Introducción al Registro de Cuentas
Aquí es donde se define el Plan de Cuentas. Cada Cuenta tiene un número, un nombre y pertenece a una clase de Cuenta.El sistema no posee Cuentas preasignadas. Cada usuario debe definir un Plan de Cuentas o importar uno existente. El método más simple es utilizar el Plan de Cuentas estándar proporcionado incluido en el sistema. Por favor, consulta la página Configurando un Plan de Cuentas Básico para detalles de esto.
! | Si utilizas tu propio Plan de Cuentas o modificas el Plan incluido en el sistema, es importante que todos los números de Cuenta empleados en las definiciones de informe y opciones dentro de cada módulo, estén creados de modo que sean compatibles con tus números propios. |
El sistema siempre acepta el uso del Plan de Cuentas mediante Pegado Especial (por ej. cuando ingresas el Nro. de Asiento y se te olvida el Código de Cuenta).
Mostrar todas las Cuentas en Pantalla
Para ver las Cuentas Contables de tu negocio, abre el registro Cuentas. La ventana ‘Cuentas: Hojear’ muestra todas las cuentas inscritas en tu sistema:
Para cambiar el tipo de ordenación, haz clic en la otra columna. Para revertir el tipo de ordenación, haz doble clic.
Buscar una Cuenta
En la ventana 'Cuentas: Hojear' que aparece más adelante, puedes desplazarte como es normal hacia arriba y hacia abajo. También puedes buscar una Cuenta en particular ingresando los primeros caracteres de su Número o Nombre en el campo Buscar (esquina superior derecha). Ingresa un Nombre si la lista está ordenada por Nombre, de lo contrario un Número. El sistema correrá una búsqueda de la primera coincidencia que se asemeje al texto que ingresaste.
Ingresar, Ver o Cambiar una Cuenta
Existen dos formas de agregar nuevas Cuentas a tu Plan de Cuentas: creando una nueva cuenta o copiando una existente para editarla apropiadamente.En la ventana ‘Cuentas: Hojear’, pulsa el botón [Crear] o resalta una cuenta existente y pulsa el botón [Duplicar]. De este modo se abrirá la ventana ‘Cuenta: Crear’ (por favor, abre aquí para una descripción completa de este procedimiento).
Especifica toda la información necesaria o edita la información de la Cuenta que duplicaste. Finalmente, pulsa el botón [Guardar] para guardar la nueva Cuenta o de lo contrario pulsa [Cancelar] para salir sin guardar los cambios.
Si deseas observar las especificaciones de una Cuenta en particular, haz doble clic en ella estando en la ventana ‘Cuentas: Hojear’. Así se abrirá la siguiente ventana:
- Encabezado
- Cuenta
- Este dato es el número único de identificación de la Cuenta. El campo acepta un máximo de 10 caracteres y un mínimo de 2.
- Nombre
- Este dato es el nombre o descripción de la Cuenta.
- Solapa Varios
- Modelo de Asiento
- Pegado Especial
opción Modelos de Asientos, módulo Contabilidad
- Puedes asociar un Modelo de Asiento a una Cuenta en particular. Para esto, debes especificar el código del Modelo de Asiento en este campo. Así, cuando especifiques el código de una Cuenta en una transacción, el Modelo de Asiento se insertará automáticamente también en las filas de la matriz.
- Código IVA
- Pegado Especial
opción Cód. IVA, módulo Contabilidad
- Puedes asignar un Código IVA a cada Cuenta. De este modo, ese Código IVA se insertará automáticamente cada vez que especifiques la Cuenta en una Factura de Compra o Asiento Contable.
- Moneda
- Pegado Especial
registro Monedas, modulo Sistema
- Puedes asignar una Moneda extranjera a una Cuenta. De este modo, esa Moneda será usada cada vez que especifiques la Cuenta en un Asiento. Es decir que solo se permitirán montos en esa moneda. Por otro lado, si no especificas una Moneda en una Cuenta, el sistema aceptará montos en cualquier moneda.
- Tipo de Cuenta
- Una Cuenta puede pertenecer a una de los cinco tipos: Activo, Pasivo, Patrimonio Neto, Ganancias y Pérdidas. En este sentido, debes seleccionar uno de estos tipos para controlar cómo manejará el balance de una Cuenta (como una cifra positiva o negativa). Toma en cuenta que los Bienes de Uso y los Costos son tratados como cifras positivas mientras que los pasivos, el patrimonio neto y los ingresos son tratados como cifras negativas. Si es necesario cambiar el signo de las cifras negativas (es decir, aquellas del lado del haber), para elaborar informes más coherente, usa la opción Presentación de Balances (módulo Contabilidad).
- Código SRU
- Este campo es exigido en Suecia por cuanto la función Exportación SIE (módulo Contabilidad) sirve para exportar información contable en formato estándar hacia otros sistemas. El Código SRU es una forma de clasificación utilizada por la función de Exportación de tal modo que las Cuentas son agrupadas bajo ciertas lógicas. Para más detalles, por favor contacta tu representante local HansaWorld.
- Cta. Consolidación
- Por favor, haz clic aquí para detalles completos de este campo.
- Periódico
- Pegado Especial
opción Aprovisionamientos/Devengamientos, módulo Contabilidad
- Puedes vincular una Cuenta en función a un Aprovisionamiento/Devengamiento. En tal sentido, debes especificar el código del Aprovisionamiento/Devengamiento en este campo. De este modo, cuando especifiques la Cuenta en una Factura o Factura de Compra, este dato será insertado automáticamente como una referencia.
- Monto Normal
- Puedes tildar una o ambas de estas casillas para indicar cuál será el curso normal de los montos remitidos a la Cuenta. Si optas por una de las alternativas aquí y luego alguien intenta – por ejemplo – debitar de una Cuenta usada para el haber, el sistema emitirá una alerta.
- Cerrado
- Tilda esta casilla para prevenir que una Cuenta se use en transacciones futuras. A partir de este momento, no podrás usar esta cuenta ya que no aparecerá en la ventana Pegado Especial. No obstante, si deseas reabrir una Cuenta Cerrada, simplemente debes retirar el tilde de la casilla ‘Cerrado’.
- Grupo de Cuenta
- Esta casilla ha sido diseñada para uso en Portugal donde usualmente se usa un Plan de Cuentas jerárquico incluyendo encabezados de informes y subtotales.
- Veamos cómo serían las Cuentas en un Plan de Cuentas definido bajo una lógica grupal:
Cta. Casilla Grupo Cta. Nombre Comentario 70 On Bancos Mostrar monto total en todos los bancos 701 On Cuentas Corrientes Mostrar montos totales en cuentas corrientes (7011+7012) 7011 On Banco 1 Mostrar montos totales en cuentas corrientes del banco 1 (70111+70112) 70111 Off Cta. Corriente 1 Recibos y Pagos remitidos a esta cta. 70112 Off Cta. Corriente 2 Recibos y Pagos remitidos a esta cta. 7012 On Banco 2 Mostrar montos totales en cuentas corrientes del banco 2 (70121+70122) 70121 Off Cta. Corriente 3 Recibos y Pagos remitidos a esta cta. 70122 Off Cta. Corriente 4 Recibos y Pagos remitidos a esta cta. 702 On Ctas. de Depósito Mostrar totales en cuentas de depósito - Los encabezados de informes se especifican en el registro Cuentas de manera separada. Para tales, la casilla ‘Grupo de Cuenta’ deberá estar tildada (en el ejemplo, Ctas. 70, 701, 7011, 7012 y 702). Como la casilla ???Grupo de Cuenta’ está tildada, no será posible remitir ningún monto a estas Cuentas y ninguna de ellas aparecerá en la ventana Pegado Especial. El propósito único de estas Cuentas es solamente aparecer como encabezados de informe (junto con subtotales) en el Balance Analítico cuando se determina que dicho informe muestre Grupos de Cuentas (ventana de especificación). Estas Cuentas no aparecerán en otros informes incluso cuando se determine mostrar Cuentas no Usadas en la ventana de especificación respectiva.
- La jerarquía para los encabezados de informe se establece usando los dígitos iniciales del Código de Cuenta (sus números respectivos). Por ejemplo, la Cuenta 70 muestra los montos totales en todos los bancos estableciendo así que todas las Cuentas y Grupos de Cuentas en relación a bancos deberán comenzar con ???70”. La Cuenta 701 muestra el monto total den cuentas corrientes, así que todas las Cuentas y Grupos de Cuentas en relación a cuentas corrientes deberán comenzar con “701”, y así sucesivamente.
Las Cuentas con cinco dígitos (70111, 70112, 70121 y 70122) son las únicas que pueden ser usadas en transacciones, las demás muestran subtotales de los saldos de estas Cuentas (según varias combinaciones).
- Veamos cómo serían las Cuentas en un Plan de Cuentas definido bajo una lógica grupal:
- Cuenta Indexable
- Por favor, haz clic aquí para detalles completos sobre esta casilla.
- Solapa Texto
Todas las traducciones especificadas aquí serán usadas en el Balance, el Mayor, el Estado de Resultados y el Diario de Asientos (puesto que cada uno de ellos se puede imprimir en diferentes idiomas). Para definir las traducciones de los encabezados y sub-encabezados (solo en el Balance y el Estado de Resultados), usa las definiciones de informe (Por favor, ver la Definición del Informe de Balance).
Borrar una Cuenta
Solamente es posible borrar una Cuenta de tu Plan de Cuentas cuando no ha sido utilizada en ninguna transacción.Abre la Cuenta que deseas eliminar y luego selecciona el comando ‘Borrar’ desde el menú Registro. De este modo, la cuenta se borrará y aparecerá en pantalla la cuenta contigua según el listado de tu Plan de Cuentas.
! | No se puede restablecer una Cuenta que ha sido borrada. No se puede borrar una Cuenta que ya ha sido usada. |
Imprimir el Plan de Cuentas
El Plan de Cuentas puede imprimirse usando el informe 'Documentación del Sistema' (módulo Sistema).Para imprimir el Plan de Cuentas con Cuentas de Consolidación y porcentajes, usa el informe 'Consolidación Plan de Cuentas' (módulo Consolidación).