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Intro. a Registro Órdenes de Compra

El registro Órdenes de Compra contiene archivos para cada una de las órdenes de compra emitidas.

Antes de empezar a cargar las Órdenes de Compra, asegúrate de haber definido tu secuencia de Números para Órdenes de Compra. Para esto utiliza la opción Nros. de Serie – Órdenes de Compra.

Cargar una Orden de Compra

Para abrir el registro Órdenes de Compra, primero cerciórate de estar en el módulo Órdenes de Compra, luego haz clic en [Órdenes de Compra] dentro del Panel de Control.

Se abrirá la ventana ‘Órdenes de Compra: Hojear’ y mostrará las Órdenes de Compra existentes.

Las Órdenes de Compra en esta ventana están organizadas según su Número de Orden de Compra. Podrás cambiar el tipo de ordenación pulsando cualquiera de los encabezados en las columnas.

También existen indicaciones respecto a la aprobación de la Orden de Compra y respecto a la recepción y aprobación de mercaderías en su totalidad (en la columna ‘MR’); además podremos saber si una Factura de Compra ha sido recibida y aprobada (en la columna ‘Fac.’). Adicionalmente, en esta ventana tenemos el número y nombre del Proveedor.

Las funciones desplegadas en el menú Operaciones de esta ventana, están descritas aquí.

HansaWorld Enterprise proporciona varios accesos rápidos para simplificar el trabajo de ingresar Órdenes de Compra. Por ejemplo, puedes utilizar la función 'Pegado Especial' (Ctrl-Enter o ⌘-Enter) para cargar una fecha o para ingresar Números de Ítem, Números de Clientes, Términos de Pago, etc.

Para ingresar una nueva Orden de Compra, haz clic en [Crear] o utiliza Ctrl-N (Windows y Linux) o ⌘-N (Macintosh) desde el teclado. Alternativamente, puedes resaltar una Orden de Compra similar a la que deseas crear y luego hacer clic en [Duplicar].

Así se abrirá la ventana ‘Orden de Compra: Crear’ la cual estará vacía si pulsaste [Crear] o conteniendo un duplicado de la Orden resaltada si pulsaste [Duplicar].

!	No estás obligado a utilizar los valores por defecto sugeridos por HansaWorld. En la mayoría de los campos se puede cambiar los valores predeterminados y colocar otros que se adecuen mejor. Los cambios hechos en una Orden de Compra solo serán validos para esa Orden de Compra.

Puesto que la cantidad de información contenida en cada Orden de Compra, no abarcaría dentro de una sola ventana, ésta ha sido dividida en ocho solapas. En la parte superior se encuentra el encabezado que es común para todas las solapas. El encabezado contiene el Número de la Orden de Compra, el Número del Proveedor y su Nombre.
$IMAE(018.JPG)Pulsando los títulos de cada solapa, podrás navegar por las distintas solapas mientras el encabezado se mantiene para recordarte siempre el Proveedor cuya Orden de Compra estás armando.

- Encabezado

Nro.: Pegado Especial Seleccionar algún Número de Serie; Este será el número único de identificación de la Orden de Compra. Por defecto se cargará el primer número sin usar de la primera secuencia numérica válida (opción Nros. de Serie ??? Órdenes de Compra). Este número puede ser modificado, pero usando algún número que no haya sido utilizado todavía. Si estás trabajando en un sistema multi-usuario, el Número de la Orden de Compra es asignado cuando guardes por primera vez la Orden.
Proveedor: Pegado Especial Proveedores en registro Contactos; Ingresa el Número de Proveedor usando la función ‘Pegado Especial’ si es necesario. Cuando presiones Return, se cargará el nombre, la dirección y otra información del Proveedor, en los campos apropiados.
Nombre: El Nombre de Proveedor se carga automáticamente después de ingresar su Número.
Firmas: Pegado Especial registro Personas, módulo Sistema; Ingresa las iniciales de la persona que aprobó la Orden de Compra. Puedes ingresar iniciales de más de una Persona (separándolas con comas).
Cerrado: Tilda esta casilla cuando todas la entregas y las Facturas de Compra de esta Orden, hayan sido recibidas. Cualquier cantidad restante que no haya sido recibida será cancelada y ya no aparecerá como pendiente en los distintos informes.; Si marcas una Orden de Compra como Cerrada, entonces ya no podrás crear Mercaderías Recibidas, aunque sí podrás crear Facturas de Compra para recepciones anteriores.; No se puede reabrir una Orden de Compra Cerrada.
Precio Incl. IVA: Tilda esta casilla cuando los precios ingresados en la matriz, incluyan IVA.

- Solapa Fecha

Fecha Trans.: Pegado Especial Escoger Fecha; Será la fecha en que se emitirá la Orden de Compra. Por defecto se cargará la fecha actual.
Fecha Planif.: Pegado Especial Escoger Fecha; Especifica aquí la fecha en que necesitas recibir las mercaderías dentro de stock. Ingresa esta fecha usando el formato especificado en la opción Entregas Planificadas del módulo Órdenes de Venta. Las alternativas disponibles son texto libre, fecha, número semana o año-semana (4 caracteres).; También puedes especificar distintas Fechas de Entrega Planificada dentro de las diferentes filas en la Orden (pestaña D).; Si has tildado la casilla ‘Forzar Fecha Entrega Planificada’ (opción Entregas Planificadas) del módulo Órdenes de Venta, deberás ingresar una Fecha de Entrega Planificada ya sea aquí o en cada fila de la Orden (esto se debe hacer antes de guardar la Orden de Compra).
Ref. Compra: Utiliza este campo para colocar una referencia que caracterice la Orden de Compra. Será una referencia adicional al Número de Orden de Compra. Esta referencia aparecerá en la ventana ‘Órdenes de Compra: Hojear’ y te permitirá buscar alguna Orden siguiendo una referencia particular.
Térm. Pago: Pegado Especial opción Términos de Pago, módulos Ventas o Compras; Dato extraído desde Contactos (Términos de Pago Compra); Los Términos de Pago ingresados aquí serán transferidos a cualquier Factura de Compra que se cree desde la Orden. En adición se debe proceder a configurar los archivos de Términos de Pago para poder administrar plenamente alguna escala de descuentos preliminar. Esto se hará simplemente para asegurar que de manera correcta aparezcan los Términos de Pago cargados en las Órdenes de Venta (incluso en el Idioma del Proveedor si es necesario).
Clase OC: Pegado Especial opción Clases de Órdenes de Compra, módulo Órdenes de Compra; Ingresa una Clase de Orden de Compra (si existe alguna). Este dato te permitirá analizar las Órdenes y así optimizar los informes.; Debes utilizar una Clase Orden de Compra cuando hayas tildado la casilla ‘Exigir Clase Orden de Compra’ en las Opciones de Órdenes de Compra.
Atn.: Dato extraído de Contactos; Indica aquí tu contacto en la compañía proveedora. La lista ‘Pegado Especial’ mostrará las Personas de Contacto que pertenecen al Proveedor.
Nuestra Ref.: Utiliza este campo para identificar la Orden de Compra mediante otro dato adicional al Número Orden de Compra. Por defecto se cargará un dato desde el campo ‘Ntra. Ref.’ ubicado en la solapa 'Nros. de Serie' del archivo Persona perteneciente al usuario actual. Las Referencias usadas aquí, se imprimirán en cualquier Orden de Compra.
Objetos: Pegado Especial registro Objetos, módulos Contabilidad/Sistema; Dato extraído de Contactos (Objetos Compra); Puedes asignar hasta 20 Objetos separados por comas. Esto se aplica a cualquier Orden de Compra y todos los asientos resultantes de ellas. Puedes definir Objetos por separado para representar diferentes departamentos, centros de costo o tipos de producto. Esto constituye un método flexible de análisis que puede ser utilizado por los informes de Contabilidad.; En cualquier Asiento Contable generado por Facturas de Compra que a su vez hayan sido producto de una Orden de Compra, podrás asignar cualquiera de los Objetos especificados en este campo para que éstos se tomen en cuenta en los datos de la columna Debe (Cuentas Compras); y si tilas la casilla ‘Objeto a Cta. Acreedora’ en la opción Manejo de Cuentas de Compra, estos Objetos también serán tomados en cuenta en los datos de la columna Haber en la Cuenta Acreedora.; Similarmente, en cualquier Asiento Contable generado desde Mercaderías Recibidas creadas por la Orden de Compra en cuestión, sucederá que los Objetos especificados serán asignados a los datos de la columna Debe (Cuenta Compra Devengados). Pero si tildas la casilla ‘Objeto Proveedor a Cta. Stock’ dentro de la solapa 'Acreedores' (opción ‘Manejo de Cuentas de Compra’), entonces estos Objetos serán asignados a los datos de la columna Haber de la Cuenta Stock.

- Solapa Ítems

Utiliza la matriz de la solapa ‘Ítems’ para listar los Ítems que deseas ordenar. Esta matriz está dividida en cinco pestañas horizontales. Cuando pulses una de estas pestañas, cambiarán ciertas columnas dentro de la matriz.

Antes de agregar alguna fila a una Orden de Compra, primero debes asegurarte de que la Moneda y los tipos de Conversión seleccionados, estén correctos. Si existe un tipo de Conversión (en la solapa 'Moneda'), entonces todos los precios transferidos desde el registro Ítems de Compra, serán convertidos en función a este tipo de Moneda. Sin embargo, si cambias el tipo de conversión luego de haber agregado filas a la Orden, entonces los precios no serán convertidos.

Para agregar filas a una Orden de Compra, haz clic en cualquiera de las columnas y luego ingresa el texto apropiado. Para eliminar una fila, haz clic en el número de la fila (izquierda) y presiona la tecla Espacio Atrás. Para insertar una fila, haz clic en el número de la fila y luego presiona la tecla Return. No se puede eliminar o insertar filas luego de haber creado al menos una Mercadería Recibida desde la Orden de Compra.

También podrás cargar Ítems dentro de una Orden de Compra extrayéndolos de la ventana ‘Ítems: Hojear’. Debes seleccionar un rango de Ítems (manteniendo presionada la tecla Shift) y luego arrastrar esta selección hacia el campo de Ítems. Este grupo de Ítems debe ser colocado a partir de la primera fila vacía en la Orden de Compra. Por otro lado, se puede copiar una lista de Números de Ítem dentro de una hoja de cálculo o procesador de texto y luego pegar los Ítems en el campo de los Ítems (a partir de la primera fila vacía).

Pestaña A

Ítem: Pegado Especial registro Ítems; Con el cursor en este campo, ingresa el Número de Ítem o Código de Barra para cada Ítem requerido. Si el Ítem tiene un Ítem de Compra vinculado que presenta el nombre del Proveedor de la Orden, entonces consecuentemente el precio, la descripción y otros detalles provendrán de esa ubicación. De lo contrario, esta información corresponderá al archivo del Ítem. Si dejas este campo en blanco, puedes ingresar cualquier texto en el campo Descripción (quizás para mostrar un comentario adicional que se imprimirá en la Orden de Compra). También puedes seleccionar un Ítem ingresando el Número de Ítem Proveedor (columna ‘Ítem Prov.’ Pestaña B).; Si deseas hacer una verificación para saber si en realidad el Ítem proviene del Proveedor especificado, entonces tilda la casilla ‘Aviso si no hay Proveedor por Defecto’ dentro de las Opciones de Órdenes de Compra. Si has tildado esta casilla, recibirás una advertencia cuando el Ítem no tenga un Ítem de Compra con el nombre del Proveedor de la Orden de Compra. Si no tildas esta casilla, entonces será responsabilidad absoluta del usuario pues deberá seleccionar la combinación correcta Proveedor/Ítem.
Cant.: Ingresa el número de unidades que se han pedido. Presiona Return para calcular la Suma y así el cursor se trasladará al campo Ítem (de la fila contigua).; Esta cifra se refiere a la Unidad principal del Ítem (es decir, la Unidad utilizada para vender el Ítem; este dato aparece en la solapa 'Precio' del archivo del Ítem y el campo situado a la derecha). A veces no será la misma Unidad utilizada por el Proveedor, por ejemplo cuando tu empresa venda un Ítem en unidades simples, pero el proveedor lo haga en cajas de 12. Por tanto, deberás ingresar “12” en el campo ‘Unidad Conv.’ del Ítem de Compra. Luego, si necesitas ordenar 240 ejemplares del ítem, debes ingresar “240” aquí como Cantidad. La ‘Cant. Prov.’ (pestaña B), será calculada para mostrar “20” (es decir, será la cantidad de la orden según el parecer del Proveedor – la Cantidad dividida por la Unidad de Conversión).
Unidad: La Unidad del Ítem se cargará inmediatamente (desde el registro de Ítems) al momento de ingresar el Número de Ítem. Este dato no es modificable.
Descripción: Si el Ítem tiene un Ítem de Compra vinculado al nombre del Proveedor de la Orden, entonces la descripción será extraída del archivo del Ítem Compra. Cualquier texto ingresado en la solapa 'Textos' (Ítem de Compra) también será cargado. Si es necesario estos textos ocuparán las filas que sean necesarias.; En otras circunstancias, la Descripción será extraída de archivo del Ítem.
P. Unit.: Si el Ítem tiene un Ítem de Compra vinculado al nombre del Proveedor de la Orden, entonces el Precio Unitario será extraído desde el archivo del Ítem de Compra.; Si el Ítem de Compra posee una Unidad de Conversión y una Unidad Proveedor, entonces esta cifra corresponderá al Precio Unitario por Unidad Proveedor. Por ejemplo, tu empresa vende un Ítem en unidades simples, pero el Proveedor lo hace en cajas de 12. Se tiene que ingresar “12” en el campo Unidad Conversión (Ítem de Compra) y “Docena” en el campo Unidad Proveedor (pestaña B). Por tanto, aquí la cifra corresponderá al precio por docena.; Si no existe un Ítem de Compra vinculado, entonces el Precio Unitario será extraído de la solapa 'Costos' del archivo del Ítem.; El Precio Unitario incluirá IVA cuando hayas tildado la casilla ‘Precio Incl. IVA??? en el encabezado. En este caso, el Precio especificado en el Ítem de Compra o el Precio Costo del Ítem (según corresponda), será tratado como incluyendo IVA.; Si has especificado una Moneda y un Tipo de Cambio en la Orden de Compra, esta cifra estará expresada en la Moneda respectiva (ej. habiéndose sometido a la conversión de moneda).
%: Este es un porcentaje de descuento.
Suma: Será el total de la fila; es decir la Cantidad Proveedor (pestaña B) multiplicada por el Precio Unitario ??? menos el descuento. La modificación de esta cifra hará que el Porcentaje de Descuento sea recalculado.; Aunque el Precio Unitario haya sido extraído de archivo de Ítem de Compra, la Suma tomará en cuenta cualquier Precio Factor ingresado para el Ítem en cuestión.; Esta cifra será redondeada según las reglas de redondeo estipuladas para la Moneda (opción Redondeo de Moneda del módulo Sistema).
Cód. IVA: Pegado Especial opción Códigos IVA, módulo Contabilidad; Cuando crees una Factura de Compra desde esta Orden, el Código IVA (cargado aquí) determinará la tasa a ser usada para cobrar el IVA; y también determinará la Cuenta IVA a ser debitada. Por defecto se ofrece un código extraído desde el campo ‘C. IVA Compras’ en el registro Contactos correspondiente al Proveedor. Si este campo estuviese en blanco, el código por defecto será extraído desde el archivo del Ítem, o del Grupo de Ítem o desde la solapa 'IVA' ubicada en la opción ???Manejo de Cuentas de Compra’. En los últimos tres casos, se empleará el Código IVA apropiado para la Zona del Proveedor el cuál se podrá cambiar dentro de una fila particular si fuese necesario.

Pestaña B

Cta. Compras: Pegado Especial registro Cuentas, módulos Contabilidad/Sistema; Dato extraído desde Cuentas de Compra Devengadas correspondientes al Grupo de Ítem o desde Manejo de Cuentas de Stock; Si has tildado la casilla ‘Usar Grupos de Ítem p/Contabilidad Costos’ (opción Contabilidad de Costos del módulo Stock) siendo que el Ítem en cuestión pertenece a un Grupo de Ítem, automáticamente se copiarán aquí las Cuentas de Compra Devengadas procedentes de ese Grupo de Ítem. De lo contrario, el valor por defecto será la Cuenta de Compra Devengada especificada en la opción ???Manejos de Cuentas de Stock’. En ambos casos, se empleará la Cuenta apropiada para la Zona del Proveedor.; Cuando crees una Factura de Compra desde esta Orden y si has tildado la casilla ‘Transferir cada línea por separado’ (opción Opciones Factura de Compra del módulo Compras), se copiará consecuentemente esta Cuenta al campo ‘Cuenta Costo’ y se colocará en la fila correspondiente dentro de la Factura de Compra. Finalmente, esta Cuenta será debitada en el Asiento resultante.; Si tildas la casilla ‘Transferir Cuenta a Merc. Recibida’ (Opciones de Órdenes de Compra), se copiará esta Cuenta al campo ???Cuenta Compra Devengadas’ correspondiente de la Mercadería Recibida creada en función a esta Orden de Compra. Finalmente, esta Cuenta será debitada en el Asiento resultante vinculado a la Mercadería Recibida.
Objetos: Pegado Especial registro Objetos, módulos Contabilidad/Sistema; Dato extraído desde el Ítem; Usado por defecto en alguna fila de la Mercadería Recibida; Puedes asignar hasta 20 Objetos separándolos por comas. Esto se aplica a cada fila y a todas las transacciones generadas desde allí. Puedes definir Objetos por separado para representar distintos departamentos, centros de costo o tipos de producto. Esto constituye un método flexible de análisis sobre los centros de costo y además optimiza los informes de Contabilidad.; Si tildas la casilla ‘Transferir cada línea por separado??? (opción Opciones de Órdenes de Compra, los Objetos especificados aquí serán copiados a la fila correspondiente de la Factura de Compra siempre que provengan de esta Orden. Consecuentemente, en el Asiento resultante, estos Objetos serán asignados a la columna del Debe (Cuenta de Compra). Esta acción hará fusionar los Objetos con sus homólogos de la Orden subyacente (mostrada en la solapa 'Fecha').; También estos Objetos se copiarán en la columna ‘Objetos’ de cualquier Mercadería Recibida que se haya creado desde la Orden de Compra en cuestión (pestaña E). Así, estos Objetos serán asignados tanto a la columna del Debe como del Haber en el Asiento resultante vinculado a la Mercadería Recibida.
Ítem Prov.: Pegado Especial registro Ítems de Compra, módulo Órdenes de Compra; Será el código dispuesto por el Proveedor para el Ítem.; Si has registrado el Ítem como un Ítem de Compra y si el Proveedor de la Orden es el mismo cargado para el Ítem de Compra, entonces el código de Proveedor será cargado desde el archivo de Ítem de Compra cuando ingreses un Número de Ítem en la pestaña A.; Si escoges un Ítem usando ‘Pegado Especial’, se cargará toda la información relevante desde los registros Ítems de Compra e Ítems. Esto sucederá tal y como si hubieses ingresado un Número de Ítem en la pestaña A.; Si deseas que este dato se imprima como el Código principal del Ítem, entonces incluye el campo ‘Cód. Ítem Proveedor’ dentro del tu diseño de Formulario. Si deseas imprimir el Número de Ítem (pestaña A), entonces incluye el campo “Cód. Ítem’ en tu Formulario.
Un. Prov.: Será la Unidad usada por el Proveedor para el transporte del Ítem y para su venta. Esta información será extraída desde el archivo de Ítem de Compra y no se podrá cambiar.
Cant. Prov.: Esta columna muestra la cantidad de Ítems que el Proveedor debe despachar para suplir tu Orden de Compra. Este dato es dependiente del campo Unidad Conversión en la archivo del Ítem de Compra. Por ejemplo, supongamos que tu empresa vende un Ítem en unidades simples, pero el Proveedor lo hace en cajas de 12. Consecuentemente deberás ingresar “12” en el campo Unidad Conversión. Luego, si necesitas hacer un pedido de “240” ejemplares del Ítem, deberás ingresar “20” (esta será la cantidad de la orden según el parecer el Proveedor – la Cantidad dividida por la Unidad de Conversión). Alternativamente, puedes ingresar “20” aquí para que la Cantidad (pestaña A) sea calculada y muestre “240”.; Si deseas que esta cifra se imprima como la Cantidad, entonces debes incluir el campo “Cantidad” en el diseño de tu Formulario. Si deseas que la Cantidad (de la pestaña A) se imprima, entonces debes incluir en campo “Nuestra Cantidad” en el Formulario.; Si el Ítem de Compra no posee una Unidad de Conversión o si no existe ningún Ítem de Compra, esta cifra será igual a la Cantidad de la pestaña A.

Pestaña C

Recv. 1, Recv. 2: La cantidad recibida para cada fila de la Orden de Compra será actualizada automáticamente cuando crees una Mercadería Recibida usando la función 'Crear Mercadería Recibida' desde el menú Operaciones (deberás primero cerrar la Orden y luego reabrirla para ver las cifras actualizadas). La cantidad Recv. 1 incluye Mercaderías Recibidas en estado aprobado y no aprobado; mientras que la columna Recv. 2 solo muestra Mercaderías Recibidas que están aprobadas. Esta funcionalidad facilita el seguimiento a envíos parciales.; Si has tildado la casilla ‘Recepción Automática Ítems Servicio y Simples’ (Opciones de Stock en el módulo Stock), estos campos cambiarán para mostrar la Cantidad de Orden cuando la Orden de Compra sea guardada (en caso de contener un Ítem Simple o de Servicio). Esto significa que puedes crear inmediatamente Facturas de Compra para tales Ítems sin necesidad de una Mercadería Recibida; además estos Ítems no aparecerán en ninguna Mercadería Recibida. También implica que no podrás reducir la Cantidad de Orden para tales Ítems una vez guardada la Orden de Compra.
Facturado: Será la cantidad facturada para cada fila de la Orden y se actualizará automáticamente cuando crees Facturas usando la función 'Crear Factura de Compra' desde el menú Operaciones (deberás primero cerrar la Orden y luego reabrirla para poder ver esto). Esta cantidad generalmente incluye Facturas aprobadas y no aprobadas. No podrás crear una Factura hasta que hayas generado y aprobado al menos una Mercadería Recibida (a menos que tildes la casilla ‘Facturar antes de Entregar’ en la solapa 'Términos'). Para el caso de Mercaderías Recibidas de manera parcial, las Facturas podrán ser creadas únicamente en función a la cantidad recibida.; Nota: la cantidad que aparece en este campo no incluirá Facturas sin aprobar cuando tildes la casilla ‘Consolidar Ítems a Cuenta de Costo Proveedor’ (Opciones Factura de Compra del módulo Compras). En esta situación, ten mucho cuidado al regresar a la Orden de Compra queriendo crear una segunda Factura antes de guardar y aprobar la primera Orden de Compra.; Si invalidas una Factura de Compra vinculada a la Orden de Compra, la Cantidad Facturada será actualizada automáticamente (siempre y cuando no tildes la casilla ‘Consolidar Ítems a Cuenta de Costo Proveedor’).; Si abonas una Factura de Compra vinculada a la Orden de Compra, entonces el uso de la casilla ‘Notas de Crédito Actualizan Cant. Facturada’ (Opciones de Órdenes de Compra), controlará la actualización automática de la Cantidad Facturada.; En este caso (teniendo la casilla ‘Consolidar Ítems en Cuenta de Costos Proveedor’ sin tildar), la Cantidad Facturada será actualizada automáticamente cuando crees una Nota de Crédito duplicando la Factura original o usando la función ???Crear Nota de Crédito’ desde el menú Operaciones en la Factura original; o desde una Devolución de Mercadería a Proveedor. Si duplicas la Factura original, la Cantidad Facturada solamente será actualizada cuando ingreses el Término de Pago apropiado y el número de la Factura a ser abonada antes de guardar la Nota de Crédito por primera vez. Si guardas el duplicado antes de cambiar el Término de Pago, entonces la Cantidad Facturada no se actualizará correctamente, sin embargo podrás corregirla usando la función de Mantenimiento 'Recalcular Órdenes de Compra'. Similarmente, si no tildas la casilla ‘Notas de Crédito Actualizan Cant. Facturada’, podrás utilizar la función 'Recalcular Órdenes de Compra' para actualizar la Cantidad Facturada.; Si creas una Nota de Crédito ingresando un nuevo archivo en el registro Facturas de Compra (módulos Compras), no se actualizará la Cantidad Facturada en la Orden de Compra subyacente. Esto sucederá sin importar el uso de la casilla ‘Notas de Crédito Actualizan Cant. Facturada’ o de la función ‘Recalcular Órdenes de Compra’.; Si tildas la casilla ‘Consolidar Ítems en Cuenta de Costos Proveedor’ (Opciones Factura de Compra del módulo Compras), la Cantidad Facturada en la Orden subyacente no será actualizada correctamente desde las Notas de Crédito. Esto sucederá sin importar el uso de la casilla ‘Notas de Crédito Actualizan Cant. Facturada’ o de la función 'Recalcular Órdenes de Compra'.
Nro. Pallet: Esta columna desplegará el número de pallets a recibirse cuando el Ítem vaya a ser suministrado en un pallet y tú hayas especificado la cantidad contenida en un pallet (solapa 'Almacén' en el archivo del Ítem). Esta cifra se actualizará automáticamente cada vez que cambies la Cant. o la Cant. Prov. (pestaña B); además contribuirá al número total de pallets que se despliegan en el pie de la Orden de Compra. Esta funcionalidad será más ventajosa cuando emplees el módulo Administración de Almacenes. Por favor, consulta tu representante HansaWorld local para mayores detalles.
Proyecto: Si estás usando el módulo Proyectos y necesitas conectar una sola fila (de la Orden) a un Proyecto, entonces ingresa aquí el Número de Proyecto. Si necesitas conectar enteramente la Orden de Compra, debes utilizar el campo ‘Proyecto’ en la solapa 'Términos'.
Nro. PT: Puedes generar Órdenes de Compra que contengan piezas de recambio (respuestos) usando el módulo Órdenes de Servicio mediante la función ‘Crear Orden de Compra’ desde el menú Operaciones en la ventana de la Orden de Trabajo. Tales Órdenes de Compra pueden presentar varios Ítems cuando exista más de una sola Planilla de Trabajo vinculada a la Orden de Trabajo subyacente. Este campo llevará un registro de la Planilla de Trabajo a la que cada fila está vinculada. Por favor, abre aquí para mayores detalles de esta funcionalidad.

Pestaña D

Entr. Planif.: Pegado Especial Escoger Fecha; Especifica aquí la fecha en que necesitas recibir este Ítem dentro de stock en caso que ésta fuere diferente a la Fecha de Entrega Planificada (solapa 'Fecha'). Debes ingresar esta Fecha siguiendo el formato especificado en la opción Entregas Planificadas del módulo Órdenes de Venta. Las opciones disponibles son texto libre, fecha, número semana o año-semana (4 caracteres).; Si has tildado la casilla ‘Forzar Fecha Entrega Planificada’ en la opción Entregas Planificadas del módulo Órdenes de Venta, entones debes ingresar una Fecha de Entrega Planificada ya sea aquí o en la solapa . Esto se debe hacerse antes de guardar la Orden de Compra.
Comentario: Indica aquí algunos detalles adicionales con respecto al Ítem.

Pestaña E

Costo Flete: Será un Costo de Flete opcional (por unidad) correspondiente a cada fila de la Orden de Compra. Esta cifra debe expresarse en Moneda local (o en Moneda Base 1 según lo definido en la opción Moneda Base del módulo Sistema). Puedes ingresar un valor dentro de alguna fila o puedes ingresar el monto Flete para toda la Orden de Compra (en el campo ‘Flete’ del pie de ventana). Cuando pases a la siguiente columna, el monto total de Flete será distribuido en las distintas filas según el valor costo de cada fila. Para que tal distribución sea exacta, debes ingresar una cifra del Flete luego haberte cerciorado que la información del Ítem y Cantidad en cada fila están completas.; Cuando crees una Mercadería Recibida desde la Orden de Compra, el valor se copiará al campo ‘Flete’ de la pestaña H en el Mercadería Recibida vinculada a esta Orden. Esto incluirá el valor total de Flete (pie de la Orden) el cual se copiará también al pie de la Mercadería Recibida. Si el valor de Flete total de la Orden y la columna ‘Costo Flete’ están vacíos, entonces el Costo de Compra (solapa 'Otro' será usado como el valor de Flete en la Mercadería Recibida (y estará distribuido proporcionalmente en las diferentes filas).
Aduanas: Este campo funciona igual que el campo ‘Fletes’ y está situado al pie de la Orden. Este dato se refiere a ciertos cobros aduaneros vinculados a la Orden de Compra.; Este valor se ajustará al Costo de Compra según el Ítem de Compra pertinente (multiplicado por la cantidad).; Podrás ingresar un monto en Moneda local o un porcentaje expresado con el signo (%). El porcentaje se aplicará al Precio Unitario del Ítem y estará expresado en Moneda local.
Costos 1-5: Utiliza estas columnas para registrar algún costo adicional (por unidad). Estos datos se adicionarán al Precio Unitario. Ingresa montos expresados en Moneda local (o en Moneda Base 1 según lo definido en la opción Moneda Base del módulo Sistema).; También puedes ingresar cifras totales de costo adicional para toda la Orden de Compra. Esto se hará en la solapa 'Costo Extra'; de esta manera, el monto total será distribuido en las diferentes filas según al valor costo de cada fila.; Cuando crees una Mercadería Recibida desde la Orden de Compra, los valores en estos campos serán copiados a los campos correspondientes en la Mercadería Recibida (pestaña H); esto incluirá el valor total de los costos los cuales se copiarán a la solapa 'Costo Extra' de la Mercadería Recibida.; Si deseas colocar un nombre a cada una de las columnas de Costo Extra, entonces utiliza la opción Campos a Def. p/Usuario – Costos Extra en el módulo Stock.

Pie de la Orden

- Pie de la Orden

Además de la Moneda, el Pie de la Orden de Compra contiene varios totales que se ejecutan según lo descrito en esta página. Siempre que agregues o cambies un dato en la matriz de la Orden, estos totales serán actualizados.

OK

Puedes aprobar una Orden de Compra tildando esta casilla. Una vez hecho esto y habiendo guardado la Orden de Compra, ésta no será modificable. No obstante, cuando necesites realizar algún cambio a una Orden de Compra Aprobada, deberás retirar el tilde de la casilla OK y luego Guardar.

Por lo general, no es necesario aprobar una Orden de Compra para poder recibir mercaderías, o para que sus Ítems sean incluidos en el Total de la Orden (los cuales pueden ser visualizados en el 'Estado de Ítem'). Sin embargo, cuando hayas acabado de cargar una Orden de Compra, deberás aprobarla por las siguientes razones:

Porque las funciones que crean automáticamente Órdenes de Compra, a veces agregan Ítems a Órdenes existentes y no crean Órdenes nuevas.
Porque cuando incluyes varias Órdenes de Compra dentro de una Mercadería Recibida (usando los campos en la Pestaña I), será necesario aprobar las Órdenes implicadas en este movimiento.
Puedes utilizar los Grupos de Acceso para controlar quién o quiénes aprueban las Órdenes de Compra. Usando los Grupos de Acceso también puedes desaprobar Órdenes de Compra, puedes autorizarle a alguien que cree Mercaderías Recibidas desde Órdenes de Compra no aprobadas; y puedes autorizarle a alguien que emita Anticipos contra Órdenes de Compra no aprobadas. Para hacer todo esto, controla el acceso a las acciones de ‘Dar OK a Facturas de Compra’, ‘Retirar OK a Facturas de Compra’, ‘No Permitir Recepción Mercadería desde Orden Compra sin OK’ y ‘No Permitir Anticipo para Orden Compra sin OK’ respectivamente. Por otro lado, negando acceso a la acción ‘Crear Merc. Recibidas desde Orden Compra’ no se permitirá crear Mercaderías Recibidas desde Órdenes de Compra aprobadas o no aprobadas. También puedes prevenir que alguien cree Mercaderías Recibidas desde Órdenes de Compra no aprobadas. Esto se hará desde las Opciones de Órdenes de Compra usando la casilla ‘No Permitir quitar OK a OC y OC necesita OK p/Gen. Merc. Rec.’
Puedes prevenir la impresión de Órdenes de Compra que no han sido aprobadas todavía. Esto se realiza tomando en cuenta lo indicado en al anterior párrafo. Esto ayudará a prevenir la creación fraudulenta e impresión de Órdenes de Compra no autorizadas. Por favor, revisa la página de 'Impresión de Órdenes de Compra' para más detalles.

Las referencias hechas a Órdenes de Compra aprobadas (en este material) alude a Órdenes de Compra con su casilla OK tildada.

Moneda

Pegado Especial registro Monedas, módulo Sistema

Dato extraído de Contactos (Moneda Compra) o Moneda Base por Defecto

La Moneda de la Orden de Compra (el tipo de cambio aparece en la solapa 'Moneda' en donde puedes modificar este dato si es necesario). Puedes dejar este campo en blanco para utilizar la Moneda local (a menos que hayas configurado una Moneda Base por Defecto).

Si el archivo del Contacto (Proveedor) tiene una Moneda Compra especificada en la solapa 'Precio', tú podrás usar únicamente esa Moneda. Si no es así, podrás utilizar cualquier Moneda.

Si cambias la Moneda después de agregar Ítems a la Orden de Compra, entonces los precios de estos Ítems serán convertidos automáticamente usando el Tipo de Cambio según la fecha de la Orden.

Pallets

Este campo muestra el número total de pallets que recibirás cuando llegue el envío final de la Orden de Compra. Esto es propicio únicamente para contabilizar Ítems suministrados en pallets y cuando hayas especificado la cantidad de los Ítems contenidos en un solo pallet (solapa 'Almacén' en el archivo del Ítem). Esta cifra se actualizará automáticamente cada vez que cambies la Cantidad o la Cantidad Proveedor en una Orden (pestaña B). Esta cifra será más ventajosa cuando estés usando el módulo Administración de Almacenes. Por favor consulta tu representante HansaWorld local para más detalles.

Flete

Por favor, revisa la descripción de la columna ‘Costo Flete??? (pestaña E) para detalles de este campo. Esta cifra está expresada en Moneda local (o en Moneda Base 1 según lo definido en la opción
Moneda Base del módulo Sistema).

El Flete no será incluido en el total de la Orden de Compra porque probablemente no sea abonado al Proveedor sino a una empresa separada. Por tanto, este dato no debe imprimirse en la Orden de Compra. Quizás solo puedas estimar el costo del Flete al momento de crear la Orden de Compra. Cuando crees una Mercadería Recibida desde una Orden de Compra, este valor será copiado al campo ‘Flete’ situado al pie de la Mercadería Recibida. Si este campo queda vacío, el valor del campo ‘Costo de Compra’ (solapa 'Otro') será copiado a la Mercadería Recibida (claro que reducido proporcionalmente en caso de una recepción parcial de mercaderías). El Flete será incluido en el Total de la Mercadería Recibida en donde podrás cambiar esta cifra. Si existe alguna diferencia en relación a los valores de Flete dentro de la Mercadería Recibida y la Factura de Compra final, entonces esta diferencia puede ser destinada a una Cuenta de Variación. Por favor, revisa la página de Variaciones de Precios para más detalles.

Imp. Ext.

Cuando defines un Código IVA usando la opción correspondiente en el módulo Contabilidad, puedes especificar que algunos impuestos adicionales (ej. imp. Ambiental) sean recaudados también. En este sentido, si el Código IVA (en cualquier fila de la Orden) indica que existe algún impuesto adicional, entonces el monto de ese impuesto aparecerá en este campo (en la Moneda de la Orden de Compra). Este monto será recalculado a medida que vayas agregando Ítems a la Orden de Compra. Cuando crees y apruebes una Factura de Compra desde la Orden de Compra, este Impuesto Extra será debitado de la Cuenta Impositiva especificada para el Código IVA apropiado. Si has especificado un Impuesto Mínimo (monto mínimo de Imp. Extra) y además el Impuesto Extra en la Orden de Compra es menor a este monto mínimo, el campo quedará vacío.

Aduanas

Por favor, revisa la descripción de la columna ‘Aduanas’ (pestaña E) para más detalles de este campo. Esta cifra está expresada en la Moneda local (o en la Moneda Base 1 según lo definido en la opción Moneda Base del módulo Sistema) y es por defecto la suma de los Costos de Compra provenientes de la solapa 'Precio' dentro de los Ítems de Compra pertinentes a esta Orden (Costos Compra multiplicados por la cantidad).

Los costos de Aduanas no serán incluidos en el total de la Orden de Compra ya que probablemente no serán abonados al Proveedor de la Orden sino al agente de servicios públicos (Dirección de Impuestos). Por tanto, este dato no debe imprimirse en la Orden de Compra. Quizás solo puedas estimar los costos de Aduana al momento de crear una Orden de Compra. Cuando crees una Mercadería Recibida desde la Orden de Compra, este valor será copiado al campo ‘Aduanas’ situado al pie de la Mercadería Recibida (claro que reducido proporcionalmente en caso de Recepción parcial de Mercadería). Este dato será incluido en el total de la Mercadería Recibida en donde podrás cambiar esta cifra. Si existe una diferencia de los Costos de Aduanas dentro de la Mercadería Recibida y la Factura de Compra final, esta diferencia puede ser destinada a una Cuenta de Variación. Por favor, revisa la página de Variaciones de Precio para más detalles.

IVA

Será el total de IVA para la Orden de Compra.

Esta cifra será redondeada según las reglas de redondeo estipuladas en la opción Redondeo de Moneda del módulo Sistema). Si la Orden de Compra no tuviese una Moneda o su Moneda no ha sido cargada en la opción ‘Redondeo de Moneda’, entonces las reglas de redondeo serán extraídas de la opción Redondeo (también en el módulo Sistema).

El IVA será calculado después que la Suma de cada fila haya sido redondeada según las reglas de redondeo (opción Redondeo de Moneda).

Subtotal

Será del total de la Orden de Compra (excluyendo IVA).

TOTAL

Este es el Total de la Orden de Compra (incluyendo IVA).

Esta cifra está redondeada según las reglas de redondeo estipuladas para la Moneda (opción Redondeo de Moneda del módulo Sistema). Si la Orden de Compra tuviese una Moneda o si la Moneda no ha sido cargada en la opción ‘Redondeo de Moneda’, entonces las reglas de redondeo serán extraídas de la opción Redondeo ubicada también en el módulo Sistema.

- Solapa Moneda

Moneda

Pegado Especial registro Monedas, módulo Sistema

Dato extraído desde Contactos (Moneda de Compra) o Moneda Base por Defecto

La Moneda de la Orden de Compra (también vista al pie de la solapa 'Ítems') aparece junto con el tipo de cambio. Este tipo de cambio puede ser modificado para una Orden de Compra particular si fuese necesario. Si gustas puedes dejar este campo en blanco para emplear la Moneda local (a menos que hayas colocado una Moneda Base por Defecto, en cuyo caso ese valor se ofrecerá por defecto y deberá ser tratado como Moneda local).

Si cambias la Monda luego de haber agregado Ítems a la Orden de Compra, los precios de esos Ítems serán convertidos automáticamente e inmediatamente usarán el tipo de cambio apropiado según la fecha de la Orden de Compra. Sin embargo, cuando cambies el tipo de cambio, esto hará que los precios de los Ítems ya cargados en la Orden no sufran ninguna actualización.

Tipos de Cambio (TC)

Dato extraído de opción Moneda Base y/o del registro Tipos de Cambio, módulo Sistema

En este campo ingresará el tipo de cambio actual según la Moneda especificada. Si es apropiado, cambia el tipo de cambio según lo pactado con el Proveedor para la Orden de Compra. Asegúrate de colocar el valor correcto y rellenar este campo antes de agregar Ítems dentro de la Orden. Así garantizarás que se efectúe la conversión correcta de moneda.

Los tipos de cambio especificados aquí serán copiados a cualquier Mercadería Recibida creada desde la Orden de Compra siempre y cuando no tildes la casilla ‘Utilizar TC de Hoy para Mercaderías Recibidas’ en las Opciones de Órdenes de Compra. También estos tipos de cambios se copiarán a cualquier Factura de Compra creada desde la Orden de Compra cuando NO tildes las casillas ‘Actualizar Mon. Base cuando se factura’ y ‘Actualizar Mon. Extranjera cuando se Fac.’ (opción Manejo de Cuentas de Compra en el módulo Compras). Si has tildado estas casillas, los tipos de cambio más actuales serán empleados en lugar de aquellos especificados aquí.

Se utilizará uno de los dos métodos de conversión. El sistema de Base dual el cual es muy ventajoso para empresas que tienen oficinas en dos países donde se debe reportar los movimientos en ambas Monedas, para empresas que operan en países donde existe una segunda Moneda (usualmente Dólar Americano o Euro) de uso común aparte de la Moneda nacional y finalmente para empresas situadas en la región europea en donde permanece la Moneda antigua local (del país) para propósitos comparativos. El segundo método emplea una conversión simple de Moneda extranjera a Moneda local; es aplicable a la mayoría de las transacciones monetarias a nivel mundial.
Presta atención a los siguientes apuntes:

Tipos de Cambio (Sistema de Base dual): En el ejemplo de arriba, la Moneda de la Orden de Compra es el Euro. La Moneda Base 1 es la Moneda local (Libras Esterlinas) y la Moneda Base 2 es el Euro. Los campos a la izquierda muestran (en forma de ratio) el tipo de cambio entre las dos Monedas Base (extraídas del archivo más reciente en la opción Moneda Base). La ilustración muestra que 63 libras esterlinas equivalen a 1 Euro.; Notemos que las regulaciones de la Unión Monetaria Europea especifican que los tipos de cambio siempre deben mostrar el monto de unidades expresadas en Moneda local o extranjera que se pueden comprar por 1 Euro.
Tipos de Cambio (Sistema de Conversión Simple): Para el caso de un sistema de conversión simple, los campos de Tipo de Cambio y Moneda Base, se utilizan para mostrar un tipo de cambio simple en función a una Moneda extranjera y una local. En el ejemplo (abajo), la Moneda local es Dólar Americano (USD) y la Moneda extranjera es el Yen Japonés (JPY). JPY122.15 equivalen a USD1.00.

- Solapa Términos

Térm. Entr.: Pegado Especial opción Términos de Entrega, módulos Órdenes de Venta/Compra; Dato extraído desde Contactos (Términos de Entrega Compra); Especifica aquí el Término de Entrega que deseas utilizar para esta Orden. Habrá la tendencia de utilizar este campo para Proveedores internacionales. Los ejemplos de esto pueden ser Costo, Seguros, Flete, Free On Board.; Para cada Término de Entrega, puedes especificar una descripción apropiada expresada en distintos Idiomas; por tanto, el Idioma de la Orden de Compra determinará la traducción que se imprimirá para la Orden de Compra en cuestión.
Forma Entr.: Pegado Especial opción Formas de Entrega, módulo Órdenes de Venta; Dato extraído desde Contactos (Forma de Entrega Compra); Ingresa aquí la forma de envío para esta Orden. Se puede especificar una descripción apropiada expresada en Idiomas diferentes. El Idioma de la Orden de Compra determinará la traducción que se imprimirá en cualquier documento vinculado a esta Orden.; También puedes configurar versiones diferentes de la Orden de Compra en función a cada Forma de Entrega. Esto se hará quizás para incorporar instrucciones de pago adecuadas. En este sentido, debes ingresar la Forma de Entrega en el campo ‘Idioma’ al momento de definir los documentos. La definición de Documentos se describe aquí.
Proyecto: Pegado Especial registro Proyectos, módulo Proyectos (si está instalado); Utiliza este campo para anexar la Orden de Compra a un Proyecto. Esto se aplica únicamente cuando el módulo Proyectos está instalado. Si deseas imprimir el Número de Proyecto en la Ordend de Compra, entonces debes incluir el campo “Nro. Proyecto” en el diseño del Formulario.
Factoring: Pegado Especial Proveedores en registro Contactos; Dato extraído desde Contactos (Facturar Compra A); Cuando el pago efectuado en base a la Orden de Compra (es decir su Factura), vaya a ser enviado a otra empresa como ser una empresa eje, entonces habrá que ingresar el Número del Proveedor aquí. La empresa deberá estar registrada en tu sistema como un Proveedor (debe existir un archivo en el registro de contactos que tenga la casilla ‘Proveedor’ tildada).
Nro. Orden: Si creas una Orden de Compra para suplir una Orden de Venta interna (una Orden propia), entonces ingresa aquí el Número de Orden de Venta. Cuando una Orden de Compra haya sido creada desde el módulo Órdenes de Venta usando la función ‘Crear Órdenes de Compra’ desde Mantenimientos o desde el menú Operaciones, entonces el Número de Orden de Venta será cargado automáticamente.
Zona IVA: Dato extraído desde Contactos; Esta información proviene del archivo Contacto del Proveedor. Aquí se indicará el origen del Proveedor. La selección de un Código IVA para cada fila dependerá de la Zona del Proveedor. No podrás cambiar la Zona dentro de una Orden de Venta individual. Deberás hacer los cambios necesarios dentro del registro Contactos antes de ingresar Órdenes de Compra.
Facturar Antes de Entregar: Cuando crees una Factura de Compra desde una Orden de Compra, generalmente se incluirá solamente aquellos Ítems que hayan sido recibidos. Esto significa que deberás haber creado una Mercadería Recibida que esté aprobada antes de crear la Factura. Si deseas crear una Factura de Compra desde la Orden de Compra (antes de crear una Mercadería Recibida), entonces tilda esta casilla.; Esta casilla solo afecta a la Orden de Compra abierta. Ahora, si deseas que esta casilla aparezca tildada en todas las Órdenes de Compra nuevas, entonces deberás tildar la casilla ‘Factura de Compra antes de Merc. Recibida’ dentro de las Opciones de Stock en el módulo Stock.

- Solapa Otro

Documento: Pegado Especial opción Idiomas, módulo Sistema; Dato extraído desde Contactos; El Código de Idioma determina el texto a ser transferido desde distintos registros y opciones, por ejemplo el texto para Términos de Pago, Términos de Entrega y Formas de Pago; además del criterio de selección en función al formulario de un documento, etc. Deja el campo en blanco para utilizar tu propio Idioma.; También puedes utilizar el Idioma para determinar el Formulario que será utilizado cuando imprimas la Orden de Compra y para seleccionar la impresora. Esto puede implicar el envío a través de una máquina de fax (si tu hardware reconoce esta funcionalidad). Puedes realizar esto en la ventana ‘Definir Documento’ según se describe aquí. Puedes cambiar el Idioma antes de imprimir la Orden de Compra sin importar si está aprobada o no. Esto permite asegurar que el documento se imprima en la impresora correcta o en la máquina fax apropiada.
Proceso OC: Pegado Especial registro Procesos OC, módulo Órdenes de Compra; En caso que una Orden de Compra haya sido asociada a un Proceso de Orden de Compra, debes ingresar aquí el Número del Proceso.
Contrato OC: Si una Orden de Compra fue creada desde un Contrato de Orden de Compra, entonces el Número de Contrato aparecerá aquí. Este campo no puede ser modificado.
Orden de Trabajo: Puedes generar Órdenes de Compra que contengan piezas de recambio (repuestos) usando el módulo Órdenes de Servicio. Esto se hará usando la función ‘Crear Orden de Compra’ desde el menú Operaciones en la pantalla de una Orden de Trabajo. Tales Órdenes de Compra llevarán un registro detallado de la Orden de Trabajo subyacente. Por favor, abre aquí para mayores detalles de esta funcionalidad.
Costo de Compra: Cualquier valor ingresado aquí será transferido como recargo de Flete a las Mercaderías Recibidas (cuando el campo ‘Flete’ esté vacío en la Orden de Compra). No obstante, para el caso de Mercaderías Recibidas parcialmente, esta cifra (costo de compra) será distribuida proporcionalmente.; Así, cuando un Asiento sea generado desde la Mercadería Recibida, este Costo de Compra será abonado a la Cuenta Provisión Flete la cual está especificada en la solapa 'Costo Compra' de la opción ‘Manejo de Cuentas de Stock’ (módulo Stock). De igual manera, esta cifra será incluida en cualquier Factura de Compra creada por la función 'Crear Factura de Compra' (menú Operaciones).
Vendedor: Pegado Especial registro Personas, módulo Sistema; Dato extraído del Usuario actual; Ingresa las iniciales de la Persona responsable de esta Orden de Compra.; Este campo también sirve para fines de accesibilidad cuando se tiene instalado el módulo de Acceso Limitado. Por favor, revisa la descripción del campo ‘Grupo Venta’ para más detalles.
Grupo Venta: Pegado Especial opción Grupos de Venta, módulo Sistema; Dato extraído desde Vendedor; El Grupo de Venta proviene del archivo Persona luego de haber ingresado un Vendedor. Si estás usando el módulo de Acceso Limitado, este campo servirá también para prevenir que un usuario vea cada Orden de Compra contenida en la ventana ‘Órdenes de Compra: Hojear’. Esto se hará impidiendo que revise incluso sus propias Órdenes de Compra o aquellas pertenecientes a su Grupo de Venta.; Por favor, haz clic aquí para mayores detalles sobre el módulo de Acceso Limitado.
Comentario: Escribe aquí algún comentario respecto a la Orden de Compra.

- Solapa Dirección Orden

Dirección: Dato extraído desde Contactos (Dirección de Factura); Será la dirección del Proveedor hacia donde se enviarán las mercaderías solicitadas en la Orden de Compra.

- Solapa Dirección Entrega

Ubicación: Pegado Especial opción Ubicaciones, módulo Stock; Esta será la Ubicación de Stock en donde efectuará la Entrega y constituye un dato por defecto en cualquier Mercadería Recibida que haya sido creada desde la Orden de Compra en cuestión.; Se extraerá una Ubicación por defecto y una dirección asociada desde las solapas 'Nros. de Serie' y 'Ventas' en el archivo Persona del usuario; o desde la opción ‘Máquina Local’ en el módulo Seteos del Usuario. La opción ‘Máquina Local’ es específicamente para la máquina cliente con la que estás trabajando.
Entrega / Dirección: Dato extraído desde Ubicaciones; Será la dirección donde se efectuará la entrega.

- Solapa Costo Extra

Costo Extra 1 al 5: Utiliza estos campos para ingresar cualquier cifra de costos adicionales que pueden afectar a la Orden de Compra. El monto total será consecuentemente distribuido en las columnas 1-5 de la pestaña E correspondiente a la solapa 'Ítems'. Esto se hará en concordancia con el valor costo de cada una de la filas en la Orden.; Los Costos Extra no van incluidos en el total de la Orden de Compra porque quizás éstos no son abonados a favor del Proveedor especificado en la Orden de Compra sino que se pagan a una empresa separada; por tanto, estos costos extra no deben imprimirse en la Orden de Compra. Probablemente solo tengas que estimar los Costos Extra al momento de crear la Orden de Compra. Cuando crees una Mercadería Recibida desde una Orden de Compra, los costos extra serán copiados a la solapa 'Costo Extra' de la Mercadería Recibida; y además estas cifras serán incluidas en el total de la Mercadería Recibida. En este nivel, estas cifras serán modificables en tanto no exista ninguna diferencia en relación a los valores correspondientes dentro de una Mercadería Recibida frente a una Factura final de Compra, puesto que en esta situación tal diferencia será registrada en una Cuenta de Variación. Por favor, revisa la página de Variaciones de Precio para más detalles.; Si deseas colocar un nombre a cada una de las Cuentas de Costos Extra, entonces utiliza la opción Campos Def. p/Usuario – Costos Extra en el módulo Stock (en la ilustración de arriba los costos han sido personalizados por el usuario).

Ver o Cambiar una Orden de Compra

Puedes cambiar una Orden de Compra siempre y cuando no haya sido aprobada (es decir, cuando su casilla OK no esté tildada). Para realizar cambios, primero asegúrate de estar en el módulo Órdenes de Compra y luego haz clic en el registro [Órdenes de Compra]. Se abrirá la ventana ‘Órdenes de Compra: Hojear’ listando todas las Órdenes de Compra. Haz doble clic en la Orden de Compra que deseas ver o cambiar. Así, aparecerá la ventana ???Orden de Compra: Ver’. Esta ventana es idéntica a ‘Orden de Compra: Crear’ la cual se describe aquí.

Si has creado Mercaderías Recibidas o Facturas de Compra desde una Orden de Compra, entonces habrán algunos cambios no permitidos. Por ejemplo, no podrás cambiar la Cantidad de Orden y colocar un número menor. No podrás agregar filas a la Orden cuando hayas creado al menos una Mercadería Recibida desde la Orden de Compra. Sin embargo, antes de crear una Mercadería Recibida, podrás agregar cuantas filas gustes dentro de la Orden.

Impresión de Órdenes de Compra

Hay dos formas de imprimir una Orden de Compra:

Mientras se carga o se revisa una Orden de Compra, haz clic en el icono de la Impresora o selecciona ‘Imprimir’ desde el menú Archivo. Si deseas pasar a pantalla, haz clic en el icono de Vista Preliminar.
En el módulo Órdenes de Compra, haz clic en [Documentos] dentro del Panel de Control o utiliza Ctrl-D (Windows y Linux)/⌘-D (Macintosh) desde el teclado. Luego haz doble clic a ‘Órdenes de Compra’ en la lista ‘Documentos’ o resalta este título y presiona Enter. Posteriormente, debes indicar el Número Orden de Compra (o rango de Números Órdenes de Compra) que se imprimirá. Finalmente, haz clic en [Ejecutar].

Cualquiera de estos métodos utiliza un Formulario que está determinado de la siguiente manera:

En el registro Formularios del módulo Sistema, debes diseñar la orden de compra y luego nombrarla "ORDEN_COMPRA". Utiliza la función 'Propiedades' desde el menú Operaciones para asignar un Tipo de Documento (“Órden de Compra”). HansaWorld Enterprise posee un formulario estándar el cual podrá ser modificado para adecuarse a tus requerimientos. A lo mejor, querrás diseñar un Formulario distinto en virtud a Idiomas o Formas de Entrega diferentes.
Retorna al Módulo Órdenes de Compra.
Haz clic en [Documentos] (Panel de Control) o utiliza la combinación de teclas
Ctrl-D/⌘-D. Así, se abrirá la lista ‘Documentos’ para que puedas resaltar ‘Órdenes de Compra’.
Selecciona ‘Definir Documento’ desde el menú Operaciones (lista ‘Documentos’).
Ingresa “ORDEN_COMPRA” en el campo ‘Fomulario’ (puedes utilizar ‘Pegado Especial’ para asegurarte que el dato esté bien escrito).
Si has diseñado diversos Formularios para diferentes Idiomas o Formas de Entrega (paso 1), entonces ingresa el Código de Formulario de cada uno de ellos (Idioma o Forma de Entrega) dentro de filas separadas en la matriz. Luego en el campo ‘Idioma’ ingresa el Idioma apropiado o Forma de Entrega. Podrás utilizar ‘Pegado Especial’ para abrir una lista de Idiomas y seleccionar el idioma requerido.

También puedes utilizar los Idiomas o las Formas de Entrega para especificar la impresora que se utilizará al imprimir Órdenes de Compra. Esto puede implicar el envío de una Orden de Compra mediante una máquina de Fax (si tu hardware reconoce esta funcionalidad). Para realizar esto, ingresa filas separadas en la ventana ‘Definir Documentos’ para impresoras y fax (cargando los datos apropiados).

Si solo deseas imprimir Órdenes de Compra que han sido aprobadas, entonces ingresa ‘Con OK’ en la columna ‘Estado’ de la ventana ‘Definir Documento’. Esto prevendrá la impresión de Órdenes de Compra que no hayan sido aprobadas. Si además estás utilizando los Grupos de Acceso para controlar las personas que pueden aprobar Órdenes de Compra, esta funcionalidad de ayudará a prevenir la creación e impresión fraudulenta de Órdenes no autorizadas.

También esta funcionalidad sirve para utilizar un Formulario diferente cuando se imprimen Órdenes de Compra sin aprobar. Observa el ejemplo abajo:
Haz clic en [Guardar] para archivar el Formulario Orden de Compra (su definición). De esta manera, se empleará consecutivamente el Formulario Orden de Compra que has diseñado (ya sea desde la función de ‘Documentos’ o pulsando el icono de Impresora). Si has diseñado más de un Formulario, entonces se utilizará el correcto dependiendo del Idioma o la Forma de Entrega de la Orden de Compra.

Generating Purchase Orders for Stock

The purpose of the 'Create Purchase Orders' function in the Purchase Orders module is to bring the stock level of each Item up to a specified level after fulfilling all outstanding commitments. The function will create a Purchase Order for an Item if its stock level after all outstanding Sales, Purchase and Production Orders have been fulfilled is lower than a specified minimum. These Purchase Orders are sometimes known as "Stocking" Orders because their main purpose is to ensure that you are holding the correct quantity of each Item in stock. If you need to create Purchase Orders specifically for Items on outstanding Sales Orders ("back-to-back" Purchase Orders), use the 'Create Purchase Orders' Maintenance function in the Sales Orders module.

To ensure an Item will be included in "Stocking" Purchase Orders, carry out the following configuration work.

Create at least one record for the Item in the Purchase Item register in the Purchase Orders module, as follows:
- You can create several Purchase Items for the same Item, but each Purchase Item should have a different Supplier. These Purchase Items will represent the different Suppliers from whom you can buy the Item.
- in the Purchase Item record for your preferred Supplier for the Item, tick the Default check box. This is the Item's "Default Purchase Item". If you only have one Location or you are not using Locations, there should only be one Default Purchase Item for each Item. If you have more than one Location, you can have a separate Default Purchase Item for each Item for each Location. This can be useful if you prefer to use Suppliers that are local to each Location. It is recommended that you enter a Default Purchase Item with a blank Location as well, to be used if there is no Default Purchase Item for a particular Location.
- Specify a Normal or Minimum Order Quantity in each Purchase Item.
- Enter a Price in each Purchase Item record. This should be the Price that the Supplier in the Purchase Item charges for the Item.
If an Item does not have a Default Purchase Item, it will usually not be included in Purchase Orders created by the 'Create Purchase Orders' function.

If you need Items that do not have Default Purchase Items to be included in Purchase Orders, specify a Default Supplier in the Purchase Order Settings setting. The 'Create Purchase Orders' function will then include all Items that do not have Default Purchase Items in a Purchase Order made out to the Default Supplier. The purchase price of each Item will taken from be the Cost Price field on the 'Costs' card of each Item record.
Specify a Minimum Stock Level for each Item. You can do this using the Minimum Level field on the 'Stock' card in each Item record or, if you want to specify separate Minimum Stock Levels for each Location, use the Minimum Stock Levels setting in the Stock module.

If you do not specify a Minimum Stock Level for a particular Item, the Minimum Stock Level for that Item will be deemed to be zero. Such an Item will still be included in Purchase Orders if you do not have enough stock to cover all outstanding Sales or Production Orders.
Specify Purch. Pay Terms in the Contact records for each Supplier. The 'Create Purchase Orders' function will not create Purchase Orders made out to Suppliers without Payment Terms.
Finally, ensure the Number Series - Purchase Orders setting is up-to-date.Before using the 'Create Purchase Orders' function, it is recommended that you produce a Deficiency List or Purchasing Suggestion report> These reports will the Items that are likely to be included in the new Purchase Orders.

All Items can be included in Purchase Orders providing they meet the criteria above: the function is not limited to Stocked Items. If you need a non-Stocked Item to be included in Purchase Orders, ensure that it has a Default Purchase Item or that you have specified a Default Supplier, and specify a Minimum Stock Level for the Item. Note that the Deficiency List and Purchasing Suggestion reports only list Stocked Items.

You can run the 'Create Purchase Orders' function in two ways:
1. Open the 'Purchase Orders: Browse' window and select 'Purchase Orders' from the Create menu.
2. Run the 'Create Purchase Orders' Maintenance function in the Purchase Orders module.
In both cases, the 'Specify Create Purchase Orders' window will open:

If you leave all the fields in this window blank, the function will generate Purchase Orders for every Item where the stock balance is lower than the Minimum Stock Level, taking outstanding Sales, Purchase and Production Orders into account. The order quantity for each Item will be the quantity required to bring the stock balance up to the Minimum Stock Level or to the Normal or Minimum Order Quantity from the Purchase Item, whichever is the greater. If this suggested order quantity is less than the Minimum Order Quantity in the Purchase Item, the Item will not be included in a Purchase Order. If you are using the Suggest Full Multiples of Normal Ordering Quantity option in the Purchase Order Settings setting, the suggested order quantity will be a multiple of the Normal Order Quantity. Each Purchase Order will be in the name of the default Supplier of each Item or the Default Supplier from the Purchase Order Settings setting.

You can also use the fields in the 'Specify Create Purchase Orders' window as described below:
Item No.

Paste Special    Item register

Range Reporting    Alpha

Use this field to ensure the function considers the stock/re-ordering position of a particular Item or range of Items. Any Closed Items in the range will be ignored.

Group

Paste Special    Item Group register, Sales Ledger

Use this field to ensure the function considers the stock/re-ordering position of the Items of a particular Item Group.

Supplier

Paste Special    Suppliers in Contact register

Use this field to ensure the function considers the stock/re-ordering position of Items with a particular Supplier specified in their Default Purchase Items.

Items without a Default Purchase Item (i.e. those using the Default Supplier specified in the Purchase Order Settings setting) will not be considered if you enter that Supplier here. You can only order such Items using the Item Number or Group fields above.

Location

Paste Special    Locations setting, Stock module
Specifying a Location here will have the following effects:
- The Supplier and Price of an Item will be taken from the Default Purchase Item for the specified Location or, if there is no such Purchase Item, from the Default Purchase Item in which the Location is blank. If there is no suitable Default Purchase Item, the Item will not be included in the new Purchase Order (unless you have specified a Default Supplier).
- In determining whether to include an Item in a Purchase Order, the Minimum Stock Level for the Location (in the Minimum Stock Levels setting in the Stock module) will be compared to the stock level in that Location, taking outstanding Sales, Purchase and Production Orders for that Location into account. If there is no record in the Minimum Stock Levels setting for the Item/Location combination, the Minimum Level in the Item record will be used.
- The Location assigned to the new Purchase Order will be taken from the Default Purchase Item that also provided the Supplier and Price. So, the Purchase Order will be assigned the Location that you specify in this field, or no Location, depending on the Default Purchase Item.
If you do not specify a Location, the effects will be as follows:
- The Supplier and Price of an Item will be taken from the Default Purchase Item in which the Location is blank. If there is no such Purchase Item, the Item will not be included in the new Purchase Order (unless you have specified a Default Supplier).
- In determining whether to include an Item in a Purchase Order, the total Minimum Stock Level for all Locations (in the Minimum Stock Levels setting) will be compared to the stock level in all Locations, taking outstanding Sales, Purchase and Production Orders for all Locations into account. If there are no records for the Item in the Minimum Stock Levels setting, the Minimum Level in the Item record will be used.
- The new Purchase Orders will not be given a Location.
Order all Items from the Specified Supplier

If you have specified a Supplier, select this option if you would like to include in the Purchase Order Purchase Items that they supply but for which they are not the default Supplier.

You must specify a Supplier if you need to use this option.

Create new Purchase Order

Select this option if you need the function always to create new Purchase Orders. If you do not select this option, the function will attempt to add Items to existing Purchase Orders and will only create new Purchase Orders if there are no existing Purchase Orders available. To be available, a Purchase Order should have the appropriate Supplier and Location and should not have been marked as OK or Closed. If there are several Purchase Orders available, Items will be added to the earliest one.

Per Variety

Select this option if you need Purchase Orders to be created for Items for Varieties.

In order to use this option, you should create separate Default Purchase Items for each individual Variety. For example, if an Item has Black, White, Red and Green as Varieties, create separate Default Purchase Items for each colour. If the Minimum Stock Level for each Variety is the same, you can enter it in the Item record, but if you need different Minimum Stock Levels for each Variety, enter separate records in the Minimum Stock Levels setting for each one (you can leave the Location field blank in these records if you don't use Locations). For example, if you need to keep five Black, White and Red in stock but six Green, enter "5" as the Minimum Stock Level in the Item record and create a record in the Minimum Stock Levels setting for Green.

If you do not create a Default Purchase Item for a particular Variety, that Variety will usually not be included in Purchase Orders. However, if you have specified a Minimum Stock Level in the Item record and you have also specified a Default Supplier in the Purchase Order Settings setting, the Varieties without Default Purchase Items will be ordered from the Default Supplier.

Please refer here for more details about Varieties.

Include OKed Purchase Orders only

The function will add an Item to a new Purchase Order if its stock balance is lower than its Minimum Stock Level, taking outstanding Sales, Purchase and Production Orders into account (i.e. if stock balance - unfulfilled Sales Orders + unfulfilled Purchase Orders - unfulfilled Production Orders < Minimum Stock Level). The order quantity for each Item will be the quantity required to bring the stock balance up to the Minimum Stock Level or to the Normal Order Quantity from the Purchase Item, whichever is the greater, again taking unfulfilled Orders into account. By default, the unfulfilled Purchase Order quantity in these calculations will be calculated from all Purchase Orders. Select this option if you would like this quantity only to be calculated from Purchase Orders that have been marked as OK.
Press the [Run] button to start the generation of Purchase Orders. When the process finishes, the new Purchase Orders will be available for viewing, modifying and printing.

The 'Create Purchase Orders' function will create Purchase Orders for every Item in the specified range that has fallen below its Minimum Stock Level. If necessary you can edit the resulting Purchase Orders (e.g. to remove Items that you don't need to order). If you would like to pre-select the Items that will be ordered, use the 'Create Purchase Orders from Deficiency Stock' Maintenance function.

---

The Purchase Order register in Standard ERP:
- Introduction
- Entering a Purchase Order
- Inspecting and Changing Purchase Orders
- Printing Purchase Orders
- Generating Purchase Orders for Stock, including:
  - Creating Purchase Orders from Deficiency Stock
- Operations menu
---
Go back to:
- Home page for Purchase Orders manual
- Home page for Standard ERP manual
Generating Purchase Orders for Stock - Creating Purchase Orders from Deficiency Stock
When you need to create Purchase Orders for stock (i.e. to bring stock levels of Items up to their minimum levels), one way of doing so is to use the 'Create Purchase Orders' function. This function will generate Purchase Orders for every Item where the stock balance is lower than the Minimum Stock Level, taking outstanding Sales, Purchase and Production Orders into account. You can of course edit the resulting Purchase Orders (e.g. removing Items that you don't need to order) before sending them to your Suppliers.

An alternative is to create a shopping list of Items to be ordered, and then to create Purchase Orders for those Items. The shopping list is given the term "Deficiency Stock" in Standard ERP. After constructing the Deficiency Stock list, you can then use the 'Create Purchase Orders from Deficiency Stock' Maintenance function to create Purchase Orders for the Items in that list.

To prepare to use the Deficiency Stock feature, follow these steps:
- If you are not using Locations, ensure each Item has a related Default Purchase Item.
  
  Specify a Minimum Stock Level for each Item using the Minimum Level field in the Item record.
- If you have a single Location (i.e. you have a single record in the Locations setting and you have specified a Main Location in the Stock Settings setting), ensure each Item has a related Default Purchase Item.
  
  Specify a Minimum Stock Level for each Item by creating separate records in the Minimum Stock Levels setting in the Stock module for each Item. Specify the Location in these records.
- If you have more than one Location, ensure each Item has a related Default Purchase Item. If necessary, you can enter separate Default Purchase Items for each Location. If so, enter a Default Purchase Item with a blank Location as well, to be used if there is no Default Purchase Item for a particular Location.
  
  Specify a Minimum Stock Level for each Item by creating separate records in the Minimum Stock Levels setting in the Stock module. You should enter separate Minimum Stock Levels record for each Item for each Location.
  
  An option is to receive Items into stock in a different Location to the one with the deficiency. To use this option, specify the Location that is to receive the Items in the Purchase Location field in each Location record as necessary.
In all cases, if you do not specify a Minimum Stock Level for a particular Item, its Minimum Stock Level will be deemed to be zero. You will still be able to add it to the Deficiency Stock list if you do not have enough stock to cover all outstanding Sales or Production Orders.

To use the Deficiency Stock feature, follow these steps:
1. The first step is to run the Deficiency List per Location report from the Stock module. When you run the report using the default options, it will list the Stocked Items that you have in stock but where the stock level is too low. There is an option to include Items that are not in stock as well. Each Item/Location combination for which there is a deficiency will be shown on a separate row in the report:
  
  The last column (headed "Defncy") displays the current stock deficiency of the Item in each Location. If the stock level after all Sales, Purchase and Production Orders have been fulfilled is less than the Minimum Stock Level, then there is a deficiency. That deficiency is the quantity required to bring the stock level up to the Minimum Stock Level.
  
  In this example, Item 10135 has a deficiency in three Locations because the stock level in each of those Locations is below the Minimum Stock Level. Item 10136 doesn't have a Minimum Stock Level, but it has a deficiency because there is an outstanding Sales Order.
  
  If figures are not shown in the report for an Item when expected, a possible reason is that there is no Default Purchase Item for that Item.
2. To add an Item to the Deficiency Stock list, click (Windows/Mac OS X) or tap (iOS/Android) the relevant figure in the Defncy column. A Deficiency Stock record will be created and opened, in this example for Item 10135 in Location WHS:
  
  The quantity that is required will be copied to the Quant field. The Supplier and Supp. Item will be copied from the Default Purchase Item for the Item/Location combination or, if there is no such Purchase Item, from the Default Purchase Item for the Item in which the Location is blank. If there is no suitable Default Purchase Item, the Supp. Item and Supplier will be blank.
  
  Note that the window title is 'Deficiency Stock: Inspect'. This means that the record has already been saved i.e. that the Item has already been added to the Deficiency Stock list for the relevant Location. If you don't need the Item to be included in the Deficiency Stock list, delete the record by selecting 'Delete' from the Record menu (which has a 'cog' icon if you are using iOS or Android). Otherwise, simply close the record.
  
  If you want to add every Item in the report to the Deficiency Stock list, click (Windows/Mac OS X) or tap (iOS/Android) the [Put All Items in Deficiency Stock] text link at the top of the report. Separate Deficiency Stock records will be created for each Item/Location combination in the report, with quantities, Suppliers and Supp. Items chosen as described above. The Deficiency Stock records will not be opened for checking: please refer to the next step for details about how to check them if necessary.
3. To check what is in the Deficiency Stock list, run the Deficiency Stock report in the Purchase Orders module:
4. If you need to inspect and/or edit the Deficiency Stock records, click or tap the relevant figure in the Quant column. The relevant Deficiency Stock record will be opened for inspection or modification:
  
  Make any changes as necessary and save. For example, you can change the Quantity, although you cannot increase it to a figure that is greater than the deficiency. You will not be able to mark the record as OK.
5. To create Purchase Orders for the Items in the Deficiency Stock list, run the 'Create Purchase Orders from Deficiency Stock' Maintenance function in the Purchase Orders module:
  
  Specify a single Item, Location or Supplier as appropriate, or leave all the fields blank to create Purchase Orders from the entire Deficiency Stock list. Then, press the [Run] button to start the generation of Purchase Orders. When the process finishes, the new Purchase Orders will be available in the Purchase Order register for viewing, modifying and printing.
  
  The function will always create new Purchase Orders: it won't emulate the 'Create Purchase Orders' function and attempt to add to existing Purchase Orders. If you specified a Purchase Location in a Location record, Purchase Orders will be issued from the Purchase Location not from the Location with the deficiency i.e. the address of the Purchase Location will appear in the Purchase Orders as an instruction to the Suppliers to deliver to that address, and the Purchase Location will be copied to the Goods Receipts that you will eventually create from the Purchase Orders.
  
  The Deficiency Stock records will be updated with the Purchase Order Numbers and will be marked as OK. This will prevent the further creation of Purchase Orders from the Deficiency Stock records.
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The Purchase Order register in Standard ERP:
- Introduction
- Entering a Purchase Order
- Inspecting and Changing Purchase Orders
- Printing Purchase Orders
- Generating Purchase Orders for Stock, including:
  - Creating Purchase Orders from Deficiency Stock
- Operations menu
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Go back to:
- Home page for Purchase Orders manual
- Home page for Standard ERP manual
Menú Operaciones

Arriba vemos los dos menús Operaciones para Órdenes de Compra. La primera ilustración muestra el menú Operaciones para la ventana ‘Órdenes de Compra: Hojear’. Debes resaltar una o más Órdenes de Compra (manteniendo presionada la tecla Shift) antes de seleccionar alguna función del menú Operaciones. La segunda ilustración muestra el menú Operaciones para las ventanas ‘Orden de Compra: Crear’ y ‘Orden de Compra: Ver’.
- OK
Este comando está disponible en el menú Operaciones de la ventana ‘Órdenes de Compra: Hojear’. Te permite aprobar una Orden de Compra por tanto es igual a tildar la casilla OK al pie de una Orden de Compra. También puedes seleccionar varias Órdenes dentro de la ventana ‘Órdenes de Compra: Hojear’ (manteniendo presionada la tecla Shift para seleccionar un rango de Órdenes de Compra) y luego aprobarlas todas juntas. Recuerda que después de hacer esto, ya no podrás modificar estas Órdenes de Compra.
- Cerrar Orden
Este comando está disponible en el menú Operaciones de la ventana ‘Órdenes de Compra: Hojear’. El uso de este comando equivale a tildar tanto la casilla OK y la casilla Cerrado dentro de una Orden de Compra. También se puede seleccionar varias Órdenes dentro de la ventana ‘Órdenes de Compra: Hojear’ (presionando la tecla Shift para seleccionar un rango de Órdenes de Compra) y cerrarlas todas juntas. Recuerda que después de hacer esto, ya no podrás modificar estas Órdenes de Compra.

Se debe cerrar una Orden de Compra cuando todas la entregas hayan sido efectuadas y cuando la Factura de Compra haya sido procesada. Cualquier cantidad restante será eliminada.

- Crear Mercadería Recibida
Utiliza esta función cuando necesites recibir mercaderías en stock contra alguna Orden de Compra. Se puede utilizar este comando desde el menú Operaciones de la ventana Hojear y en la ventana de la Orden misma (para una Orden por separado). Cuando ejecutes esta función desde la ventana hojear, deberás resaltar una sola Orden de Compra antes de seleccionar la función. Cuando lo hagas desde la ventana de la Orden de Compra, deberás primero guardar todos los cambios utilizando el botón [Guardar].

Cuando selecciones esta función, se creará un nuevo archivo en el registro Mercaderías Recibidas (módulo Stock) y se abrirá en una ventana llamada ‘Recepción de Mercaderías: Ver???. Esto significa que este archivo ha sido creado/guardado y está abierto para su enmienda y aprobación.

El archivo de Recepción de Mercaderías extrae su información de la Orden de Compra y generalmente asume que todos los Ítems sin recibir serán colocados en el envío actual. La excepción es cuando tildas la casilla ‘Configurar Cant. Merc. Recibida en 0’ dentro de las Opciones de Órdenes de Compra. En este caso, la Cantidad por defecto para todos los Ítems será cero.

Los Ítems Simples en una Orden de Compra no aparecerán en la Mercadería Recibida cuando tildes la casilla ‘Recepción Automática Ítems Servicio y Simples’ (Opciones de Stock.

Si la Orden de Compra contiene un Ítem que requiere Números de Serie a nivel de Unidad (estipulado en la solapa 'Stock' en el archivo del Ítem), el cual posee una Cantidad mayor a cero, entonces la Mercadería Recibida contendrá las filas exactas y cada una con Cantidad cero. Esto te permite ingresar Números de Serie en la pestaña B. Se debe ingresar el Número o los Números de Serie antes de aprobar la Mercadería Recibida, a menos que hayas tildado la casilla ‘Sin Nro. Serie en Mercadería Recibida’ situada en las ‘Opciones de Stock’. Para el caso de un Ítem que requiera Número de Serie a nivel de Lote, la Mercadería Recibida solamente contendrá una sola línea con la cantidad copiada desde la Orden de Compra. En caso de recibir más de un lote, deberás utilizar la función 'Dividir Fila' desde el menú Operaciones de una Mercadería Recibida. Luego, ingresa las cantidades apropiadas y los Números de Serie en ambas filas. La función ‘Dividir Fila’ garantizará que ambas filas en la Mercadería Recibida permanezcan conectadas a la fila en la Orden de Compra subyacente. Así, las Cantidades Recibidas en esa fila estarán correctas.

Puedes cambiar la Cantidad de cualquier fila en la Mercadería Recibida. Esto se hará para realizar ciertas enmiendas de manera apropiada, pero no podrás ingresar una cantidad mayor a lo ordenado (a menos que tildes la casilla ‘No permitir – Sobre Recibido’ en las Opciones de Stock del módulo Stock). También es posible eliminar filas enteras resaltando el número de la fila y luego presionando la tecla Espacio Atrás. Sin embargo, no podrás agregar o insertar filas.

La casilla ‘Utilizar TC de hoy para Mercaderías Recibidas’ (Opciones de Órdenesd e Compra), controla la Moneda Base y los Tipos de Cambio en la solapa 'Moneda' de la Mercadería Recibida. Si no has tildado esta casilla, entonces los tipos de cambio serán copiados desde la Orden de Compra. Pero si has tildado esta casilla, se empleará la Moneda y el Tipo de Cambio más reciente. En este último caso, los precios en Moneda (en la Mercadería Recibida) no cambiarán. Esto significa que de todas formas habrá que pagar el precio acordado aunque el valor de las mercaderías recibidas (expresado en Moneda local y por tanto en la Lista de Stock y el Libro Mayor) sea un valor diferente al manifestado en la Orden de Compra.

Para imprimir Etiquetas de Stock, utiliza la función 'Imprimir Etiqueta' desde el menú Operaciones (ventana de Recepción de Mercaderías). Para Imprimir una Nota de Mercadería Recibida, haz clic en el icono de la Impresora.

Cuando hayas verificado y confirmado que la Mercadería Recibida está correcta, tilda la casilla OK y luego guarda. Esto significa que la Mercadería Recibida ha sido aprobada. Los Niveles de Stock serán actualizados y, si has realizado los seteos correctos usando la opción Sub Sistemas (módulo Contabilidad) la opción Nros. de Serie – Mercaderías Recibidas (módulo Stock), entonces se procederá a crear Asientos Contables. Ya no podrás modificar la Mercadería Recibida. Tampoco podrás crear Facturas de Compra para Ítems contenidos en la Mercadería Recibida (hasta que ésta haya sido aprobada. Por favor, revisa la página de Contabilidad de Costos para mayores detalles sobre los Asientos Contables.

También abre aquí para obtener una descripción detallada de la ventana de registro, incluyendo aspectos importantes sobre envíos, stock y Asientos Contables.

Para cerrar la ventana y volver a la Orden de Compra, haz clic en la casilla cerrar. Tendrás la alternativa de guardar los cambios. Los campos Recv. 1 y Recv. 2 de la Orden de Compra (visibles en la pestaña C) serán actualizados automáticamente (pero primero deberás cerrar y reabrir la Orden para poder ver esto). Para aquellos Ítems de Stock contenidos en la Mercadería , el saldo de stock según la Ubicación de Stock especificada en la Mercadería Recibida, será actualizado también.

La Orden de Compra y la Mercadería Recibida permanecerán conectadas a través de la funcionalidad de Adjuntos. Esto te permite abrir la Orden rápidamente cuando estés revisando la Mercadería Recibida; o viceversa. Cuando estés revisando la Mercadería Recibida o la Orden de Compra, haz clic en el icono del paperclip para abrir el archivo que necesitas.

Si la función descrita en esta página no crea una Mercadería Recibida, las causas probables son:
1. La Orden de Compra ha sido marcada como Cerrada.
2. Todos los Ítems de la Orden de Compra ya han sido recibidos.
3. El usuario no posee acceso para crear Mercaderías Recibidas desde Órdenes de Compra. Esto se controla usando los Grupos de Acceso negando acceso a las acciones ‘Crear Merc. Recibidas desde Orden de Compra’ y ‘No Permitir Recepción Mercadería desde Orden Compra sin OK’ según corresponda.
4. Probablemente tildaste la casilla ‘No Permitir quitar OK a OC y OC necesita OK p/Gen. Merc. Rec.’ en las Opciones de Órdenes de Compra y aparte no has aprobado la Orden de Compra.
5. Probablemente no exista un archivo válido en la opción Nros. de Serie – Mercaderías Recibidas (en el módulo Stock). Esto podría ser una falla del mismo seteo, o tal vez porque el Número por defecto de la Mercadería Recibida no corresponde a una Serie numérica válida según la solapa 'Nros. de Serie' de archivo Persona del usuario; o porque no coincide con la opción Nros. de Serie por Defecto (en el módulo Sistema). Este problema generalmente ocurrirá al comienzo de un año/gestión. Si realizas una modificación en la solapa 'Nros. de Serie' del archivo Persona del usuario, necesitarás salir de HansaWorld Enterprise y reiniciar para que estos cambios tengan efecto.
Si necesitas incluir varias Órdenes de Compra en una sola recepción de mercadería, NO utilices esta función. Debes ingresar una nueva Mercadería Recibida directamente al registro Mercaderías Recibidas y utilizar los campos dispuestos en la pestaña I de esta ventana. Abre aquí y dirígete al final de la página. Cuando recibas una sola Factura de Compra que cubre todos los Ítems de la Mercadería Recibida, deberás ingresar tal Factura desde el menú Operaciones en la Mercadería Recibida. Si recibes Facturas de Compra por separado para cada Orden de Compra, entonces ingresa estas Facturas desde el menú Operaciones de cada Orden de Compra.

- Crear Órdenes de Compra
Esta función es uno de los diferentes métodos para crear Órdenes de Compra en grupo. Por favor revisa la página de Generación Automática de Órdenes de Compra para mayores detalles sobre el uso de esta función.
- Estado de Orden de Compra
Esta función produce un informe en función a la Orden de Compra que está en pantalla. También lo hace para la Orden de Compra que estuviere resaltada en la ventana ‘Órdenes de Compra: Hojear’. Este informe contiene detalles puntuales de la Orden seleccionada y lista todas las transacciones en torno a ella (ej. Mercaderías Recibidas, Devolución de Mercaderías a Proveedor y Facturas de Compra).

- Crear Factura de Compra
Para crear una Factura de Compra desde una Orden de Compra, selecciona ‘Crear Factura de Compra’ en el menú Operaciones de la Orden abierta. Luego para que la función tenga efecto, debes guardar primero todos los cambios hechos a la Orden de Compra (utiliza el botón [Guardar]. En algunos casos (los cuales se describen más adelante), el archivo Contacto del Proveedor, debe poseer una Cuenta Costos especificada en su solapa
'Cuentas'. Por lo general, deberás también haber creado con anticipación una Mercadería Recibida que esté aprobada desde la Orden de Compra en cuestión. Las excepciones a esto se describen más adelante en esta página.

Cuando selecciones la función ‘Crear Factura de Compra’, se creará un nuevo archivo en el registro Facturas de Compra (módulo Compras) y se abrirá en una nueva ventana llamada ‘Factura de Compra: Ver’. Esto quiere decir que esta factura ha sido creada/guardada y está abierta para su enmienda y aprobación. La excepción a esto, sobreviene cuando tildas la casilla ‘Facturas de Costos Extra desde distintos Proveedores’ dentro de las Opciones de Órdenes de Compra (esta situación se describe más adelante en esta sección).

La Factura de Compra extrae su información de la Orden de Compra y por defecto asume que se facturará todos los Ítems (que no han sido facturados) provenientes de Mercaderías Recibidas aprobadas que estén vinculadas a la Orden de Compra. La apariencia de la Factura de Compra estará determinada por el seteo de las alternativas ofrecidas en ‘Control Transferencia Ítems Orden de Compra’ dentro de las Opciones Factura de Compra (módulo Compras). Estas alternativas operan de la siguiente manera:

Consolidar Ítems a Cuenta de Costo Proveedor

Los Ítems ordenados serán agrupados en una sola fila dentro de la Factura. Esto indicará que estos Ítems deben ser registrados a la misma Cuenta Costos (en función a la Cuenta Costo de la solapa 'Cuentas' en el archivo de Contacto). Si los Ítems de la Orden de Compra tienen Códigos IVA diferentes, entonces habrá una fila por separado para cada Código IVA (en la Factura). Los Objetos especificados en las filas de una Orden de Compra, no serán transferidos a la Factura.

Consolidar por Ítems y Proyecto

La Factura de Compra presentará una fila por separado para cada combinación Ítem/Proyecto/Objeto que ha sido recibida en la Orden de Compra. Las Cuentas de Costo serán las Cuentas de Compra Devengadas de los Grupos de Ítem a los que pertenecen los Ítems de la Orden (sujeto al uso de la casilla ‘Usar Grupos de Ítem p/Contabilidad Costos’ dentro de la opción Contabilidad de Costos en el módulo Stock); o sujeto al uso de la Cuenta especificada en la solapa 'Costo Compra' de la opción ‘Manejo de Cuentas de Stock’; o la Cuenta de Costo en la solapa 'Cuentas' del archivo de Contacto para el Proveedor. También se usarán las Cuentas apropiadas para la Zona del Proveedor. Los Objetos especificados en las Filas de la Orden, serán transferidos a las filas correspondientes en la Factura. En caso que hayas asignado un Proyecto a ciertas filas de la Orden de Compra (o si un Proyecto para toda la Orden), entonces los Objetos de ese Proyecto serán transferidos también a todas las filas pertinentes dentro de la Factura.

Transferir cada línea por separado

Activando este radio botón, cada Ítem ordenado tendrá su propia fila en la Factura. Las Cuentas de Costo corresponderán a la Cuenta de Compra Devengada en la pestaña B de la Orden de Compra, es decir las Cuentas de Compra Devengadas para los Grupos de Ítem a los que pertenecen los Ítems de la Orden (esto está sujeto al uso de la casilla ???Usar Grupos de Ítems p/Contabilidad Costos’ dentro de la opción Contabilidad de Costos en el módulo Stock); o la Cuenta especificada en la solapa ' Costo Compra' de la opción ‘Manejo de Cuentas de Stock’; o la Cuenta de Costo en la solapa 'Cuentas' del archivo Contacto del Proveedor. También se usarán las Cuentas apropiadas para la Zona del Proveedor. Los Objetos especificados en las filas de la Orden, serán transferidos a las filas correspondientes en la Factura. En caso que hayas asignado un Proyecto a ciertas filas de la Orden de Compra (o si has asignado un Proyecto para toda la Orden), entonces los Objetos de ese Proyecto serán transferidos también a todas las filas pertinentes en la Factura.
Si necesitas producir informes Intrastat, deberás utilizar la segunda o tercera alternativa (solo la tercera en caso de crear Facturas de Compra desde Mercaderías Recibidas). El documento Compras Intrastat lista todos los Ítems que han sido comprados desde Proveedores en otros países de Europa. Este documento extrae su información de los campos situados en la pestaña B de las Facturas de Compra subyacentes. Si estás usando la segunda o la tercera alternativa, estos campos contendrán la información necesaria en aquellas Facturas de Compra creadas desde Órdenes de Compra.

Usualmente, los MAILLINK(HW0106ITEM_Entering_Pricing_Card,Ítems de Stock) no serán facturados hasta que hayan sido recibidos (y estén incluidos en una Mercadería Recibida aprobada. Esto también se aplica a Ítems Simples y de Servicio cuando has activado el radio botón ‘Consolidar Ítems a Cuenta de Costo Proveedor’ (descrito anteriormente). Si no activas este botón, los Ítems Simples y de Servicio serán incluidos con su cantidad máxima dentro de la primera Factura creada desde la Orden de Compra (debe existir una Mercadería Recibida aprobada, pero ésta no debe incluir ninguno de los Ítems Simples o de Servicio que están en la Orden de Compra). Las tres excepciones a esto son:
1. Cuando has tildado la casilla ‘Siempre usar toda la cant. Órdenes de Compra’ en las Opciones Factura de Compra. En este caso, cada Ítem (sea de Stock, Simple o de Servicio) será incluido en la Factura de Compra aunque no haya sido recibido. No habrá necesidad de crear ninguna Mercadería Recibida.
2. Cuando hayas tildado la casilla ‘Facturar antes de Entregar’ (solapa 'Términos' de la Orden) o hayas tildado la casilla ‘Factura de Compra antes de Merc. Recibida’ en las Opciones de Stock. En estos casos, podrás crear una Factura de Compra para toda una Orden de Compra antes de crear un Mercadería Recibida.
3. Cuando tildes la casilla ‘Recepción Automática Ítems Servicio y Simples’ en las Opciones de Stock, no se creará ninguna Mercadería Recibida para Ítems de Servicio Simples. Por tanto, estos Ítems podrán ser incluidos inmediatamente en Facturas de Compra. No habrá necesidad de crear ninguna Mercadería Recibida. Aquellos Ítems de Stock aún deberán ser recibidos, a menos que se aplique los descrito en el punto 1.
  
  Si has tildado esta casilla (la casilla ‘Recepción Automática Ítems Servicio y Simples’) al momento de incluir un Ítem Simple o de Servicio, la Cantidad Recibida cambiará en función a la Cantidad de Orden tan pronto guardes la Orden de Compra. Por tanto, nunca se incluirá Ítems Simples o de Servicio en Mercaderías Recibidas creadas desde la Orden de Compra en cuestión. Esto también significa que no podrás reducir la Cantidad de Orden para tales Ítems una vez ésta se haya guardado. Esta opción está diseñada para emplearse por ejemplo, para Órdenes de Compra que contienen Ítems referentes a Trabajo o Capacitación en donde casi nunca se requiere una Mercadería Recibida.
Puedes cambiar el Monto de una o más filas en la Factura según sea correcto. También puedes agregar otras filas.

Existen dos casillas en la opción Manejo de Cuentas de Compras: ‘Actualizar Mon. Base cuando se factura’ y ‘Actualizar Mon. Extranjera cuando se Fac.’, las cuales controlan las Monedas Base y los Tipos de Cambio de la solapa 'Moneda' en la Factura. Si no tildas ninguna de estas casillas, los tipos de cambio serán copiados desde la Orden. Pero si has tildado una de estas casillas, se empleará la Moneda y el Tipo de Cambio más reciente en relación a la Factura de Compra. En este último caso, los precios en Moneda de la Factura, no serán modificados. Esto significa que todavía estará en vigencia el precio acordado aunque el valor de la Factura (en Moneda local y por tanto en el Asiento) sea diferente al valor de la Orden.

Cuando hayas verificado que la Factura de Compra está correcta, haz clic en la casilla OK y guárdala. Esto indicará que la Factura de Compra ha sido aprobada. A partir de ahí, se crearán todos los Asientos correspondientes en el Mayor (sujeto a definirlo así en la opción Sub Sistemas del módulo Contabilidad y en la opción Nros. de Serie – Facturas de Compra del módulo Compras) y consecuentemente no podrás modificar la Factura.

Por favor, haz clic aquí para una descripción más detallada de esta pantalla; incluyendo información más puntual sobre la aprobación de Facturas y Asientos.

Para cerrar la ventana y volver a la Orden de Compra, haz clic en la casilla cerrar. Habrá la alternativa de guardar los cambios. La columna ‘Facturado’ de la Orden (visible en la pestaña C) será actualizada automáticamente (primero deberás cerrar la Orden y reabrirla para ver esto). Si has tildado la casilla ‘Consolidar Ítems a Cuenta de Costo Proveedor’, la columna ‘Facturado’ no será actualizada hasta que la Factura de Compra sea aprobada; por tanto deberás tener cuidado al retornar a la Orden de compra queriendo crear una segunda Factura antes de aprobar la primera.

La Orden de Compra y la Factura permanecerán conectadas a través de la funcionalidad de Adjuntos. Esto te permitirá abrir la Orden rápidamente cuando estés revisando la Factura; o viceversa. Cuando estés revisando la Factura o la Orden, haz clic en el icono del paperclic para abrir una lista de archivos adjuntos. Luego haz doble clic sobre el archivo que desees

Si la función descrita en esta página no crea una Factura de Compra, las causas probables son:
1. Que el Proveedor ha sido marcado como Cerrado.
2. Que haz tildado la casilla ‘Consolidar Ítems a Cuenta de Costo Proveedor’ o ‘Consolidar por Ítems y Proyecto’ (Opciones Factura de Compra) pero el Proveedor no posee una Cuenta de Costo especificada.
3. Que no hay ningún Ítem esperando facturación en la Orden de Compra.
4. Que el usuario no posee acceso para crear Facturas de Compra desde Órdenes de Compra. Esto se controla usando los Grupos de Acceso negando acceso a la acción ‘Crear Factura de Compras desde Orden de Compras’.
5. Que no existe un archivo válido en la opción Nros. de Serie – Facturas de Compra (módulo Compras). Esto podría ser una falla de la misma opción o porque el Nro. por defecto de la Factura de Compra, no corresponde a un Número de Serie Válido según lo indicado en la solapa 'Nros. Serie' del usuario; o según la opción Nros. de Serie por Defecto (módulo Sistema). Este problema usualmente sobreviene al comienzo de un nuevo año. Si realizas un cambio en la solapa 'Nros. de Serie' del archivo Persona, deberás salir de HansaWorld Enterprise y reiniciar para que estos cambios tengan efecto.
Si has tildado la casilla ‘Facturas de Costos Extra desde distintos Proveedores’ (Opciones de Órdenes de Compra), no se creará la Factura de Compra inmediatamente después de seleccionar la función, sino que aparecerá la siguiente ventana:

Procede a realizar las siguientes acciones (dependiendo de lo que se ha incluido en la Orden de Compra):
- Si la Factura de Compra incluye Ítems provenientes de la Orden de Compra, entonces deja el campo ‘Proveedor’ vacío (el Proveedor será extraído de la Orden de Compra). Si la Factura incluye cualquiera de los Costos Extra, entonces no retires el tilde de la casilla ‘Precio’ y además tilda otras casillas apropiadamente. Luego haz clic en el botón [Ejecutar].
- Si la Factura de Compra no incluye Ítems provenientes de la Orden de Compra (cuando sea solo en función a uno o más de los Costos Extra), entonces especifica el Proveedor usando ‘Pegado Especial’ y tilda las casillas apropiadamente; debes retirar el tilde de la casilla ‘Precio’ y luego pulsar el botón [Ejecutar].
Cuando pulses el botón [Ejecutar], se creará una Factura de Compra según lo descrito más atrás en esta sección. Las Cuentas de Flete, Aduanas y Costos Extra serán las Cuentas de Provisión especificadas en la opción Manejo de Cuentas de Stock. Los Códigos IVA que determinan el modo de calcular los Costos Extra, serán extraídos desde la solapa 'IVA' en la opción ???Manejo de Cuentas de Compra’.

Ya que posiblemente recibas Facturas separadas para los Ítems y los Costos Extra, podrás retornar a la Orden de Compra para crear distintas Facturas ilimitadamente. Sin embargo, no podrás crear más de una sola Factura para el o los Ítems.

- Estado de Ítem
Esta función proporciona un extracto instantáneo respecto al Ítem que está resaltado en la Orden de Compra. También es posible obtener esta ventana desde la lista ‘Pegado Especial’. La función mostrará el detalle de la cantidad en stock, la cantidad en la orden y la cantidad transportable.

Por favor, haz clic aquí para mayores detalles sobre esta función.

- Crear E-mail
Puedes utilizar esta función para crear un Mail que contenga detalles sobre la Orden de Compra. Este Mail puede ser enviado al Proveedor de la Orden vía e-mail.

Cuando selecciones la función, aparecerá la siguiente ventana en la cual podrás crear un Mail:

Consecuentemente se abrirá un nuevo archivo en una ventana llamada ‘Mail: Ver’. Esto significa que se ha creado un Mail y está abierto para revisión. El usuario activo será el remitente por defecto. El campo ‘A’ contendrá la dirección de e-mail perteneciente al Proveedor de la Orden de Compra. El texto situado en el campo ‘Asunto’ provendrá del encabezado en la opción Mail Orden de Compra. El Número de Orden también será visible. La opción Mail Orden de Compra te permite incluir dos Textos Estándar en el Mail. El primero de estos textos aparece al comienzo del campo ‘Texto’ y luego se despliega una lista de los Ítems correspondientes a la Orden junto con sus precios y cantidades respectivamente. Si un Ítem tiene un Número de Proveedor (cargado en la pestaña B para una fila particular), este número aparecerá en el Mail. Si no se especifica tal número, entonces aparecerá el Número estándar del Ítem el cual proviene de la pestaña A. Además, aparecerán los Términos de Pago seguidos del segundo Texto Estándar (“Otros Detalles” en la ilustración). Así, se adjuntará una versión html de la Orden al Mail.

Puedes reformatear el cuerpo principal del Mail para adecuarse a tus requerimientos y puedes cambiar el destinatario si es necesario. Es posible destinar el Mail a una Casilla perteneciente a algún miembro del personal. Una vez estando listo para enviar el Mail, tilda la casilla ‘Enviado’. Finalmente, guarda el Mail pulsando el botón [Guardar]. Si estás usando la opción ‘Bloquear y Enviar los E-mails Automáticamente’ dentro de las Opciones de Mail y Conferencias (módulo E-mail y Conferencias) y además el Mail contiene una dirección externa de e-mail, entonces este mail será enviado automáticamente. Si no estás usando esta opción, selecciona ‘Enviar E-mail’ desde el menú Operaciones después de guardar el Mail. Finalmente, cierra el Mail usando la ventana cerrar. Así retornarás a la ventana de la Orden de Compra.

Si la función descrita en esta página no crea un Mail, las causas probables son:
1. Que el usuario actual no tiene una Casilla.
2. Que el Proveedor de la Orden no tiene dirección de e-mail.
3. Que la Orden de Compra no ha sido guardada.
Si deseas utilizar esta función para enviar Mails a otros miembros del personal, entonces el remitente y el destinatario deben tener su Casilla. Si necesitas enviar Mails a Proveedores, entonces debe estar instalado el módulo Gateway Externo y debidamente configurada la opción ‘Servidor SMTP’. Por favor, abre aquí para obtener mayores detalles de las funcionalidades de HansaWorld Enterprise respecto al manejo de Mails.

- Precios Anteriores de Compra
Esta función produce un informe que muestra los precios cobrados anteriormente por algún Ítem. Debes colocar el cursor en una de las filas de la Orden y luego seleccionar la función desde el menú Operaciones. El informe mostrará la Orden más reciente y los diferentes precios.
- Crear Devolución de Mercadería
Utiliza esta función cuando sea necesario devolver Ítems a su Proveedor. En estas circunstancias, abre primero la Orden de Compra y selecciona ‘Crear Devolución de Mercadería’ desde el menú Operaciones. No obstante para que la función tenga efecto, debes guardar todos los cambios usando el botón [Guardar] y deberás haber aprobado al menos una Mercadería Recibida. Un método alternativo es abrir la Mercadería Recibida y seleccionar 'Crear Devolución de Mercadería' desde el menú Operaciones (se puede abrir la Mercadería Recibida desde la Orden de Compra usando los archivos Adjuntos). Debes crear Devoluciones de las Mercaderías Recibidas cuando tildes la casilla ‘Costo Original en Dev. Merc. a Proveedor’ en la opción Contabilidad de Costos del módulo Stock y/o cuando tildes la casilla ‘No Pemitir Dev. Mercadería desde Orden’ en las Opciones de Órdenes de Compra (módulo Órdenes de Compra).

Lo tedioso cuando se devuelve mercaderías a sus Proveedores, es establecer el costo actual (valor FIFO, LIFO o promedio ponderado) de las mercaderías que serán devueltas. El propósito del registro Devolución de Mercaderías a Proveedor es almacenar los valores de estos movimientos con la mayor exactitud posible. Por ejemplo, si estás usando el Modelo de Costo Lineal (FIFO o LIFO), debes devolver un Ítem con el mismo valor que tenía cuando lo recibiste. Si estás usando el Modelo de Costo Lineal Promedio Ponderado o Precio Costo, entonces estas disposiciones financieras harán cambiar los valores del Promedio Ponderado o Precio Costo en el lapso de tiempo que hay entre la recepción y la devolución.

Cuando selecciones la función ‘Crear Devolución de Mercadería’, se creará un nuevo archivo en el registro Devolución Mercaderías a Proveedores (módulo Stock), y se abrirá en una nueva ventana denominada ‘Devolución de Mercadería a Proveedor: Ver’. Esto significa que este archivo ha sido creado/guardado y está abierto para su enmienda y aprobación.

El archivo correspondiente a la Dev. de Merc. a Proveedor, extrae su información desde la Orden de Compra. La Cantidad por defecto es aquella que ya ha sido recibida (restando cualquier otra cantidad devuelta; o tal vez ya entregada a un Cliente). Ningún Ítem con cantidad recibida igual a cero (0) será incluido en la Devolución de Mercadería a Proveedor. El valor de los Ítems devueltos (visible en la pestaña C) será calculado usando el Modelo de Costo usual (es decir, como si la Devolución fuese un movimiento normal desde stock). Si necesitas que el valor de los Ítems devueltos sea extraído de la Mercadería Recibida subyacente, entonces debes tildar la casilla ‘Costo Original en Dev. Merc. a Proveedor’ (opción Contabilidad de Costos del módulo Stock) y deberás crear una Devolución de Mercadería a Proveedor desde la Mercadería Recibida. Los Valores de las Mercaderías Recibidas no son almacenados en Órdenes de Compra.

Ingresa la Cantidad Devuelta de cada Ítem y elimina los Ítems que no hayan sido devueltos (resalta la fila y presiona la tecla Espacio Atrás). No podrás ingresar una cantidad mayor a la cantidad recibida originalmente (o cantidades que permanezcan en stock siendo que algunas de estas cantidades han sido entregadas a Clientes o eliminadas de stock).

Si un Ítem para devolución posee un Número de Serie, no se transferirá este dato desde una Orden de Compra hacia la Devolución. Los Números de Serie no se encuentran almacenados en Órdenes de Compra. Debes ingresar manualmente el Número de Serie correcto en la pestaña C.

Si el motivo de la devolución es una falla o defecto descubierto en la mercadería y la idea es reemplazarla, entonces debes reducir la Cantidad Recibida dentro de la Orden de Compra subyacente. Esto se hará usando las opciones ubicadas a la derecha de la pantalla. Posteriormente (después de haber aprobado la Dev. de Merc. a Proveedor y cuando hayas recibido un Ítem de recambio), podrás abrir la Orden de Compra y crear otra Mercadería Recibida con la cantidad apropiada.

Alternativamente, puede darse el caso de mercaderías devueltas a su Proveedor para las cuales no se solicita ningún recambio (quizás porque el Cliente devolvió las mercaderías y canceló la Orden). Si esto sucede, debes decidir reducir la Cantidad Ordenada y la Cantidad Recibida dentro de la Orden de Compra subyacente. Si la Orden ha sido facturada seleccionando 'Crear Factura de Compra', entonces nuevamente se creará una Factura para una cantidad negativa que evidentemente, abonará la Factura original. Alternativamente, tienes la opción de localizar la Factura original y luego seleccionar 'Crear Nota de Crédito' desde el menú Operaciones (podrás localizar la Factura original desde la Orden usando los archivos Adjuntos). Esto creará una Nota de Crédito con los Términos de Pago apropiados y una referencia en función a la Factura que será abonada. Un método alternativo es utilizar la función 'Crear Nota de Crédito' en el menú Operaciones PERO de una Devolución de Mercadería a Proveedor. En todos los casos, la Nota de Crédito actualizará la cantidad facturada en la pestaña C de la Orden subyacente (desde luego, esto se sujeta al uso de la casilla ‘Notas Crédito Actualizan Cant. Facturada’ - Opciones de Órdenes de Compra). Igualmente se actualizará la cantidad facturada cuando NO tildes la casilla ‘Consolidar Ítems a Cuenta de Costo Proveedor’ en las ‘Opciones de Órdenes de Compra.

Cuando hayas terminado de cargar la Devolución de Mercadería a Proveedor, haz clic en la casilla OK. Esto significa que la Devolución ha sido aprobada. Luego de esto y habiendo guardado la Devolución, ya no podrás modificar este archivo. No podrás crear una Factura de Anticipo para las mercaderías devueltas si antes no están aprobadas. Se creará un asiento de stock en el Libro Mayor siempre y cuando se haya configurado esto en la opción Sub Sistemas del módulo Contabilidad y en la opción Nros. de Serie - Dev. Mercadería a Proveedor del módulo Stock.

Por favor, haz clic aquí para una mejor descripción de la ventana de este archivo; incluyendo información detallada sobre cualquier Asiento creado cuando se aprueba la Devolución.

Para cerrar la Devolución y volver a la Orden, haz clic en la casilla cerrar. Habrá la alternativa de guardar los cambios. Los campos Recv. 1 y Recv. 2 de la Orden de Compra (visibles en la pestaña C) serán actualizados automáticamente (igualmente la Cantidad de Orden en la pestaña A). Tendrás que cerrar la Orden y reabrirla para poder ver los cambios.

Si la función descrita en esta página no crea una Devolución de Mercadería a Proveedor (pero todo va bien con los Nros. de Serie), entonces una causa posible es que la Orden de Compra no contiene ningún Ítem de Stock. En este caso, solamente se creará este tipo de movimiento cuando tildes la casilla ‘Contab. Costos para Ítems Simples y de Servicio’ en la opción Contabilidad de Costos. Si no tildas esta casilla y la Orden de Compra contiene Ítems de Stock, Simples y de Servicio, entonces se copiarán únicamente los Ítems de Stock a la Devolución de Mercadería a Proveedor.

- Reservas
Por favor, haz clic aquí para más detalles de esta función.

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No estás obligado a utilizar los valores por defecto sugeridos por HansaWorld. En la mayoría de los campos se puede cambiar los valores predeterminados y colocar otros que se adecuen mejor. Los cambios hechos en una Orden de Compra solo serán validos para esa Orden de Compra.