Introduction to Customer Documents

Customer documents can be printed from the Sales Ledger. Use the Modules menu to ensure you are in the Sales Ledger and then select 'Documents' from the File menu or click [Documents] in the Master Control panel. Then, double-click the appropriate item in the list. A specification window will then appear, where you can decide the Customers for which documents are to be printed. Click [Run] to print the documents.

It is often possible to report on a selection range, such as a range of Customers. To do this, enter the lowest and highest values of the range, separated by a colon. For example, to report on Customers 001 to 010, enter "001:010" in the Customer field. Depending on the field, the sort used might be alpha or numeric. In the case of an alpha sort, a range of 1:2 would also include 100, 10109, etc.

To determine which Form is printed, follow this procedure (when Hansa is supplied, a sample Form will be printed):

1. Design a Form (or change the sample Form supplied to reflect your own requirements) using the Form register in the System module. This process is fully described here. The sample Form supplied has the Form Code "CUST_LABEL".
   

2. Change to the Sales Ledger module and open the 'Documents' window using the 'Documents' item on the File menu or by clicking the [Documents] button in the Master Control panel.
   

3. Highlight the item in the list and select 'Define Document' from the Operations menu. The subsequent window is used to assign a Form (or more than one Form) to the document and is fully described here. In this instance, enter "CUST_LABEL" in the Form field of the first line.
   

4. The 'Define Document' function only needs to be used once. After this has been done, Form selection will be automatic.

Etiquetas de Contactos

Las Etiquetas de Contactos son un documento en el módulo CRM que sirve para imprimir etiquetas respectivas usando la dirección y el nombre de las Personas de Contacto (es decir, para registros individuales de Contacto que no están marcados como Cliente o Proveedor). Este documento permite también imprimir la Dirección de Facturación que aparece en la solapa 'Contacto' o incluir la Dirección de Entrega que aparece en la solapa 'Entrega' del registro individual de la Persona de Contacto. Lógicamente, esto dependerá de los campos correspondientes para esta información en tu diseño de Formulario. La dirección provendrá del registro individual de la Persona de Contacto, de lo contrario se ajustará a la dirección de la empresa (Proveedor o Cliente) para la cual trabaja esa Persona de Contacto. Para imprimir etiquetas de Clientes y Proveedores, deberás usar el documento Etiquetas de Cliente/Proveedores.

Cliente

Pegado Especial    Clientes, Proveedores y Personas de Contacto en registro Contactos

Rango de Informe    Alfa

Ingresa el código de Cliente, Proveedor o Persona de Contacto (o rango de códigos) para determinar qué Personas de Contacto (dentro del rango) tendrán sus respectivas etiquetas y para cada Persona de Contacto que trabaje para Clientes o Proveedores del rango. De ningún modo se podrá imprimir etiquetas para Personas de Contacto que estén “Cerradas”; o para Personas de Contacto cuya ficha individual en el registro Relaciones c/Cliente tenga tildada su casilla ‘Inválido’.

Por defecto, la lista Pegado Especial mostrará Clientes, por tanto si quieres visualizar un listado de Proveedores, solo tienes que pulsar el botón [Proveedores] en la ventana de Pegado Especial. Si deseas ver en una sola lista todos los Clientes, Proveedores y Personas de Contacto, pulsa el botón [Todos los Contactos].

Categoría

Pegado Especial    opción Categorías Cliente, módulo Ventas

Escoge una Categoría de Cliente para delimitar la impresión de etiquetas en función solo a Personas de Contacto cuya empresa (Cliente) pertenece a esa Categoría.

Descrip. Puestos

Pegado Especial    opción Descripción de Puestos, módulo CRM

Si deseas imprimir etiquetas para Personas de Contacto cuyas atribuciones laborales son similares, ingresa aquí la Descripción de Puesto respectiva.

Clasificación Contacto

Pegado Especial    opción Clasificaciones de Contactos, módulo CRM

Escoge una Clasificación de Contacto para delimitar la impresión de etiquetas en función a Personas de Contacto que tienen esa Clasificación.

Clasificación Cliente

Pegado Especial    opción Clasificaciones de Contactos, módulo CRM

Escoge una Clasificación de Contacto para delimitar la impresión de etiquetas en función a todas aquellas Personas de Contacto que pertenezcan a Clientes o Proveedores con esa Clasificación. Si especificas aquí un rango de Clasificaciones separándolas con comas, las etiquetas se imprimirán solo para aquellas Personas de Contacto que pertenecen a Clientes o Proveedores cuyas Clasificaciones han sido especificadas aquí.

Orden

Rango de Informe    Alfa

Debes especificar una ordenación para el documento puesto que las etiquetas se imprimirán para todas aquellas Personas de Contacto que pertenezcan a Clientes o Proveedor que obedecen a la ordenación que especifiques aquí.

Iniciar c/Etiq. Nro.

Si vas a imprimir usando una planilla de etiquetas donde algunas ya han sido usadas, debes especificar aquí en qué parte de la planilla deseas iniciar la impresión.

País

Pegado Especial    opción Países, módulo Sistema

Para imprimir etiquetas correspondientes a Personas de Contacto que pertenecen a Clientes o Proveedores en un país particular, especifica aquí ese País.

Margen Vertical

Si deseas que las etiquetas se impriman con un margen vertical no- estándar (es decir, guardando un espacio vertical entre etiquetas), deberás especificar el margen que deseas utilizar indicando esto en este campo. Los márgenes estándar que se utilizarán si dejas este campo en blanco son:

Formato de Etiqueta	Margen Vertical
2 x 8	103
3 x 8	103
1 x 1	1
2 x 4	206

Nota: El hecho de especificar un margen vertical significativamente diferente al margen estándar, puede generar una reducción en la cantidad de etiquetas a imprimir.

Omitir Clientes con E-mail

Tilda esta casilla en caso que no desees imprimir etiquetas para Personas de Contacto quienes trabajan para empresas (Clientes o Proveedores) que poseen dirección de E-mail.

Omitir Clientes con Nro. Fax

Tilda esta casilla en caso que no desees imprimir etiquetas para Personas de Contacto quienes trabajan para empresas (Clientes o Proveedores) que poseen número de fax.

Incluir Clientes Cerrados

Por lo general, no se realizan impresiones de etiquetas para Personas de Contacto que trabajan para empresas (Clientes o Proveedores) cuyo registro individual de Contacto está “Cerrado” (es decir, aquellos cuya casilla ‘Cerrado??? – solapa 'Términos' – ha sido tildada). Pero, si deseas emitir etiquetas a Personas de Contactos que trabajan para empresas cerradas, tilda esta casilla. No obstante, no habrá forma de imprimir etiquetas para Personas de Contacto que están “Cerradas”.

Ordenar

Las etiquetas pueden ser organizadas por Código (de Cliente o Proveedor), por Nombre o por Orden. Si existen varias Personas de Contacto que pertenecen a un Cliente o Proveedor, éstas siempre estarán organizadas según su Nombre.

Función

Puedes utilizar uno de los cuatro formatos estándar de etiquetas.

La ilustración más abajo muestra un Formulario estándar (CONTACT_LABEL) proveniente del registro Formularios (módulo Sistema). Notemos que deberás diseñar cada campo una sola vez puesto que la función que imprime las etiquetas realizará la impresión de los campos respectivos - la cantidad apropiada de veces (en cada página).

Puedes agregar campos al diseñar el Formulario – haz clic en el botón [Campo] y traza el espacio rectangular donde deseas que aparezca el campo. Cuando aparezca la ventana de diálogo para el objeto “campo”, deberás especificar el nombre del campo:

Si ves que algunas etiquetas se imprimieron fuera de alineación, coloca el Formato 1.

Si deseas imprimir un texto plano en tus etiquetas (por ej. un texto aclarativo para la información en las etiquetas, como ser el “Nombre de Contacto”), realiza los siguientes pasos:

1. Pulsa el botón [Campo] en la ventana de edición del Formulario y traza un rectángulo donde deseas colocar el texto plano. Verás que la ventana de diálogo para el “campo” se abrirá.
   

2. Deja el campo ???Nombre’ en blanco e ingresa el texto plano en el campo ‘Argumento’.
   

   

3. Haz clic en el botón [OK]
   

4. Como ves, en este caso no necesitas el botón [Texto] ya que cualquier texto especificado a través de este botón se imprimirá solo en la primera etiqueta.

Customer Labels

This document prints name and address labels to Customers. The Invoice Address from the 'Contact' card of the Customer screen is used.

Customer

Paste Special    Customer register

Range Reporting    Alpha

Enter the Customer Number or range of Numbers for which you want the labels printed.

Category

Paste Special    Customer Categories setting, Sales Ledger

Select a Customer Category. Labels will be printed for all Customers in that Category.

Classification

Paste Special    Customer Classifications setting, CRM module

Select a Customer Classification. Labels will be printed for all Customers in that Classification. If you enter a number of Classifications separated by commas, labels will only be printed for those Customers featuring all the Classifications listed.

Sort Key

Enter a Sort Key. Labels will be printed for all Customers with that Sort Key.

Start with Label No.

If you will be printing to a sheet of labels, some of which have already been used, specify here where on the sheet you wish to begin printing.

Country

Paste Special    Countries setting, System module

To print labels for Customers in a particular Country, enter that Country here.

Vertical Margin

If you want the labels to be printed with a non-standard vertical margin (vertical spacing between the labels), specify the margin that you want to be used here. The standard margins (which will be used if you leave this field empty) are:

Label Format	Vertical Margin
2 x 8	103
3 x 8	103
1 x 1	1
2 x 4	206

Labels for Contact Persons

If you have the CRM module and wish to print labels for all Contact Persons for the Customers in the selection (or for Contact Persons selected using the two options below), switch on this check box.

Include Closed Customers

Usually, labels will not be printed for Closed Customers (Customers whose Closed box on the 'Terms' card is checked). If you want to include such Customers in your label printing run, check this box.

Job Description

Paste Special    Job Descriptions setting, CRM module

If you have the CRM module and wish to print labels for Contact Persons with a particular Job Description, enter that Job Description here.

Class. of Cont. Pers.

Paste Special    Customer Classifications setting, CRM module

Select a Customer Classification. Labels will be printed for all Contact Persons with that Classification.

Sorting

The labels can be sorted by Customer Number, Customer Name or Sort Key.

Function

Choose which of the four standard label formats you would like to use.

Illustrated below is a sample CUST_LABEL record from the Form register in the System module. Note that each field should only be drawn once: the label printing function will print the fields the appropriate number of times on each page.

Fields are added to the Form design in the usual way (click the [Field] button and draw a rectangle where you want the field to appear). When the Field dialogue box opens, specify the Fieldname. The one departure from the usual procedure is that the Format of each field must be set to 1:

Setting the Format to 1 ensures the labels will be aligned properly.

If you want static text to be printed on your labels (i.e. text that identifies the information on the labels, such as "Customer Name"), follow these steps:

1. Click the [Field] button and draw a rectangle where you want the static text to appear. The Field dialogue box opens.
   

2. Leave the Fieldname blank and enter the static text in the Field Argument field.
   

   

3. Click [OK] to save.
   

4. Do not use the [Text] button for this purpose: any text entered this way will be printed for the first label only.