Wprowadzenie

Jeżeli nie rozpoczynasz nowej działalności gospodarczej, a planujesz wykorzystać system Hansa do zarządzania w swojej firmie, musisz wprowadzić bilanse otwarcia (BO) w poszczególnych księgach. Jeżeli rozpoczynasz pracę z systemem na początku roku obrotowego to bilans otwarcia konta jest bilansem zamknięcia tego konta na koniec poprzedniego roku obrotowego. Jeżeli rozpoczynasz pracę z systemem w trakcie roku obrotowego to bilans otwarcia będzie dwuskładnikowy:bilans zamknięcia każdego konta na koniec poprzedniego roku obrotowego oraz salda kont w bieżącym roku obrotowym aż do bieżącego dnia.

Aby wprowadzić bilans otwarcia, należy skorzystać ze wszystkich informacji oraz raportów dostępnych w starym systemie.

Zaleca się zmianę systemu w trakcie roku obrotowego. Należy wówczas wprowadzić bilanse zamknięcia na kontach na koniec starego roku obrotowego, a następnie zarejestrować wszystkie operacje dotyczące nowego roku obrotowego. Takie działanie a)pozwoli na zapoznanie się z systemem oraz z jego funkcjonalnościami b)umożliwi kontrolę bieżących operacji księgowych.

Na tym etapie pracy z systemem użytkownik powinien mieć zdefiniowany bieżący
(oraz poprzedni, jeśli jest taka potrzeba) rok obrotowy, wprowadzony plan kont oraz kody VAT. Użytkownik może wykorzystać standardowy plan kont dostępny w systemie. Jeśli standardowy plan kont jest nieodpowiedni, można zaimportować własny plan kont w formacie pliku tekstowego lub wprowadzić go ręcznie. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w poprzedniej części podręcznika, zobacz: 'Podstawowe ustawienia księgowe'.

Można również wprowadzić waluty oraz kursy walut, jeśli będą potrzebne do pracy z systemem.

Po zdefiniowaniu roku obrotowego oraz wprowadzeniu planu kont, kodów VAT, walut można wprowadzić BO w księgach. Najlepiej zrobić to przed rozpoczęciem pracy z system i wprowadzeniem nowych operacji. W razie potrzeby, można zmienić BO w dowolnym momencie w trakcie roku obrotowego.

Przy wprowadzaniu BO użytkownik sam określa poziom rejestrowanych szczegółów. Wpływ na decyzję może mieć: liczba operacji, czas dostępny na wprowadzenie danych, sposób wprowadzania danych do systemu (import czy ręczne wprowadzanie danych) oraz poziom szczegółów wymaganych na raportach. Użytkownik może wprowadzić lub zaimportować poszczególne operacje księgowe (w postaci faktur sprzedaży, zapłat, faktur zakupu, płatności oraz operacji Księgi Główej) lub można wprowadzić pojedyncze zapisy dla poszczególnych kont. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w dalszej części rozdziału.

Po wprowadzeniu BO w systemie, należy wydrukować stosowne raporty oraz porównać je z raportami ze starego systemu. Powinny to być m.in. raporty:
Bilans wstępny, Rachunek zysków i strat oraz Bilans z Księgi Głównej oraz zestawienia otwartch faktur z Księgi Sprzedaży oraz Księgi Zakupu.

BO w Księdze Głównej

Wprowadzenie bilansów otwarcia w Księdze Głównej można podzielić na dwa etapy. W pierwszym etapie zaleca się wprowadzić salda kont na koniec poprzedniego roku obrotowego. Można to zrobić w kartotece Bilanse otwarcia. Potrzebne informacje można uzyskać z raportu Bilans wstępny wykonanego w starym systemie. Następnie, jeśli istnieje taka konieczność należy wprowadzić operacje księgowe w kartotece Operacje, które dotyczą bieżącego roku obrotowego.

Po wprowadzeniu sald kont i operacji księgowych należy wydrukować Bilans wstępny oraz porównać raport z danymi ze starego systemu. Należy bezzwłocznie przeanalizować
wszystkie rozbieżności pomiędzy raportami: opóźnienie może spowodować większe trudności.

Na tym etapie prac zakłada się, że użytkownik wprowadził plan kont oraz zdefiniował kody VAT w systemie. Aby wprowadzić salda kont na koniec poprzedniego roku obrotowego należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:

1. Wybierz moduł Księga Główna z menu Moduły.
   

2. Kliknij przycisk [Bilanse otwarcia] w Oknie Głównym lub wybierz 'Bilanse otwarcia' z menu Kartoteki.
   

3. Kliknij [Nowa] na pasku przycisków.
   

4. Wprowadź informacje w sposób przedstawiony na poniższej ilustracji.
   Więcej informacji o poszczególnych polach znajdziesz w dalszej części podręcznika, zobacz: kartoteka
   Bilanse otwarcia. Zaleca się, aby w polu Data operacji wprowadzić ostatni dzień poprzedniego roku obrotowego, w innych przypadkach datę poprzedzającą rozpoczęcie pracy z systemem.
   

W polach Wn WB1 oraz Ma WB1 należy wprowadzić wartości w walucie bazowej 1. Jeśli w systemie wykorzystuje się dwie waluty bazowe należy najpierw zdefiniować, która z walut będzie używana jako walutwa bazowa 1, a która jako waluta bazowa 2. Funkcjonalność ma zastosowanie w przedsiębiorstwach, które posiadają biura w dwóch różnych krajach i muszą mieć możliwość raportowania w obu walutach, w przedsiębiorstwach, które zlokalizowane są w krajach, gdzie wykorzystywana jest druga waluta (zwykle USA lub EUR) łącznie z walutą narodową oraz dla firm, które należą do strefy Euro, w których stara waluta narodowa utrzymywana jest dla celów porównawczych. Jeśli kraj jest członkiem Unii monetarnej, Euro należy zdefiniować jako walutę bazową 1. Aby wprowadzić wartości w walucie bazowej 2, wykorzystaj pola Wn WB2 oraz Ma WB 2 na zakładce B. Aby wprowadzić wartości w walucie obcej, wykorzystaj pola na zakładce C. Wszystkie wartości należy wprowadzić ręcznie: nie zastosowano żadnej konwersji walut, ponieważ użytkownicy stosują różne metody konwersji wartości BO.

5. Okno Bilans otwarcia nie posiada check boxa OK, dlatego salda kont są uaktualniane po zapisaniu karty. Przed naciśnięciem przycisku [Zapisz] upewnij się, że na karcie nie ma żadnej pomyłki. Sprawdź czy łączna wartość Wn i Ma jest taka sama. Jeśli jakaś pomyłka zostanie odkryta później, kartę BO można skorygować bez żadnych trudności w dowolnym momencie.
   

6. Kliknij [Nowa] (lub użyj skrótu klawiaturowego Ctrl-N/⌘-N ), jeśli chcesz wprowadzić więcej kart w kartotece BO.
   

7. Jeśli użytkownik wykorzystuje obiekty w bazie danych, powinien wprowadzić osobne karty do kartoteki Bilanse otwarcia na każdy obiekt oraz jedną kartę z łączną wartością ze wszystkich obiektów. Na przykład, jeśli saldo na koncie kasy wynosi 100.00 i jest podzielone pomiędzy dwoma oddziałami: Oddział 1 - 49.00 oraz Oddział 2 - 51.00, należy wprowadzić trzy karty BO w następujący sposób:
   

   1-sza karta, konto kasy, brak obiektu, łączna wartość (100.00)
   

   2-ga karta,konto kasy, obiekt dla Oddziału 1, saldo dla Oddziału 1 (49.00)
   

   3-cia karta, konto kasy, obiekt dla Oddziału 2, saldo dla Oddziału 2 (51.00)

8. Po wprowadzeniu ostatniej karty w kartotece kliknij przycisk [Zapisz], a następnie naciśnij przycisk krzyżyk, aby zamknąć okno.
   

Jeśli użytkownk zaczyna wykorzystywać system Hansa w trakcie roku obrotowego, powinien wprowadzić teraz wszystkie operacje dotyczące bieżącego roku obrotowego. Operacje należy wprowadzić bazując na oryginalnych dokumentach, a nie dziennikach operacji ze starego systemu. To zabezpieczy przed wprowadzeniem operacji dotyczących Księgi Sprzedaży i Zakupu. Operacje te zostaną wprowadzone poźniej. Aby wprowadzić operacje dotyczące bieżącego roku obrotowego należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:

1. Upewnij się, że nadal znajdujesz się w module Księga Główna.
   

2. Kliknij przycisk [Operacje] w Oknie Głównym lub wybierz 'Operacje' z menu Kartoteki.
   

3. Kliknij [Nowa] na pasku przycisków.
   

4. Wprowadź informacje w sposób przedstawiony na poniższej ilustracji.
   Więcej informacji o poszczególnych polach znajdziesz w dalszej części podręcznika, zobacz: kartoteka
   Operacje. Upewnij się, że w polu Data operacji znajduje się taka sama data jak w starym systemie.
   .

W pola Wn WB 1 oraz Ma WB 2 należy wprowadzić wartości w walucie lokalnej. Więcej informacji na temat używania walut w kartotece Operacje w Księdze Głównej znajdziesz w dalszej części podręcznika.

5. Okno Operacji nie posiada check boxa OK, dlatego salda kont są uaktualniane po zapisaniu karty. Przed naciśnięciem przycisku [Zapisz] upewnij się, że na karcie nie ma żadnej pomyłki. Sprawdź czy łączna wartość Wn i Ma jest taka sama.
   

6. Kliknij [Nowa] (lub użyj skrótu klawiaturowego Ctrl-N/⌘-N ), jeśli chcesz wprowadzić więcej kart w kartotece Operacji.
   

   Aby przyśpieszyć wprowadzanie operacji księgowych można wykorzystać następującą funkcjonalność. Po wprowadzeniu zapisów po stronie Wn, wprowadź kursor w odpowiednie pole w kolumnie Ma, a następnie dwukrotnie kliknij klawisz Return lub Enter. Pierwsze kliknięcie spowoduje wprowadzenie właściwej wartości po stronie Ma, która zbilansuje operacje. Drugie kliknięcie zamyka okno
   i zapisuje operację, a następnie otwiera nowe okno w kartotece.
   

7. Po wprowadzeniu ostatniej karty w kartotece kliknij przycisk [Zapisz], a następnie naciśnij przycisk krzyżyk, aby zamknąć okno.

BO w Księdze Sprzedaży

BO w Księdze Sprzedaży może być dwuskładnikowy: saldo końcowe dla każdego Odbiorcy na koniec poprzedniego roku obrotowego oraz, jeśli użytkownik rozpoczyna pracę z systemem w bieżącym roku obrotowym, salda Odbiorców w tym roku,aż do bieżącego dnia.

Rozpatrując salda Odbiorców w poprzednim roku obrotowym, bierzemy pod uwagę tylko salda otwarte (czyli niezapłacone faktury). Można to zarejestrować na dwa sposoby:

• wprowadzając pojedynczy zapis z łącznym saldem dla każdego Odbiorcy lub
  

• wprowadzając osobno poszczególne faktury sprzedaży dla każdego Odbiorcy.

Rozpatrując salda Odbiorców w bieżącym roku , dostępne są następujące opcje:

• (minimum) wprowadzenie salda każdego Odbiorcy w formie pojedynczego zapisu (faktycznie oznacza to wprowadzenie dwóch zapisów: łącznego salda faktur oraz łącznego salda zapłat co pozwoli uzgodnić konto bankowe oraz śledzić
  bieżące zobowiązania w Księdze Sprzedaży);
  

• wprowadzenie wszystkich faktur sprzedaży oraz wszystkich zapłat zarejestrowanych w nowym roku obrotowym;
  

• (wersja kompromisowa) wprowadzenie miesięcznych sald faktur oraz sald zapłat dla każdego Odbiorcy;
  

• zaimportowanie faktur oraz zapłat za bieżący roku obrotowy w formacie pliku tekstowego, jeśli użytkownik przechodzi do systemu Hansa z innego systemu finansowo -księgowego. W celu uzyskania informacji o formatach importu, skontaktuj się z lokalnym biurem lub Autoryzowanym Partnerem Hansy.
  .

Przy wyborze metody postępowanian należy rozważyć sposób kontrolowania zobowiązań (zadłużenia). Jeśli niezbędne jest szczegółowe zestawienie faktur, wprowadzenie łącznego salda dla każdego Odbiorcy będzie niewystarczające. W tej sytuacji trzeba zarejestrować osobno wszystkie faktury oraz zapłaty. Jeśli użytkownik nie wykonuje szczegółowych raportów lub, jeśli łączne saldo Odbiorcy na raporcie jest wystarczające, może ograniczyć się tylko do wprowadzenia pojedynczych zapisów z saldem dla każdego Odbiorcy. Jeśli użytkownik nie wystawia faktur wogóle, nie trzeba wprowadzać BO w Księdze Sprzedaży.

Aby wprowadzić BO w Księdze Sprzedaży należy najpierw wprowadzić poszczególnych Odbiorców zgodnie z instrukcją. Jeśli wprowadzane będą faktury należy najpierw zarejestrować potrzebne towary. Dane można zaimportować w postaci pliku tekstowego. Jeśli wprowadzane będą zapłaty w różnych formach (pojedyncze zapłaty, miesięczne salda lub łaczne saldo) upewnij się, że zostały zdefiniowane sposoby płatności, aby zapłaty zostały zarejestrowane na właściwych kontach bankowych lub koncie kasy.

Ustawienia w Księdze Głównej a BO w Księdze Sprzedaży

Bilanse otwarcia w Księdze Sprzedaży rejestruje się w formie faktur oraz zapłat. Jednak w przypadku rejestrowania bilansów na koniec poprzedniego roku obrotowego, faktury i zapłaty nie mają operacji w Księdze Głównej, jeśli wprowadzi się stosowne salda kont w kartotece Bilanse otwarcia w Księdze Głównej zgodnie z instrukcją. W kartotece Bilanse otwarcia rejestruje się m.in. salda kont na których księguje się faktura, dlatego zaksięgowanie samego dokumentu faktury spowodowałoby zdublowanie zapisów na kontach w Księdze Głównej. Przed wprowadzeniem BO w Księdze Sprzedaży należy wprowadzić ustawienia, aby uniknąć podwójnych zapisów księgowych.

W tym celu wybierz moduł Księga Główna z menu Moduły. Kliknij przycisk [Ustawienia] w Oknie Głównym lub wybierz 'Ustawienia' z menu Plik. Wybierz 'Księgowanie modułów od dnia' z listy dostępnych ustawień. Pojawi się następujące okno:

Zaznacz check boxy dla dokumentów do, których mają się tworzyć automatycznie operacje w Księdze Głównej. Na powyższej ilustracji do każdej faktury utworzonej po 1/04/2003 powstanie operacja księgowa w Księdze Głównej. Jeśli faktura została utworzona przed wskazaną datę, operacja księgowa nie powstanie.

Zaleca się , aby w polu data w ustawieniu 'Księgowanie modułów od dnia' wprowadzić pierwszy dzień roku obrotowego. Wprowadzając bilanse na koniec poprzedniego roku obrotowego należy użyć wcześniejszej daty operacji niż data określona w ustawieniu. Ustawienie zapewnia, że operacje księgowe będą tworzone dopiero od wyznaczonego momentu. Jeśli wprowadzenie bilansów okaże się czasochłonne, można kontynuować prace i równocześnie rozpocząć wprowadzanie faktur w nowym roku obrotowym bez obawy się o konsekwencje w Księdze Głównej.

Jeśli użytkownik rozpoczyna pracę z systemem Hansa w trakcie roku obrotowego powinien mieć już wprowadzone operacje księgowe dla bieżącego roku. Jeśli, jak było to zalecane, operacje zostały wprowadzone do systemu na podstawie oryginalnej dokumentacji, a nie dzienników operacji ze starego systemu, nie będzie żadnych bieżących operacji dotyczących Księgi Sprzedaży i Zakupu. Operacje zostaną utworzone automatycznie do faktur sprzedaży i zapłat (oraz faktur zakupu i płatności), jeśli daty operacji w tych dokumentach są późniejsze od daty wprowadzonej w ustawieniu 'Księgowanie modułów od dnia'. Jeśli operacje kięgowe do dokumentów Księgi Sprzedaży i Zakupu zostały już wprowadzone (jako element poprzedniego zadania), nie trzeba tworzyć operacji ponownie przy wprowadzaniu dokumentów. W takiej sytuacji należy przesunąć datę w ustawieniu 'Księgowanie modułów od dnia' do przodu. Przesunięcie daty pozwoli wprowadzić wszystkie faktury za bieżący okres oraz nowe dokumenty bez obawy o nieprawidłowości w Księdze Głównej.

Jeśli użytkownik nie ma pewności, czy wprowadził operacje księgowe do dokumentów Księgi Sprzedaży i Zakupu za bieżący rok, powinien wykonać raport Bilans wstępny za bieżący rok i sprawdzić salda na kontach sprzedaży i zakupu.Jeśli salda wynoszą zero, operacje nie zostały wprowadzone. Jeśli salda kont na raporcie Bilans wstępny są takie same jak w starym systemie, operacje zostały wprowadzone. Więcej informacji na temat wydruku raportu Bilans wstępny znajdziesz w dalszej części rozdziału.

Kliknij przycisk [Zapisz] na pasku przycisków, aby zapamiętać dane wprowadzone w ustawieniu 'Księgowanie modułów od dnia'.

!	Pamiętaj! Jeśli wprowadzono bilanse otwarcia za poprzedni rok obrotowy w Księdze Głównej, nie należy księgować bilansów otwarcia Księgi Sprzedaży, Zakupu oraz modułu Magazyn w Księdze Głównej. W przeciwnym razie dojdzie do zdublowania zapisów księgowych.

Sposoby płatności a BO w Księdze Sprzedaży

Przed wprowadzeniem bilansu otwarcia w Księdze Sprzedaży należy rozpatrzyć dodatkowe ustawienie w Księdze Sprzedaży, móc wprowadzać zapłaty w bieżącym roku obrotowy.

Wybierz moduł Księga Sprzedaży z menu Moduły, a następnie wybierz 'Ustawienia' z menu Plik. Dwukrotnie kliknij 'Sposoby płatności' na liście dostępnych ustawień.

Sposoby płatności oznaczają różne metody zapłaty za faktury sprzedaży oraz faktury zakupu. Przykładem sposobów płatności są: gotówka, czek, karta kredytowa, obciążenie rachunku lub uznanie rachunku. W systemie Hansa można zdefiniować sposoby płatności, które będą obciążały/uznawały różne konta księgowe przypisane do różnych banków.

Jeśli użytkownik wykorzystuje standardowy plan kont dostarczony razem z systemem, zauważy, że podstawowe sposoby płatności zostały już wprowadzone w bazie danych. Jeśli użytkownik zmodyfikował plan kont lub wprowadził własny, powinien upewnić się, czy konta w ustawieniu Sposoby płatności odpowiadają rzeczywistym kontom w planie kont (w tym celu można wykorzystać polecenie 'Wstaw').

Aby utworzyć nowy sposób płatności, kliknij pierwszy wolny wiersz w ustawieniu Sposoby płatności, a następnie wprowadź unikalny kod oraz pozostałe informacje zgodnie z instrukcją.
Przejdź na zakładki B-D, aby wprowadzić dalsze informacje. Kliknij przycisk [Zapisz], aby zapamiętać wprowadzone dane. Następnie kliknij przycisk krzyżyk, aby zamknąć okno z listą ustawień.

Wprowadzanie BO w Księdze Sprzedaży

Procedura opisana poniżej ma zastosowanie przy wprowadzaniu bilansów otwarcia za poprzedni oraz za bieżący rok obrotowy.

Użytkownik może teraz wprowadzić pierwszą fakturę. Jeśli bilans otwarcia wprowadzany jest jako pojedyncze saldo na Odbiorcę za poprzedni rok obrotowy oraz bieżący rok, to należy w tym celu wykorzystać dokument faktury. Należy wówczas opuścić krok 7 w poniższej procedurze:

1. Przejdź do modułu Księga Sprzedaży wykorzystując menu Moduły.
   

2. Kliknij przycisk [Faktury] w Oknie Głównym, aby otworzyć kartotekę Faktury.
   

3. Kliknij przycisk [Nowa] na pasku przycisków w oknie przeglądu.

4. W oknie 'Faktura:Nowa karta' trzy pola są już wypełnione: Numer faktury ( z wyjątkiem instalacji wielostanowiskowej), Data faktury oraz Data operacji (pola pokazują aktualną datę systemową). W zależności od ustawienia
   Waluta bazowa w module System, pole Waluta może zawierać walutę podstawową. Przy wprowadzaniu bilansów otwarcia można wykorzystać osobne serie numerów (aby zdefiniować osobne serie numerów wykorzystaj ustawienie Serie numerów - Faktury w Księdze Sprzedaży). Jeśli są wprowadzane poszczególne faktury, należy wprowadzić Numer faktury oraz Datę faktury zgodnie z oryginalnym dokumentem. W instalacjach wielostanowiskowych, pole Numer faktury jest nadawane automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu: zaleca się, aby pojedyncze faktury dotyczące bieżącego roku obrotowego wprowadzać z jednego komputera klienta, aby zapewnić każdej fakturze przydzielenie oryginalnego numeru, z jakim została wystawiona.
   

5. Wprowadź kursor w pole Kontrahent, a następnie użyj polecenie 'Wstaw' wykorzystując skrót klawiaturowy (Ctrl-Return - Windows/Linux lub ⌘-Return - Macintosh). Pojawi się okno 'Wstaw Odbiorcę' z listą wszystkich Odbiorców zapisanych w kartotece
   Odbiorcy. Wskaż Odbiorcę na liście, a następnie dwukrotnie kliknij klawisz Return. Pierwsze kliknięcie klawisza spowoduje przeniesienie Numeru odbiorcy na kartę faktury, a drugie kliknięcie transfer pozostałych informacji o Odbiorcy (nazwa, adres, itd.).
   

6. Użyj klawisza Return, aby przenieść kursor do pola Data faktury. W przypadku wprowadzania faktur, które dotyczą poprzedniego roku obrotowego, upewnij się , że data jest wcześniejsza od daty określonej w ustawieniu
   Księgowanie modułów - od dnia.
   

7. Jeśli wprowadzane są poszczególne faktury, przenieś kursor do pola Towar, a następnie użyj skrót klawiaturowy Ctrl-Return lub ⌘-Return. Z listy wybierz właściwy towar i naciśnij dwukrotnie klawisz Return. Kursor zostanie automatycznie przesunięty do pola Ilość. Wprowadź ilość towaru i kliknij klawisz Return. Sprawdź, czy cena jednostkowa jest poprawna oraz wprowadź pozostałe towary z faktury.
   

8. Jeśli są wprowadzane pojedyncze salda Odbiorców, przenieś kursor do pola Ilość i wprowadź 1 w tym polu. Kliknij klawisz Return i wprowadź tekst 'Bilans otwarcia" w polu Opis. Wprowadź kwotę netto w pole Cena jednostkowa.
   

9. Po zapoznaniu się z dokumentem faktury, sprawdź czy poszczególne pola zostały prawidłowo wypełnione. Przejdź na zakładki 'Waluta', 'Dostawa','Inne' ,itd., aby zobaczyć więcej szczegółow o fakturze oraz zakładki
   A-F, aby zobaczyć więcej szczegółów o towarach. Zwróć szczególną uwagę na pola Konto oraz Kod VAT na zakładce B. Dane w tych polach zostały automatycznie przeniesione z karty towaru lub, jeśli nie zostały zdefiniowane na karcie towaru z ustawienia Rozksięgowanie - Sprzedaż.
   

10. Na dole faktury pojawi się kwota faktury razem z podakiem Vat (kwota do zapłaty przez Odbiorcę).
    

11. Kliknij [Zapisz], aby zapisać fakturę w kartotece.
    

    Pasek tytułowy w oknie faktury zmieni nazwę na 'Faktura:Podgląd '. Jeśli na fakturze zauważono jakieś błędy, można je poprawić przed kliknięciem check boxa OK w lewym, dolnym rogu na karcie faktury. Po kliknięciu check boxa OK, należy nacisnąć jeszcze raz przycisk [Zapisz], aby zatwierdzić fakturę. Po zatwierdzeniu faktury, nie można zmieniać poszczególnych pól na karcie.
    

12. Kliknij [Nowa] po zatwierdzeniu faktur, jeśli chcesz wprowadzić kolejną kartę w kartotece. Kliknij [Kopiuj], aby utworzyć kopię faktury. Wszystkie dane z kopiowanej faktury zostaną przeniesione do nowej karty (np. informacje o Odbiorcy). Wprowadzanie dokumentów poprzez kopiowanie już istniejących kart przyśpiesza pracę z systemem.
    

13. Kliknij [Zapisz] po wprowadzeniu ostatniej faktury, a następnie naciśnij przycisk krzyżyk, aby zamknąć kartę.

Wprowadzanie zapłat a BO w Księdze Sprzedaży

Przy wprowadzaniu faktur, podobnie jak przy wprowadzaniu zapłat do systemu, można wykorzystać użyteczne w pracy skróty klawiaturowe, a zwłaszcza polecenie 'Wstaw'. Polecenie 'Wstaw' wyświetla listę podpowiedzi w polach, które odsyłają do innych kartotek lub ustawień.

Użytkownik nie musi wprowadzać zapłat dotyczących poprzedniego roku obrotowego, bo do systemu zostały wprowadzone tylko otwarte faktury dotyczce tego okresu. Poniższe kroki należy zastosować do zapłat dotyczących bieżącego roku obrotowego, a zatem w sytuacji, kiedy rozpoczynamy pracę z systemem w trakcie roku obrotowego.

1. Kliknij przycisk [Zapłaty] w Oknie Głównym w module Księga Sprzedaży, aby otworzyć okno 'Zapłaty:Przeglądanie'.
   

2. Kliknij [Nowa] lub użyj skrótu klawiaturowego Ctrl-N (Windows oraz Linux) lub ⌘-N (Macintosh).
   

3. Pojawi się okno 'Zapłata:Nowa karta'. Na jednej karcie można wprowadzić wszystkie zapłaty z początku roku nawet, jeśli są w różnych walutach i mają różne sposoby płatności.
   

4. Wprowadź dane w nagłówku okna. Wybierz właściwy sposób płatności wykorzystując polecenie 'Wstaw', które wyświetli okno podpowiedzi z listą zdefiniowanych
   wcześniej sposobów płatności. Upewnij się, że data operacji jest poprawna.
   

5. Wprowadź Numer faktury (użyj polecenie 'Wstaw', aby wybrać fakturę z listy) w pierwszej kolumnie na karcie zapłaty, a następnie kliknij klawisz Return.
   

6. Jeśli faktura została zapłacona w części, należy zmienić kwotę w polu Otrzymana kwota na właściwą,
   

7. W przypadku wprowadzania zapłat o innym sposobie płatności, niż ten określony w nagłówku karty, przejdź na zakładkę C i wprowadź osobny sposób płatności dla wiersza. Ponownie użyj polecenia 'Wstaw', aby wybrać sposób płatności z listy.
   

8. Po wprowadzeniu wszystkich zapłat, upewnij się, że dane zostały prawidłowo zarejestrowane. W razie stwierdzenia błędu, należy dokonać stosownych poprawek. Po wprowadzeniu poprawek, kliknij check box OK w lewym, dolnym rogu karty.
   

9. Następnie kliknij [Nowa] lub [Zapisz], aby zatwierdzić zapłatę. Po zatwierdzeniu dokumentu nie można wprowadzać poprawek w poszczególne pola.

BO w Księdze Zakupu

Przy wprowadzaniu bilansów otwarcia w Księdze Zakupu mają zastosowanie takie same, podstawowe procedury jak w przypadku
Księgi Sprzedaży dotyczące kartotek Faktury zakupu
oraz Płatności w Księdze Zakupu. Przed wprowadzeniem bilansów otwarcia upewnij się, że w ustawieniu 'Księgowanie modułów - od dnia' w module Księga Główna została wprowadzona prawidłowa data tak, żeby do faktur dotyczących poprzedniego roku obrotowego nie powstały operacje w Księdze Głównej zgodnie z
instrukcją.

BO w module Magazyn

Wprowadzanie bilansów otwarcia w module Magazyn zależy od działalności przedsiębiorstwa oraz sprzedawanych towarów. Podobnie jak w przypadku Księgi Sprzedaży, dokładność danych wzrasta z poziomem rejestrowanych szczegółów oraz dostępnym czasem.

Należy zdecydować czy:

• wprowadzić poszczególne jednostki każdego towaru oddzielnie w momencie rozpoczynania pracy z systemem. Ta opcja jest preferowana w sytuacji, kiedy cena kosztowa towaru podlega fluktuacjom lub w przypadku towarów dla których chcemy śledzić numery seryjne;
  

• wprowadzić ilość oraz średnią cenę zakupu dla każdego towaru (jedna linia z informacją na każdy towar); lub
  

• wykorzystać kombinację obu metod.
  

Przed wprowadzeniem bilansów otwarcia w module Magazyn należy wprowadzić wszystkie towary zgodnie z instrukcją. Upewnij się, na wszystkich towarach magazynowanych, na zakładce 'Ceny' został zaznaczony typ towaru 'Magazynowany'. Dane dotyczące towarów można zaimportować w postaci pliku tekstowego (o ile umożliwia to stary system).

Przed wprowadzeniem bilansów otwarcia upewnij się, że w ustawieniu 'Księgowanie modułów - od dnia' w module Księga Główna została wprowadzona prawidłowa data tak, aby do bilansów otwarcia w Magazynie nie powstały operacje w Księdze Głównej zgodnie z instrukcją.

Wprowadzając BO w module Magazyn można zastosować te same, podstawowe procedury jak w przypadku Księgi Sprzedaży wykorzystując kartotekę Przyjęcia.

Importowanie BO

Jeśli użytkownik przechodzi do systemu Hansa z innego programu, prawdopodobnie będzie chciał zaimportować bilanse otwarcia dotyczące trzech ksiąg w postaci plików tekstowych. Aby zaimportować dane ze starego systemu należy postępować zgodnie z
instrukcją importu plików tekstowych. Pomimo tego, że przedstawiona instrukcja dotyczy importowania planu kont do systemu, to w rzeczywistości wszystkie dostępne polecenia importu umożliwiają wczytanie danych z pliku tekstowego oraz zapisanie tych danych w odpowiednim miejscu w systemie. Skontaktuj się z lokalnym biurem lub Autoryzowanym Partnerem Hansy w celu uzyskania informacji o wymaganych formatach plików tekstowych. Przez importem BO, upewnij się, że pliki zawierą dane dotyczące sald kont na początek robu obrotowego oraz późniejszych operacji jak opisano to wcześniejszej części rozdziału.

Drukowanie raportów

System Hansa pozwala utworzyć wiele, różnych raportów. Poszczególne raporty zostały omówione w kolejnych rozdziałach dotyczących modułów systemu. Użytkownik zawsze powinien drukować raport
Dziennik operacji do kontroli operacji wprowadzonych w okresie sprawozdawczym. To samo dotyczy również raportu Dziennik faktur w Księdze Sprzedaży.

Po wprowadzeniu bilansów otwarcia należy wydrukować raport Bilans wstępny
i porównać go z tym samym raportem wykonanym w starym systemie.

Aby wydrukować raport Bilans wstępny należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:

1. Przejdź do modułu Księga Główna używając menu Moduły i kliknij przycisk [Raporty] w Oknie Głównym.
   

2. Pojawi się poniższe okno:
   

   

3. Przewiń listę do pozycji 'Bilans wstępny" i dwukrotnie kliknij raport. Pojawi się okno parametrów raportu.
   

   

4. W oknie parametrów raportu 'Bilans wstępny' wprowadź okres za który chcesz wydrukować operacje. Aby utworzyć raport dotyczący bilansów otwarcia wprowadź okres: od początku bieżącego roku obrotowego do chwili obecnej. Początek oraz koniec okresu należy oddzielić dwukropkiem (:) jak pokazano to na ilustracji. Jeśli pozostałe pola w oknie parametrów raportu pozostaną pute, raport będzie uwzględniał wszystkie konta, waluty, itd..
   

5. Wykorzystaj opcje 'Skieruj do', aby określić sposób wydruku raportu
   (na przykład: 'Drukarka, 'Plik'), a następnie kliknij przycisk [Uruchom], aby wydrukować raport.
   

6. Aby wydrukować raport wyświetlony już na ekanie, kliknij ikonę Drukarki na pasku przycisków w oknie raportu.