Registro Asientos
Un registro de Asiento es la prueba de una transacción, para un recibo de algo que ha comprado o un extracto bancario que muestre que uno de sus clientes ha pagado una factura. Cada evento en el negocio que involucra sus finanzas debe estar respaldado por un registro de asiento. Debe registrar todos los eventos financieros en orden de fecha a medida que ocurren. Cuando registra un evento en su sistema de contabilidad, lo hará creando un conjunto de asientos de diario conocidas como "transacción". Esta transacción clasificará el evento de acuerdo con ciertas reglas contables, permitiendo que se incluya en el área correcta de sus informes y garantizando que pueda recordar el evento más tarde. Cada asiento se distinguirá por un número de secuencia único. Debe guardar sus documentos de respaldo (las copias impresas de las transacciones) en un archivo, marcado con los mismos números de secuencia (y con la fecha en que ocurrió la transacción). La transacción también debe contener un código o cuenta que clasifique su naturaleza. Aquí es donde su Plan de cuentas entra como una herramienta para el registro sistemático de eventos financieros.
---
En este capítulo:
- Introducción
- Transacciones en Standard ERP
- Facturas de ventas
- Recibos
- Facturas de compra
- Pagos
- Gastos
- Stock
- Página de inicio para el manual Principios de contabilidad
- Página de inicio para Manual Standard ERP
Asientos en Standard ERP
Standard ERP presenta un alto nivel de integración entre los diferentes módulos y la Contabilidad, donde se registran todas las transacciones.
Siempre que procese una transacción en ventas o compras en Standard ERP, normalmente se creará automáticamente un Asiento contable equivalente. Por ejemplo, cuando marca la casilla de OK en una Factura y la guarda, se creará automáticamente un Asiento contable para contabilizar importes en las Cuentas de ventas, deudores e IVA. Simultáneamente, se actualizarán las cuentas por cobrar y todos los informes. Del mismo modo, cuando reciba un pago, actualizará las cuentas por cobrar, y un Asiento contable automático actualizará la Cuenta del deudor y la Cuenta bancaria o en efectivo, según corresponda. En términos generales, un registro que hace que se cree un Asiento contable (por ejemplo, una factura o un movimiento de existencias) generalmente se denomina "registro del subsistema" o "transacción del subsistema" en Standard ERP y en estas páginas web.
A través de una gran cantidad de opciones y parámetros, puede configurar el entorno contable para que las cuentas de ventas, centros de costos, cuentas de costos, etc., correctos se actualicen cuando sea necesario. El nivel de automatización disponible es extenso, pero Standard ERP también le permite un control manual completo sobre el entorno contable. De forma predeterminada, cuando instala Standard ERP e importa el Plan de cuentas suministrado con el programa, la integración completa estará en funcionamiento, pero puede desactivarlo parcial o totalmente según sea necesario.
Las transacciones más comunes del subsistema se describen en las siguientes páginas:
Regrese a:
- Página de inicio para el manual Principios de contabilidad
- Página de inicio para Manual Standard ERP
- Facturas
Facturas son demandas de pago enviadas a los Clientes. Los creará ("aumentará") en ventas, que por lo tanto, hará un seguimiento de cuánto le debe a su empresa. El aumento de una factura hace que se cree un Asiento contable que debita en la cuenta del deudor (que lleva un recuento de cuánto le debe a su empresa), acredita una cuenta de ventas (es una práctica normal mantener más de una cuenta de ventas para mantener un registro de las ventas de diferentes tipos de productos) y, en la mayoría de los casos, acredita una cuenta de IVA. Esta creación de un Asiento contable se gestionará automáticamente. A continuación se muestra una transacción típica.
Existen varios métodos que puede usar para elegir las Cuentas que se usarán en esta Transacción. Puede configurar la cuenta de deudor de acuerdo con la categoría de cliente, puede usar diferentes cuentas de ventas para los diversos grupos de ítems o ítems individuales, y puede controlar la cuenta de IVA a través del código de IVA. Las Cuentas de deudor y de ventas se mostrarán en cada Factura individual, donde puede cambiar los valores predeterminados sugeridos si es necesario.
Con más detalle, las Cuentas que se utilizarán en un Asiento creado a partir de una Factura se elegirán de la siguiente manera:
Cuenta de ventas
Las cuentas de ventas registran los niveles de ventas de diferentes tipos de ítems en la Contabilidad. Para ver y, si es necesario, cambiar la cuenta de ventas que se usará cuando venda un ítem, haga clic en la pestaña B cuando ingrese una factura. La columna marcada 'Cta.' muestra las cuentas de ventas que se utilizarán para cada ítem.
Cuando especifique un Número de ítem en una fila de Factura, se colocará una Cuenta de ventas predeterminada en el campo Cuenta. Puede sobrescribir este valor predeterminado si es necesario. El valor predeterminado se elegirá de la siguiente manera:
- Si está utilizando la opción Usar siempre en la opción Término de pago Cta. Ventas en ventas, la Cuenta de ventas se tomará del Término de pago. Si no está utilizando esta opción o la Cuenta de ventas en el Término de pago está en blanco:
- Si hay una Lista de precios que se muestra en la pestaña 'Precios' de la Factura y hay un dato en el registro Precio para la combinación Item/Lista de Precios/Cliente o en la opción Cantidad depende del precio para la combinación Item/Lista de precios (dependiendo el Tipo de Lista de Precios), la Cuenta de Ventas se tomará de ese Precio o del Registro Cantidad Depende del Precio. Si esta cuenta de ventas está en blanco, o no hay un registro de precio o cantidad depende del precio apropiado:
- Si ha especificado una ubicación en pestaña B de la Factura o en la pestaña ’Términos Entre.’ de la factura y ha especificado una cuenta de ventas para esa ubicación en la opción Ubicaciones - Cuentas en el módulo Stock, se utilizará esa cuenta de ventas. Si esta cuenta de ventas está en blanco o no ha especificado una ubicación en la factura:
- La cuenta de ventas se tomará del registro de Item relevante (en el registro Item). Si esto está en blanco:
- Si está utilizando la opción Usar si no hay cuenta en el ítem en la opción de Cuentas de ventas en Término de pago, la cuenta de ventas se tomará del Término de pago. Si no está utilizando esta opción o la Cuenta de ventas en el Término de pago está en blanco:
- La cuenta de ventas se tomará del Grupo de ítems especificado para el Item. Si está en blanco, o si no se ha especificado un Grupo de ítem para el Item, o si no ha ingresado un Número de ítem en la fila Factura:
- La cuenta de ventas en la pestaña 'Ventas' de la opción Manejo de cuentas Ventas.
Si la cuenta seleccionada falta en el registro Cuentas, le mostrará el mensaje "Falta cuenta de ventas, revise Manejo de cuentas ventas“ cuando marque la factura como OK e intente guardarla .
Cuenta de IVA
Cuando ingresa una Factura, debe especificar un Código de IVA en cada fila. Este código se refiere a un registro de Código de IVA específico, que determinará la Cuenta de IVA de salida en la Transacción contable posterior y la tasa a la que se cobrará el IVA. Antes de ingresar Facturas, debería haber ingresado los registros del Código de IVA que necesitará en la configuración Códigos de IVA en Contabilidad.
Cuando ingresa filas de Factura, no puede dejar el campo Código de IVA (marcado "C.IVA", visible en la pestaña B) en blanco. Se colocará un valor predeterminado en este campo, elegido de la siguiente manera:
- Si ha especificado una dirección de entrega en la pestaña 'Dir. Entrega' de la factura, el Código IVA se toma del registro que está en la opción Direcciones de entrega en el módulo Órdenes de venta. Si este código de IVA está en blanco o si no ha especificado una dirección de entrega en la factura:
- Se utilizará el Código de IVA de ventas en el registro para el Cliente en el registro Contacto. Por lo general, solo debe especificar un Código de IVA de ventas para un Cliente individual si por alguna razón su método de contabilidad de IVA habitual no se aplica a ellos (por ejemplo, el Cliente es una organización benéfica). Si esto está en blanco:
- El código de IVA se tomará de la fila correspondiente para el ítem o grupo de ítem en lista de precios. Si está en blanco, el ítem no figura en la lista de precios del cliente o el cliente no tiene una lista de precios:
- El Código de IVA se tomará del registro de Item relevante en el registro Item. Si esto está en blanco:
- El Código de IVA se tomará del Grupo de ítems especificado para el Item. Si está en blanco, o si no se ha especificado un Grupo de ítems para el Item, o si no ha ingresado un Número de ítem en la fila Factura:
- Se usará el código de IVA ingresado en la pestaña 'Ventas' de la opción Manejo de cuentas Ventas.
Si el Código de IVA seleccionado no se encuentra en la configuración Códigos de IVA, recibirá el mensaje "Código no registrado" cuando intente guardar la Factura.
Como se muestra en la ilustración anterior, el Código de IVA se copiará en la fila de Transacción que acredita la Cuenta de Ventas. Si desea que también se copie en la fila que acredita la Cuenta de IVA de salida, use la opción Agregar código de IVA a filas de la opción cuentas de IVA Opciones de Asientos en Contabilidad.
En algunos países, se utilizan plantillas de impuestos en lugar de códigos de IVA. Los códigos de IVA deben usarse cuando cada transacción de compra y venta se grava con una tasa única, mientras que las plantillas de impuestos deben usarse cuando se aplican diferentes impuestos y/o varias tasas impositivas a una transacción. Si necesita usar plantillas de impuestos, primero debe seleccionar la opción Usar plantillas de impuestos para el cálculo de impuestos en la configuración del asiento. Esto hará que un campo Plantilla de impuestos (marcado "T-Cd") reemplace el campo Código de IVA en el registro de Factura. Una plantilla de impuestos contendrá al menos un código de IVA que proporcionará las cuentas de IVA de salida.
Cuenta de control del deudor
Cuando especifique el Cliente en una Factura, se elegirá una Cuenta de deudor que se mostrará en la pestaña 'Lista de precios'. Puede sobrescribir este valor predeterminado si es necesario. Esta cuenta se elegirá de la siguiente manera:
- Se utilizará la cuenta de deudores especificada en Categoría de cliente a la que pertenece el Cliente. Si está en blanco, o si el Cliente no pertenece a una Categoría de Cliente:
- Se utilizará la cuenta de deudores ingresada en la configuración Manejo de Cuentas Ventas.
- La cuenta de efectivo se tomará del término de pago especificado en la factura. Si esto está en blanco:
- Se usará la cuenta de efectivo ingresada en la configuración Manejos de cuentas Ventas.
Cuenta de existencias y cuenta de costos
Cuando vende productos en stock, la transacción contable creada a partir de una factura puede incluir asientos para el costo de los productos y para la salida de stock (en conjunto estos dos asientos se conocen como asientos de "Contabilidad de costos" o "Costo de ventas" en Standard ERP). Puede especificar que estos asientos se realizarán desde Facturas o entregas, o puede optar por no realizar estos asientos.
Los asientos de contabilidad de costos generalmente solo se realizarán por Items de stock. Si ha especificado que los asientos de contabilidad de costos se realizarán desde las facturas, esto significará que, además de contabilizar en las cuentas de ventas, IVA y deudor, las transacciones contables generadas a partir de las facturas debitarán la cuenta de costo de ventas especificada y acreditarán Cuenta de stock. Se analizan otras configuraciones que controlan la operación de la contabilidad de costos aquí y aquí.
El costo de la cuenta de ventas debitado por tales asientos de contabilidad de costos se determinará de la siguiente manera:
- Si ha especificado una ubicación en la fila de la pestaña B de la Factura o en la pestaña 'Térm. Entrega' de la Factura y ha especificado una cuenta de costo para esa ubicación en la Opción de cuentas en el módulo Stock, se utilizará esa cuenta de costo. Si esta cuenta de costo está en blanco o no ha especificado una ubicación en la factura:
- Si está utilizando la opción Usar grupos de ítems para cuentas de costos en la opción Contabilidad de costos en el módulo Stock, se ultilizará la cuenta de costos especificada en la pestaña Cuenta del grupo de ítems al que pertenece el ítem. Si está en blanco o el ítem no pertenece a un grupo de ítems, se cargará a la cuenta de costo para el ítem. Sin embargo, si no está utilizando la opción Usar grupos de ítems para cuentas de costos, se utilizará la cuenta de costos para el ítem. Si está en blanco, se utilizará la cuenta de costo para el grupo de ítems al que pertenece el ítem.
- En todas las demás circunstancias (por ejemplo, la cuenta de costo para el ítem o grupo de ítems está en blanco), se usará la cuenta de costo especificada en la opción Manejos de cuentas Stock.
La cuenta de stock acreditada por dichos asientos de costos se determinará de la siguiente manera:
- Se utilizará la cuenta de stock especificada para la Ubicación de stock. Si está en blanco, o si no se especifica la Ubicación de stock en la Factura:
- Si está utilizando la opción Usar grupos de ítems para cuentas de costos, se usará la cuenta de stock especificada en la pestaña Cuentas del registro del grupo de ítems.
- En todas las demás circunstancias, se utilizará la cuenta de Stock especificada en la opción Manejo de Cuentas Stock.
Si alguna de las Cuentas seleccionadas no existe en el registro Cuentas, recibirá los mensajes "Falta de cuenta de costo" o "Falta cuenta de stock" cuando intente guardar la factura.
Cuenta de redondeo
Si está utilizando la opción de redondear el monto de la Factura a la unidad monetaria completa más cercana (Euro, Libra, etc.), debe especificar una Cuenta de ganancia de redondeo en la opción Manejo de cuentas Ventas. Opcionalmente, también puede especificar una cuenta de pérdida de redondeo en la misma opción: si no lo hace, las ganancias y pérdidas de redondeo se contabilizarán en la cuenta de ganancia de redondeo. Para activar la opción de redondeo, use la opción Redondeo y Moneda de redondeo en el módulo Sistema.
Este capítulo describe las transacciones más comunes de la siguiente manera:
- Facturas de ventas
- Recibos
- Facturas de compra
- Pagos
- Gastos
- Stock
- Página de inicio para el manual Principios de contabilidad
- Página de inicio para manual Standard ERP
- Recibos
Cuando un Cliente realiza un pago de una Factura, la transacción se conoce como Recibo. En contabilidad, el aumento de un Recibo acredita la Cuenta del deudor y carga en el Banco o en la Cuenta de efectivo. Al igual que con las Facturas, generalmente ingresará Recibos en Ventas, donde los asignará a la(s) Factura(s) correspondiente(s), y las consecuencias en la contabilidad se manejarán automáticamente. Normalmente, un recibo generará un asiento contable como este:
Cuando las transacciones contables se generan a partir de recibos, las cuentas utilizadas se seleccionarán de la siguiente manera.
Cuenta de control del deudor
La cuenta de control del deudor para la factura que se paga se transferirá al recibo. Para obtener detalles sobre cómo se selecciona esto, consulte la sección 'Cuenta de control del deudor' de la página Facturas de ventas.
Si no asigna el Recibo a una Factura específica (es decir, es un recibo de “A cuenta” o “anticipo”), las Cuentas Deudores ingresadas en Categoría de Cliente o en la cuenta especificada en manejo de cuentas ventas (en orden de prioridad).
Cuenta bancaria o en efectivo
La contabilización de la cuenta bancaria o en efectivo estará determinada por la Forma de pago que especifique en el Recibo. Esto se referirá a un registro en la opción Formas de pago, disponible en ventas y compras. En esta opción, debe enumerar los diversos métodos de pago que usted y sus Clientes utilizan, como cheques, efectivo y tarjeta de crédito. Puede adjuntar una cuenta diferente a cada forma de pago, lo que le permite recibir pagos en diferentes cuentas bancarias y en efectivo. En otras palabras, debe tener una Forma de pago separado para cada cuenta bancaria que emitirá o recibirá pagos.
Si recibe un pago en una moneda extranjera, se utilizarán las Cuentas de pérdida o ganancia de tipo de cambio y redondeo. Los descuentos en efectivo se contabilizarán en las cuentas de descuentos en efectivo correspondientes, y las cancelaciones de ventas utilizarán la cuenta de cancelaciones. Debe especificar estas cuentas en la opción Manejo de Cuentas Ventas.
Si alguna de las Cuentas seleccionadas no existe en el registro Cuentas, recibirá un mensaje cuando intente guardar el Recibo informándole qué cuenta falta.
Este capítulo describe las transacciones más comunes de la siguiente manera:
Regrese a:
- Página de inicio del manual Principios de contabilidad
- Página de inicio para manual Standard ERP
- Facturas de compra
Facturas de compra son solicitudes para que su empresa realice pagos. Por lo general, los registrará en Compras, que utilizará para controlar estas facturas y registrar los pagos correspondientes. Compras le permite averiguar cuánto dinero le debe a sus acreedores, y puede usarlo para hacer una previsión de pagos futuros.
La mayoría de las transacciones en Compras reflejan transacciones similares en Ventas. Por lo tanto, al igual que con una Factura de venta, un asiento contable creado a partir de una Factura de compra normalmente afectará a tres Cuentas: se acreditará la Cuenta de acreedor, se debitarán una o más Cuentas de compra y, en la mayoría de los casos, la Cuenta de IVA también será debitado. Los valores predeterminados para las Cuentas afectadas se seleccionarán utilizando las reglas de prioridad que se describen a continuación.
Cuenta de compra / costo
Las cuentas de compra (también conocidas como cuentas de costo) registran los niveles de compras de diferentes tipos de ítems. Cuando ingresa una factura de compra, debe ingresar una cuenta de compra en cada fila (en la columna marcada 'Cuenta’). Diferentes filas pueden tener diferentes cuentas de compra.
En algunos casos, se colocará una Cuenta de compra predeterminada en el campo Cuenta en la primera fila de una Factura de compra. Este valor predeterminado se aplicará si ha especificado una Cuenta de costo en la pestaña 'Cuentas' del registro de Contacto para el Proveedor. Puede especificar dicho incumplimiento para los Proveedores de servicios (como servicios de electricidad o teléfono), cuyas Facturas de compra siempre se registrarán en la misma Cuenta.
Cuando crea facturas de compra desde Ordenes de Compra y Mercaderías Recibidas, la cuenta de compra en cada fila dependerá de la opción de control de transferencia de ítems de la orden de compra en Opciones de Factura de Compra en Compras. Estas opciones funcionan de la siguiente manera:
- Consolidar ítems a la cuenta de costo del proveedor
- Los Items pedidos se agruparán en una sola fila en la Factura indicando que deben contabilizarse en la misma Cuenta de costos (tomada de la Cuenta de costos en la pestaña 'Cuentas' del registro de Contacto para el proveedor). Si los Items en la Orden de Compra tienen Códigos de IVA diferentes, habrá una fila separada en la Factura para cada Código de IVA. Un Objeto especificado en las filas de la orden de compra no se transferirá a la factura.
- Consolidar por ítem y proyecto
- La factura de compra presentará una fila separada para cada combinación de ítem / proyecto / objeto recibida desde la orden de compra. Las cuentas de costos serán las cuentas de acumulación de compras para Grupos de Item a los que pertenecen los ítems (si está utilizando la opción Usar grupos de Items para cuentas de costos en Contabilidad de Costos en el Módulo Stock) o la Cuenta de acumulación de compras en la pestaña 'Costo de compra' de la opción Manejo de Cuentas de Stock (de lo contrario). Si no hay una Cuenta de acumulación de compras, se utilizará la Cuenta de costo de la pestaña 'Cuentas' del registro de contacto para el proveedor. Un Objeto especificado en las filas de la Orden de compra se transferirá a las filas correspondientes en la Factura.
- Transferir cada fila por separado
- Cada ítem pedido tendrá su propia fila en la factura. Las cuentas de costos serán la cuenta de acumulación de compras en pestaña B de la orden de compra, las cuentas de acumulación de compras para Grupos de Items a los que pertenecen los ítems. Opción de grupos para cuentas de costos en la opción Contabilidad de Costos en el módulo Stock) o en la opción de ‘Costo’ de la opción de Manejo de Cuentas. Si no hay una Cuenta de acumulación de compras, se utilizará la Cuenta de costo en la pestaña 'Cuentas' del registro de contacto para el proveedor. Objetos especificados en las filas de la Orden de compra se transferirá a las filas correspondientes en la Factura.
Cuenta de IVA
Cuando ingrese una Factura de compra, debe especificar un código de IVA en cada fila. Este código se refiere a un registro de Código de IVA específico, que determinará la Cuenta de IVA de entrada en la Transacción contable y la tasa a la que se cobrará el IVA. Antes de ingresar Facturas de compra, debe haber ingresado los registros del Código de IVA que necesitará en la opción Códigos de IVA en Contabilidad.
Cuando ingresa filas de Factura de compra, no puede dejar el campo Código de IVA (marcado 'C.IVA') en blanco. Se colocará un valor predeterminado en este campo, elegido de la siguiente manera:
- Se utilizará el Código de IVA de compra en el registro del Proveedor en el registro Contacto. Si esto está en blanco:
- Se utilizará el código de IVA especificado para la cuenta correspondiente en el registro Cuenta. Si esto está en blanco:
- Se utilizará el código de IVA especificado en la pestaña ‘IVA’ de la opción Manejo de Cuentas Compras.
Aunque puede especificar Códigos de IVA tanto para Proveedores como para Cuentas (como se describe en los puntos 1 y 2 anteriores), es importante que no combine estos métodos para establecer Cuentas de IVA predeterminadas. Solo debe especificar un Código de IVA para un Proveedor si por alguna razón las tasas de IVA estándar no se aplicarán a ellos.
Si el Código de IVA seleccionado falta en la opción Códigos de IVA, se le mostrará el mensaje "Código no registrado" cuando intente guardar la Factura de compra.
Como se muestra en la ilustración anterior, el Código de IVA se copiará en la fila de Transacción debitando la Cuenta de Compra / Costo. Si desea que también se copie en la fila Transacción que carga la cuenta de entrada de IVA, use la opción Agregar código de IVA a filas de Cuenta IVA en la opción Opciones de Asientos en Contabilidad.
En algunos países, se utilizan plantillas de impuestos en lugar de códigos de IVA. Los códigos de IVA se deben usar cuando cada transacción de compra y venta se grava con una tasa única, mientras que las plantillas de impuestos se deben usar cuando se aplican diferentes impuestos y / o varias tasas impositivas a una transacción. Si necesita usar plantillas de impuestos, primero debe seleccionar la opción Usar plantillas de impuestos para el cálculo de impuestos en la configuración de la transacción. Esto hará que un campo Plantilla de impuestos (marcado "T-Cd") reemplace el campo Código de IVA en el registro de Factura de compra. Una plantilla de impuestos contendrá al menos un código de IVA que proporcionará la (s) cuenta (s) de entrada de IVA.
Cuenta de control de acreedor
Cuando especifique el proveedor en una factura de compra, se elegirá una cuenta de acreedor y se mostrará en la pestaña 'Comentario'. Puede sobrescribir este valor predeterminado si es necesario. Esta cuenta se elegirá de la siguiente manera:
- Se utilizará la cuenta Acreedor especificada para el Proveedor en el registro de Contacto. Si esto está en blanco:
- La cuenta del acreedor se tomará de Categoría de proveedor a la que pertenece el proveedor. Si el Proveedor no pertenece a una Categoría de proveedor, sino que pertenece a una Categoría de Cliente, la Cuenta del acreedor se tomará de allí. Si estas Cuentas están en blanco, o el Proveedor no pertenece a una Categoría de ningún tipo:
- Se usará la cuenta de acreedores predeterminada ingresada en la opción Manejo de Cuentas Compras.
Si una factura es una factura en efectivo, acreditará una cuenta de efectivo en lugar de una cuenta de acreedor. Una Factura en efectivo es aquella con un Término de pago de "Efectivo". La cuenta de efectivo se elegirá de la siguiente manera:
- La cuenta de efectivo se tomará del término de pago especificado en la factura. Si esto está en blanco:
- Se utilizará la cuenta de efectivo ingresada en la opción Manejo de Cuentas Compras.
Este capítulo describe las transacciones más comunes de la siguiente manera:
- Facturas de ventas
- Recibos
- Facturas de compra
- Pagos
- Gastos
- Stock
- Página de inicio del manual Principios de contabilidad
- Página de inicio para manual Standard ERP
- Pagos
Un Pago es el equivalente a un Recibo: es la transacción que ocurre cuando paga la Factura de compra de un Proveedor. En contabilidad, el aumento de un Pago debita la Cuenta del acreedor y acredita el Banco o la Cuenta de efectivo. Por lo general, registrará los Pagos en compras, donde los asignará a la(s) Factura(s) correspondiente(s), y las consecuencias en la contabilidad se manejarán automáticamente. Normalmente, un pago generará una transacción contable como esta:
Cuando las transacciones de contabilidad se generan a partir de pagos, las cuentas utilizadas se seleccionan de la siguiente manera.
Cuenta de control de acreedor
La cuenta de control de acreedor para la factura de compra que se paga se transferirá al pago. Para obtener detalles sobre cómo se selecciona esto, consulte la sección 'Cuenta de control de acreedor' de la página Facturas de compra.
Si no realiza el Pago contra una Factura de Compra específica (es decir, es un pago “A Cuenta" o un “Anticipo”), la cuenta acreedora ingresada en el registro de Contacto para el Proveedor se debitará. Si está en blanco, se utilizará la cuenta en Categoría del proveedor al que pertenece el Proveedor. Si el proveedor no pertenece a una categoría de proveedor, sino que pertenece a una categoría de cliente, se utilizará la cuenta de esa categoría de cliente. Si estas Cuentas están en blanco, o el Proveedor no pertenece a una Categoría de ninguno de los dos tipos, se cargará en la cuenta en la opción Manejo de Cuentas Compras.
Cuenta bancaria o en efectivo
La contabilización de la cuenta bancaria o en efectivo estará determinada por la Forma de pago que especifique en el Pago. Esto se referirá a la opción Formas de pago, disponible en ventas y compras. En esta opción, debe enumerar los diversos métodos de pago que utiliza, como cheque, efectivo y tarjeta de crédito. Puede adjuntar una cuenta diferente a cada forma de pago, lo que le permite emitir pagos desde diferentes cuentas bancarias y en efectivo. En otras palabras, debe tener una Forma de pago separado para cada cuenta bancaria que emitirá o recibirá pagos.
Si necesita realizar un pago en una moneda extranjera, se utilizarán las cuentas de pérdida y ganancia por tipo de cambio y redondeo. Los descuentos en efectivo se registrarán en las cuentas de descuento en efectivo correspondientes. Debe especificar estas cuentas en la opción Manejo de Cuentas Compras.
Si alguna de las Cuentas seleccionadas no existe en el registro Cuentas, cuando intente guardar el Pago, recibirá un mensaje que le informará qué cuenta falta.
Este capítulo describe las transacciones más comunes de la siguiente manera:
Regrese a:
- Página de inicio del manual Principios de contabilidad
- Página de inicio para manual Sandard ERP
- Gastos
El módulo Gastos funciona como un libro mayor de acreedores / deudores para los empleados. Aquí puede registrar anticipos y liquidaciones para cada individuo, y Standard ERP puede registrar cada evento en la Contabilidad automáticamente. Para usar gastos, debe asignar una Cuenta para anticipos y liquidaciones a cada Persona. Normalmente, usará la misma cuenta para cada empleado, separando a las personas con la ayuda de Objetos. Ingrese este número de cuenta en la pestaña 'Cuentas' de cada registro de Persona. Una vez hecho esto, puede registrar las reclamaciones de gastos en el registro Gastos de manera similar a las Facturas de compra, y los anticipos y pagos a los empleados en el registro Reembolsos de manera similar a Pagos.
Este capítulo describe las transacciones más comunes de la siguiente manera:
- Facturas de ventas
- Recibos
- Facturas de compra
- Pagos
- Gastos
- $ MAILLINK (HW0103TRANS_In_Hansa_Stock, Stock)
- Página de inicio del manual Principios de contabilidad
- Página de inicio para manual Standard ERP
- Stock
En todos los negocios donde se mantienen las existencias, existen necesariamente diferencias entre las existencias registradas, las existencias físicas y los valores de las existencias, por las simples razones de que las cosas se rompen o desaparecen o que se cometen errores en el envío, registro, etc. En Standard ERP, los valores de las existencias son mantenidos tanto en el módulo Stock como en saldos de cuenta en Contabilidad. Es muy difícil tener un acuerdo absoluto entre los niveles de existencias de FIFO y los saldos de las cuentas contables de Stock, y cada empresa debe decidir por sí misma cuán importante es minimizar las diferencias. Hay un precio a pagar por la precisión. Cuanto menor sea la tolerancia a los errores, mayor será el aparato de control y mayor será el costo. Hay una compensación de los costos de control contra la precisión que cada empresa debe decidir por sí misma.
El módulo Stock contiene registros separados para Mercaderías Recibidas, Entregas, Movimientos de Stock (transferencias internas de existencias entre Ubicaciones) y Amortizaciones de Stock. Cada vez que ingrese, marque como OK y guarde un nuevo registro en cualquiera de estos registros, los niveles de existencias físicas de los Items involucrados y la valoración de existencias en Contabilidad se actualizarán automáticamente. En el segundo caso, cada registro de existencias hace que se genere una transacción contable, actualizando así la valoración del stock en Contabilidad. Los niveles de inventario y las valoraciones también se pueden actualizar automáticamente desde Facturas.
Siempre que elimine un Item de stock (por ejemplo, utilizando una Entrega o una Baja de Stock), el valor de ese Item se calculará utilizando un Modelo de Costo. Este valor se restará de la valoración del stock en la Contabilidad. El modelo de costos también lo utiliza el informe de la Lista de stock para calcular el valor de sus existencias. Puede elegir el modelo de costo más adecuado para su negocio: las opciones disponibles son Precio de costo, % del precio base (es decir, % del precio de venta), Promedio ponderado, FIFO ("Primero en entrar, primero en salir") y LIFO ("Último en entrar, primero en salir "). En el caso de los ítems con números de serie, también puede usar un modelo de costo que conecta el valor real de un ítem con su número de serie. Consulte aquí para obtener más detalles sobre los Modelos de costos.
Los siguientes ejemplos ilustran la recepción de Items en stock, valorándolos y entregándolos. Los valores en las ilustraciones se calculan utilizando el Modelo de Costo FIFO: si está utilizando un Modelo de Costo diferente, el flujo de trabajo será el mismo pero los valores pueden diferir.
Se ilustra a continuación un ejemplo Mercaderías Recibida, que registra la llegada de tres unidades del Item 10118 en stock a un precio de 4.00 cada una:
Esta es la Transacción contable generada por la Mercadería Recibida, que actualiza la valoración del stock en Contabilidad con el valor de los bienes recibidos en stock:
Cuando reciba bienes en stock, se cargará a la Cuenta de Stock el costo de los bienes, y una Cuenta Temporal de Acreedor (generalmente se le dan los términos "Cuenta de acumulación de compras" o "Cuenta de control de compras" en el programa y en estas páginas web) se acreditarán hasta que llegue la factura de compra. La cuenta de Stock utilizada es la especificada en la opción Ubicaciones en el módulo Stock o, si está en blanco, en la opción Manejo de Cuentas Stock.
Dependiendo de las convenciones contables locales, puede agregar costos de compra, flete y costos de aduana al valor de stock en el registro de Mercadería Recibida, o dejarlos fuera hasta que llegue la Factura de compra. Si los agrega al momento de la recepción en el inventario, sus valores se agregarán a la cuenta de inventario y se acreditarán contra las cuentas de acumulación de fletes y aduanas especificadas en la configuración Manejo de Cuentas Stock:
Después de recibir dos envíos más del Artículo 10118 en stock, el informe Lista de Stock (versión detallada ilustrada a continuación) proporcionará una valoración de stock. Como el método de valoración predeterminado (Modelo de costo) es FIFO, la valoración de stock se calculará utilizando los valores FIFO individuales de las mercaderías recibidas relevantes:
También puede generar informes de Lista de stock utilizando modelos de costos alternativos, p. Peso promedio.
Cuando venda productos, se reducirán los saldos de existencias y se acreditará la Cuenta de stock. El valor acreditado en la cuenta de stock y cargado en la cuenta de costo de ventas se calculará utilizando el modelo de costo habitual (FIFO en este ejemplo).
En el siguiente ejemplo, venderemos y enviaremos las 26 unidades del artículo 10118. En el registro Entrega que registra este envío, el valor FIFO total de estas 26 unidades se colocará automáticamente en Campo Fila FIFO en la pestaña C cuando marcamos la entrega con OK y la guardamos. (Aunque este campo se denomina "Fila FIFO", en realidad muestra el valor del costo de ventas de los Items entregados y, por lo tanto, muestra el FIFO total, LIFO, Promedio ponderado u otro valor de los Items entregados, según el Modelo de costo. El ejemplo que actualmente se describe utiliza el modelo de costo FIFO.)
Este valor de costo total de ventas (en este caso, FIFO) será la cifra acreditada en la cuenta de stock y debitada a la cuenta de costo de ventas en la transacción contable creada cuando marca la entrega con OK y guárdelo, después de lo cual ya no se puede modificar:
El informe Historia de Item en el módulo Stock muestra que debido a que estamos utilizando el modelo de costo FIFO, este valor de costo total de ventas se calcula utilizando el valor FIFO promedio por unidad de los ítems vendido:
En este caso, debido a que vendimos todas nuestra existencia, no hay diferencia entre el valor de stock y el valor de la cuenta de stock.
En el siguiente ejemplo, hemos recibido en inventario veinte unidades del Item 10127 usando dos registros de Mercadería Recibida separados. La primera entrada de mercancías registra la recepción de diez unidades a un precio de 8.00 por unidad, y la segunda registra la recepción de diez a un precio de 9.00 por unidad:
Entregaremos 12 unidades del Item 10127. En el registro de Entrega, su valor de costo total de ventas (FIFO) se muestra en la pestaña C como 98.00 (es decir, 8.1667 por unidad):
Nuevamente, este valor de costo total de ventas será la cifra acreditada en la Cuenta de Stock y debitada a la Cuenta de Costo de Ventas en el asiento contable creado cuando marcamos la Entrega con OK y la guardamos:
A medida que se utiliza el Modelo de Costo FIFO, el precio por unidad en la Entrega y la consiguiente Transacción contable en este ejemplo se calcula sobre una base estricta de FIFO. Esto dicta que las unidades enviadas fueron las diez compradas al precio anterior (8.00 por unidad) y dos de las compradas al precio posterior (9.00), de la siguiente manera:
(10 x 8) + (2 x 9) = 8.1667 12
La Lista de Stock ahora valora las ocho unidades restantes a 9.00 cada una, el precio de compra por unidad en el segundo registro de Mercaderías Recibidas:
En Standard ERP, puede crear Entregas desde Ordenes. En cada registro de Ordenes (en el pie de página de la pestaña 'Items') se encuentra una cifra de ganancia bruta. Por lo general, y como se ilustra a continuación, esto se calcula usando el Costo de los Items en la Orden, aunque tiene la opción para calcularlo usando sus valores de costo de ventas. El precio de costo estándar de un ítem es el precio de costo registrado en el registro del ítem. Los precios de costo estándar se mostrarán en la pestaña C de cada orden: en este ejemplo, el precio de costo estándar por unidad del ítem 10127 es 10.0:
Este cálculo también se utiliza en Ganancia Bruta por Ordenes informe en el módulo de órdenes de ventas:
Puede actualizar el precio de costo estándar de cada ítem para que sea el último precio de compra real (el utilizado en el registro de mercaderías recibidas más reciente). Puedes hacer esto usando dos métodos:
- El módulo Stock contiene una función de mantenimiento 'Actualizar costo en ítem’. Esta no es una función automática: es su decisión si y cuándo usarla. Cada vez que ejecute esta función, transferirá el último precio de compra al campo Precio de costo de cada registro de Item.
- Si desea que el precio de costo de un ítem se actualice automáticamente con el último precio de compra cada vez que marque una mercadería recibida y guarde, use uno de las opciones Actualizar precio de costo en la mercadería recibida en cada registro de ítem (pestaña 'Costos').
Este capítulo describe las transacciones más comunes de la siguiente manera:
Volver a:
- Página de inicio del manual Principios de contabilidad
- Página de inicio para manual Standard ERP
- Facturas de ventas
- Página de inicio del manual Principios de contabilidad
- Consolidar ítems a la cuenta de costo del proveedor
- Página de inicio del manual Principios de contabilidad
- Si está utilizando la opción Usar siempre en la opción Término de pago Cta. Ventas en ventas, la Cuenta de ventas se tomará del Término de pago. Si no está utilizando esta opción o la Cuenta de ventas en el Término de pago está en blanco:
- Página de inicio para el manual Principios de contabilidad