową analizę to korzystanie z "Obiektów", które możemy przyporządkować od każdego zdarzenia gospodarczego. Dzięki tej metodzie plan kont posiada strukturę kont, które pozwolą uzyskanie informacji orodzaju przychodu, kosztu, aktywa, zobowiązania czy kapitału, natomiast to Obiekt będzie nośnikiem inych niezbędnych informacji dodatkowych (jak np. oddział, zlecenie, grupa produktów). Każda operacja księgowa w takim przypadku zawiera informacje o numerze konta księgowego, kwocie, dacie i jednym lub wielu przyporządkowanych do niej Obiektach. W przykładzie przedstawionym powyżej rejestracja wynagrodzenia z tytułu sprzedaży sprzędu audio przez oddział B będzie zawierała następujące informacje:

Numer operacji:    970001, Data:    01.01.2008, Konto:    404 Wynagrodzenia, Opis :    "Dowolny opis operacji", Kwota:    Wn 15420.25, Obiekty:    Oddział B, Sprzęt Audio.

Klasyfikowanie zdarzeń z wykorzystaniem Obiektów umożliwia prezentację każdej operacji dotyczącej danego towaru, oddziału czy rodzaju kosztu wraz z wykonaniem rachunku wyników dla każdego (np. zyskowaność Oddziału B i sprzedaży Sprzętu Audio).

Korzystanie z Obiektów nie jest ograniczone do kont kosztów i przychodów. Analityka obiektowa może dotyczyć również kont aktywów, zobowiązań czy kapitałów.

Więcej informacji o korzystaniu z Obiektów w HansaWorld Enterprise w celu zwiększenie możliwości analitycznych znajdziesz tutaj.

Obiekty - w HansaWorld Enterprise

Obiekty w HansaWorld można wykorzystać do klasyfikowania zapisów księgowych. W tej części zaprezentujemy wykorzystanie Obiektów dla analiz sprzedaży według regionu, branży, sprzedawcy i sprzedanego asortymentu. Jeśli Twoja firma posiada wiele oddziałów lub prowadiz kilka rodzajów działalności, możesz wykorzystać obiekty do analizy sprzedaży dla oddziału czy działalności. Do każdego zapisu księgowego można przypisać do 30 obiektów (20 to limit ze względów praktycznych), umożliwiając szerokie możliwości analityczne. Oto jak ustawimy system w naszym przykładzie:

1. Definicję należy rozpocząć od określenia Typów obiektów w ustawieniu w module Księga Główna. W naszym przykładzie potrzebujemy cztery typy obiektów : region, branża, sprzedawca i asortymant.
   

   

2. Następnie definiujemy Obiekty w kartotece Obiekty dostępnej w modułach Księga głowna oraz System. Każdy obiekt musi być przyporządkowany do odpowiedniego typu.
   

   

3. Każdemu pracownikowi działu sprzedaży w kartotece Osoby w module System można przypisać odpowiedni Obiekt na zakładce 'Konta' card:

W naszym przykładzie pozwoli to dokonywać analiz według sprzedawcy. Odpowiedni obiekt będzie automatycznie pobrany przez system przy sprzedaży dokonanej przez danego pracownika.

Obiekty dotyczące pracowników są również wykorzystywane przez moduł Wydatki pracownicze. Jeśli wykorzystujesz ten moduł zalecamy przyporządkowanie do osób indywidualnych kont rozrachunków z pracownikami do ewidencji zaliczek i ich rozliczania (konto 826 na ilustracji powyżej). W innym przypadku należy przynajmniej przypisać oddziene Obiekty dla każdeog pracownika. Tylko jeśli dla każdej ososby będzie unikalna kombinacja konto/obiekt raport Okresowe zestawienie pracowników będzie poprawnie prezentował salda dla każdej osoby.

4. Wprowadzając nowego
   odbiorcę do kartoteki Kontrahenci możesz przyporządkować mu Obiekt. Będzie on automatycznie wstawiony we wszystkie dokumenty związane ze sprzedażą dla tego odbiorcy. Do jednego odbiorcy można przypisać wiele obiektów jednocześnie oddzielając je przecinkiem. Pole Obiekt może zawierać do 60 znaków. Jak wspomniano już wcześniej oznacza to, że do odbiorcy możesz przyporządkować do 30 obiektów. Jednakże porponujemy aby kod obiektu posiadał min. 2 znaki, co ogranicza tę liczbę w praktyce do 20 obiektów.
   

   Dla każdego odbiorcy przyporządkuj po jednym obiekcie należącym do typu "AREA" i "BUS" wstawiając je w pole Obiekty - sprzedaż na zakładce 'Konta księgowe' oddzielając je od siebie przecinkiem.

Nie podawaj więcej niż jeden obiekt należący do tego samego typu. Nie ma potrzeby wskazywania obiektu związanego ze sprzedawcą, gdyż zostanie on pobrany do każdego dokumnetu z karty osoby.

Pole Obiekt działa podobnie jak pole Klasyfikacja na karcie 'kontrahenta'. Oba mogą zawierać kilka wstawionych informacji oddzielonych przecinkiem i w niektórych sytuacjach mogą to być te same dane. Pole Klasyfikacja umożliwi dokonywanie analiz dla celów związanych z CRM (marketing, mailingi, itp.), natomiast pole Obiet umożliwi analizy finansowe w księdze głównej. W naszym przykładzie region i branża klienta może być informacją niezbędną w obu przypadkach, więc informacje na tn temat powinny być określone w poul Klasyfikacja i Obiekty - sprzedaż.

5. Wprowadzając towar do kartoteki Towary możesz w nalogiczny sposób przypiać do niego Obiekt w polu Obiekty na zakładce 'Ceny'. W naszym przykładzie podaj Obiekt wskazujący na typ asortymentu, do ktorego należy dany towar. Jak zaprezentowano na ilustracji obiekt powinien wskazywać ogólny typ asortymentu nie zaś opisywać jego konkretny model (np. do towaru Radio przypisaliśmy obiekt określający typ asortymentu audio):

6. As already mentioned, the Objects assigned to each Customer, Person and Item will automatically be transferred to all sales transactions. However, there may be Customers or Items that do not have Objects, perhaps because there was insufficient information to be able to assign the correct Objects when the record was first created (e.g. it was not possible to assign an Object belonging to the "BUS" Type because the nature of the Customer's business was not known). As a result, sales transactions using these Customers or Items will not contain the complete set of Objects, so the subsequent Object analysis will be incomplete if not inaccurate.
   

   To guard against this, use the Object Type Control setting in the Nominal Ledger to ensure that every sales transaction contains Objects belonging to the correct Types:
   

   

   In the example illustrated above, we have specified that whenever we use an Account between 100 and 199 (i.e. any of our Sales Accounts) or one between 200 and 299 (i.e. any of our Cost of Sales Accounts), it must be together with Objects belong to each of the "AREA", "BUS", "PERS" and "ITEM" Object Types. We will not be able to save the transaction if an Object belonging to at least one of these Types is missing. Accounts 100 and 199 are separated by a colon, signifying a range i.e. all Accounts between 100 and 199. Use a comma to separate the two ranges 100:199 and 200:299: this has been done in the example to illustrate separating two ranges of Accounts, although in this case as shown on the last line we could also use one large range to the same effect.
   

7. Whenever you use the Customer in a Sales Invoice or in any record that will eventually lead to an Invoice (i.e. Quotation, Order, Project, Service Order), the Customer's Objects and that of the Salesman will be brought in automatically. In the case of the Order, they will be visible in the field on the 'Date' card. When you add Items to the Order, their Objects will be brought in to flip B of the 'Items' card:

8. If you need to raise a Purchase Order for the Items on the Sales Order, the Objects from the Items are again brought in to flip B of the Purchase Order:

From the Purchase Order, these Objects are transferred to the Goods Receipt:

In the resulting Nominal Ledger Transaction, these Objects are assigned both to the credit posting to the Purchase Accruals Account and to the debit posting to the Stock Account.

When you create the Purchase Invoice from the Purchase Order, the Objects are again included:

These are transferred to the debit postings to the Purchase Accruals Account(s):

9. On the sales side, the Customer, Person and Item Objects will all be transferred from the Order to the Delivery and to the resulting Invoice:

At any stage in the process, you can change the Objects (subject to Object Type Control if you are using that setting as described in step 6 above) or add extra ones if you need to. If a record already contains an Object and you decide to choose a new Object using the 'Paste Special' feature, type the comma or colon before opening the 'Paste Special' list. This will cause the next Object to be added to the one(s) already there. Otherwise, the previous Object will be overwritten.


Usually, the 'Paste Special' list of Objects is the standard one:

You can find the Object that you need by sorting the list by Object, Type or Name.

However, if you are using the Object Type Control feature, the standard 'Paste Special' list when opened from the Invoice will be replaced by the 'Assisted Object Entry' window:

In the example illustrated above, we opened the 'Assisted Object Entry' window from the Object field on flip B of the 'Items' card. The window therefore prompts us to enter Objects belonging to the "AREA", "BUS", "PERS" and "ITEM" Object Types, since we have to use Objects belonging to these Object Types together with all Sales Accounts. Using 'Paste Special' in the usual way, enter an Object belonging to each Type in the appropriate field. 'Paste Special' here will only list the Objects belonging to the Type in question. Use the Extras field if you want to add another Object belonging to a fifth Type.

10. When we approve and save the Invoice, the "MID" and "RET" Objects from the Customer, the "FF" Object from the Person and the appropriate Object from the Item will be attached to the postings to the Sales and the Cost of Sales Accounts. These Objects will be arranged in alphabetical order automatically:

In this illustration, as we are using the Object on Stock Account option in the Cost Accounting setting, the Objects have also been attached to the posting to the Stock Account.

11. As shown in the previous steps, once you have allocated Objects to your Customers, Persons and Items, they will be transferred via every Invoice to the Nominal Ledger automatically. After entering some more transactions to make the example more complete, you can now produce Profit & Loss reports for each Object, or for any Object combination. For example, to see the profitability of sales to retail Customers, produce a report for the "RET" Object:
    

    

    This is the resulting report:
    

    

    You can produce a report for the "BUS" Object Type, to compare the profitability of each Object belonging to that Object Type:
    

    

    If you need to see individual profit figures for each Object belonging to the "BUS" Object Type, produce an Object Results report for this Object Type:
    

    

    If you need to see individual profit and margin figures for each Object belonging to the "BUS" Object Type, produce an Object/Quantity Results report for this Object Type:
    

    

    You can also produce reports for a combination of Objects. For example, to report on sales by Person FF to retail Customers, produce a report for the "FF" and "RET" Objects, separated by a comma:
    

    

    Because you specified two Objects separated by a comma, the calculations in the report will only use those postings with both Objects:
    

    

    The Nominal Ledger report offers exceptionally powerful multi-level Object analysis. For example, you can use it to list the sales Person FF made to each member of the "BUS" Object Type, by entering Object "FF" in the Loop 2 field and Object Type "BUS" in the Loop 3 field. In this example, we are reporting on Accounts 199 (sales) and 240 (cost of sales):
    

    

    This is the resulting report (produced using the Show Object and Balances Only options for clarity):
    

    

    If we change the Loop 2 field to the "PERS" Object Type, the report will show the sales made by each Person (i.e. each member of the "PERS" Object Type) to each Business Type:
    

    

As shown above, the Object feature is a very powerful one, allowing you to produce profitability reports in the Nominal Ledger for any cost centre (e.g. departments, Customer and Item types, employees and geographical areas) on its own or in any combination.

If you have the Job Costing module, you can also assign a dedicated Object to each Project. This Object will be attached automatically to every transaction related to the Project (e.g. Items supplied, work done, expenses incurred), so Project profitability will be easy to ascertain. Any work carried out by an employee will contain that employee's Object in addition to the ones for the Project and the Customer, once again allowing very detailed analysis.

All Objects can span several years. This is a consequence of the continuous database used by HansaWorld Enterprise, where the end of year is simply a user-defined reporting interval. The Object balances are thus automatically transferred from one fiscal year to the next. This gives you the ability to keep track of the budget and results of an Object (e.g. a building project) for several years.

You can close an Object, to prevent further postings to it. Working in the Object register (in the Nominal Ledger or the System module), switch on the Closed check box to close it. If you want to open the Object again later, you simply click in the box again to remove the check.

You can use the hierarchical Objects feature to help make assigning Objects easier and faster and reduce the risk of making mistakes. Please click here for details.

Obiekty hierarchiczne

Obiekt hierarchiczny to taki, który obejmuje jeden bądź kilka poziomów innych obiektów. Zamiast pamiętać o tym, żeby do danej operacji przypisać wiele obiektów, wystarczy przypisać jeden, a pozostałe będą przypisane automatycznie. Dzięki temu przypisywanie obiektów jest prostsze i szybsze, i zmniejsza ryzyko popełnienia błędu.

Możesz zdefiniować obiekt hierarchiczny w kartotece Obiekty poprzez wprowadzenie listy lub sekwencji obiektów w polu "Obiekty hier.". W poniższym przykładzie został zdefiniowany obiekt dla osoby NB. W polu "Obiekty hier." wprowadzone zostały obiekty departamentu i lokalizacji, w których ta osoba pracuje. Te obiekty muszą być wcześniej utworzone w kartotece:

Kiedy od tej pory użyjesz obiektu "NB" w jakiekolwiek transakcji, obiekty z pola "Obiekty hier." (w tym przykładzie "DEPT1" oraz "OXFORD") zostaną przypisane automatycznie. Przykład poniżej pokazuje obiekt "NB" użyty w karcie wydatku pracowniczego, z wprowadzonymi kosztami podróży:

W operacji księgi głównej, powiązanej z tą transakcją, obiekty hierarchiczne będą dodane automatycznie. A zatem, każdy koszt lub sprzedaż przypisane do tej osoby i opatrzone obiektem "NB" spowodują przypisanie również obiektów "DEPT1" oraz "OXFORD", w porządku alfabetycznym:

Obiekty hierarchiczne są bardzo użyteczne w przypadku, gdy konieczne jest ręczne wprowadzanie operacji księgi głównej (pozycje dziennika), ponieważ wówczas żadne obiekty nie będą sugerowane domyślnie. Dzięki obiektom hierarchicznym masz pewność, że zawsze przypiszesz właściwe obiekty, a także właściwą ich ilość. W przykładzie poniżej wprowadzona została operacja księgi głównej, rejestrująca pensję osoby NB, a także został do tej operacji przypisany obiekt "NB":

Po wciśnięciu klawisza Tab lub Enter aby przejść do następnego pola, obiekty hierarchiczne zostaną dodane do pola "Obiekty":

Możesz zawrzeć obiekt hierarchiczny w definicji innego obiektu. Poniżej przedstawiony jest obiekt prezentujący samochód służbowy osoby NB:

Ponieważ wprowadziliśmy obiekt "NB" w polu "Obiekty hier.", a wiemy, że zawiera on inne obiekty, wówczas gdy użyjemy obiektu "Astra_1" do zarejestrowania kosztów użytkowania samochodu, dopisany zostanie nie tylko obiekt "NB", ale również obiekty przypisane do "NB", dzięki czemu koszty zostaną przypisane do właściwej osoby, departamentu oraz lokalizacji:

Jak już wspomniano, przy ręcznym wprowadzaniu operacji księgi głównej (pozycje dziennika), żadne obiekty nie zostaną wprowadzone domyślnie. Dzięki funkcji obiektów hierarchicznych każdy użytkownik wprowadzający operację do księgi głównej załączy wszystkie właściwe obiekty.