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Intro. al Registro Mercadería Recibida

Este registro almacena la información referente a la recepción de Ítems de Stock. Normalmente, los datos contenidos en este registro provendrán de la nota de entrega perteneciente al Proveedor. Los valores de stock se basan en la información cargada precisamente en este registro.

Puedes cargar Mercaderías Recibidas directamente al registro Mercadería Recibida (módulo Stock). Alternativamente, si manejas el módulo Órdenes de Compra, igualmente puedes crear estos archivos desde las Órdenes de Compra. Para ambos casos, el procedimiento es semejante al desarrollado para crear Entregas desde Órdenes de Venta.

Si manejas el módulo Producción, el hecho de cargar un archivo en el registro Producción actualizará el stock mediante un asiento “imperceptible” correspondiente a la mercadería recibida. El resultado de "completar" un asiento de Producción en el módulo Producción, consiste en actualizar los niveles de stock de todos los Ítems implicados los cuales están especificados en la Receta. No se generará ningún asiento de Mercadería Recibida sin embargo el resultado provocado por el cambio de stock será visible en el informe Historia del Ítem (módulo Stock).

Para abrir el registro Mercadería Recibida, primero asegúrate de estar en el módulo Stock. Luego, haz clic en el botón [Mercadería Recibida] del Panel de Control para así abrir la ventana ‘Recepción de Mercadería: Hojear’. Esta ventana mostrará las Mercaderías Recibidas que han sido cargadas hasta la fecha:

Todas la Mercaderías Recibidas generalmente están ordenadas según el número de asiento. La columna OK contiene una marca para distinguir aquellas Mercaderías Recibidas que han sido aprobadas.

Cargar una Merc. Recibida

Puedes cargar Mercaderías Recibidas de dos maneras:

Desde la ventana ‘Recepción de Mercadería: Hojear’, haz clic en el botón [Crear] para abrir un nuevo archivo de este tipo;
O, abriendo la Orden de Compra contra la cual se reciben los Ítems. Por lo general, la nota de entrega del Proveedor contiene tu Número de Orden Compra. Esto facilita la búsqueda de la Orden de Compra. Selecciona 'Crear Mercadería Recibida' desde el menú Operaciones para crear un nuevo archivo de este tipo. La ventaja de este último método es que el precio compra fijado para los Ítems, será transferido a la recepción de mercadería. Esta información no estará presente (por lo general) en la nota de Entrega del Proveedor.

Notemos que la Recepción de Mercaderías creada de esta forma se manifestará también en la ventana ‘Recepción de Mercadería: Ver’. Esto significa que el archivo habrá sido creado y guardado dentro del registro. Para borrarlo debes seleccionar ‘Borrar’ desde el menú Archivo.

Si tienes muchas Órdenes de Compra, puede resultar tedioso hallar aquellas Órdenes de Compra no suplidas. Es este sentido, en la ventana ‘Órdenes de Compra: Hojear’, un método alternativo es producir un informe Stock de Órdenes de Compra (módulo Órdenes de Compra). Este informe muestra exclusivamente Órdenes de Compra sin suplir, por tanto es más fácil hallar la Orden que buscas. Además este informe posee la funcionalidad drill down que te permite abrir un archivo individual de Orden de Compra para crear una Mercadería Recibida.

Encabezado

Nro.: Pegado Especial Selecciona desde algún Número de Serie; Será el número de la Mercadería Recibida. Por defecto se cargará el primer número sin usar de secuencia asignada al usuario actual (conforme a la solapa 'Nros. de Serie' del archivo Personal de este usuario) o según lo especificado en la opción Nros. de Serie por Defecto en el módulo Sistema; o conforme a la primer alternativa válida en la opción ‘Nros. de Serie – Mercaderías Recibidas’. Es posible cambiar este número pero colocando uno que no haya sido usado anteriormente. Si estás trabajando en un entorno multi-usuario, el Número de Mercadería Recibida será asignado cuando guardes este archivo por primera vez.
Fecha Trans.: Pegado Especial Escoger Fecha; Será la fecha de la recepción. Por defecto se ofrece la fecha actual.; Si estás utilizando el Modelo de Costo Lineal, deberás cerciorarte de cargar todos los asientos de stock siguiendo un orden cronológico estricto. Si cometes alguna falla en esta ordenación, tus valores FIFO/LIFO se tornarán incorrectos. Por ejemplo, no debes ingresar una Mercadería Recibida con la fecha de ayer cuando existan otros asientos de stock entrante con la fecha de hoy (ej. Mercaderías Recibidas, Movimientos de Stock). También se recomienda aprobar siempre las Mercaderías Recibidas al momento de guardarlas por primera vez. No retrocedas hacia una Mercadería Recibida anterior que está sin aprobar para intentar aprobarla en tanto existan otras recepciones posteriores que están aprobadas (a menos que cambies la fecha también).; Si creas la Mercadería Recibida desde una Orden de Compra, no podrás cargar una fecha que sea anterior a la Fecha de la Orden Compra.
Cód. Proveed.: Pegado Especial Proveedores en registro Contactos; Ingresa aquí el Número de Proveedor. Al momento que presiones la tecla Return, el nombre del Proveedor se cargará (campo de la derecha).
Nombre: El Nombre del Proveedor se cargará desde el registro Contactos al momento que ingreses su Número (Cód.).
Nro. Orden Comp.: Si creaste la Mercadería Recibida desde una Orden de Compra, entonces se colocará aquí automáticamente el Número de la Orden Compra. Este dato no es modificable.
Ubicación: Pegado Especial opción Ubicaciones, módulo Stock; Será la Ubicación en donde están almacenadas las mercaderías.; Si has especificado una Ubicación Principal en las Opciones de Stock, entonces debes dejar este campo en blanco si es que las mercaderías no están almacenadas en esa Ubicación. Sin embargo, si has tildado la casilla ‘Requiere Ubicación’, entonces debes ingresar una Ubicación antes de guardar la Mercadería Recibida.; Es posible extraer una Ubicación por defecto desde el campo ‘Ubicación’ en la solapa 'Ventas' situada en el archivo Personal del usuario; o desde la opción ‘Máquina Local’ en el módulo Seteos de Usuario. La opción ‘Máquina Local’ es específica para la máquina cliente en la que estás trabajando.; Puedes especificar una Ubicación en cualquiera de las filas en una Mercadería Recibida (pestaña B) para así sobrescribir la Ubicación ingresada aquí.

Solapa Ítems

Utiliza la matriz de esta solapa para cargar los Ítems que serán recibidos. Esta matriz está dividida en 8 pestañas. Cuando pulses la letra de una pestaña (marcadas A-H), variarán algunas columnas dentro de la matriz.

Antes de cargar datos en las filas de la Merc. Recibida (Recepción de Mercadería), ve que la Moneda y el Tipo de Cambio sean correctos. Si especificas un Tipo de Cambio, entonces todos los precios transferidos del Ítem Compra o archivo del Ítem, serán convertidos en función a ese Tipo de Cambio. Sin embargo, si decides cambiar el Tipo de Cambio luego de ingresar los Ítems en la Merc. Recibida, entonces los precios no serán convertidos.

Para agregar filas a una Merc. Recibida, haz clic en la primera fila vacía y luego carga los datos. Para eliminar una fila, haz clic en el nro. de la fila (lado izquierdo) y presiona la tecla Espacio Atrás. Para insertar una fila, haz clic en el nro. de la fila donde se cargarán los datos y presiona Return.

Para el caso de las Mercaderías Recibidas creadas desde Órdenes de Compra, se asumirá por lo general que todos los Ítem sin recibir están en el envío actual. La excepción sobreviene cuando has tildado la casilla ‘Configurar Cant. Merc. Recibida en 0’ (Opciones de Órdenes de Compra – módulo Órdenes de Compra). En este caso, la Cantidad por defecto para todos los Ítems será cero. Podrás cambiar la cantidad en cualquiera de las filas pero no podrás colocar una cantidad mayor a la ordenada (a menos que actives el botón ‘Permitir’ entre las alternativas de ‘Sobre Recibido’ (Opciones de Stock). Puedes eliminar filas enteras resaltándolas desde su nro. y presionando la tecla Espacio Atrás (sin embargo no podrás agregar o insertar filas).

Para el caso de Ítems que tienen Nro. de Serie, el sistema te inducirá a ingresar los Nros. de Serie respectivos antes de guardar el archivo (a menos que hayas tildado la casilla ‘Sin Nro. Serie en Mercadería Recibida’ dentro de las Opciones de Stock).

Pestaña A

Ítem: Pegado Especial registro Ítems; Ingresa aquí el Nro. de Ítem (el Ítem que se está recibiendo). Aparecerá un aviso cuando intentes cargar un Ítem que no es Ítem de Stock.
Cant.: Será la cantidad recibida que será adicionada al stock. (valores negativos no).
Unid.: Será la Unidad del Ítem. Este valor será extraído automáticamente del registro Ítems cuando ingreses el Nro. de Ítem. Este dato no es modificable.
Descripción: La descripción del Ítem es extraída automáticamente cuando ingresas el Número de Ítem. Este dato puede ser modificado.
Pr. Unit.: Es el precio normal de compra expresado en la Moneda de la Recepción (en base a la Orden de Compra), desde el Ítem Compra para la combinación Ítem/Proveedor; o desde el campo ‘Precio Costo’ en el archivo del Ítem. Esta cifra no incluye costos extra como ser entregas o aduanas, sin embargo incluye IVA en tanto hayas tildado la casilla ‘Precio Incl. IVA’ de la solapa 'Comentario'. Podrás cambiar el precio dentro de algún movimiento en particular. Por ejemplo, si el Ítem en cuestión actualizare su Precio Costo en Compra usando la opción ‘Último Precio Compra’ (solapa 'Costos' del Ítem), entonces cualquier cambio en el precio (aquí) incidirá automáticamente también en el archivo del Ítem. Esta cifra será redondeada conforme a las reglas de redondeo sobre Valor Costo (opción Redondeo – módulo Sistema) antes de utilizarla para actualizar el Precio Costo del Ítem.; Si cambias la Moneda y/o el Tipo de Cambio de la Merc. Recibida, entonces la cifra en esta columna no será recalculada, sino que será tratada como si estuviese expresada en una nueva Moneda; por su parte, el Precio Costo (más abajo) sí será recalculado.
Pr. Costo: Se refiere al Precio Unitario del Ítem expresado en Moneda local (o en Moneda Base 1 según la opción Moneda Base – módulo Sistema). Esta cifra incluirá cualquier Flete u otro costo adicional. Además, si tildaste la casilla ‘Precio Incl. IVA’ en la solapa 'Comentario', la cifra de esta columna será la única que no incluya IVA.; Puedes utilizar las alternativas en ‘Act. Precio Costo Merc. Rec.’ situadas en la solapa 'Costos' (archivo del Ítem), para actualizar automáticamente el Precio costo desde Mercaderías Recibidas no aprobadas. Si has seleccionado ‘Último Costo Compra’ en estas alternativas, entonces la cifra de esta columna se convertirá en el nuevo Precio Costo del Ítem. Si seleccionaste ‘Promedio Ponderado’, entonces el Precio Costo se actualizará en función al Promedio Ponderado más reciente e incluirá esta cifra. En ambos casos, esta cifra será redondeada conforme a las reglas de redondeo sobre Valor Costo (opción Redondeo – módulo Sistema) antes de utilizarla para actualizar el Precio Costo del Ítem.
Suma: Será el total de la fila e incluirá cualquier costo adicional expresado en Moneda local (o en Moneda Base 1 según la opción Moneda Base – módulo Sistema).

Pestaña B

Ubicación: Pegado Especial opción Ubicaciones, módulo Stock; Es posible ingresar una Ubicación por separado para cada fila de la Merc. Recibida.; Si el Ítem posee un Número de Serie a nivel de Lote, entonces podrás recibirlo en diferentes Ubicaciones utilizando filas separadas (sin embargo, estas filas deberán tener la misma Unidad, los mismos Precios Costos y Vencimientos).
Nro. Serie: Será el Número de Serie o Lote correspondiente al Ítem.; Debes cargar en líneas separadas Ítems con Número de Serie a nivel de Unidad (unitario). Cada una de estas filas deberá presentar Cantidad 1. Aquellas Mercaderías Recibidas que hayan sido creadas desde Órdenes de Compra contendrán la cantidad apropiada de filas para estos Ítems (dependiendo de la Cantidad en la Orden de Compra).; Podrás cargar Ítems con Número de Serie a nivel de Lote dentro de una sola fila en donde la Cantidad equivalga al tamaño/dimensión del lote. Una Mercadería Recibida creada desde una Orden de Compra contendrá solo una fila para tales Ítems y su cantidad se copiará desde la Orden. En caso que recibas más de un lote, deberás utilizar la función 'Dividir Fila' desde el menú Operaciones. Así podrás dividir la fila en dos partes y luego cargar las cantidades apropiadas junto con los Nros. de serie (en ambas filas). La función ‘Dividir Fila’ garantiza que las dos filas permanezcan conectadas a la fila correspondiente en la Orden. De esta manera, las Cantidades Recibidas en esa fila estarán correctas. Por otro lado, puedes utilizar el mismo Nro. de Lote dentro de diversas filas, siempre y cuando los Precios Unitarios, Precios Costo y Vencimientos sean uniformes en esas filas. Esto resultará ventajoso cuando recibas gran cantidad de Ítems con el mismo Nro. de Lote pero luego tengas que almacenar estos Ítems en diferentes Posiciones o Ubicaciones.; Si recibes una gran cantidad de un solo Ítems (con su Nro. Serie), entonces deberás utilizar la función 'Generar Nros. Serie' desde el menú Operaciones, para así facilitar el ingreso de Nros. de Serie consecutivos. Aquellas empresas que generen sus propios Nros. de Serie, hallarán esto aún más provechoso. El procedimiento consiste en ingresar el Nro. de Ítem dentro de las filas respectivas y especificar el Nro. de Serie más bajo como el primero. Luego debes seleccionar la función para que las filas restantes obtengan un Nro. de Serie siguiendo una secuencia ascendente.; Por defecto, si un Ítem posee Nro. de Serie, éste debe ser especificado aquí antes de guardar la Merc. Recibida. Si no sabes cuál es el Nro. de Serie, entonces deberías tildar la casilla ‘Sin Nro. Serie en Mercadería Recibida’ (Opciones de Stock). Esto te permitirá guardar la Merc. Recibida sin Nros. de Serie, aunque tendrás que especificarlos de todas formas en todos los despachos de mercadería.; Notemos que los Nros. de Serie y Lote no poseen espacios entre caracteres. También debemos saber que es imposible utilizar el mismo Nro. de Serie más de una vez en una Merc. Recibida.
Vencimiento: Si el Ítem fuese perecedero, entonces deberás ingresar aquí su Vencimiento.; En tanto hayas cargado un Nro. de Serie o Lote, sucederá que cuando apruebes y guardes la Merc. Recibida, se creará un archivo en la opción Especificaciones de Lote indicando el Vencimiento del Ítem o Lote. Podrás ver este archivo inmediatamente usando la función 'Abrir Especificaciones de Lote' desde el menú Operaciones.; Con todo esto, cuando llegue el momento de vender el Ítem, el Vencimiento se cargará en la Entrega automáticamente. En caso que desees que esta fecha se imprima en la documentación, entonces deberás incluir el campo “Vencimiento” en el diseño de tu Formulario. Si deseas evitar que se venda Ítems que han excedido su Vencimiento, entonces deberás utilizar las alternativas contenidas en la opción ‘Control de Calidad de Procesos’ (módulo Órdenes de Servicio) las cuales están descritas aquí.

Pestaña C

Variación Precio: Por favor, revisa la página Variaciones de Precio para más detalles.
Costo Extra: Será cualquier costo adicional (por unidad). Esta cifra aparecerá agregada al Precio Unitario en la columna ‘P. Unit.’. Podrás ingresar un monto expresado en Moneda local (o Moneda Base 1); o un porcentaje (con signo %). El porcentaje se aplicará al Precio Unitario del Ítem en Moneda local.; Este valor se ajustará al Costo Extra (solapa 'Costos' del Ítem en cuestión) y estará multiplicado por la cantidad.; Cuando se genere un Asiento desde la Merc. Recibida (esto está determinado en la opción Subsistemas y Nros. de Serie – Mercaderías Recibidas), todos los costos en esta columna serán abonados la Cuenta Costos Extra. Esta Cuenta está especificada en la opción Manejo de Cuentas de Stock.
C. IVA: Pegado Especial opción Códigos IVA, módulo Contabilidad; Cuando crees una Factura de Compra desde la Merc. Recibida, el Código IVA cargado aquí determinará el tipo de cambio a usar para cobrar el IVA de este Ítem; también determinará la Cuenta Crédito IVA que será debitada. Si has creado una Merc. Recibida desde una Orden de Compra, el Código IVA será extraído desde la fila respectiva en la Orden. Caso contrario, el dato por defecto provendrá del campo ‘C. IVA Compras’ en el archivo Contacto del Proveedor. Si ese campo estuviera vacío, el dato por defecto provendrá del Ítem, Grupo de Ítem o desde la solapa 'IVA' en la opción ‘Manejo de Cuentas de Compra’. En los últimos tres casos, se empleará el Código IVA para la Zona del Proveedor. Podrás cambiar este dato en una Orden particular si es necesario.

Pestaña D

Cód. Ítem Prov.: Será el código asignado al Ítem por el Proveedor. En caso que hayas creado la Merc. Recibida desde una Orden de Compra, este dato será extraído de la pestaña B en la Orden.
Coef.: Dato extraído por defecto del Ítem; El Coeficiente Unitario del Ítem aparece aquí extraído de su solapa ‘Stock’. Si estás manteniendo cantidades de stock a través de diferentes unidades de medidas, este coeficiente será el ratio transversal de esas unidades de medida.
Precio Base: Este campo muestra el Precio Base unitario (precio minoritario) del Ítem y lo expresa en Moneda local; la cifra está extraída del archivo del Ítem.

Pestaña E

Cta. Stock: Pegado Especial registro Cuentas, módulos Contabilidad/Sistema; La Cuenta ingresada aquí será debitada en cualquier Asiento creado al aprobar la Merc. Recibida. Por defecto se utilizará la Cuenta Stock para la Ubicación; o la Cuenta Stock para el Grupo de Ítem (cuando hayas tildado la casilla ‘Usar Grupos de Ítem p/Contabilidad Costos’ - opción Contabilidad de Costos); o la Cuenta Stock en la opción Manejo de Cuentas de Stock.
Cta. Compras: Pegado Especial registro Cuentas, módulos Contabilidad/Sistema; La Cuenta Provisión Compras que ingreses aquí, será abonada en cualquier Asiento creado al aprobar la Merc. Recibida. Si has creado una Factura de Compra desde la Merc. Recibida, esta Cuenta será la Cuenta Costos en dicha Factura de Compra; además será debitada en el Asiento resultante.; Si la Mercadería Recibida fue creada desde una Orden de Compra y has tildado la casilla ‘Transferir Cuenta a Merc. Recibida’ (Opciones de Órdenes de Compra), la Cuenta por defecto será extraída de la Cuenta Provisión Compras en la fila de la Orden a la cual corresponde la fila en la Merc. Recibida. De otro modo (es decir, si no has tildado la casilla ‘Transferir Cuenta a Merc. Recibida’ o si no creaste la Merc. Recibida desde una Orden), la Cuenta por defecto será la Cuenta Provisión Compras del Grupo de Ítem al cual pertenece el Ítem en cuestión (en tanto hayas tildado la casilla ‘Usar Grupos de Ítem p/Contabilidad Costos’ - opción Contabilidad de Costos asumiendo que el Ítem pertenece a un Grupo de Ítem), o desde la opción Manejo de Cuentas de Stock. En todos los casos, se empleará la Cuenta apropiada para la Zona del Proveedor.; Puedes utilizar Mercaderías Recibidas para corregir algunas desigualdades de stock. En este sentido, requerirás reemplazar la Cuenta Provisión Compras por una Cuenta Ganancia Stock. Si ejecutas el Mantenimiento 'Comparación de Inventario' para crear tales Mercaderías Recibidas, este reemplazo se efectuará automáticamente. En este caso, la cuenta por defecto dependerá del Tipo de Ubicación. Si el Tipo es “Otra”, entonces será la Cuenta Ganancia Stock proveniente de la opción Manejo de Cuentas de Stock. Si el Tipo de Ubicación es “Producción”; en tanto el Ítem pertenezca a un Grupo de Ítem y habiendo tildado la casilla ‘Usar Grupos de Ítem p/Contabilidad de Costos??? (opción Contabilidad de Costos), ahí se utilizará la cuenta ‘Manejo Cta. Variaciones’ perteneciente al Grupo de Ítem. De lo contrario, será extraída de la opción Manejo de Cuentas de Stock.
Objetos: Pegado Especial registro Objetos, módulos Contabilidad/Sistemas; Dato extraído por defecto de la fila en Orden de Compra o del Ítem; Puedes asignar hasta 20 Objetos separados por comas a un Ítem y a todos los asientos generados por él. Los Objetos separados pueden representar diferentes departamentos, centros de costos o tipos de producto. Esto constituye un método flexible de análisis el cual sirve para los Informes Contables. Por lo general, estos Objetos representarán al Ítem.; Dentro de cualquier Asiento generado desde una fila en la Merc. Recibida, se asignará cualquiera de los Objetos especificados aquí a la columna Debe de la Cuenta Stock y a la columna Haber de la Cuenta Provisión Compras.

Pestaña F

Nro. Aduana: Puedes utilizar esta columna para registrar el envío o el número de aduana referente a la mercadería. En Rusia, se exige rellenar este campo ya que es un requerimiento legal para mercaderías importadas.
País Origen: Pegado Especial opción Países, módulo Sistema; Indica aquí el País de Origen de la mercadería. En Rusia, se exige rellenar este campo ya que es un requerimiento legal para mercaderías importadas.
Posición, A Posición: Pegado Especial registro Posiciones, módulo Administración de Almacenes; Si no usas el módulo Administración de Almacenes siendo que la Ubicación especificada en el encabezado es extensa y está subdivida en Posiciones, debes especificar la Posición donde se almacenará la mercadería (columna A Posición). La lista ‘Pegado Especial’ desplegada desde esta columna, muestra Posiciones cuya situación es “Libre”. Cuando apruebes la Merc. Recibida, el Estado de la Posición especificada aquí pasará a ser “Usado” automáticamente. Es obligatorio especificar una Posición solo cuando la casilla ‘Solicitar Posición’ ha sido tildada en el archivo de la Ubicación implicada. La Posición debe estar dentro de la Ubicación correcta. (No se debe utilizar la columna ???Posición’).; Si el Ítem tiene Nro. de Serie al nivel de Lote, podrás recibir todos aquellos que tengan el mismo Nro. de Lote dentro de diferentes Posiciones pero usando filas separadas en la Merc. Recibida. Todos estos Ítems deberán tener los mismos Precios Unitarios, Precios Costos y Vencimientos.; Si estás manejando el módulo Administración de Almacenes, la columna ‘Posición’ deberá contener la posición para Mercaderías Recibidas (ej. rampa de descargas del Almacén); mientras que la columna ‘A Posición’ deberá contener la locación de almacén en donde los Ítems serán almacenados. Ambas Posiciones se colocarán por defecto, aunque podrás modificar la columna ‘A Posición’ si es necesario.
Así, cuando apruebes la Merc. Recibida, se creará un Mov. de Stock para cada fila, el cual trasladará los Ítems desde la Posición para Merc. Recibidas hacia la Posición “A Posición”. El Estado de esta Posición pasará a ser “Ítem en Camino”. Posteriormente, podrás marcar todos estos Movimientos de Stock como Recibidos usando la función 'Aceptar Movimientos de Stock del Almacén' desde el menú Operaciones. De este modo, el Estado de cada Posición “A Posición” pasará a ser “Usado”.

Pestaña G

Nro. Serie: Este es un duplicado del Número de Serie mostrado en la pestaña B. Por favor, revisa más atrás la descripción de la pestaña B.
Ancho, Alto, Prof.: Dato extraído por defecto del Ítem; Estas columnas contienen las dimensiones de los Ítems.; Si el Ítem es comercializado según área o volumen, entonces puedes tener una Cantidad Entregada que calculada multiplicando sus dimensiones. Si deseas utilizar esta funcionalidad, primero tilda la casilla ‘Permitir Cálculo Cant.’ en las Opciones de Ítem del módulo Ventas. Luego, tilda la casilla ‘Calcular Cantidad’ para la Unidad que ha sido asignada al Ítem. Si el Ítem es comercializado según área, entonces selecciona ‘Dos Dimensiones’ en el archivo de Unidad (módulo Ventas) para que así la Cantidad Entregada sea calculada cuando hayas ingresado el Ancho y el Alto. Si el Ítem es comercializado según su volumen, entonces selecciona ‘Tres Dimensiones’ en el archivo de Unidad (módulo Ventas) para que la Cantidad de Entrega sea calculada cuando hayas ingresado el Ancho, Alto y la Profundidad. Por favor, revisa la página sobre la opción Unidades para más detalles.

Pestaña H

C. Flete: Será un Costo de Flete (por unidad) que se agrega al Precio Costo total de la Merc. Recibida. Esta cifra está expresada en Moneda local (o en Moneda Base 1 según la opción Moneda Base – módulo Sistema). Podrás ingresar un valor para una fila particular; o podrás ingresar el monto Flete para el total del envío en el pie de la Merc. Recibida. Cuando pases a la columna siguiente, el monto de Flete total será distribuido en las diferentes filas según el valor de costo de cada fila. Para garantizar una distribución sea exacta, debes ingresar la cifra de Flete luego de haber verificado que la información del Ítem y la Cantidad estén completas.; En las Mercaderías Recibidas creadas desde Órdenes de Compra, el valor será extraído del campo ‘Flete’ ubicado al pie de la Orden o si éste estuviese vacío, se extraerá desde el campo ‘Costo Compra’ en la solapa 'Otros' (estará distribuido racionalmente en las distintas filas).; Si se genera un Asiento desde la Merc. Recibida (lo cual está determinado por la opción Subsistemas – módulo Sistema; y la opción Nros. de Serie – Mercaderías Recibidas), cualquier Costo Flete será abonado a la Cuenta Provisión Flete especificada en la opción Manejo de Cuentas de Stock.; Si ingresaste un monto en el pie el cual no pudo ser distribuido completamente en las distintas filas sin que quede un monto restante, entonces ese monto restante será destinado a la Cuenta Variación Flete especificada en la solapa ‘Variaciones’ de la opción Manejo de Cuentas de Stock.
Aduanas: Esta columna está conectada al campo ‘Aduanas’ situado en el pie. Este concepto se refiere a cualquier cobro aduanero.; Este valor se ajustará al Costo Compra respectivo del Ítem Compra (multiplicado por la cantidad).; Puedes ingresar ya sea un monto expresado en Moneda local o un porcentaje seguido del signo %. El porcentaje se aplicará al Precio Unitario del Ítem en Moneda local.; Si se genera un Asiento desde la Merc. Recibida, se abonará cualquier costo aduanero a la Cuenta Provisión Aduana especificada en la opción Manejo de Cuentas de Stock.; Si ingresaste un monto en el pie el cual no pudo ser distribuido completamente en las distintas filas sin que quede un monto restante, entonces ese monto restante será destinado a la Cuenta Variación Aduana especificada en la opción Manejo de Cuentas de Stock.
Costos 1-5: Utiliza estas columnas para registrar algunos costos adicionales (por unidad). Éstos aparecerán adicionados al Precio Unitario en la columna ‘Precio Costo’ de la pestaña A. Ingresa un monto expresado en Moneda local (o Moneda Base 1 según la opción Moneda Base – módulo Sistema).; También puedes ingresar cifras totales de costos adicionales de toda la Merc. Recibida (solapa 'C. Extra'. Así, el monto total será distribuido en las diferentes filas conforme al valor costo de cada una de ellas.; Para Mercaderías Recibidas creadas desde Órdenes de Compra, los valores en estas columnas serán extraídos de la solapa 'Costo Extra' en la Orden.; Si se genera un Asiento desde la Merc. Recibida (esto se determina en la opción Subsistemas – módulo Contabilidad y la opción Nros. de Serie – Mercaderías Recibidas), cualquiera de los costos en estas columnas será abonado a la Cuenta Costo Extra que está especificada en la opción Manejo de Cuentas de Stock.; Si ingresaste un monto en la solapa ‘C. Extra’ el cual no pudo ser bien distribuido en las filas sin que quede un monto restante, entonces ese monto restante será destinado a la Cuenta respectiva de Costo Extra Variación (opción Manejo de Cuentas de Stock – solapa ‘Variaciones’).; Si quieres colocar un nombre para cada una de las columnas ‘Costos??? (1-5), utiliza la opción Campos a Def. p/Usuario – Costos Extra en el módulo Stock.

Pestaña I
Puedes utilizar estas columnas para incluir varias Órdenes en una sola Merc. Recibida. Debes cargar el Número correcto de Orden Compra en la columna ‘Nro. OC’ usando ‘Pegado Especial’. Ten en cuenta que la Orden debe estar aprobada. Presiona Enter para saltar a la columna ???Fila OC’. Si deseas incluir toda la Orden de Compra en la Merc. Recibida, entonces vuelve a presionar Enter. Todas las filas sin recibir de la Orden, serán copiadas a la Merc. Recibida. En caso que desees incluir solo una parte de la Orden, debes cargarla toda y luego ir eliminando las filas que no necesites; o puedes ingresar una referencia en el nro. de la Fila de la Orden. Ingresa 0 para referirte a la Fila 1 de la Orden; ingresa 1 para referirte a la fila 2 de la Orden, etc.

Si luego recibes una sola Factura de Compra que abarca todos los Ítems contenidos en la Merc. Recibida, entonces deberás ingresar esa Factura usando el Menú Operaciones de la Merc. Recibida. Si recibes una Factura de Compra por separado para cada Orden, ingrésalas también mediante la función respectiva en el Menú Operaciones pero de la Orden.

Recon. OC, Recon. Fac., Comentario

Estas columnas sirven para empresas que reciben mercaderías que contienen Ítems requeridos en muchas Órdenes de Compra. En este caso, será difícil identificar los Ítems con sus respectivas Órdenes.

Cuando crees una Merc. Recibida en esta situación, seguro la vincularás a varias Órdenes. Por tanto, la Cantidad en la pestaña A de la Merc. Recibida se ajustará a la cantidad de la Orden. En este sentido, debes cambiar esta cantidad colocando la cantidad recibida como es normal. Sin embargo, antes deberás ingresar la Cantidad correcta de la Orden en la columna ‘Recon. OC’ incluyendo un texto en la columna ‘Comentario’ (opcional). Cuando recibas la Factura, deberás ingresar la cantidad de esta factura en la columna ‘Recon. Fac.’ incluyendo un texto en la columna Comentario (opcional). Podrás cargar las cantidades Recon. OC y Recon. Fac. luego de haber aprobado la Merc. Recibida. Cuando crees una Factura desde la Merc. Recibida, podrás utilizar la función 'Órdenes de Compra No Conciliadas' desde el menú Operaciones de la Factura y así producir un informe comparativo entre las cantidades de la Merc. Recibida, la Orden y la Factura para el Ítem. Este informe también listará filas de Órdenes no recibidas ni facturadas. Si existe alguna discrepancia en las cantidades, el informe te ayudará a ver la razón de esto o te guiará para vincular otras Órdenes en función a la Merc. Recibida o Factura.

Debes tildar la casilla ‘Transferir cada línea por separado’ (Opciones Factura de Compra) para poder utilizar esta funcionalidad; y para que el informe sea bien detallado deberás crear la Factura desde la Merc. Recibida no desde la Orden.

Pie

OK: Tilda esta casilla para aprobar la Mercadería Recibida. Después de hacer esto, no podrás modificar el archivo. Los niveles de stock serán corregidos según corresponda.; Si has determinado la creación de Asientos en la opción Subsistemas del módulo Sistema y en la opción Nros. de Serie – Mercaderías Recibidas, se creará un Asiento respectivo en el registro Asientos. La características de este Asiento está descrita en la página llamada Asientos Contable desde Mercaderías Recibida.; Deberás aprobar la Mercadería Recibida antes de crear una Factura de Compra desde una Orden.; Podrás utilizar los Grupos de Acceso para controlar y determinar quién aprueba las Mercadería Recibidas. Para realizar esto, deberás negar acceso a la acción ‘Dar OK a Mercaderías Recibidas’.; Las menciones hechas en esta página sobre Mercaderías Recibidas aprobadas, corresponden a aquellas cuya casilla OK ha sido tildada.
Cant.: Este campo registra el número total de Ítems sin importar su tipo los cuales están contenidos en la Mercadería Recibida. Este dato se actualiza automáticamente.
Flete: Por favor, revisa la descripción de la columna ‘C. Flete’ ubicada en la pestaña H, para obtener más detalles de este campo. Esta cifra está expresada en Moneda local (o en Moneda Base 1 según lo definido en la opción Moneda Base del módulo Sistema). Para el caso de Mercaderías Recibidas creadas desde Órdenes de Compra, este valor será extraído del campo ‘Flete’ ubicado al pie de la Orden de Compra; o si éste estuviese en blanco, entonces provendrá del campo Costo Compra de su solapa 'Otro'.
(Claro que reducido proporcionalmente en caso de una Mercadería Recibida parcialmente).
Aduanas: Por favor, revisa la descripción de la columna ‘Aduanas’ en la solapa H, para obtener más detalles de este campo. Esta cifra está expresada en Moneda local (o en Moneda Base 1 según lo definido en la opción Moneda Base del módulo Sistema); y por defecto corresponde a la suma de los Costos Compra provenientes de la solapa 'Precio' en el archivo respectivo del Ítem Compra (multiplicado por la cantidad).
Precio Costo: Este campo registra el valor total de la Mercadería Recibida (expresado en Moneda local). Esta cifra incluye todos los envíos y otros costos adicionales.; Además, la cifra de este campo está redondeada conforme a las reglas de redondeo sobre Valor Costo, las cuales están determinadas en la opción Redondeo del módulo Sistema (se aceptan máximo dos decimales).
Imp. Ext.: Cuando defines los Códigos IVA usando la opción respectiva el módulo Contabilidad, puedes instruirle al sistema que imponga también algún gravamen adicional como ser, impuesto ambiental. Cuando el Código IVA en cualquiera de las filas de una Mercadería Recibida, ha sido definido para incluir un impuesto adicional, entonces el monto de ese impuesto aparecerá en este campo (expresado en la Moneda de la Mercadería Recibida). Tal monto será recalculado a medida que agregues Ítems a la Mercadería Recibida. Así, cuando crees y apruebes una Factura de Compra desde la Mercadería Recibida, este Impuesto Extra será debitado de la Cuenta Impositiva especificada para el Código IVA en cuestión. Si has especificado un Impuesto Mínimo (monto mínimo de Imp. Extra) para un Código IVA sin embargo el Impuesto Extra en la Merc. Recibida es menor a ese monto mínimo, entonces este campo quedará en blanco.
Subtotal: Será el total de la Mercadería Recibida excluyendo IVA.; Esta cifra será redondeada conforme a las reglas sobre Valor Costo establecidas en la opción Redondeo del módulo Sistema (máximo hasta dos decimales).
IVA: Será total de IVA correspondiente a la Mercadería Recibida.; Esta cifra será redondeada conforme a las reglas de redondeo establecidas para la Moneda (opción Redondeo de Moneda – módulo Sistema). Si la Mercadería Recibida no tiene una Moneda o si la Moneda en cuestión no ha sido cargada en la opción ‘Redondeo de Moneda???, entonces la reglas de redondeo serán extraídas de la opción Redondeo – módulo Sistema.
Total: Será el total de la Mercadería Recibida incluyendo IVA.; Esta cifra será redondeada conforme a las reglas de redondeo establecidas para la Moneda (opción Redondeo de Moneda – módulo Sistema) (redondeo total). Si la Mercadería Recibida no tiene una Moneda o si la Moneda en cuestión no ha sido cargada en la opción ‘Redondeo de Moneda’, entonces la reglas de redondeo serán extraídas de la opción Redondeo – módulo Sistema (redondeo de Valor Costo).

Solapa Moneda

Moneda

Pegado Especial registro Monedas, módulo Sistema

Dato extraído por defecto de la Orden de Compra, el Cliente (Moneda Compra) o Moneda Base por Defecto

Será la Moneda de Facturación dispuesta por el Proveedor (cuando no sea la Moneda local). El valor de stock de los Ítems en la Mercadería Recibida será registrado en la Moneda que se especifique aquí.

Dato extraído por defecto de opción Cotización Moneda Base o registro Tipo de Cambio, módulo Sistema

Para el caso de Mercaderías Recibidas cargadas directamente en el registro Mercadería Recibida, se deberá ingresar el Tipo de Cambio actual en este campo. Para el caso de Mercaderías Recibidas creadas desde Órdenes de Compra, se deberá ingresar el Tipo de Cambio proveniente de la Orden de Compra.

Se ejecutarán cualquiera de los dos métodos de conversión: el sistema de Base dual que es muy ventajoso para empresas que poseen oficinas en dos países donde el personal debe reportar en ambas Monedas. También sirve para empresas que operan en países donde existe una segunda Moneda (usualmente Dólar americano o Euro) de uso común aparte de la moneda nacional. Igualmente se adecua a empresas situadas en la región europea puesto que en esta zona las empresas mantienen su antigua Moneda nacional para propósitos comparativos. El segundo método consiste en una conversión simple de la Moneda extranjera a la Moneda local y es aplicable a la mayoría de las transacciones a nivel mundial.

Tipos de Cambio (Sistema Base dual): Si estás utilizando el sistema de Base dual, los campos ‘Moneda Base 1’ y ???Moneda Base 2’ aparecen en forma de un ratio expresando el tipo de cambio entre las dos monedas base (en función al último archivo en la opción Cotización Moneda Base).; Aclaramos que las regulaciones de la Unión Monetaria Europea (EMU) establecen que los ratios siempre deben mostrar la cantidad de unidades en Moneda local o extranjera, que se pueden comprar con un Euro.
Tipos de Cambio TC (Sistema de Conversión Simple): En caso de un sistema de conversión simple, los campos TC y Moneda Base 1 se utilizarán para mostrar un tipo de cambio simple entre las Monedas locales y extranjeras.

Solapa C. Extra

Costo Extra 1-5: Utiliza estos campos para ingresar cualquier cifra de costo adicional aplicable a toda la Mercadería Recibida. Así, el monto total se distribuirá en las columnas 1-5 de la pestaña H en la solapa 'Ítems' y lo hará conforme al valor costo de cada fila.; Si se genera un Asiento Contable desde la Mercadería Recibida (lo cual se determina desde la opción Subsistemas – módulo Sistema; y opción Nros. de Serie – Mercaderías Recibidas), los costos cargados en estos campos, serán abonados a la Cuenta Costo Extra respectiva la cual está especificada en la opción Manejo de Cuentas de Stock.; Si deseas colocar un nombre para cada una de las Cuentas Costos Extra, entonces utiliza la opción Campos a Def. p/Usuario – Costos Extra en el módulo Stock (esto se ha efectuado en la ilustración anterior).

Solapa Flete

Em. Transporte: Pegado Especial opción Empresas de Transporte, módulo Stock; Este campo se refiere a un archivo proveniente de la opción ‘Empresas de Transporte’ en el cual se guarda información respecto a los servicios externos de transporte y mensajería que utiliza tu empresa.; Ingresa la Empresa de Transporte (su código) que se utilizará para la Mercadería Recibida en cuestión. Así, se cargará el Nro. Reg. el Nombre, la Información del Camión, el Conductor y el Texto CMR respectivamente desde la opción ‘Empresas de Transporte’. Podrás modificar estos datos únicamente para la Mercadería Recibida que está en pantalla. Para más detalles de estos campos, por favor revisa la página que describe la opción ‘Empresas de Transporte’ (aquí).
Idioma: Pegado Especial opción Idiomas, módulo Sistema; Dato extraído por defecto de Contactos o la Orden de Compra; El Código de Idioma determina el texto que será transferido desde los distintos archivos y opciones (por ej. el Nombre de Ítem y la selección del formulario). Si dejas este campo en blanco, entonces se utilizará el Idioma local.; También puedes utilizar el Idioma para determinar el Formulario que se usará cuando imprimas la Mercadería Recibida, así como la impresora para realizar esta acción. Esto puede incluir el envío del documento a una máquina de fax (en tanto tu hardware reconozca esta funcionalidad). Esto se realiza en la ventana ‘Definir Documento’ (Documento Mercadería Recibida) según lo descrito aquí. Podrás cambiar el Idioma aún luego de haber aprobado el archivo; así garantizarás que se imprima en la máquina correcta de impresión o fax.

Solapa Comentario

Comentario: Este campo es un espacio para incluir un comentario respecto a la Mercadería Recibida.; Este comentario se copiará al campo ‘Texto’ del Asiento Contable resultante siempre y cuando la Mercadería Recibida no tenga un Proveedor (ej. cuando solo sirva para ajustar los niveles de stock después de algún inventario). Si la Mercadería Recibida tiene un Proveedor, entonces el Nombre del Proveedor se copiará al Asiento Contable resultante.
Objetos: Pegado Especial registro Objetos, módulos Contabilidad/Sistema; Dato extraído por defecto de Contactos (Objetos Compra), Orden de Compra o Ubicación; Puedes asignar hasta 20 Objetos separados con comas a cada Mercadería Recibida. Los Objetos te permiten un análisis detallado por departamento o centros de costo. Por lo general, estos Objetos representarán al Proveedor o la Ubicación.; Si creaste la Mercadería Recibida desde una Orden de Compra, entonces los Objetos serán copiados desde ahí (desde la solapa ('Fecha' en la Orden). Si ingresaste la Mercadería Recibida directamente al registro Mercaderías Recibidas, los Objetos se cargarán cuando especifiques el Proveedor. Si creaste la Mercadería Recibida usando la función de Mantenimiento 'Comparación de Inventario', entonces los Objetos se cargarán desde la Ubicación.; Los Objetos especificados aquí serán asignados a la columna Haber de la Cuenta Provisión Compras cuando se genere un Asiento Contable desde la Mercadería Recibida. Si has tildado la casilla ‘Objeto Proveedor a Cta. Stock’ situada en la solapa 'Acreedores' de la opción ‘Manejo de Cuentas de Compra’, los Objetos se asignarán a la columna Debe de la Cuenta Stock.
Contrato OC: Si la Mercadería Recibida fue creada desde una Orden de Compra que a su vez es producto de un Contrato OC (Orden Compra), el Número de Contrato aparecerá en este campo. No se podrá modificar este dato.
Precio Incl. IVA: Dato extraído por defecto de la Orden de Compra; Tilda esta casilla cuando los precios de las mercaderías incluyan IVA. Para cada Ítem, el IVA estará calculado mediante el Código IVA en el campo ‘C. IVA Compras’ ubicado en el archivo Contactos perteneciente al Proveedor; o en el archivo del Ítem, el Grupo de Ítem o desde la solapa 'IVA' en la opción ‘Manejo de Cuentas de Compra’.

Revisión y Aprobación de Merc. Recibidas

Luego de cargar una Mercadería Recibida deberás revisarla y aprobarla con el propósito de confirmar los montos y valores. Haz clic en la casilla OK para aprobar el archivo y guárdalo pulsando el botón [Guardar]. Después de esto no será posible realizar ninguna modificación al archivo.

Al aprobar el archivo, los niveles de stock serán corregidos y se creará un Asiento de contabilidad de costo (si así estuviese definido en la opción Subsistemas del módulo Contabilidad y en la opción Nros. de Serie – Mercaderías Recibidas). Por favor, revisa la página Asientos Contables desde Mercaderías Recibidas, para más detalles de este tipo de Asientos.

Podrás utilizar los Grupos de Acceso para controlar quién aprueba las Mercaderías Recibidas. Para esto, deberás negar acceso a la acción ‘Dar OK a Mercaderías Recibidas’.

Asientos Contables desde Merc. Recibidas

Cuando apruebas y guardas una Mercadería Recibida, se puede generar un Asiento Contable. Para que esto suceda, debes determinar la creación de asientos usando la opción Subsistemas (módulo Contabilidad) y en la opción Nros. de Serie – Mercaderías Recibidas. Por favor, abre aquí para detalles completos de este tipo de Asientos.

No se incluirá ningún Ítem Simple o de Servicio en estos Asientos Contables a menos que hayas tildado la casilla ‘Contab. Costos para Ítems Simples y de Servicio’ (opción Contabilidad de Costos – módulo Stock). Aunque se mantengan las cantidades de stock para tales Ítems, los valores de stock no lo harán.

Aquí abajo tenemos un ejemplo de un Asiento Contable resultante de una Mercadería Recibida:

Una vez generado el Asiento, podrás observarlo de inmediato usando la función 'Abrir Asiento' desde el menú Operaciones (esto está sujeto a los derechos de acceso otorgados mediante la opción Grupos de Acceso – módulo Stock).

Como se ve en la ilustración, cualquier costo de Flete, Aduana u costo extra especificado en la pestaña H, será abonado a las Cuentas separadas que se especifican en la opción Manejo de Cuentas de Stock.

Si una Mercadería Recibida contiene varios Ítems los cuales utilizan la misma Cuenta Provisión de Compras y/o Stock, entonces el Asiento resultante puede contener columnas dobles por separado para cada Ítem; o una sola columna para datos acumulados. Si deseas utilizar el primer método, entonces tilda la casilla ‘Filas Separadas en Asiento por Ítem’ dentro de la opción Contabilidad de Costos.

Ajustes de Stock

De vez en cuando deberás ajustar tus saldos de stock en función a las mercaderías devueltas, etc. Podrás cargar dichos ajustes en el registro Mercadería Recibida. Este método será ventajoso cuando se devuelvan mercaderías para las cuales no existe una Orden de Venta original (es decir que solo existió una Factura). En este caso, la acción de cargar y aprobar una Nota de Crédito no actualizará (por lo general) los niveles de stock por cuanto es complicado obtener una revaluación de stock correcta. En este sentido, lo que se debe hacer es devolver las mercaderías a stock usando una Mercadería Recibida. Habrá que ser muy cuidadoso al cargar los precios costos correctos en conformidad con el método de revaluación de stock (Modelo de Costo) que has decidido usar. Probablemente deberás averiguar el valor real del Ítem y para eso tendrás que ir a la pestaña C de la Factura original. Las revaluaciones de Stock en la Contabilidad, serán actualizadas desde la Mercadería Recibida.

La forma de ingresar Notas de Crédito se describe aquí. Por otro lado, los argumentos sobre las implicaciones en stock respecto a las Notas de Crédito se encuentran aquí. La Contabilidad de Costos se describe aquí. Si existe una Orden de Venta subyacente, las implicaciones de stock de una devolución serán atendidas por el registro Mercadería Recibida.

Invalidar una Merc. Recibida

En algunas circunstancias podría resultar conveniente invalidar una Mercadería Recibida. Para esto, utiliza el comando ‘Invalidar’ desde el menú ‘Registro’ estando en la ventana ‘Recepción de Mercaderías: Ver’. Esta función eliminará los Ítems de stock a contenidos en la Mercadería Recibida y por tanto, cualquier Asiento asociado a esto también será eliminado. Es fácil distinguir una Mercadería Recibida que ha sido invalidada puesto que todos sus campos están atravesados por líneas rojas (también es posible ver esto en la ventana ‘Recepción de Mercadería: Hojear???).

No se puede invalidar una Mercadería Recibida que contiene algún Ítem cuyo Modelo de Costo es Promedio Ponderado; o cuando todo el archivo no esté aprobado; o cuando su Fecha sea anterior a la fecha de ‘Otros Bloqueos’ (opción Bloquear – módulo Sistema).

Variaciones de Precio

Las Variaciones de Precio pueden sobrevenir cuando se reciben mercaderías en stock cuyos precios son valores estimados. Es decir que no es posible saber a cabalidad los montos de precios extra como ser transporte, aduanas, cobros portuarios, impuestos etc. al momento de colocar la Orden de Compra (por lo general, esto sucede en mercaderías importadas). En algunos casos, el monto exacto de costos extra de las mercaderías simplemente no podrá ser conocido. Por tanto, necesitarás realizar una estimación de estos costos cuando emitas la Orden de Compra. Llegado el momento de recibir las mercaderías en stock, aún no podrás conocer cuánto cuestan, de modo que estas mercaderías serán anotadas en stock usando las cifras estimativas provenientes de la Orden de Compra. Cuando llegue la Factura de Compra, seguramente existirán diferencias con los precios reales (en la Factura) y las estimaciones (de los Ítems recibidos en stock y destinados a las diferentes Cuentas de Provisión). En este sentido, cualquiera de estas diferencias (Variaciones de Precio entre la Factura Compra y la Merc. Recibida) será destinada a las Cuentas de Variaciones (ya sea desde la Factura de Compra o desde la Mercadería Recibida – cualquiera que llegue última). Estas diferencias aparecerán por tanto en el informe ‘Estado de Resultados’ juntamente con el costo de las mercaderías vendidas. Esta funcionalidad permite registrar datos en las distintas Cuentas de Provisión tanto desde Facturas de Compra como Mercaderías Recibidas para así equilibrar (balancear) debidamente ya que las Variaciones se mantienen por separado.

Procede según las siguientes indicaciones para configurar Variaciones de Precio:

Tilda la casilla ‘Contab. Variaciones Precio’ situada en la solapa 'Variaciones' de la opción ‘Manejo de Cuentas de Stock’.
En la misma solapa ‘Variaciones’, debes especificar Cuentas para Variación Compra, Flete, Aduana y cada uno de los Costos Extra:
Puedes definir una Cuenta separada de Variación Precio de Compra dentro de un archivo perteneciente a un Grupo de Ítem (en tanto el Grupo de Ítem no vaya a utilizar el ajuste indicado en el paso 2). Debes por otro lado, tildar la casilla ‘Usar Grupos de Ítem para Contab. Costos’ en la opción Contabilidad de Costos si deseas utilizar las Cuentas de Variaciones para Grupos de Ítems.
Tilda la Casilla ‘Transferir cada línea por separado’ en la opción Opciones Factura de Compra – módulo Compras. No deberás tildar la casilla ‘Siempre usar toda la cant. Órdenes de Compra’ dentro de la misma opción.
Si necesitas contabilizar Variaciones de Aduana, Flete y otros Costos Extra, entonces tilda la casilla ‘Facturas de Costos Extra desde distintos Proveedores’ en las Opciones de Órdenes de Compra – módulo Órdenes de Compra. Si no tildas esta casilla, solamente podrás contabilizar Variaciones en precios de Ítems.
Si existe una probabilidad importante de ingresar Facturas de Compra antes de haber recibido las mercaderías, entonces tilda la casilla ‘Factura de Compra antes de Merc. Recibida??? en las Opciones de Stock. Esto tildará por defecto la casilla ‘Facturar antes de Entregar’ en las nuevas Órdenes de Compra (visible en las solapa ‘Moneda’). Si no tildas la casilla ‘Factura de Compra antes de Merc. Recibida’, podrás tildar la casilla ‘Facturar antes de Entregar’ para cada Orden de Compra cuando sea necesario.

Una vez completado el trabajo de configuración descrito en los anteriores párrafos, recién podrás utilizar Variaciones de Precios. Así:

Para comenzar, carga una Orden de Compra del modo normal. Si desconoces los costos correspondientes a Ítems, Flete, Aduana y/u otro Costo Extra, entonces deberás realizar una estimación de estos valores para que puedas imprimir y emitir la Orden de Compra. Notemos que el Flete, las Aduanas y los Costos Extras no están incluidos en el total de la Orden Compra; esto se debe a que estos montos no serán pagados al Proveedor especificado para esta Orden de Compra sino a una empresa de transporte o la agencia estatal recaudadora de impuestos.

Cuando lleguen las mercaderías, abre la Orden de Compra y selecciona 'Crear Mercadería Recibida' desde el menú Operaciones. Así, todos los precios serán copiados desde la Orden de Compra hacia la Mercadería Recibida (esta vez todos los costos adicionales serán incluidos en el total). Por lo general, la documentación que acompaña a las mercaderías no revelará ningún precio por tanto el personal de almacén solo podrá ingresar cantidades y no precios. Sin embargo, si la información de los precios está disponible, será posible actualizar la cifras en la Mercadería Recibida si fuese necesario.

Al aprobar y guardar la Mercadería Recibida se creará un Asiento Contable que debitará de la Cuenta Stock y abonará la Cuenta correspondiente de Provisión de modo normal (en el ejemplo, serán las Cuentas de Provisión Compras, Aduana, Flete y Costos Extra 1 y 2):

Modelo de Costo

Cuando llegue la Factura de Compra, coloca la Orden nuevamente en pantalla y selecciona 'Crear Factura de Compra' desde el menú Operaciones. Como has tildado la casilla ‘Facturas de Costos Extra desde distintos Proveedores’ (Opciones de Órdenes de Compra, la Factura de Compra no será creada inmediatamente sino que aparecerá la siguiente casilla de diálogo:

Procede de la siguiente manera (dependiendo de los criterios incluidos en la Factura de Compra):
- Si la Factura de Compra incluye los Ítems de la Orden de Compra, entonces deja en blanco el campo ‘Proveedor’ (ya que el Proveedor será extraído desde la Orden de Compra). Si la Factura incluye algún Costo Extra, entonces tilda la casilla ‘Precio’ y también tilda otras casillas que sean necesarias. Luego, haz clic en el botón [Ejecutar].
- Si la Factura de Compra no incluye los Ítems de la Orden de Compra (es decir que solamente es para uno o más de los Costos Extra), entonces especifica el Proveedor usando ‘Pegado Especial’, especifica también los Costos Extra según corresponda, quita el tilde de la casilla ‘Precio’ y haz clic en el botón [Ejecutar].
Por cuanto existe la posibilidad de que recibas Facturas separadas para los Ítems y los Costos Extra, podrás regresar en cualquier momento a la Orden de Compra para crear las diferentes Facturas.
No podrás crear más de una Factura para el Ítem o los Ítems.

El ejemplo que tenemos abajo nos muestra una Factura para los Ítems y para el Flete:

'Crear Factura de Compra'

'Manejo de Cuentas de Stock'

Si los montos en la Factura de Compra (documento impreso) son diferentes a los ajustes por defecto, entonces puedes cambiarlos apropiadamente:

Cuando la Factura esté correcta, apruébala de la forma usual. Las diferencias entre los montos de la Mercadería Recibida y la Factura de Compra se copiarán a la columna ‘Variación Precio’ de la pestaña D (de modo que si realizaste algún cambio a las cifras de la Mercadería Recibida – paso 2, éstos serán incluidos en la cifras de variación):

Grupo de Ítem

Contabilidad de Costos

Por tanto, en el ejemplo vemos que la Mercadería Recibida abonó 1000 a la Cuenta de Provisión Compras; y la Factura de Compra equilibró esto debitando el mismo monto. Si hubieses utilizado Variaciones de Precio, la Factura de Compra hubiera debitado 1100 de la Cuenta de Provisión Compras creando un desequilibrio de 100 que tendría que haber sido ajustado manualmente.

En algunos casos, podrías recibir la Factura de Compra antes que las mercaderías. En este caso, debes tildar la casilla ‘Facturar antes de Entregar’ en la solapa 'Términos' de la Orden Compra. Así, se tildará por defecto cuando también hayas tildado la casilla ‘Facturas de Compra antes de Merc. Recibidas’ en las Opciones de Stock. Esto te permitirá crear la Factura de Compra desde la Orden de Compra del modo normal, pero deberá ser antes de recibir alguna mercadería. Las cifras contenidas en la Factura de Compra serán copiadas desde la Orden de Compra y podrás cambiarlas si fuese necesario. El Asiento resultante no contendrá ningún dato destinado a las Cuentas de Variación:

'Crear Mercadería Recibida'

Cuando apruebes la Mercadería Recibida, el Asiento resultante contendrá columnas para las Cuentas de Variación respectivas. El segundo Asiento (en este caso proveniente de la Merc. Recibida; o proveniente de la Factura de Compra en el primer ejemplo), siempre contendrá los datos de Variación:

Si necesitases devolver un Ítem a su Proveedor, entonces deberás crear una archivo en el registro Dev. Mercaderías a Proveedores. Cuando llegue el momento de ingresar una Nota de Crédito, podrás realizar tal acción desde la ventana ‘Dev. Mercaderías a Proveedor’ (seleccionando Crear Nota de Crédito' desde el menú Operaciones). Si existiese una diferencia en el valor del Ítem devuelto en la Dev. de Mecadería a Proveedor y la Nota de Crédito, esto será registrado como una Variación.

Consignment Stock

A Consignment Stock Item is one that you receive from a Supplier that will remain the property of the Supplier until you sell it. The Supplier will therefore not issue a Purchase Invoice until you sell the Item. The Item never belongs to you: it remains the property of the Supplier until you sell it.

As you do not own a Consignment Stock Item, you cannot include it in your stock valuation. So, when you receive the Item, a dedicated Consignment Stock Account should be debited, and when you move it out of stock the same Account should be credited.

If you will hold Items in Consignment Stock, follow these configuration steps:

In the Account Usage Stock setting in the Stock module, specify a Consignment Stock Account (on the 'Stock' card) and a Consignment Purch. Accruals Account (on the 'Purchase Cost' card).
In the Purchase Invoice Settings setting, ensure you are using the Transfer Each Row Separately option:
An Item that you hold in Consignment Stock must be Serial Numbered:

You must also ensure the Item uses the Cost Price for Serial Number option, which you can set on the 'Cost Model' card of the Item or Item Group or in the Cost Accounting setting:
If an Item is one that you will usually or always hold in Consignment Stock, create a Purchase Item for it and choose "Consignment" as the Def. Stock Type:
If you will create Invoices from Sales Orders, select the Invoice Based on Delivery option in the Order Settings setting:

Selecting the Invoice Based on Delivery option will cause Serial Numbers to be transferred from Deliveries to any Invoices that you create from Orders. This is important for two reasons:
- It will ensure that the Serial No. Item Sales Statistics report is updated correctly. This report will list the individual Serial Numbered Items you have sold during a specified period, connecting them to their original Suppliers. If you are not using the Invoice Based on Delivery option, Serial Numbers will not be transferred from Deliveries to Invoices, and so will not be included in the report.
- If you have specified in the Cost Accounting setting that cost of sales postings will be made from Invoices with no posting from Deliveries, the inclusion of Serial Numbers in Invoices will ensure that the correct Stock Account will be credited. The Serial Number is one means of separating "normal" stock from Consignment Stock. Without a Serial Number in an Invoice, the "normal" Stock Account will be credited from that Invoice instead of the Consignment Stock Account.
If you will be creating Invoices from Deliveries (instead of from Orders) there is no need to select the Invoice Based on Delivery option, although it is still recommended that you do so as a safety measure.

To acquire, process and sell an Item on Consignment, follow these steps:

Create a Purchase Order in the usual way.

When you specify the Item in a Purchase Order row, change the Stock Type on flip D in that row to "Consignment":

Changing the Stock Type will cause the Purch A/C on flip B to change to the Consignment Purch. Accruals Account that you specified in the Account Usage Stock setting (step 1 above).

If you created a Purchase Item for the Item in the name of the Supplier (step 4 above), the Stock Type will be copied from that Purchase Item and the Purch A/C will be set appropriately.
When you receive the Item, create a Goods Receipt from the Purchase Order in the usual way by choosing 'Goods Receipt' from the Create (Windows/Mac OS X) or + (iOS/Android) menu. The Stock Type and Purch A/C will be copied from the Purchase Order, and the Consignment Stock Account that you specified in the Account Usage Stock setting will be brought in as the Stock A/C (all are visible on flip E):

Specify a Serial Number for the Item, mark the Goods Receipt as OK and save, all as normal.
A record for the Serial Number will be created automatically in the Batch Specifications setting in the Stock module. In this record, the Consignment Stock box will be ticked, signifying that you are holding the Serial Number on Consignment:
If you need a list of Items that you hold on Consignment, produce a Stock List report and select the Consignment Stock Only option:

If you also select the Show Serial No. option, Serial Numbers that you are holding on Consignment will be marked with an asterisk (*):
When you sell an Item you are holding on Consignment, the Consignment Stock Account will be credited as part of the cost of sales postings (instead of the "normal" Stock Account):
Usually you will not receive a Purchase Invoice for an Item that you hold on Consignment until you sell it. If you need a list of the Consignment Stock Items that you have sold, produce a Serial No. Item Sales Statistics report from the Sales Ledger, selecting the Consignment Stock Only option:

With this option selected, the report will list the Consignment Stock Items you have sold during a specified period. There will be a separate section for each Supplier, so each Serial Number will be connected to its original Supplier. The report therefore provides you with the information you need in order to notify a Supplier that you have sold an Item that you are holding on Consignment.

As in the Stock List report, if you also select the Show Serial No. option, Serial Numbers that you are holding on Consignment will be marked with an asterisk (*):
When the time comes to create a Purchase Invoice, you must do so from the Goods Receipt not the Purchase Order. Create the Purchase Invoice in the usual way by choosing 'Purchase Invoic'' from the Create or + menu. As you are using the Transfer Each Row Separately option in the Purchase Invoice Settings setting (step 2 above), the Consignment Purch. Accruals Account will be copied to the Purchase Invoice from the Goods Receipt row:
When you mark the Purchase Invoice as OK and save, the Batch Specification record (step iii above) will be updated, with the Consignment Stock box being unticked:
It may happen that the Supplier sends you the Purchase Invoice before you sell the Item. If so, this signifies that ownership has been transferred to you i.e. you are no longer holding the Item on Consignment.

Again create the Purchase Invoice from the Goods Receipt. When you mark the Purchase Invoice as OK and save, the Batch Specification record will be updated as described in step ix, to reflect the change in ownership. The Nominal Ledger Transaction will include two extra postings that credit the Consignment Stock Account and debit the Stock Account. These postings transfer the Item from Consignment Stock to "normal" stock, again reflecting the change in ownership:

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The Goods Receipt register in Standard ERP:

Introduction
Entering a Goods Receipt
Checking and Approving Goods Receipts
Nominal Ledger Transactions from Goods Receipts
Stock Adjustments
Invalidating Goods Receipts
Price Variances
Consignment Stock
Operations menu

Go back to:

Home page for Stock Module manual
Home page for Standard ERP manual

Menú Operaciones

La anterior ilustración muestra el menú Operaciones para las ventanas de ‘Recepción de Mercaderías: Crear’ y ‘Recepción de Mercaderías: Ver’. No existe un menú Operaciones para la ventana ‘Recepción de Mercaderías: Hojear’.

Generar Nros. Serie

Esta función es oportuna cuando recibes una gran cantidad de un mismo Ítem con un solo Número de Serie y por tanto, debes ingresar muchos Números de Serie consecutivos. Esta función servirá mayormente para empresas que generan sus propios números de serie.

Carga el Número de Ítem dentro de las filas necesarias y especifica el Número de Serie menor (el más bajo) para que sea el primero (en la matriz). Luego, selecciona la función para que las filas restantes obtengan un Número de Serie que ascienda uno a uno. Si no ingresas el Número de Serie menor dentro de la primer fila, la función utilizará el último número de serie (que responde al criterio de usar el menor del rango) utilizado en la anterior Mercadería Recibida y ascenderá desde ahí para las demás filas.

Abrir Asiento

Al momento de aprobar y guardar una Mercadería Recibida, se creará un Asiento Contable en tanto se determine esto en la opción Subsistemas del módulo Contabilidad y la opción Nros. de Serie - Mercadería Recibida (módulo Stock). Esta función te permitirá ver tal Asiento.

Selecciona ‘Abrir Asiento’ para abrir el Asiento en una nueva ventana.

Podrás utilizar los Grupos de Acceso para controlar el uso de esta función. En este sentido, deberás negar acceso a la acción ‘Abrir Asientos desde menú Operaciones’.

Imprimir Etiquetas

Utiliza el comando ‘Imprimir Etiquetas’ para la impresión de etiquetas pertenecientes a un documento. Este comprobante puede ser utilizado para identificar un envío particular desde un Proveedor.

Para imprimir etiquetas en grupo, haz clic en el botón [Documentos] dentro del Panel de Control. Luego haz doble clic en ‘Etiquetas de Recepción de Merc.’ en la lista de ‘Documentos’. Indica el Número de Recepción de Mercaderías (o rango de Números) a imprimirse y después presiona [Ejecutar].

Tanto para la impresión individual como grupal, el Formulario se determina previamente de la siguiente manera:

Mediante el registro Formularios en el módulo Sistema, deberás diseñar la Etiqueta y nombrarla “ETIQUETA_COMPRA”. HansaWorld Enterprise tiene un formulario estándar el cual puede ser modificado para adecuarse a tus requerimientos.
Selecciona el módulo Stock mediante el botón [Módulos] o utiliza Ctrl-0 (Windows y Linux) y ⌘-0 (Macintosh) desde el teclado.
Haz clic en el botón [Documentos] dentro del Panel de Control para abrir la lista ‘Documentos’. Resalta ‘Etiquetas de Recepción de Merc.’.
Selecciona ‘Definir Documento’ desde el menú Operaciones.
Dentro de la ventana resultante, ingresa ???ETIQUETA_COMPRA” en la columna ‘Form.’ (Formulario) de la primera fila (aquí podrás utilizar ‘Pegado Especial’ para asegurar una escritura correcta).
Haz clic en [Guardar] para guardar la definición del Formulario. Desde ese momento, el Formulario que has diseñado será utilizado.

Actualizar Precios

Este comando te permite actualizar los Precios Costo de los Ítems implicados en una Mercadería Recibida abierta en pantalla. También puede servir para actualizar cualquiera de las Listas de Precios calculadas mediante la adición de un margen a los Precios Costos de los Ítems.

El Precio Costo afectado es aquel que aparece en la solapa 'Costos' del Ítem (su archivo individual). Los Precios Costo para Ítems de Compra no son afectados por esta función; los podrás actualizar usando la función de Mantenimiento 'Actualizar Ítems de Compra' desde el módulo Órdenes de Compra.

Luego de haber guardado la Mercadería Recibida podrás usar el comando descrito en esta página. Esta vez no será necesario aprobar la Mercadería Recibida

Seleccionando la función, se abrirá la casilla de diálogo ilustrada más abajo. Debes completar esta casilla y luego [Ejecutar]. Sólo entonces se efectuarán los cambios de precios, según lo indicado.

Merc. Recibida: Este campo proporciona un recordatorio de la cantidad de archivos de Mercaderías Recibidas desde donde se extraerán los precios a modificar. No se podrá cambiar este campo.
Listas Precios: Pegado Especial registros Listas de Precios, Módulo Precios y Descuentos; Especifica una Lista de Precios particular cuyos precios vayan a ser recalculados por la función. Si este campo queda en blanco, entonces se afectará a todas las Listas de Precios que incluyan Ítems en Mercaderías Recibidas.; Solo aquellas Listas de Precios que están calculadas mediante la adición de un margen a los Precios Costos de los Ítems, serán afectadas.
Ítems: Pegado Especial registro Ítems; Rango de Informe Alfa; Especifica un Ítem particular (que esté incluido en la Mercadería Recibida) cuyo Precio Costo pretendas modificar. Si este campo queda en blanco, entonces todos los Ítems de la Mercadería Recibida serán afectados.
Grupos Ítems: Pegado Especial registro Grupos de Ítem, módulo Ventas; Rango de Informe Alfa; Especifica un Grupo de Ítem particular (para delimitar a los Ítems cuyos Precios Costos pretendes modificar). Así, solo se afectará a aquellos Ítems pertenecientes al Grupo de Ítem especificado en la Mercadería Recibida. Si este campo queda en blanco, entonces se afectará a todos los Ítems de la Mercadería Recibida en cuestión.
Actual. Precio Costo: Tilda esta casilla para cambiar los Precios Costo de los Ítems en la Mercadería Recibida. Para esto se utilizará cifras de la Mercadería Recibida.
No Actual. Listas de Precios: Tilda esta casilla si no deseas recalcular las Listas de Precios.

Aceptar Movimientos de Stock del Almacén

Esta función será aplicable cuando estés utilizando el módulo Administración de Almacenes. En este caso, al momento de aprobar Mercaderías Recibidas se crearán automáticamente Movimientos de Stock para trasladar los Ítems recibidos desde la Posición en la Merc. Recibida (ej. rampa de salida de Almacén) hacia sus Posiciones de almacenaje en el Almacén (ambas Posiciones aparecerán en la pestaña F de la Mercadería Recibida). En este sentido, utiliza esta función para marcar estos Movimientos de Stock como Recibidos.

Crear Factura de Compra

Para crear una Factura de Compra desde una Mercadería Recibida, selecciona esta función desde el menú Operaciones. No obstante, para que la función tenga efecto, primero debes aprobar la Mercadería Recibida y guardarla.

Cuando selecciones la función, se creará un nuevo archivo en el registro Facturas de Compra (módulo Compras) y este registro estará en una ventana llamada ‘Factura de Compra: Ver’. Esto significa que ha sido creado/guardado y está abierto para su enmienda y aprobación.

La Factura de Compra asume que todos los Ítems de la Mercadería Recibida van a ser facturados. La apariencia de la Factura de Compra estará determinada por el conjunto de las alternativas situadas en ‘Control Transferencia Ítems Orden de Compra’ dentro de las
Opciones Factura de Compra (módulo Compras). Estas alternativas operan de la siguiente manera:

Consolidar Ítems a Cuenta de Costo Proveedor: Los Ítems recibidos serán agrupados en una sola fila dentro de la Factura, lo cual indica que todos serán registrados a la misma Cuenta Costos (extraída desde la Cuenta de Provisión Compras en la pestaña E de cada fila en la Merc. Recibida). Si los Ítems de la Mercadería Recibida tienen Códigos IVA diferentes y/o Cuentas de Provisión Compras distintas, entonces habrá una fila separada en la Factura para cada Código IVA/Cta. Provisión Compras. Los Objetos especificados en las filas de la Mercadería Recibidas no serán transferidos a la Factura.
Consolidar por Ítems y Proyecto: Este radio botón tiene el mismo efecto que el anterior.
Transferir cada línea por separado: Este radio botón tiene el mismo efecto que los dos anteriores con la diferencia que hará que cada Ítem de la Mercadería Recibida aparezca en su propia fila dentro de la Factura de Compra. Los Objetos especificados en las filas de la Merc. Recibida serán transferidos a las filas correspondientes de la Factura.

Si necesitas utilizar la funcionalidad Intrastat de HansaWorld Enterprise, entonces debes optar por la tercera alternativa. El documento Compras Intrastat lista los Ítems que han sido comprados desde Proveedores situados en los países de la región europea. Este documento extrae su información de las columnas en la pestaña B de las Facturas de Compra relevantes al caso. Si estás usando la tercera alternativa, estas columnas contendrán la información necesaria en Facturas de Compras creadas desde Merc. Recibidas.

También deberás optar por la tercera alternativa cuando desees transferir cualquier cobro de fletes incurrido en la recepción de mercaderías hacia la Factura de Compra (como en la anterior ilustración).
El Código IVA (y por tanto el cálculo impositivo) para el Flete será extraído desde la opción ‘Manejo de Cuentas de Stock’ (solapa 'IVA') y dependerá de la Zona del Proveedor; mientras que la Cuenta será la Cuenta de Provisión Flete proveniente de la opción Manejo de Cuentas de Stock.
La Cuenta Acreedora será tomada de la solapa 'Cuentas' en el archivo de Contacto perteneciente al Proveedor; o si ésta estuviese en blanco, será aquella Cuenta proveniente de la opción Manejo de Cuentas de Compras. El Código IVA en cada fila, será extraído de la fila respectiva en la Merc. Recibida (pestaña C). El valor en el campo ‘IVA’ (pie de la Merc. Recibida) será calculado usando los Códigos IVA de cada fila respectiva.

Si has tildado la casilla ‘Calcular IVA’ en las Opciones Factura de Compra (módulo Compras), y el Proveedor proviene de una Zona Nacional, dentro de Europa (registrar IVA) o fuera de Europa (registrar IVA), entonces el IVA será calculado en retrospectiva desde el valor global de la Factura de Compra. Para esto, se utilizará la Tasa IVA cargada en esta misma opción. Esta cifra será colocada en el campo IVA del encabezado y podrá diferir de su homónima en el pie de la Mercadería Recibida. Esto sucederá en tanto los Ítems tengan diferentes Códigos IVA. Deberás corregir el campo correspondiente en el encabezado antes de aprobar la Factura. Por esta razón, se recomienda tildar la casilla ‘Calcular IVA’ únicamente en países donde exista una sola tasa IVA.

Podrás cambiar el Monto de una o más filas dentro de la Factura según convenga. También podrás agregar otras filas.

Cuando hayas verificado la Factura de Compra, haz clic en la casilla OK. Esto significa que la Factura de Compra ha sido aprobada. Cuando guardes este archivo, entonces se crearán Asientos Contables asociados en tanto así lo hayas definido en la opción Subsistemas del módulo Contabilidad y en la opción Nros. de Serie – Facturas de Compra). Después de esto, ya no podrás modificar la Factura.

La Factura de Compra y la Mercadería Recibida (Recepción de Mercaderías) permanecerán conectadas a través de la funcionalidad de Adjuntos. Esto permite abrir la Factura rápidamente cuando se está revisando la Mercadería Recibida y viceversa. Estando en la Mercadería Recibida o Factura de Compra, haz clic en icono del clipboard para abrir una lista de archivos adjuntos. Luego, haz doble clic en algún adjunto para abrirlo.

Podrás crear Facturas de Compra desde Mercaderías Recibidas y desde Órdenes de Compra. Puedes utilizar los dos métodos en diferentes circunstancias:

Esta función te permite crear Facturas de Compra desde Mercaderías Recibidas que fueron cargadas independientemente (no fueron creadas desde Órdenes de Compra).
Si creaste la Mercadería Recibida desde una Orden de Compra, entonces puedes crear la Factura de Compra desde aquí o desde la Orden de Compra. Los dos métodos utilizan las alternativas en ‘Control Transferencia Ítems Orden de Compra’ dentro de las Opciones Facturas de Compra teniendo algunos detalles diferentes entre ellos. Por favor, revisa la descripción de esa opción para más detalles respecto a esos detalles.
Si vinculaste una Mercadería Recibida a varias Órdenes de Compra usando las columnas ubicadas en la pestaña I y luego recibiste un sola Factura de Compra que abarcó todos los Ítems de la Merc. Recibidas, entonces debes utilizar esta función para crear tal Factura de Compra. Si recibes Facturas de Compra por separado para cada Orden de Compra, entonces debes cargarlas usando la función respectiva desde el menú Operaciones de cada Orden de Compra.
Esta función creará una Factura de Compra por la cantidad exacta de la Mercadería Recibida aún cuando luego decidas devolver alguno o todos los Ítems al Proveedor usando la función 'Crear Devolución de Mercaderías'. Si deseas crear una Factura de Compra para la cantidad restante, entonces utiliza la misma Orden de Compra para realizar esto.

Por favor, haz clic aquí para ver una descripción completa incluyendo información detallada sobre la aprobación de la Factura y los Asientos Contables asociados.

Crear Devolución de Mercaderías

Utiliza esta función cuando necesites devolver un Ítem a tu Proveedor. En este caso, abre la Mercadería Recibida y selecciona ‘Crear Devolución de Mercaderías’ desde el menú Operaciones. No obstante, para que la función tenga efecto deberás guardar primero todos los cambios hechos a la Merc. Recibida y ésta tendrá que estar aprobada. Un método alternativo (en tanto no hayas tildado la casilla ‘Costo Original en Dev. Merc. a Proveedor’ – opción Contabilidad de Costos; o no hayas tildado la casilla ‘No Permitir Dev. Merc desde Orden’ en las Opciones de Órdenes de Compra) consiste en abrir la Orden de Compra desde donde se creó la Mercadería Recibida y seleccionar 'Crear Devolución de Mercadería' desde el menú Operaciones. Si no creaste la Mercadería Recibida desde una Orden de Compra, entonces no podrás usar la función ‘Crear Devolución de Mercadería’. En este caso, deberás retirar el Ítem devuelto a stock usando el registro Bajas de Stock.

Cuando selecciones la función descrita en esta página, se creará un nuevo archivo en el registro Dev. Merc. a Proveedores (devolución de mercaderías a Proveedores) (módulo Stock). Este archivo se abrirá en una nueva ventana llamada ‘Devolución de Mercadería a Proveedores: Ver’. Esto significa que ha sido creado/guardado y está abierto para su respectiva enmienda y aprobación.

La Devolución de Mercadería a Proveedor extrae su información de la Mercadería Recibida. La Cantidad por defecto será aquella que fue recibida previamente (en tanto se encuentre todavía en stock). Cualquier cantidad no existente en stock (es decir, que haya sido entregada a un Cliente) no será incluida en la Devolución de Mercadería a Proveedor. Si no has tildado la casilla ‘Costo Original en Dev. Merc. a Proveedor’ (opción Contabilidad de Costos), el valor de los Ítems devueltos (el cual es visible en la pestaña C), será el Precio Costo de la Mercadería Recibida incluyendo los montos de Flete, Aduanas y otros Costos Extras. Si no has tildado esta casilla, el valor será calculado usando el Modelo de Costo usual (como si fuera una rutina normal de stock).

Ingresa la Cantidad devuelta para cada Ítem y elimina cualquier Ítem no devuelto resaltando su fila desde el número y luego presionando la tecla Espacio Atrás. No podrás ingresar una cantidad mayor a la cantidad originalmente recibida o existente en stock (o existente en stock en tanto las cantidades recibidas originalmente hayan sido entregadas a un Cliente o sino retiradas de stock).

Si las mercaderías hubiesen sido devueltas por ser defectuosas (ej. cuando se requiera un reemplazo), entonces debes decidir reducir la Cantidad Recibida en la Orden de Compra subyacente. Esto se realizará usando las alternativas situadas a la derecha de la pantalla. Luego, en tanto se haya procedido con la respectiva aprobación de la Devolución de Mercadería a Proveedor y cuando hayas recibido un reemplazo por el Ítem, podrás reabrir la Orden de Compra y crear otra Mercadería Recibida para registrar la cantidad apropiada.

Alternativamente, en caso que devuelvas las mercaderías a tu Proveedor sin requerir un reemplazo (quizás porque el Cliente devolvió las mercaderías y canceló la Orden). En este caso, deberás decidir reducir la cantidad ordenada y la cantidad recibida. Cuando revises la Orden de Compra subyacente luego de aprobar la Devolución de Merc. a Proveedor, se habrán reducido tanto a Cantidad de la Orden como la Cantidad Recibida. Si la Orden de Compra ha sido facturada seleccionando 'Crear Factura de Compra' desde el menú Operaciones, nuevamente se creará una Factura por una cantidad negativa la cual efectivamente abonará la Factura original. También puedes abonar la Factura de Compra abriendo tal Factura y seleccionando 'Crear Nota de Crédito' desde el menú Operaciones (podrás localizar la Factura original desde la Merc. Recibida o desde la Orden de Compra a través de la facilidad de los archivos Adjuntos). Esto creará una Nota de Crédito con los Términos de Pago apropiados y una referencia de la Factura que será abonada. Un método alternativo es utilizar la función 'Crear Nota de Crédito' pero desde el menú Operaciones de la Devolución de Mercadería a Proveedor en tanto se haya creado una sola Factura de Compra desde la Orden de Compra.

Cuando la Devolución de Mercadería a Proveedor esté completa, haz clic en la casilla OK. Esto significa que la Devolución habrá sido aprobada. Después de esto y de haber guardado la Devolución, ya no podrás modificar este archivo. No podrás crear una Nota de Crédito para las mercaderías que han sido devueltas (hasta que el archivo correspondiente haya sido aprobado). Se creará un asiento de stock en la Contabilidad general si así lo has determinado en la opción Subsistemas del módulo Contabilidad y en la opción Nros. de Serie – Devolución de Mercaderías a Prov. (módulo Stock).

Por favor, haz clic aquí para obtener una descripción completa incluyendo información detallada sobre los Asientos Contables creados al aprobar una Devolución.

Finalmente, para cerrar la ventana y volver a la Mercadería Recibida, haz clic en la casilla cerrar. Habrá la alternativa de guardar los cambios o no. Las columnas Rec. 1 y Rec. 2 en la Orden de Compra subyacente (visibles en la pestaña C), serán actualizadas automáticamente al igual que la Cantidad de la Orden (si así lo has determinado).

Crear Transferencia de Stock

Esta función será aplicable cuando estés utilizando los módulos Alquileres y/o Stock Interno. Si los Ítems contenidos en la Mercadería Recibida no están destinados a ser revendidos sino que son para uso interno o alquiler, entonces procede a aprobar y guardar la Mercadería Recibida como es usual y luego selecciona esta función. Esto creará un nuevo archivo en el registro Transferencia de Stock del módulo Stock Interno. Cuando apruebes este archivo de Transferencia de Stock, los Ítems serán retirados del stock de ventas y se colocarán dentro del stock interno. Si estás manteniendo una revaluación de stock en la Contabilidad, entonces se creará un Asiento Contable que retirará el valor de los Ítems desde la revaluación de Stock. Este valor será extraído desde la Mercadería Recibida y por tanto, no será calculado mediante el Modelo de Costo usual para los Ítems.

Abrir Especificaciones de Lote

Una vez aprobada y guardada la Mercadería Recibida, se creará un archivo por separado en la opción Especificaciones de Lote. Esto se hará para cada una de las filas que tenga su Número de Serie y su Fecha de Vencimiento. Esta función te permite visualizar uno de esos archivos de Especificación de Lote.

Primeramente, debes colocar el cursor en una fila de la Mercadería Recibida que tenga Número de Serie y Fecha de Vencimiento. Luego, selecciona ‘Abrir Especificación de Lote’ para abrir el archivo correspondiente en una nueva ventana.

Dividir Fila

Es imperativo cargar Ítems con Número de Serie a nivel de Unidad dentro de filas separadas en una Mercadería Recibida. Cada una de estas filas deberá tener la cantidad de uno. Las Mercaderías Recibidas creadas desde Órdenes de Compra contendrán la cantidad apropiada de filas para estos Ítems dependiendo de la Cantidad en la Orden de Compra.

Puedes registrar Ítems con Número de Serie a nivel de Lote dentro de una sola fila en la Merc. Recibida; aquí la Cantidad será igual al tamaño del lote. Una Mercadería Recibida creada desde una Orden de Compra, contendrá solamente una línea para tales Ítems y mostrará la cantidad copiada de la Orden de Compra. En caso que recibas más de un lote, deberás colocar el cursor en la fila y luego activar esta función para dividirla en dos. Luego podrás cargar las cantidades necesarias y los Números de Serie en ambas filas. Esto garantizará que esas dos filas permanezcan conectadas a la fila respectiva en la Orden de Compra. Así, las Cantidades Recibidas en esa fila serán correctas. Si recibes varios lotes, puedes aplicar esta función a la fila original cuantas veces sea necesario.