Introduction to Customer Documents

Customer documents can be printed from the Sales Ledger. Use the Modules menu to ensure you are in the Sales Ledger and then select 'Documents' from the File menu or click [Documents] in the Master Control panel. Then, double-click the appropriate item in the list. A specification window will then appear, where you can decide the Customers for which documents are to be printed. Click [Run] to print the documents.

It is often possible to report on a selection range, such as a range of Customers. To do this, enter the lowest and highest values of the range, separated by a colon. For example, to report on Customers 001 to 010, enter "001:010" in the Customer field. Depending on the field, the sort used might be alpha or numeric. In the case of an alpha sort, a range of 1:2 would also include 100, 10109, etc.

To determine which Form is printed, follow this procedure (when Hansa is supplied, a sample Form will be printed):

  1. Design a Form (or change the sample Form supplied to reflect your own requirements) using the Form register in the System module. This process is fully described here. The sample Form supplied has the Form Code "CUST_LABEL".

  2. Change to the Sales Ledger module and open the 'Documents' window using the 'Documents' item on the File menu or by clicking the [Documents] button in the Master Control panel.

  3. Highlight the item in the list and select 'Define Document' from the Operations menu. The subsequent window is used to assign a Form (or more than one Form) to the document and is fully described here. In this instance, enter "CUST_LABEL" in the Form field of the first line.

  4. The 'Define Document' function only needs to be used once. After this has been done, Form selection will be automatic.

Kontaktisikute sedelid

Selle Kliendihalduse mooduli dokumendiga trükitakse sedelid Kontaktisikute nimede ja aadressidega. Olenevalt sellest, millise välja oled lisanud vastavale dokumendimallile, trükitakse kas Kontaktisiku Arve aadress ('Kontakti' kaardilt) või Lähetusaadress ('Lähetuse' kaardilt). Aadress võetakse Kontaktisiku kaardilt või, kui seal ei ole aadressi näidatud, Kliendi või Hankija kaardilt, kus Kontaktisik töötab. Sedelite trükkimiseks Klientide ja Hankijate kohta kasuta Kliendi/Hankija sedelite dokumenti.

Klient
Ctrl-Enter    Kliendid, Hankijad ja Kontaktisikud Kontaktide registris
Vahemik    Tähestikuline
Sisesta Kliendi, Hankija või Kontaktisiku kood või koodide vahemik. Trükitakse sedelid kõikide Kontaktisikute kohta vahemikus ning kõikide Kontaktisikute kohta, kes on seotud valitud Klientide ja Hankijatega. Sedeleid ei trükita Klientide ja Hankijate kohta, kellel ei ole Kontaktisikuid. Samuti ei trükita sedeleid suletud Kontaktisikute kohta ega tühistatud Kliendiseose kaartidega Kontaktisikute kohta.

Vaikimisi näed Ctrl-Enter nimekirjas Kliente. Hankijate vaatamiseks kliki nimekirja ülaosas Hankijad või Kõik kontaktid, kui soovid näha kõiki Kontaktide registris olevaid kaarte.

Kliendiklass
Ctrl-Enter    Kliendiklasside seadistus, Müügireskontro
Võid trükkida sedelid teatud Klassi kuuluvate Klientide Kontaktisikute kohta.

Ametikirjeldus
Ctrl-Enter    Ametikirjelduste seadistus, Kliendihalduse moodul
Võid trükkida sedelid teatud Ametikirjeldusega Kontaktisikute kohta.

Kontakti klassif.
Ctrl-Enter    Kontakti klassifikaatorite seadistus, Kliendihalduse moodul
Võid trükkida sedelid teatud Kontakti klassifikaatorit kandvate Kontaktisikute kohta.

Customer Classification
Ctrl-Enter    Kontakti klassifikaatorite seadistus, Kliendihalduse moodul
Vali Kontakti klassifikaator. Sedelid trükitakse kõigi antud Klassifikaatorit kandvate Klientide ja Hankijate Kontaktisikute kohta. Kui sisestad mitu komadega eraldatud Klassifikaatorit, trükitakse sedelid vaid antud Klassifikaatorite kombinatsiooni kandvate Klientide ja Hankijate Kontaktisikute kohta.

Sort. indeks
Vahemik    Tähestikuline
Võid trükkida sedelid teatud Sorteerimisindeksit kandvate Klientide ja Hankijate Kontaktisikute kohta.

Alusta sedeliga nr.
Kui Sa trükid sedelid osaliselt kasutatud sedelilehtedele, määra siin, mis kohast lehel soovid printimist alustada.

Riik
Ctrl-Enter    Riikide seadistus, Üldine moodul
Võid trükkida sedelid teatud Riigi Klientide ja Hankijate Kontaktisikutele.

Vertikaalne mõõt
Võid trükkida sedelid mittestandardse vertikaalse mõõduga (vertikaalne vahe sedelite vahel). Määra siin soovitud mõõt. Kui jätad välja tühjaks, kasutatakse alljärgnevaid standardmõõte:
Sedeli formaatVertikaalne mõõt
2 x 8103
3 x 8103
1 x 11
2 x 4206
Pane tähele, et kui oled määranud standardmõõdust väga erineva vertikaalse mõõdu, võib olla välja trükitavate sedelite hulk oodatust väiksem.

V.a. e-mailiaadressiga kliendid
Märgi see valik, kui Sa ei soovi trükkida sedeleid meiliaadressi omavate Klientide ja Hankijate Kontaktisikute kohta.

V.a. faksinumbriga kliendid
Märgi see valik, kui Sa ei soovi trükkida sedeleid faksi omavate Klientide ja Hankijate Kontaktisikute kohta.

K.a. suletud kliendid
Tavaliselt ei trükita sedeleid suletud Klientide ja Hankijate ('Tingimuste' kaardil on märgitud valik Suletud) Kontaktisikute kohta. Märgi see valik, kui soovid ka neile sedelid trükkida. Suletud Kontaktisikute kohta sedeleid ei trükita.

Järjestus
Sedelid järjestatakse kas Kliendi/Hankija koodi, nime või Sorteerimisindeksi järgi. Kui Kliendil või Hankijal on mitu Kontaktisikut, järjestatakse need alati Kontaktisiku nime järgi.

Esitus
Vali, millist sedeli neljast standardformaadist soovid kasutada.
Allpool näed Kontaktisiku sedeli näidist, mis on võetud Üldise mooduli Dokumendimallide registrist. Iga väli joonista üks kord: programm trükib iga välja vajalik arv kordi.

Dokumendimallile saad väljasid lisada: selleks klõpsa Väli ja joonista nelinurk soovitud kohale sedelil. Avanenud aknas anna väljale nimi:

Kui printimisel ei reastu sedelid õigesti, määra Formaadiks 1.

Kui soovid sedelitele printida mingi muutumatu teksti (st väljade sisu kirjelduse, nagu näiteks ’Kliendi nimi???), toimi alljärgnevalt:

  1. Kliki Väli ja joonista nelinurk soovitud kohale sedelil.

  2. Avanenud aknas jäta Välja nimi määramata ja sisesta soovitud tekst Välja argumendi väljale.

  3. Salvestamiseks kliki OK.

  4. Taolise teksti lisamiseks ära kasuta Teksti nuppu, kuna sel viisil sisestatud tekst prinditakse vaid esimesele sedelile.

Customer Labels

This document prints name and address labels to Customers. The Invoice Address from the 'Contact' card of the Customer screen is used.

Customer
Paste Special    Customer register
Range Reporting    Alpha
Enter the Customer Number or range of Numbers for which you want the labels printed.

Category
Paste Special    Customer Categories setting, Sales Ledger
Select a Customer Category. Labels will be printed for all Customers in that Category.

Classification
Paste Special    Customer Classifications setting, CRM module
Select a Customer Classification. Labels will be printed for all Customers in that Classification. If you enter a number of Classifications separated by commas, labels will only be printed for those Customers featuring all the Classifications listed.

Sort Key
Enter a Sort Key. Labels will be printed for all Customers with that Sort Key.

Start with Label No.
If you will be printing to a sheet of labels, some of which have already been used, specify here where on the sheet you wish to begin printing.

Country
Paste Special    Countries setting, System module
To print labels for Customers in a particular Country, enter that Country here.

Vertical Margin
If you want the labels to be printed with a non-standard vertical margin (vertical spacing between the labels), specify the margin that you want to be used here. The standard margins (which will be used if you leave this field empty) are:
Label FormatVertical Margin
2 x 8103
3 x 8103
1 x 11
2 x 4206
Labels for Contact Persons
If you have the CRM module and wish to print labels for all Contact Persons for the Customers in the selection (or for Contact Persons selected using the two options below), switch on this check box.

Include Closed Customers
Usually, labels will not be printed for Closed Customers (Customers whose Closed box on the 'Terms' card is checked). If you want to include such Customers in your label printing run, check this box.

Job Description
Paste Special    Job Descriptions setting, CRM module
If you have the CRM module and wish to print labels for Contact Persons with a particular Job Description, enter that Job Description here.

Class. of Cont. Pers.
Paste Special    Customer Classifications setting, CRM module
Select a Customer Classification. Labels will be printed for all Contact Persons with that Classification.

Sorting
The labels can be sorted by Customer Number, Customer Name or Sort Key.

Function
Choose which of the four standard label formats you would like to use.
Illustrated below is a sample CUST_LABEL record from the Form register in the System module. Note that each field should only be drawn once: the label printing function will print the fields the appropriate number of times on each page.

Fields are added to the Form design in the usual way (click the [Field] button and draw a rectangle where you want the field to appear). When the Field dialogue box opens, specify the Fieldname. The one departure from the usual procedure is that the Format of each field must be set to 1:

Setting the Format to 1 ensures the labels will be aligned properly.

If you want static text to be printed on your labels (i.e. text that identifies the information on the labels, such as "Customer Name"), follow these steps:

  1. Click the [Field] button and draw a rectangle where you want the static text to appear. The Field dialogue box opens.

  2. Leave the Fieldname blank and enter the static text in the Field Argument field.

  3. Click [OK] to save.

  4. Do not use the [Text] button for this purpose: any text entered this way will be printed for the first label only.