Ingresar Balances de Apertura

Si no estás aperturando tu negocio desde cero con HansaWorld Enterprise, tendrás que ingresar algunos balances de apertura arrojados por gestiones pasadas. Si implementas HansaWorld Enteprise como tu sistema contable al comienzo de un “ejercicio contable” o gestión, los balances de apertura serán semejantes a los balances de cierre de cada Cuenta en la gestión pasada. Si implementas HansaWorld Enterprise como tu sistema contable a la mitad de un “ejercicio contable” o gestión, habrán dos componentes en tus cifras de balances de apertura: Los balances de cada Cuenta al término de la gestión pasada y los saldos de Cuentas de la gestión en curso.

Para enfrentar este proceso debes valerte de toda la información posible arrojada por los asientos contables y los informes generados por el anterior sistema. La proporción de esto influirá en la facilidad para manejar la elaboración de balances de apertura en limpio.

Se recomienda implementar HansaWorld Enterprise durante una gestión en curso para así poder ingresar los saldos de Cuenta arrojados por la gestión anterior y luego ingresar individualmente todos los asientos contables de la gestión en curso. Las ventajas de esto son: a) Podrás familiarizarte mejor con el sistema HansaWorld Enterprise, b) Podrás tener una verificación automática de los Asientos Contables anteriores.

Con anticipación, debes especificar los Ejercicios Contables (el actual y a lo mejor el precedente), ingresar el Plan de Cuentas y los Códigos IVA que deseas utilizar. HansaWorld Enterprise incluye un Plan de Cuentas estándar que es modificable según tus requerimientos. Si este modelo no es pertinente, puedes importar tu propio Plan de Cuentas usando un archivo de texto o puedes crear un Plan de Cuentas manualmente. Para más luces sobre este proceso, por favor revisa la página Importar datos estándar.

Según corresponda, deberás también ingresar las Monedas y los Tipos de Cambio que han de emplearse en tu negocio. Si algunas Cuentas van a tener balances de Moneda, debes ingresar la Moneda apropiada en los registros individuales de las Cuentas (registro Cuentas). Si has de utilizar el sistema de conversión Base-Dual, también deberás especificar las dos Monedas (Moneda Base 1 y Moneda Base 2). El sistema de conversión de Base-Dual es ventajoso para empresas que tienen oficinas en dos países. Esta ventaja permite también presentar informes en dos Monedas (por lo general Dólar Americano o Euro que son monedas de uso común). Está también diseñado para aquellas empresas en ciertas regiones Europeas donde los países mantienen su antigua Moneda para fines de comparación.

Luego de haber ingresado tu Ejercicio Contable, tu Plan de Cuentas, tus Códigos IVA y tus Monedas, es recomendable ingresar todos los balances de apertura aprovechando una sola oportunidad. Idealmente, este proceso debe ser completado antes de comenzar a cargar nuevos Asientos (aunque es posible cambiar los balances de apertura en cualquier momento).

Durante la elaboración de los Balances de Apertura, el nivel de detalle es muy subjetivo. Algunos factores importantes son el volumen de Asientos, el tiempo disponible para ingresar tales Asientos, la factibilidad para importarlos y el nivel de detalle requerido en tus informes. Podría darse el caso que tengas que importar individualmente todos los Asientos (esto es, Facturas, Recibos, Facturas de Compra, Pagos y Asientos Contables); o podría darse el caso que decidas ingresar un solo Balance de Apertura para cada Cuenta. Revisa las demás páginas en esta sección para conocer detalles completos sobre el ingreso de los datos en cada proceso.

Luego de ingresar tus Balances de Apertura correctamente, imprime los informes que habitualmente elaboras y compáralos con los informes que arrojaría tu anterior sistema contable. Estos informes son: el Balance de Prueba, Estado de Resultados y el Balance (módulo Contabilidad); y una lista de Deudores y Acreedores usando los informes pertinentes desde Ventas y Compras respectivamente.

---

En este capítulo:


Balances de Apertura en el módulo Contabilidad

En el módulo Contabilidad, la elaboración de Balances de Apertura puede tener dos etapas:
  1. Es necesario que ingreses Balances de Apertura para cada Cuenta siendo éstas un fiel reflejo del Ejercicio Contable anterior. Para esto, puedes utilizar el registro Balances Apertura o el registro Simulaciones. Toda la información que cargues en estos registros estará presente en el informe Balances de Prueba que arroje tu anterior sistema.

    Puedes ingresar una sola cifra de apertura para cada Cuenta; o puedes fraccionar esta cifra utilizando cifras individuales (Esto dependerá de la naturaleza de la Cuenta).

    La ventaja de utilizar el registro Balances Apertura es que puedes guardar distintos Balances de Apertura que no están en equilibrio y puedes remitirte a cualquiera de ellos para modificarlo. Esto posibilita el ingreso de balances de apertura de manera gradual. La desventaja es que el registro Conciliaciones no reconocerá aquellos Balances ingresados en el registro Balances Apertura. Es decir, si por ejemplo, ingresas balances de apertura para Cuentas Bancarias de manera individual (para luego conciliar con tu extracto bancario – Reino Unido), estarás obligado a utilizar el registro Simulaciones. Puedes abrir Simulaciones guardadas a fin de editarlas y así elaborar balances de apertura de manera gradual. Mientras una Simulación está en equilibrio antes de guardarla, puedes efectivamente registrar una cifra indicativa periódicamente dentro de la misma Simulación y remitirla a una Cuenta temporal. Para esto, utiliza la última fila en la Simulación después de haber cargado los datos necesarios. Posteriormente, puedes convertir la Simulación en un Asiento Contable, acción tras la cual las cifras de apertura estarán disponibles en el registro Conciliaciones.

    Si deseas utilizar el registro Balances Apertura, por favor lee detenidamente los puntos 1 al 8 más adelante en esta página. Si deseas utilizar el registro Simulaciones, por favor lee detenidamente los puntos 9 al 17.

  2. Si es apropiado, podrás cargar Asientos Contables dentro de la gestión en curso hasta la fecha actual. Para esto usa el registro Asientos. Por favor, lee los puntos 18 al 24.
Luego de ingresar todos los balances y Asientos, debes imprimir un Balance de Prueba y compararlo con un Balance de Prueba arrojado por tu anterior sistema. En caso de irregularidades, se debe investigar esto inmediatamente.

Los siguientes párrafos y secciones asumen que ya has definido un Plan de Cuentas y un conjunto de Códigos IVA.

Para ingresar balances de Cuenta o saldos de Cuenta idénticos según el balance de la gestión saliente, debes utilizar el registro Balance Apertura. El procedimiento es el siguiente:

  1. Ve al módulo Contabilidad.

  2. Haz clic en el botón [Balances Apertura] desde el Panel de Control para así abrir el registro Balances de Apertura.

  3. En la ventana ‘Balances de Apertura: Hojear’, haz clic en el botón [Crear] para abrir un nuevo registro individual.

  4. Carga la información necesaria según muestra la ilustración más adelante. Todos los detalles de cada campo en esta ventana pueden ser hallados en la descripción del registro Balance Apertura. Se recomienda utilizar una fecha de transacción que esté al finalizar la gestión previa (Ejercicio Contable previo), y en todo caso, que sea previa a la fecha en que iniciarás a trabajar con HansaWorld Enterprise.

    La anterior ilustración nos muestra que puedes utilizar cada fila de la matriz para ingresar balances pertenecientes a cada Cuenta. Todas estas cifras provienen del informe Balance de Prueba arrojado por tu anterior sistema.

    Si no estás utilizando Monedas, debes ingresar los balances en las columnas ‘Debe Base 1’ y ‘Haber Base 1’.

    Si tienes Cuentas con balances en Moneda Base 2, entonces debes ingresar tales cifras en las columnas ‘Debe Base 2’ y ‘Haber Base 2’ (pestaña B). Si tienes balances en una Moneda extranjera (es decir, en ninguna de las Monedas Base), puedes utilizar las columnas desplegadas en la pestaña C. También debes ingresar balances en Moneda local para las Cuentas (pestaña A) – toma en cuenta que no se efectuará ninguna conversión de Moneda puesto que los usuarios emplean diferentes métodos de conversión para cifras de apertura.

  1. La matriz de un registro de Balance de Apertura posee 500 filas permitiéndote ingresar balances de apertura para 500 Cuentas. Si ingresas un número importante de balances de apertura (en un solo registro individual), se recomienda guardar periódicamente el Balance de Apertura (pulsando el botón [Guardar]). En esta situación, el registro individual de Balance de Apertura no tiene que estar en equilibrio para que puedas guardarlo. Cuando decidas guardarlo, los balances de Cuentas serán actualizadas inmediatamente. Sin embargo, si descubres una falla posteriormente, podrás libremente corregir esto sin dificultad.

  2. Si quedas corto de filas en la matriz, haz clic en el botón [Crear] para guardar el registro individual con el que estabas trabajando y abrir uno nuevo.

  3. Si manejas Objetos, deberás ingresar registros individuales por separado en el registro Balance Apertura y otro para el total. Por ejemplo, si tienes una Cuenta Efectivo cuyo balance es 100.00 – cifra que está dividida en dos departamentos (49.00 pertenece al Dpto. 1 y 51.00 pertenece al Dpto. 2), debes ingresar tres Balances de Apertura. Así:
    1er Balance de Apertura, Cuenta Efectivo, Objetos 0, cifra total (100.00)
    2do Balance de Apertura, Cuenta Efectivo, Objeto para Dpto. 1, cifra para Dpto. (49.00)
    3er Balance de Apertura, Cuenta Efectivo, Objeto par Dpto. 2, cifra para Dpto. 2 (51.00)
  4. Luego de ingresar estos tres Balances de Apertura, guarda el último y cierra la ventana con la casilla cerrar.
Para ingresar balances de Cuenta reflejando las cifras arrojadas por la gestión previa (registro Simulaciones), el procedimiento el siguiente:
  1. Ve al módulo Contabilidad..

  2. Haz clic en el botón [Simulaciones] desde el Panel de Control para así abrir el registro Simulaciones.

  3. En la ventana ‘Simulaciones: Hojear’, haz clic en el botón [Crear] para abrir un nuevo registro individual.

  4. Carga la información necesaria según muestra la ilustración más adelante. Todos los detalles de cada campo en esta ventana pueden ser hallados en la descripción del registro Simulaciones. Se recomienda utilizar una fecha de transacción que esté al finalizar la gestión previa y, en todo caso, que sea previa a la fecha en que iniciarás a trabajar con HansaWorld Enterprise.

    Si estás ingresando una sola cifra de apertura para cada Cuenta, utilizar las diferentes filas en la matriz para ingresar estos balances. Todas estas cifras provienen del informe Balance de Prueba arrojado por tu anterior sistema. Si estás ingresando cifras de apertura de manera individual, debes ingresar cada una de las cifras en filas por separado. Para algunas Cuentas, puedes ingresar cifras de apertura individuales y otras cifras para otras Cuentas. Por ejemplo, puedes ingresar individualmente datos no conciliados en tu Cuenta Bancaria para que puedas conciliarlos luego con tu extracto bancario. Por favor, revisa la descripción del registro the Conciliaciones para más detalles de cómo conciliar cifras con tu extracto bancario.

    Si no estás utilizando Monedas, debes ingresar los balances en las columnas ‘Debe Base 1’ y ‘Haber Base 1’.

    Si tienes Cuentas con balances en Moneda Base 2, entonces debes ingresar estas cifras en las columnas ???Debe Base 2’ y ‘Haber Base 2’ en la pestaña C. Si tienes Cuentas con balances en una Moneda extranjera (es decir, en ninguna de las Monedas Base), debes utilizar los campos desplegados en la pestaña D. En ambos casos, especifica la Moneda en cuestión dentro de la pestaña D. Además debes ingresar balances en Moneda local para las Cuentas especificadas en la pestaña A – toma en cuenta que no se efectuará ninguna conversión de Moneda puesto que los usuarios emplean diferentes métodos de conversión para cifras de apertura.

  1. La matriz en el registro individual de una Simulación posee 300 filas que te permiten ingresar balances de apertura para 300 Cuentas. Si necesitas ingresar un número importante de balances de apertura, se recomienda guardar periódicamente el registro individual de la Simulación. Para que puedas guardar todo esto, la Simulación debe estar en equilibrio, en cuyo caso podrás remitir una cifra “equilibrada” hacia una Cuenta temporal (ver ilustración anterior). Si descubres alguna falla posteriormente, podrías libremente corregir esto sin dificultad.

  2. Si quedas corto de filas en la matriz, haz clic en el botón [Crear] para guardar el registro individual con el que estabas trabajando y abrir uno nuevo.

  3. Si manejas Objetos, deberás ingresar filas por separado (en la Simulación) para cada Objeto – no para el total. Por ejemplo, si tienes una Cuenta Efectivo cuyo balance es 100.00 – cifra que está dividida en dos departamentos (49.00 pertenece al Dpto. 1 y 51.00 pertenece al Dpto. 2), debes cargar dos filas en la Simulación. Así:
    1er Simulación, Cuenta Efectivo, Objeto para Dpto. 1, cifra para Dpto. 1 (49.00)
    2da Simulación , Cuenta Efectivo, Objeto para Dpto. 2, cifra para Dpto. 2 (51.00)
  4. Luego de ingresar estas dos Simulaciones, guarda la última y cierra la ventana con la casilla cerrar.

  5. Toma en cuenta que cuando guardas cualquier Simulación, ésta no actualiza inmediatamente los balances de Cuenta. Esto significa que puedes guardar una Simulación muchas veces (asegurándote que no contenga ningún error).

    Cuando te encuentres seguro que la Simulación no tiene ningún error, ciérrala con la casilla cerrar. Así volverás a la ventana ‘Simulaciones: Hojear’ desde donde podrás crear un Asiento mediante el comando ‘Crear Asiento’ en el menú Operaciones (debes resaltar la Simulación primero):

    De este modo se creará un Asiento Contable desde la Simulación. Este Asiento actualizará efectivamente los balances de cada Cuenta implicada. Debes saber que no es posible cambiar un Asiento luego de haberlo creado, por ende habrá que asegurarse que la Simulación esté correcta. Esta es otra razón que justifica la creación de Balances de Apertura mediante una Simulación y no directamente desde el registro Asientos. Los Asientos se describen más ampliamente en los puntos 18 al 24.

    Si has creado más de una Simulación, puedes crear Asientos Contables para cada una de ellas. Simplemente debes resaltar todas las Simulaciones y luego seleccionar el comando ‘Crear Asiento’ desde el menú Operaciones. Para resaltar un rango de Simulaciones, debes mantener presionada la tecla Shift mientras delimitas el rango.

Si has de implementar HansaWorld Enterprise a la mitad de una gestión o Ejercicio Contable, este será el momento de ingresar los Asientos generados hasta la fecha durante la gestión en curso. Estos Asientos deben ingresarse directamente de la documentación original, no deben ser copias de los informes Diario de Asientos arrojados por tu anterior sistema. Esto garantizará que no ingreses ningún Asiento vinculado a Ventas o Compras (esto se hará después). Realiza estos pasos:
  1. Ve al módulo Contabilidad.

  2. Haz clic en el botón [Asientos] desde el Panel de Control para así abrir el registro Asientos.

  3. En la ventana ‘Asientos: Hojear’, haz clic en el botón [Crear] para abrir un nuevo registro individual.

  4. Carga la información necesaria según muestra la ilustración más adelante. Todos los detalles de cada campo en esta ventana pueden ser hallados en la descripción del registro Asientos. Asegúrate de utilizar la misma fecha de transacción utilizada en el Asiento correspondiente dentro de tu anterior sistema.

    Las columnas ‘Debe Base 1’ y ‘Haber Base 1’ sirven para registrar montos en tu Moneda local. Por favor, abre aquí para averiguar detalles sobre el uso de Monedas extranjeras en Asientos Contables.
  1. Los registros individuales de los Asientos Contables no poseen la casilla OK, de modo que los Balances de Cuenta se actualizan inmediatamente después de guardar el Asiento. Por lo tanto, antes de guardar el Asiento, asegúrate de no haber cometido ningún error. Básicamente, la primer forma de verifica esto es que los totales de la Columna Haber y Debe deben ser idénticos. Luego de guardar un Asiento Contable, no podrás realizar ninguna modificación.

  2. Haz clic en el botón [Guardar] (Shift-Enter) o haz clic en [Crear] para guardar automáticamente el Asiento que estabas creando y abrir una nueva ventana para crear el próximo Asiento.

    Otra forma de ingresar rápidamente Asientos Contables es colocar el cursor en la última fila de la columna ‘Haber Base 1’ y luego presionar dos veces la tecla Enter (luego de haber cargado todas las cifras de “haber”). Técnicamente, la primera vez que presionas Enter, los montos correctos de la columna Haber se cargan y se equilibran. La segunda vez que presionas Enter tiene el efecto de guardar y cerrar el Asiento (remitirlo al Libro Mayor) para luego abrir una nueva ventana vacía donde podrás cargar el siguiente Asiento.

  3. Finalmente, haz clic en [Guardar] para guardar el último Asiento y luego cierra su ventana con la casilla cerrar.
---

En este capítulo:


Balances de Apertura en el módulo Ventas

Vale la pena reiterar que las cifras de apertura pueden tener dos componentes en el módulo Ventas: Los Saldos finales de Cliente correspondientes a la gestión pasada; y, si vas a implementar HansaWorld Enterprise a la mitad de una gestión, los Saldos de Cliente hasta la fecha en la presente gestión (sería el segundo componente).

Al considerar Saldos de Cliente arrojados por la gestión pasada, solo deberás tomar en cuenta aquellos que están abiertos (es decir, no pagados). Para ingresar estos Saldos, existen dos procedimientos:

Al considerar Saldos de Cliente hasta la fecha en la presente gestión, se presentan las siguientes alternativas:
DURANTE LA TOMA DE DECISIÓN RESPECTO A QUÉ PROCEDIMIENTO ADOPTAR, un factor a considerar es el CONTROL DE CRÉDITO. Si necesitas producir resúmenes que detallen y ponderen Facturas viejas, no será suficiente ingresar un balance total para cada Cliente. En esta situación, deberás ingresar Facturas y Recibos de manera individual. Por el contrario, si no has de emitir resúmenes, entonces bastará con ingresar un solo balance de apertura (una cifra) por Cliente. Si no emites Facturas o no otorgas créditos, probablemente no tengas que ingresar ningún balance de apertura en el módulo Ventas.

Si necesitas ingresar balances de apertura en el módulo Ventas, primero deberás asegurarte que tu cartera de Clientes esté inscrita en el registro Contactos (ver página Ingresar Clientes , Proveedores y Personas de Contacto inicialmente). Si estás ingresando Facturas individuales, deberás también asegurarte de haber creado todos los Ítems comercializados por tu empresa (ver página Cómo ingresar un Ítem). Como sabes, puedes importar esta información usando archivos de texto. Finalmente, si estás ingresando Recibos de cualquier naturaleza (ej. Recibos individuales, Recibos mensuales o anuales), debes asegurarte de crear primeramente todas las Formas de Pago relevantes para que los montos de cada Recibo sean destinados correctamente a la Cuenta Bancaria o Efectivo.

---

En este capítulo:


- Implicaciones en el Mód. Contabilidad

Es necesario que ingreses balances de apertura en Ventas a través de Facturas y Recibos. No debes registrar en Contabilidad ninguna Factura o Recibo generado en la gestión pasada en caso de haber ya ingresado balances de apertura dentro del registro Simulaciones (según lo descrito aquí). Los balances de apertura en el módulo Contabilidad incluyen balances para Cuentas afectadas por las Facturas (ej. Cuenta Deudores) y consecuentemente, el hecho de que tales Cuentas alberguen dichos balances provenientes de Facturas, equivale a registrar dos veces la misma cosa. Por lo tanto, antes de ingresar tus balances de apertura en el módulo Ventas, necesitas asegurarte que las Facturas y los Recibos de la gestión pasada no actualizarán nada en el módulo Contabilidad.

Ve al módulo Contabilidad y abre la lista de ‘Opciones’ con el botón [Opciones] desde el Panel de Control. Haz doble clic en ‘Sub Sistemas’ para desplegar la siguiente ventana:

En la anterior ventana puedes especificar los registros (“Sub Sistemas”) que actualizarán automáticamente el Libro Mayor. En la ilustración, podemos ver por ejemplo que el hecho de aprobar una Factura con fecha 1/1/2008, hará que se cree un Asiento Contable donde se debite de la Cuenta Deudores y se abone la Cuenta de Ventas – y si es apropiado, se abonará también la Cuenta Impositiva. Si la fecha de la Factura fuese anterior al 1/1/2008, no se creará ningún Asiento Contable y por ende, no se actualizará el Libro Mayor.

Es recomendable que para cada Sub Sistema se especifique el primer día (lado derecho de la ventana ‘Transacciones de Subsistemas: Ver???) de tu Ejercicio Contable. Cuando ingreses balances de apertura de la gestión pasada, deberás utilizar una fecha anterior a la fecha que has especificado para cada Subsistema. Esto garantizará que se creen Asientos Contables oportunamente o que se impida la creación automática para balances de apertura. Si la elaboración de balances de apertura demora más de lo esperado, puedes continuar haciéndolo normalmente y comenzar a crear nuevos registros individuales (balances de apertura) sin preocuparte por los efectos en el Libro Mayor. Por ejemplo, puedes ingresar Facturas y Recibos de la gestión pasada y a la vez puedes emitir nuevas Facturas. Como vez, la opción ‘Sub Sistemas’ permite determinar cuándo se actualizará el Libro Mayor.

Si implementas HansaWorld Enterprise a mitad de una gestión, deberás ya haber ingresado los Asientos Contables de la presente gestión (según lo descrito aquí). Si has seguido las instrucciones a fin de ingresar los Asientos Contables desde la documentación original y no empleaste ninguna copia (desde Diarios de Asientos) proveniente de tus anterior sistema, no tendrás ninguna Asiento de la gestión presente que esté vinculado al módulo Ventas o Compras. A partir de ese momento, los Asientos respectivos serán creados automáticamente desde Facturas y Recibos (y Facturas de Compras y Pagos) siempre y cuando su fecha de transacción sea posterior a la fecha especificada en los Sub Sistemas (es decir, el primer día de tu Ejercicio Contable). Si decidiste ingresar Asientos de la presente gestión y éstos están vinculados al módulo Ventas o Compras como parte de la gestión pasada, lógicamente no desearás que se creen nuevamente cuando ingreses Facturas y Recibos. En este caso, cambia la fecha del Sub Sistema por una fecha posterior (tal vez, un par de días antes de la fecha en que has de iniciar la creación de transacciones en HansaWorld Enterprise). Esto implica que estarás habilitado para ingresar Facturas para la presente gestión y podrás emitir nuevas Facturas simultáneamente sin preocuparte por los efectos que pueda haber en el Libro Mayor.

Si no tienes la certeza de haber o no ingresado Asientos en la presente gestión que estén vinculados al módulo Ventas o Compras, entonces deberás producir un Balance de Prueba para la gestión en curso y verificar que los balances de tus Cuentas de Venta, Compra, Deudores y Acreedores. Si todos estos balances son cero, significa que no se han registrado transacciones. Si estos balances son idénticos a los arrojados por el Balance Prueba de tu anterior sistema, significa que ya se han registrado ciertas transacciones. Por favor, abre esta página para obtener instrucciones sobre cómo imprimir el Balance de Prueba.

Luego de adecuar la opción ‘Sub Sistemas’ a tus requerimientos, guárdala con el botón [Guardar]. Así la ventana ‘Transacciones de Subsistemas: Actualizar’ se cerrará.

!

Notemos que si has ingresado balances de apertura de la gestión pasada (en el módulo Contabilidad), no deberás remitir ningún balances de apertura ya sea de Ventas, Compras o Stock hacia tu Libro Mayor y/o Contabilidad. Si haces esto se duplicará el trabajo que has realizado e inmediatamente dará a una mala interpretación de tus Cuentas.

---

En este capítulo:


- Formas de Pago

Antes de ingresar el primer balance de apertura en el módulo Ventas, existe una opción de la que de debes percatarte en tanto ingreses Recibos pertenecientes a la gestión en curso.

Ve al módulo Ventas y abre la lista de ‘Opciones’ con el botón [Opciones] desde el Panel de Control. Haz doble clic en ‘Formas de Pago’:

Las Formas de Pago representan diferentes métodos para saldar tus Facturas y tus Facturas de Compra. Usualmente estos métodos se refieren a “efectivo”, “cheque”, “débito directo” y “tarjeta de crédito”. Si es necesario, cada Forma de Pago puede debitar de una Cuenta diferente para que de este modo representen pagos hechos a diferentes cuentas bancarias, cuenta de gastos menores o tarjeta de crédito.

Si has importado el Plan de Cuentas estándar de HansaWorld Enterprise (ver página Importar datos estándar), esto trae consigo también algunas Formas de Pago. Si has modificado el Plan de Cuentas estándar o si has creado uno propio, debes asegurarte que el Código de Cuenta (segunda columna) se refiera a la Cuenta correcta (puedes utilizar ‘Pegado Especial’ para cerciorarte de esto).

Para crear una nueva Forma de Pago, simplemente debes pulsar con el mouse sobre la primer fila vacía y luego especificar un código único para la nueva Forma de Pago. Luego puedes ingresar otros detalles si son necesarios (ver esta página). Recurre también al manual del módulo Ventas para más detalles (pestañas B-E). Finalmente, haz clic en [Guardar].

---

En este capítulo:


- Balances de Apertura

El proceso descrito en esta página se aplica para ingresar balances de apertura tanto desde una gestión pasada como de la gestión en curso.

Si has seguido correctamente las instrucciones de las anteriores páginas, ahora podrás ingresar la primer Factura. Si vas a ingresar un sola cifra de apertura por Cliente (ya sea para la gestión pasada o actual), deberás hacerlo, es decir deberás especificar tal cifra, en una Factura. En esta circunstancia, puedes omitir el paso 7.

  1. Ve al módulo Ventas.

  2. Haz clic en el botón [Facturas] desde el Panel de Control para así abrir el registro Facturas.

  3. En la ventana ‘Facturas: Hojear’, haz clic en el botón [Crear] para abrir un nuevo registro individual.

  1. Como puedes ver en la anterior ilustración, los campos ‘Fecha Fac.’ y ‘Fecha Trans.’ contienen la fecha actual según el calendario de tu sistema. Por otro lado, dependiendo de la opción Moneda Base (módulo Sistema), el campo ‘Moneda’ (solapa ‘Monedas’) podría también tener su dato respectivo (tu Moneda local). Si estás ingresando un sola cifra de apertura para cada Cliente, probablemente prefieras utilizar una secuencia numérica separada para los balances de apertura (a través de la opción Nros. de Serie – Facturas – módulo Ventas – y así configurar secuencias numéricas). Si estás ingresando Facturas individuales, estarás obligado a utilizar el Número de Factura y la Fecha original de la Factura. En instalaciones multi-usuario, se asignará un Número de Factura cuando guardes la Factura, aunque podrás hacerlo manualmente antes de guardarla por primera vez. Cuando sea al caso de Facturas para la gestión en curso, se recomienda ingresarlas en orden numérico desde una máquina cliente. Esto asegura que cada Factura conserve el Número con el que originalmente fue emitida.

  2. Coloca el cursor en el campo ‘Cliente’ y utiliza ‘Pegado Especial’ para seleccionar el Cliente requerido. Al presionar dos veces la tecla Enter, verás que el Nombre, la Dirección y otros datos se cargarán automáticamente en la Factura.

  3. Utiliza la tecla Tab o Enter para colocar el cursor en el campo 'Fecha'. Si estás procesando Saldos de Cliente correspondientes a la gestión pasada, debes asegurarte de especificar una fecha anterior a la fecha de “desactivación” especificada en la opción Sub Sistemas.

  4. Si estás ingresando Facturas individuales, coloca el cursor en la columna ‘Ítem’ y utiliza ‘Pegado Especial’. Selecciona el Ítem requerido y presiona dos veces Enter nuevamente para colocar el cursor en la columna ‘Cant.’. En la columna ‘Cant.’ puedes colocar el número de Ítems vendidos. Debes verificar que el Precio Unitario sea correcto.

  5. Si estás ingresando cifras separadas de apertura, coloca el cursor en la columna ‘Cant.’ e indica 1. Presiona la tecla Tab o Enter e ingresa el texto “Balance de Apertura’ en la columna ‘Descripción’. Especifica un monto (exento de IVA) en la columna ‘Precio Unitario’.

  6. Es muy buena idea verificar cada campo y columna dentro de la Factura. Puedes navegar dentro de las Facturas pulsando sus diferentes solapas las cuales contienen información. También puedes ver los contenidos de cada Pestaña (desde la A hasta la F) los cuales muestran información sobre los Ítems. Debes prestar mucha atención a los campos ‘Cta.’ e ‘IVA’ en la pestaña B. Estos datos provienen del registro individual del Ítem; o si no están ahí, provienen de la opción Manejo de Ctas. Ventas. Se utilizarán los datos especificados en la opción ‘Manejo de Ctas. Ventas’ en caso de ingresar cifras separadas de apertura (por cuanto no hay relación con el registro Ítems).

  7. Al pie de la Factura se encuentra en total junto con el monto IVA y el monto total a cobrar.

  8. Finalmente, haz clic en [Guardar] para guardar la Factura.

    Verás que el título de la ventana pasa a se ‘Factura: Ver’ y dicha ventana permanece abierta para que realices cambios o corrijas algunos errores antes de tildar la casilla OK. Luego de tildar la casilla OK y guardar la Factura, ésta quedará aprobada y será remitida al Mayor. No se podrá realizar ninguna modificación después de esto. Lógicamente, debes aprobar Facturas antes de asignar Recibos a ellas y para que dichas Facturas aparezcan en el Resumen Facturas Abiertas de Cliente.

  9. Si deseas seguir ingresando otra Factura, haz clic en [Crear]. Si estás ingresando todas las Facturas de la gestión en curso, haz clic en [Duplicar] para obtener una nueva Factura semejante a la que estabas ingresando. Esto te ahorrará tiempo puesto que no tendrás que ingresar siempre los detalles del Cliente.

  10. Guarda la última Factura y cierra la ventana con la casilla cerrar.
---

En este capítulo:


- Ingresar Recibos

Al igual que las Facturas, puede resultar muy ventajoso ingresar también Recibos (incluso a través de los accesos rápidos ofrecidos en HansaWorld Enterprise). Aquí, la herramienta de mejor precisión es la funcionalidad de 'Pegado Especial' que te permite remitirte a ciertos datos provenientes de otros registros u opciones.

No hay razón alguna para ingresar Recibos correspondientes a una gestión pasada puesto que solamente deberás tener Facturas pendientes en lugar de Recibos. En este sentido, solamente deberás seguir los pasos a continuación para ingresar Recibos correspondientes a la gestión en curso (es decir, solo si implementas HansaWorld Enterprise a la mitad de un Ejercicio Contable).

  1. Abre la ventana ‘Recibos: Hojear’ con el botón [Recibos] desde el Panel de Control estando en el módulo Ventas.

  2. En la ventana ‘Recibos: Hojear’, haz clic en el botón [Crear] para abrir un nuevo registro individual.

  3. La ventana ‘Recibo: Crear’ puede servir incluso para que ingreses todos tus Recibos generados durante el tiempo transcurrido hasta la fecha (de tu gestión). Puedes ingresar Recibos en Monedas diferentes y con distintas Formas de Pago.

  1. Carga correctamente los datos en la parte superior de la ventana. Puedes utilizar ‘Pegado Especial’ para escoger la Forma de Pago que tú mismo creaste anteriormente. Cerciórate que la fecha de transacción esté correcta.

  2. Para cada Recibo, debes ingresar el Número de Factura en la primer columna (utiliza ‘Pegado Especial’ para escoger aquellas Facturas no pagadas) y luego presiona Enter.

  3. Si tienes una Factura que ha sido parcialmente pagada, coloca el monto pagado en la columna ‘Mon. Rec’.

  4. Si algún Recibo utiliza una Forma de Pago distinta a la especificada en la parte superior de la ventana, dirígete a la pestaña C e ingresa la Forma de Pago que se aplicará solo a esa fila. Nuevamente, puedes utilizar ‘Pegado Especial’ para cerciorarte de emplear a Forma de Pago correcta.

  5. Cuando hayas cargado todos los Recibos, deberás realizar una verificación. Si encuentras algún error, podrás rectificarlo. Finalmente, haz clic en la casilla OK.

  6. Luego de pulsar [Crear] o [Guardar], el Recibo quedará aprobado y ya no podrá ser borrado o modificado.
---

En este capítulo:


Balances de Apertura en el módulo Compras

Para ingresar balances de apertura en el módulo Compras, básicamente debes tomar las mismas decisiones y seguir los mismos procedimientos explicados para los balances de apertura en el módulo Ventas. Los registros que utilizarás son Facturas de Compra y Pagos. Antes de ingresar balances de apertura, ve a la opción ‘Sub Sistemas’ (módulo Contabilidad) para impedir que tus balances de apertura de la gestión pasada, sean registrados en el Mayor (Contabilidad) (abre aquí).

---

En este capítulo:


Balances de Apertura en el módulo Stock

Para ingresar balances de apertura en el módulo Stock, el procedimiento correcto dependerá de la naturaleza de tu empresa y de los Ítems que comercializas. Al igual que en el módulo Ventas, la precisión de tus balances de apertura se incrementará en función al nivel de detalle que cargues en cada registro individual (aunque el tiempo empleado para la elaboración de cada balance también se incrementará).

Deberás optar por una de las siguientes alternativas:

Antes de ingresar balances de apertura en el módulo Stock, primero debes asegurarte que todos los Ítems hayan sido creados según las instrucciones dadas en la página Cómo ingresar un Ítem. Cerciórate también de haber activado el radio botón ‘Ítem en Stock’ en la solapa 'Precios' de cada Ítem cuyos niveles de stock han de ser mantenidos. Dependiendo de la compatibilidad de tu anterior sistema contable, podrás importar la información de los Ítems utilizando archivos de texto.

También deberías tildar la casilla ‘Mercaderías Recibidas’ y especificar la fecha adecuada en la opción ‘Sub Sistemas’ (módulo Contabilidad) para así garantizar que tus balances de apertura de control de stock no sean remitidos al Mayor (ver aquí).

Prácticamente, para ingresar balances de apertura en el módulo Stock, debes realizar los procedimientos básicos descritos para el módulo Ventas, pero utilizando el registro Mercadería Recibida.

---

En este capítulo:


Importar Balances de Apertura

Si has optado por HansaWorld Enterprise después de haber utilizado un programa inferior, probablemente desearás importar los balances de apertura correspondientes a los tres Libros Mayores. Para esto utilizarás archivos de texto creados por tu anterior sistema los cuales deberán ser compatibles con HansaWorld Enterprise. (ver página Importar datos estándar). Este procedimiento sirve efectivamente para importar cualquier información que se encuentre en un archivo de texto (no solamente el Plan de Cuentas) y colocarla en el lugar apropiado dentro de HansaWorld Enterprise. Para más detalles de la composición de los archivos de texto, por favor contacta tu representante HansaWorld local. Básicamente, debes asegurarte que los balances de apertura (y los Asientos subsecuentes) sean un reflejo fiel del estado de tu empresa al iniciar una gestión contable.

---

En este capítulo:


Imprimir Informes

Puedes producir una diversidad de informes desde HansaWorld Enterprise. Al leer estos manuales podrás conocer en detalle cada uno de ellos. Uno de los informes que siempre debes imprimir es el Diario de Asientos después de una sesión de trabajo. Lo mismo debes hacer con el Diario de Facturas (módulo Ventas).

Habiendo completado correctamente el proceso de balances de apertura, deberás imprimir también un Balance de Prueba para compararlo con el mismo informe pero producido por tu anterior sistema.

Para imprimir un Balance de Prueba, el procedimiento es el siguiente:

  1. Asegúrate de estar en el módulo Contabilidad y luego haz clic en el botón [Informes] desde el Panel de Control.

  2. Así se abrirá una ventana listando todos los informes que puedes producir desde el módulo Contabilidad.

  3. Haz doble clic en ‘Balance de Prueba’ para abrir la ventana de especificación de este informe:

  4. Debes ingresar el rango de asientos que deseas mostrar en el informe. Con respecto a los balances de apertura, debes especificar un periodo que inicie en la fecha de apertura de la gestión en curso y se extienda hasta la fecha actual. Estas dos fechas deben estar separadas por dos puntos (:) como en la ilustración. Puedes dejar todos los demás campos vacíos en la ventana de especificación (para incluir todas las Cuentas, Monedas, etc.).

  5. Haz uso de las alternativas bajo la sección ‘Medio’ para seleccionar un destino de impresión (por ej. Impresora o Pantalla). Luego haz clic en el botón [Ejecutar]:

  6. Si tienes el informe en pantalla y decides imprimirlo, simplemente debes pulsar el icono de la Impresora.
---

En este capítulo: