Transacciones

Un registro individual de transacción y/o asiento es el comprobante de una transacción (por ej. un Recibo). Es decir, este tipo de registro individual sirve para documentar por ejemplo, un pago que realizaste o un pago que algún cliente tuyo realizó. En síntesis, cada movimiento relacionado a las finanzas tiene que estar respaldado por un registro individual de transacción y/o asiento.

Lo más habitual es realizar el registro de todos los movimientos financieros siguiendo un orden cronológico. Cuando registras un movimiento en alguna cuenta, se crea un Asiento Contable. Este Asiento Contable clasifica al movimiento de acuerdo a ciertas reglas contables que permiten la producción de informes y posteriormente la recopilación del movimiento. Cada Asiento Contable posee una secuencia numérica única. Deberás ser suficientemente organizado para almacenar toda la documentación contable (las copias originales de cada asiento) en un archivo que tenga la misma secuencia numérica y la misma fecha del movimiento. Por otro lado, cada Asiento Contable deberá contener un código o alguna cuenta para poder clasificar su naturaleza (origen). Para esto, el Plan de Cuentas es la herramienta que permite sistematizar la organización de todos los movimientos financieros.

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En este capítulo:


Asientos en HansaWorld Enterprise

Como ya hemos mencionado, HansaWorld Enterprise posee un alto nivel de integración con el módulo Contabilidad (donde se registran los asientos) y con sus demás módulos.

Esto quiere decir que cuando procesas un asiento contable en el módulo Ventas o Compras, se crea automáticamente un asiento equivalente en el módulo Contabilidad. Por ejemplo, cuando apruebas una Factura y la envías a un Cliente, podrás notar la creación automática de un Asiento Contable que transfiere los montos correctos a las Cuentas IVA y Deudores (simultáneamente, se actualiza el Libro Mayor Ventas y todos los informes relacionados). De manera similar, cuando recibas un pago podrás comprobar que tu Libro Mayor Ventas se actualiza y un Asiento Contable actualiza la cuenta Deudores y la Cuenta Bancaria (o Efectivo). En HansaWorld Enterprise, un registro individual que ocasiona la creación de un Asiento Contable, recibe el nombre de “Sub Sistema??? o “Asiento Sub Sistema”.

Gracias a una variedad de opciones y parámetros, puedes configurar el entorno contable para que la actualización recaiga correctamente sobre las Cuentas de Venta, centros de costo, Cuentas de Costo etc. según tu criterio. Las tareas automáticas que pueden ejecutarse son muchas en HansaWorld Enterprise, sin embargo el sistema también te permite realizar un control manual pleno de tu entorno contable. Por defecto, cuando instalas HansaWorld Enterprise e importas el Plan de Cuentas estándar, obtienes una integración completa que puede ser ajustada para satisfacer tus requerimientos.

Los asientos contables más comunes se describen en las siguientes páginas:


- Facturas de Venta

Las Facturas son algo obligatorio para el pago a Clientes. Podrás por tanto, crear Facturas en el módulo Ventas para poder hacer un seguimiento de aquello que alguien le adeuda a tu empresa y especificar quién es ese alguien. La creación de Facturas provoca la creación de un Asiento Contable el cual debita de la Cuenta Deudor (y así puedas cuadrar aquello que alguien le adeuda a tu empresa) y abona una Cuenta de Ventas (por lo general, existe más de una Cuenta de Venta para hacer el seguimiento a diferentes productos) y, en la mayoría de los casos, abona también una Cuenta Impositiva. Luego de crear Facturas en el módulo Ventas, la creación de Asientos Contables se hace de manera automática. Aquí abajo vemos un Asiento usual de este tipo:

Existen varios métodos para seleccionar las Cuentas que se utilizarán en un Asiento en particular. Puedes configurar la Cuenta Deudores según el Cliente o su categoría. Puedes utilizar diferentes Cuentas de Venta para los diversos Grupos de Ítem o para Ítems individuales. Puedes también controlar la Cuenta Impositiva a través del Código IVA. En adición, un Asiento puede incluir cifras relacionadas al Costo de Ventas y remitirlas a la Cuenta Costo de Ventas o Stock. Las alternativas son muchas y todas se describen en esta sección.

Cada Factura individual (luego de su aprobación), determina cómo se estructurará el Asiento Contable resultante. Las Cuentas se pueden seleccionar de la siguiente manera:

Cuenta de Ventas
Las Cuentas de Venta registran los niveles de ventas según tipos diferentes de Ítem. Para determinar la Cuenta de Venta que se utilizará al vender un Ítem, haz clic en la pestaña B cuando estés cargando una Factura. Esto hará que puedas especificar una Cuenta de Venta para cada fila (columna ‘Cta.). Como ves, se puede especificar Cuentas de Venta diferentes para cada fila de una Factura.

Cuando agregues una fila a una Factura, se colocará por defecto una Cuenta de Ventas en la columna ‘Cta.’. Esta Cuenta de Venta se determina de la siguiente manera:

  1. Cuando ingresas un Número de Ítem, si existe una Lista de Precios en la solapa 'Entrega' de la Factura y si existe un registro individual en el registro Precios para la combinación correcta de Ítem/Precio, la Cuenta de Ventas será extraída de ese registro individual de Precio. Si esta Cuenta de Ventas estuviese vacía o si no hay ningún registro individual apropiado en el registro Precios, sucederá lo siguiente:

  2. La Cuenta de Ventas será extraída del archivo individual del Ítem (registro Ítems). Si este archivo estuviese vacío…

  3. La Cuenta de Ventas será extaída del Grupo de Ítem que ha sido especificado para el Ítem en cuestión. Si este Grupo de Ítem está vacío o si no hay ninguno especificado para el Ítem en cuestión o si ningún Código IVA ha sido cargado en la fila correspondiente de la Factura, sucederá lo siguiente:

  4. Se utilizará la Cuenta de Ventas ingresada será en la opción Manejo de Ctas. Ventas para la zona a la que pertenece el Cliente. Existen tres zonas (Local, Europa y Exportación) y cada una de ellas puede tener Cuentas de Venta diferentes.
Si la cuenta que ha sido seleccionada no está en el registro Cuenta, el sistema te dará el mensaje “Falta Cuenta de Venta, Revisar Manejo de Ctas. de Ventas”. Esto se hará cuando intentes guardar la Factura.

Cuenta Impositiva (IVA)
Cuando cargas una Factura, primero debes especificar un Código IVA en cada fila. El código de IVA se refiere a una registro de Código de IVA el cual determinará la Cuenta Debito IVA en Asiento Contable consecuente y también determinará el tipo de cambio para cobrar el IVA. Antes de ingresar Facturas, debes especificar los Códigos IVA. Para esto, utiliza la opción Cód. IVA en el módulo Contabilidad.

Cuando cargues algunas filas de una Factura, no podrás dejar en blanco la columna ‘IVA’ (pestaña B). Por defecto, se colocará automáticamente un código IVA el cual fue seleccionado de la siguiente manera:

  1. Usualmente se utilizará el Código IVA Ventas especificado en el registro Contactos. Por lo general, solamente debes especificar un Código IVA Ventas para un Cliente en particular si por alguna razón tu método habitual de IVA no aplica a ellos (por ej. cuando el Cliente es un ente de caridad). Si este espacio queda vacío:

  2. Se utilizará el Código IVA usado para el Ítem en cuestión (registro Ítems) cada vez que cargues el Número de Ítem. Si este espacio queda vacío:

  3. El código IVA será extraído del Grupo de Ítem especificado para el Ítem. Si este espacio queda vacío o si no existe ningún Grupo de Ítem especificado para el Ítem; o si ningún Código de Ítem ha sido especificado para la fila de la Factura en cuestión:

  4. Se utilizará el Código IVA en la opción Manejo de Ctas. Ventas según la zona a la que pertenece el Cliente.
Si el código IVA seleccionado no se encuentra en la opción Cód. IVA, aparecerá el siguiente mensaje en pantalla: ???Código no Registrado” cada vez que intentes guardar la Factura.

Según la ilustración al iniciar esta página, el Código IVA se copiará a la fila correspondiente dentro del Asiento. Así se podrá abonar la Cuenta de Venta. Si deseas también que el Código IVA se copie a la fila del Asiento para que puedas abonar la Cuenta Débito IVA, tilda la casilla ‘Agregar Cód. IVA a filas de Cta. IVA” en la opción Opciones Asiento en el módulo Contabilidad.

Control de Cuentas Deudores
Cuando cargues el Cliente en una Factura, se escogerá una Cuenta Deudor y ésta aparecerá en la solapa ‘Entrega’. Podrás sobrescribir este dato si es necesario. La cuenta será elegida de la siguiente manera:

  1. Se utilizará aquella Cuenta de Deudor especificada en la Categoría de Cliente a la que pertenece el Cliente. Si esto estuviere vacío o si el Cliente no pertenece a ninguna Categoría de Cliente, sucederá lo siguiente:

  2. Se utilizará la Cuenta Deudor (o la Cuenta Efectivo cuando la factura sea una Factura de efectivo) según lo ingresado en la opción Manejo de Ctas. Ventas.
Si la Cuenta seleccionada no existe en el registro Cuentas, el sistema te dará el mensaje “Cuenta no registrada” cada vez que intentes guardar la Factura.

Cuenta de Stock y Cuenta de Costo
Cuando tu empresa vende mercaderías desde stock, el Asiento Contable generado desde la Factura puede incluir datos relacionados al costo de las mercaderías y referentes a los Ítems que han sido despachados (estos dos tipos de datos se conocen como ‘Contabilidad de Costo’ en HansaWorld Enterprise. Puedes determinar que la contabilidad de estos datos (costo y volumen de ítems salientes) se realice cuando apruebes Facturas o cuando apruebes Notas de Entrega; o cuando decidas no realizar en absoluto ninguna consideración referente a contabilidad de costo.

La Contabilidad de Costo por lo general recae únicamente sobre Ítems de Stock. Si has determinado que la contabilidad de costo se efectuará cuando apruebes Facturas, esto implicará que además de las cifras remitidas a las Cuentas Ventas, IVA y Deudores, también se debitará los datos correspondientes de las Cuentas Costos de Venta y se abonará la Cuenta de Stock específica. Algunas otras opciones (seteos) referentes al control de la contabilidad de costos se encuentran aquí aquí.

La Cuenta Costo de Venta que ha sido debitada por causa de la contabilidad de costos, estará determinada de la siguiente manera:

  1. Si no has tildado la casilla ‘Usar Grupos Ítem p/Contabilidad Costos’ (opción Contabilidad de Costos), se utilizará la Cuenta Costo para el Ítem en cuestión. Para esto, ve al módulo Stock donde se encuentra la opción Contabilidad de Costos. Si este es el caso, se utilizará la Cuenta Costos especificada en la solapa 'Cuenta' del Grupo de Ítem (módulo Ventas) al cual pertenece el Ítem.

  2. En todos los demás casos (ej. cuando la Cuenta Costos para el Ítem o Grupo de Ítem esté vacía), se utilizará la Cuenta Costos especificada en la opción Manejo de Cuentas de Stock.
La Cuenta de Stock abonada por causa de la contabilidad de costo, estará determinada de la siguiente manera:
  1. Se utilizará la Cuenta de Stock especificada para la Ubicación de stock. Si ésta estuviera vacía o si no existe ninguna Ubicación de stock especificada:

  2. Si has tildado la casilla ‘Usar Grupos Ítem p/Contabilidad Costos’, se utilizará la Cuenta de Stock especificada en la solapa 'Cuenta' del Grupo de Ítem.

  3. En todos los demás casos, se utilizará la Cuenta de Stock especificada en la opción Manejo de Cuentas de Stock.
Existen varios modelos (conocidos como “Modelos de Costo”) que están disponibles y que sirven para hacer que el valor de la contabilidad de costo sea calculado (por ej. precio costo, precio FIFO, precio costo promedio ponderado). En este sentido, puedes utilizar un modelo de costo diferentes para cada Ítem o Grupo de Ítem, o puedes utilizar un solo Modelo de Costo por defecto. Todos los detalles de esto se encuentran en la página respectiva de la opción Contabilidad de Costos.

Si alguna de las Cuentas seleccionadas no existe en el registro Cuentas, el sistema te dará el mensaje “Falta Cuenta Costo” o “Falta Cuenta de Stock” cada vez que intentes guardar la Factura.

Cuenta Redondeo
Si decides redondear el monto de la Factura al número entero más cercano (en valor monetario – Euro, Libra, etc.), deberás especificar una Cuenta Redondeo en la opción Manejo de Ctas. Ventas. Alternativamente, también puedes especificar una Cuenta Redondeo - Pérdida (campo ‘Perd. Redondeo’) en la misma opción – toma en cuenta que si no haces esto, las ganancias y pérdidas en redondeo serán remitidas a la Cuenta Redondeo – Ganancia (campo ‘Gan. Redondeo’). Para activar la funcionalidad del redondeo debes utilizar la opción Redondeo y Redondeo de Moneda en el módulo Sistema.

Este capítulo describe los asientos más comunes:


- Recibos

Cuando un Cliente realiza un pago, esta transacción es conocida como Recibo. Básicamente en el Libro Mayor, la creación de un Recibo abona la Cuenta Deudores y debita de la Cuenta Banco o Efectivo. Al igual que en Facturas, por lo general se crean Recibos desde el módulo Ventas puesto que puedes asignar cada recibo a las Facturas apropiadas y el resto será trabajo del sistema automáticamente. Normalmente, un Recibo genera un Asiento Contable como este:

Cuando los Asientos Contables son generados desde Recibos, las Cuentas utilizadas son seleccionadas de la siguiente manera:

Control de Cta. Deudores
La Cuenta Control de Deudores para la Factura que ha de pagarse será transferida al Recibo. Por favor, para más detalles de cómo se calcula esto revisa la sección ‘Control de Cuentas Deudores en la página Facturas de Venta.

Si no asignas un Recibo a una Factura (por ej. cuando se trate de un Recibo "Deudor Moroso" ??? “a cuenta” o "Anticipo"), se abonará la Cuenta Deudores Morosos en la especificada en la Categoría de Cliente o la Cuenta Deudores Morosos especificada en la opción Manejo de Ctas. Ventas (en orden de prioridad).

Cuenta Banco o Efectivo
Las Cuentas Banco o Efectivo estarán sujetas a las Forma de Pago que especifiques en el Recibo. Esto se referirá a una forma de pago existente en la opción Formas de Pago (módulos Ventas o Compras). Esta opción contiene varios métodos de pago concertados entre tu empresa y tus clientes (por ej. cheque, efectivo, tarjeta de crédito, etc.). Puedes anexar una Cuenta diferentes a cada método de pago para así poder recibir pagos dentro de diferentes cuentas bancarias o corrientes.

Si recibes un pago en una moneda extranjera, se utilizarán las Cuentas Ganancia, Pérdida y Redondeo. Los descuentos efectivos serán remitidos a la Cuenta Descuento Fijo que sea pertinente; y las “cancelaciones” del módulo Ventas utilizarán la Cuenta Cancelación pertinente. Todas estas Cuentas deben ser especificadas en la opción Manejo de Ctas. Ventas.

Si alguna de las Cuentas seleccionadas no existe en el registro Cuentas, el sistema dará un mensaje para que te des cuenta cada vez que intentes guardar el Recibo. Es decir, el sistema te dirá qué Cuenta falta.

Este capítulo describe los asientos más comunes:


- Facturas de Compra

Las Facturas de Compra son algo obligatorio que tu empresa debe cumplir al realizar pagos. Por lo general, las Facturas de Compra se registran desde el módulo Compras en donde puedes utilizarlas para monitorear y registrar los pagos remitidos a ellas. El módulo Compras te permite saber cuánto dinero adeuda tu empresa a sus acreedores; puedes utilizar este módulo para realizar pronósticos de los pagos futuros.

La mayoría de las transacciones en el módulo Compras son semejantes a las transacciones en el módulo Ventas. Por tanto, al igual que las Facturas de Venta, un Asiento Contable creado desde una Factura de Compra afectará usualmente tres Cuentas: 1) La Cuenta Acreedores puesto que será abonada, 2) una Cuenta de Compra la cual será debitada, 3) (en la mayoría de los casos), una Cuenta Impositiva que será también debitada. Todos los datos por defecto para estas Cuentas provienen de la opción Manejo de Cuentas de Compra y se seleccionan bajo un orden de prioridad según las reglas descritas más adelante.

Cuenta Compra/Cuenta Costos
Las Cuentas de Compra (también conocidas como Cuentas Costos) registran el volumen de compra de diferentes tipos de Ítems. Cuando cargas Facturas de Compra, debes indicar una Cuenta de Compra en cada fila (columna ‘Cta.???). Esto quiere decir que las filas pueden tener diferentes Cuentas de Compra.

En algunos casos, se colocará una Cuenta de Compra en la columna ‘Cta.’ dentro de la primer fila (Factura de Compra). Este dato se aplicará por defecto si has especificado una Cuenta Costos en la solapa 'Cuentas' de la ficha de Contacto perteneciente al Proveedor en cuestión. Podrías especificar esto para aquellos Proveedores de servicios (ej. electricidad o servicios telefónicos) cuyas Facturas de Compra siempre se registran hacia una misma Cuenta.

Cuando creas Facturas de Compra desde Órdenes de Compra y Mercaderías Recibidas, la Cuenta de Compra de cada fila dependerá de las alternativas seleccionadas en ‘Control Transferencia Ítems Orden de Compra’ (opción Opciones Factura de Compra – módulo Compras). Estas alternativas operan de la siguiente manera:

Consolidar Ítems a Cuenta de Costo Proveedor
Hará que los Ítems ordenados sean agrupados en una sola fila dentro de la Factura. Esto indicará que todos estos Ítems han de ser remitidos a la misma Cuenta Costo (extraída de la Cuenta Costo en la solapa 'Cuentas' de la ficha del Contacto perteneciente al Proveedor en cuestión). Si los Ítems contenidos en la Orden de Compra tienen Códigos IVA diferentes, habrá una fila separada en la Factura para cada Código IVA. Los Objetos especificados en las diferentes filas de la Orden de Compra, no serán transferidos a la Factura.

Consolidar por Ítems y Proyecto
Hará que la Factura de Compra muestre una fila separada para cada combinación Ítem/Proyecto/Objeto que se reciba. Las Cuentas Costo constituirán las Cuentas Devengamientos Compra correspondientes a los Grupos de Ítem donde estuvieren suscritos los Ítems en cuestión (siempre y cuando hayas tildado la casilla ‘Usar Grupos Ítem p/Contabilidad Costos’ o aquella equivalente en la solapa 'Costo Compra' de la opción ‘Manejo de Cuentas de Stock’; o si utilizaste la Cuenta Costos especificada en la solapa 'Cuentas' de la ficha de Contacto perteneciente al Proveedor en cuestión). Por su parte, los Objetos especificados en cada una de las filas de una Orden de Compra, serán transferidos a las filas correspondientes dentro de la Factura.

Transferir cada línea por separado
Hará que cada Ítem ordenado tenga su propia fila en la Factura. Las Cuentas Costos constituirán las Cuentas Devengamientos Compra en la pestaña B de la Orden de Compra; es decir las Cuentas Devengamientos Compra de los Grupos de Ítem a los cuales pertenecen los Ítems en cuestión (siempre y cuando hayas tildado la casilla ‘Usar Grupos Ítem p/Contabilidad Costos’ en la opción Contabilidad de Costos – módulo Stock); o aquella especificada en la solapa 'Costo Compra' dentro de la opción ‘Manejo de Cuentas de Stock’; o aquella Cuenta Costo especificada en la solapa 'Cuentas' de la ficha de Contacto perteneciente al Proveedor en cuestión. Por su parte, los Objetos especificados en cada una de las filas de la Orden de Compra, serán transferidos a las filas correspondientes dentro de la Factura.
Cuenta Impositiva
Cuando cargas una Factura de Compra debes especificar un Código IVA en cada fila. Este código se refiere a un método impositivo específico el cual determina la Cuenta Crédito IVA en el Asiento resultante y también el tipo de cambio empleado para cobrar el IVA. Previamente a cargar alguna Factura de Compra, deberás haber ingresado los códigos IVA que habrás de utilizar (para esto, completa la opción Cód. IVA en el módulo Contabilidad).

Así cuando estés cargando cada fila de una Factura de Compra, no podrás dejar en blanco la columna ‘IVA’. No obstante, se podrá colocar un dato por defecto en esta columna el está determinado de la siguiente manera:

  1. Se utilizará el código IVA Compras según la ficha de Contacto perteneciente al Proveedor (registro Contactos). Si éste no existe:

  2. Se utilizará el código IVA especificado para la Cuenta apropiada según el registro Cuentas. Si éste no existe:

  3. Se utilizará el código IVA especificado en la opción Manejo de Cuentas de Compra.
Aunque puedes especificar códigos IVA tanto para Proveedores y Cuentas (según lo descrito en los puntos 1 y 2), es importante no mezclar estos métodos para determinar Cuentas Impositivas por defecto. Únicamente deberás especificar un código IVA para un Proveedor si por alguna razón las tasas impositivas estándar no sean aplicables a dicho Proveedor.

Si faltase el código IVA (proveniente de la opción Cód. IVA), el sistema te dará el mensaje “Código no registrado” cada vez que intentes guardar la Factura de Compra.

Tal muestra la ilustración (más arriba), el código IVA será copiado a la fila correcta del Asiento para así debitar de la Cuenta Compra/Costos. Si deseas que el código IVA sea copiado a la fila correcta para que debite también de la Cuenta Crédito IVA, entonces tilda la casilla ‘Agregar Cód. IVA a filas de Cta. IVA’ en las Opciones Asientos (módulo Contabilidad).

Control Cuenta Acreedores
Cuando especifiques un Proveedor en una Factura de Compra, se seleccionará una Cuenta Acreedores y se mostrará en la solapa 'IDs' de dicha Factura. En este sentido, puedes sobrescribir esta Cuenta si fuese necesario. El procedimiento es el siguiente:

  1. Podrás utilizar la Cuenta Acreedores especificada para el Proveedor en su ficha de Contacto (registro Contactos). Si ésta no existe:

  2. La Cuenta Acreedores sera extraída de la Categoría de Proveedor a la cual pertenece el Proveedor en cuestión. En caso que el Proveedor no pertenezca a ninguna Categoría de Proveedor sino a una Categoría de Cliente, entonces la Cuenta Acreedores será extraída desde allí. Si estas Cuentas no existiesen o si el Proveedor no perteneciese a ninguna Categoría, entonces:

  3. Se utilizará la Cuenta (or, if the Invoice is a cash Invoice, Contado) Acreedores que está especificada en la opción Manejo de Cuentas de Compar.

  4. Por otro lado, si tildas la casilla ‘Reg. Preliminar’ en una Factura de Compra, se utilizará la Cuenta Acreedores Preliminar especificada también en la opción Manejo de Cuentas de Compra. Así, cuando finalmente apruebes la Factura de Compra, esta transacción preliminar será reemplazada por una transacción final usando la Cuenta Acreedores correcta según lo prescrito en los anteriores párrafos.
En caso que falte alguna de las Cuentas seleccionadas, el sistema te dará el mensaje “Falta Cuenta Acreedores, Verifique Manejo de Cuentas de Compra”; o, si se aplica el paso 4 el mensaje será “Cuenta Preliminar no encontrada, verifique Manejo de Cuentas de Compra”. Este mensaje aparecerá cada vez que intentes guardar la Factura de Compra en cuestión.

Este capítulo describe los asientos más comunes:


- Pagos

Un Pago y/o Anticipo equivale a un Recibo pero desde el módulo Compras. Un anticipo es una transacción que se efectúa cuando tu empresa paga una Factura de Compra a su Proveedor. En el módulo Contabilidad, la creación de un Anticipo debita de la Cuenta Acreedores y abona la Cuenta Bancaria o Efectivo. Mayormente, los Pagos y/o Anticipos se registran desde el módulo Compra puesto que allí puedes asignarlos a las Facturas apropiadas (el resto del trabajo será realizado automáticamente por tu sistema HansaWorld Enterprise). Por lo general, un Pago y/o Anticipo genera un Asiento Contable similar a este:

Cuando se generan Asientos Contables desde Pagos, las Cuentas utilizadas son seleccionadas de la siguiente manera:

Control Cuenta Acreedores
La Cuenta Control Acreedores para la Factura de Compra que ha de ser pagada, será transferida al Pago. Para más detalles de cómo el sistema calcula esto, por favor revisa la sección ‘Control Cuenta Acreedores’ en la página Facturas de Compra.

Si no realizas el Pago contra ninguna Factura de Compra específica (ej. en caso de un Pago "A Cuenta" o un "Anticipo"), se debitará la Cuenta Anticipos Compras especificada en la ficha de Contacto perteneciente al Proveedor en cuestión. Si ésta no existe, se utilizará entonces la Cuenta Anticipos Compras especificada en la Categoría de Proveedor donde está suscrito el Proveedor en cuestión. Si el Proveedor no pertenece a ninguna Categoría de Proveedor sino a una Categoría de Cliente, entonces se utilizará la Cuenta Anticipo Acreedores especificada para la Categoría de Cliente. Si las Cuentas necesarias no existen o si el Proveedor no pertenece a ninguna Categoría, entonces se debitará de la Cuenta Anticipos especificada en la opción Manejo de Cuentas de Compra.

Cuenta Bancaria o Efectivo
La Cuenta Bancaria o Efectivo que ha de ser afectada estará determinada por la Forma de Pago que has especificado en el Pago (para esto, cuentas con la opción Formas de Pago desde los módulos Ventas y Compras). La Forma de Pago constituye el método para manejar los pagos (esto incluye Cheques, al contado, tarjeta de crédito, etc.). En este sentido, puedes anexar una Cuenta diferente a cada método de Pago para así poder emitir pagos desde diferentes Cuentas Bancarias y Corrientes.

En caso que necesites realizar un pago en una moneda extranjera, se emplearán las Cuentas de Ganancia, Pérdida y Redondeo. Por su parte, los descuentos fijos serán remitidos a la Cuenta Descuento Fijo. Básicamente, todas estas Cuentas deben ser especificadas en la opción Manejo de Cuentas de Compra.

Si alguna de las Cuentas seleccionadas no existe en el registro Cuentas, el sistema te hará saber esto cuando intentes guardar el Pago.

Este capítulo describe los asientos más comunes:


- Gastos Varios

El módulo Gastos Varios funciona como un libro mayor de acreedores/deudores para los empleados de tu empresa. En este módulo puedes registrar modificaciones y acuerdos para cada persona e indicarle a tu sistema HansaWorld Enterprise que registre cada movimiento al Libro Mayor automáticamente. Para utilizar el registro Gastos, debes asignar una Cuenta a cada empleado clasificándolos a través de diferentes Objetos. Luego, debes especificar el Número de Cuenta en la solapa 'Cuentas' de la ficha individual de cada Persona (registro Contactos). Después de esto, podrás comenzar a registrar rendiciones de gastos en el registro Gastos siguiendo una lógica similar a Facturas de Compra. Por otro lado, podrás registrar modificaciones y acuerdos con los empleados en el registro Pagos de Personal de manera similar a los Pagos.

Este capítulo describe los asientos más comunes:


- Stock

En todas las empresas que manejan stock (almacenamiento de mercaderías), existen inevitablemente diferencias entre las mercaderías de stock, las mercaderías físicas y los valores de esas mercaderías. El almacenamiento de mercaderías se hace para manejar correctamente aquellos ítems que se dañan, desaparecen o se registran, transportan incorrectamente, etc. En HansaWorld Enterprise, los valores de stock se mantienen tanto en el módulo Stock como en los Balances de Cuenta en el módulo Contabilidad. Es muy complicado tener una convención absoluta respecto a los niveles FIFO de stock y los Balances de Cuenta en el Libro Mayor. Por ende, cada empresa debe decidir individualmente los parámetros para minimizar las diferencias. Hay un precio que debe pagarse con tal de lograr la mejor precisión. Mientras haya menos tolerancia a los errores, habrá mayor control sobre los movimientos de tu empresa, lógicamente es necesario invertir para lograr esto. Existe un control de costos ofrecido para varias compañías a fin de lograr la precisión y el cual debe ser decidido por cada empresa.

El módulo Stock contiene registros separados para Mercaderías Recibidas, Entregas, Movimientos de Stock (transferencias internas de stock entre diferentes Ubicaciones) y Bajas de Stock. Básicamente, cada vez que cargas y apruebas un nuevo registro individual en cualquiera de estos registros, los niveles físicos de stock (para los Ítems en cuestión) y la revaluación de stock se actualizan automáticamente. En el segundo caso, cada registro individual de stock hace que se genere un Asiento Contable que actualiza la valoración de stock en el Libro Mayor. Los niveles de stock y las valuaciones también pueden actualizarse automáticamente desde Facturas.

Siempre que retires un Ítem desde stock (ej. usando una Entrega o una Baja de Stock), el valor de ese Ítem será calculado utilizando un Modelo de Costo. Este valor será substraído desde la valoración de stock en el Libro Mayor. El Modelo de Costo también sirve para que el informe Lista de Stock calcule el valor de tu stock. Puedes optar por el Modelo de Costo que se adecua mejor a tu empresa. Para esto, las alternativas disponibles son Precio Costo, % de Precio Base (ej. % de precio ventas), Promedio Ponderado, FIFO ('First In First Out') y LIFO ('Last In First Out'). Para el caso de los Ítems que tienen sus Número de Serie, puedes utilizar un Modelo de Costo que conecte el valor actual del Ítem a su Número de Serie. Por favor, abre aquí para más detalles sobre los Modelos de Costo.

En el siguiente ejemplo, tenemos el caso de una recepción de ítems en stock, su valoración y luego su respectiva entrega. Los valores en las ilustraciones se han calculado utilizando el Modelo de Costo FIFO (si tú utilizas otro Modelo de Costo, el flujo de trabajo será el mismo pero los valores diferirán). Nuestro ejemplo muestra una Mercadería Recibida donde se registra la llegada de tres unidades del Ítem 10118 cuyo precio es 4.00 c/u:

Este sería el Asiento Contable generado por la Mercadería Recibida. Este movimiento actualiza la valoración de stock en el Libro Mayor empleando el valor de las mercaderías recibidas en stock:

Cuando recibas mercaderías en stock, la Cuenta de Stock será debitada en base al costo de las mercaderías y se abonará una Cuenta Devengamientos Compra (también conocida como “Cuenta Acreedores Retención”) en el momento que llegue la Factura de Compra. La Cuenta de Stock utilizada es aquella especificada en la opción Ubicaciones (módulo Stock); o aquella especificada en la opción Manejo de Cuentas de Stock (si la primera estuviese en blanco).

Dependiendo de las prácticas contables locales, podrás agregar costos de compra, IVA, costo de flete y costos de aduana a tus valoraciones de stock en el registro de la Mercadería Recibida (o podrás omitirlos hasta que llegue la Factura de Compra). Si agregas estos costos al momento de la recepción, tus valores de stock serán agregados a la Cuenta de Stock y se abonarán a las Cuentas Provisión Flete y Provisión Aduana que han sido especificadas en la opción Manejo de Cuentas de Stock:

Luego de recibir dos o más veces el Ítem 10118, el informe Lista de Stock mostrará una valoración de stock usando los valores individuales FIFO para la Mercadería Recibida en cuestión:

Puedes también producir el informe Lista de Stock usando métodos alternativos de valoración (es decir, otros Modelos de Costo como ser Promedio Ponderado, etc.).

Cuando tu empresa vende mercaderías, los saldos de stock se reducen y la Cuenta de Stock es abonada. El valor abonado a la Cuenta de Stock y el valor debitado de la Cuenta Costos de Venta será calculado usando el Modelo de Costo usual (FIFO en nuestro ejemplo).

En el ejemplo que viene a continuación, realizaremos la venta y envío de 26 unidades del Ítem 10118. En la Entrega creada para el envío, el valor FIFO total de estas 26 unidades, se coloca automáticamente en la columna FIFO (pestaña C) (aunque esta columna se llame ‘Fila FIFO’, en realidad muestra el valor ???costo de venta” de los Ítems entregados y por tanto muestra el valor total FIFO, LIFO, Promedio Ponderado u otro valor de los Ítems entregados dependiendo del Modelo de Costo).

Este valor total de costo de venta (en este caso, FIFO) constituirá la cifra abonada a la Cuenta de Stock y debitada de la Cuenta Costo de Mercaderías en el Asiento Contable creado cuando apruebes la Entrega (es decir, cuando tildes su casilla OK y la guardes):

El informe Historia de Ítem (módulo Stock) demuestra que al estar usando el Modelo de Costo FIFO, el valor total de costo de venta está calculado utilizando el valor FIFO promedio por unidad considerando todos los Ítems vendidos:

En este caso, dado que hemos vendido todo el stock, no habrá ninguna diferencia entre el valor de stock y el valor de la Cuenta de Stock.

En el ejemplo que viene a continuación, hemos realizado la recepción de 20 unidades del Ítem 10127 utilizando dos Mercaderías Recibidas. La primer Mercadería Recibida contiene la compra de 10 unidades con un precio 8.00 c/u; la segunda Mercadería Recibida contiene la compra de las otras 10 unidades con un precio 9.00 c/u:

Vamos a proceder a realizar la entrega de 12 unidades del Ítem 10127. Verás que en la Entrega, el valor total de costo de venta (FIFO) aparece en la pestaña C y es 98.00 (8.1667 c/u):

Nuevamente, este valor total de costo de venta constituirá la cifra abonada a la Cuenta de Stock y debitada de la Cuenta Costos de Venta en el Asiento Contable creado al momento de aprobar la Entrega:

El precio unitario de los Ítems en la Entrega y el Asiento Contable (en nuestro ejemplo) está calculado estrictamente según el Modelo de Costo FIFO. Esto confirma que los Ítems enviados son 10 de aquellos cuyo precio inicial era 8.00 y 2 de aquellos cuyo precio es 9.00:
(10 x 8) + (2 x 9)= 8.1667
12
Esto aparece cuando recalculamos el informe Historia de Ítem luego de emitir la Entrega:

Ahora la Lista de Stock valora los 8 Ítems restantes a un precio de 9.00 c/u, es decir el precio compra unitario en la segunda Mercadería Recibida:

En HansaWorld Enterprise, siempre se crean Entregas desde Órdenes. Adicionalmente, dentro de cada Orden existe una cifra que refleja la Ganancia Bruta (solapa 'Térm. Entr. '). Por lo general, esto se calcula usando los Precios Costo estándar de los Ítems en la Orden (aunque tienes la alternativa de calcular esto usando los valores de costo de venta). En nuestro ejemplo (abajo) vemos que el Precio Costo estándar por unidad perteneciente al Ítem 10127 es 10.00:

Este cálculo también se utiliza en los informes de las GP, Órdenes desde el módulo Órdenes de Venta:

Puedes hacer que el Precio Costo estándar de cada Ítem se actualice para que corresponda al precio de compra en vigencia (es decir, el precio a ser usado en las Mercaderías Recibidas venideras). Para esto, puedes utilizar uno de los dos métodos existentes:
  1. El módulo Stock contiene una función de Mantenimiento llamada 'Actualizar Precio Costo Ítem'. Esta función no es automática por tanto tú decides cuando utilizarla. Cada vez que ejecutes esta función, el último precio de compra será transferido al campo ‘Precio Costo’ de cada Ítem.

  2. Si deseas que el Precio Costo de un Ítem se actualice automáticamente, debes utilizar una de las alternativas ofrecidas en la solapa 'Costos'.
En nuestro ejemplo, la Ganancia Bruta de la Orden se hubiera reducido por 12 si tú hubieses actualizado el Precio Costo del Ítem 10127 mediante uno de los métodos (antes de crear la Orden).

Este capítulo describe los asientos más comunes: