Introducción

Hansa es diseñado con una moderna interfaz gráfica para el usuario - para Windows y Macintosh. Utiliza muchas "ventanas" en pantalla, una por tarea. La idea básica es crear un ambiente de trabajo que sea lo más parecido a su forma habitual de organizar papeles, archivos y documentos en su escritorio.

Las tareas contables normalmente requieren que trabaje con varios documentos al mismo tiempo. Este hecho se ve reflejado en el diseño de Hansa, y tanto los documentos como los informes son manejados de forma levemente diferente a la que esta acostumbrado en los programas de procesadores de texto u hojas de cálculo. Por esta razón Hansa, puede contener muchas funcionalidades con las cuáles no este familiarizado.

Si este es el primer programa que estará utilizando en un ambiente Windows o Macintosh, en primer lugar debería dedicar un poco de tiempo a aprender lo más que pueda acerca de la computadora y cómo utilizarla. Además, también debe asegurarsse de que la versión correcta al sistema opertivo está instalada. Consulte con su dealer de la casa de computación o con un consultor si tiene alguna duda.

En la sección de 'Principios Contables' de estas páginas web podrá leer más acerca de las tareas contables básicas en una empresa. Por favor, asegúrese de haber leído esta sección si es la primera vez que utiliza un sistema contable computarizado.

Incluso si Ud. es un usuario de computadoras experimentado, también debería leer esta Introducción, siempre considere que Hansa contiene una gran cantidad de funcionalidades diseñadas para facilitarle el trabajo y hacerlo más dinámico. Si es del tipo de persona 'Yo-nunca-leo-manuales', igualmente le será posible utilizar Hansa - debido a su simplicidad. no obstante existen procesos más cortos que pueden ahorrarle mucho tiempo. Toda la explicación se encuentra en estas páginas web.

Administración Eficiente

Hansa es fácil de utilizar . Al seguir las instrucciones en las páginas de instalación, puede configurar el sistema para las órdenes y facturación de las mismas en un corto tiempo. Podrá acceder a los beneficios de un procesamiento eficiente para sus órdenes y un sistema que funcione correctamente con sus cuentas por pagar y cobrar.

La idea básica con la automatización de la administración es hacer que las computadoras realicen la mayor parte de la rutina de trabajo. En un principio puede parecer mucho trabajo ingresar toda la información necesaria sobre los Ítems y Clientes, pero en realidad es toda la preparación que necesitará realizar. No es necesario utilizar todas las funcionalidades de Hansa. Recuerde, sin embargo, que mientras más información básica pueda ingresar en los distintos archivos y registros, mucho más completa será la colaboración en su trabajo que el programa pueda proporcionarle.

Planning and
Setting Up

If this is the first time that you will be using a computerised accounting system to manage your order processing, stock, and your sales, purchase and nominal ledgers, or if you are changing from another system, why not take a good look at the overall operations? Maybe you can do things in your present operation more efficiently.

A good idea is to sit down with pen and paper for a while, and go through your Items (products and services you buy and sell), Item Groups, Customer Categories, Accounts, Payment Modes and Terms, etc. If some of the concepts of Hansa are new to you, it is always a good idea to think first.

The setting up of a Hansa system in your business requires some planning and forethought. You will have to make a number of decisions about number series for Customers, Items, statistical classifications, invoice procedures and so on. Hansa allows a great deal of flexibility, and you can create almost any work environment you want. But remember that you are in charge. If you find that the standard Chart of Accounts is not suitable for your business, only you can make the decision to use another chart. Hansa allows almost anything.

If you will be using Hansa as a multi-user system, its installation, as is the case for any advanced multi-user system, will mean a great change in the day-to-day operations of the business. Before you install, you should therefore consider very carefully how you want the business to work, now and in the future.

• What tasks are to be performed, and just how do you want them done?
  

• Who should enter e.g. Orders, Invoices, Payments, and how?
  

• What business documentation is needed, and how should you identify and file the documents?
  

• What reports do you want, and how do you want Orders, stocks, sales etc. to be reflected in your accounts?

Hansa gives you great flexibility, but it is important that you know what you want beforehand. We strongly advise against installing a multi-user installation without the assistance of a qualified Hansa consultant. Please contact your Hansa representative for advice and training.

Most people think that the beginning of the year is the only time when you should change the accounting procedures in a business. Quite to the contrary, it is better to change systems during the year. You can then select a calm period of the year, enter all data from the beginning of the year and check the outcome against reports produced from the previous system.

Remember that once the installation process has been completed, Hansa does require some maintenance. At the very least, you should establish a regular routine for backing up. A financial system is very different from a word processor, which handles individual documents. Hansa works - like all financial systems - with a database, in which all your data about customers, invoices, nominal ledger etc. is stored in a single file. If you lose that file, you have lost not just a single document, but all your accounting and customer information.