El Panel de Control

El área principal de trabajo de HansaWorld Enteprise (Panel de Control) es básicamente una paleta movible de herramientas la cual aparece por defecto en el centro de la pantalla.

Puedes abrir el Panel de Control utilizando el comando ‘Panel de Control’ desde el menú Archivo. Los usuarios de Windows y Linux pueden utilizar la combinación de teclas Ctrl-M; los usuarios de Mac OS X pueden utilizar ⌘-M (en ambos casos, el efecto también hace que el Panel de Control se coloque en primera plana cuando otras ventanas lo cubren). Para cerrar el Panel de Control, haz clic en la casilla cerrar o utiliza la combinación de teclas Ctrl-F4/⌘ o -W.

La ventana del Panel de Control está dividida en tres partes:
Por favor, haz clic en los vínculos listados abajo para obtener información sobre las funciones y rutinas que puedes controlar desde el Panel de Control:

Rutinas

La sección ‘Rutinas’ del Panel de Control contiene las herramientas necesarias para producir informes, imprimir documentos, configurar preferencias, importar/exportar datos, ejecutar funciones de Mantenimiento y registrar tu copia de HansaWorld Enterprise.

Todas las alternativas se despliegan directamente desde el Panel de Control al pulsar los botones [Informes], [Documentos] y [Opciones] excepto para las funciones de importación/exportación y Mantenimiento. Para esto, haz clic en el botón [Rutinas] cuando quieras utilizar algunas de las alternativas pertinentes a Funciones de Importación/Exportación y Mantenimiento:

Por favor, haz clic en los vínculos listados abajo para conocer más detalles de cada rutina:

Informes

La capacidad de producir informes en HansaWorld Enterprise es ilimitada (es decir, se puede producir un informe cuantas veces sea necesario). Algunos sistemas contables están diseñados para permitir la impresión de diarios exclusivamente al momento del ingreso de datos. HansaWorld Enterprise no tiene esta limitación.

Cuando pulsas el botón [Informes] en el Panel de Control, se abre una ventana que contiene una lista de informes disponibles. Las alternativas de reportes ofrecidas en esta ventana varían dependiendo del módulo abierto. La siguiente ilustración muestra los informes disponibles en el módulo Contabilidad:

Selecciona un informe y luego ingresa tu criterio de informe en la ventana de especificación. Si es apropiado también puedes configurar el tamaño de página, número de copias y otras cuestiones utilizando el comando ‘Configurar Página…’ desde el menú Archivo. Este comando además sirve para escoger la impresora que se utilizará para imprimir el informe en cuestión. Consecuentemente, las preferencias que especifiques para la página quedarán en vigencia hasta cuando vuelvas a utilizar otras especificaciones.

Como ya mencionamos, luego de seleccionar el informe se abrirá una ventana de especificación en la que podrás determinar la información que deseas incluir. Por ejemplo, cuando produzcas un Balance podrás determinar cuál será el periodo a ser abarcado por el informe:

Mientras la ventana de especificación permanece abierta, puedes determinar el destino de impresión o el sitio de almacenamiento para el informe en cuestión. Para esto debes utilizar las alternativas bajo el subtítulo ‘Medio???, las cuales son:
Pantalla
Si pasas un informe a pantalla (este radio botón está activado por defecto), el informe se mostrará en una nueva ventana (ver aquí) para que puedas analizarlo preliminarmente. Posteriormente podrás, si quieres, enviar el informe a una impresora pulsando el icono de la Impresora situado en la parte superior de la ventana que contiene al informe (o seleccionando ‘Imprimir’ desde el menú Archivo).

Impresora
Esta alternativa sirve para enviar directamente el informe a una impresora.

Archivo
Esta alternativa sirve para exportar los contenidos del informe hacia como un archivo de texto (delimitado por tabulaciones) hacia tu disco duro. Posteriormente, si quieres, podrás abrir este archivo en Excel para realizar cálculos adicionales, o podrás estilizarlo en Word u otros programas de edición. Esto será ventajoso cuando sea necesario utilizar el informe como material de publicidad.

Clipboard
Esta alternativa sirve para colocar el contenido del informe en el clipboard de tu computadora y luego desde allí puedes pegarlo a alguna otra aplicación.

Fax
Esta alternativa no tiene ningún efecto para informes.

Excel
Esta alternativa tiene el efecto de abrir una hoja de Excel y crear un nuevo archivo con la información del informe.

El siguiente ejemplo muestra el informe Estadísticas de Cliente en una hoja de Excel y en la cual se ha insertado un gráfico:

Html como Adjunto
Esta alternativa tiene el efecto de colocar el informe en tu Escritorio Personal. Nota: Necesitarás cerrar y volver a abrir el Panel de Control para ver el informe en el Escritorio Personal.

Esta acción puede ser ventajosa en sistemas multi-usuario en caso de tratarse de un informe extenso. Por ejemplo, puedes activar el radio botón ‘Html como Adjunto’ y luego salir del sistema para producir el informe durante la noche. De esta manera el informe que necesitas estará esperándote a la mañana siguiente para que puedas abrirlo desde tu Escritorio Personal.

Para abrir un informe producido de esta manera, resalta su nombre en el Escritorio Personal y luego selecciona ‘Abrir Registro’ desde el menú Operaciones del Panel de Control. Así el informe se mostrará en una nueva ventana para que puedas analizarlo.

Pdf
Esta alternativa sirve para guardar el informe como un archivo en formato PDF en tu disco duro.
Si tu Base de Datos se encuentra en Modo Restringido, únicamente podrás utilizar la alternativa ‘Pantalla’.

Existen además dos casillas en la ventana de especificación de informes:

Diálogo de Impresora
Si deseas que un diálogo de impresora aparezca cada vez que envíes un informe a una impresora, tilda esta casilla. Seguramente decidirás hacer esto cuando quieras imprimir varias copias de un informe.

Ignorar límite de Timeout
Por favor, revisa la sección ‘Informes en Paralelo’ (más abajo) para más detalles de esta alternativa.
Luego de ingresar tu criterio de informe en la ventana de especificación y escoger el destino de impresión, haz clic en el botón [Ejecutar].

Definición de Informes
Para algunos informes en el módulo Contabilidad, puedes redefinir los contenidos y el diseño utilizando las Opciones Informes desde el módulo Contabilidad.

Reportes en Paralelo
En instalaciones multi-usuario, la máquina servidor dará mayor prioridad a las operaciones con archivos (buscar, crear, guardar) y menor prioridad a las operaciones de reporte y Mantenimiento. Cuando un usuario elabore frecuentemente informes de cualquier naturaleza, lo demás usuarios notarán una reducción en el rendimiento del sistema. En este sentido, puedes utilizar las alternativas de Reportes en Paralelo para intentar optimizar el aprovechamiento de todos los usuarios. Para esto, abre la opción ‘Funcionalidades Opcionales’ y dirígete a la solapa ‘Performance’ (módulo Sistema). Nota: La alternativa 'Single Thread' es aplicable a cualquier servidor y la alternativa 'MultiThread' te permite aprovecha mútiples centrales y procesadores:

Off
El servidor calculará un solo informe a la vez. De este modo los informes serán producidos según el orden en que fueron requeridos. Como muestra de la alta prioridad que el sistema da a los registros individuales, el cálculo de cada informe quedará pausado periódicamente para que los registros abiertos se puedan leer y guardar normalmente.

Single Thread
El servidor puede calcular simultáneamente varios informes realizando el cálculo individualmente (durante unos momentos) sobre un informe en particular y luego saltando al siguiente informe durante uno momento y así sucesivamente hasta volver al primer informe. El beneficio de esto es que cuando exista una larga cola de informes (pequeños y extensos), los informes pequeños serán procesados mucho más rápido debido a que el servidor los procesará inmediatamente en vez de esperar a que los informes más antiguos sean producidos. Cabe aclarar que este beneficio será poco perceptible cuando haya una cola corta de informes o cuando no haya nada en la cola de informe.

Por defecto, el servidor puede calcular hasta cinco informes a la vez. Sin embargo, puedes modificar esto utilizando el campo ‘Slots de Reportes’ (opción ‘Funcionalidades Opcionales’ – solapa ‘Performance’). El número de Slots de Reportes puede ser entre 1 y 80.

Básicamente, si los usuarios de tu sistema HansaWorld Enterprise van a producir frecuentemente muchos informes, puede ser beneficioso incrementar el número de Slots de Reportes. Si se produce informes con menos frecuencia, puedes reducir el número de Slots. Nota: El incremento de la cantidad de Slots podría hacer que otras tareas se ejecuten con lentitud, pero puedes tranquilamente optar por procesar informes a gran velocidad dependiendo de la cola de informe más usual en tu empresa.

Multi Thread
La máquina servidor reservará “threads” separados para los informes. Cada "thread" pordrá producir un informe por separado para que así puedas producir varios informes simultáneos. Cuando un informe sea ejecutado, éste será puesto en una cola global y estará en espera del primer "thread" que se desocupe.

Por defecto, pueden calcularse hasta cinco informes por separado (y si quieres puedes cambiar esto utilizando el campo ‘Slots de Reportes’). Un buen consejo para esta cuestión es colocar un número de Slots que sea dos veces la cantidad de centrales en el procesador del servidor.

Por lo general, esta alternativa será aplicable cuando poseas un servidor con multi-procesador o multi-central.

Deberás reiniciar el servidor luego de cambiar las alternativas de Reportes en Paralelo.

Por defecto, el servidor puede demorar 300 segundos calculando cada informe. En este sentido, si deseas cambiar este límite, debes ingresar una cantidad de segundos dentro del campo ‘Segs. permitidos para correr rep. antes de baja Serv.’ en la opción ‘Operaciones Automáticas’ del módulo Técnico. Si un informe demora más tiempo del límite, sucederá lo siguiente (dependiendo de la alternativa ‘Reportes en Paralelo’ que hayas elegido):

Off
No habrá ningún límite (time-out) si la funcionalidad de Reporte en Paralelo está en “Off”, de modo que cada informe siempre será producido por completo.

Single Thread
El cálculo del informe se interrumpirá y se imprimirá un informe incompleto.

Multi Thread
El cálculo del informe se interrumpirá y no se imprimirá el informe incompleto.
Cuando produzcas un informe y si estás seguro que demorará más tiempo que el tiempo límite, (además quieres producir por completo), entonces tilda la casilla ‘Ignorar límite de TimeOut’ en la ventana de especificación de los informes.

Si has optado por las alternativas ‘SingleThread’ o ‘MultiThread’, podrás monitorear los informes que están siendo calculados por el servidor. Para esto, produce el informe Estado de Reporte desde el módulo Seteos de Usuario donde podrás ver los tiempos de cálculo de cada informe y tendrás la oportunidad de cancelar un informe en particular (pulsando el botón [Cancelar] al lado del nombre del informe). Si activaste el botón ‘SingleThread’, se imprimirá el informe incompleto. Nota: No puedes producir el informe Estado de Reporte si la funcionalidad de Reportes en Paralelo está en “Off”. En este caso, el informe Estado de Reporte será colocado en ???cola” de informes detrás de los otros informes y quedará completo pero luego que el servidor comience a calcularlo. Por tanto mientras esto pasa, este informe estará vacío.

Massive Cache
Otra forma de incrementar la velocidad de procesamiento de informes es aumentar el tamaño del cache que es utilizado por la aplicación HansaWorld Enterprise (por defecto el tamaño del cache es 3.2 Mb). Básicamente, al aumentar el tamaño del cache, mejorarás la velocidad de operación por cuanto los datos que están en el cache pueden abrirse mucho más rápido que aquellos que estén en el disco. Los datos situados en el cache son datos que ya han sido utilizando durante la sesión de trabajo. En resumen, la velocidad de procesamiento de las importaciones mejorará cuando aumentes el tamaño del cache; y en muchas instalaciones, la velocidad de procesamiento de informes mejorará también.

El tamaño máximo del cache varía dependiendo del tipo de servidor, la memoria RAM y el sistema operativo (esta cuestión solo puede saberse a través de la experiencia). Un buen consejo especialmente para los servidores Windows y/o para servidores con memoria RAM reducida, es nunca asignar más del 40% de la memoria RAM de la máquina para el cache. Si el caché es muy extenso, probablemente la memoria disponible para otras tareas no será suficiente. En este caso si la máquina servidor queda sin memoria, ésta comenzará a utilizar su disco duro como memoria extra. Esto hará que las operaciones se realicen con lentitud e inestablemente. Si el servidor es una máquina de 32-bits, el tamaño máximo del cache será entre 1 y 3.5 Gb dependiendo de la máquina y el sistema operativo. Si el servidor es una máquina de 64-bits con un sistema operativo que soporta los 64-bits (Mac OS X o Linux) y posee gran cantidad de memoria RAM (y además estás utilizando una versión de 64-bits de la aplicación HansaWorld Enterprise), olvídate del consejo que dice que es bueno asignar el 40%. Por ejemplo, si el servidor tiene 12 Gb de RAM, podrías asignar hasta 10 Gb al cache.

Para incrementar el tamaño del cache puedes utilizar uno de los dos métodos disponibles:

  1. Puedes abrir al aplicación en la máquina servidor utilizando el parámetro --db-(cache parameter). Por ejemplo:
    ./HansaWorld --db-cache=1G
    Y así podrás abrir la aplicación en el servidor donde ser colocará el cache a una dosificación de 1 GB. Puedes configurar el tamaño del cache utilizando K, M (no Mb) o G (no Gb). Asegúrate que el parámetro no contenga ningún espacio.

    El parámetro --db-cache configura el tamaño del cache para una sesión de trabajo solamente. Después de apagar y reiniciar el servidor, el tamaño del caché volverá a ser el tamaño por defecto.

  2. Para hacer que el tamaño configurado para el caché permanezca, el procedimiento es el siguiente:

    1. En la opción ‘Configuración’ del módulo Sistema, selecciona la funcionalidad Cache Masiva en la solapa ‘Técnico’:

    2. Posteriormente, abre la opción ‘Funcionalidades Opcionales’ y especifica el tamaño del cache en el campo ‘Database Cache Size’ (solapa ‘Performance’). El tamaño del cache deberá estar expresado en kilobytes.

    3. Reinicia el Servidor
Reportes Individuales
Por favor, haz clic en los vínculos listados abajo para conocer más detalles sobre los reportes/informes individuales en los siguientes módulos:

Documentos

Los Documentos en HansaWorld Enterprise son impresiones más formales que generalmente usan formularios por ejemplo de facturas o notas de entrega para su respectivo envío a terceros (ej. Clientes o Proveedores). HansaWorld Enterprise ofrece varios documentos en cada uno de sus módulos.

Al pulsar el botón [Documentos] desde el Panel de Control (Ctrl-D para Windows y Linux; -D para Mac OS X), se abrirá una ventana que contiene un lista de documentos disponibles los cuales varían dependiendo del módulo seleccionado. La siguiente ilustración muestra los documentos disponibles desde el módulo Ventas:

Puedes seleccionar un documento resaltando su nombre en la lista ‘Documentos’. Si necesitas configurar el tamaño de página, la cantidad de copias y otras preferencias de impresión, ve al menú Archivo y selecciona ‘Configurar Página…’. Por otro lado, puedes utilizar este comando para escoger la impresora donde se imprimirá el documento en cuestión. Estas alternativas se utilizarán por defecto hasta que decidas modificarlas utilizando nuevamente el comando ‘Configurar Página…’ o cuando selecciones el comando ‘Borrar Configuración de Página’ desde el menú Operaciones en la ventana ‘Documentos’.

Luego de esto, haz doble clic al nombre del documento que necesitas en la lista para así desplegar una ventana de especificación donde puedes determinar la información que deseas mostrar. Por ejemplo, cuando imprimas Facturas puedes utiliza la ventana de especificación (ilustrada más abajo) para determinar cuáles son las Facturas que deseas imprimir.

Cuando la ventana de especificación aún esté abierta puedes también determinar el destino de impresión del documento. Para esto debes utilizar alguna de las alternativas ofrecidas en la sección ‘Medio’. Estas alternativas son Pantalla, Impresora, Fax, Pdf. Nota: Si tu Base de Datos se encuentra en Modo Restringido, solo podrás utilizar la alternativa para pasar los documentos a pantalla. Por otro lado, la alternativa ‘Fax’ es funcional solo en una máquina Windows que con Servicios de Fax instalados.

Después de especificar los documentos que deseas imprimir destinándolos a un destino de impresión particular, haz clic en el botón [Ejecutar].

Definición de Documentos
Necesitas asignar un Formulario para cada Documento antes de poder visualizarlo o imprimirlo. Técnicamente, un Formulario es el diseño o diagramación del documento. En este sentido, puedes tener un solo Formulario para cada Documento o puedes tener varias versiones de un mismo tipo de documento (para utilizarlo en diferentes ocasiones). Para esto, abre la lista ‘Documentos’ y resalta el documento que necesitas. Luego selecciona ‘Definir Documento’ desde el menú Operaciones.

El ejemplo a continuación supone que tú tienes dos diagramaciones diferentes para facturas, una es para clientes que hablan francés y la otra es para todos los demás clientes. En esta situación, necesitarás dos Formularios diferenciados por ejemplo con los nombres "INV" and "INVFRE". Lógicamente, previo a todo esto debes diseñar estos dos Formularios utilizando el registro Formularios en el módulo Sistema (haz clic aquí para más detalles sobre el diseño de Formularios).

Habiendo diseñado los dos Formularios, selecciona ???Definir Documento’ desde el menú Operaciones de la ventana ‘Documentos’ para así especificar cuándo se utilizará cada uno de los formularios respectivamente. Así:

  1. Utilizando el botón [Módulo] desde el Panel de Control, abre el módulo donde se encuentra el documento que deseas imprimir. En nuestro ejemplo, el documento de Facturas se encuentra en el módulo Ventas.

  2. Haz clic en el botón [Documentos] desde el Panel de Control para desplegar la lista de documentos disponibles en el módulo Ventas. En esta lista, resalta ‘Facturas’.

  3. Desde el menú Operaciones de la ventana ‘Documentos’, selecciona ‘Definir Documento’ para especificar "INV" como el Formulario para todas las facturas (primera fila) y "INVFRE" como el Formulario para los clientes que hablan francés (segunda fila):

    Notemos que además hemos especificado "FRA" como Idioma (segunda fila) lo cual significa que el Formulario "INVFRE" se utilizará para imprimir Facturas en este Idioma. En ambos casos, la columna ‘Estado’ deberá contener la especificación ‘Con OK’ para expresar que las Facturas necesitarán estar aprobadas (marcadas OK y guardadas para que sean remitidas a Contabilidad). Como no hay ninguna fila cuyo estado es ‘Sin OK’, será imposible imprimir Facturas no aprobadas.

    Las columnas de la ventana de definición de los documentos son las siguientes:

    Se.
    Puedes utilizar esta columna en caso que deseas imprimir dos (o más) documentos diferentes desde una misma comanda. Por ejemplo, tal vez desees eventualmente imprimir una Nota de Entrega y una Factura juntas. Para esto, debes ingresar la Nota de Entrega y especificar “1” en la columna ‘Sec.’ (primera fila) y luego ingresar la Factura y especificar “2” en la columna ‘Sec.’ (segunda fila).

    Idioma
    Si es necesario puedes especificar un Idioma ya sea en una o varias columnas. Puedes utilizar ‘Pegado Especial’ (Ctrl-Enter o ⌘-Enter) para obtener un listado de los Idiomas. La funcionalidad de ‘Pegado Especial’ se describe aquí. Adicionalmente, puedes asignar un Idioma a cada Cliente y/o Factura para que cuando imprimas una Factura con un Idioma en particular, la fila con el mismo Idioma determinará el Formulario que se utilizará. Si no hay ningún documento con el Idioma en cuestión, se utilizará aquel sin idioma especificado. Esto te permite asegurar que, por ejemplo, una Factura en inglés se imprima para todos los Clientes excepto aquellos que tienen asignado el Idioma francés.

    En algunos casos, puedes también ingresar una Forma de Entrega para utilizar diferentes diagramaciones dependiendo de la Forma de Entrega. Nota: Solamente podrás hacer esto cuando el documento en cuestión contenga un campo para la Forma de Entrega (por ej. Facturas no Actividades o Mails).

    Gr. Acc.
    Puedes asignar un Formulario a un Grupo de Acceso para que cuando un miembro de ese Grupo de Acceso se conecte al sistema e intente imprimir un documento, el programa selecciona automáticamente el Formulario apropiado. Para esto, puedes seleccionar un Grupo de Acceso utilizando ‘Pegado Especial’ desde la columna ‘Gr. Acc.’

    Nro. Serie
    Puedes asignar un Formulario a una secuencia de Números de Serie para que los documentos (registros) con esos números de serie utilicen un Formulario específico. Por ejemplo, si utilizas secuencias seriales diferentes para Facturas y Notas de Crédito, puedes hacer que tanto Facturas como Notas de Crédito se impriman utilizando Formularios diferentes.

    Form.
    Ingresa aquí el código del Formulario a ser utilizado para la impresión del documento en cuestión. Esta columna es sensible al caso de modo que deberás utilizar únicamente letras mayúsculas. Para ingresar el Formulario de manera más fácil, utiliza ‘Pegado Especial’. Por favor, revisa la descripción del registro Formularios para más detalles sobre el diseño de Formularios.

    Impresora
    Ingresa aquí el código de una impresora a fin de enviar el documento hacia alguna de las Impresoras definidas en el módulo Sistema. Para esto, puedes también utilizar ‘Pegado Especial’. No obstante, si deseas utilizar la impresora por defecto deberás dejar esta columna en blanco.

    Estado
    Puedes utilizar esta columna a fin de emplear diferentes Formularios para la impresión de documentos aprobados o no aprobados. Por ejemplo esto servirá cuando desees imprimir un documento con el Formulario "Factura Proforma" para la impresión de una Factura no aprobada y otro Formulario con el nombre "Factura" para la impresión de una Factura aprobada. En este caso, debes cargar dos filas en la ventana de definición del documento: una para el documento Pro forma y una para la Factura estándar especificando el Estado apropiado. Una Factura aprobada es aquella cuya casilla OK ha sido tildada y ha sido guardada, es decir una factura remitida a los libros de Ventas y Contabilidad.

    La columna ‘Estado’ acepta una de las siguientes especificaciones:
    Con OK
    De esta manera el Formulario que hayas especificado se utilizará solamente cuando imprimas un documento (registro) aprobado.

    Sin OK
    De esta manera el Formulario que hayas especificado se utilizará solamente cuando imprimas un documento (registro) no aprobado.

    Todos
    De esta manera el Formulario que hayas especificado se utilizará cuando imprimas tanto documentos (registros) aprobados y no aprobados.
    Esta especificación puede servir como una medida de seguridad. Básicamente, si determinas únicamente la impresión de documentos aprobados (y además utilizas Grupos de Acceso), prevendrás la creación e impresión de documentos fraudulentos o no autorizados como ser Órdenes de Compra y Facturas. Por otro lado, los Grupos de Acceso sirven para restringir acceso a la ventana de definición del documento en cuestión. Por ejemplo, para impedir la impresión de Órdenes de Compra no autorizadas, haz lo siguiente:

    1. En la ventana de definición del documento de Órdenes de Compra, coloca ‘Con OK’ en la columna ‘Estado’ en todas y cada una de las filas. Esto significará que todas las Órdenes de Compras se imprimirá solo cuando hayan sido aprobadas.

    2. Adicionalmente, puedes utilizar los Grupos de Acceso para controlar quién puede aprobar Órdenes de Compra. Para esto, debes negar acceso a la Acción ‘Dar OK a Órdenes de Compra’.

    3. A través de los Grupos de Acceso puedes negar acceso hacia la definición del documento para Órdenes de Compra afectando a casi todos los usuarios (ej. colocando el nivel en “Ninguno” para este tipo de documento). De esta manera, los usuarios podrán abrir una Orden de Compra e imprimirla, pero no podrán abrir la ventana de definición del documento de Órdenes de Compra y por ende no podrán cambiar el estado a “Sin OK” o “Todos”.
  4. Finalmente, haz clic en el botón [Guardar] para guardar la definición del documento o los documentos. En nuestro ejemplo, en futuras oportunidades cuando imprimas Facturas se utilizará el Formulario especificado de manera automática tomando en cuenta también el Idioma del Cliente (si es necesario).

    Puedes repetir este proceso para casi todos los documentos existentes.

Como se mencionó, puedes utilizar el Idioma para determinar la impresora donde se imprimirá el documento o documentos en cuestión. Esto incluye el envío hacia una máquina de fax (siempre y cuando tu hardware reconozca esta función). Para realizar esto, debes especificar según corresponda (fax o impresión) una dirección de fax en cada fila. En la fila donde la impresora sea fax, se deberá también especificar un Idioma (ej. “FAX”) en la columna Idioma. El ejemplo ilustrado a continuación utiliza una Factura:

En este ejemplo las Facturas se imprimirán de la siguiente manera:
Si deseas, puedes cambiar el Idioma de un documento (registro) antes de imprimirlo para así asegurar que éste se imprima correctamente en la impresora o fax que has seleccionado.

Documentos Individuales
Por favor, haz clic en los vínculos correspondientes para conocer más detalles sobre documentos individuales en los módulos:


Opciones

Desde el Panel de Control puedes abrir la lista de ‘Opciones’ disponibles para cada módulo. Las Opciones te permiten ajustar ciertos aspectos referentes a la operación de tu sistema HansaWorld Enterprise y también para suministrar información necesaria para casi todas las parte del circuito informático.

Las alternativas ofrecidas en la lista ‘Opciones’ varían dependiendo del módulo seleccionado. La ilustración que tenemos a continuación muestra las diferentes Opciones en el módulo Sistema y el módulo Contabilidad:

Puedes abrir cualquier de las opciones con doble clic o resaltándola y luego presionando Enter. Cada una de las Opciones se describe explícitamente en su sección respectiva dentro de estos manuales.

Tipos de Opción
Las opciones en HansaWorld Enterprise pueden clasificarse en tres grupos:

  1. En el primer tipo de opciones tenemos aquellas que ocupan una sola ventana en la que puedes especificar las preferencias para determinar cómo operará HansaWorld Enterprise en algunas situaciones. Algunas de estas opciones con Manejo de Cuentas Ventas, Manejo de Cuentas de Compra, Información de Empresa y Bloquear.

    Cuando abres una de estas opciones, puedes inmediatamente cambiar cualquier de los campos contenidos en cada ventana. Para guardar los cambios y cerrar la ventana solo debes pulsar el botón [Guardar]. Para cerrar la ventana sin guardar los cambios, haz clic en la casilla cerrar.

  2. En el segundo tipo de opciones tenemos aquellas que contienen una variedad de archivos los cuales se despliegan en una matriz. En este sentido, cuando trabajas con alguno de los registros principales probablemente tengas que recurrir a un archivo particular ingresado en alguna de estas opciones. Para facilitar el ingreso de los datos correctos, la funcionalidad 'Pegado Especial' está disponible desde la mayoría de los campos y columnas. Entre las principales opciones de este tipo tenemos las Formas de Pago y Códigos IVA.

    Cuando abres una de esta opciones, puedes cambiar los datos en cualquiera de los campos. Para agregar nuevas archivos a la lista, haz clic en cualquier campo (primera fila vacía) e ingresa el texto adecuado. Para eliminar un archivo, haz clic en el número de la fila y luego presiona la tecla Espacio Atrás. Para insertar una fila, haz clic en su número y luego presiona Return. Para guardar los cambios y cerrar la ventana, haz clic en el botón [Guardar]. Para cerrar la ventana sin guardar los cambios, haz clic en la casilla cerrar.

  3. En el ultimo tipo de opciones tenemos aquellas que contienen una variedad de archivo pero se comportan similarmente a los registros principales puesto que sus contenidos aparecen en ventanas hojear y deben ser editados en una ventana de registro. Cuando trabajes con una de los registros principales, probablemente tengas que recurrir a un archivo particular situado en alguna opción de este tipo. Para esto puedes utilizar la funcionalidad 'Pegado Especial'. Entre las principales opciones de este tipo tenemos los Modelos de Asiento y Términos de Pago.

    Cuando abres una de estas opciones, se desplegará una ventana hojear listando los archivos que han ingresado hasta la fecha:

    Haz doble clic en cualquier archivo para editarlo. Para agregar un nuevo archivo, haz clic en el botón [Crear] o alternativamente puedes resaltar un archivo similar al que deseas crear y luego pulsar el botón [Duplicar]. Así se abrirá una nueva ventana donde podrás realizar la edición:

    Para guardar los cambios, haz clic en el botón [Guardar]. Para cerrar la ventana sin guardar los cambios, haz clic en la casilla cerrar. box.
Opciones Individuales
Por favor, haz clic en los vínculos correspondientes para conocer más detalles sobre las opciones individuales en los módulos:

Exportaciones

Las funciones de Exportación te permiten exportar datos desde tu sistema HansaWorld Enterprise utilizando archivos delimitados por tabulaciones hacia tu disco duro. Estos datos por tanto, estarán disponibles para ser trabajados con otros programas procesadores de texto, hojas de cálculo y otras bases de datos. Por otro lado, si deseas importar estos mismos datos hacia otra Base de Datos HansaWorld Enterprise o Empresas, puedes utilizar las funciones de importación 'Automático' y 'Automático Búsqueda manual de archivo' desde el módulo Sistema.

Para iniciar la exportación, haz clic en el botón [Rutinas] desde el Panel de Control y luego presiona el botón [Exportaciones]. Alternativamente, puedes utilizar Ctrl-E (Windows y Linux) o ⌘-E (Mac OS X) desde el teclado aún cuando el Panel de Control esté escondido detrás de otras ventanas. Así se abrirá la lista ‘Exportaciones’ conteniendo las exportaciones que puedes realizar desde el módulo en cuestión. La mayoría de las funciones de exportación se encuentran en el módulo Integración y su ventana es la siguiente:

Haz doble clic en la función que necesitas ejecutar. Esto abrirá una ventana de especificación donde puedes determinar los contenidos de archivo de texto a ser exportado. Haz clic en el botón [Ejecutar] para desplegar una casilla de diálogo donde puedes colocar un nombre al archivo y decidir dónde se guardará.

Por defecto, los archivos de texto exportados desde una Base de Datos HansaWorld Enterprise contienen caracteres en uni-código. Podrás cambiar esto si especificas un Código de Página de Exportación por Defecto en la opción ‘Máquina Local’ del módulo Seteos del Usuario.

Además de exportar archivos de texto puedes también utilizar las funciones de exportación para realizar Backups de tu Base de Datos. Los detalles completos de esta cuestión aparecen en la página Back-ups. Por razones de seguridad, las funciones 'Backup de Texto de Empersa y Backup de Texto de Base de Datos' no generan archivos de texto según lo mencionado en los anteriores párrafos. En realidad los Backup de Texto de Base de Datos (o Empresa) son archivos codificados que solamente pueden ser descifrados por otra copia de HansaWorld Enterprise.

Notemos que tienes también la posibilidad de transferir todos los informes HansaWorld Enterprise al disco de tu máquina como archivos de texto. Esto, en combinación con las funciones de exportación, facilita la recuperación de información para poder utilizarla en otras aplicaciones.

Funciones de Exportación individuales
Por favor, haz clic en los vínculos correspondientes para conocer más detalles sobre las funciones de exportación en los módulos:


Importaciones

Las funciones de Importación te permiten extraer los contenidos de archivos de texto. Estos archivos deben previamente estar guardados en un formato válido dentro de la Base de Datos o Empresa con la que estás trabajando. Por lo general, únicamente los nuevos archivos podrán ser agregados durante el proceso de importación y no existirá el riesgo de duplicar datos. Sin embargo, si importas una opción que contiene un conjunto de campos y casillas (por ej. opción Manejo de Cuentas Ventas y/o Manejo de Cuentas de Compra), ésta sobrescribirá la opción existente.

Para iniciar la importación, haz clic en el botón [Rutinas] desde el Panel de Control y luego presiona el botón [Importaciones]. Alternativamente, puedes utilizar Ctrl-Shift-I (Windows y Linux) o ⌘-Shift-I (Mac OS X) desde el teclado aún cuando el Panel de Control esté escondido detrás de otras ventanas. Así se abrirá la lista ‘Importaciones’ donde podrás especificar la función que deseas ejecutar para importar datos. Las alternativas ofrecidas en la ventana ‘Importación’ varían dependiendo del módulo seleccionado. Haz clic en la función que vas a ejecutar para abrir una casilla de diálogo desde donde puedes localizar e importar el archivo en cuestión.

No debes que previamente a todo esto debes guardar (o cancelar) todo aquello con que estabas trabajando antes intentar importar. Si estás modificando un registro u opción (es decir, si es que al menos una ventana está abierta cuyo título dice “Actualizar”), recibirás el mensaje “Algunos registros/bloques están bloqueados” si intentas realizar alguna importación.

El objetivo de las funciones de importación es restaurar tu Base de Datos proveyéndote un backup de texto. En segundo lugar, las funciones de importación sirven en caso que estés migrando a una nueva versión de HansaWorld Enterprise. Para mayores detalles sobre esto, por favor revisa a página Restaurar desde un Backup.

En una instalación multi-usuario solo podrás utilizar una función de importación cuando seas el único usuario conectado al sistema.

En tercer lugar, las Importaciones sirven para extraer información que ha sido previamente exportada desde otra Base de Datos HansaWorld Enterprise o desde un Backup de Texto creado por otro programa computarizado. En ese último caso, debes cerciorarte que el archivo de texto tenga un formato válido (y que contenga la información en el orden correcto) antes de iniciar la importación. La información sobre los formatos válidos puede ser obtenida contactando a tu representante HansaWorld local o en todo caso, en el informe Formato de Importación y Exportación (módulo Técnico).

Por lo general, utilizarás la función 'Automático' o 'Automático Búsqueda manual de archivo' en el módulo Sistema. Estas funciones necesitan tener ciertas líneas (a continuación) al comienzo del archivo de importación:

formato
1    46    1    0    1    44


codepage    UTF-8
Los números situados en la segunda línea deben ir separados por tabulaciones. Debe existir al menos una línea vacía antes del código página. La palabra “código página” y el código de página deberán estar separadas por una tabulación.

Los números situados en la segunda línea corresponden a parámetros que informan sobre el procedimiento de importación con respecto a los contenidos del archivo de importación. Así:

Fecha
El primer parámetro le dice al procedimiento de importación cuál de los formatos de fecha se utilizará en el archivo de texto. En este sentido, puedes utilizar la siguiente nomenclatura:
0
Mes/Día/Año

1
Día/Mes/Año

2
Año/Mes/Día

3
Mes/Año/Día

4
Día/Año/Mes

5
Año/Día/Mes

6
Hijri (Árabe)

7
Persa
Separador de Decimal
El segundo parámetro utiliza códigos ASCII para decirle al procedimiento de importación cuál de los separadores de decimal se utilizará para el archivo de texto. Las alternativas típicas son:
44
coma

46
de Corrido
Modo de Importación
Puedes utilizar el tercer parámetro para especificar la plataforma en la que has creado el archivo de texto. Así:
0
Mac OS X, AIX, iSeries

1
Windows, Linux
El procedimiento de Importación utilizará el código de página por defecto especificado aquí para la cadena de conversión siempre y cuando el parámetro (Tipo de Cadena) sea 0 y no exista ningún “código de página” al comienza del archivo.

Modo Reemplazo
Este parámetro le dice al procedimiento de importación qué se debe hacer sin la información contenida en el archivo de texto duplica aquello que ya está en la Base de Datos.
0
Cualquier información duplicada en el archivo de texto, no será importada. Tampoco serán reemplazados los registros en la Base de Datos.

1
La información que esté duplicada en el archivo de texto será normalmente importada y sobrescribirá registros existentes en la Base de Datos (esto se aplica a todos los registros). Por ejemplo, suponiendo que existe un Cliente con número 001 cuyo nombre es “A” y sus Término de Pago es 30 días; sin embargo, en el archivo de importación, el mismo Cliente tiene el nombre AA y no tiene ningún Término de Pago. En esta situación, el procedimiento de importación sobrescribirá todo el archivo del Cliente 001 y asumirá que el nombre del Clientes es AA y éste no tiene ningún Término de pago. En otras palabras, los registros en la Base de Datos que no tienen ningún duplicado en el archivo de texto, no serán afectados.
Notemos que los bloques siempre serán sobrescritos con información duplicada proveniente del archivo de texto sin importar cual sea el parámetro (0 o 1). Existen dos tipos de bloque: uno corresponde a aquellos conjuntos de campos y casillas (por ej. Manejo de Cuentas Ventas, Manejo de Cuentas de Compras, Bloquear); y otro que corresponde a aquellas opciones que contienen varias filas (por ej. Formas de Pago, Códigos IVA).

Tipo de Cadena
Utiliza el quinto parámetro para especificar el conjunto de caracteres utilizado en el archivo de texto:
0
El archivo de texto contiene caracteres que pertenecen a un solo conjunto de caracteres (por ej. ASCII, KOI-8R [Cyrillic Ruso], ISO-8859-1 [Europa Occidental]).

1
El siguiente archivo contiene caracteres en uni-código.
Si este parámetro es 0 y si no existe ninguna línea "código de página" al comienzo del archivo, entonces el tercer parámetro determinará el código de página/conjunto de caracteres.

Por defecto, los archivos de texto exportados desde una Base de Datos HansaWorld Enterprise, contendrán caracteres en uni-código. Si deseas puedes cambiar estos caracteres especificando una Página Código de Exportación por Defecto en la opción ‘Máquina Local’ (módulo Seteos del Usuario).

Separador de Mil
El sexto parámetro utiliza códigos ASCII para decirle al procedimiento de importación cuál de los separadores de mil has utilizado en el archivo de texto. Los valores típicos son:
0
Sin separador de mil

32
espacio

44
coma

45
guión

46
de corrido
Utiliza la línea "código de página" para mencionar el conjunto de caracteres que has utilizado en el archivo de texto. Este línea debe contener los caracteres exactos extraídos de la columna situada a la izquierda (ver siguiente tabla):
UTF-8UTF-8 (Unicode)
ISO-8859-1ISO 8859-1 (Europa Occidental)
ISO-8859-4ISO 8859-4 (Bálticos)
ISO-8859-5ISO 8859-5 (Cyrillic)
ISO-8859-15ISO 8859-15 (Europa Occidental con signo de Euro)
US-ASCIIUS ASCII
CP437DOS CP 437 (US)
CP850DOS CP 850 (Europa Occidental)
CP1250Windows codepage 1250 (Europa Central)
CP1251Windows codepage 1251 (Cyrillic)
CP1252Windows codepage 1252 (Europa Occidental)
CP1257Windows codepage 1257 (Bálticos)
KOI8-RKOI8-R (Cyrillic)
MACINTOSHEuropa Occidental - Apple
ACEEuropa Central - Apple
ACYRApple Cyrillic
Generación de Números Únicos
Si estás importando Cotizaciones, Órdenes, Facturas o Facturas de Compra, el archivo de importación ya podría contener otros Números de Cotización, Órdenes o Facturas. Sin embargo, probablemente desees asignar nuevos números a cada registro como parte del proceso de importación. En este caso, debes ingresar "-99" en el archivo de importación dentro del espacio donde supuestamente aparecerá cada Número de Cotización, Orden o Factura. Así, cuando cada registro sea importado, se asignará el número contiguo que corresponda según la Secuencia Numérica (como si tú lo hubieses ingresado manualmente).

Si realizas esta acción, debes considerar cuidadosamente estos dos apuntes:

  1. Cuando la importación recaiga sobre Facturas y Facturas de Compra, el Número de Factura estará determinado por la Fecha de Transacción y no por la Fecha de Factura. Sucederá que el Número de Factura será el primer número no usado proveniente de la secuencia numérica válida especificada para el año o periodo en el cual cae (o cayó) la Fecha de Transacción de la Factura. Por otro lado, el Número de Cotización estará determinado por la Fecha de Cotización y el Número de Orden estará determinado por la Fecha de Orden respectivamente. Por tanto, debes cerciorarte de incluir estas fechas (para cada registro de la Base de Datos como se Cotización, Factura u Orden) dentro del archivo de importación, de lo contrario los registros importados podrían ser colocados usando una secuencia numérica errónea.

  2. Verifica también que hayan números (sin usar) suficientes dentro de la Secuencia Numérica para que puedan ser adoptados por los registros que serán importados. En caso que no hubiesen suficientes números asignables, algunos registros no tendrán ningún número en lo absoluto.
Importación Automática de Información
Sabías que es posible realizar la importación automática de cierta información hacia tu Base de Datos HansaWorld Enterprise. Para utilizar este beneficio, el procedimiento es el siguiente:
  1. Cerciórate que exista una carpeta o directorio llamado 'Import' en la carpeta mayor que contiene la aplicación HansaWorld Enterprise. En instalaciones multi-usuario, esta carpeta deberá estar en la máquina servidor.

  2. Abre la opción ‘Funcionalidades Opcionales’ en el módulo Sistema y tilda la casilla ‘Escanear Siempre Directorio Import’.

  3. Reinicia tu aplicación HansaWorld Enterprise (recuerda que en instalaciones multi-usuario deberás reiniciar la aplicación en la máquina servidor).
Luego de estos pasos, podrás efectivamente importar automáticamente cualquier archivo colocado en la carpeta 'Import y esto demorará solo unos minutos. Luego de la importación automática, el archivo será borrado. Nota: Si colocas más de un archivo en la carpeta 'Import', todos ellos serán importados en orden alfabético según sus nombres de archivo. Aquí, a diferencia de las importaciones ejecutadas desde las rutinas, se efectuará la importación automática incluso si hay más de un usuario conectado, pero siempre y cuando ninguno de ellos esté modificando un registro u opción (es decir, siempre y cuando ninguna ventana con el título ‘Actualizar’ esté abierta). Mientras el archivo esté siendo importado, ningún usuario estará habilitado para trabajar normalmente, de modo que deberás realizar regularmente la importación de archivos pequeños en vez de un archivo extenso.

Si tienes más de una Empresa en tu Base de Datos, puedes decidir (dentro del archivo de importación) hacia cuál Empresa será importado el archivo. Para realizar esto, las primeras líneas indicadas en el archivo de texto deberán ser:

compnr    x


format
1    46    1    0    1    44


codepage    UTF-8
”x??? se refiere a la posición en el registro de Empresa hacia la cual se realizará la importación. Por ejemplo, si los Códigos de tus Empresas son 1, 3, 5, 7, 9 y “x” equivale a la posición 3, la información será remitida a la Empresa cuyo código es 5 puesto que es la tercera en la lista. "compnr" “x” deben estar separados por una tabulación y debe haber al menos una línea vacía entre esto y la línea "format".

Massive Cache
Si vas a importar información con una periodicidad regular, probablemente sea ventajoso incrementar el tamaño del cache. Por favor, revisa la sección 'Massive Cache' en la página Informes para más detalles.

Funciones Individuales de Importación
Por favor, haz clic en los vínculos correspondientes para conocer más sobre las funciones de importaciones en los módulos:


Mantenimientos

Las funciones de Mantenimiento te permiten ejecutar ciertas tareas de actualización que generalmente tienen que ver con el procesamiento de datos de forma grupal. Los ejemplos de estas funcionalidades incluyen la creación de Órdenes de Compra desde Órdenes de Venta, la creación de Facturas en grupo o el Cálculo de Listas de Precio.

Para ejecutar una función de Mantenimiento, haz clic en el botón [Rutinas] desde el Panel de Control y luego pulsa el botón [Mantenimiento]. Así aparecerá una ventana donde se encuentran las diferentes funciones de Mantenimiento disponibles para cada módulo en particular. A continuación vemos las funciones de Mantenimiento disponibles para el módulo Órdenes de Venta:

Al seleccionar una función con doble clic, se desplegará una ventana de especificación en la que puedes decidir cómo operar la función en cuestión. Haz clic en el botón [Ejecutar] para activar la función que deseas.

Las funciones de Mantenimiento se describen explícitamente en sus secciones respectivas dentro de estos manuales.

Funciones de Mantenimiento individuales
Por favor, haz clic en los vínculos correspondientes para conocer más detalles sobre las funciones de Mantenimiento en los módulos:


Registro

Utiliza esta rutina para registrar debidamente tu copia de HansaWorld Enterprise. En este sentido, debes pulsar el botón [Registro] desde la ventana ‘Rutinas’ para abrir la ventana ‘Escoja su País: Ver’ (por favor, revisa los detalles de esta ventana en el paso 2c de la sección ‘Claves Automáticas de Internet’ en la página Claves de Internet).

Por favor, haz clic en los vínculos correspondientes para conocer más sobre cada una de las rutinas:


HansaWorld.com

En la esquina superior izquierda del Panel de Control se encuentra el botón caracterizado por el globo:

Haz clic en este botón para conectarte a (www.hansaworld.com) que es el sitio web de HansaWorld. Desde allí, puedes descargar las últimas versiones de HansaWorld Enterprise abriendo el link "Productos" y luego "Descargas" para ir hacia la sección de descargas.

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En este capítulo:


Escritorio Personal

Por favor, haz clic aquí para detalles completos sobre el Escritorio Personal.

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En este capítulo:


Claves de Acceso

Puedes crear o cambiar tu Clave de Acceso desde el Panel de Control. Para esto, selecciona ‘Cambiar Clave de Acceso’ desde el menú Operaciones en el Panel de Control. Ingresa tu clave antigua y luego escribe tu nueva clave dos veces para verificar que está correcta. Finalmente, haz clic en el botón [Guardar] para cerrar la ventana y guardar los cambios. Si deseas salir sin guardar los cambios, haz clic en el botón [Cancelar]. Nota: La Clave de Acceso es sensible al caso, así que debes escribirla correctamente.

Toma en cuenta que probablemente cuando creaste tu primera clave, el sistema te preguntó si deseabas que te recuerde tu firma y tu clave (paso 8 en esta página). De igual manera en esta instancia, el sistema te preguntará nuevamente si deseas que te recuerde tu firma y tu clave. Por favor, revisa la descripción de la función 'Detener Logueo Automático' para más detalles.

En una instalación mono-usuario, solo se podrá cambiar la clave de acceso (o crearla) cuando exista un archivo exclusivo para el usuario en cuestión dentro del registro Personas. Por tanto, deberás cerciorarte que exista esta ficha en el registro Persona para poder crear la Clave de Acceso. Por favor, haz clic aquí para más detalles.

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En este capítulo: