Wprowadzenie

System Hansa składa się z dwóch lub większej ilości modułów, które oddziałują na siebie wzajemnie na różne sposoby. Każdy moduł wykorzystuje określoną liczbę kartotek oraz plików, w których przechowywane są szczegółowe informacje. Na przykład, wszystkie informacje o Odbiorcach przechowywane są w kartotece Odbiorcy, a wszystkie informacje o Dostawcach przechowywane są w kartotece Dostawcy itd.. Podstawowy pakiet finansowo-księgowy zawiera cztery moduły z następującymi kartotekami:

Integracja pomiędzy modułami jest prosta w małym systemie. Oprócz kartoteki Plan kont oraz Obiekty nie ma uwspólnionych kartotek w tym przypadku: dane mogą byc wprowadzane do poszczególnych kartotek z poziomu modułu. Niemniej jednak, poszczególne moduły wymagają dostępu do informacji przechowywanych w katotekach innych modułów. Na przykład, moduł Księga Sprzedaży, Księga Zakupu oraz Księga Główna wymagają dostępu do "listy pracowników" zdefiniowanej w kartotece
Osoby w module System.

Dodatkowo poza kartotekami, w każdym module znajduje się kilka małych plików zwanych 'Ustawieniami'. Różnica pomiędzy ustawieniem a kartoteką dotyczy częstotliwości i charakteru wykorzystywania w systemie. Informacje, które wykorzystywane są codziennie, jak na przykład, informacje o Odbiorcach, Dostawcach, Zamówieniach Sprzedaży lub Fakturach powinny być przechowywane w kartotekach, a informacje zdefiniowane w ustawieniach powinny sprawdzać oraz określać sposób działania konkretnej funkcji.

Rozbudowany system Hansa posiada bardziej kompleksową strukturę, gdzie poszczególne kartoteki są wykorzystywane przez kilka modułów. Na przykład, kartoteka Odbiorcy oraz Towary są wykorzystywane w modułach Ofery, Zamówienia Sprzedaży, Księga Sprzedaży, Magazyn, Kontrakty oraz Projekty.

Przepływ informacji i dokumentów w przedsiębiorstwie

Zarządzanie firmą łączy się z określonym przepływem czynności oraz zadań do wykonania. W standardowym przedsiębiorstwie handlowym towary nabywane od określonych grup dostawców wprowadzane są na magazyn, następnie realizowane są zamówenie sprzedaży, trwa śledzenie stanów magazynowych, następują wydania z magazynów, spedycja towarów, wystawianie faktur oraz wpływ należności. Wszystkie zdarzenia są rejestrowane w księgach i powstają do nich zapisy księgowe.

Nowoczesny, zintegrowany system Hansa został zaprojektowany w celu zautomatyzowania wszystkich możliwych czynności. Jeśli jakaś informacja jest wprowadzana w jednej części systemu, nie ma potrzeby ponownego wprowadzania tej samej informacji w innej części systemu. Każda zarejestrowana informacja jest dostępna w systemie i może być wielokrotnie wykorzystywana przez użytkowników.

Powyższa ilustracja pokazuje uproszczony schemat interakcji procesów i i wymiany informacji w przedsiębiorstwie. Podstawowy fizyczny przepływ towarów pokazany jest w dolnej części schematu, w której następuje rozładunek, magazynowanie oraz spedycja towarów. Większe prostokąty powyżej częsci związanej z fizycznym przepływem towarów, przedstawiają działania administracyjne związane z przepływem informacji w przedsiębiorstwie. Mniejsze prostokąty na schemacie to dokumenty informacyjne wykorzystywane w przedsiębiorstwie. Przerywana linia oznacza granicę pomiędzy przedsiębiorstwem a jego otoczeniem. Chociaż Odbiorcy i Dostawcy znajdują się poza granicą to ciągle dochodzi do wymiany informacji pomiędzy nimi a przedsiębiorstwem.

Modułowa budowa systemu Hansa dostarcza wiele standardowych rozwiązań dla poszczególnych obszarów funkcjonalnych przedsiębiorstwa. System został zaprojektowany elastycznie, dlatego może być wykorzystywany przez wiele różnych przedsiębiorstw. System umożliwia stały dostęp do informacji zapisanych w różnych modułach. Jeśli na przykład, pracownik, który rejestruje faktury zakupu, potrzebuje informacji o fakturach sprzedaży, to ma do nich bezpośredni dostęp bez konieczności opuszczania systemu i przemieszczania się (pod warunkiem, że dostęp do faktur sprzedaży został wcześniej zdefiniowany dla tego pracownika w systemie).

Hansa to zintegrowany system wspomagający zarządzanie. Poszczególne obszary systemu oddziałują na siebie wzajemnie. Księga Sprzedaży na przykład, jest zintegrowana z Księgą Główną, tak więc po zatwierdzenia faktury sprzedaży, automatycznie powstaje właściwa do tej faktury operacja księgowa i uaktualniane są księgi i raporty. Taka interakcja pomiędzy modułami jest automatyczna i dotyczy różnych modułów w całym systemie. Kartoteki, księgi oraz raporty są automatycznie uaktualnianie dla wszystkich użytkowników.

W wielu przypadkach taka interakcja oznacza, że użytkownik nie musi osobno rejestrować operacji księgowych do wystawionych faktur sprzedaży oraz zakupu w Księdze Głównej. Operacje te stanowią około 80% wszystkich operacji Księgi Głównej rejestrowanych "systemem ręcznym" , a ich zautomatyzowanie przyśpiesza i usprawnia pracę działu księgowego.
Poniższy schemat przedstawia proces integracji pomiędzy Księgą Główną, Sprzedaży oraz Zakupu.

Wieloletnia baza danych

System Hansa umożliwia prowadzenie wieloletniej bazy danych. Oznacza to, że wszystkie dokumenty i operacje księgowe z kilku lat przechowywane są w tym samym pliku bazy danych. Zamykając księgi na koniec danego roku obrotowego, automatycznie generowany jest bilans otwarcia na kolejny rok. Wieloletnia baza danych usprawnia oraz ułatwia procedury związane z zamykaniem kolejnych lat obrotowych.

Baza danych w systemie Hansa jest ciągła. Wszystkie operacje księgowe są nieprzerwanie zapisywane w księgach. Każdy z dostępnych raportów można wykonać oraz prześledzić za dowolny okres. Jeśli dany okres został uzgodniony można go zamknąć uniemożliwiająć w ten sposób wprowadzanie dodatkowych zapisów księgowych czy poprawek do już istniejących dokumentów. System nie wymusza jednak zamykania poszczególnych okresów.

Dla wszystkich dokumentów księgowych definiuje się serie numerów. Nie ma ograniczeń w definiowaniu serii numerów dla dokumentów w 'Ustawieniach'.