Introducción al Registro de Contacto

El resgistro de Contacto es donde guardarás información de cada empresa o persona con la que tienes contacto, pueden ser Clientes, Proveedores, empresas de envíos, fábricas, prospectos o individuos que trabajan para esas empresas. El registro de contacto, no necesariamente representa firmas que han comprado items o servicios a tu empresa, o vendido items o servicios a tu compañía, de hecho pueden representar cualquier empresa que sea un potencial cliente o proveedor. También deberías guardar información sobre personas en el registro de contacto: estas pueden ser personas individuales que trabajan para tus clientes o proveedores. La persona de contacto y el cliente o proveedor, quedará relacionada usando el registro Relaciones de Contacto (descripto aquí).

El registro es accesible desde los módulos de Ventas, Compras, Ordenes de Venta, Ordenes de Compras, Contratos, Cotizaciones, CRM, y Ordenes de Servicio, si esta instalado. Para abrirlo primero usar el botón de [Seleccionar Módulo] en el Centro de Navegación para entrar alguno de estos módulos. Luego haz click (Windows/Mac OS X) o presiona (iOS/Android) el botón [Registros], también en el centro de Navegación y doble-click en ‘Contactos’ en la lista resultante.

La ventana Contactos: Hojear se abrirá, mostrando los contactos que haz ingresado.

Si te gustaría mostrar la columna CUIT/RUC/NIT/RUT, seleccioná la opción Mostrar ID tributario en el Hojear de Contacto en Opciones de Contacto dentro de Opciones del modulo Ventas o CRM.

Si estas usando Windows o Mac OS X, puedes cambiar el orden haciendo click en el encabezado de la columna. La columna actual de orden es marcada en su encabezado pintada de azul. Si estas usando iOS o Android, presiona en cualquier columna y selecciona el orden que necesites.. Repetí el proceso para reversa el orden.

Para buscar un contacto en particular dependerá si estas usando la opción Filtro en el Ventana hojear , configurable en Opciones Funcionales en opciones del módulo Sistemas:

Si estas usando Windows o Mac OS X, hay tres botones arriba a la izquierda de la ventana 'Contactos: Hojear’. Son parte de la función Acceso Limitado. Puedes usarlo de la siguiente forma:

Listas Contactos.

Lista contactos donde el campo vendedor contiene la Firma de un usuario que pertenece al mismo grupo que el usuario actual.

Lista contactos donde el campo vendedor contiene la Firma del usuario actual.
También puedes prevenir a un usuario de ver todos los de la lista contactos, restringiendo su vista a solo sus propios contactos o a los de su grupo de venta.

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El registro de contacto en Standard ERP:

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Ingresando un Contacto

Para ingresar un nuevo Contacto, abri la ventana ‘Contactos: Hojear’ tal como se describe abajo y seleccioná ‘Nuevo’ desde el Menú Crear (Windows/Mac OS X) o desde el + menu (iOS/Android). También podes usar los atajos Ctrl-N (Windows) o ⌘-N (Mac OS X) . Alternativamente, puedes marcar un contacto similar al que necesitas crear y seleccioná ‘Duplicar’ desde el mismo menú. Si no quieres abrir la ventana de 'Contactos: Hojear’ antes de crear un nuevo registro, también puedes usar + menu en el Centro de Navegación en todas las plataformas.

En la mayoría de los países, la ventana 'Contacto: Nuevo’ se abrirá vacia o contendrá los datos duplicados de otro . Completá los datos apropiados como se describe en las paginas mencionadas debajo, luego graba el registro haciendo click en el botón [Guardar] (Windows/Mac OS X) o presionando √ (iOS/Android) luego cierra la ventana.

Si estas radicado en Estonia, Letonia, Lituania o Reino Unido y has seleccionado ‘Nuevo’, una ventana ‘Nuevo Contacto’ se abrirá:

En Estonia, Letonia o Lituania, si estas ingresando un Cliente o Proveedor, ingresa su Número de Registración. Si estas en Reino Unido, ingresa su código postal (con o sin espacio). Luego has click en el botón [Buscar Dirección]. En Reino Unido, una lista de edificios se abrirá, donde puedes selección el número de edificio correcto, o el nombre de la empresa o del edificio. El nombre de la empresa y su dirección completa serene obtenidos desde la base central, y copiado en la ventana 'Contacto: Nuevo. La función “Buscar Dirección, es una función que tiene costo. Para usarla debes tener tu base de datos registrada en Estonia, Letonia o Reino Unido usando el método de Obtención automática de clave, como se describe en la página Solicitud de Clave. Si tu base de datos esta registrada en algunos de estos países y no quieres que la ventana ‘Nuevo Contacto’ se abra (por ejemplo queres ir directo a un contacto vacío), seleccioná la opción No usa Buscar Dirección cuando se crea un Contacto en la opción Opciones de Contacto del módulo Ventas o CRM. Igual, podrás acceder a la base de datos usando el botón [Actualizar Dirección].

Como la información a guardar por cada cliente no cabe en una sola ventana, el registro Contacto fue dividido en 12 solapas (y si tienes acceso al módulo BI, serán 13)). Arriba de todo estará el encabezado. Este contiene el Número de contacto, código. breve, la categoría de Cliente y de proveedor, y los check box indicando que es. Hay 12 (o 13) solapas en el encabezado

Haciendo clicks en cada una de ellas podrás navegar. El encabezado siempre estará visible recordando en que contacto estas trabajando.

Si estas usando iOS o Android, las solapas se vegan verticalmente.

Ingresar información en el registro de contacto, mayormente requiere que te refieras a opciones del modulo Ventas usando la función 'Pegado Especial’. Donde el uso de 'Pegado Especial’ es apropiado, será indicado en el texto junto con el módulo donde sera encontrado. Por favor has click en los links para mayor detalle.

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El registro de contacto en Standard ERP:

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Ingresando un contacto - Encabezado

Esta página describe los campos del encabezado del registro de contacto. Siga los enlaces a continuación para obtener descripciones de las otras pestañas:
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No.
Pegado especial Seleccione desde otros Números de serie
Ingrese el código único que está asignando al contacto: este es el medio por el cual este contacto se identificará en otra parte del Standard ERP.

En la mayoría de los países, un número de contacto puede constar de hasta 20 caracteres alfanuméricos. Sin embargo, en Noruega (es decir, si la ley del IVA en la configuración información de la empresa es “Noruega") y si ha marcado la casilla Cliente que se describe a continuación, solo podrá utilizar números, no alfabéticos u otros caracteres no numéricos. En Finlandia, si ha marcado la casilla Cliente , solo podrá utilizar números y habrá un máximo de ocho dígitos.

Se ofrecerá un valor predeterminado, basado en el número de contacto del registro anterior ingresado. Puede cambiar el valor predeterminado, pero no a un número que ya se haya utilizado. Si ha definido al menos una secuencia numérica en la configuración Números de serie - Contactos, el número al que cambie debe estar dentro de una secuencia numérica válida.

Si está trabajando en un entorno multiusuario, el número de contacto se asignará cuando guarde el contacto por primera vez.

Después de haber guardado un contacto, no puede cambiar el número de contacto simplemente escribiendo en el campo. Si necesita cambiar un número de contacto, use la configuración Conversiones - Contactos en el módulo Sistema. Esta configuración cambiará el número de contacto tanto aquí como en todos los demás registros en los que se haya utilizado el contacto.

Cod. Breve
Use este campo si necesita un medio alternativo para identificar un contacto; la información que ingrese aquí aparecerá en la columna Breve en las ventanas de navegación de Contactos y 'Pegado especial'. Puede dar el mismo código corto a contactos de naturaleza similar para que se agrupen en las ventanas de exploración y 'Pegado especial' cuando los clasifique por la columna Breve. El campo contiene hasta diez letras y / o números.

Categoría de cliente
Pegado especial Categorías de clientes, Ventas
Valor predeterminado tomado de Configuración de contacto (Categoría de cliente predeterminada)
Categoría de proveedor
Pegado especial Categorías de proveedores, Compras
Si un contacto es un cliente, puede asignarlo a una categoría de cliente. Si es un Proveedor, puede asignarlo a una Categoría de Proveedor.

La categoría de cliente es un medio para clasificar a los clientes. Los clientes que pertenecen a la misma categoría pueden utilizar la misma lista de precios predeterminada, matriz de descuento y cuenta deudor, lo que le ahorra el trabajo de tener que especificarlos para cada cliente individualmente. Si ingresó una Categoría de cliente predeterminada en la opción Configuración de contacto, se ingresará aquí automáticamente. Si un contacto es un cliente, debe ingresar una categoría de cliente si está utilizando la opción de categoría de cliente de demanda en la misma opción.

De manera similar, las categorías de proveedores le permiten agrupar proveedores similares. Los proveedores que pertenecen a la misma categoría pueden utilizar las mismas cuentas predeterminadas de acreedor y a cuenta, lo que le ahorra el trabajo de tener que especificarlas para cada proveedor individualmente.

Nombre
Ingrese el nombre del contacto.

Si desea que el nombre del contacto se imprima como parte de la dirección en todos los documentos, seleccione la opción Nombre de la empresa en la opción Opciones de formulario en el módulo sistema.

Cliente, proveedor
Marque una o ambas casillas si el contacto que ingresa es un cliente o proveedor potencial o real (o ambos). Si el contacto es una persona de contacto que trabaja para un cliente o una empresa proveedora, no marque ninguna de estas casillas a menos que la persona de contacto también sea un cliente o proveedor a título privado.

Si originalmente abrió el registro de contactos en un módulo orientado a las ventas (por ejemplo, el módulo de Ventas u Ordenes de ventas), el nuevo registro se marcará como Cliente automáticamente. Si originalmente abrió el registro de contacto en un módulo orientado a la compra (por ejemplo, el módulo de Compras o de Órdenes de compra), el nuevo registro se marcará como Proveedor automáticamente. De manera similar, si creó el nuevo registro haciendo clic en el botón [Nuevo] en la ventana "Pegado especial" de los contactos, estas casillas de verificación se establecerán automáticamente según el contexto. Por ejemplo, si ingresó una orden de venta, activó 'Pegado especial' en el campo Cliente y hace clic en [Nuevo], el nuevo registro se marcará como Cliente.

Si ha marcado un Contacto como Cliente únicamente, podrá utilizarlo en todos los registros de ventas (por ejemplo, Cotizaciones, Ordenes de Venta, Facturas de venta, Entregas), pero no en ningún registro de compras. Del mismo modo, si lo ha marcado solo como Proveedor, podrá utilizarlo en todos los registros de compras (p. Ej., Órdenes de compra, Facturas de Compra, Mercaderías Recibidas), pero no en ningún registro de ventas. Puede utilizar tanto a Clientes como a Proveedores en Actividades (es decir, en Calendario y Administrador de Tareas), Cartas a clientes y Correos.

Una vez que haya marcado un contacto como cliente y haya emitido al menos una orden de venta o factura a ese contacto, no podrá quitar la marca de la casilla de cliente. Del mismo modo, si ha marcado un Contacto como Proveedor y ha recibido al menos una Orden de Compra o Factura de ese Contacto, no podrá quitar la marca de la casilla Proveedor.

A lo largo de este documento, el término "Cliente" se ha utilizado para referirse a los Contactos marcados como Clientes, y el término "Proveedor" se refiere a los Contactos marcados como Proveedores.

Puede usar Grupos de acceso para evitar que los usuarios creen y / o modifiquen Clientes y Proveedores. Asígnelos a Grupos de acceso en los que haya denegado el acceso a las acciones 'Crear clientes', 'Crear proveedores', 'Cambiar detalles del cliente' y / o 'Cambiar proveedores' según sea necesario.

Huésped
Si está utilizando el módulo Hotel y un contacto es un huésped del hotel, marque esta casilla. Si originalmente abrió el registro de contacto desde el módulo de hotel, el nuevo registro se marcará tanto como cliente como invitado automáticamente.

Empleado
Si un contacto es un empleado, marque esta casilla.

Debe marcar esta casilla en un registro de contacto que esté conectado al registro de persona de un usuario.

El módulo de Gestión de Recursos Humanos contiene un registro Empleado, que es un subconjunto del registro de contactos. Cuando abra el registro de Empleados, la ventana de exploración solo contendrá aquellos Contactos que se hayan marcado como Empleados. Si agrega un nuevo registro al registro de Empleados (o al registro de Contactos después de abrirlo en el módulo de Gestión de Recursos Humanos), el nuevo registro se marcará como Empleado automáticamente. Debe marcar un contacto como empleado si necesita usar ese contacto en un contrato de trabajo.

Leads
Si un contacto es un cliente potencial, marque esta casilla.

El módulo CRM contiene una opción Leads, que es un subconjunto del registro de contactos. Cuando abre la opción de Leads, la ventana de exploración solo contendrá aquellos Contactos que se han marcado como Leads. Si agrega un nuevo registro a la opción de Leads, el nuevo registro se marcará como un Lead automáticamente. Debe marcar un contacto como Lead si necesita usar ese contacto en una Oportunidad.
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