Ievads

HansaWorld programma sastāv no diviem vai vairākiem savstarpēji saistītiem moduļiem. Katrā modulī ir vairāki reģistri un faili, kuros glabājas attiecīga moduļa dati. Piemēram, visa informācija par klientiem atrodas reģistrā Klienti, savukārt par piegādātājiem – reģistrā Piegādātāji utt. Mazākā sistēma (Grāmatvedības pakete) sastāv no četriem moduļiem, kuros ietilpst šādi reģistri:

Šajā mazajā sistēmā moduļiem ir samērā cieša mijiedarbība. Šajā piemērā moduļiem nav kopīgu reģistru, izņemot Kontu un Objektu reģistra gadījumā. Informāciju reģistros var ievadīt no dažādam programmas daļām. Turklāt citu moduļu reģistros uzkrātajai informācijai var piekļūt no jebkura moduļa. Piemēram, Finanšu, Realizācijas un Piegādātāju moduļos ir pieejama Sistēmas moduļa reģistrā Personas glabātā informācija par citiem darbiniekiem.

Papildus reģistriem katrā modulī ir vairāki mazāki faili jeb sagatavošanas. Galvenās atšķirības starp reģistru un sagatavošanu ir to izmantošanas biežums un veids. Ikdienas darbā nepieciešamā informācija, piemēram, Klienti, Piegādātāji, Klientu pasūtījumi un Rēķini tiek glabāta reģistros, savukārt sagatavošanā esošo informāciju parasti izmanto pārlūktabulās vai arī, lai noteiktu atsevišķu programmas funkciju darbību.

Lielākām HansaWorld sistēmām struktūra ir daudz sarežģītāka. Piemēram, reģistrus Klienti un Artikuli izmanto vairākos moduļos – Piedāvājumi, Klientu pasūtījumi, Realizācija, Noliktava, Norēķini pēc līgumiem un Projektu kalkulācija.

Darba plūsma

Uzņēmuma vadība vienmēr ir saistīta ar noteiktu uzdevumu un darba plūsmu. Tipiskā tirdzniecības uzņēmumā preces tiek iepirktas no vairākiem piegādātājiem, tās tiek saņemtas un novietotas noliktavā, tiek apstrādāti klientu pasūtījumi, pārbaudīti noliktavas atlikumi, nosūtītas preces un izrakstīti rēķini, kā arī tiek veikti un saņemti maksājumi. Visas darbības dokumentē un grāmato un visas finanšu operācijas reģistrē grāmatvedības apakšsistēmā.

Tāda moderna finanšu uzskaites kā HansaWorld Enterprise ir radīta, lai maksimāli automatizētu administratīvo darbu. Ja informācija tiek ievadīta vienā sistēmas daļā, tad to nevajadzētu ievadīt citviet programmā. Informācijai jābūt pieejamai atkārtotai izmantošanai visā sistēmā.

Attēlā redzama vienkāršota funkciju un informācijas (ziņošanas) mijiedarbība vienkāršā tirdzniecības uzņēmumā. Fiziskā preču plūsma attēlota apakšējā daļā kā operatīvās funkcijas, kas apstrādā preci, to saņemot, uzglabājot un nosūtot. Taisnstūri virs operatīvās plūsmas parāda administratīvo funkciju plūsmu, kas apstrādā uzņēmuma informācijas plūsmu. Mazākie taisnstūri rāda informācijas vienības, kuras tiek pārraidītas pa visu organizāciju. Pārtrauktā līnija rāda uzņēmuma robežas – neskatoties uz to, ka klienti un piegādātāji nav uzņēmuma sastāvdaļa, ar viņiem notiek nepārtraukta informācijas apmaiņa.

Viens no uzņēmuma administrācijas uzdevumiem ir saglabāt uzņēmuma “atmiņu”. To dara, izmantojot reģistrus un failus, kur glabā informāciju par uzņēmuma darbībām. Nākamajā attēlā ir parādīta tieši tāda pati struktūra kā iepriekšējā, taču informācijas vienības ir aizvietotas ar reģistriem.

HansaWorld Enterprise modulārā struktūra piedāvā vairākus standarta risinājumus katrai uzņēmuma darbības sfērai. Programmas uzbūve ir ļoti elastīga, tāpēc to iespējams veiksmīgi izmantot dažādu nozaru uzņēmumu vajadzībām. HansaWorld Enterprise programmā vienmēr ir viegli piekļūt jebkurai informācijai no cita moduļa. Piemēram, ja strādājat ar ienākošajiem rēķiniem un ja nepieciešama informācija par realizācijas rēķiniem, to var nekavējoties iegūt, neizejot no sistēmas (ja ir nepieciešamās pieejas tiesības).

HansaWorld Enterprise ir integrēta grāmatvedības programma. Dažādas sistēmas daļas savstarpēji mijiedarbojas. Piemēram, Realizācijas modulis ir cieši saistīts ar Finanšu moduli – apstiprinot rēķinu, visi kontu atlikumi un ieraksti žurnālos tiek automātiski mainīti. Šī mijiedarbība notiek uzreiz visā grāmatvedības programmā. Visiem lietotājiem visos reģistros, moduļos un atskaitēs ir redzamas jaunākās izmaiņas.

Daudzos gadījumos šī savstarpējā saikne nozīmē to, ka lietotājs nemaz nepamanīs grāmatojumu veidošanos Finanšu modulī, izmantojot Realizācijas un Piegādātāju moduļus. Ierakstus veidojot manuāli, Finanšu modulī automātiski tiek izveidoti aptuveni 80% grāmatojumu – varat nesatraukties kā par tiem, tā arī par šo moduļu saskaņošanu. HansaWorld Enterprise programma to visu veiks automātiski. Nākamajā shēmā ir atspoguļots integrācijas process.

Vairāku gadu datu bāze

HansaWorld tiek izmantota vairākus gadus aptveroša datu bāze. Tas nozīmē, ka vairāku gadu grāmatojumi, rēķini utt. tiek glabāti vienā datu bāzē. Gada beigās visu kontu beigu saldo tiek automātiski pārvērsti par nākamā gada sākuma saldo. Tādējādi šāda datu bāze atvieglo gada noslēgšanas procesu.

HansaWorld datu bāze tiek pastāvīgi papildināta. Ieraksti tiek glabāti pēc kārtas, jo periodi iepriekš nav noteikti. Atskaites ir iespējams izveidot par jebkuru laika periodu. Kad konkrēts periods ir pilnīgi saskaņots, to iespējams slēgt, lai neatļautu turpmāku izmaiņu veikšanu. Toties var izveidot neierobežotu skaitu atvērto periodu.

Katram ierakstu veidam ir savas numuru sērijas. Numuru sērijām nav ierobežojumu; tās var definēt, izmantojot sagatavošanas uzstādījumus katrā modulī.