Intro. a Registro Devolución Mercaderías

Este registro sirve para administrar aquellas mercaderías que son devueltas a tu empresa después de haber sido entregadas a un cliente. Para esto, siempre hay un archivo en el registro Devolución de Mercaderías el cual permanece conectado a una Orden de Venta. Puede que la devolución sea parcial o total. No obstante, es imposible utilizar Devoluciones de Mercaderías si no está instalado el módulo Órdenes de Venta.

Lo problemático de devolver mercaderías a stock está en establecer el valor actual de las mercaderías. El propósito del registro Devolución Mercaderías es abrir un espacio para que tú puedas ingresar valores de la manera más precisa posible. La casilla ‘Costo Original en Dev. Merc.’ situada en la opción Contabilidad de Costos te ayudará a lograr esto. Por ejemplo, si estás utilizando el Modelo de Costo Lineal (FIFO o LIFO), deberás recibir el Ítem nuevamente en stock manteniendo el mismo valor que tenía al momento de su primera entrega. Si estás utilizando los Modelos de Costo Promedio Ponderado o Precio Costo, entonces el Promedio Ponderado o el Precio Costo estarán sujetos a cambios (fluctuaciones) en el lapso de tiempo entre la entrega y la devolución.

Cuando apruebes y guardes la Devolución, los niveles de stock de los Ítems implicados serán corregidos y también las revaluaciones de stock en Contabilidad correspondientes a cualquier Ítem de Stock utilizado en la Devolución (si es que has determinado crear tales asientos usando la opción Subsistemas y Nros. de Serie – Dev. Mercadería). Por su parte, la revaluación de stock en contabilidad correspondiente a cualquier Ítem Simple, se actualizará solo si has tildado la casilla ‘Contab. Costos para Ítems Simples y de Servicio’ en la opción Contabilidad de Costos. Posteriormente podrás crear otra Entrega (en caso de enviar un reemplazo) desde una Orden de Venta. Si necesitas emitir una Nota de Crédito (cuando se haya emitido una Factura sin requerir ningún reemplazo por el Ítem), podrás hacerlo desde la Devolución de Mercadería o desde la Factura original.

Para ver Devoluciones existentes, asegúrate de estar en el módulo Stock y luego haz clic en el botón [Devolución Mercaderías] desde el Panel de Control. Así se abrirá la ventana ‘Devolución de Mercaderías: Hojear’. Las Devoluciones existentes se ordenan según su número y para cada una de ellas aparecerá una marca en la columna OK indicando que ha sido aprobada. También existe la fecha y un comentario. Al igual que en todas las ventanas hojear, se puede reorganizar el listado para buscar según los criterios ofrecidos en las columnas y también ejecutar la búsqueda de archivos.


Cargar una Devolución

No se puede cargar archivos directamente al registro Devolución Mercaderías. Por eso, deberás crear Devoluciones usando uno de los dos métodos en HansaWorld Enterprise:
  1. Teniendo una Orden de Venta abierta, selecciona 'Crear Devolución de Mercaderías' desde el menú Operaciones. Esto creará un nuevo archivo en el registro Devolución de Mercaderías. No obstante para que esta acción tenga efecto, primero deberás haber guardado todos los cambios hechos a la Orden de Venta además de haber emitido y aprobado al menos una Entrega desde esa Orden.

  2. Teniendo una Entrega abierta, selecciona 'Crear Devolución de Mercadería' desde el menú Operaciones. No obstante, para que esta acción tenga efecto, primero deberás haber guardado todos los cambios hechos a la Entrega y además haberla aprobado.
Si has tildado la casilla ‘Costo Original en Dev. Merc.’ dentro de la opción Contabilidad de Costos; si estás usando la alternativa ‘Insertar Posición Original en Costo Lineal’ para insertar Devolución de Mercadería (opción ‘Contabilidad de Costos’); o si has tildado la casilla ‘No Permitir Dev. Mercadería desde Orden??? en las Opciones de Órdenes de Ventas (módulo Órdenes de Venta), deberás optar por el segundo método. Es decir que toda vez que alguna de las anteriores condiciones se cumpla, no podrás crear Devolución de Mercaderías desde Órdenes de Venta. Si no fuese así aunque al menos uno de los Ítems en la Orden de Venta utilice un Modelo de Costo Lineal (FIFO o LIFO), de igual manera estarás obligado a crear la Devolución desde la Entrega.

Notemos que el archivo esta suscrito en la ventana ‘Devolución de Mercadería: Ver’. Esto quiere decir que este archivo ha sido creado y guardado dentro de este registro. Para borrarlo solo tienes que escoger ‘Borrar’ desde el menú Registro.

Encabezado

Nro.
Pegado Especial    Seleccionar algún Número de Serie
Será el número de serie de la Devolución. Por defecto se ofrece el primer número sin usar proveniente de la primera secuencia válida en la opción ‘Nros. de Serie – Devolución de Mercaderías’. Podrás cambiar este número pero reemplazándolo por uno que no haya sido utilizado antes. Si estás trabajando en un entorno multiusuario, el Número de Devolución será asignado cuando guardes el archivo por primera vez.

Fecha Trans.
Pegado Especial    Escoger Fecha
Será la fecha de la Devolución. Por defecto ser carga la fecha actual.

Cliente
Será el Número de Cliente proveniente de la Orden o Entrega.

Nombre
Será el Nombre del Cliente el cual se extrae de la Orden o Entrega.

Solapa Ubicación

Ubicación
Pegado Especial    opción Ubicaciones, módulo Stock
Dato por defecto extraído de    la Orden o la Entrega
Será la Ubicación hacia la cual se destinarán los Ítems devueltos. Si has especificado una Ubicación Principal en las Opciones de Stock, ésta será utilizada cuando dejes este campo en blanco.

Este campo debe ser cargado obligatoriamente cuando tildes las casilla ‘Requiere Ubicación’ en las Opciones de Stock.

Actualizar Stock
Tilda esta casilla en caso que necesites modificar los niveles de stock para los Ítems contenidos en la Devolución y a su vez, crear un Asiento Contable al momento de aprobarla. Si el Ítem a ser devuelto va a ser cancelado, entonces deberás utilizar una Baja de Stock o una Devolución de Mercadería a Proveedor dependiendo de las circunstancias.

Si retiras el tilde de esta casilla, los niveles de stock para los Ítems contenidos en la Devolución, no serán actualizados y tampoco se creará un Asiento Contable al momento de aprobarla (incluso si así lo hubieses dispuesto en la opción Subsistemas del módulo Contabilidad y Nros. de Serie – Dev. Mercadería). De modo que, eventualmente tendrás que retirar el tilde de esta casilla para cuando desees cancelar inmediatamente el Ítem que fue devuelto.

Orden Nro.
Será el número de serie correspondiente a la Orden de Venta desde donde se creó la Devolución. Este dato no puede ser modificado.

Precio con IVA
Tilda esta casilla para incluir IVA en los Precios Unitarios de los Ítems contenidos en la Devolución.

Comentario
Si ingresas un comentario aquí (tal vez indicando la razón de la devolución), éste texto aparecerá en la ventana ‘Devolución Mercadería: Hojear’.

Reducir
Utiliza estas alternativas para controlar el efecto de la Devolución sobre la Orden de Ventas subyacente.
Cantidad Entregada
Esta alternativa reduce únicamente las cantidades Ent. 1 y Ent. 2. En este sentido, será preciso utilizar esta opción cuando las mercaderías devueltas sean defectuosas (y el Cliente solicite un reemplazo). Luego, habiendo aprobado la Devolución de Mercaderías, podrás regresar a la Orden para crear otra Entrega indicando la cantidad que se necesita para suplir la Orden. En este punto, podrías decidir que cierto Ítem sea tratado como anulado o cancelado. Si deseas devolver un Ítem a su Proveedor, se recomienda actualizar los niveles de stock y luego cargar una Devolución de Mercadería a Proveedor (cuando inicialmente hayas comprado los Ítems usando una Orden de Compra); o deberás ingresar una Baja de Stock (cuando no exista una Orden de Compra subyacente).

Cant. Ordenada y Entregada
Esta alternativa reduce las cantidades Ent. 1, Ent. 2 y la Cantidad de la Orden. En este sentido, será preciso usar esta alternativa cuando exista una devolución sin requerir ningún reemplazo (recambio) debido a que tal vez el Cliente decidió cancelar la Orden. En este caso, debes proceder a reducir la cantidad ordenada y actualizar los niveles de stock. Si la Orden ha sido facturada, haz uso de la función 'Crear Nota de Crédito' desde el menú Operaciones en la Devolución de Mercadería para así crear un Nota de Crédito con los Términos de Pago apropiados y una referencia de la Factura que será abonada. Si has creado más de una Factura desde la Orden de Venta, no podrás crear la Nota de Crédito desde la Devolución de Mercadería sino que deberás hacerlo desde la Orden o desde la Factura respectiva.
Para especificar la selección por defecto de cualquiera de estas alternativas, utiliza las Opciones p/Devolución de Bienes en el módulo Stock.

Solapa Ítems

Utiliza la matriz de esta solapa para cargar los Ítems que serán devueltos. Esta información proviene de la Orden o la Entrega subyacente a la devolución y la cantidad por defecto de cada Ítem será la cantidad que ya ha sido entregada. Aquellos Ítems con una cantidad de entrega 0 no serán incluidos. En este sentido, carga la Cantidad devuelta de cada Ítem y retira aquellos Ítems que no han sido devueltos (resaltando su fila y presionando la tecla Espacio Atrás). Si no has tildado la casilla ‘Costo Original en Dev. Merc.’ - Contabilidad de Costos y no estás utilizando la alternativa ‘Insertar en Posición Original en Costo Lineal’ para insertar Devolución de Mercaderías en su posición original en Costo Lineal (radio botón – ‘Insertar en Posición Original en Costo Lineal’), podrás cambiar el Costo del Ítem devuelto a pesar que esto no es recomendable. Si has incurrido en algún costo al recibir los Ítems nuevamente en stock, se recomienda no cambiar el Costo del Ítem sino ingresar un Costo Extra.

Pestaña A

Ítem
Será el Número de Ítem proveniente de la Orden o Entrega.

Si la devolución contiene algún Ítem Compuesto, deberás listar sus respectivos componentes en diferentes filas (no el Ítem como producto final). Los Ítems Compuestos son diseñados al momento de efectuar la Entrega y no son guardados en stock. Por tanto, este tipo de Ítems no deberá ser incluido en una Devolución (como producto final) sino que deberá ser cargado desglosando sus respectivos componentes. Esto garantizará que estos Ítems se reciban correctamente nuevamente en stock.

Cant.
Ingresa la cantidad a ser devuelta (por defecto se carga la cantidad que ya ha sido entregada en la Orden o Entrega subyacente pero substrayendo cualquier cantidad que ya ha sido devuelta). Podrás reducir esta cifra pero no incrementarla.

Descripción
Será el Nombre del Ítem proveniente de la Orden o Entrega.

Costo de Ítem
Será el Precio Costo (unitario) del Ítem que está siendo devuelto.

En caso de tener una Devolución creada desde una Entrega, si has tildado la casilla ‘Costo Original en Dev. Mer.’ – opción Contabilidad de Costos, un precio unitario sobrevendrá por defecto y estará calculado de la cifra ‘Fila FIFO’ en la pestaña C de la Entrega subyacente. Si no has tildado esta casilla, el Costo del Ítem será por defecto el Precio Costo proveniente del archivo del Ítem.

En caso de tener una Devolución creada desde una Orden, sobrevendrá por defecto el Promedio Ponderado, el Precio Costo o el porcentaje del Precio Base correspondiente al Ítem (dependiendo del Modelo de Costo). Si el Ítem utiliza un Modelo de Costo Lineal (FIFO o LIFO), no podrás crear la Devolución desde la Orden puesto que los valores lineales no son almacenados en las órdenes.

Si no has tildado la casilla ‘Costo Original en Dev. Merc.’ - opción Contabilidad de Costos y/o no estás utilizando la alternativa ‘Insertar en Posición Original en Costo Lineal’ para insertar Devolución de Mercaderías en su posición original, entonces podrás cambiar el Costo del Ítem, a pesar que esto no es recomendable. Si el archivo del Ítem en cuestión está configurado para actualizar su precio costo en Mercadería Recibida según el Promedio Ponderado (solapa 'Costos' – ‘Act. Precio Costo Merc. Rec.’) y si has tildado la casilla ‘Actualizar Promedio Ponderado desde Dev. Merc. y Notas Crédito’ (opción Contabilidad de Costos), entonces cualquier cambio realizado al Precio aquí, será remitido a ese Precio Costo automáticamente. El valor FIFO/LIFO del Ítem será ajustado apropiadamente.

Costos Extras
Será cualquier costo adicional (por unidad) incurrido por tu empresa en el afán de colocar nuevamente el Ítem dentro de stock. Esto aparecerá en adición al Costo del Ítem en la columna ‘Precio Costo’. Se puede cargar ya sea un monto en Moneda o un porcentaje seguido del signo (%). Solamente es posible adicionar un Costo Extra cuando no está tildada la casilla ‘Costo Original en Dev. Merc.’ (opción Contabilidad de Costos) y/o cuando no estás utilizando la alternativa para insertar Devolución de Mercaderías en su posición original en costo lineal (radio botón – ???Insertar Posición Original en Costo Lineal).

Si se genera un Asiento Contable desde la Devolución (lo cual está determinado por la opción Subsistemas del módulo Contabilidad y Nros. de Serie ??? Devolución de Mercaderías), se procederá a contabilizar cualquier costo indicado en esta columna dentro de la Cuenta Costo Extra especificada en la opción Manejo de Cuentas de Stock (y se incluirá este o estos costos en la columna Debe del asiento resultante).

El valor FIFO/LIFO del Ítem no será afectado por el Costo Extra, no obstante si has tildado la casilla ‘Actualizar Promedio Ponderado desde Merc. Rec. y Notas de Crédito’ en la opción Contabilidad de Costos, el Costo Extra será incluido en el cálculo de Promedio Ponderado efectuado sobre el Ítem. Por tanto, el Costo Extra será remitido al Precio Costo del Ítem cuando hayas tildado esta casilla; y cuando el Ítem tenga activado su radio botón ‘Promedio Ponderado’ en ‘Act. Precio Costo en Merc. Rec.’ (solapa 'Costos').

Costo Unit.
Será el Costo Unitario del Ítem y estará expresado en la Moneda de la Devolución incluyendo cualquier Costo Extra.
Pestaña B
Objetos
Pegado Especial    registro Objetos, módulos Contabilidad/Sistema
Dato por defecto extraído de    la fila en la Orden
Puedes asignar hasta 20 Objetos separados por comas a cualquier Ítem en la Devolución y a todas las transacciones que contengan tal Ítem. Puedes decidir utilizar Objetos separados para representar diferentes departamentos, centros de costo o tipos de producto. Esto constituye un método flexible de análisis en cual puede ser utilizado para los Informes Contables.

Por defecto, los Objetos cargados en esta columna corresponden a aquellos ingresados en la Orden o Entrega subyacente para cada fila respectiva. Podrás cambiar estos Objetos si fuese necesario. Por lo general, estos Objetos representarán al Ítem.

De este modo, en cualquier Asiento Contable generado por la Devolución, se asignarán los Objetos especificados aquí y se destinarán a las columnas Haber de la Cuenta Costos Venta o Dev. Mercaderías. Esta acción hará que se fusionen estos Objetos con aquellos de la Devolución subyacente. (visibles en la solapa 'Moneda').

Nro. Serie
Pegado Especial    Números de Serie del Ítem en stock
Si el Ítem utiliza un Número de Serie o Número de Lote, debes cargar aquí un Número de Serie válido.

En caso de tener Devoluciones creadas desde Entregas, esta columna contendrá un valor por defecto extraído de los Ítems entregados en el pasado. En caso de tener Devoluciones creadas desde Órdenes, no existirá ningún valor por defecto puesto que los Números de Serie de Ítems entregados no son almacenados en las Órdenes cuando la Cantidad de la Orden es superior a uno (1).

Si has tildado la casilla ‘Sin Nro. Serie en Mercadería Recibida’ dentro de las Opciones de Stock, no será obligatorio ingresar Números de Serie y el sistema aceptará una Cantidad superior a uno.

Vencimiento
En caso de mercaderías perecederas, deberás ingresar aquí una Fecha de Vencimiento. Por defecto se cargará la fecha de vencimiento indicada en la Orden subyacente.
Pestaña C
Posición
Pegado Especial    registro Posiciones, módulo Administración de Almacenes
Si la Ubicación especificada en el encabezado es extensa y por tanto ha sido subdividida en Posiciones, debes ingresar aquí la Posición en donde se depositará el Ítem en cuestión. La Posición debe encontrarse dentro de la Ubicación correcta. La lista ‘Pegado Especial’ muestra únicamente Posiciones “libres” (vacías). Si creaste la Devolución desde una Entrega, se obtendrá entonces una Posición por defecto desde esa Entrega.

Receta
Deberás ingresar en esta columna la Receta de Ítems Compuestos. Este dato no puede ser modificado.

Ancho, Alto, Prof.
Dato por defecto extraído del    Ítem
Estas columnas contienen las dimensiones del Ítem.

Si los Ítems en cuestión son comercializados según área y volumen, entonces puedes hacer que la Cantidad de la Baja se calcule multiplicando todas sus dimensiones. Si deseas utilizar esta funcionalidad, primeramente debes tildar la casilla ‘Permitir Cálculo Cant.’ dentro de las Opciones de Ítem en el módulo Ventas. Luego, tilda la casilla ‘Calcular Cantidad’ para la Unidad que ha sido asignada al Ítem (archivo Unidad). Si el Ítem es comercializado por área, entonces utiliza la alternativa ‘Dos Dimensiones???, así la Cantidad de la Baja será calculada cuando hayas ingresado la Anchura y la Altura (ancho y alto). Si el Ítem es comercializado por volumen, entonces debes utilizar la alternativa ‘Tres Dimensiones’ en el archivo de Unidad para que así la Cantidad de la Baja sea calculada cuando hayas ingresado la Anchura, Altura y Profundidad. Por favor, revisa la página que describe las Unidades para más detalles incluyendo un ejemplo.
Pie

OK
Tilda esta casilla para aprobar la Devolución. Luego de guardar una Devolución aprobada, no podrás modificarla más. Si has tildado la casilla ‘Actualizar Stock’ en la solapa ('Ubicación'), los niveles de stock serán corregidos. Si has determinado la creación de asientos en la opción Subsistemas del módulo Contabilidad y Nros. de Serie – Dev. Mercaderías y has tildado la casilla ‘Actualizar Stock’ (en la Devolución de Mercadería), se creará consecuentemente asientos de stock en la Contabilidad general.

Debes aprobar la Devolución antes de crear una Nota de Crédito desde ella.

Las referencias hechas a Devoluciones aprobadas (en esta página) corresponden a aquellas Devoluciones cuya casilla OK ha sido tildada.

Cant. Total
Este campo muestra la cantidad total de los Ítems devueltos.

Solapa Moneda

Moneda
Pegado Especial    registro Monedas, módulo Sistema
Será la Moneda de la devolución.

Tasa
Dato extraído por defecto de    opción Cotización Moneda Base y/o registro Tipo de Cambio, módulo Sistema
HansaWorld Enterprise cargará automáticamente el tipo de cambio en vigencia.

Se utilizará uno de los dos métodos de conversión. El sistema de Base dual el cual es ventajoso para empresas que tienen oficinas en dos países donde los reportes deben estar en dos Monedas distintas; para empresas que operan en países donde existe una segunda Moneda de uso común (usualmente Dólar americano o Euro) aparte de su moneda nacional; y para empresas situadas en la región europea en donde los países mantienen su antigua Moneda nacional para fines comparativos. El segundo método consiste en una conversión simple de una Moneda extranjera a la Moneda local y es aplicable para la mayoría de las transacciones monetarias mundiales. Estos métodos (en HansaWorld Enterprise) se describen a continuación:
Tipos de Cambio (Sistema de Base dual)
Si estás manejando el sistema de Base dual, los campos de Moneda Base 1 y 2 se manifiestan en forma de un ratio entre las dos Monedas base (en función al más reciente archivo en la opción Cotización Moneda Base.

Notemos que las regulaciones de la Unión Monetaria Europea (EMU), establecen que los ratios deben mostrar siempre la cantidad de unidades (monetarias) ya sea en Moneda local o Extranjera que equivalen a un Euro.

Tipos de Cambio (Sistema de Conversión Simple)
En caso de manejar un sistema de conversión simple, la Tasa y los campos de Moneda Base 1 (derecha) se utilizarán para mostrar un tipo de cambio simple entre la Moneda extranjera y la Moneda local.
Objetos
Pegado Especial    registro Objetos, módulos Contabilidad/Sistema
Dato extraído por defecto de    la solapa 'Fecha' en la Orden
Puedes asignar hasta 20 Objetos separados con comas a la Devolución y a todas las transacciones generadas desde ella. Puedes decidir utilizar Objetos separados para representar diferentes departamentos, centros de costos o tipos de productos. Esto constituye un método flexible de análisis el cual puede ser utilizado en los Informes Contables.

Por defecto, los Objetos cargados en este campo corresponden a aquellos ingresados en la Orden o Entrega subyacente para cada fila respectiva. Podrás cambiar estos Objetos si fuese necesario. Por lo general, estos Objetos representarán al Ítem.

Así, en cualquier Asiento generado por la Devolución, se asignarán los Objetos especificados aquí y se los destinará a las columnas Haber de la Cuenta Costos Venta o Dev. Mercaderías

Comentario
Especifica la razón de la devolución. Podrás modificar el texto de este campo incluso luego de haberla aprobado.

Entering a Return - Comment Card

This page describes the fields on the 'Comment' card in the Returned Goods record window. Please follow the links below for descriptions of the other cards:
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Comment
Any comment entered here (perhaps the reason for the return) will be shown in the 'Returned Goods: Browse' window.

The Comment field will remain editable after marking a Return as OK and saving.
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Asientos Contables desde Devoluciones

Cuando apruebes la Devolución de Mercadería, se creará automáticamente un Asiento Contable (si has determinado esto en la opción Subsistemas del módulo Contabilidad y la opción Nros. de Serie – Dev. Mercadería. Esto sucederá incluso si al menos uno de los Ítems devueltos resulta ser un Ítem de Stock o Simple (habiendo tildado primero la casilla ‘Contab. Costos para Ítems Simples y de Servicio’ en la opción Contabilidad de Costos).

La Cuenta Stock debitada por tales transacciones se determina de la siguiente manera:

  1. Se debitará la Cuenta Stock correspondiente a la Ubicación especificada.

  2. Si ésta estuviere vacía o no existe una Ubicación especificada (en tanto hayas tildado la casilla ‘Usar Grupos de Ítems p/Contabilidad Costos’ – opción Contabilidad de Costos), entonces se debitará de la Cuenta Stock correspondiente al Grupo de Ítem al que pertenece el Ítem,

  3. En todos los demás casos, se debitará la Cuenta Stock especificada en la opción Manejo de Cuentas de Stock.
Por otro lado, la Cuenta de Ventas o Dev. Mercaderías que es abonada por tales Asientos, se determina de la siguiente manera:
  1. Se abonará la Cuenta Costo correspondiente al Ítem.

  2. Si ésta estuviere vacía pero tildaste la casilla ‘Usar Grupos de Ítem p/Contabilidad Costos’ - opción Contabilidad de Costos, entonces se abonará la Cuenta Costo correspondiente al Grupo de Ítem al cual pertenece el Ítem.

  3. En todos los demás casos, se abonará la Cuenta Dev. Mercaderías que está especificada en la opción Manejo de Cuentas de Stock.

  4. Si la Cuenta Dev. Mercaderías está vacía, entonces se abonará la Cuenta Costo especificada en la opción Manejo de Cuentas de Stock.
Si existiesen Costos Extras, éstos serán contabilizados en la Cuenta Costo Extra especificada en la opción Manejo de Cuentas de Stock.

Cualquier Objeto indicado en la Devolución (tanto en la solapa 'Moneda' representando al Cliente y al Vendedor, como en la pestaña B de la solapa 'Ítems' representando al Ítem) será asignado a la columna Haber de la Cuenta Costo Venta o Dev. Mercaderías.

A continuación tenemos un ejemplo de Asiento creado desde una Devolución:

Si tildas la casilla ‘Montos Negativos’ en las Opciones Asientos en el módulo Contabilidad, el Asiento será ligeramente diferente con montos negativos los cuales abonarán la Cuenta Stock y debitarán de la Cuenta Costo Ventas o Dev. Mercaderías.

Una vez se haya generado el Asiento, podrás observarlo de inmediato usando la función 'Abrir Asiento' desde el menú Operaciones (sujeto a los derechos de acceso dispuestos en la opción Grupos de Acceso en el módulo Contabilidad).

Dev. de Mercaderías cuando no hay una Entrega

Puedes entregar mercaderías desde stock sin tener una Orden de Venta o una Entrega (ver página: Entregas desde Ventas. Bajo esta situación al haber ausencia de una Orden de Venta, las mercaderías devueltas no podrán ser cargadas en el registro Devolución de Mercaderías para luego recibirlas nuevamente en stock.

En este sentido, debes realizar los siguientes pasos:

  1. Puesto que originalmente habrás entregado tales Ítems usando una Factura. Deberás abonar esta Factura usando el procedimiento explicado en la página Notas de Crédito. Cuando crees la Nota de Crédito y cambies el Término de Pago a “NC”, automáticamente se tildará la casilla ‘Actualizar Stock’ en la solapa 'Entrega'. No intentes tildarla de nuevo especialmente si estás utilizando el Modelo de Costo Lineal (FIFO o LIFO) ya que esto haría que las revaluaciónes de stock (en Contabilidad) se tornen imprecisas. Es decir, que la revaluación de stock podría actualizarse con un valor FIFO incorrecto. Por eso, deberás aprobar la Nota de Crédito (para actualizar las Cuentas Ventas, Deudores e IVA en la Contabilidad).

  2. Debes recibir el Ítem nuevamente en stock usando el registro Mercadería Recibida (módulo Stock). Esto hará que se actualicen correctamente los niveles de stock y, si así lo has determinado en la opción Subsistemas del módulo Sistema y Nros. de Serie – Dev. de Mercadería (módulo Stock), también lo harán las revaluaciones de stock en Contabilidad.

    En pro de la exactitud de stock, se recomienda colocar manualmente los precios costo en el archivo de Mercadería Recibida. Probablemente necesites averiguar el valor real de las mercaderías devueltas y tengas que dirigirte a la Factura original primero (la columna FIFO en la pestaña C muestra el promedio del valor unitario FIFO correspondiente a los Ítems entregados).


Menú Operaciones

La anterior imagen ilustra el menú Operaciones de las ventanas ‘Devolución de Mercadería: Crear’ y ‘Devolución de Mercadería: Ver’. No existe un menú Operaciones para la ventana ‘Devolución de Mercadería: Hojear’.

Operations Menu - Returned Goods - Item Search

This page describes the 'Item Search' function on the Operations menu in the Returned Goods record window. If you are using iOS or Android, the 'Item Search' function is on the Tools menu (with 'wrench' icon).

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If you are using the Allow Returned Goods Not Linked to Orders option in the Returned Goods Settings setting, you will be able to add rows to a Return that you created from another record such as a Delivery or Work Sheet, and you will be able to add records directly to the Returned Goods register. One way to search for Items that you can then add to a Returned Goods record is to use the 'Item Search' function. This function is therefore an alternative to the 'Paste Special' feature.

To use this function, place the insertion point in the Item field in any row and then select 'Item Search' from the Operations menu (Windows/macOS) or Tools menu (iOS/Android). The following window opens:

Search for
Enter here the string (e.g. part of an Item Number or Name) that you are looking for. You must make an entry in this field, otherwise no search will be carried out.

Classification
Paste Special    Item Classifications setting, Sales Ledger
If you enter an Item Classification here, the search for the string that you specified in the field above will be restricted to Items belonging to that Classification.

Search In
Specify the field in which you want to search.
Press [Run] to activate the search. A report will be printed to screen, listing the Items found. If you click (Windows/macOS) or tap (iOS/Android) on an Item Number in the report, the Item will be added to the Returned Goods record in the first empty row. You can keep the report open and click or tap on more Item Numbers to have more Items added to the Return.

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The Returned Goods register in Standard ERP:

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Abrir Asiento

Cuando apruebes y guardes una Devolución, se creará un Asiento si previamente has determinado esto en la opción Subsistemas del módulo Contabilidad y Nros. de Serie – Dev. Mercadería. En este sentido, esta función te permite ver tal Asiento.

Cuando selecciones ‘Abrir Asiento’, se abrirá el Asiento en una nueva ventana.

Puedes utilizar los Grupos de Acceso para controlar el uso de esta función. Para esto, deberás negar acceso a la acción ‘Permitir Abrir Asientos desde Menú Operaciones’.

Create Menu - Returned Goods

The Create menu for the 'Returned Goods: New' and 'Returned Goods: Inspect' windows is shown above. If you are using iOS or Android, you can access the Create menu functions through the + menu.

The standard 'New' and 'Duplicate' functions will only be visible if you are using the Allow Returned Goods Not Linked to Orders option in the Returned Goods Settings setting. Use these functions to create new records, in this case in the Returned Goods register. Please follow the links below for details about the other function.

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The Returned Goods register in Standard ERP:

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Crear Nota de Crédito

Cuando hayas facturado una Orden y no se haya solicitado ningún reemplazo de las mercaderías devueltas (quizás porque el Cliente decidió cancelar la Orden), utiliza esta función para emitir una Nota de Crédito. Primero deberás haber aprobado y guardado la Devolución además de haber creado una Factura aprobada desde la Orden.

Cuando selecciones la función, se creará un nuevo archivo en el registro Facturas y se abrirá en una nueva ventana llamada ‘Factura: Ver’. Esto significa que ha sido creado/guardado y está abierto para su enmienda y aprobación.

El Término de Pago de la Nota de Crédito (“NC” en la ilustración) proviene del primer archivo en la opción Términos de Pago perteneciente al tipo “Nota de Crédito”. Si has creado solamente una Factura desde la Orden, su Número de Factura aparecerá en la primer fila de la matriz indicando que esa es la Factura que será abonada. Si este dato fuese incorrecto, podrás corregirlo usando ‘Pegado Especial’ para desplegar una lista de Facturas abiertas sin pagar. Si has creado más de una Factura desde la Orden, la primer fila no tendrá un Número de Factura (es decir, no habrá referencia respecto a la Factura que será abonada) puesto que HansaWorld Enterprise no podrá establecer cuál es la Factura a ser abonada. Tú mismo podrás especificar esto usando ‘Pegado Especial’ si fuese necesario. Si has tildado la casilla ‘No Permitir Notas de Crédito sin Nro. Factura’ en la opción Manejo de Ctas. Ventas, no podrás aprobar la Nota de Crédito hasta que hayas realizado esto. En esta situación, un método alternativo para crear la Nota de Crédito consiste en buscar la Factura original (usando los archivos Adjuntos desde la Orden o Enterga) y seleccionar 'Crear Nota de Crédito' en el menú Operaciones.

Tan pronto se haya creado la Nota de Crédito, se actualizará la cantidad facturada (pestaña D en la Orden subyacente) sin importar el uso de la casilla ‘Nota Crédito Actualizar Cantidad Facturada??? en las Opciones de Órdenes de Venta en el módulo Órdenes de Venta.

Para imprimir la Nota de Crédito, haz clic en el icono de la Impresora. Si no has aprobado la Nota de Crédito y si no has tildado la casilla ‘Sin Impresión de Prueba’ en la opción ‘Funcionalidades Opcionales’ del módulo Stock, entonces la Nota de Crédito será marcada como una prueba de impresión para que no sea confundida con su versión final.

Cuando la Nota de Crédito esté, haz clic en la casilla OK y guárdala. Esto significa que la Nota de Crédito ha sido aprobada. Así, se generarán asientos asociados en la Contabilidad y ya no será posible modificar la Nota de Crédito.

Por favor, haz clic aquí para obtener una descripción completa de la Factura y la Nota de Crédito; o haz clic aquí para conocer detalles sobres las Notas de Crédito.

Para cerrar la ventana y volver a la Devolución, haz clic en la casilla cerrar. Habrá la alternativa de guardar los cambios o no.

Row Menu - Returned Goods

The matrix in the Returned Goods window has its own menu, which contains a function that refers to or affects an individual row in the matrix. This is sometimes known as the "Row Menu".

If you are using Windows or macOS, you can open the Row menu by first clicking in any field in the row in question (i.e. the row to which the function is to be applied), and then right-clicking (Windows) or Ctrl-clicking (macOS) the row number (on the left of the row). A menu will appear, where you can select the function:

On iOS and Android there is no Row menu, so on those platforms you will find the Row menu function on the Tools menu (with 'wrench' icon), together with the Operations menu functions.

Please follow the links below for details about the function on the Row menu:

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The Returned Goods register in Standard ERP:

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Row Menu - Returned Goods - Quality Control

This page describes the 'Quality Control' function on the Row menu in the Returned Goods record window. If you are using iOS or Android, the 'Quality Control' function is on the Tools menu (with 'wrench' icon).

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If a row in a Returned Goods record contains an Item with a Serial Number and a Best Before Date, you may need the Item to undergo quality control tests in order to confirm whether it can be re-sold. The 'Quality Control' function allows you to record the result of this test.

To use this function, first place the insertion point in the Return row containing the Item that has been tested. Then open the Row menu by right-clicking (Windows) or ctrl-clicking (macOS) the row number. When the Row menu opens, select 'Quality Control'. If you are using iOS or Android, select 'Quality Control' from the Tools menu (with 'wrench' icon). A 'Batch Quality Control: New' window will open, allowing you to enter the details of the test. In particular, use the Result field to connect the Batch Quality Control record to a record in the Batch Status setting. After you mark the Batch Quality Control record as OK and save, this Batch Status record will determine whether you will be warned when using the Item/Serial Number combination in an outgoing stock transaction, or whether you will be prevented from using the Item/Serial Number altogether.

Please refer here for more details about the 'Quality Control' function and about alternative methods that you can use to record the result of a quality control test on the Item/Serial Number.

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The Returned Goods register in Standard ERP:

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