Wprowadzenie do kartoteki Kontrahentów

Wszystkie informacje o podmiotach, z którymi utrzymuje kontakty firma, niezależnie od tego czy są to Odbiorcy, Dostawcy, osoby kontaktowe, potencjalni klienci, firmy przewozowe, instytucje finansowe, sieci handlowe czy inne podmioty są rejestrowane w jednej kartotece Kontrahentów. Rekordy wprowadzone w kartotece odpowiadają wszystkim podmiotom, które współpracują z firmą i nie ograniczają się wyłącznie do Odbiorców czy Dostawców. Karty osób kontaktowych są połączone z kartami Odbiorców oraz Dostawów za pomocą kartoteki Relacje Kontrahentów opisanej w dalszej części podręcznika.

Kartoteka Kontrahentów dostępna jest w wielu modułach: w Księdze Sprzedaży
i Zakupu, Zamówieniach Sprzedaży i Zakupu, Kontraktach, Ofertach, module CRM oraz Zleceniach Usług (o ile moduły dostępne są w konfiguracji). Aby przejść do kartoteki kliknij przycisk [Wybierz moduł] w Oknie Głównym, wybierz jeden z powyższych modułów, a następnie kliknij przycisk [Kontrahenci].

Pojawi się okno 'Kontrahenci:Przeglądanie' z listą wszystkich Kontrahentów zarejestrowanych w systemie.

Aby w oknie 'Kontrahenci:Przeglądanie' pojawiła się kolumna Regon zamiast kolumny NIP, zaznacz opcję 'Pokaż Regon zamiast nr NIP w oknie przeglądu' w ustawieniu Ustawienia kontrahentów w module Księga Sprzedaży.


Wprowadzanie Kontrahenta

Aby wprowadzić nową kartę w kartotece Kontrahentów, kliknij przycisk [Nowa] na pasku przycisków lub użyj skrótu klawiaturowego Ctrl-N (Windows/ Linux) lub⌘-N (Macintosh). Alternatywnie, zaznacz na liście podobną kartę, a następnie kliknij przycisk [Kopiuj] na pasku przycisków.

Pojawi się okno 'Kontrahent: Nowa karta'. Okno będzie puste, jeśli wybrano przycisk [Nowa] lub będzie zawierało dane z zaznaczonego rekordu, jeśli wybrano przycisk [Kopiuj].

Okno Kontrahenta jest podzielone na 10 zakładek. W górnej części na każdej zakładce w oknie Kontrahenta znajduje się nagłówek, który zawiera: Nr, Skrót, Nazwę, Kategorię odbiorcy i dostawcy oraz check boxy Odbiorca, Dostawca, Gość, Dealer. Nagłówek zawiera 10 oznaczonych zakładek.

Kliknij zakładkę, aby przejśc pomiędzy kartami. Nagłówek jest zawsze widoczny w górnej części karty na każdej zakładce.

Użytkownik wprowadzając informacje w kartotece Kontrahentów często odwołuje się do informacji zdefiniowanych w Księdze Sprzedaży lub w innych modułach korzystając z polecenia 'Wstaw'. Polecenie Wstaw w podręczniku występuje łącznie z modułem oraz ustawieniem, do którego się odnosi. Kliknij link, aby otworzyć informacje o ustawieniu.

Nagłówek

Nr
Wprowadź unikalny kod identyfikujący Kontrahenta w całym systemie.
HansaWorld Enterprise. W polu można wprowadzić maksymalnie 20 znaków (liter lub/i numerów). System domyślnie podpowiada kolejny numer w stosunku do poprzednio zapisanego numeru.

Po zapisaniu karty nie można zmodyfikować numeru Kontrahenta. Aby zmienić numer należy wykorzystać ustawienia Konwersja - Podstawowe oraz Konwersja - Kontrahenci w module System. Korzystając z ustawień można zmienić numer Kontrahenta na karcie oraz we wszystkich kartotekach, w których karta została wykorzystana.

Skrót
Wykorzystaj pole, aby wprowadzić alternatywny kod identyfikujący Kontrahenta w całym systemie. Informacja wprowadzona w tym polu pojawi się w kolumnie Skrót w oknie 'Kontrahenci:Przeglądanie'. Ten sam kod można przypisać Kontrahentom o podobnym charakterze. Umożliwia to grupowanie Kontrahentów w oknie 'Kontrahenci:Przeglądanie' przy sortowaniu po Skrócie. W polu można wprowadzić maksymalnie 10 znaków (liter lub/i numerów).

Kategoria odbiorcy
polecenie Wstaw ustawienie    Kategorie kontrahentów, moduł Księga Sprzedaży
Kategoria dostawcy
polecenie Wstaw ustawienie    Kategorie dostawców, moduł Księga Zakupów
Jeśli Kontrahent jest Odbiorcą można go przypisać do właściwej kategorii odbiorców, a jeśli dostawcą do właściwej kategorii dostawców.

Kategorie odbiorców umożliwiają grupowanie podobnych Odbiorców. Dla wszystkich Odbiorców należących do tej samej kategorii można zdefiniować ten sam cennik, tabelę upustów czy konto rozrachunków. Informacji zdefiniowanych na karcie kategorii nie trzeba definiowac na pojedynczych kartach Odbiorców. Domyślna kategoria zdefiniowana w ustawieniu
Ustawienia kontrahenta zostanie automatycznie przypisana do karty Odbiorcy. System będzie wymagał podawania kategorii na karcie Odbiorcy, jeśli opcja 'Wymagaj podania kategorii' w ustawieniu Ustawienia kontrahenta będzie aktywna.

Kategorie dostawców umożliwiają grupowanie podobnych Dostawców. Dla wszystkich Dostawców należących do tej samej kategorii można zdefiniować jedno konto rozrachuków i płatności niepowiązanych. Informacji zdefiniowanych na karcie kategorii nie trzeba definiowac na pojedynczych kartach Dostawców.

Nazwa
Wprowadź nazwę Kontrahenta.

Zaznacz opcję Nazwa organizacji w ustawieniu Ustawienia fomularzy w module System, jeśli nazwa Kontrahenta ma pojawić się na wydruku wszystkich dokumentów jako część adresu.

Odbiorca, Dostawca
Zaznacz jeden z check boxów, jeśli Kontrahent jest Odbiorcą lub Dostawcą lub oba check boxy, jeśli Kontrahent jest Odbiorcą i Dostawcą. Nie zaznaczaj check boxów, jeśli Kontrahent jest osobą kontaktową, zatrudnioną u Odbiorcy lub Dostawcy chyba, że osoba kontaktowa jest samodzielnym podmiotem
i można ją kwalifikować oddzielnie.

Jeśli nowa karta w kartotece Kontrahentów zostanie utworzona w module związanym ze sprzedażą, np. w Księdze Sprzedaży lub Zamówieniach Sprzedaży, to system automatycznie zaznaczy na tej karcie check box Odbiorca. Jeśli nowa karta w kartotece Kontrahentów zostanie utworzona w module związanym z zakupem, np. w Księdze Zakupu lub Zamówieniach Zakupu, to system automatycznie zaznaczy na tej karcie check box Dostawca. Podobnie, jeśli klikniesz przycisk [Nowa] w oknie 'Wstaw odbiorcę'/'Wstaw dostawcę' system zaznaczy automatycznie właściwy check box w zależności od kontekstu. Jeśli wprowadzając zamówienie wybierzesz polecenie Wstaw w polu Kontrahent, a następnie klikniesz przycisk [Nowa] na pasku przycisków w oknie 'Wstaw odbiorcę', aby wprowadzić nową kartę, to system automatycznie zaznaczy check box Odbiorca na tej karcie.

Jeśli Kontrahent jest Odbiorcą to pojawi się w oknie podpowiedzi we wszystkich kartotekach związanych ze sprzedażą, np.
Ofertach, Zamówieniach sprzedaży, Fakturach oraz Rozchodach. Podobnie, jeśli Kontrahent jest Dostawcą to pojawi się w oknie podpowiedzi we wszystkich kartotekach związanych z zakupami, np.
Zamówieniach zakupu, Fakturah zakupu, Przyjęciach, ale nie pojawi się w kartotekach związanych ze sprzedażą. Zarówno Odbiorców jak i Dostawców można wykorzystywać w kartotece Czynności, Kalendarzu, Menadżerze Zadań, Listach do kontrahentów oraz Poczcie.

Jeśli dla Kontrahenta, który jest Odbiorcą wprowadzono przynajmniej jeden dokument, np. fakturę lub zamówienie sprzedaży, to system nie pozwoli usunąć check boxu Odbiorca z karty tego Odbiorcy. Jeśli dla Kontrahenta, który jest Dostawcą wprowadzono przynajmniej jeden dokument, np. fakturę zakupu lub zamówienie zakupu, to system nie pozwoli usunąć check boxu Dostawca z karty Dostawcy.

Termin 'Odbiorca' zastosowany w podręczniku odnosi się do Kontrahentów zarejestrowanych jako Odbiorcy, a termin 'Dostawca' do Kontrahentów zarejestrowanych jako Dostawcy.

Gość
Check box jest używany w module Hotel i oznacza gościa hotelowego. Jeśli nowa karta w kartotece Kontrahentów zostanie utworzona w module Hotel to system automatycznie zaznaczy na tej karcie check box Gość.

Uaktualnij adres
Przycisk jest wykorzystywany w Wielkiej Brytanii do uzyskania adresu Kontrahenta z bazy danych poczty centralnej. Wprowadź kod pocztowy Kontrahenta w piątym wierszu Adresu faktury. Kliknij przycisk Uaktualnij adres. Nazwa ulicy zostanie automatycznie umieszczona na karcie Kontrahenta w pierwszym wierszu danych Adresu faktury. Pojawi się także lista lokali na której można wybrać numer budynku, nazwę budynku lub prawidłową nazwę firmy. Nazwa firmy zostanie skopiowana do pola Nazwa, jeśli pole będzie puste, a numer domu zostanie dodany (jeśli taki numer istnieje) do pierwszego wiersza danych Adresu faktury.

Podobnie, na Łotwie przycisk można wykorzystać do uzyskania adresu Kontrahenta z bazy centralnego rejestru handlowego. Wprowadź numer NIP na zakładce 'Firma', a następnie kliknij przycisk Uaktualnij adres.

Aby korzystać z usługi internetowej Uaktualnij adres, baza danych musi być zarejestrowana w Wielkiej Brytanii lub na Łotwie przy użyciu internetowych kluczy rejestracyjnych.

Zakładka Dane kontaktowe

Adres faktury
Domyślnie używany w zamówieniach sprzedaży i zakupu oraz na fakturach sprzedaży
Wprowadź adres, który zostanie użyty na fakturach sprzedaży, potwierdzeniach, zamówieniach zakupu oraz płatnościach.

Dla poszczególnych pól adresowych można zdefiniować nazwy na zakładce
'Adresy' w ustawieniu Definicja pól - Kontrahent w module CRM. Zdefiniowanie nazw dla pól adresowych ułatwia użytkownikom rejestrowanie danych dotyczących Kontrahentów zgodnie z wymaganym formatem, np. wprowadzanie nazwy miasta w trzeciej linii adresu jak pokazuje powyższa ilustracja.

Klucz sortowania
Klucz sortowania może być używany w krajach, w których kod pocztowy, kod strefowy pojawia się w oddzielnej linii w adresie. Aby wydrukować taką informację na dokumencie Dostawa proforma lub Dokument WZ należy wykorzystać pole "Sorting" na formularzu wydruku.

Klucz sortowania można wykorzystać do podziału Kontrahentów na strefy, które będą stanowiły dodatkową wskazówkę dla kurierów przy dostawach. Pole klucz sortowania jest skopiowane do pola Sortowanie na karcie
zamówienia sprzedaży. Na raporcie Lista zamówień sprzedaży w module Zamówienia Sprzedaży system pokaże wszystkie zamówienia na planowaną datę dostawy podzielone według przyjętego klucza sortowania.

Oddział
Wprowadź nazwę oddziału. Pole ma zastosowanie w sytuacji, kiedy firma współpracuje z różnymi oddziałami tego samego Kontrahenta.

Alternatywnie, jeśli firma ma kilka oddziałów, można w tym polu określić, który z nich odpowiada za współpracę z Kontrahentem.

Raport Lista kontrahentów umożliwia sortowanie danych według oddziału.

Telefon, Fax, Tel. kom., E-mail, Nazwa Skype, SIP
Wprowadź podstawowe dane dotyczące numeru telefonu, faxu, telefonu komórkowego, adresu e-mail, SIP oraz nazwy używanej na Skype.

Numer faksu zostanie wykorzystany przy wysyłaniu dokumentów do Kontrahenta, jeśli wykorzystywana jest funkcjnalność serwera faksu.
Polecenie Obsługi 'Uaktualnij numer faksów' w module System można wykorzystać do usunięcia wszystkich niepotrzebnych znaków z numerów faksów Kontrahentów. W numerze faksu nie należy wprowadzać spacji, myślników oraz innych nienumerycznych znaków, aby umożliwić wysłanie dokumentu za pomocą serwera faksu.

Adres e-mail zostanie użyty przy wysyłaniu maili do firmy oraz listów do kontrahenta za pomocą emaila.

Aby zadzwonić do Kontrahenta, kliknij przycisk [Połącz] na pasku przycisków:

Pojawi się okno zawierające dane kontaktowe Kontrahenta:

W zależności od aplikacji uruchomionych na komputerze lub w sieci wybierz sposób komunikacji po lewej strony na liście, a następnie kliknij właściwy przycisk po prawej stronie.
[Skype]
Jeśli aplikacja Skype jest uruchomiona na komputerze kliknij przycisk, aby zadzwonić do Kontrahenta wykorzystując Skype lub SkypeOut (jesli wybierzesz numer telefonu jako sposób komunikacji). Po uzyskaniu połączenia z Kontrahentem pojawi się nowa karta czynności, gdzie można zarejestrować szczegóły dotyczące rozmowy. Po zakończeniu rozmowy kliknij przycisk [Zakończ] na karcie czynności: system automatycznie wprowadzi dane w pola Godz. zak. oraz Koszt (w godz.) na karcie czynności, a następnie zapisze kartę. Jeśli wolisz chatować niż komunikować się głosowo wykorzystując Skype, wybierz nazwę Skype z lewej strony na liście, a następnie kliknij przycisk [Chat].

[e-Mail]
Wybierz przycisk, aby utworzyć nowego maila zawierającego adres mailowy Kontrahenta. Jeśli na platformie Windows załączono opcję 'Korzystaj z zewnętrznego oprogr. pocztowego' w ustawieniu Ustawienia poczty i konferencji w module Poczta i Konferencje to nowy mail zostanie utworzony bezpośrednio w poczcie zewnętrznej, a nie w systemie HansaWorld.

[SMS]
Wybierz przycisk, aby utworzyć nową wiadomość tekstową sms zawierającą numer telefonu komórkowego Kontrahenta. Aby korzystać z usługi internetowej (usługa podlega opłacie) baza danych musi być zarejestrowana przy użyciu internetowych kluczy rejestracyjnych jak opisano to
wcześniej. Numer telefonu komórkowego Kontrahenta należy zdefiniować w formacie międzynarodowym: musi zawierać w prefixie + (zamiast 00) oraz kod kraju jak pokazano powyżej.
Strona WWW
Podaj adres strony Kontrahenta.

Kontakt gł.
polecenie Wstaw    osoby kontaktowe w kartotece Kontrahenci
domyślnie używany w    ofertach, zamówieniach sprzedaży, fakturach sprzedaży
Wprowadź główną osobę kontaktową ze strony Kontrahenta: osoba domyślnie pojawi się na innych kartach w systemie po wybraniu Kontrahenta. Aby wprowadzić więcej osób kontaktowych wykorzystaj polecenie 'Utwórz osobę kontaktową' z menu Specjalne. Więcej informacji na ten temat zobacz Połączenie osób kontaktowych i firm w dalszej części rozdziału.

Klasyfikacja
polecenie Wstaw ustawienie    Klasyfikacje Kontrahentów, moduł CRM
Pole umożliwia dodatkową klasyfikację podobnych Kontrahentów. Pole można wykorzystać jako kryterium selekcji w parametrach wielu raportów (moduł CRM i Księga Sprzedaży) oraz przy wysyłaniu e-maili. Do karty Kontrahenta można przypisać po przecinku kilka klasyfikacji.

Polecenie Obsługi 'Dodaj klasyfikację do karty Kontrahenta' w module CRM umożliwia dodanie klasyfikacji na podstawie zakupionych/niezakupionych towarów.
W dolnej części na karcie Kontrahenta znajduje się tabelka. Jeśli Kontrahent jest Odbiorcą lub Dostawcą to kartoteka zawiera osoby kontaktowe związane z Kontrahentem. Więcej informacji na ten temat zobacz
Połączenie osób kontaktowych i firm - Relacje kontrahentów w dalszej części podręcznika.

Zakładka Dostawa

Adres dostawy
domyślnie używany w    rozchodach, zwrotach towarów do dostawców
Podaj adres dostawy dla Kontrahenta.

Jeśli Kontrahent ma kilka adresów dostawy, wprowadź dane w ustawieniu Adresy dostawy w module Zamówienia Sprzedaży. Właściwy adres dostawy można wówczas wskazać na karcie: WZ, ofercie, zwrocie do dostawcy.

Dla poszczególnych pól adresowych można zdefiniować nazwy na zakładce
'Adresy' w ustawieniu Definicja pól - Kontrahent w module CRM. Zdefiniowanie nazw dla pól adresowych ułatwia użytkownikom rejestrowanie danych dotyczących Kontrahentów zgodnie z wymaganym formatem, np. wprowadzanie nazwy miasta w trzeciej linii adresu jak pokazuje powyższa ilustracja.

Opis na zam.
Jeśli Kontrahent jest Odbiorcą to tekst wprowadzony w tym polu zostanie przeniesiony do pola Opis we wszystkich ofertach
(zakładka 'Dostawa'), zamówieniach sprzedaży (zakładka 'War.dostawy'), kontraktach (zakładka 'War. dostawy'), zleceniach usług (zakładka 'Opis') oraz fakturach sprzedaży (zakładka 'Dostawa').

Nr przesyłki
W niektórych krajach dla Kontrahenta, który jest Odbiorcą można zdefiniować specjalany numer przesyłki, który będzie wykorzystywany w każdym dokumencie WZ. Aby umieścić numer na wydruku dokumentu WZ należy wykorzystać na formularzu pole "Customer Freight Number".

Region
polecenie Wstaw ustawienie    Regiony, moduł Księga Sprzedaży
Wprowadź region (np. stan, województwo,prowincja, hrabstwo), w którym Kontrahent ma swoją siedzibę. Jeśli Kontrahent jest Odbiorcą to pole zostanie przeniesione do pola Region w ofertach, zamówieniach sprzedaży, fakturach sprzedaży oraz dokumentach WZ. Pole ma zastosowanie w krajach, w których podatki różnią się w zależności od lokalizacji Odbiorcy.

War. dostawy
polecenie Wstaw ustawienie    Warunki dostawy, moduł Zamówienia Sprzedaży
domyślnie używane w    zamówieniach sprzedaży
War. dost (dostawca)
polecenie Wstaw ustawienie    Warunki dostawy, moduł Zamówienia Sprzedaży
domyślnie używane w     zamówieniach zakupu
Wykorzystaj pola, aby określić warunki dostawy, jakie zostaną wykorzystane przy wysyłce towaru do Odbiorcy oraz przy przesyłce towaru od Dostawcy. Pola są używane przy wysyłce/przesyłce towarów do/od firm międzynarodowych, gdzie w warunkach określa się koszty dodatkowe związane z transportem, fracht, ubezpieczenie itd..

Warunki dostawy można zdefiniować w różnych językach: język określony na karcie Kontrahenta (na zakładce 'Firma') określa, które tłumaczenie zostanie wykorzystane na zamówieniach zakupu oraz dokumentach WZ.

Sposób dostawy
polecenie Wstaw ustawienie    Sposoby dostawy, moduł Zamówienia Sprzedaży
domyślnie używany w    zamówieniach sprzedaży, dokumentach WZ
Sposób dost.(dost)
polecenie Wstaw ustawienie    Sposoby dostawy, moduł zamówienia Sprzedaży
domyślnie używany w    zamówieniach zakupu
Podaj sposób dostawy, jaki zostanie wykorzystany przy wysyłce towaru do Odbiorcy oraz przesyłce od Dostawcy. Przykładem sposobu dostawy może być: poczta, kurier lub nazwy poszczególnych kurierów wykorzystywanych przez firmę.

Sposoby dostawy można zdefiniować w różnych językach: język określony na karcie Kontrahenta (na zakładce 'Firma') determinuje, które tłumaczenie zostanie wykorzystane na wydrukach zamówień zakupu i dokumentów WZ.

Dla każdego sposobu płatności można przygotować osobny formularz wydruku dla faktur, dokumentów WZ oraz zamówień zakupu zawierający, np. szczegółowe instrukcje dotyczące płatności. W tym celu wprowadzić właściwy język w definicji formularza.
Definicja formularza została opisana w innej części podręcznika.

Data dostawy
Dla Kontrahenta, który jest Odbiorcą dla którego wystawiamy dokumenty WZ z zamówień sprzedaży możemy określić jaką datę system ma wykorzystywać na rozchodzie: bieżącą czy planowaną datę dostawy z zamówienia.

System użyje bieżącą datę, jeśli użytkownik wybierze opcję 'planowana data dostawy', a pole 'Planowana dostawa' na karcie zamówienia będzie puste. Planowana data dostawy musi mieć format daty, który należy zdefiniować w ustawieniu Planowane dostawy w module Zamówienia Sprzedaży.

Zakładka Warunki

War. płatności
polecenie Wstaw ustawienie    Warunki płatności, moduł Księga Sprzedaży/Zakupu
domyślnie używane w    ofertach, fakturach sprzedaży
War.płat.(dost.)
polecenie Wstaw ustawienie    Warunki płatności, moduł Księga Sprzedaży/Zakupu
domyślnie używane w    zamówieniach zakupu, fakturach zakupu
Podaj warunki płatności, które będą stosowane dla Kontrahenta. Warunki płatności zostaną przeniesione na faktury sprzedaży i zakupu, gdzie zostaną wykorzystane do obliczenia prawidłowego terminu płatności. Wykorzystując warunki płatności można skonfigurować kredyt kupiecki.

Określenie warunków płatności na każdej fakturze umożliwia skuteczną kontrolę należności i zarządzanie zobowiązaniami.

W niektórych krajach bałtyckich faktury zakupu muszą być wystawiane w tej samej serii numerów co płatności i dokumenty KW. W tym celu należy zdefiniować serie numerów wykorzystując pola Od/Do (znajdujące się po prawej stronie) na zakładce C w ustawieniu Sposoby płatności. Następnie należy zaznaczyć opcję 'Wspólne serie numerów' w ustawieniu Ustawienia kasy w module Kasa. Sposób płatności należy wprowadzić w polu War.płat.(dost.) na karcie Dostawcy. Po wybraniu Dostawcy na karcie faktury numer faktury zostanie pobrany z właściwej serii numerów. Faktura po zatwierdzeniu będzie traktowana jako zapłacona nie powstanie zapis na koncie rozrachunków. Zamiast tego powstanie zapis na koncie zdefiniowanym dla sposobu płatności (np. konto kasy lub konto banku)

'Domyślny warunek płatności' zdefiniowany w ustawieniu Ustawienia kontrahenta zostanie automatycznie przeniesiony na kartę Kontrahenta do pola War. płatności.

Limit kredytu
Podaj limit kredytu, jaki został udzielony Kontrahentowi. Kwota limitu powinna być określona w walucie lokalnej. Można wykorzystać ustawienie Zabezpieczenie limitu kredytu w module Księga Sprzedaży w celu ostrzegania przy wystawianiu dokumentów (zamówień i faktur) lub blokowania możliwości wprowadzania tych dokumentów dla Odbiorców dla których ustalono limit kredytu.

Wprowadź 0.01 dla Kontrahentów bez przydzielonego kredytu.

Limit kredytu dost.
Wprowadź limit kredytu przydzielony firmie przez Dostawcę. Pole ma charakter informacyjny.

Ich nr dostawcy
Jeśli Kontrahent jest Odbiorcą podaj numer Dostawcy, jaki Odbiorca używa dla firmy w swojej bazie danych.

Ich kod klienta
Jeśli Kontrahent jest Dostawcą podaj numer Odbiorcy, jaki Dostawca używa dla firmy w swojej bazie danych. Aby wydrukować dane na zamówieniach zakupu, kontraktach ZZ, ofertach ZZ oraz fakturach zakupu należy wykorzystać pole "Own Customer Number" na formularzach wydruków.

Faktura dla
polecenie Wstaw Odbiorcy i Dostawcy w kartotece Kontrahentów
Jeśli Odbiorca nie płaci za faktury (np. zakup w systemie leasingowym) podaj numer Kontrahenta do którego zostanie przypisana faktura (Kontrahent musi być Odbiorcą lub Dostawcą zdefiniowanym w bazie danych).

Faktura sprzedaży utworzona z zamówienia sprzedaży dla takiego Odbiorcy zostanie przypisana do firmy określonej w polu 'Faktura dla'.

Faktura zakupu dla
polecenie Wstaw Odbiorcy i Dostawcy w kartotece Kontrahentów
Jeśli Kontrahent jest Dostawcą, który wykorzystuje faktoring (do zapłaty zobowiązań na rzecz Dostawcy) podaj numer Kontrahenta do którego zostanie przypisana faktura (Kontrahent musi być Dostawcą zdefiniowanym w bazie danych).

Kod ANA
Podaj uniklany numer przydzielony przez Article Numbering Association dla Kontrahenta. Numer jest najczęściej wymagany, jeśli Kontrahent jest Odbiorcą EDI lub Dostawcą dla którego są wystawiane zamówienia zakupu EDI. W Anglii firmy z kodem ANA mogą generować własne kody kreskowe.

Min. kwota zamów.
Podaj minimalną, akceptowaną kwotę zamówienia dla Dostawcy. Chociaż pole ma charakter informacyjny to można je wyświetlić na raporcie Magazynowe zamówienia zakupu.

Stopa odsetek
Podaj roczną stopę odsetek dla Kontrahenta, który jest Odbiorcą dla którego wystawiane są faktury odsetkowe.

Jeśli pole na karcie Kontrahenta będzie puste system wykorzysta stopę odsetek zdefiniową w ustawieniu Odsetki w module Księga Sprzedaży. W ustawieniu Odsetki można zdefiniować także konto sprzedaży i kod VAT dla faktur odsetkowych oraz określić opłatę dodatkową pobieraną przy fakturach odsetkowych.

Aby utworzyć faktury odsetkowe należy wykorzystać polecenie Obsługi z menu Plik 'Utwórz faktuy odsetkowe' w Księdze Sprzedaży. Polecenie Obsługi można wykorzystać tylko dla Kontrahentów z zaznaczonym check boxem Odsetki.

Odnośnik
Odnośnik zdefiniowany w tym polu zostanie skopiowany do pola Odnośnik na zakładce 'Warunki' na karcie faktury zakupu wystawionej dla tego Dostawcy.

Data utworzenia
Pole jest uaktualnianie automatycznie po zapisaniu karty Kontrahenta w bazie danych HansaWorld. Pole nie może być modyfikowane ręcznie przez użytkownika.

Wykorzystując raport Lista kontrahentów można wyświetlić wszystkie rekordy utworzone lub zmodyfikowane na podaną datę.

Ostatnia zmiana
Pole jest uaktualniane automatycznie po zmodyfikowaniu karty Kontrahenta.

Zamknięte
Zaznacz check box, jeśli karta Kontrahenta nie będzie więcej używana w bazie danych (np. w sytuacji, kiedy nie można usunąć karty Kontrahenta, bo istnieją w bazie danych dokumenty, np. zamówienia lub faktury sprzedaży lub/i zakupu utworzone dla tego Kontrahenta). Zamknięta karta Kontrahenta pojawi się w oknie 'Kontrahenci: Przeglądanie', ale nie pojawi się w oknie na liście podpowiedzi. System blokuje wystawianie dokumentów dla zamkniętych Kontrahentów. Kartę Kontrahenta można otworzyć w dowolnym momencie.

Jeśli zamknięty Kontrahent jest osobą kontaktową w bazie danych to nadal będzie widoczny w tabelce na karcie Kontrahenta na zakładce 'Dane kontakt.', ale wszystkie informacje o tym rekordzie zostaną przekreślone czerwoną kreską. Osoby kontaktowe są dostępne w polu Kontakt gł. oraz w polu Osoba kontakt. w różnych kartotekach.

Kontrahent EGO
Przycisk jest używany w Danii, gdzie faktury wystawione dla niektórych Odbiorców nie są drukowane, ale wysyłane elektronicznie do pośrednika, np. poczty, który zajmuje się ich dostarczeniem. Aby uzyskać więcej informacji na ten temat skontaktuj się z lokalnym biurem HansaWorld lub Autoryzowanym Partnerem.

Wstrzymaj zam.
Zaznacz check box, aby wstrzymać zamówienia dla Kontrahenta, który jest Odbiorcą. System pozwoli utworzyć zamówienie dla takiego Odbiorcy, ale uniemożliwi jego realizację - wystawienie dokumentu WZ lub faktury sprzedaży.

Niektóre polecenia Obsługi (np. 'Uwórz faktury dla kontraktóws' w module Kontrakty lub 'Utwórz rozchody z zamówień sprzedaży') będą nieaktywne dla takich Odbiorców.

Kontrahent EDI
Moduł EDI (Elektroniczna Wymiana Dokumentów) pozwala na elektroniczną wymianę zamówień sprzedaży oraz faktur w odpowiednich formatach. Zaznacz check box, jeśli w konfiguracji wykorzystywany jest moduł EDI, a dokumenty dla Odbiorcy są wymieniane elektronicznie. Faktury EDI można wystawić tylko dla Odbiorcy, który ma zaznaczony check box. Aby uzyskać szczegółowe informacje na ten temat skontaktuj się z lokalnym biurem HansaWorld lub Autoryzowanym Partnerem.

Wezwania
Zaznacz check box, aby umożliwić wystawianie dokumentów: zestawienie otwartych faktur oraz wezwanie do zapłaty.

Jeśli check box zostanie załączony na karcie Kontrahenta, można zablokować wystawianie wezwań do zapłaty do niektórych faktur sprzedaży poprzez zaznaczenie check boxa 'Bez wezwań do zapł.' na zakładce 'Dostawa' na karcie faktury.

Zezwalaj na logowanie
Zaznacz check box, aby umożliwić Kontrahentowi składanie zamówień przez stronę www. Podczas logowania do sklepu internetowego Kontrahenci mogą wykorzystać numer lub adres e-mail jako Podpis. Można dla nich utworzyć hasła dostępu korzystając z polecenia 'Zmień hasło' w menu Specjalne w oknie 'Kontrahenci:Przeglądanie'.

Aby check box został domyślnie zaznaczony na karcie każdego Kontrahenta Zaznacz opcję 'Zezwól na logowanie' w ustawieniu
Ustawienia kontrahenta.

Odsetki
Zaznacz check box, aby umożliwić wystawianie faktur odsetkowych dla Odbiorcy za zaległe należności. Więcej informacji na temat na temat faktur odsetkowych znajdziesz w dalszej części podręcznika.

Jeśli check box zostanie załączony na karcie Kontrahenta, można zablokować wystawianie faktur odsetkowych do niektórych faktur sprzedaży poprzez zaznaczenie check boxa 'Bez wezwań do zapł.' na zakładce 'Dostawa' na karcie faktury.

Tylko faktury fiskalne
Zaznacz check box, aby generować wyłącznie faktury fiskalne dla Odbiorcy. W niektórych krajach faktury fisklane należy drukować na drukarkach fiskalnych.

Zapłaty niepow.
Zaznacz check box, jeśli chcesz rejestrować przedpłaty oraz zapłaty/płatności niepowiązane dla Odbiorcy/Dostawcy. Więcej informacji na temat zapłat niepowiązanych po stronie sprzedaży oraz płatności niepowiązanych po stronie zakupu znajdziesz w dalszej części podręcznika.

Aby wprowadzać przedpłaty lub zapłaty niepowiązane po stronie sprzedaży należy zdefiniować właściwe konto w polu Zapłaty niepowiązane na zakładce 'Rozrachunki' w ustawieniu Rozksięgowanie - Sprzedaż. Konto można zdefiniować także na zakładce Konta w ustawieniu Kategorie kontrahentów. Po zarejestrowaniu przedpłaty/zapłaty niepowiązanej po stronie sprzedaży na koncie powstanie właściwy zapis po stronie MA.

Aby wprowadzać przedpłaty lub płatności niepowiązane po stronie zakupów należy zdefiniować właściwe konto w polu Płatności niepowiązane na zakładce 'Rozrachunki' w ustawieniu Rozksięgowanie - Zakupy. Konto płatności niepowiązanych można zdefiniować na poziomie kategorii dostawcy lub bezpośrednio na karcie Kontrahenta na zakładce 'Konta księgowe'. Po zarejestrowaniu przedpłaty/płatności niepowiązanej na koncie powstanie właściwy zapis po stronie WN.
Aby check box został domyślnie zaznaczony na karcie każdego Kontrahenta Zaznacz opcję 'Zapł. niepowiązane' w ustawieniu Ustawienia kontrahenta.

Nie wysyłać listów
Zaznacz check box, aby wyłączyć Kontrahenta z korespondencji seryjnej, jeśli chcesz, aby drukowane listy były wysyłane tylko do wyszczególnionych Kontrahentów. Korespondencja seryjna jest tworzona z Listu kontrahenta, gdy pole Kontrahent jest puste.

Opcję można włączyć lub wyłączyć dla wybranych Kontrahentów wykorzystując polecenie Obsługi w module CRM. Aby check box został domyślnie zaznaczony na karcie każdego Kontrahenta zaznacz opcję 'Bez masowych listów' w ustawieniu Ustawienia kontrahenta.

Nie wysyłać maili
Zaznacz check box, aby wyłączyć Kontrahenta z masowych kampanii mailowych, jeśli chcesz, aby maile były wysyłane tylko do wyszczególnionych Kontrahentów. Masowe kampanie mailowe są tworzone z Listu kontrahenta, kiedy pole Kontrahent jest puste.

Opcję można włączyć lub wyłączyć dla wybranych Kontrahentów wykorzystując polecenie Obsługi w module CRM. Aby check box został domyślnie zaznaczony na karcie każdego Kontrahenta Zaznacz opcję 'Bez masowych maili' w ustawieniu Ustawienia kontrahenta.

Bez faktoringu
Jeśli firma faktoringowa pośredniczy w regulowaniu należności za faktury sprzedaży, użytkownik może wykorzystać funkcję eksportu 'Faktury dla faktoringu' w module Księga Sprzedaży do przesłania danych dotyczących faktur do firmy faktoringowej. Zaznacz check box, jeśli chcesz otrzymywać należności bezpośrednio od Odbiorców i nie chcesz wysyłać informacji dotyczących faktur do firmy faktoringowej

Bez opł. środow.
Zaznacz check box, jeśli od Odbiorcy nie będą pobierane dodatkowe opłaty środowiskowe na fakturze. Więcej informacji na temat opłaty środowiskowej znajdziesz w dalszej części podręcznika.

Bez dod.pod.
Zaznacz check box, jeśli Odbiorca nie będzie obciążany dodatkowymi podatkami na fakturach. Więcej informacji na temat dodatkowych podatków znajdziesz na zakładce B w ustawieniu Kody VAT. Jeśli chcesz wykorzystywać podatki dodatkowe, ale z dyskontem wykorzystaj ustawienie Podatek dodatkowy - upusty dla Odbiorców w module Księga Sprzedaży.

Check box nie ma zastosowania dla Dostawców. Podatek jest kalkulowany na fakurach zakupu według podanej stawki VAT.

Bez pod.lok.
Zaznacz check box, jeśli Odbiorca nie będzie obciążany podatkami lokalnymi na fakturach. Więcej informacji na temat
podatków lokalnych znajdziesz w dalszej części podręcznika. Jeśli chcesz stosować podatek lokalny, ale z dyskontem wykorzystaj ustawienie Podatek lokalny - upusty dla Odbiorców w module Księga Sprzedaży.

Tylko fakt. zbiorcze
Zaznacz check box, jeśli wszystkie faktury dla Odbiorcy z zamówień sprzedaży mają być wystawiane przy użyciu polecenia Obsługi 'Fakturowanie zbiorcze'. Jeśli check box jest aktywny nie można wykorzystać do fakturowania polecenia Obsługi 'Utwórz faktury dla zamówień' oraz 'Utwórz fakturę' z menu Specjalne w oknie zamówienia. Nadal można wprowadzać dla tego Odbiorcy faktury bezpośrednio w kartotece Faktury.

Entering a Contact - Terms Card - Check Boxes

This page describes the check boxes on the 'Terms' card of the Contact record. Please follow the links below for descriptions of the other cards:
---

Closed
Tick this box if a Contact is no longer to be used (if a Contact is a Customer or Supplier, you cannot delete it altogether if they have at least one Sales Order or Sales or Purchase Invoice). Closed Contacts will appear in the 'Contacts: Browse' window but not in the Contacts 'Paste Special' list. You will not be able to enter Sales Orders or Sales or Purchase Invoices for closed Customers or Suppliers. You can re-open a closed Contact at any time.

If a Closed Contact is a Contact Person working for a Customer or Supplier company, they will still appear in the list of people working for that company at the bottom of the 'Contact' card, but a red line will be drawn through their name and details. They will not appear in the 'Paste Special' list of Contact Persons when you open it from the Primary Contact and Attention fields in various registers.

You can mark several Customers or Suppliers as Closed at once using the 'Close Contacts' Maintenance function in the CRM module.

EGO Customer
This check box is designed for use in Denmark, where Invoices issued to some Customers are not printed out but are sent electronically to a third party such as the Post Office for processing. Tick this box for all such Customers. Please refer to your local HansaWorld representative for full details.

On Hold
If a Contact is a Customer that you have put on hold, tick this box. You can raise Sales Invoices for Customers that are on hold, but you will not be able to mark them as OK (commit them to the Sales and Nominal Ledgers). You will be able to enter Orders for such Customers, but you won't be able to create Deliveries (ship any goods to them).

Some Maintenance functions (e.g. 'Create Contract Invoices' in the Contracts module and 'Create Deliveries from Orders') will not create new records for Customers that are on hold.

EDI Customer
The EDI (Electronic Data Interchange) module allows you to receive Sales Orders and issue Invoices electronically in particular formats. If you are using this module and a Contact is a Customer that uses this system, tick this box. You can only raise EDI Invoices for Customers for whom this box has been ticked. Please refer to your local representative for full details.

Reminders
Tick this box if a Contact is a Customer to whom you will need to send Reminders for late payment when appropriate.

If you have ticked this box in the Contact record for a particular Customer, you can ensure that reminders will not be sent for individual Invoices by ticking the No Reminder box on the 'Delivery' card of the Invoice window.

If you have not ticked this box in the Contact record for a Customer, Reminders will never be printed for that Customer. You can also specify that Open Invoice Customer Statements will not be printed for that Customer, by selecting the Customers with Reminders Only or Skip No Reminders options. The Skip No Reminders option will also exclude Invoices in which you have ticked the No Reminder box from the statements. When sending Open Invoice Customer Statements by email using the 'Create Open Invoice Customer Statement Email' Maintenance function, statements will never be sent to the Customer.

Allow Login
If you are using the Standard ERP Web Shop facility and wish to allow the Contact to place Orders over the web, tick this box. They can use their Customer Number or email address as Login IDs, and you can allocate them a password using the 'Change Password' function on the Operations menu of the 'Contacts: Browse' window.

If you would like this check box to be ticked by default in new Contact records, select the Allow Login option in the Contact Settings setting.

Interest
Tick this box if a Contact is a Customer that is to be sent interest Invoices for late payments. Please refer here for full details about this feature.

If you have ticked this box in the Contact record for a particular Customer, you can ensure interest will not be charged for individual Invoices by ticking the No Interest box on the 'Delivery' card of the Invoice screen.

Fiscal Invoices Only
If a Contact is a Customer, tick this box if their Invoices are to be classified as Fiscal Invoices. Fiscal Invoices should be printed on fiscal printers in some countries. Please refer to your local HansaWorld representative for more details.

On Account
Tick this box if a Contact is Customer from whom you want to be able to receive Prepayments and On Account Receipts (i.e. you want to allow them to pay before you have invoiced them) and/or the Contact is a Supplier to whom you want to be able to issue Prepayments and On Account Payments (i.e. to be able to pay them before you receive Invoices). Full details about the sales side can be found here and about the purchase side here.

On the sales side, before you can enter Prepayments and On Account Receipts, you must specify an On Account A/C on the 'Debtors' card of the Account Usage S/L setting. Additionally, you can specify such an Account in the Debtors On Account A/C field in the Customer Category. This Account will be credited with the value of these Receipts.

On the purchase side, before you can enter Prepayments and On Account Payments, you must specify an On Account A/C on the 'Creditors' card of the Account Usage P/L setting. Additionally, you can specify such an Account in the Supplier Category or in the individual Contact record (on the 'Accounts' card). This Account will be debited with the value of these Payments.
If you would like this check box to be ticked by default in new Contact records, select the On Account option in the Contact Settings setting.

No Mass Letters
Tick this box if you do not want printed letters to be sent to the Contact from the Customer Letter register.

Note that if you have included a Contact in a Mailing List that you have used in a Customer Letter, printed letters will be sent to the Contact from that Customer Letter even if this box is ticked.

You can switch this option on or off for several Contacts at once using the 'Mass Emailing' Maintenance function in the CRM module. If you would like this check box to be ticked by default in new Contact records, select the No Mass Letters option in the Contact Settings setting.

No Factoring
If you use a factoring company to pay your Sales Invoices, you will regularly use the 'Invoices for Factoring' Export function in the Sales Ledger to send your Invoices to the factoring company. If you want to receive payment from a particular Customer yourself and do not want that Customer's Invoices to be sent to the factoring company, tick this box.

The 'Invoices for Factoring' Export function is capable of creating files in many different formats suitable for sending to many different banks. You should specify the format that you wish to use by choosing a Factoring Bank in the Factoring Export setting in the Sales Ledger. The 'Invoices for Factoring' function will not export Invoices issued to Customers in which the No Factoring box has been ticked if you are using one of the following Factoring Banks :

If you are using a Factoring Bank that is not listed above, the No Factoring check box will be ignored (i.e. a Customer's Invoices will be exported by the 'Invoices for Factoring' Export function even if you have ticked the No Factoring box for that Customer).

If you are using the 'Finvoice' Export function in the Sales Ledger, you can again use the No Factoring box to prevent that function from exporting Invoices issued to a particular Customer. The 'Finvoice' Export function is only available in Finland (i.e. when the VAT Law in the Company Info setting is "Finnish").

No Mass Emailing
Tick this box if you want do not emails to be sent to the Contact from the Customer Letter register.

Note that if you have included a Contact in a Mailing List that you have used in a Customer Letter, letters will be emailed to the Contact from that Customer Letter even if this box is ticked.

You can switch this option on or off for several Contacts at once using the 'Mass Emailing' Maintenance function in the CRM module. If you would like this check box to be ticked by default in new Contact records, select the No Mass Emailing option in the Contact Settings setting.

No Extra Tax
If a Contact is a Customer, tick this box if you do not want Extra Tax to be charged on their Invoices. Please refer to the description of flip B of the VAT Codes setting here for full details about this feature. If you want to charge Extra Tax to a Customer but at a discounted rate, use the Extra Tax Customer Discounts setting in the Sales Ledger.

If a Contact is a Supplier, this check box will not apply. Extra Tax will always be calculated in Purchase Invoices at the full rate if the VAT Code has a Tax %.

No Environment Tax
If the Contact is a Customer, tick this box if you do not want environment tax to be charged on their Invoices. Please refer to the description of the Environment Tax setting here for full details about this feature.

No Region Perceptions
This option is only used in Argentina and will not be visible in many countries.

If a Contact is a Customer, tick this box if you do not want Regional Perception Tax to be charged on their Invoices. If you want to charge Regional Perception Tax to a Customer but at a discounted rate, use the Regional Perception Customer Discounts setting in the Sales Ledger.

Group Inv. Only
Tick this box if a Contact is a Customer to whom Invoices can only be issued from Sales Orders using the 'Group Invoicing' Maintenance function in the Sales Orders module. Selecting this option will mean that you will not be able to create Invoices directly from Orders or Deliveries using the 'Invoice' function on the Create menu, and the 'Invoice Delivered Orders' Maintenance function will not create Invoices for the Customer. You will still be able to enter Invoices directly to the Invoice register.

The 'Group Invoicing' Maintenance function includes an Only Group Invoice Customers option that you can use if you only want to issue Invoices to Customers for whom the Group Inv. Only box has been ticked.

Reverse VAT
Tick this box if a Contact is a Customer in the Domestic VAT Zone to whom you will sell Items of any value on a reverse charge VAT basis. If you do not tick this box, you will still be able to sell Items on a reverse charge VAT basis, but only if the value of the sale falls between specified minimum and maximum figures. Please refer to the 'Reverse Charge VAT in Sales Invoices' page for more details about selling Items on a reverse charge VAT basis to a Customer in the Domestic VAT Zone. This option will only be visible in Latvia, Lithuania, Poland and the UK (i.e. when the VAT Law in the Company Info setting is "Latvian", "Lithuanian", "Polish" or "Default").

Self Billing
Used as default in    Invoices and Purchase Invoices
A self-billing Invoice is an Invoice that a company issues to itself. For example, a company may have received goods from a Supplier on the agreement that invoicing will occur as it sells or consumes them. That company will create self-billing Purchase Invoices when necessary, notifying the Supplier as it does so. That Supplier should then create corresponding Sales Invoices. If you are the Supplier in a self-billing agreement, you can mark the Contact record for your Customer as self-billing using this check box. Similarly, if you are the Customer in a self-billing agreement, you can mark your Supplier as self-billing. When you create Sales or Purchase Invoices for the Customer or Supplier respectively, they will be marked as self-billing. Self-billing Invoices and Purchase Invoices are separately flagged when included in SAF-T exports in Portugal.
---

The Contact register in Standard ERP:

Go back to:

Zakładka Ceny

Cennik
polecenie Wstaw kartoteka    Cenniki, Zarządzanie cenami
domyślnie używany w     ofertach, zamówieniach sprzedaży, fakturach sprzedaży
Wstaw cennik, który będzie określał ceny dla Odbiorcy w różnych dokumentach związanych ze sprzedażą.

Cennik można przypisać do kategorii kontrahentów. Przypisanie cennika na poziomie kategorii pozwala na szybką modyfikację cennika dla całej grupy Odbiorców. Cennik zdefiniowany na karcie Kontrahenta jest nadrzędny w stosunku do cennika określonego w kategorii kontrahentów (o ile taka kategoria istnieje), do której należy dany Odbiorca.

Więcej informacji na temat definiowania cenników znajdziesz w dalszej części podręcznika.

Waluta sprzedaży
polecenie Wstaw kartoteka    Waluty, moduł System
domyślnie używana w     ofertach, zamówieniach sprzedaży, fakturach sprzedaży
Wal. dostawy
polecenie Wstaw kartoteka    Waluty, moduł System
odmyślnie używana w     zamówieniach zakupu, fakturach zakupu, przyjęciach
Podaj walutę jaka będzie używana przy sprzedaży i zakupach do/od Kontrahenta.

Wprowadzając dokument po stronie sprzedaży, wszystkie ceny towarów zostaną przeliczone z waluty bazowej do waluty sprzedaży określonej w tym polu zgodnie z ostatnim kursem w kartotece Kursy walut.

Jeśli użytkownik wprowadza ręcznie zamówienia zakupu, wszystkie ceny towarów zostaną przeliczone z waluty bazowej do waluty zakupu określonej na karcie Kontrahenta zgodnie z ustalonym kursem. Jeśli zamówienia zakupu są tworzone automatycznie przy użyciu polecenia Obsługi 'Utwórz polecenia zakupu', system wykorzysta walutę dostawy zdefiniową na karcie Kontrahenta oraz ostatni kurs w określony kartotece Kursy walut.

Jeśli na karcie Kontrahenta zostały określone waluty: sprzedaży lub dostawy to dla tego Kontrahenta nie można wykorzystywać innych walut niż te zdefiniowane. Jeśli istnieje potrzeba wprowadzania dokumentów w różnych walutach dla danego Kontrahenta po stronie sprzedaży i zakupu, to pola Waluta sprzedaży oraz Waluta dostawy powinny zostać puste.

Jeśli na karcie Kontrahenta została określona waluta sprzedaży oraz dla Kontrahenta została wprowadzona chociaż jedna operacja po stronie sprzedaży to nie należy zmieniać waluty sprzedaży na karcie Kontrahenta. Alternatywnie nie należy zmieniać waluty dostawy na karcie Kontrahenta, jeśli dla tego Kontrahenta została wprowadzona chociaż jedna operacja po stronie zakupu.

Tabela upustów
polecenie Wstaw    kartoteka Tabele upustów, moduł Zarządzanie cenami
domyślnie używana w     ofertach, zamówieniach sprzedaży, fakturach sprzedaży
Podaj tabelę upustów, która określa ceny dla Odbiorcy. Tabela upustów określa upusty od ilości. Więcej informacji na temat
tabeli upustów znajdziesz w dalszej części podręcznika. Tabela upustów zdefiniowana na karcie Kontrahenta określa procentowy upustu dla każdego towaru w zależności od zamówionej ilości.

Tabelę upustów można zdefiniować na karcie kategorii kontrahenta co umożliwia szybką modyfikację tabeli dla całej grupy Odbiorców. Tabela upustów zdefiniowana na karcie Kontrahenta jest nadrzędna w stosunku do tabeli określonej w kategorii kontrahentów do której należy Odbiorca.

Sprzedawca
polecenie Wstaw katoteka    Osoby, moduł System
domyślnie używany w     ofertach, zamówieniach sprzedaży, fakturach sprzedaży, fakturach zakupu
Wstaw podpis sprzedawcy odpowiedzialnego za rozliczenia z Kontrahentem. Zamówienia sprzedaży oraz faktury sprzedaży wystawione dla Kontrahenta zostaną przypisane do sprzedawcy wprowadzonego w tym polu.

Pole jest wykorzystywane w module Dostęp Ograniczony:więcej informacji na ten temat znajdziesz w dalszej części rozdziału.

Tow. domyślne
polecenie Wstaw ustawienie    Towary domyślne, moduł Księga Sprzedaży
W ustawieniu Towary domyślne można zdefiniować listy towarów, które najczęściej pojawiają się na fakturach sprzedaży dla niektórych Odbiorców. Jeśli Kontrahent jest Odbiorcą wstaw listę towarów domyślnych dla tego Odbiorcy. Towary zostaną wstawione automatycznie po utworzeniu faktury oraz podaniu numeru Kontrahenta. Towary zostaną dodane także do karty zamówienia sprzedaży utworzonego bezpośrednio z karty oferty (jednak nie zostaną dodane do zamówienia utworzonego bezpośrednio w kartotece lub dokumentu WZ) oraz do karty faktury utworzonej przy użyciu polecenia Obsługi 'Fakturowanie zbiorcze' w module Zamówienia Sprzedaży. Lista towarów nie zostanie dodana do faktury odsetkowej.

Grupa sprzed.
polecenie Wstaw ustawienie    Grupy sprzedawców, moduł System
domyślnie pobiera na z karty     sprzedawcy
Grupa sprzedawców jest pobierana z karty osoby po wprowadzeniu sprzedawcy na karcie Kontrahenta. Jeśli moduł Dostęp ograniczony jest dostępny to pole można wykorzystać, aby ograniczyć listę rekordów w oknie 'Kontrahenci:Przeglądanie' oraz oknie podpowiedzi po użyciu polecenia Wstaw dla użytkownika lub grupy sprzedawców.

Więcej informacji na temat modułu Ograniczony dostęp znajdziesz w dalszej części podręcznika: zobacz kartoteka Osoby.

Baza cen
Jeśli użytkownik wprowadza zamówienia sprzedaży oraz wykorzystuje cenniki okresowe to wybór cennika może być uzależniony od daty zamówienia, planowanej daty dostawy lub daty dostarczenia towaru. Zaznacz właściwą opcję dla Kontrahenta, który jest Odbiorcą.

Jeśli wybrana zostanie opcja Planowana data dostawy to system wykorzysta zwykły cennik, jeśli pole Planowana dostawa na karcie zamówienia sprzedaży będzie puste lub zostanie zdefiniowane w złym formacie. Pole Planowana dostawa należy zdefiniować w formacie daty w ustawieniu
Planowane dostawy w module Zamówienia Sprzedaży. Jeśli użytkownik zaznaczy opcję data dostarczenia to system wykorzysta zwykły cennik, jeśli pole Data dost. na karcie zamówienia sprzedaży będzie puste. Zwykły cennik oznacza cennik zdefiniowany na karcie Kontrahenta lub w
kategorii kontrahenta.

Jeśli faktury są wprowadzane bezpośrednio w kartotece Faktury to wybór właściwego cennika jest uzależniony od daty faktury. Podobnie, w ofertach wybór cennika jest uzależniony od pola Data.

Więcej informacji na temat definiowania oraz cenników okresowych z przykładami zastosowania znajdziesz w dalszej części podrecznika.

Zakładka Firma

Opis
Jeśli Kontrahent jest Dostawcą to tekst wprowadzony w tym polu zostanie skopiowany do pola Opis na zakładce 'Inne' w fakturach zakupu.

Info przy sprzedaży
Tekst wprowadzony w tym polu pojawi się w formie komunikatu w momencie wprowadzania zamówień sprzedaży i faktur sprzedaży dla danego Odbiorcy.

Info przy dostawie
Tekst wprowadzony w tym polu pojawi się w formie komunikatu w momencie wprowadzania zamówień zakupu i faktur zakupu dla danego Dostawcy.

Język
polecenie Wstaw ustawienie    Języki , moduł System
Użytkownik może zaprojektować różne formularze do wydruku, np. faktur, faktur zakupu, dokumentów WZ z opisami w różnych językach. System będzie pobierał właściwy formularz wydruku dokumentu w zależności od języka zdefiniowanego na karcie Kontrahenta w tym polu. Niektóre dane np. nazwy towarów, warunek płatności czy sposób dostawy można zdefiniować w odpowiednim tłumaczeniu. Pole Język można pominąć lub zmodyfikować bezpośrednio na dokumentach, np. zamówieniach, fakturach.

Regon
Podaj numer Regon.

Raport Status odbiorcy zawiera przycisk [Historia kredytu], który prezentuje odrębny raport z historią kredytu danego Odbiorcy. Jest to odpłatna usługa internetowa, która wymaga zdefiniowania numeru Regon na karcie Kontrahenta oraz zarejestrowania bazy danych w systemie internetowych kluczy rejestracyjnych.

Kraj
polecenie Wstaw ustawienie    Kraje, moduł System
Podaj kraj, w którym Kontrahent ma swoją lokalizację. System kontroluje poprawność formatu numeru NIP z kodem kraju, jeśli numer NIP dla Kontrahenta zostanie wpisany poniżej, a w ustawieniu Maski numerów NIP w module System zostaną zdefiniowane formaty numerów NIP dla poszczególnych krajów.

Nr rejestr.
polecenie Wstaw ustawienie Numer NIP firm, moduł Księga Sprzedaży
Pole jest używane w Finlandii, gdzie firmy mają dwa numery rejestracyjne.

Polecenia Wstaw otwiera okno podpowiedzi, w którym można wskazać domyślne stawki VAT dla sprzedaży i zakupów oraz język (wykorzystywane w innych krajach).

Stawka VAT (sprzed.)
polecenie Wstaw    ustawienie Kody VAT, moduł Księga Główna
Stawka VAT (zakup)
polecenie Wstaw ustawienie    Kody VAT, moduł Księga Główna
Podaj kod VAT, który określa stawkę VAT oraz właściwe konto VATu należnego.

Jeśli wprowadzisz zamówienie sprzedaży lub fakturę sprzedaży dla Odbiorcy, to Kod VAT zdefiniowany na karcie Odbiorcy jest nadrzędny w stosunku do kodu określonego na karcie towaru, na karcie grupy towarowej oraz na zakładce 'Sprzedaż' w ustawieniu Rozksięgowanie - Sprzedaż. Stawkę VAT (sprzed.) w tym polu definiuje się tylko dla niektórych Odbiorców dla których, np. nie obowiązuje standardowa metoda księgowania VAT.

Podaj kod VAT, który określa stawkę VAT oraz właściwe konto VATu naliczonego.

Jeśli wprowadzisz fakturę zakupu bezpośrednio w kartotece Faktury zakupu dla Dostawcy to Kod VAT zdefiniowany na karcie Dostawcy jest nadrzędny w stosunku do kodu określonego na karcie konta oraz w ustawieniu Rozksięgowanie - Zakupy w module Księga Zakupu.

Podobnie, jeśli faktury zakupu są tworzone z dokumentu PZ dla danego Dostawcy to kod VAT zdefiniowany na karcie Dostawcy jest nadrzędny w stosunku do kodu Vat określonego na karcie towaru, na karcie grupy towarowej oraz w ustawieniu Rozksięgowanie - Zakupy w Księdze Zakupu.

NIP
Podaj numer NIP. Numer NIP należy określić zwłaszcza, jeśli Kontrahent znajduje się wewnątrz UE, bo informacja o numerze NIP jest wymaga na rejestrze VAT UE.

Jeśli na karcie Kontrahenta wprowadzisz wcześniej zdefiniowany numer NIP, to system wyświetli komunikat z ostrzeżeniem w momencie zapisywania karty w Kartotece, ale niezależnie od komunikatu umożliwi zapisanie karty. Aby wyświetlić wszystkich Kontrahentów z tym samym numerem NIP należy posortować rekordy w oknie 'Kontrahenci:Przeglądanie' po kolumnie NIP (skrót klawiaturowy: F3/⌘-Shft-F ).

System HansaWorld umożliwia kontrolę numeru NIP z formatem określonym dla danego kraju. W tym celu należy wykorzystać ustawienie
Maski numerów NIP w module System. System wykorzysta do kontroli pole Kraj w ustawieniu Informacja o firmie (lokalizacja użytkownika), jeśli pole będzie puste na karcie Kontrahenta. Jeśli pole będzie również puste w tym ustawieniu to system nie będzie kontrolował numerów NIP. Jeśli użytkownik korzysta z funkcjonalności to powinien najpierw zdefiniować kraj, a później numer NIP na karcie Kontrahenta.

Typ
Zaznacz właściwą opcję. Funcjonalność jest używana w Argentynie oraz Paragwaju do kontroli numeru NIP.

Strefa VAT
domyślnie używana w ofertach, zamówieniach sprzedaży oraz zakupu, fakturach sprzedaży oraz zakupu
Zaznacz właściwą strefę VAT dla danego Kontrahenta. Strefa VAT jest wykorzystywana w zamówieniach sprzedaży i zakupu oraz na fakturach sprzedaży i zakupu i reguluje naliczanie VAT, księgowanie operacji i wybór właściwego konta sprzedaży. Domyślne konta sprzedaży oraz kody VAT dla każdej strefy VAT można zdefiniować na zakładce 'Sprzedaż' w ustawieniu Rozksięgowanie - Zakupy. Domyślne kody VAT dla zakupów dla każdej strefy VAT można zdefiniować na zakładce 'VAT' w ustawieniu Rozksięgowanie - Zakupy.

Należy rejestrować numery NIP dla odbiorców zlokalizowanych Wewnątrz UE.

Po wystawieniu faktury sprzedaży dla Odbiorców zlokalizowanych Wewnątrz UE oraz Poza UE VAT nie zostanie obliczony niezależnie od kodów VAT zdefiniowanych na zakładce 'Sprzedaż' w ustawieniu Rozksięgowanie - Zakupy. Aby Vat został obliczony oraz zaksięgowany na właściwym koncie Vat należny należy zaznaczyć opcję Wewnątrz UE (księg. VAT) lub Poza UE (księg. VAT).

Podobnie po stronie zakupów, Vat nie zostanie obliczony dla faktur zakupu otrzymanych od Dostawców zlokalizowanych "Poza UE". Jeśli Dostawca jest Wewnątrz EU, to Vat na fakturach zakupu zostanie zaksięgowany po WN na koncie Vatu naliczonego oraz po Ma na koncie Vatu należnego. Z tego powodu zaleca się używanie specjalnie przeznaczonych kodów VAT (ze zdefiniowanym kontem VAT naliczony i VAT należny) dla nabycia W UE, które nie są wykorzystywane w innych sytuacjach. Cała wartość faktury zostanie zaksięgowana po stronie WN na koncie kosztowym. Aby Vat został obliczony normalnie bez księgowania na koncie Vat należny oraz księgowania całej wartości faktury na koncie kosztowym należy dla Dostawców zaznaczyć opcję Wewnątrz UE (księg. VAT) lub Poza UE (księg. VAT).

Zakładka Konta księgowe

Rozrach. z dost.
polecenie Wstaw kartoteka    Plan kont, moduł Księga Główna/System
Podaj konto Rozrachunków z dostawcami dla Dostawcy.

Jeśli pole nie zostanie zdefiniowane, konto Rozrachunków z dostawcami zostanie pobrane z kategorii dostawców (lub kategorii kontrahentów, jeśli pole Kategoria dostawcy będzie puste) lub z pola Rozrach. z dostawcami na zakładce 'Rozrachunki' w ustawieniu Rozksięgowanie - Zakupy.

Konto bank.
Podaj podstawowe konto bankowe Kontrahenta. Jeśli Kontrahent jest Dostawcą to dane wprowadzone w tym polu zostaną przeniesione do
faktur zakupu oraz do wszystkich płatności (zakładka H) wprowadzonych dla tego Dostawcy, co ułatwi transfer płatności pomiędzy bankami.

Konto koszt.
polecenie Wstaw kartoteka    Plan kont, moduł Ksiega Główna/System
Dla Kontrahenta, który jest Dostawcą można zdefiniować konto kosztowe, które zostanie użyte domyślnie w pierwszym wierszu na fakturze zakupu. Ma to zastosowanie w przypadku Dostawców, dla których zawsze jest obciążane to samo konto (np. faktury za prąd, usługi telefoniczne, itd.).

Aby zdefiniować domyślne konto kosztowe dla Dostawcy, wprowadź je w tym polu.

Pole należy wypełnić, aby mieć możliwość wystawiania faktur zakupu dla Dostawcy bezpośrednio z zamówień zakupu oraz, gdy wykorzystywana jest opcja 'Konsolidacja na konto kosztowe dostawcy' lub 'Konsolidacja według towaru i projektu' w ustawieniu Ustawienia faktur zakupu. W przypadku opcji 'Konsolidacja na konto kosztowe dostawcy' będzie to konto obciążane na fakturze zakupu.

Konto bank. 2
Pole jest wykorzystywane razem z funkcją 'Eksport do pliku bankowego'.
Aby uzyskać więcej informacji na ten temat skontaktuj sie z lokalnym biurem lub Autoryzowanym Partnerem Hansy.

Płatn. niepow.
polecenie Wstaw    kartoteka Plan kont , moduł Księga Główna/System
Podaj konto na którym będą księgowane przedpłaty lub płatności niepowiązane dla Dostawcy. Aby mieć możliwość księgowania przedpłat i płatności niepowiązanych należy załączyć opcje Zapłaty niepow. na zakładce 'Warunki' na karcie Kontrahenta.

Przedpłaty oraz płatności niepowiązane wprowadzone dla Dostawcy będą księgowane po stronie Wn na tym koncie. Po wystawieniu faktury zakupu oraz powiązaniu tej faktury z płatnością niepowiązaną powstanie zapis po tsronie MA na koncie Płatności niepow. zamiast na koncie Rozrachunków z dost.. Więcej informacji na temat płatności niepowiązanych oraz przedpłat znajdziesz w dalszej części rozdziału.

Konto wprowadzone w tym polu jest nadrzędne w stosunku do konta zdefiniowanego na karcie kategorii dostawców oraz na zakładce 'Rozrachunki' w ustawieniu Rozksięgowanie - Zakupy.

W przypadku Odbiorców nie można zdefiniować konta Zapłaty niepowiązane bezpośrednio na poziomie Kontrahenta. Konto jest pobierane z kategorii kontrahentów lub z ustawienia Rozksięgowanie - Sprzedaż.

Dane banku
polecenie Wstaw ustawienie    Banki, moduł Księga Zakupu
Podaj nazwę banku Kontrahenta. Jeśli Kontrahent jest Dostawcą to dane banku wprowadzone w tym polu zostaną przeniesione do faktur zakupu (zakładka 'Inne') oraz do płatności (zakładka H) wprowadzonych dla tego Dostawcy co ułatwi transfer płatności pomiędzy bankami.

Obiekty - sprzedaż
polecenie Wstaw kartoteka     Obiekty, moduł Księga Główna/ System
domyślnie używane w     ofertach, zamówieniach sprzedaży, fakturach sprzedaży
Obiekty - zakup
polecenie Wstaw kartoteka    Obiekty, modul Księga Główna/ System
W każdym polu można zdefiniowac do 20 obiektów, oddzielonych przecinkiem. Obiekty mogą określać rożne działy, centra kosztów lub typy produkcji. Definiowanie obiektów daje szerokie możliwości analiz na raportach w Księdze Głównej.

Obiekty - sprzedaż zostaną użyte domyślnie we wszystkich zamówieniach sprzedaży, fakturach sprzedaży oraz innych dokumentach, a także w operacjach do tych dokumentów dla danego Odbiorcy.

Obiekty zdefiniowane w polu Obiekty - zakup zostaną przypisane do pola Obiekty na zakładce 'Warunki' na karcie faktury zakupu, jeśli aktywna jest opcja Obiekty na stronie MA w ustawieniu Rozksięgowanie - Zakupy. W każdej dowolnej operacji księgowej utworzonej do faktury obiekty zostaną przypisane po stronie WN na koncie kosztów oraz, jeśli aktywna jest opcja 'Obiekty na stronie MA', po stronie MA na koncie Rozrachunków z dostawcami.

Jeśli do dokumentu PZ powstanie operacja księgowania to obiekty zostaną przypisane po stronie MA na koncie rozliczenia zakupu. Jeśli używana jest opcja 'Obiekt dostawcy na koncie magazynu' na zakładce 'Rozrachunki' w ustawieniu Rozksięgowanie -Zakupy, obiekty zostaną przypisane po stronie WN na koncie magazynu.

Kod IBAN
Podaj kod IBAN (Międzynarodowy Numer Rachunku Bankowego) Kontrahenta. Kod IBAN to międzynarodowy standard numeracji kont bankowych wspomagający obsługę płatności w Europie. Kod IBAN jest używany w HansaWorld w transakcjach elektronicznych przy użyciu funkcji eksportów.

Sortowanie
Podaj klucz sortowania banku Kontrahenta. Jeśli Kontrahent jest Dostawcą, klucz sortowania zostanie przeniesiony do faktur zakupu (zakładka
'Dane') oraz płatności (zakładka H) wprowadzonych dla Dostawcy co ułatwi transfer płatności pomiędzy bankami.

Spos. płatności - kwoty wstrzymane
polecenie Wstaw ustawienie    Sposoby płatności , moduł Księga Sprzedaży/Zakupu
Pole jest wykorzystywane w Argentynie, gdzie obowiązek odprowadzania części podatku VAT naliczonego spoczywa na odbiorcy faktury zakupu. Jest to egzekwowane poprzez pobieranie określonego procenta kwoty faktury przez kompetentne organy. System umożliwia zdefiniowanie oddzielnych sposobów płatności, na których określa się właściwy procent, a następnie przypisanie ich do karty Dostawcy w polu Spos. płatności - kwoty wstrzymane. W sposobach płatności należy określić typ - wstrzymane. Aby uzyskać więcej informacji skontaktuj się z lokalnym biurem lub Autoryzowanym Partnerem Hansy.

Entering a Contact - E-Records Card

This page describes the fields on the 'E-Records' card of the Contact record. Please follow the links below for descriptions of the other cards:
---

In some countries and depending on configuration, you can have Invoices sent electronically automatically when you mark them as OK and save. You can also receive Purchase Invoices that have been sent to you electronically.

Sending and receiving Invoices electronically are both chargeable Cloud Services: please refer to your local HansaWorld representative for details.

If you are sending Invoices electronically, use the 'E-Records' card to specify how Invoices should be sent to particular Customers. If you are receiving Invoices, use the 'E-Records' card to specify how Invoices from particular Suppliers will be sent to you.

The options that are available on the 'E-Records' card and the configuration that is required will depend on your country of operation. Again, please refer to your local HansaWorld representative for details.

---

The Contact register in Standard ERP:

Go back to:

Zakładka WWW

Główna klasyfikacja
polecenie Wstaw    ustawienie Klasyfikacje towarów, moduł Magazyn
Wykorzystując sklep internetoway można oferować różne towary, różnym Odbiorcom. Towary można podzielić na grupy zwane " klasyfikacjami", a następnie określić właściwą klasyfikację na karcie Odbiorcy. Odbiorcy po zalogowaniu do sklepu internetowego będą przeglądali tylko towary należące do odpowiedniej klasyfikacji.

Klasyfikacja określona na poziomie Odbiorcy jest nadrzędna w stosunku do klasyfikacji określonej na karcie kategorii kontrahentów.

Jeśli klasyfikacja nie zostanie określona na karcie Kontrahenta lub w kategorii to system wykorzysta główną klasyfikację. Jeśli główna klasyfikacja nie została zdefiniowana lub jeśli na karcie Kontrahenta lub kategorii zdefiniowano błędną klasyfikację towaru, to system nie wyświetli żadnego towaru po zalogowaniu do sklepu internetowego.

Pokaż na stronie WWW
polecenie Wstaw ustawienie Wyświetl na stronie WWW, moduł Sklep internetowy
W sklepie internetowym najczęściej wyświetlana jest cena towaru bez aktualnej ilości tego towaru na magazynie. Wykorzystując ustawienie Wyświetl na stronie WWW można określić, jakie informacje o towarach będą prezentowane dla poszczególnych Odbiorców w sklepie internetowym.

Kod frachtu
polecenie Wstaw ustawienie Fracht - WWW, moduł Sklep internetowy
System pozwala zdefiniować różne metody obliczania frachtu na zamówieniach wprowadzonych przez stronę WWW (przesyłka lokalna, krajowa, międzynarodowa). Poszczególne metody określa się w ustawieniu Fracht - WWW w module Sklep internetowy, a następnie definiuje na karcie Odbiorcy w polu Kod frachtu.

Zakładka Uwagi

Uwagi
Uwagi wprowadzone w tych polach na karcie Kontrahenta, który jest osobą kontaktową pojawią się na raporcie Lista kontrahentów po zaznaczeniu opcji 'Uwzględnij osoby kontaktowe'.

Nazwa stanowiska
Podaj nazwę stanowiska Kontrahenta, który jest osobą kontaktową zgodnie z wizytówką. Wykorzystaj pole "Contact Person Title" na formularzu wydruku, jeśli nazwa stanowiska ma drukować się na listach do kontrahentów. Nazwa stanowiska wyświetla się w oknie 'Wstaw osobę kontaktową' i stanowi użyteczną informację, jeśli w bazie danych istnieją osoby kontaktowe o podobnych nazwiskach zdefiniowane dla innych Odbiorców lub Dostawców.

Opis stanowiska
polecenie Wstaw ustawienie     Opisy stanowisk, moduł CRM
Podaj opis stanowiska Kontrahenta, który jest osobą kontaktową. Opis stanowiska pozwala znormalizować terminologię dotyczącą opisów stanowisk stosowaną w różnych firmach, np. Dyrektor finansowy w jednej firmie to Dyrektor, a w innej Dyrektor d/s finansów. W takiej sytuacji należy przyjąć ogólną terminologię, np. "Dyrektor finansowy" i zastosować do wszystkich osoób kontaktowych co umożliwi prowadzenie analiz oraz akcji mailingowych.

Pozdrowienie 1, 2 oraz 3
Wprowadź różne teksty pozdrowień dla Kontrahenta, który jest osobą kontaktową. Zaleca się, aby zdefiniować teksty w trzech polach, nawet jeśli będą one takie same.

Teksty pozdrowień można wykorzystać na formularzu wydruku dokumentu Listy do kontrahentów w zależności od stopnia formalności listu. Pola można również wykorzystać przy projektowaniu formularza wydruku faktury.

Zakładka Gość

Na zakładce można zdefiniować różne informacje o Kontrahencie, który jest gościem hotelowym , a jego karta została wprowadzona w module Hotel.

Zakładka Do zdefin.

Więcej informacji na temat zakładki Do zdefin. znajdziesz w dalszej części podręcznika, zobacz Zakładka Wartości w ustawieniu Definicja pól - Kontrahent.

Entering a Contact - Notes Card

This page describes the fields on the 'Notes' card of the Contact record. Please follow the links below for descriptions of the other cards:
---

---

The 'Notes' card contains a text field that you can use to record any comments about a Contact

The Contact register in Standard ERP:

Go back to:

Entering a Contact - BI Card

This page describes the fields on the 'BI' card of the Contact record. Please follow the links below for descriptions of the other cards:
---

If you are using the BI module (i.e. if the BI option on the 'Technical' card in the Configuration setting in the System module is selected), a thirteenth card entitled 'BI' will be added to the Contact record. If a Contact is a Customer, this card will contain a graph displaying monthly sales over the past year. If you double-click on the graph, it will be opened in a new window where you can change the graph type and the parameters such as the period covered by the graph. You can use Access Groups to prevent certain users from double-clicking on the graph, by denying them access to the 'View BI' Action.

The Contact register in Standard ERP:

Go back to:

Edytowanie karty Kontrahenta

Informacje przechowywane w kartotece Kontrahentów muszą być aktualne, co wiąże się z modyfikowaniem poszczególnych rekordów od czasu do czasu.

Wszystkie rekordy w oknie 'Kontrahenci: Przeglądanie' są wyświetlane na początku według numeru Kontrahenta. Aby zmienić porządek sortowania należy kliknąć nagłówek kolumny. Dane w oknie przeglądu są sortowane według podkreślonego nagłówka.

Aby odszukać kartę Kontrahenta, wprowadź dane w polu Szukaj w prawym górnym rogu, a następnie kliknij klawisz Return. Wprowadzony tekst musi odpowiadać kolumnie według, której następuje sortowanie danych w oknie przeglądu, np. aby odnaleźć Kontrahenta po nazwie lub części nazwy należy przed wprowadzeniem tekstu w polu Szukaj zaznaczyć kolumnę Nazwa.

Aby edytować kartę Kontrahenta dwukrotnie kliknij właściwy rekord w oknie przeglądu. System wyświetli rekord w oknie 'Kontrahent;Podgląd'. Pola w tym oknie są takie same jak pola w oknie 'Kontrahent:Nowa karta'. Szczegółowe informacje na temat poszczególnych pól na karcie Kontrahenta znajdziesz wcześniej.

Edytuj lub uzupełnij pola na karcie Kontrahenta. Wykorzystaj klawisz Return lub klawisze strzałki do przemieszczania się pomiędzy polami. Kliknij przycisk [Zapisz], aby zapamiętać wszystkie wprowadzone zmiany na karcie.

Usuwanie karty Kontrahenta

Otwórz kartę Kontrahenta. Następnie wybierz polecenie 'Usuń' z menu Karta. Karta Kontrahenta zostanie usunięta z kartoteki. System nie pozwoli usunąć karty Kontrahenta dla którego wprowadzono chociaż jedno zamówienie sprzedaży, zakupu, fakturę sprzedaży lub zakupu.

!

Nie można unieważnić polecenia Usuń za pomocą polecenia Cofnij.

Połaczenie osob kontaktowych i firm - Relacje kontrahentow

Informacje o Odbiorcach, Dostawcach oraz osobach kontaktowych są przechowywane w jednej kartotece Kontrahentów. Poniżej pokazano mechanizm powiązania osób kontaktowych z firmami, z którymi są one związane.
  1. Wprowadź kartę Kontrahenta czyli firmę. Na karcie Kontrahenta zaznacz wlaściwy check box;Odbiorca, Dostawca lub oba. Zaznaczenie check boxa Odbiorca, Dostawca nie oznacza koniecznie firmy, która kupuje nasze towary lub usługi lub sprzedaje nam swoje towary i usługi, a np. potencjalne kontakty. Zdefiniowanie Kontrahenta jako Odbiorcy lub Dostawcy umożliwiia dostęp do różnych kartotek po stronie sprzedaży lub zakupu. Przed przejściem do kroku 2 zapisz kartę Kontrahenta w kartotece.

  1. Wprowadź kartę Kontrahenta, np. osobę kontaktową związaną z firmą. W tym celu wybierz polecenie ' Utwórz osobę kontaktową' z menu Specjalne. W kartotece Kontrahentów zostanie utworzony nowy rekord, który pojawi się na ekranie w oknie 'Kontrahent:Podglad'. Oznacza to, że rekord został zapisany w kartotece oraz otwarty w celu wprowadzenia danych o osobie kontaktowej, np. nazwy, danych kontaktowych, jeśli są różne od informacji zdefiniowanych na karcie macierzystej firmy:

    Dane adresowe, numer telefonu oraz faks zostaną skopiowane z karty macierzystej. Wprowadź nazwę osoby kontaktowej oraz właściwe informacje do kontaktu. Nie zaznaczaj check boxów Odbiorca/Dostawca na tej karcie, jeśli osoba kontaktowa pracuje w firmie, którą określono w bazie danych jako Odbiorcę lub Dostawcę (chyba, ze osoba kontaktowa jest samodzielnym podmiotem).

  1. Zapisz wprowadzone dane, a następnie kliknij przycisk krzyżyk, aby zamknąć kartę. Karta zostanie dodana do listy kontaktów w dolnej cześci karty Kontrahenta macierzystego na zakładce 'Dane kontakt.':

    Lista zawiera wszystkie kontakty zdefiniowane dla Odbiorcy lub Dostawcy. Lista jest sortowana według zaznaczonej kolumny. Dwukrotnie kliknij wlaściwy rekord na liście, aby otworzyć kartę osoby kontaktowej.
  1. Polecenie 'Utwórz osobę kontaktową' z menu Specjalne pozwala w najszybszy sposób dodać kontakt do karty Odbiorcy lub Dostawcy. Kartę osoby kontaktowej można utworzyć również inną metodą. W tym celu wprowadź nową kartę w kartotece Kontrahentów. Informacje o danych adresowych, numerach telefonów, itd. należy wprowadzić ręcznie (chyba, że zostanie skopiowana istniejąca karta):

    Kartę osoby kontaktowej należy połączyć z macierzystą kartą Odbiorcy lub Dostawcy. Połączenie umożliwia kartoteka Relacje kontrahentów w module CRM. Jeśli karta osoby kontaktowej zostanie utworzona automatycznie przy użyciu polecenie 'Utwórz osobę kontaktową' to w kartotece Relacje kontrahentów powstanie automatycznie rekord łączący osobę kontaktową z Odbiorcą lub Dostawcą. Jeśli karta osoby kontaktowej zostanie utworzona ręcznie to należy utworzyć dodatkową kartę w kartotece Relacje kontrahentów. Aby utworzyć kartę przejdź do modulu CRM, otwórz kartotekę Relacje kontrahentów, a następnie kliknij Nowa karta:

    Kontrahent
    polecenie Wstaw    Odbiorcy, Dostawcy, osoby kontaktowe w kartotece Kontrahentów
    Wstaw Odbiorcę lub Dostawcę dla którego pracuje osoba kontaktowa.

    Os. kontakt.
    polecenie Wstaw    osoby kontaktowe w kartotece Kontrahentów
    Wstaw osobę kontaktową.

    Data pocz.
    polecenie Wstaw    Wstaw datę
    Podaj od kiedy osoba kontaktowa pracuje dla Odbiorcy lub Dostawcy. Pole ma charakter informacyjny.

    Data końc.
    polecenie Wstaw    Wstaw date
    Podaj datę zakończenia współpracy pomiędzy osobą kontaktową, a Odbiorcą lub Dostawcą, jeśli taka informacja jest potrzebna. Pole ma charakter informacyjny.

    Nieważny
    Opcje można załączyć, jeśli współpraca pomiędzy osobą kontaktową, a Odbiorcą lub Dostawcą została zakończona. Zobacz krok 6.
    Po zapisaniu karty w kartotece Relacje kontrahentów, karta osoby kontaktowej zostanie dodana do listy w dolnej cześci karty Odbiorcy lub Dostawcy na zakładce 'Dane kontakt.':

  1. Kartoteka Relacje kontrahentów umożliwia połączenie karty osoby kontaktowej z wieloma firmami. Wystarczy wprowadzić właściwe połączenia kart w kartotece Relacje kontrahentów:

    Karta osoby kontaktowej została połączona z dwiema firmami:

  1. Po zakończeniu współpracy pomiędzy osobą kontaktową, a Odbiorcą lub Dostawca można zastosować jedno z trzech rozwiązań:

    1. Usuń stosowną kartę w kartotece Relacje kontrahentów. Usunięcie karty oznacza usunięcie powiązania pomiędzy kartą osoby kontaktowej, a kartą Odbiorcy lub Dostawcy. Alternatywnie, jeśli osoba kontaktowa zwiąże się z innym Odbiorcą lub Dostawcą wystarczy utworzyć nowy rekord w kartotece Relacje kontrahentów.

    2. Zaznacz opcję Nieważny na karcie Relacje kontrahentów. Link pomiędzy kartą osoby kontaktowej, a kartą Odbiorcy lub Dostawcy zostanie ukryty, karta osoby kontaktowej zostanie przekreślona na liście oraz osoba kontaktowa nie pojawi się na liście podpowiedzi po użyciu polecenia Wstaw:

      Metodę można zastosować, jeśli chcemy śledzić okresy zatrudnienia osób kontaktowych u rożnych Odbiorców lub Dostawców. Kiedy osoba kontaktowa zmienia pracodawcę (Odbiorcę lub Dostawcę) wystarczy utworzyć nowy rekord w kartotece Relacje kontrahentów.
    1. Zaznacz opcję Zamknięte (na zakładce 'Warunki' na karcie osoby kontaktowej). Wszystkie rekordy utworzone dla tej osoby kontaktowej w kartotece Relacje kontrahentów zostaną automatycznie zaznaczone jako Nieważne. Link pomiędzy kartą osoby kontaktowej, a kartą Odbiorcy lub Dostawcy zostanie ukryty, a karta osoby kontaktowej zostanie przekreślona na liście jak pokazano to w punkcie ii. Osoba kontaktowa nie pojawi się więcej na liście podpowiedzi po użyciu polecenia Wstaw. Metoda nie jest odpowiednia, jeśli osoba kontaktowa zmienia pracodawcę (Odbiorcę lub Dostawcę) lub współpracuje z wieloma firmami w danym momencie. Opcja umożliwia zamknięcie karty osoby kontaktowej w całym systemie, dlatego osoba nie pojawi się na liście podpowiedzi kontaktów dla nowych lub istniejących firm.
  1. Po wprowadzeniu Odbiorców, Dostawców oraz osób kontaktowych do kartoteki Kontrahentów system umożliwia prostą i szybką pracę z rekordami. Na przyklad, po użyciu polecenia Wstaw w polu Kontrahent na fakturze sprzedaży, w oknie podpowiedzi pojawi się lista Odbiorców;

    Po użyciu polecenia Wstaw w polu Dostawca na fakturze zakupu, w oknie podpowiedzi pojawi się lista Dostawców:

    W niektórych kartotekach (np. Listy do Kontrahentów, Czynności) można wybrać Odbiorcę lub Dostawcę. Po użyciu polecenie Wstaw w polu Kontrahent pojawi sie cała lista Odbiorców. W górnej części na liście znajduje się przycisk [Dostawcy], który umożliwia wybranie Dostawcy:

    Osobę kontaktową można wybrać na wielu kartach w systemie, podobnie jak Dostawcę lub Odbiorcę. System domyślnie wkleja główny kontakt zdefiniowany na karcie Kontrahenta na zakładce 'Dane kontakt.'. Aby wybrać inną osobę kontaktową wykorzystaj polecenie Wstaw w polu Osoba kontakt lub Kontakt (pola różnią się w zależności od kartotek):

    Lista zawiera tylko osoby kontaktowe związane z danym Odbiorcą lub Dostawcą. Na liście nie pojawią się zamknięte osoby. Główny kontakt zdefiniowany na zakładce 'Dane kontakt.' pojawi sie na liście, ale nie pojawi się podwójnie nawet, jeśli istnieje dla niego oddzielna karta. Na liście obok osoby kontaktowej pojawi się także nazwa stanowiska zdefiniowana na zakładce 'Uwagi' na karcie Kontrahenta co ułatwi selekcję.

Menu Specjalne

Powyższe ilustracje pokazują menu Specjalne dostępne dla Kontrahentów. Pierwsza ilustracja pokazuje menu Specjalne dostępne w oknie 'Kontrahenci:Przeglądanie'. Aby otworzyć menu Specjalne w oknie przeglądu zaznacz Kontrahenta na liście, a następnie wybierz polecenie menu. Polecenia menu Specjalne w oknie przeglądu odnoszą się także do grupy Kontrahentów: zaznaczyć pierwszego Kontrahenta na liście, kliknij na ostatniego trzymając klawisz Shift, a następnie wybierz polecenie z menu Specjalne. Druga ilustracja pokazuje menu Specjalne dostępne w oknie 'Kontrahent:Nowa karta' oraz 'Kontrahent:Podgląd'.

Operations Menu - Customer Status

You can use the 'Customer Status' function with Contacts that are Customers. It prints to screen a Customer Status report, which shows the account status of the Customer currently on screen or of those Customers highlighted in the browse window.

In its basic form, this report will first show the Customer Number, Name and telephone number. This information will be followed by a list of the Customer's Contact Classifications. The five most recently paid Invoices will then be listed, as will all open (unpaid) Invoices.

You can have much more information shown in the report, such as lists of recent Activities, Contract Quotations, Contracts, Quotations and Orders, and monthly sales figures for the past year. To have this extra information shown in the report, create a record for yourself in the Info in Customer Status Report setting in the CRM module. As you can create separate records in this setting for each user, you can control how much of this additional information will be shown to different users. You can effectively give each user a different report definition.

Simply creating a record for yourself in the Info in Customer Status Report setting will add the Customer's address, Warning on Sales if there is one, Credit Limit and turnover for the first period in the Reporting Periods setting to the top of the report. The remainder of the report will then follow the specification in your Info in Customer Status Report record.

If the appearance of the Customer Status report is not as you expect (i.e. the Customer's address, Warning on Sales if there is one, Credit Limit and turnover are not shown, and the report only lists Invoices), the probable cause is you do not have a record in the Info in Customer Status Report setting.

As well as using the 'Customer Status' function described here, you can also produce a Customer Status report using the following methods:

In the first four cases, the report will follow the specification in your Info in Customer Status Report record. In the last case, there will be no reference to the Info in Customer Status Report setting and the basic version of the report as described in the second paragraph of this section will be produced.

The Customer Status report has the Standard ERP Drill-down feature. You can open many records such as Contact Persons, Activities, Quotations and Invoices from the report by clicking in the appropriate places (i.e. on Contact Person names, on Activity Dates and on Quotation and Invoice Numbers). You can also click on a Person's initials to open an Activities, Persons report for that Person. Text with the drill-down feature is shown underlined in the report. If you have a record in the Info in Customer Status Report setting, the report will also contain a [New Activity] text button that you can click to create an empty new Activity and a [Credit History] text button that will open a separate report showing the Customer's credit history. This is a chargeable Cloud Service: to use it you must have registered your database in Estonia using the Automatic Internet Enabler method, as described on the 'Enabler Key' page. You must also have entered a Reg No 1 on the 'Company' card of the Contact record for the Customer whose credit history you are interested in.

As previously mentioned, this function will print to screen a Customer Status report for the Customer currently on screen or for those Customers highlighted in the browse window. If you run the function for a Contact Person, it will produce a Customer Status report for the Customer for whom the Contact Person works (i.e. the Customer that is linked to the Contact Person in the Contact Relations register). The function will have no effect if you try to use it with other Contacts (e.g with Suppliers).

---

In this chapter:

Go back to:

Status dostawcy

Polecenie 'Status dostawcy' dostępne jest dla Dostawców. Polecenie otwiera na ekran raport z listą faktur zakupu oraz płatności dla Dostawcy w oknie podglądu lub Dostawcy/Dostawców na liście w oknie przeglądu. Raport pokazuje łączną wartość przeterminowanych zobowiązań. Polecenie nie działa dla Odbiorców.

Wykorzystując moduł CRM można rozszerzyć zakres prezentowanych danych, np. o czynności, wystawione dokumenty PZ, zamówienia zakupu, obroty miesięczne za ostatni rok. Zawartość raportu dla poszczególnych użytkowników definiuje się w ustawieniu Informacje na statusie dostawcy w module CRM. Jeśli dane prezentowane na raporcie ograniczają się tylko do podstawowych informacji, oznacza to, że użytkownik nie posiada zdefiniowanej karty w ustawieniu Informacje na statusie dostawcy.

Na raporcie status dostawcy dostępna jest funkcjonalność Drill-down. Funkcjonalność Drill-down umożliwia podglądanie szczegółów wyświetlonego raportu, takich jak: osoby kontaktowe, czynności, dokumenty PZ, faktury zakupu po kliknięciu właściwego linku (np. nazwy osoby kontaktowej, daty czynności, numerów PZ lub faktur zakupu). Kliknięcie podpisu osoby otwiera raport Czynności osoby dla wskazanej osoby. Funkcjonalność Drill-down jest dostępna dla podkreślonych danych.

Zmień hasło

Jeśli Odbiorca składa zamówienia w sklepie internetowym na stronie www, polecenie należy wykorzystać do utworzenia hasła dostępu. Na zakładce 'Warunki' na karcie Odbiorcy należy zaznaczyć check box 'Zezwalaj na logowanie'. Opcja umożliwia wykorzystanie podpisu oraz hasła przy logowaniu.

Aby wprowadzić hasło, zaznacz Odbiorcę na liście w oknie 'Kontrahenci:Przeglądanie', a następnie wybierz polecenie 'Zmień hasło' z menu Specjalne. Pojawi się następujące okno:

Wprowadź dwukrotnie nowe hasło. Przy wprowadzaniu hasła należy zwrócić uwagę na wpisywanie dużych i małych liter. Kliknij klawisz Shift-Enter, aby zamknąć okno oraz zapamiętać nowe hasło lub naciśnij przycisk krzyżyk, aby anulować dane.

Aby utworzyć przypadkowe hasło oraz wysłać je mailem do Odbiorcy, otwórz kartę Odbiorcy i wybierz polecenie 'Utwórz list z hasłem do poczty' z menu Specjalne.

Aby określić zasady definiowania haseł w bazie danych (np. minimalną liczbę znaków w haśle, zawartość liter lub cyfr) wykorzystaj ustawienie Ustawienia hasła w module System.

Szukaj

Polecenie pozwala odszukać Kontrahentów zawierających określone słowo lub zwrot. W tym celu otwórz okno 'Kontrahenci:Przeglądanie', a następnie wybierz polecenie 'Szukaj' z menu Specjalne. Pojawi się następujące okno:

Szukaj
Podaj szukany wyraz lub zwrot.

Szukaj w
Podaj pole, w których będzie szukany wyraz lub zwrot.
Kliknij przycisk [Uruchom], aby rozpocząć szukanie. Na ekranie pojawi się raport z listą odnalezionych Kontrahentów. Kliknij numer Kontrahenta, aby otworzyć jego kartę.


Operations Menu - Contact - Link Existing Contact

Please refer to the Linking Contact Persons and Companies - The Contact Relations Register page for details about the 'Link Existing Contact' function.

---

The Contact register in Standard ERP:

Go back to:

Operations Menu - Contact - Remove Linked Contact

Please refer to the Linking Contact Persons and Companies - The Contact Relations Register page for details about the 'Remove Linked Contact' function.

---

The Contact register in Standard ERP:

Go back to:

Operations Menu - Contact - Edit Linked Contact Data

Please refer to the Linking Contact Persons and Companies - The Contact Relations Register page for details about the 'Edit Linked Contact Data' function.

---

The Contact register in Standard ERP:

Go back to:

Uaktualnij adres

Polecenie pozwala uaktualnić adres na kartach wszystkich osób kontaktowych zgodnie z ostatnim adresem zdefiniowanym w polu Adres faktury na karcie Odbiorcy/Dostawcy. Aby wykorzystać funkcję zapisz kartę Kontrahenta po zmianie adresu, a następnie wybierz polecenie z menu Specjalne. Nowy adres zostanie skopiowany do wszystkich kart osób kontaktowych. Pozostałe dane (jak, np. numer telefonu, telefon komórkowy, adres dostawy, itd.) nie zostaną skopiowane

Create Menu - Contacts

The Create menus for Contacts are shown above. On the left is the Create menu for the 'Contacts: Browse' window. On the right is the Create menu for the 'Contact: New' and 'Contact: Inspect' windows. If you are using iOS or Android, you can access the Create menu functions through the + menu.

'New' and 'Duplicate' are standard functions that are provided on every Create and + menu. Use these functions to create new records, in this case in the Contact register. Please follow the links below for details about the other functions:

The Contact register in Standard ERP:
Go back to:

Utwórz czynność

Polecenie umożliwia rejestrowanie czynności w kartotece Czynności w module System. Polecenie można wykorzystać, np. do rejestrowania wszystkich rozmów telefonicznych.

Po wybraniu polecenia z menu Specjalne pojawi się następujace okno, w którym można utworzyć nową czynność:

Nowy rekord pojawi się w oknie 'Czynność:Podgląd'. Oznacza to, że karta czynności została zapisana już w systemie i otwarta do edycji. Jeśli czynność tworzona jest z karty Odbiorcy lub Dostawcy to dane Kontrahenta takie jak numer, kontakt, numer telefonu zostaną automatycznie wprowadzone na zakładce 'Kontrahent'. Jeśli czynność tworzona jest z karty osoby kontaktowej to dane osoby takie jak nazwa, numer telefonu, numer i nazwa Odbiorcy/Dostawcy, u którego zatrudniona jest osoba zostaną zostaną automatycznie wprowadzone na zakładce 'Kontrahent'. Jeśli osoba kontaktowa pracuje u wielu Kontrahentów to system użyje najniższy numer Kontrahenta. Jeśli na karcie czynności zaznaczono w Typie opcję Zadanie, a w Symbol opcję Inne to system nie proponuje domyślnego typu czynności. Aktualna data pojawi się w oknie Data rozp. na karcie czynności. W polu Osoba pojawi się podpis aktualnego użytkownika.

Po wprowadzeniu stosownych danych, kliknij przycisk [Zapisz] na pasku przycisków, aby zapamiętać kartę w kartotece Czynności oraz przycisk krzyżyk, aby zamknąć kartę. Aby usunąć kartę czynności wybierz polecenie Usuń z menu Karta. W obu przypadkach użytkownik powróci do karty Kontrahenta.

Karta czynności i karta Kontrahenta są połączone ze sobą za pomocą
załączników. Pozwala to szybko otworzyć kartę Kontrahenta przy przeglądaniu czynności lub kartę czynności z karty Kontrahenta. Kliknij przycisk Załączniki, aby wyświetlić listę załączników. Aby otworzyć załącznik, dwukrotnie kliknij wybraną pozycję na liście załączników

Karta Kontrahenta nie musi być zapisana przed utworzeniem czynności.

Więcej informacji na temat okna 'Czynność:Podgląd' znajdziesz w dalszej części podręcznika.

Utwórz osobę kontaktową

Więcej informacji na ten temat zobacz: Połączenie osob kontaktowych i firm - Relacje kontrahentów.

Utwórz Email

Polecenie umożliwia wysłanie maila do Kontrahenta. Po wybraniu polecenie pojawia się poniższe okno, w którym można wprowadzić wiadomość.

Nowa karta pojawi się w oknie 'E-mail:Nowa karta'. Oznacza to, że rekord nie został zapisany w bazie danych. Domyślnym nadawcą listu jest aktualny użytkownik . W polu Do pojawi się adres e-mailowy Kontrahenta. Kiedy wiadomość jest gotowa do wysłania zaznacz check box Wysłane, a następnie kliknij przycisk [Zapisz] na pasku przycisków. Wiadomośc zostanie wysłana automatycznie do Kontrahenta, jeśli wykorzystywana jest opcja 'Automatycznie blokuj i wysyłaj maile' w ustawieniu
Ustawienia poczty i konferencji w module Poczta i Konferencje,a użyty adres jest adresem zewnętrznym (tj. ze znakiem @). Jeśli opcja nie jest używana należy wybrać polecenie 'Wyślij Email' z menu Specjalne. Aby zamknąć okno kliknij przycisk krzyżyk. Użytkownik powróci do karty Kontrahenta.

Jeśli po wybraniu polecenia 'Utwórz Emaila' nie powstanie wiadomość, oznacza to, że:

  1. Aktualny użytkownik nie posiada skrzynki pocztowej.

  2. Kontrahent nie posiada skrzynki pocztowej.

  3. Karta Kontrahenta nie została zapisana w kartotece.

Create Menu - Contact - Tags/Objects

This page describes the 'Tags/Objects' function on the Create menu in the Contact record window. If you are using iOS or Android, the 'Tags/Objects' function is on the + menu.

---

If you need to create Tags/Objects that are specific to each Contact, there are two methods that you can use:

  1. You can have a Tag/Object created automatically whenever you save a Contact for the first time. To use this method, select the Automatically Create Sales Tags/Objects on Contacts and/or Automatically Create Purchase Tags/Objects on Contacts options in the Contact Settings setting.

  2. After saving a Contact, you can create a Tag/Object by selecting this 'Tags/Objects' function from the Create menu (Windows/Mac OS X) or + menu (iOS/Android).
In both cases, the new Tags/Objects will be assigned to the Contact automatically, as follows:
The new Tag/Object will be added to any Tags/Objects that are already there. The existing Tags/Objects will not be overwritten.

The Contact Number will be used as the Code of the new Tag/Object. For example, Tag/Object 001 will be created from Contact 001.

If you need the new Tag/Objects to be assigned to Tag/Object Types, specify those Tag/Object Types in the Sales Tag/Object Type and Purchase Tag/Object Type fields in the Contact Settings setting. If you need the Sales Tag/Object and Purchase Tag/Object to be assigned to different Tag/Object Types, you should specify Start Strings in those Tag/Object Types so that Tags/Objects with different Codes can be created. This will allow you to avoid the issue that Tag/Object 001 cannot be assigned to two Tag/Object Types, an issue that would otherwise arise if a Contact is both a Customer and a Supplier. If you have specified Lengths (maximum numbers of characters) in each Tag/Object Type, take care that these are sufficient for Tag/Object Codes to be constructed from the Start Str and Contact Numbers.

The two methods will only create Tags/Objects from Contacts that are Customers or Suppliers, not from other Contacts such as Contact Persons. So, if you are using the automatic method, be sure to mark a new Contact as a Customer or Supplier before saving for the first time.

---

The Contact register in Standard ERP:

Go back to:

Utwórz list z hasłem do poczty

Jeśli Odbiorca składa zamówienia w sklepie internetowym na stronie www, polecenie należy wykorzystać do utworzenia hasła dla Odbiorcy. Na zakładce 'Warunki' na karcie Odbiorcy należy zaznaczyć check box 'Zezwalaj na logowanie'. Opcja umożliwia wykorzystanie podpisu oraz hasła przy logowaniu.

Aby wprowadzić hasło, otwórz kartę Kontrahenta, a następnie wybierz polecenie 'Utwórz list z hasłem do poczty' z menu Specjalne. Pojawi się następujące okno, w którym można utwórzyć nowego maila:

Nowa karta pojawi się w oknie 'List:Podgląd'. Oznacza to, że karta została zapisana w systemie i otwarta do edycji. Domyślnym nadawcą listu jest aktualny użytkownik . W polu Do pojawi się adres e-mailowy Kontrahenta. Pole Temat zawiera hasło. Po utworzeniu wiadomości zaznacz check box Wysłane, a następnie kliknij przycisk [Zapisz] na pasku przycisków. Wiadomośc zostanie wysłana automatycznie do Kontrahenta, jeśli wykorzystywana jest opcja 'Automatycznie blokuj i wysyłaj maile' w ustawieniu Ustawienia poczty i konferencji w module Poczta i Konferencje,a użyty adres jest adresem zewnętrznym (tj. ze znakiem @). Jeśli opcja nie jest używana należy wybrać polecenie 'Wyślij Email' z menu Specjalne. Aby zamknąć okno kliknij przycisk krzyżyk. Użytkownik powróci do karty Kontrahenta.

Jeśli po wybraniu polecenia 'Utwórz list z hasłem do poczty' nie powstanie właściwa wiadomość, oznacza to, że:

  1. Aktualny użytkownik nie posiada skrzynki pocztowej.

  2. Kontrahent nie posiada skrzynki pocztowej.