Introducción al Registro Factura de Compra

El registro de Facturas de Compra es el archivo de todas las compras de su empresa. Cada vez que se realiza un compra, una Factura de Compra será recibida por un Proveedor y deberá ser ingresada en el registro de Facturas de Compra. Este registro por tanto es utilizado para varias tareas:
Se pueden registrar cuatro tipos de transacciones de compra en el registro de Facturas de Compras:
  1. Facturas de Compra estándar que son recibidas cuando los bienes han sido entregados o el trabajo ha sido realizado antes de que el pago haya sido emitido. Los Pagos de estas Facturas de Compra deberán ser ingresados en el registro de Pagos.

  2. La Factura-Contado representa la emisión de un pago al mismo tiempo que el trabajo ha sido realizado. Cuando se ingresa una Factura-Contado en el registro de Facturas de Compras, Hansa la considera como si ya hubiese sido pagada, de forma que no es necesario ingresar un pago adicional en el registro Pagos. Hansa también se puede encargar de considerar las implicaciones contables del caso (acreditando la Cuenta Caja en lugar que la Cuenta Acreedora.

  3. Un Depósito es la emisión del dinero antes de que la Factura haya sido recibida. Estos deberán ser ingresados en el registro Pagos como un Anticipo de Pago. Podrán ser asignados a la Factura cuando esta sea recibida días despues. De forma alternativa, también pueden ser ingresados como Facturas-Contado como se describe anteriormente en el punto (2).

  4. Las Notas de Crédito son utilizadas para corregir errores en las Facturas de Compras, o cancelar las Facturas que han sido generadas por error. Por tanto son, en efecto Facturas negativas que reducen sus compras globales o montos de los acreedores. Una vez más, Hansa se encargará automáticamente de las implicaciones contables.
Si desea que Hansa se encargue de realizar la contabilidad de todos estos tipos de Facturas tal como se ha descrito, active la opción Factura de Compra desde la opción Sub Sistemas en el módulo de Contabilidad.

Los archivos pueden ser ingresados en el registro de Factura de Compras utilizando los siguientes métodos:

  1. Ser ingresados directamente en el registro de Facturas de Compras. Este método es adecuado para todos los tipos de transacciones de compra mencionadas anteriormente.

  2. Pueden ser generados de forma remota desde otros registros, como Órdenes de Compras y Mercaderías Recibidas. Este método será utilizado probablemente para las Facturas estándar.
Antes de comenzar a ingresar las Facturas de Compras, es necesario que se asegure de haber definido el año financiero actual (año fiscal), usando la opción Ejercicios Contables en el módulo Sistema. También deberá haber definido una numeración para las Facturas de Compras utilizando la opción Nros.de Serie - Facturas de Compra. Las demás opciones pueden ser modificadas a medida que vaya avanzando.

Para abrir el registro Factura de Compras, asegurese de que se encuentra en el módulo Compras, luego seleccione 'Facturas de Compra' desde el menú Registros, o click en el botón [Facturas de Compra] desde el Panel de Control.

La ventana 'Facturas de Compra: Hojear' se abrirá, mostrando las Facturas de Compra que ya hayan sido ingresadas.

Las Facturas de Compra reciben un código único de identificación interna, utilizando un sistema de numeración consecutiva. Este control es adicional a cualquier otro número asignado a la Factura por el emisor (el Proveedor). El número interno es mostrado en la columna de la izquierda, seguido por una marca para revisión (si la Factura es aprobada), el Número de Factura del Proveedor, la fecha de emisión y finalmente por el Nombre y Código del Proveedor y el Total de la Factura. Las Notas de Crédito tienen una letra "C" en la columna Nombre, después del Nombre del Proveedor.

Ingresar una Factura de Compra

Para ingresar una nueva Factura de Compra, click en [Crear] desde la Barra de Botones o utilice los accesos directos Ctrl-N (Windows y Linux) o ⌘-N (Macintosh). De forma alternativa, resalte una Factura de Compra similar a la que desea ingresar y click en [Duplicar] en la Barra de Botones.

La ventana 'Factura de Compras: Crear' se abrirá, vacia si hizo click en [Crear] o con el duplicado de la Factura de Compra que escogió. En el caso del duplicado, las Fechas de Factura y Transacción de la Nueva Factura de Compra serán las mismas que las de la Factura de Compra original, el Número de Factura del Proveedor no será copiado.

Debido a que la cantidad de información almacenada en cada Factura de Compra no podría entrar en una sola pantalla, la ventana de la Factura de Compra ha sido dividida en cinco solapas. En la parte superior de todas ellas se encuentra el encabezado. Este contiene el Número de la Factura de Compra, el Código y Nombre del Proveedor, y otra información. Existen cinco botones (con el nombre de cada solapa) en el encabezado.

Al hacer click en cada uno de los botones puede navegar en las distintas solapas, e ir directamente a una de ellas. El encabezado siempre será visible, de forma que siempre tiene el dato de cuál es el Proveedor de la Factura de Compra en la que esta trabajando.

Si tiene configurado el módulo Órdenes de Compra, es posible que muchas de las Facturas de Compra sean creadas remotamente desde la pantalla Órdenes de Compra. Si este es el caso, podrá ver que la la mayoría de los campos en la Factura de Compras contienen información copiada desde la correspondiente Orden de Compras.

Ingresar una Factura de Compra - Encabezado

Nro.
Pegado Especial    Seleccionar otro número desde Nros.de Serie
Es el número de la Factura en su módulo de Compras. Al ingresar una nueva Factura de Compras, Hansa ingresará el siguiente número sin utilizar desde la secuencia numérica asignada en la solapa 'Nros.Serie' desde el registro Persona o desde la opción Nros.de Serie - Facturas de Compra. Puede modificar este número, pero no podrá utilizar uno que ya haya sido utilizado.

Si está utilizando la opción Números de Serie Comunes en la opción Opciones de Caja del módulo Caja, el Número de Factura puede cambiar al ingresar una Forma de Pago en el campo Términos de Pago, o si utiliza un Proveedor con una Forma de Pago en el campo Términos de Pago. Por favor revise la descripción del campo Términos de Pago en la solapa 'Términos' para mayores detalles.

Fecha Fac.
Pegado Especial    Fecha Actual
Esta fecha, junto con el Término de Pago, determinará el momento en que la Factura estará retrasada para el pago. La fecha de la anterior Factura de Compra ingresada es utilizada por defecto.

Fecha Trans.
Pegado Especial    Fecha Actual
Es la Fecha de Transacción para el Asiento Contable. Por tanto puede tener Fechas de Factura y Asiento separadas en su mayor. La Fecha de Transacción es utilizada para la generación del Asiento Contable, y determina el período contable para la Factura.

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Si ingresa Fechas de Factura y Transacción diferentes, existirá una diferencia temporal entre los módulos de Compras y Contabilidad mientras la Factura permanezca pendiente de pagos. Esta situación será aparente al comparar el informe Antiguedad con el de Cuentas de Acreeedor.


Proveedor
Pegado Especial    Registro Proveedor
Ingrese el Código del Proveedor o utilice la función de 'Pegado Especial'. Al presionar Return, el nombre del Proveedor, dirección y demás información será ingresada en los campos adecuados.

Si existe un Anticipo a nombre del Proveedor que aún no ha sido asignado a una Factura, un mensaje aparecerá al ingresar al Proveedor. Los Anticipos son explicados en la página Pagos a Cuenta y Anticipos.

Nombre
Es el Nombre del Proveedor que es ingresado después de que ingresa el Número de Proveedor.

TOTAL
Es el monto total a pagar por esta Factura, incluyendo cualquier impuesto y en Moneda. Antes de que se pueda guardar la Factura de Compra, esta cifra debe estar en equilibrio con alguna de las siguientes:
Zona Nacional
Es la suma de los Montos de las filas más el IVA.

Zona Regional
Es la suma de los Montos de las filas.

Zona Internacional
Es la suma de los Montos de las Filas. El IVA no es calculado en este caso.
La Zona es tomada desde el registro del Proveedor y puede ser revisada en la solapa 'Otros'.

IVA
Ingrese el monto total del IVA de la Factura de Compra.

El propósito de este campo es proporcionar una cifra de control. Al guardar la Factura de Compra, el total IVA desde las filas de la Factura (mostrado en el campo IVA Calculado en el pie del registro) deberá ser igual a la cifra de control. No le será posibole guardar la Factura de Compras si este no es el caso.

Si la casilla de IVA Calculado en la opción Opciones Factura de Compras está activada y la Factura está en la Zona Nacional, el monto del IVA será calculado automáticamente (desde la cifra TOTAL anterior) utilizando el porcentaje ingresado en esta opción. La cifra podrá ser modificada si no está en equilibrio con la de la Factura. Esta funcionalidad será de utilidad en países con una sola tasa de IVA.

Si la Factura está en la Zona Regional o Internacional, este campo no es completado automáticamente y deberá ser dejado en blanco. En el caso de la Zona Regional, el IVA es calculado utilizando el Código IVA por cada fila y es mostrado en el campo IVA Calculado en el pie de la solapa 'Costos'.

Retenido
Si una parte de la Factura de Compras no va a ser pagado (quizá debido a una disputa), ingrese ese monto aquí. Cuando llegue el momento de pagar la Factura, solo el monto no disputado será considerado como abierto (por ej. ofrecido por defecto cuando ingresa un Número de Factura en el registro de Pagos, y mostrado en el informe de Pronóstico de Pagos). Este campo puede ser modificado después de que la Factura ha sido aprobada, pero no después de que haya sido pagada por completo.

Si toda la factura se encuentra en disputa, ingrese el total en este campo o tilde la casilla Retenido en la solapa 'Términos'. Tildar la casilla Retenido tiene dos ventajas: el Diario de Facturas de Compras puede ser utilizado para listar solo las Facturas con la casilla Retenido tildada; y estas Facturas serán marcadas con asteriscos (*) en el informe de Cuentas por Pagar .

Firmas
Pegado Especial    Registro Persona , módulo Sistema
Contiene las iniciales de la persona que aprueba la Factura de Compra. Las iniciales de más de una Persona pueden ser ingresadas, separadas por comas. La entrada de datos en este campo puede ser obligatoria, utilizando la casilla Requiere Firma en la opción Opciones Factura de Compras .

Nro.Fac.Provd
Es el número de la Factura del Proveedor. Para referencia, puede ser impreso en la notificación de pago.

Ingresar una Factura de Compra - Solapa Términos

Térm.Pago
Pegado Especial    Opción Términos de Pago, módulos Compras/Ventas
Por defecto desde    Proveedor
Los Términos de Pago ingresados determinarán la Fecha de Vencimiento (siguiente). Los registros de Términos de Pago ingresados utilizando la opción de Ventas pueden permitir al sistema establecer convenios de descuentos por pago adelantado.

Especificar los Términos de Pago para cada Factura proporciona la base el informe de sugerencias de pago en Hansa.

Los Términos de Pago también son medios por el que las Notas de Crédito y Facturas-Contado se diferencian de las Facturas normales. Utilizando 'Pegado Especial', seleccione un registro de Término de Pago del tipo "Contado" o "Nota de Crédito" respectivamente. Cuando el registro sea aprobado y guardado, el Asiento Contable correspondiente será generado. En el caso de las Facturas Contado, esta acreditarán la Cuenta Caja (como se ha especificado en la opción Manejo de Ctas. Compras ) en lugar de la Cuenta Acreedor, muentras que en el caso de las Notas de Crédito, el Asiento estará revertido respecto al Asiento Original.

Las Facturas-Contado son tratadas de forma inmediata como pagadas y no aparecen en su informe de Cuentas por pagar. No es necesario ingresar un Pago con estas facturas.

Cuando un Término de Pago del tipo "Nota de Crédito" ha sido seleccionado, ingrese el número de la Factura que será acreditada en el campo Créd. utilizando 'Pegado Especial' si fuese necesario para abrir la lista de Facturas (impagas).

En los Estados Bálticos, existen circunstancias en las que las Facturas de Compra deben seguir la misma secuencia numérica utilizada por los registros de Pagos y Salidas de Caja. Para que esto puede suceder, defina las secuencias numéricas utilizando los campos Desde y Hasta en la pestaña C de la opción Formas de Pago y tilde la casilla Números de Serie Comunes en la opción Opciones de Caja del módulo Caja. Luego, ingrese la Forma de Pago en este campo: el Número de Factura de Compra será modificado a la secuencia correcta. Cuando la Factura es aprobada, es considerada como pagada y no se realiza ningún movimiento contable a la Cuenta Acreedor. En lugar de ello, un movimiento contable de crédito es realizado a la Cuenta de la Forma de Pago (por ej. Cuenta Banco o Caja). En algunas instalaciones, las Formas de Pago pueden ser mostradas en la lista de 'Pegado Especial'.

Descuento Fijo
Es el monto del descuento fijo, si existiese. Esta cifra será calculada desde el TOTAL utilizando la fórmula adjunta al registro de Término de Pago específico.

Referencia
Registre en este campo cualquier código adicional de la Factura de Compra que pueda ser identificable: puede ser impreso en el documento de la Orden de Pago.

Retenido
Tilde esta casilla si desea evitar que esta Factura de Compra sea pagada. Puede hacer esto después de que la Factura haya sido aprobada.

Registro Prel.
Utilizado para contabilización preliminar (temporal) de las Facturas de Compras. Si esta opción es utilizada, un Asiento Contable es generado para la contabilización preliminar. El IVA Normal y las Cuentas de Costos son tomados en cuenta para la contabilización, pero, en lugar de usar la Cuenta Acreedor habitual, una Cuenta preliminar (definida en la solapa Acreedor de la opción Manejo de Ctas. Compras) es acreditada. Durante el tiempo que la Factura de Compras se encuentre en estado temporal, las Cuentas de Costo de cualquier fila de la Factura de Compras podrán ser modificadas. Cuando la Factura de Compras es aprobada, un nuevo Asiento Contable es generado revirtiendo la contabilización de la Cuenta preliminar, reemplazándola con el débito a la Cuenta Acreedora normal. cualquier cambio en las Cuentas de Costos utilizadas también se verán reflejados en este Asiento.

Esta casilla está descrita con más detalles en la página Registro Preliminar.

Info Proved. en As.
Cuando un Asiento Contable es generado automáticamente desde la Factura de Compra, puede utilizar esta opción si desea tener el Número de la Factura, Fecha Vencimiento y Proveedor en la pestaña E del Asiento. Esta opción aplica solo a la contabilización de Cuenta Acreedor.

La Casilla aparece tildada por defecto si está utilizando la opción Info. Proved. a Asiento en la solapa Acreedor de la opción Manejo de Ctas. Compras.

Fecha Vcto.
Es el último día para el pago de esta factura, calculado por Hansa utilizando la Fecha de la Factura y el Término de Pago. Este campo puede ser modificado, incluso después de que la Factura ha sido aprobada. Si recibe una extensión en período de crédito de esta Factura, será re-organizada dentro de sus Cuentas por Pagar.

Fecha Descuento
Es la fecha en la cual la Factura debe ser pagada si se quiere recibir el descuento fijo. Este será calculado utilizando la fórmula adjunta al registro de Término de Pagos específico.

Crédito de Factura
Pegado Especial    Facturas de Compra Pendientes de Pago
Si está ingresando una Nota de Crédito de Compras (una "nota de débito"), ingrese en este campo el número de Factura de Compra está siendo acreditada. Recuerde especificar un Término de Pago del Tipo "Nota de Crédito" en el campo Términos de Pago.

Ingresar una Factura de Compra - Solapa Costos

Utilice la matriz en la solapa de 'Costos' para listar los ítems y costos de la Factura de Compras. Esta matríz esta dividida en cuatros pestañas horizontales. Cuando hace click en una pestaña (marcadas con A, B, C y D), las dos o tres columnas de la derecha son reemplazadas.

Para agregar filas a la Factura de Compras, click en cualquier campo en la primer fila e ingrese el texto adecuado. Para eliminar una fila, hacer click en el número de fila en la izquierda y presionar la tecla Backspace. Para insertar una fila, click en el número de fila dónde desee que sea insertada y presione Retorno.

Pestaña A

Cta.
Pegado Especial    Registro Cuenta, módulos Contabilidad/Sistema
En este campo especifica las Cuentas de Costos que deberán ser debidatadas por la Factura de Compras. Ingrese un número de Cuenta y presione Enter. Esta acción ingresa automáticamente el nombre de la Cuenta en el campo Descripción.

Si el Proveedor tiene una Cuenta de Costo especificada en la solapa 'Cuentas' , esta será ingresada por defecto.

Puede ingresar una Cuenta especificando su Código Breve en el campo Breve de la derecha.

También puede ingresar el Código de un Modelo de Asiento en este campo. Los Modelos de Asiento son utilizados para automatizar el ingreso de Asientos contables frecuentes, no solo reducen el trabajo sino que aseguran que las Cuentas correctas sean utilizadas cada vez. Los Modelos de Asiento son descritos con más detalle aquí. Un ejemplo de Modelo de Asiento puede ser la distribución de los costos de un gasto general como por ejemplo el alquiler entre distintos Objetos en base a porcentajes.

Objetos.
Pegado Especial    Registro Objetos , Módulos Contabilidad y Sistemas
Hasta 20 Objetos, separados por comas, pueden ser asignados a esta fila. Estos serán transferidos al Asiento Contable generado para esta Factura, y podrán ser utilizados en sus informes de rentabilidad por centros de costos. Puede definir Objetos separados que representen diferentes departamentos, centros de costos o tipos de producto. Ello le proporciona un método de análisis flexible que puede utilizar en los informes de Contabilidad.

En el Asiento Contable generado desde esta Factura de Compras, cualquier Objeto especificado en este campo será asignado al débito de la Cuenta de Compras. Esta asignación fusionará estos Objetos con los que se ingresaron de forma genérica en la Factura (como se muestra en la solapa 'Otros').

Si no utiliza Objetos, puede utilizar una casilla de la opción Opciones Factura de Compras para que el cursor omita este campo cuando presione la tecla Retorno o Enter.

Si se ha especificado un Proyecto en la pestaña B y este tiene asignado un Objeto, este Objeto será copiado a este campo de forma automática. También puede ingresar un Objeto al especificar el Código Breve de la cuetna en el campo de la derecha.

Breve.
Pegado Especial    Opciones Cód. Breves de Cuenta , Módulo Contabilidad
Los Códigos Breves pueden ayudar a reducir los errores al seleccionar Cuentas y Objetos. También puede utilizarlos si no desea que los miembros del personal que utilizan Facturas de Compras y Gastos Varios tengan acceso a los registros de Cuentas y Objetos (lo cual implica que la funcionalidad de 'Pegado Especial' no podrá ser utilizada). Escoja un Código Breve en este campo para ingresar la Cuenta y Objeto correspondiente(s).

Descripción
Por Defecto     Cuenta
El nombre de la Cuenta es ingresado de forma automática. Al igual que con los Objetos, puede hacer que el cursor omita este campo cuando presiona Retorno o Enter. El Texto puede ser editado o modificado.

Monto
El monto que será debitado de la Cuenta de Costo. Si se ha especificado una Moneda, esta cifra estará en Moneda Base 1.

Una forma conveniente de asegurar que el valor en este campo es correcto es mover el cursor al campo y luego presionar Enter o Retorno. Hansa ingresará el valor correcto para equilibrar la Factura, tomando en cuenta el TOTAL y todas las filas anteriores.

C.IVA
Pegado Especial    Opción Códigos IVA , Módulo Contabilidad
El Código IVA ingresado en este campo hace referencia al registro de Cód.IVA utilizando la opción de Cód.IVA del módulo Contabilidad. Esta determina el porcentaje al que se calculará el IVA para este ítem y la Cuenta IVA que será debitada.

Se ofrece un código por defecto, obtenido desde el Proveedor, el registro Cuenta o, si no existe ningún dato en ellos, desde la solapa IVA de la opción Manejo de Ctas. Compras. En el último caso, el Código IVA adecuado para la Zona del Proveedor será utilizado.
Pestaña B
Si necesita utilizar la funcionalidad para informes Intrastat de Hansa, deberá asegurarse que los campos Ítem y Cantidad en la Pestaña B de cada Factura de Compra se encuentren correctamente completadas antes de su aprobaciónl.
El documento de Compras Intrastat lista los ítems que han sido adquiridos desde los Proveedores en otros países de la UE. Este documento obtiene la información desde estos campos. Los informes de Aprovisionamiento/Devengamiento de Ordenes de Compras y las opciones de Devengados y Devengados por Cód.Nominales del informe Estado de Órdenes de Compras también requiere que los ítems sean especificados en la pestaña B de cada Factura de Compras.
Item
Pegado Especial    Registro Item
Puede ingreser el Cód. Item del ítem adquirido en este campo. Esta información es utilizada por el módulo Proyectos.

En el caso de la creación de Facturas de Compra generadas desde Órdenes de Compra, los Códigos de Ítem serán copiados si las casillas de Consolidar por Ítems y Proyectos o Transferir Cada Línea por Separado en la opción Opciones de Facturas de Compra se encuentra siendo utilizada.

Cant.
La cantidad adquirida será ingresada en este campo.

En el caso de las Facturas de Compras generadas desde las Órdenes de Compra, las Cantidades serán copiadas si alguna de las opciones Consolidar por Item y Proyecto o Transferir Cada Línea por Separado en la opción Opciones de Facturas de Compras está siendo utilizado.

Proyecto
Pegado Especial    Registro Proyecto, Módulo Proyectos (si está implementado)
Es el Número del Proyecto al cual una Factura de Compras puede estar vinculada. Este campo es utilizado solo si el módulo Proyectos está siendo utilizado en su sistema.

Si al Proyecto se ha asignado un Objeto, este será copiado en el campo Objetos de la Pestaña A de la Factura de Compras.

Si se ha ingresado un Proyecto, un ítem y una Cantidad deberán ser especificados.

En el caso de Facturas de Compra creadas desde Órdenes de Compra, cualquier Proyecto especificado en la solapa 'Términos' de la Orden ( o en la Pestaña B de cada fila de la Orden de Compra) será copiado a cada fila de la Factura de Compras si alguna de las opciones Consolidar por Item y Proyecto o Transferir Cada Línea por Separado en la opción Opciones de Facturas de Compras está siendo utilizada.
Pestaña C
Cód.Deveng.
Pegado Especial    Opción Aprovisionamientos/Devengamientos , Módulo Contabilidad
Por favor revise la página Devengamientos para más detalles sobre este campo y ver un ejemplo ilustrado.
Pie de Página

OK
Cuando tilda esta casilla y guarda el registro por medio de click en [Guardar], la Factura de Compras es aprobada e ingresada en las Cuentas por Pagar, y un Asiento Contable es generado en el módulo Contabilidad. Debido a estas consecuencias, no le será posible realizar más cambios a la Factura de Compras con excepción de los campos de Fecha de Vencimiento y Comentario.

Las Referencias en estas páginas web a las Facturas de Compras aprobadas son Facturas de Compras cuya casilla OK ha sido tildada.

Moneda
Pegado Especial    Registro Moneda , módulo Sistema
Por Defecto de    Proveedores o Moneda Base p/Defecto
Es la moneda utilizada en la Factura de Compras: el tipo de cambio se muestra en la solapa 'Moneda' y de ser necesario puede ser modificado solo para esta Factura en particular. Si el registro del Proveedort tiene una Moneda especificada en la solapa 'Empresa' de la pantalla del Proveedor, solo esa Moneda podrá ser utilizada. En caso contrario, cualquier Moneda podrá ser utilizada.

Todas las cifras que muestra la Factura de Compras deberán estar en una Moneda: cuando se genere el Asiento Contable, serán convertidas a la Moneda Base.

IVA
Es la suma del IVA, calculado desde las filas de la Factura de Compras. Esta cifra es calculada automáticamente confome se vayan agregando filas a la Factura de Compras.

Esta cifra está redondeada de acuerdo a las reglas de redondeo definidas para la Moneda (en la opción Redondeo de Moneda en el módulo Sistemas). Si no se ha especificado una Moneda, o la Moneda en cuestión no ha sido ingresada en la opción Redondeo de Moneda, las reglas de redondeo serán tomadas desde la opción Redondeo (también en el módulo Sistema). En el Asiento Contable resultante de esta Factura de Compras, cualquier monto que se haya ganado o perdido en el proceso de redondeo será contabilizado a la Cuenta de Redondeo especificada en la opción Manejo de Ctas. Ventas .

Ingresar una Factura de Compras - Solapa Moneda

Moneda
Pegado Especial    Registro Moneda , módulo Sistema
Por Defecto desde    Proveedores o Moneda Base p/Defecto
La Moneda de la Factura de Compras (también es mostrada en el pie de página de la solapa 'Costos') se muestra con el tipo de cambio que puede ser modificado en caso de ser necesario de forma particular para esta Factura de Compra. Todas las cantidades que se muestran en la Factura de Compra deberán estar en una Moneda.

Tipos de Cambio
Por Defecto desde    Opción Cotización de Moneda Base y/o el registro Tipos de Cambio, módulo Sistema
El tipo de cambio actual para la Moneda especificada será ingresado en esta solapa por Hansa.

Observe que, en caso de que la Factura de Compras haya sido creada desde una Orden de Compras, el tipo de cambio será traído desde la Orden de Compras si las opciones Actualizar Moneda Base cuando se Fact. y Actualizar Moneda Extranjera cuando se Fact. desde la opción Manejo de Ctas. Compras no están siendo utilizadas. Esto es útil cuando ha acordado un tipo de cambio con el Proveedor al momento de realizar la orden. De otra forma, el tipo de cambio actual será utilizado, no obstante los precios en Moneda no serán modificados. Esto implica que le será cobrado el precio acordado, pero el valor de la Factura en la Moneda local (y por tanto en la Contabilidad) serán diferentes a los de la Orden.

Uno de los dos métodos de conversión será utilizado. El sistema de Base Bi Monetario será útil para empresas que poseen oficinas en dos países y necesitan tener informes en ambas Monedas, para empresas que operan en países donde existe una segunda Moneda (por lo general el Dólar Americano o el Euro) en uso común además de la moneda nacional, y para empresas dentro de la zona del Euro que mantienen su antigua Moneda nacional con objetivos comparativos. El segundo método es una conversión simple de la Moneda extranjera a la Moneda base, aplicable a la mayoría de las transacciones monetarias a nivel mundial. Estas son descritas a continuación.
Tipos de Cambio (Sistema de Base - Doble)
En el ejemplo mostrado anteriormente, una factura ha sido recibida en Euros. La Moneda Base 1 es la Moneda local (GBP, Libras Esterlinas) y la Moneda Base 2 es el Euro. Los campos de la izquierda muestran en la forma de un ratio el tipo de cambio entre las dos Monedas Base (tomado desde el último registro ingresado en la opción Cotización Moneda Base ). El gráfico muestra que 0.63 GBP compran un Euro.

Considere que las regulaciones de la Unión Monetaria Europea (EMU) especifica que los ratios deberán siempre mostrar cuántas unidades de la Moneda local o de la Moneda Extranjera pueden comprar con un Euro.

Tipos de Cambio (Sistema de Conversión Monetaria Simple)
En el caso de un sistema de conversión de monedas simple, los campos del tipo de cambio y la Moneda Base 1 a la derecha serán utilizados para mostrar el tipo de cambio entra las Monedas Local y Extranjera. En el ejemplo que se muestra a continuación, la Moneda local es Dólares Americanos (USD) y la Moneda extranjera Yenes Japoneses (JPY). JPY 122.15 compran USD 1.00.

Por favor haga click aquí para ver más ejemplos.

Ingresar una Factura de Compras - Solapa Otros

Factoring
Pegado Especial    Registro Proveedor
Por Defecto de    Proveedor
Si el Proveedor es uno que utiliza una empresa para factoring (a la que se deben enviar los Pagos), ingrese el Número de Proveedor de esa empresa aquí (este empresa también debe haber sido creada en el registro Proveedores).

Zona
Por Defecto de    Proveedor
Esta información es obtenida desde el registro del Proveedor, e indica el origen del Proveedor. La selección de un Código IVA para cada fila dependerá de la Zona del Proveedor. La Zona no podrá ser modificada para una Factura individual: cualquier cambio debe ser realizado en el registro Proveedor antes de ingresar las Facturas.

El IVA es calculado de la siguiente forma:
Nacional
El IVA es calculado utilizando el Código IVA de cada fila. En cualquier Asiento Contable generado de la Factura, el IVA es debitado de la cuenta de Credito Fiscal del Código IVA y acreditado a la Cuenta Acreedora.

Regional
Las Facturas recibidas de otros países dentro de la UE no llevan IVA. Sin embargo, dependiendo la naturaleza de la Factura, el IVA puede ser de tipo a pagar.

El IVA es calculado utilizando el Código IVA de cada fila. En cualquier Asiento Contable generado de la Factura, el IVA es debitado de la Cuenta de Crédito Fiscal del Código IVA y acreditado a la Cuenta de Débito Fiscal del Código IVA. Por tanto se recomienda que un Código IVA específico sea utilizado para el IVA en las Compras dentro de la UR, con un Cuenta de Débito Fiscal que no sea utilizada por otro Código IVA.

Por lo general se recomienda que deje el campo IVA vacio en el encabezado al momento de ingresar las Facturas de Compras de empresas dentro de la UE.

Internacional
El IVA no es calculado. Cualquier Asiento Contable generado de la Factura no incluirá el elemento IVA.
Cód. Banco
Pegado Especial    Opciones Bancos , Módulo Compras
Es el Banco donde el Proveedor tiene su cuenta bancaria. Es traída desde el Proveedor o desde el Proveedor para Factoring. Puede ser utilizada con transacciones bancarias extranjeras.

Cta. Banco
El Número de cuenta bancaria del Proveedor es ingresado desde la solapa 'Cuentas' en el registro del Proveedor o, en caso de ser adecuado, desde el registro de la empresa de factoring del Proveedor. Cuando un Pago es emitido para la Factura, este número será mostrado en la pestaña H del registro del Pago. Si es necesario, puede ser modificado para permitir que el pago sea enviado a una cuenta diferente.

Cód. Orden
Es el Código de Orden (número de sucursal) del banco dóndel el Proveedor tiene su cuenta bancaria y es ingresado desde el Proveedor o el Proveedor para Factoring. Cuando un Pago es emitido para un Factura, será mostrado en la pestaña H del registro del Pago.

ID Tributario
Por Defecto de    Proveedor
Es el número de registro de identificación tributario del Proveedor. Es importante que este campo tenga un valor si el Proveedor está "Dentro la Zona de la UE" ya que esta información es necesaria para los informes de IVA de la UE.

Hansa posee una funcionalidad a través de la cual se puede verificar que el ID Tributario ingresado en este campo este en el formato correcto para el país del Proveedor. El formato correcto deberá estar definido en la opción Máscaras Nro. de Registro IVA del módulo Sistema. Si el país del Proveedor está vacio, el País desde la opción Información de Empresa será utilizado. Si esta campo está en blanco, no se realizará ninguna validación.

Objetos
Pegado Especial    Registro Objeto , módulo Sistema
Hasta 20 Objetos, separados mediante comas, pueden ser asignados a esta Factura de Compras y todas las transacciones que sean generadas desde ella. Puede definir Objetos separados para representar distintos departamentos, centros de costo o tipos de producto. Esto le proporciona un método flexible de análisis que puede ser utilizado en los informes de contabilidad.

En cualquier Asiento Contable generado desde esta Factura, cualquier Objeto especificado en este campo será asignado al lado del débito de la Cuenta Acreedor(as) y, si la opción Objeto a Cta. Acreedora de las opciones de Manejo de Ctas. Compras está siendo utilizada, será contabilizada al crédito de la Cuenta Acreedora.

Si la opción Objetos en Cta. Acreedora está siendo utilizada, cualquier Objeto especificado para el Proveedor será copiado en este campo por defecto.

Idioma
Pegado Especial    Opción Idiomas , módulo Sistema
Por Defecto desde    Proveedor
El Código del Idioma determina el texto que será transferido desde los distintos registros y opciones, por ejemplo el Nombre de la Cuenta, textos para los Términos y Formas de Pago, la selección del formulario para el documento, etc. Deje el campo vacio para utilizar el Idioma por defecto.

Nro. Orden
En el caso de las Facturas de Compras generadas a partir de Órdenes de Compra, el Nro. de Orden será mostrado en este campo. Esta campo no es editable.

Cta. Acreedores
Pegado Especial    Registro Cuentas, módulos Contabilidad/Sistema
Es la Cuenta Acreedora que será utilizada en cualquier Transacción Contable generada desde la Factura de Compras es mostrada en este campo. Por favor haga click aquí para ver más detalles sobre cómo se determina la Cuenta que se ofrece por defecto.

Vendedor
Pegado Especial    Registro Personas, módulo Sistema
Por Defecto desde    Proveedor o Orden de Compra
Ingrese las iniciales de la Persona responsable por esta Factura de Compras.

Este campo también es utilizado por el módulo de Acceso Limitado: por favor revise la descripción del campo Grupo de Ventas (más abajo) para tener detalles

Grupo Vtas.
Pegado Especial    Opción Grupos de Ventas, módulo Sistema
Por Defecto desde    Vendedor
El Grupo de Ventas es traído desde el registro de Persona luego que ingresa el Vendedor. Si el módulo de Acceso Limitado está configurado, este campo puede ser utilizado para prevenir que un usuario vear todas las Facturas de Compras de la ventana 'Facturas de Compra: Hojear' al restringir su acceso para ver solo sus propias Facturas de Compra o las de su Grupo de Ventas.

Por favor haga click aquí para más detalles sobre el módulo de Acceso Limitado.

Comentario
Por Defecto desde    Proveedor
Registre aquí cualquier comentario sobre esta Factura de Compras.

Proceso OC
Pegado Especial    Registro Proceso de Orden de Compras, módulo Órdenes de Compra
En el caso de que la Factura de Compras ha sido creada desde una Orden de Compra que tiene asociado un Proceso de Orden de Compras, el Número del Proceso será mostrado aquí. Este campo no puede ser modificado.

Código Barra
Este campo es utilizado en Finlandia, dónde las Facturas de Compras tiene códigos de barra que contienen información como el número de cuenta bancaria del Proveedor, la Moneda de la Factura y monto, y un único número de referencia. Por favor contáctese con su representante local de Hansa para tener más detalles, incluyendo la forma de habilitar la entrada de información utilizando un lector de códigos de barra.

Entering a Purchase Invoice - Accounts Card

P/Order No.
In the case of a Purchase Invoice created from Purchase Order, the Purchase Order Number will be shown here.

This field will also show the originating Purchase Order Number in a Purchase Invoice created from a Goods Receipt, copied from the Purch. Order No. field on the 'Terms' card of the Goods Receipt. In some cases, the Purch. Order No. field in a Goods Receipt so nothing will be copied. This will occur in a Goods Receipt that you have linked to more than Purchase Order and/or when you are using the PO number only on Goods Receipt rows (not in header) option in the Stock Settings setting.

This field cannot be changed.

P/O Process No.
Paste Special    Purchase Order Process register, Purchase Orders module
In the case of a Purchase Invoice created from a Purchase Order that has an associated Purchase Order Process, the Process Number will be shown here. This field cannot be changed.

Service Del. Date
Paste Special    Choose date
Use this field to record the date when you received the goods or services listed in the Invoice. In most countries, this is for information only.

In Poland, the VAT obligation is based on the date a delivery was made or a service was carried out. For this reason, this field will also appear on the 'Terms' card when the VAT Law in the Company Info setting in the System module is set to “Polish”. In Enterprise by HansaWorld, VAT calculations are based on Transaction Dates, so you will need to create a VAT Correction record from a Purchase Invoice if its Transaction Date is different to its Service Delivery Date (i.e. the two dates are in different months). This will ensure its VAT is attributed to the correct period. If you run the ‘Create VAT Corrections P/L’ Maintenance function and select the Check Service Del. Date option, VAT Corrections will be created for each Purchase Invoice where the Transaction and Service Delivery Dates are in different months. You can also create a VAT Correction record from an individual Purchase Invoice by opening it and selecting ‘Create VAT Correction P/L’ from the Operations menu: this will be useful for Purchase Invoices that do not have Service Delivery Dates. Please refer to your local HansaWorld representative for more information.

Bank Code
Paste Special    Banks setting, Purchase Ledger
Default taken from    'Contact' record for the Supplier or Factoring Supplier (Account Operator)
The Bank where the Supplier's bank account is held. This is brought in from the Contact records for Supplier or the Factoring Supplier. It may be used in relation with foreign bank transactions.

Bank Account
Paste Special    Bank Accounts of the Supplier
Enter the Supplier's bank account number here. When you issue a Payment against the Invoice, this Bank Account will be copied to the To Bank A/C field on flip H of the Payment record. From there, it will be included in Banking File exports.

A default Bank Account will be placed in this field, taken from the Contact record for the Supplier and chosen in the following order:
  1. The IBAN Code

  2. The Bank Account

  3. The Bank Account 2
If these three fields are empty and the Supplier has a Factoring Supplier, then the Bank Account will be taken from the same fields in the Contact record for the Factoring Supplier.
If a Supplier or Factoring Supplier has more than one Bank Account (e.g. their Contact record has both a Bank Account and a Bank Account 2), you can change from the default using 'Paste Special'.

Sort Code
Default taken from    Contact record for the Supplier or Factoring Supplier (Sort Code)
The Sort Code (branch number) of the bank where the Supplier's account is held is also brought in from the Supplier or the Factoring Supplier. When you issue a Payment against the Invoice, this Sort Code will be copied to flip H of the Payment record. From there, it will be included in Banking File exports.

Barcode
This field is used in Finland, where Purchase Invoices have bar codes containing information such as the Supplier's bank account number, the Invoice amount, a unique reference number and the Due Date. There are two versions of barcode: one contains the IBAN Code of the Supplier's Bank Account, while the other contains the Supplier's bank account number. If you enter or scan such a barcode into this field, the Supplier (and all connected details such as Name, Address, Bank Account details and Payment Term), TOTAL, Reference and Due Date will be brought into the Purchase Invoice automatically. The Supplier will be found by searching the Contact register for the record with the IBAN Code or Bank Account contained in the barcode. If no Supplier with the relevant IBAN Code or Bank Account is found, the other details (TOTAL, Reference and Due Date) will not be brought in from the barcode. So, if you will be using this feature, it is recommended that you keep the IBAN Codes and Bank Accounts in the Contact records for your Suppliers up to date. Please refer to your local HansaWorld representative for more details, including enabling entry to this field using a barcode reader.

Payment Code
Paste Special    Payment Codes setting, Purchase Ledger
This field is used in Sweden, where every payment to a beneficiary domiciled outside Sweden (in a foreign currency or in Swedish kronor) that exceeds a counter value stipulated by the National Tax Board (Riksskatteverket) must be reported to the Tax Board by the intermediary bank. Included in the report should be a Payment Code, a three-digit code representing a category (i.e. export/import, services etc.).

Specify the Payment Code to be used with a particular Purchase Invoice here: this is only necessary if the Supplier is located outside Sweden and you will be sending banking files for cross-border payments. A default will be brought in from the 'Accounts' card of the Contact record for the Supplier. When a Payment is issued against the Invoice, it will be shown on flip H of the Payment record. From there, the Payment Code will be included in Banking File exports if you produce them using the Foreign Country Payment option and if the Payment File Format you have specified in the Bank Transfer setting in the Purchase Ledger is Sweden - Handelsbanken.

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Entering a Purchase Invoice - Inv. Address Card

Address
Default taken from    Contact record for the Supplier (Invoice Address)
The Supplier's address will be brought in from the 'Contact' card of their record in the Contact register. You can change the Address in a particular Invoice, but if you need to make a more permanent change, you should do so in the Contact register.

If you want to give a name to each of the individual address lines, use the 'Address' card of the User Defined Fields - Contacts setting in the CRM module. This can be useful if, for example, you want to indicate that the town or city is always to be typed into the third line of the address:

Country
Paste Special    Countries setting, System module
Default taken from     Contact record for the Supplier (Country)
The Supplier's Country will be brought in from the 'Contact' card of their record in the Contact register.

Approval Status
You can use the Approval Rules register in the Business Alerts module to configure an approval process that Purchase Invoices must pass through before you can mark them as OK (or before you can tick the Prel. Booking box). For example, particular managers may need to check and approve every Purchase Invoice in which the TOTAL is greater than a certain value. If you are using such an approval process, these options will display the stage in the process that a particular Purchase Invoice has reached.

In brief, the options are:
Not Required
The Purchase Invoice does not need to pass through an approval process, so you can mark it as OK immediately.

Not Started
If you have a configured an approval process for Purchase Invoices, the Approval Status in new unsaved Purchase Invoices will be Not Started. When you save a Purchase Invoice for the first time, the Status will change to Not Required (if the Purchase Invoice does not need to pass through the approval process, which will usually be because its value is too low), or to Not Requested. The Approval Status will be re-assessed each time you save the Purchase Invoice.

Not Requested
The Purchase Invoice does need to pass through an approval process, and you have not yet started that process. To start the process, save any changes and then choose 'Send for Approval' from the Operations menu. After doing this, you will no longer be able to modify the Invoice.

Pending
The Purchase Invoice has been entered into the approval process, and is waiting to be approved or rejected. If you need to check the progress of the approval process, select 'Invoice Status' from the Operations menu.

Approved
The approval process has been completed and the Purchase Invoice has been approved. You can now mark it as OK (although this may have been done automatically, depending on how you have configured the approval process).

Rejected
The approval process has been completed and the Purchase Invoice has been rejected. If you have configured the approval process to allow rejected Purchase Invoices to be modified before re-submission, you must set the Approval Status back to Not Requested and then save the record before you can modify the Purchase Invoice.
Please refer here for full details.

VAT Zone
Default taken from    Contact record for the Supplier
These radio buttons show the Supplier's Zone, brought in from the Contact register. The Zone can control the selection of VAT Code or Tax Template in each row of the Purchase Invoice: you will have defined separate default VAT Codes or Tax Templates for each Zone on the 'VAT' card of the Account Usage P/L setting. You cannot change the Zone in a Purchase Invoice: you should make any necessary changes in the Contact register before entering Purchase Invoices.

VAT in a Purchase Invoice will calculated as follows:
Domestic, Inside EU (Post VAT) and Outside EU (Post VAT)
VAT is calculated using the VAT Code of each row. In any Nominal Ledger Transaction resulting from the Purchase Invoice, VAT is debited to the Input Account from the VAT Code and credited to the Creditor Account.

Inside EU
Purchase Invoices received from other countries in the EU do not carry VAT. However, depending on the nature of the Invoice, VAT can be payable.

VAT is calculated using the VAT Code of each row. In any Nominal Ledger Transaction resulting from the Purchase Invoice, VAT is debited to the Input Account from the VAT Code and credited to the Output Account from the VAT Code. Therefore, it is recommended that you use a dedicated VAT Code for VAT on EU Acquisitions, with an Output Account that is not used in any other VAT Code.

It is usually recommended that you leave the VAT field in the header empty when entering Purchase Invoices from inside the EU.

Outside EU
VAT is not calculated. Any Nominal Ledger Transaction resulting from the Purchase Invoice will not include a VAT element.
You can change the names of two of these options if they are not suitable. Using the VAT Zone Label setting in the Sales Ledger, you can replace the string "EU" with your own string (for example "SACU" in South Africa).

Region    Paste Special    Regions setting, Sales Ledger
Default taken from    Contact record for the Supplier
This field can be used in Argentina, where tax legislation states that the calculation of gross income withholding taxes should depend on the Region where the goods or services are received. Please refer to the description of the Supplier Withholdings setting here for more details.

VAT Reg. No.
Default taken from    Contact record for the Supplier
The Supplier's VAT registration number. It is important that this field contains a value if the Supplier is in the "Inside EU" and "Inside EU (Post VAT)" Zones as this information is then required for EU VAT reporting purposes.

You can have a validation check carried out to ensure that the VAT Number entered here is in the correct format for the Supplier's Country. If you want there to be such a validation check, define the correct formats in the VAT Number Masks setting in the System module. The validation check will take place when you save the Purchase Invoice, and a message will be shown if the VAT Number is in the wrong format. The check will be based on the Country specified in the Contact record for the Supplier or, if that is blank, using the Country in the Company Info setting (i.e. your own country). If that is also blank, no validation check will be made.

Telephone, Fax
Default taken from    Contact record for the Supplier
The Supplier's telephone and fax numbers, as entered on the 'Contact' card of the Supplier's record in the Contact register.

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Entering a Purchase Invoice - Payment Planning Card

This page describes the fields on the 'Payment Planning' card of the Purchase Invoice record. Please follow the links below for descriptions of the other cards:
--- $SCALEIMAGE313.JPG70
Payment Note
Default taken from    Contact record for the Supplier
Record here any notes about the expected or actual payment of the Purchase Invoice. This is for information only. You can change this field after marking a Purchase Invoice as OK.

Planned Payment
Paste Special    Choose date
The date when you expect to pay the Supplier.

This date cannot be earlier than the Invoice Date. You can change this date after marking a Purchase Invoice as OK.

If you duplicate a Purchase Invoice containing a Planned Payment date, that date will not be copied to the new Invoice.
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The Purchase Invoice register in Standard ERP:

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Ingresar una Factura de Compras - Ejemplo

Ahora le mostraremos cómo utilizar los distintos campos en la pantalla de la Factura con la ayuda de un par de ejemplos.

Abra el registro de Facturas de Compras utilizando el Panel de Control o el menú Registros desde el módulo de Compras. Cuando la ventana 'Facturas de Compra: Hojear' aparezca, click en el botón [Crear]. La ventana 'Factura de Compras: Crear' es mostrada, con el Número de Factura interna ya ingresado. Ingrese la Fecha Factura como se muestra en la Factura y presione la tecla Retorno dos veces. La Fecha Factura es copiada al campo Fecha Transacción. En casi todos los casos, estas dos fechas deberían ser la misma, de otra forma sus Cuentas por Pagar serán distintas a su informe de Ctas. por Pagar por Antiguedad. El punto de inserción es ahora el campo Código Proveedor. Presione Ctrl-Return (Windows y Linux) o ⌘-Return (Macintosh): esta acción abre la ventana 'Pegar Proveedor'.

Seleccione un Proveedor desde la lista con doble-click en su nombre (o utilizando las teclas del cursor y presionando Return). Presione Return una vez más y la información del Proveedor como su Nombre y Dirección son ingresados en los campos apropiados de la pantalla Factura de Compra.

El punto de inserción debería estar ahora en el campo TOTAL. Ingrese el total del monto a pagar (incluyendo impuestos), y, en el campo IVA, el monto de impuesto (esto último es opcional). Dependiendo la opción de la casilla Calcular IVA en la opción Opciones de Facturas de Compra, el monto impositivo será calculado automáticamente. Presione Return de nuevo para mover el punto de inserción al campo Nro.Factura Proveedor, e ingresar el número.

Si el Término de Pago incluye descuentos al contado, Hansa calculará el monto y lo mostrará en el campo Descuento Fijo. El campo Fecha Descuento mostrará la fecha de expiración del descuento.

Continue e ingrese la información contable. Mueva el punto de inserción al campo Número de Cuenta de la primera fila del área de la matriz, e ingrese el Número de Cuenta. Utilice la función 'Pegado Especial' para tener acceso al Plan de Cuentas, desde el cual la Cuenta apropiada puede ser seleccionada: la búsqueda entre las Cuentas puede ser de la forma normal, por Número o por Nombre. Al presionar Return, el punto de inserción se moverá al campo Objeto, o lo omitirá pasando al campo Monto, dependiendo las opciones que haya seleccionado en la opción Opciones Facturas de Compra. Asegúrese de que el punto de inserción esté en el campo Monto e ingrese el monto de la fila (excluyendo el IVA).

Cuando todos los ítems hayan sido ingresados, y la Factura haya sido revisada, aprúebela por medio del tilde en la casilla OK. Cuando este guardada, será contabilizada en las Cuentas por Pagar.

Guarde las Factura por medio de un click en [Guardar] o [Crear]: use la última opción si desde continuar con una siguiente factura. El TOTAL debe ser igual a una de las siguientes opciónes antes de que pueda continuar:

Nacional
La suma de los Montos de las filas más el IVA.

Regional
La suma de los Montos de las filas.

Internacional
La suma de los Montos de las filas. El IVA no es calculado en este caso.
En caso de que este no sea el caso, Hansa mostrará el mensaje de error: "Asiento no está en Equilibrio".

Hasta que la Factura haya sido aprobada por medio del tilde en la casilla OK, le será posible modificarla.

Entering a Purchase Invoice - VAT Examples

This section contains some examples illustrating the handling of VAT in Purchase Invoices. The examples assume the use of standard VAT Codes that do not have Tax Rules specified on flip B of the VAT Codes setting in the Nominal Ledger.

The calculation of VAT in a Purchase Invoice depends on its VAT Zone, which in turn depends on the VAT Zone specified for the Supplier in the Contact register. When you specify the Supplier in a Purchase Invoice, the VAT Zone will be set accordingly, and will be visible on the 'Inv. Address' card:

When you add a row to a Purchase Invoice and specify an Account, the VAT Code in that row will be chosen as follows:
  1. The Purch. VAT Code for the Supplier will be used.

  2. It will be taken from the Account record.

  3. The VAT Code on the 'VAT' card of the Account Usage P/L setting will be used.
In the last case, the appropriate VAT Code for the Zone of the Supplier will be used.

You can change this default in a particular Invoice row if necessary.

Depending on the VAT Zone, the VAT Code in a particular row will determine the rate at which VAT will be charged in that row and the Input VAT Account that will be debited.

Domestic, Inside EU (Post VAT) and Outside EU (Post VAT) VAT Zones

  1. In a Purchase Invoice in the Domestic, Inside EU (Post VAT) or Outside EU (Post VAT) VAT Zones, when you enter the Amount in a row, the Calculated VAT field in the footer will be updated automatically. In the example shown below, the VAT Rate for VAT Code 1 is 20%:

    In this simple example, the same VAT Code has been used in each row. When you mark the Purchase Invoice as OK and save it, the Calculated VAT amount will be posted to the Input VAT Account for the VAT Code (Account 831 in this example):

  2. Occasionally, the Calculated VAT figure may be such that the Purchase Invoice doesn't balance and so can't be saved. This may be due to rounding (as in the example illustrated below) or, more rarely, due to an error in calculation by the Supplier.

    The Invoice does not balance because the TOTAL is 200.00, but the sum of the Amounts in the rows plus VAT is 199.99 (100.00 + 66.66 + 33.33). In this situation, enter the VAT value charged by the Supplier in the VAT field in the header:

    When you mark the Purchase Invoice as OK and save it, the VAT figure from the header will be posted to the Input VAT Account for the VAT Code (again, Account 831):

  3. If you use several VAT Codes posting to different Input VAT Accounts, the procedure for entering Purchase Invoices will be unchanged. In the example shown below, the VAT Rate for VAT Code 2 is again 20%:

    As the VAT Codes post to different Input VAT Accounts, the Calculated VAT figure cannot be used in the postings as it is an accumulated total. Instead, a VAT amount will be calculated for each VAT Code and posted to each Input VAT Account:

  4. If a Purchase Invoice with several VAT Codes doesn't balance, you can again enter the correct VAT total in the VAT field in the header, so that the Purchase Invoice balances:

    The difference between the Calculated VAT figure and the figure in the VAT field in the header will be added to the posting to the first Input VAT Account (Account 831 in this example):

  5. If you need to specify more precisely where the difference will be posted, first make sure you are using the Set VAT Value on Purchase Invoice option on the 'VAT' card of the Account Usage P/L setting:

    This will allow you to specify the VAT amounts individually in each Purchase Invoice row. You may also want to use the Force Line VAT if VAT Differs and more than one VAT Code option in the same setting. This will mean that you will have to specify VAT amounts individually in each Purchase Invoice row if a Purchase Invoice has more than one VAT Code.

    Now you can enter the exact VAT amounts on flip C of each Purchase Invoice row. As you do so, the VAT figure in the header will be updated automatically:

    The VAT amounts that you specify on flip C will be posted to the corresponding Input VAT Accounts:

Inside EU VAT Zone

When purchasing Items from other countries in the EU, you will not pay VAT to the Suppliers but you need to pay VAT at the domestic rate that would apply had you purchased the Items from local Suppliers. This is known as Acquisition VAT. You can reclaim this VAT, if the acquisitions relate to VAT taxable supplies that you make. One method for handling Acquisition VAT is described below. Please refer to the description of the 'Create Internal Invoice' function for an alternative.

  1. In the VAT Codes setting in the Nominal Ledger, create a VAT Code for VAT on EU Acquisitions. VAT will be debited to the Input Account in this VAT Code and credited to the Output Account. It is recommended that you use an Output Account that is not used in any other VAT Code (VAT Code 3 in the example below):

  2. In a Purchase Invoice in the Inside EU VAT Zone, enter the total charged by the Supplier (i.e. without VAT) in the TOTAL field and the Amounts in the rows using the VAT Code from step 1. The Calculated VAT field in the footer will be updated automatically. In this example, the Currency in the Invoice is the Euro:

  3. When you mark the Purchase Invoice as OK and save it, the total charged by the Supplier will be posted to the Creditor Account. VAT will be debited to the Input Account of the selected VAT Code and credited to the Output Account (EUR figures are shown in the Base 2 Debit and Credit fields, with figures in Base Currency 1 in the Base 1 Debit and Credit fields):

If you need to use the reverse charge procedure described above with Suppliers in the Domestic or Outside EU VAT Zones, please refer to the 'Example - Reverse Charge VAT' section on the Example VAT Report Definitions page.

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Entering a Purchase Invoice - Settlement Discount Examples

A Supplier might issue you with a Purchase Invoice in which they offer you a settlement discount if you pay the Invoice by a specified date. If you receive such a Purchase Invoice, follow these steps:
  1. Create a record in the Payment Terms setting containing the details of the settlement discount. Enter the discount percentage in the Settl. Discount % field and the number of days for which the settlement discount offer is valid in the Settl. Disc Days field:

    The Type should be "Normal", and you should also specify the number of Net Days to allow Due Dates to be calculated.

  2. Specify Settlement Discount Accounts in the Account Usage P/L setting. If necessary, you can enter different Accounts to be used depending on the VAT Zone of the Supplier:

    The value of the settlement discount will be credited to the Settlement Discount Account when you pay the Purchase Invoice.

  3. Enter the Purchase Invoice in the usual way. After you enter the TOTAL and the Payment Term from step 1, the Discount Date and Sett. Discount fields will be filled in automatically:

    The settlement discount will be calculated using the formula:
    TOTAL x Settlement Discount %
  4. Mark the Purchase Invoice as OK and save. The settlement discount will not affect the postings in the Nominal Ledger.

  5. When you need to pay the Purchase Invoice, create a new record in the Payment register. When you specify the Purchase Invoice Number, an extra row containing the settlement discount will be added to the Payment automatically, providing the Transaction Date is on or before the Discount Date. The Sent and Bank Amount will be changed to the outstanding amount less the settlement discount:

    The Payment register is described in more detail here.

  6. Mark the Payment as OK and save. In the resulting Nominal Ledger Transaction, the settlement discount will be credited to the Settlement Discount Account that you specified in step 2:

  7. In some countries, the posting of the settlement discount from the Payment should include a VAT element. If you need such a posting, specify a Settl. Discount VAT Account on the 'VAT' card of the Account Usage P/L setting:

  8. The existence of a Settl. Discount VAT Account means that the settlement discount less VAT will be credited to the Settlement Discount Account that you specified in step 2, and the VAT element will be credited to the Settlement Discount VAT Account:

    The VAT element will be calculated using the following formula (with example figures in brackets):
    Settlement Discount (10.00) * Purchase Invoice VAT Total (16.67)
    Purchase Invoice Total (including VAT) (100.00)
    The VAT total in this equation will be taken from the VAT field in the header of the Purchase Invoice being paid or, if this is empty, from the Calculated VAT field in the footer of that Purchase Invoice.

  9. The settlement discount in step 3 was calculated by applying the settlement discount percentage to the Purchase Invoice TOTAL, as follows:
    total row Amounts (83.33) + VAT (16.67) = TOTAL (100.00)

    TOTAL (100.00) * Sett. Discount (10%) = 10.00
    In some countries (e.g. the UK), settlement discounts do not include VAT. VAT is therefore calculated on the total of the row Amounts after subtracting the settlement discounts, as follows:
    total row Amounts (83.33) - Sett. Discount (10%) = 75.00

    75.00 * VAT (20%) = 15.00

    total row Amounts (83.33) + VAT (15.00) = TOTAL (98.33)
    If you are in the UK and receive Purchase Invoices with settlement discounts calculated in this way, you should tick the Exclude VAT on Settl. Discount option on the 'VAT / Tax' card of the Account Usage S/L setting in the Sales Ledger (this option applies to both the Sales and Purchase Ledgers):

    You should also remove any Settl. Discount VAT Account from the Account Usage P/L setting so that there is no VAT element in the posting of settlement discount from a Payment (as described in steps 7 and 8 above).

  10. If you enter a Purchase Invoice with a settlement discount calculated as described in the previous step, the VAT total in the Supplier's Invoice will not be the same as the figure that appears in the Calculated VAT field in the footer. You will need to copy the VAT total from the Supplier's Invoice to the VAT field in the header. This will ensure that the settlement discount is calculated correctly (and also that the correct figure will be posted to the Input VAT Account):

    If the Purchase Invoice is one with several rows (possibly with different VAT Codes), you may need to enter the correct VAT figures in each row (in the VAT field on flip C) to ensure the correct amounts are posted to the Input VAT Accounts. This is described in more detail in step 5 of the 'Domestic, Inside EU (Post VAT) and Outside EU (Post VAT) VAT Zones' example on the VAT Examples page.

  11. When you pay the Purchase Invoice, the settlement discount will be deducted as already described in step 5:

  12. In the Nominal Ledger Transaction resulting from the Payment, the settlement discount will be credited to the Settlement Discount Account, again as already described. There will be no VAT element as the Settl. Discount VAT Account field in the Account Usage P/L setting should be empty:

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Registro Preliminar

Es posible registrar contablemente de forma preliminar una Factura de Compra el momento en que es recibida. En algunas empresas, las Facturas de Comrpas son transferidas dentro de la organización por un determinado período, para obtener la aprobación del gasto y la clasificación correcta.

Cuando esta opción es utilizada, la Factura puede ser ingresada al momento de ser recibida. En el gráfico siguiente, una Factura de Compra ha sido ingresada y la casilla Reg. Preliminar está tildada.

Al guardarla, si ha sido definido en la opción Sub Sistema del módulo Contabilidad, Hansa generará un Asiento Contable preliminar para la Factura. Esta transacción contendrá el IVA normal y la Cuenta de Costos para contabilizarlas, pero, en lugar de la Cuenta Acreedora normal, un Cuenta preliminar (definida en la solapa 1 de la opción Manejo de Ctas. Compras) es acreditada.

Hasta que la Factura haya sido aprobada puede ser modificada, a pesar de que el Asiento haya sido creado. Al aprobarla, un nuevo Asiento Contable es generado, revirtiendo lo contabilizado en las Cuentas preliminares, reemplazando esto con débito a la Cuenta Acreedora normal.

En el ejemplo, un dato adicional ha sido contabilizado para la Cuenta de Redondeo de Monedas para que el Asiento este en equilibrio en la segunda Moneda base.

Después de que la Factura de Compras ha sido ingresada y el Asiento preliminar generado, las Cuentas de Costos de cualquier fila de la Factura de Compras podrán ser modificadas. Este cambio se verá reflejado en el Asiento Contable, generado cuando la Factura de Compras es aprobado. Más abajo se muestra este Asiento, dónde la Cuenta de Costos 742 utilizada en un principio ha sido reemplazada por la 440.

Si una Factura de Compras preliminar es acreditada, ya no podrá ser modificada o aprobada y el Asiento Preliminar será considerado como el definitivo. Esta acción asegura que la Contabilidad se mantenga correcta.

Inspección y Aprobación de Facturas de Compra

Si la Factura no es aprobada al momento de ser ingresada, deberá ser aprobada ahora para poder contabilizarla en las Cuentas por Pagar, y, su está definido en la opción Sub Sistema del módulo de Contabilidad, para la generación del Asiento Contable respectivo. La aprobación también ocasiona que el registro de la Factura de Compra sea bloqueado, de forma que no se puedan alterar los datos después de ello. Los Pagos solo podrán ser emitidos para Facturas de Compra aprobadas.

Existen dos formas para Aprobar una Factura:

  1. Al revisar una Factura de Compra, click en la casilla OK; o

  2. Seleccionando una o más Facturas desde la ventana 'Facturas de Compra: Hojear' y seleccionando 'OK' desde el menú Operaciones.

Asientos Contables desde Facturas de Compra

Cuando una Factura de Compra es aprobada y guardada, un Asiento Contable es generado de forma automática, si ha sido especificado en la opción Sub Sistema del módulo Contabilidad. Por favor click aquí para información más completa sobre estas transacciones.

Una vez que el Asiento ha sido generado, puede revisarlo utilizando la función 'Abrir Asiento' desde el menú Operaciones.

Mensajes de Error

Cuando Ud. aprueba Facturas de Compra, los Asientos Contables son generados automáticamente y colocados en su Duario de Asientos.

Si un mensaje de error aparece, significa que alguna Cuenta u otra opción son incorrectas. Todos los números de Cuentas utilizados por la Factura de Compra, que deben haber estado disponibles por defecto desde la opción Manejo de Ctas. Compras, el Proveedor o la Categoría de Proveedor, deben existir en el registro Cuentas (módulo Sistemas y Contabilidad). Los Códigos IVA utilizados deben haber sido definidos, mientras que los Números de Serie para el período actual también deben existir.

Cuando la Factura de Compra aún está en pantalla, Ud. puede corregir el error, añadiendo la Cuenta(s) faltante en el registro Cuentas o modificando las opciones como correspondan.

El programa no puede realizar transacciones contables a Cuentas inexistentes, de esta forma previene los errores contables.

Impresión de Facturas de Compra

Una Factura de Compra puede ser impresa, para facilitar su aprobación u obtener su autorización.

Para Imprimir una Factura de Compra, abra el registro en la ventana de registro y click en el ícono de Impresión de la Barra de Botones. La Factura de Compra debe haber sido guardada antes de que las últimas modificaciones puedan mostrarse en el documento impreso. Si desea imprimir en pantalla, click en el ícono de Vista Previa.

Otra alternativa para imprimir varias Facturas de Compra al mismo tiempo es, seleccionar 'Documentos' desde el menú Archivo o click en [Documentos] en el Panel de Control y seleccionar 'Facturas de Compra' desde la lista subsecuente.

Aprovisionamientos/Devengamientos

En circunstancias normales el Monto total de cada fila de la Factura de Compra es contabilizado a la Cuenta de Compras cuando el Asiento Contable es generado. Sin embargo, esto puede no ser apropiado si la Factura de Compra es por un servicio o un contrato que se desarrolla en el tiempo. En este caso, puede ser apropiado que el Monto sea contabilizado a la Cuenta de Compras de forma gradual dentro del período del servicio o contrato.

Por ejemplo, Ud. recibe una Factura por un contrato de servicios por un año con un valor de 120. Ud. no desea que se debiten inmediatamente los 120 de la Cuenta de Compras: sería más apropiado si se debitan 10 por mes durante el año (el período del contrato), especialmente si el período del contrato pasa a un nuevo año fiscal.

La Opción Devengamientos/Aprovisionamientos del módulo Contabilidad es utilizada para definir la fórmula por la cual los montos de la Factura son debitados gradualmente de la Cuenta de Compras. Por ejemplo, utilizaremos un registro que contenga doce transferencias mensuales, cada una de 8.33% (por ej. una doceava parte del total):

Ingrese la Factura de Compra, y especifique el registro de la opción Aprovisionamientos en el campo Cód.Deveng. en la pestaña C:

Cuando la Factura es aprobada y guardada, el Monto (por ej. Excluyendo el IVA) de la fila de la Factura no será contabilizada en la Cuenta de Compras de la forma tradicional. En lugar de ello, será contabilizada en la Cuenta Preliminar especificada en el registro de Aprovisionamientos/Devengamientos. La contabilización a las Cuentas de IVA y Acreedor no serán afectadas.

Un registro también será generado en el registro de Simulaciones. Este contendrá doce sets de registros de débitos y créditos en equilibrio, cada uno de los cuales acredita la Cuenta de Aprovisionamientos y debita la Cuenta de Compras con una doceava parte del monto total:

Una vez al mes, la función de Mantenimiento 'Generar Asientos de Simulaciones' del módulo Contabilidad puede ser utilizada para crear las Transacciones de cada par de débitos y créditos en equilibrio, contabilizándolos en el registro de Simulaciones. La fechas de estas Transacciones serán tomadas desde la Fecha de Transacción de la fila correspondiente de la Simulación. Esto permitirá que el Monto de la Factura sea trasladado de forma gradual desde la Cuenta de Aprovisionamientos a la Cuenta de Compras.

La Simulación y cualquier otra Transacción generada hasta ese momento puede ser revisada desde la Factura utilizando la funcionalidad de Archivos Adjuntos. Click en el botón de [Archivos Adjuntos] (con ícono del clip) en el registro de la Factura, y luego doble-click en un ítem de la lista para abrirlo:

Cuando una Transacción es generada para cada par en la Simulación, el Estado de estas contabilizaciones (mostradas en la pestaña B de la Simulación) es modificada de "Activa" a "Transferida", evitando la creación de otra Transacción la próxima vez que se utilice la función.

Cash Notes in the Purchase Ledger

A Cash Note is a Purchase Invoice that is immediately to be treated as being paid. It differs from a normal Invoice in that it does not affect your Creditor Account or appear in any of your credit-management reports: instead, a credit posting for the Invoice value will be made directly to your Cash Account.

To enter a Cash Note, follow the usual procedure for entering Invoices, with just one exception: change the Payment Terms (using the 'Paste Special' function if necessary) to refer to a Payment Term record of Type "Cash":

If appropriate, you can register a "Cash" Payment Term in the Contact records for Suppliers that you always pay immediately (in the Purch. Pay. Terms field), so you don't have to make this change every time.

Click the OK check box when you are sure the Cash Note is correct. As with ordinary Invoices, saving the Cash Note now will cause it to be posted to the Purchase and Nominal Ledgers. In the resulting Nominal Ledger Transaction, the Cash Account will be credited:

The Invoice Status report for the Cash Note (obtained using the 'Invoice Status' function on the Operations menu) shows that it has been treated as paid immediately and therefore that nothing is outstanding:

Please refer here for details about crediting Cash Notes.

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Acreditar Facturas de Compras

Si desea acreditar una Factura de Compras que le ha sido enviada, siga los siguientes pasos:
  1. Genere un nuevo registro de Factura de Compra, o copie la Factura de Compra que desea acreditar. Copiar el registro le asegurará que la Cuenta de Compras correcta será acreditada.

  2. Complete la información de la forma normal, pero modifique el Término de Pago a "NC" e ingrese el número de la Factura acreditada en el campo Crédito Factura en la solapa 'Términos'. Use la función 'Pegado Especial' para buscar el Número de Factura Correcta. La Factura que vaya a ser acreditada debe ser una aprobada.

    Nota: Este ejemplo asume que un registro de Término de Pago con un Código "NC" y el tipo "Nota de Crédito" han sido ingresados utilizando la opción Términos de Pago.

  3. Cuando la Factura es MAILLINK(HW0202PURCHINV_Approving,aprobada), el Mayor de Cuentas por Pagar será actualizado, y un nuevo Asiento Contable será generado.
Si deja el campo Número de Factura vacio, Hansa creará un registro especial en las Cuentas por Pagar. Este podrá ser corregido por medio de un registro de Pagos.

Crediting Purchase Invoices - Cash Notes

If you need to reverse a Cash Note, you cannot follow the standard crediting procedure described above. A Credit Note will debit the Creditor Account, while reversing a Cash Note should debit the Cash Account. Instead you should enter a new Cash Note (i.e. with a Payment Term of Type "Cash") with a negative value.

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Acreditar Facturas de Compras - Invalidar Facturas de Compra

En algunas circunstancias puede ser apropiado invalidar una Factura de Compras utilizando el comando 'Invalidar' en el menú Registro de la ventana 'Factura de Compra: Ver'. Esta función eliminará la Factura del Mayor de Compras; cualquier Asiento Contable vinculado será eliminado de la Contabilidad. Una Factura Invalidada es fácil de identificar porque todos sus campos tienen líneas rojas que los atraviesan. Estas líneas también son mostradas en la ventana 'Facturas de Compra: Hojear'.

Una Factura de Compra no podrá ser invalidada si ha sido pagada, si no ha sido aprobada, si está en estado preliminar o si la Fecha de la Factura es anterior a la especificada en la opción Bloquear Facturas de Compra desde la Opción Bloquear en el módulo Sistema.

Si una Transacción de Proyecto ha sido generada desde la Factura de Compra, está será eliminada cuando la Factura sea Invalidada. No le será posible invalidar la Factura de Compra si la Transacción de Proyecto ya ha sido facturada.

Menús Operaciones

Los menús Operaciones de las Facturas de Compras son mostrados en el gráfico. El primer gráfico muestra el menú Operaciones para la ventana 'Facturas de Compras: Hojear': resalte una o más Facturas de Compras (mantenga presionada la tecla Shift al hacer click) en a lista antes de seleccionar la función. El segundo gráfico muestra el menú Operaciones para las ventanas 'Factura de Compras: Crear' y 'Facturasde Compras: Hojear'.

Menú Operaciones - OK

Este comando se encuentra disponible solo desde el menú Operaciones de la ventana 'Facturas de Compra: Hojear'. Permite la aprobación de una Factura de Compra y por ello es el equivalente a tildar la casilla OK en el registro Factura de Compra. Puede seleccionar varias Facturas de Compra (mantenga presionada la tecla Shift para seleccionar un rango de Facturas de Compra de la lista) y apruébelas al mismo tiempo. Recuerde que esta acción provoca la generación de Asientos Contables por cada Factura de Compra de la selección y una vez que haya sido realizado ya no le será posible modificar estas Facturas de Compra.

Menú Operaciones - Estado de Factura

Este comando genera un rápido informe, solo disponible a través de este menú. El informe resume todos los aspectos de la Factura de Compras incluyendo las Cuentas de Compra y la historia de pagos.

En la sección de Historia de la Factura se muestra la historia de los pagos, puede hacer doble-click en un número de transacción (Número de Factura de Compras, Número de Nota de Crédito o Número de Pago) para ver esa Factura, Nota de Crédito o Pago.

Menú Operaciones - Equilibrar

Antes de que una Factura de Compras pueda ser guardada, el monto en el campo IVA del encabezadod debe ser igual al campo IVA Calculado (el cual contiene la suma del IVA de las filas de la Factura), y el campo TOTAL debe ser igual que la suma de los montos de las filas de la Factura más el IVA. Si este no es el caso, el mensaje de error 'Asiento no está en equilibrio' aparecerá cuando intente guardarla. Esta función puede ser utilizada para equilibrar las cifras.

Antes de que la función pueda ser utilizada, el cursor deberá ser colocado ya sea en el campo TOTAL del encabezado o en el campo Monto de una de las filas de la Factura de Compra. Al seleccionar la función el campo donde se encuentre el cursos será ajustado de forma que la Factura de Compra este en equilibrio, y se permita que sea guardada.

Operations Menu - Purchase Invoice - Add Retention

In a long-term Project, there can be an agreed provision that part or all of an invoiced amount will not be paid until a specified point has been reached. This is known as "Retention". On the purchase side, a Supplier can send you a Purchase Invoice in which part or all of the value is subject to retention. You may have a simple Customer-Supplier relationship with the Supplier (i.e. they are carrying out work for you), or it may be that you have sub-contracted work to them (i.e. they are carrying out work that you will invoice to a Customer as part of a Project).

To process a Purchase Invoice with an element of retention, follow these steps:

  1. Specify a Retention P/L Account and Retention P/L VAT Code in the Account Usage J/C setting in the Job Costing module:

  2. All retained amounts must be registered against a Project. If you have a simple Customer-Supplier relationship with the Supplier, this will be a Project whose purpose is to keep track of the costs involved. If the Supplier is a sub-contractor, the Project will also track the work done for the Customer and also provide the basis for invoicing. Remaining in the Job Costing module, enter the Project in the Project register.

  3. Changing to the Purchase Ledger, enter the Purchase Invoice in the normal way. Remember to specify the Project and Item on flip B of each row so that Project Transactions will be created, assigning the costs to the Project and, if necessary, allowing them to become invoiceable to the Customer.

    When the time comes to enter the element of retention, choose 'Add Retention' from the Operations menu. The following window will open:

  4. Enter the Project Number (you can use 'Paste Special' to help you choose the correct one) and click the [Save] button.

  5. A special "Retention" row will be added to the Purchase Invoice containing the Project Number and the Retention P/L Account and Retention P/L VAT Code from the Account Usage J/C setting. You can change the Account and VAT Code if necessary, and even the Project if you realise you made a mistake with your choice in step 4. Enter the retained amount as a negative figure in the Amount column:

  6. For the Invoice to balance, the TOTAL in the header should not include the retained amount. In the example illustrated above, 10000.00 + 2000.00 VAT - 2500.00 Retention = 9500.00. When the Invoice is complete, mark it as OK and save it in the usual way. In the resulting Nominal Ledger Transaction, the retained amount is credited to the Retention P/L Account, and the TOTAL is credited to the Creditor Account as normal. The retained amount is not included in the posting to the Creditor Account as it is not yet payable.

  7. The retained amount will be registered against the Project. You can check Supplier retentions by opening the Project record and choosing 'Project Info' from the Operations menu. A report will be printed to screen, at the bottom of which there will be a section listing Supplier retentions.

  8. When the retained amount becomes payable, you will receive a second Purchase Invoice from the Supplier. Again, use the 'Add Retention' Operations menu function to add the special "Retention" row, and this time enter the retained amount as a positive figure:

  9. The Nominal Ledger Transaction from this Invoice will move the retained amount from the Retention P/L Account to the Creditor Account, as it is now payable:

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    Operations Menu - Purchase Invoice - Add Withholding Tax

    Please refer to the second example on this page for details about this function.

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    Operations Menu - Purchase Invoice - Open E-Purchase Invoice pdf

    You can use this function in a Purchase Invoice that was created from an E-Purchase Invoice. The E-Purchase Invoice will usually have as an attachment a pdf version of itself. Use this function to open that pdf in a pdf reader application, without having to navigate to and open the E-Purchase Invoice itself. If the E-Purchase Invoice has a Supplier Inv. No. 2, the pdf file must be named using the format Supplier Inv. No. 2.pdf in order to be opened by this function. Otherwise, it must be named using the format Supplier Inv. No.pdf.

    This function will be useful if you need Purchase Invoices to pass through an approval process before you can mark them as OK, as the ability to open a pdf version of an originating E-Purchase Invoice quickly and easily may help with that process. Please refer to the description of the Approval Rules register here for details about approval processes.

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    Menú Operaciones - Abrir Asiento

    Una vez que una Factura de Compras ha sido aprobada y guardada, si ha sido definido en la opción Sub Sistema del módulo Contabilidad, un Asiento Contable es generado. Esta función le permitirá ver este Asiento.

    Al seleccionar la función, el Asiento se abrirá en una nueva ventana.

    Nota: esta función solo abrirá un Asiento Contable final, no cualquier Asiento preliminar que pueda existir.

    Operations Menu - Purchase Invoice - Open Preliminary NL Trans.

    When you tick the Prel. Booking check box in a Purchase Invoice and save the Invoice, a preliminary Nominal Ledger Transaction will be created, if so defined in the Sub Systems setting in the Nominal Ledger and in the Number Series - Purchase Invoices setting.. This function allows you to view that Transaction.

    When you select the function, the Transaction will be opened in a new window.

    You can use Access Groups to control who can open both preliminary and final Transactions from Invoices. To do this, deny access to the 'Open Transactions from Operations Menu' Action or to the Nominal Ledger altogether.

    For more details about the Preliminary Booking feature, please refer to the Preliminary Booking page.

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    Menú Operaciones - Conectar a Anticipo

    Por favor revise la página de Pagos a Cuenta y Anticipos para una descripción completa sobre esta función.

    Operations Menu - Purchase Invoice - Not Reconciled POs

    This function may be useful for companies who receive shipments containing Items from many Purchase Orders, where it is not clear which Items belong to which Purchase Orders.

    When you create a Goods Receipt in this situation, you will probably connect it to several Purchase Orders, using the PO No. and PO Row fields on flip I of the Goods Receipt. The Quantity on flip A of the Goods Receipt will default to the Purchase Order quantity: change this to the quantity received as normal. But, before doing so, enter the correct Purchase Order quantity in the PO Recon. field (again on flip I), with Comment if necessary. When you receive the Purchase Invoice, enter the Purchase Invoice quantity in the Inv. Recon. field, again on flip I of the Goods Receipt and again with Comment if necessary. You can enter the PO Recon. and Inv. Recon. quantities after you have marked the Goods Receipt as OK. When you create a Purchase Invoice from the Goods Receipt, you can use this function to produce a report comparing Goods Receipt, Purchase Order and Purchase Invoice quantities for the Item. The report also lists Purchase Order rows that have not been received or invoiced. If there is a discrepancy in the various quantities, the report may help you find the reason for the discrepancy or help you connect other unfulfilled Purchase Orders to the Goods Receipt or Purchase Invoice.

    You must be using the Transfer Each Item Separately option in the Purchase Invoice Settings setting in the Purchase Ledger if you want to use this feature and, for the report to be as comprehensive as possible, you should create the Purchase Invoice from the Goods Receipt, not from the Purchase Order.

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    Operations Menu - Purchase Invoice - Item Search

    You can use this function to search for Items that you can then add to the Purchase Invoice. This function is therefore an alternative to the 'Paste Special' feature. Place the insertion point in the Item field in any row and then select 'Item Search' from the Operations menu. The following window opens:


    Search for
    Enter here the string (e.g. part of an Item Number or Name) that you are looking for. You must make an entry in this field, otherwise no search will be carried out.

    Classification
    Paste Special    Item Classifications setting, Sales Ledger
    If you enter an Item Classification here, the search for the string that you specified in the field above will be restricted to Items belonging to that Classification.

    Search In
    Specify the field in which you want to search.
    Press [Run] to activate the search. A report will be printed to screen, listing the Items found. If you click on an Item Number in the report, the Item will be added to the Purchase Invoice in the first empty row. You can keep the report open and click on more Item Numbers to have more Items added to the Invoice.

    If the 'Search for Item' window does not appear when expected, the probable reason is that you did not click in the Item field in a Purchase Invoice row before selecting the function from the Operations menu.

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    Operations Menu - Purchase Invoice - Open Tax Matrix

    In some countries, Tax Templates are used instead of VAT Codes. VAT Codes should be used where each sales and purchase transaction (e.g. each row in a Purchase Invoice) is taxed at a single rate, while Tax Templates should be used where different taxes and/or several tax rates are applied to one transaction (e.g. to one row).

    If you need to use Tax Templates, you should first choose the Use Tax Templates for Tax Calculation option in the Transaction Settings setting in the Nominal Ledger. This option will cause a Tax Template field ("T-Cd") to appear on flip A of the matrix instead of the VAT Code field ("V-Cd").

    Because a particular Tax Template can include several tax rates, it can be difficult to see at a glance how the tax figure in a Purchase Invoice is calculated. Selecting this function will cause a new window to be opened, displaying the tax calculation, as follows:

    • If you place the insertion point in a Purchase Invoice row, the function will display the tax calculation for that row.

    • If you place the insertion point in a header field, the function will display the tax calculation for the Purchase Invoice as a whole. This is shown in the illustration below.

    Selecting this function will have no effect if you are not using Tax Templates (i.e. you have not selected the Use Tax Templates for Tax Calculation option in the Transaction Settings setting).

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    Menú Operaciones - Imprimir Entrada-Salida de Caja

    El comando 'Imprimir Entrada-Salida de Caja' será utilizado por lo general para las Facturas de Compra que son de tipo Facturas Contado (es decir que su Término de Pago es de Tipo "Contado"). Imprime un recibo de caja para sus registros: existe un requerimiento legal en los Estado Bálticos que obliga a mantener registros impresos de todas las transacciones de caja. La función necesita que el módulo Caja este activado.

    Para imprimir recibos de caja por mantenimientos, primero vaya al módulo Caja utilizando el menú Módulos. Luego, click en el botón [Documentos] del Panel de Control o seleccione 'Documentos' desde el menú Archivo. Doble-click en 'Facturas con Salida de Caja' en la lista de la ventana 'Documentos'. Indique el Número de Factura (o rango de Números) para que sean impresos y presione [Ejecutar].

    Ya sea que imprima individualmente o por mantenimientos, el Formulario utilizado es especificado de las siguiente forma:

    1. Usando el registro Formularios en el módulo Sistema, diseñe el documento de caja y nómbrelo "CASH_OUT_INV". Use la función 'Propiedades' desde el menú Operaciones para asignar a un Tipo de Documento de "Facturas con Salida de Caja".

    2. Seleccione el módulo Caja utilizando el menú de Módulos.

    3. Click en el botón de [Documentos] desde el Panel de Control o seleccione 'Documentos' desde el menú Archivo. La ventana listando los 'Documentos' se abrirá: resalte 'Facturas Salida de Caja'.

    4. Seleccione 'Definir Documento' desde el menú Operaciones.

    5. En la siguiente ventana, ingrese "CASH_OUT_INV" en el campo Formulario de la primer línea (puede utilizar 'Pegado Especial' para asegurarse de que la escritura es correcta.)

    6. Click [Guardar] para guardar la definición del Formulario. Desde ahora, el Formulario que ha diseñado será utilizado, desde la función 'Documentos' en el módulo Caja y desde item del menú Operaciones en la pantalla de la Factura.
    La Factura de Compras debe haber sido guardad antes de que la función sea utilizada, no obstante no necesita estar aprobada.

    Operations Menu - Purchase Invoice - Send for Approval

    If a Purchase Invoice has to pass through an approval process before you can mark it as OK (or before you can tick the Prel. Booking box), use this function to begin that approval process. Please refer to the description of the Approval Status options on the 'Inv. Address' card of the Purchase Invoice window for brief details about the approval process and here for full details.

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    Operations Menu - Purchase Invoice - Cancel Approval Request

    If a Purchase Invoice needs to go through an approval process before you can mark it as OK (or before you can tick the Prel. Booking box)and you have started that approval process by selecting 'Send for Approval' from the Operations menu, you will no longer be able to modify the Invoice. So, if you realise the Purchase Invoice contains an error, you must cancel the approval process before you can correct the error. To do this, open the Purchase Invoice and choose 'Cancel Approval Request' from the Operations menu. You will now be able to amend the Purchase Invoice and then restart the approval process by once again choosing 'Send for Approval'.

    If you cannot cancel the approval process, the probable reasons are:

    • The Approval Status of the Invoice (visible on the 'Inv. Address' card) is not Pending.

    • You may have configured the approval process (using the Approval Rules register in the Business Alerts module) so that it does not allow cancellation.

    • You cannot cancel the approval process if at least one Approval Person has approved the Purchase Invoice.
    Please refer to the description of the Approval Status options on the 'Inv. Address' card of the Purchase Invoice window for brief details of the approval process and here for full details.

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    Create Menu - Purchase Invoices

    The Create menus for Purchase Invoices are shown above. On the left is the Create menu for the 'Purchase Invoices: Browse' window. On the right is the Create menu for the 'Purchase Invoice: New' and 'Purchase Invoice: Inspect' windows. If you are using iOS or Android, you can access the Create menu functions through the + menu.

    'New' and 'Duplicate' are standard functions that are provided on every Create and + menu. Use these functions to create new records, in this case in the Purchase Invoice register. Please follow the links below for details about the other functions:

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    The Purchase Invoice register in Standard ERP:

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    Menú Operaciones - Crear Actividad

    Esta función puede ser utilizada para crear archivos en el registro Actividades en el módulo Sistema. Puede ser útil si se necesario, programar una llamada a un Proveedor respecto a una Factura de Compra. El Tipo de Actividad proporcionada a las Actividades generadas por esta función serán tomadas desde la opción Sub Sistemas, Tipos de Actividad del módulo CRM. El Tipo de Tarea de las nuevas Actividades será Pendiente, el Símbolo será Otros y la Fecha Inicio será la Fecha de Venc. de la Factura de Compra. La Persona será el usuario que genere la actividad.

    Cuando la función es seleccionada, la siguiente ventana aparece, por la cual un nuevo archivo de Actividad ha sido creado:

    Un nuevo registro se abre en una ventana denominada 'Actividad: Hojear'.Esto quiere decir que ya ha sido guardada y está siendo abierta para revisión. Después de realizar los cambios necesarios, guarde el archivo en el registro Actividad por medio de un click en el botón [Guardar] en la Barra de Botones y ciérrela usando la casilla cerrar. De forma alternativa, si ya no necesita la Actividad, puede eliminarla usando la función 'Borrar' desde el menú Registro. En cualquier caso, volverá a la ventana de la Factura de Compras.

    La Factura de Compras y la Actividad se mantendrán conectadas mutuamente a través de la funcionalidad de Archivos Adjuntos. Esto le permite abrir la Factura de Compras de forma rápida y fácil mientras revisa la Actividad, o abrir la Actividad desde la Factura de Compras. Cuando revise la Actividad o la Factura de Compras, click en el botón con clip para abrir la lista de archivos adjuntos. Luego doble-click al ítem en la lista para abrirlo.

    La Factura de Compras no tiene que haber sido guardada antes de poder crear la Actividad.

    Puede escoger tener una Actividad generada automáticamente cuando cada Factura de Compras es aprobada. Una vez más, esta acción es controlada utilizando la opción de Sub Sistemas, Tipos de Actividad en el módulo CRM.

    La ventana 'Actividad: Ver' es descrita completamente aquí.

    Menú Operaciones - Crear Bien de Uso

    Si la Factura de Compras representa un ítem que va a ser incluído como un bien de uso de su empresa, puede ser registrado utilizando esta función. Es necesario que el módulo Bienes de Uso se encuentre activado.

    Cuando la función es seleccionada, nuevos archivos en el registro Bienes de Uso serán creados por cada fila de la Factura de Compras. Estas serán abiertas en ventanas individuales, cada una con el nombre 'Bien de Uso: Crear', lo que implica que aún no han sido guardadas.

    La información por defecto en el registro del Bien es tomada desde la Factura de Compra: ingrese un Código y complete de forma apropiada la información en la ventana y click en el botón [Guardar] para guardar los detalles. Click en el botón [Cancelar] si no desea mantener el registro del Bien de Uso.

    La Factura de Compras no necesita haber sido aprobada para que se genere un Bien de Uso.

    Por favor haga click aquí para más detalles sobre la ventana del Bien de Uso.

    Menú Operaciones - Crear Salida de Caja

    En algunos países, las transacciones de caja necesitan ser registradas utilizando números de serie secuenciales. Esta función es utilizada para registrar estas transacciones en el registro de Salidas de Caja en el módulo Caja. Cuando es seleccionada, la siguiente ventana aparece, en la cual se puede crear un nuevo registro de Salida de Caja:

    Un nuevo registro se abre en una ventana denominada 'Salida de Caja: Crear'. Esto implica que aún no ha sido guardada. Luego de las correcciones necesarias, guardo el archivo en el registro de Salidas de Caja por medio de un click en el botón [Guardar] de la Barra de Botones y ciérrela utilizando la casilla cerrar. Si una Forma de Pago ha sido ingresado en el campo de Término de Pago de la Factura, este será transferido al registro de Salida de Caja. En caso contrario, una Forma de Pago por defecto será ingresada desde la opción Opciones de Caja en el módulo Caja. Una Contra Cuenta por defecto también será tomada desde esta opción. Si no ha especificado ningún valor por defecto en esta opción, necesitará ingresar un Térm. Pago y una Contra Cuenta al registro de Salida de Caja antes de poder guardarlo. De forma alternativa, si ya no necesita el registro de Salida de Caja, click en [Cancelar]. En cualquier caso, volverá a la ventana de la Factura de Compras.

    Si tilda la casilla OK antes de guardarlo, se aprobará el registro de Salida de Caja. Si ha determinado que un Asiento Contable sea generado de los registros de Salida de Caja, uno será generado (esta acción se especifica en la opción Sub Sistema en el módulo Contabilidad). Ya no le será posible modificar el registro de Salida de Caja. EL Asiento no incluirá el elemento IVA si la casilla Reg.IVA en la opción Opciones de Caja ha sido tildada, porque el IVA ya ha sido registrado en la Factura de Compras.

    La Factura de Compras deberá ser guardada y aprobada antes de que un registro de Salida de Caja pueda ser creado.

    Los registros de Salida de Caja pueden ser generados desde las Facturas de Compra de cualquier tipo, pero si desea que solo sean generadas desde Facturas Contado (Facturas de Compra con el Término de Pagos del tipo "Contado"), active la opción Colección de Caja en la opción Opciones de Caja. La Opción Colección de Caja también previene la creación de más de un registro de Salida de Caja desde una Factura de Compras, y evita que el valor del registro Salida de Caja sea modificado (por ej. los valores de la Factura y de la Salida de Caja deben ser siempre iguales).

    Por favor haga click para obtener más detalles sobre la ventana de Salida de Caja y sobre la función de Mantenimiento 'Crear Colección Salidas de Caja'. Esta función puede ser utilizada para generar registros de Salida de Caja desde grupos de Facturas de Compra. Solo generará los registros de Salida de Caja desde las Facturas de Compras que sean Facturas Contado.

    La función necesita que el módulo Caja este activado.

    Operations Menu - Purchase Invoice - Create Credit Note

    Use this function to create a Credit Note from the Invoice. Please refer to the Crediting Purchase Invoices page for details.

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    Operations Menu - Purchase Invoice - Create Internal Invoice

    This function is used in some countries (for example Poland) to help with EU VAT reporting.

    When purchasing Items from other countries in the EU, you do not pay VAT to the Suppliers but you need to pay VAT at the domestic rate that would apply had you purchased the Items from local Suppliers. This is known as Acquisition VAT. You can reclaim this VAT, if the acquisitions relate to VAT taxable supplies that you make.

    One method for handling Acquisition VAT is to use a dedicated VAT Code in the relevant Purchase Invoices, as described in the Inside EU VAT Zone example on the VAT Examples page. An alternative method is to create Internal Invoices from the Purchase Invoices. Internal Invoices will be in your home Currency (Base Currency 1) and will post to both the Output and Input VAT Accounts. In the countries that use the VAT Report Sales and the VAT Report Purchases reports (for example, Poland), the benefit of using Internal Invoices is that they will be visible in both reports (i.e. the reports will show both the Input and Output VAT implications). As a result, both reports will match the Nominal Ledger. Purchase Invoices that use a dedicated VAT Code will only be shown in the VAT Report Purchases report. An Internal Invoice will also provide an explicit record of an Acquisition VAT transaction, which was a legal requirement in Poland until 2014. On the other hand, Internal Invoices will not be included in the VAT Listing report, so if you are using this report you should not use Internal Invoices.

    Follow these steps:

    1. Enter the Purchase Invoice with no VAT Codes in the matrix. The lack of VAT Codes means the Invoice will not be included in the VAT Report Purchases report.

    2. On flip B of each row, specify the Items you have purchased, with quantities:

    3. Mark the Purchase Invoice as OK and save it in the usual way.

    4. Create an Internal Invoice from the Purchase Invoice by selecting 'Create Internal Invoice' from the Operations menu. This will create a new record in the Internal Invoice register in the Sales Ledger. The new record will be opened in a window entitled 'Internal Invoice: New'. This means that it has not yet been saved.

      The Items and quantities will be copied from the Purchase Invoice, while the Amounts will be converted to your home Currency (Base Currency 1). However, the VAT Codes will be copied from the Item records (Domestic VAT Code field), so VAT will be calculated at the domestic rate. Note that the Domestic VAT Codes will only be taken from the Item records, not from any Item Groups or from the Account Usage S/L setting. So, be careful to ensure any Items that you will purchase from EU Suppliers contain Domestic VAT Codes.

    5. When you are sure the Internal Invoice is correct, tick the OK box and save. If you have so determined in the Sub Systems setting in the Nominal Ledger and in the Number Series - Internal Invoices setting, a Nominal Ledger Transaction will be created that credits the Output VAT Accounts specified in the VAT Codes and debits the Internal VAT A/C specified in the Account Usage S/L setting.

    6. The Internal Invoice will be included in both the both the VAT Report Sales and the VAT Report Purchases reports, if you choose to include Internal Invoices and use the Inside EU option. The Purchase Invoice itself will not be included in the VAT Report Purchases report because of the existence of the connected Internal Invoice.
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    Menú Operaciones - Crear Corrección IVA Compras

    En algunos países (como Polonia y Ukrania), una vez que una Factura ha sido contabilizada, la acción de registrar la Cuenta de Crédito Fiscal puede ser realizada un mes después. Esto puede ser adecuado si la Factura fue recibida antes de que los bienes hayan sido entregados. Estos casos son conocidos como "Corrección de IVA" o "Movimiento de IVA". Esta función le ofrece una forma muy fácil de realizarlo.

    Para que la función tenga efecto, todos los cambios a la Factura deberán haber sido guardados (utilice el botón [Guardar]), y la Factura deberá haber sido aprobada. Ud. también deberá haber definido una Cta. Corr. Créd.(Cuenta Entrada) en la pestaña C de cada Cód. IVA utilizado en la Factura.

    Cuando la función es seleccionada, un nuevo registro es creado en la opción Correcciones de IVA. Esta se abre en una nueva ventana, denominada 'Corrección de IVA: Crear'. Esto significa que aún no ha sido guardada.

    Ingrese una nueva fecha para registrar el IVA en el campo Fecha Trans. del encabezado. Luego apruebe el registro de Corrección de IVA tildando la casilla OK en el pie y guardándolo.

    Los Resultados en la contabilidad son dobles:

    1. En el Asiento contable generado por la Factura original, el registro de la Cuenta de Crédito Fiscal es reemplazada por una Cuenta de Corrección del Crédito Fiscal.

    1. Un nuevo Asiento es generado desde el registro de Corrección de IVA, revirtiendo el registro de la Cuenta de Corrección de IVA y debitando la Cuenta de Crédito Fiscal.

    Puede revisar registros antiguos de Corrección de IVA utilizando la opción Correcciones de IVA desde el módulo Compras. También puede ingresar nuevos registros en la opción: ingrese el Número de Factura en un nuevo registro para ingresar los detalles de la misma.

    Una vez que la Corrección de IVA ha sido aprobada, su fecha podrá ser modificada de ser necesario. Para hacerlo, abra el registro, escoja 'Actualizar Fecha Trans.' desde el menú Operaciones e ingrese la nueva fecha en el campo Fecha Trans.