Workflow Manager

The Workflow Manager allows you to create Activities and connect them to any record in Standard ERP. You will then be able to open them from each other quickly and easily, without needing to search for them in browse windows or in reports.

In the top right-hand corner of every record window, there is a [Workflow Manager] button:

Click this button when you are working with a record and need to check the Activities that are connected to that record. The 'Workflow Manager' window will be opened: this is a list of the Activities currently linked to the record you are looking at:

Placing Activities in the Workflow Manager

When you connect an Activity to a record, the Activity will be added to that record's Workflow Manager. You can connect an Activity to a record using the following methods:
  1. With the record open in a record window, choose 'Workflow Activity' from the Create menu. A new Activity will be created and opened in a window entitled 'Activity: Inspect'. This means that it has already been saved and is being opened for checking. The details in the Activity (date, Person, Activity Type, etc) will depend on the record from which it was created. For example, the date in an Activity created from an Invoice will be the Due Date of the Invoice, while the date in Activity created from a Quotation will be the Make Contact date of the Quotation. The Activity Type will be determined by the setting in the CRM module.

  2. With the record open in a record window, open the 'Workflow Activity' window and then click the [+] button in the top right-hand corner (Windows and Linux) or the top left-hand corner (Mac OS X). As in point 1, a new Activity will be created and opened in a window entitled 'Activity: Inspect'.

  3. If the Activity already exists, open it in a record window and drag its [Document Manager] button to the 'Workflow Manager' window of the record in question. If you are using Mac OS X, you can also drag the [Document Manager] button of the Activity to the [Workflow Manager] button of the record.
You must save a record at least once before you can connect it to an Activity.

Colour Coding

Activities listed in the 'Workflow Activity' window are colour-coded:

(no colour)
Activities due to be done in the future

red
Activities due to be done in the past

green
Activities due to be done today

√
Activities marked as Done
The [Workflow Manager] button in each record window is similarly colour-coded. If the oldest connected Activity was due to be done in the past, the button icon will be red. If the oldest connected Activity is due to be done today, it will be green. Otherwise, it will be grey:

Activity Text

If you are using Mac OS X, an Activity will be marked with a small arrow in the 'Workflow Manager' window if it has notes and comments entered on its 'Text' card:

Click this arrow to read the comments:

Opening Activities from the 'Workflow Manager' window

When looking at a record, you can open a connected Activity as follows:
  1. Click the [Workflow Manager] button to open the record's 'Workflow Manager' window.

  2. Double-click the Activity. It will be opened in its own window where you can read or edit it in the usual manner.
---

Go back to:

Załączniki

Do każdej karty w systemie Hansa można załączyć pliki, notatki i inne rekordy. Wszystkie obiekty załączone do karty to "Załączniki".

Wszystkie karty w systemie zawierają przycisk [Załączniki]:

Jeśli do karty został załączony plik, przycisk [Załączniki] ma następującą formę:

Aby rozpocząć pracę z załącznikami, kliknij przycisk [Załączniki] lub wybierz polecenie 'Załączniki' z menu Karta. Pojawi się lista aktualnie załączonych obiektów do karty:

Okno z listą załączników posiada własne menu Specjalne. Polecenia menu Specjalne umożliwiają załączanie, otwieranie, pobieranie, oraz usuwanie poszczególnych obiektów.

W przypadku kart, których unikalne kody nie są automatycznie generowane przez system (np.pole Kod towaru na karcie towaru) należy zdefiniować kod i zapisać kartę w kartotece przez załączeniem dowolnego obiektu do karty.

Załączanie plików do kart

Aby załączyć plik do karty, otwórz właściwą kartę, a następnie kliknij przycisk
[Załączniki]. Wybierz polecenie 'Załącz plik' z menu Specjalne. Pojawi się okno dialogowe wyboru pliku, w którym należy zlokalizować właściwy plik. Wskaż plik i nacisnij przycisk [Uruchom]. Plik zostanie załączony do karty. Nazwa pliku na liście zostanie poprzedzona prefixem 'Plik'. Do każdej karty w systemie można załączyć dowolną ilość plików.

Polecenie 'Załącz plik' załącza plik do karty oraz kopiuje plik do folderu "Attach", który znajduje się w tym samym katalogu co aplikacja Hansy na serwerze. Oznacza to, że plik będzie można ściągnąć nawet, jeśli zostanie usunięta jego oryginalna wersja. Jeśli chcesz załączyć duży plik do karty, upewnij się, (polecenie 'O programie HansaWorld' w menu ?), że na dysku, na którym znajduje się aplikacja systemu, jest miejsce. W trakcie wgrywania pliku na serwer pojawi się okno z paskiem postępu, które pozwala monitorować postęp importu.

!

Aby załączać pliki do kart w systemie Hansa, folder "Attach" musi znajdować się w tym samym katalogu co aplikacja systemu. Nie można zmieniać nazw plików w folderze "Attach".

Odczytywanie plików

Aby odczytać plik załączony do karty należy wykorzystać jedną z poniższych metod; zastosowanie każdej metody otwiera okno dialogowe wskazywania plików, w którym należy określić miejsce zapisania pliku na twardym dysku:
  1. Dwukrotnie kliknij właściwy plik na liście Załączników. Kiedy plik zostanie zapisany na twardym dysku komputera można go otworzyć przy pomocy odpowiedniej aplikacji (nie dotyczy Macintosha).

  2. Kliknij właściwy plik na liście Załączników, a następnie wybierz polecenie 'Pobierz plik' z menu Specjalne. Plik zostanie zapisany na twardym dysku, ale bez próby otwarcia przy pomocy odpowiedniej aplikacji.

Załączanie notatek

Do każdej karty można załączyć notatki (komentarze,uwagi). Aby załączyć notatkę, otwórz właściwą kartę, a następnie kliknij przycisk [Załączniki]. Wybierz polecenie 'Utwórz notatkę' z menu Specjalne. Pojawi się okno 'Notatka:Podgląd', w którym wprowadź notatkę.

Kliknij przycisk [Zapisz], aby zapamiętać notatkę. Notatka pojawi się na liście z prefixem "Notatka". Aby wprowadzić nazwę notatki należy postępować zgodnie z instrukcją opisaną w dalszej części podręcznika - 'Zmiana opisu załączników'. Do danej karty można załączyć dowolną liczbę notatek.

Odczytywanie i redagowanie notatek

Aby odczytać notatkę załączoną do karty należy wykorzystać jedną z poniższych metod:
  1. Zaznacz notatkę na liście Załączników, a następnie wybierz polecenie 'Zapisz' z menu Karta lub

  2. Dwukrotnie kliknij notatkę na liście Załączników.
Pojawi się okno 'Notatka:Podgląd', w którym można przeczytać lub zredagować notatkę.

Wydruk notatek

Przy wydruku karty z system można wydrukować notatkę, która została załączona do tej karty. Na przykład, jeśli notatka została załączona do karty faktury, to może być wydrukowana na dokumencie faktury. Jeśli do karty faktury załączono więcej niż jedną notatkę, to zostanie wydrukowana tylko pierwsza z nich.

Jeśli chcesz drukować notatki na dokumentach w ten sposób, na stosownych formularzach wydruku wprowadź pole "Note". Notatka wyświetli się w tym polu przy wydruku. Więcej informacji o projektowaiu formularzy wydruku w dalszej części podręcznika.

Zmiana opisu załączników

Po załączeniu pliku do karty, jego nazwa pojawi się na liście Załączników. Nazwa notatki nie pojawia się bezpośrednio po załączeniu notatki na listę Załączników.

Aby zmienić nazwę załączonego pliku lub wprowadzić/zmienić nazwę notatki, zaznacz właściwy obiekt na liście Załączników, a następnie wybierz polecenie 'Opis załącznika' z menu Specjalne. Pojawi się okno, w którym (pole 'Opis') można wprowadzić lub zmienić nazwę załączonego obiektu.

Kliknij przycisk [Zapisz], aby zapamiętać wprowadzoną nazwę lub [Anuluj], jeśli nie chcesz zapamiętać wprowadzonych zmian.

Załączanie kart do innych kart

Wykorzystując funkcję 'Drag and drop' można załączyć dowolną kartę z okna przeglądu kartoteki na listę Załączników innej karty w systemie. Na przykład, aby załączyć kartę Odbiorcy do faktury, otwórz kartę faktury w oknie podglądu ('Faktura:Podgląd') oraz kartotekę Odbiorców w oknie przeglądu ('Odbiorcy:Przeglądanie'). Następnie wskaż właściwego Odbiorcę w oknie przeglądu, kliknij jego numer i przeciągnij kartę do ikony [Załączniki] na karcie faktury. Karta Odbiorcy pojawi sie na liście Załączników faktury. Alternatywnie, jeśli karta Odbiorcy jest otwarta możesz przeciągnąć ikonę [Załączniki] do karty faktury w oknie podglądu.

Na karcie Odbiorcy (w naszym przykładzie) można zobaczyć wszystkie karty do których została załączona karta Odbiorcy. W tym celu otwórz listę Załączników i wybierz polecenie 'Pokaż załączniki' z menu Specjalne. Wszystkie rekordy do których załączona została karta Odbiorcy pojawią się pod przerywaną linią na liście Załączników.

Przeglądanie załączonych kart

Aby otworzyć kartę załączoną do innej karty w systemie można wykorzystać jedną z poniższych metod:
  1. Zaznacz kartę na liście Załączników, a następnie wybierz polecenie 'Otwórz kartę' z menu Specjalne;

  2. Zaznacz kartę na liście Załączników, a następnie wybierz polecenie 'Zapisz' z menu Karta lub kliknij klawisz Enter;

  3. Dwukrotnie kliknij właściwy obiekt na liście Załączników.
Każda metoda otwiera kartę w oknie podglądu; do odczytu lub edycji.

Usuwanie załączników

Aby usunąć załącznik z listy, zaznacz właściwy obiekt, a następnie wybierz polecenie 'Wymaż' z menu Edycja.

Załączenie kart do maila

Aby załączyć kartę do maila należy wykorzystać jedną z poniższych metod:
  1. Jeśli wiadomość została już utworzona, przeciągnij kartę z okna przeglądania do ikony [Załączniki] na karcie wiadomości, zgodnie z instrukcją na tej stronie.

  2. Jeśli wiadomość nie została jeszcze utworzona, otwórz kartę i kliknij przycisk [Załączniki]. Wybierz polecenie 'Nowy list' z menu Specjalne. Pojawi się okno 'List:Podgląd'. Uzupełnij wiadomość. Nowa wiadomości zostanie automatycznie załączona do karty, a odbiorca tej wiadomości bedzie mógł otworzyć kartę wykorzystując polecenie 'Pokaż załączniki' z menu Specjalne.
Pamętaj, że wszystkie maile w systemie Hansa są kartami. Maile można załączać do innych wiadomości oraz kart w systemie. Wszystkie funkcjonalności opisane w niniejszym rozdziale dotyczą kart w systemie, zatem również maili.

Maile zostały szczegółowo opisane w dalszej części podręcznika.

Kopiowanie załączników z karty do karty

Wszystkie załączniki z karty można skopiować do innej karty w systemie w następujący sposób:
  1. Otwórz kartę z listą Załączników (karta źródłowa), kliknij ikonę [Załączniki].

  2. Otwórz kartę do której chcesz skopiować Załączniki (karta docelowa)

  3. Przeciągnij poszczególne obiekty z listy Załączników do ikony [Załączniki] na docelowej karcie (lub na listę Załączników).

  4. Przytrzmaj klawisz Shift podczas przeciągania poszczególnych obiektów, jeśli nie chcesz ich usunąć z karty źródłowej.

Porządkowanie załączników - archiwum

Jeśli na karcie znajduje się wiele załączników, można je uporządkować w archiwa (teczki). W archiuwm można umieścić różne typy załączników, a nawet inne archiwa.
  1. Otwórz listę Załączników.

  2. Wybierz polecenie 'Nowa teczka' z menu Specjalne. Nowe archiwum z prefixem "Archiwum" pojawi się na początku listy Załączników.

  3. Za pomocą funkcji 'Drag and Drop' przesuń poszczególne obiekty z listy Załączników do archiwum.

  4. Aby otworzyć załącznik umieszczony w archiwum, kliknij dwukrotnie archiwum. Pojawi się nowe okno z listą wszystkich załączników wskazanego archiwum. Polecenia menu Specjalne w oknie' Archiwum' są dokładnie takie same jak w oknie 'Załączniki', dlatego praca z załącznikami w oknie 'Archiwum' wygląda tak samo jak praca z załącznikami w oknie podstawowym.

  5. Aby wprowadzić nazwę archiuwm, otwórz archiuwm (patrz powyżej krok 4), a następnie wybierz polecenie 'Zmień nazwę teczki' z menu Specjalne w oknie 'Archiwum'.

    Wprowadź nazwę archiuwm, a następnie kliknij przycisk [Zapisz]. Wprowadzona nazwa zastąpi tekst "Nowe" w pasku tytułowym okna 'Archiwum' oraz na głównej liście Załączników:

  6. Załączniki z archiwum można usuwać na dwa sposoby:
    Jeśli chcesz , aby załącznik nadal pozostał w oknie Załączniki przenieś go na listę Załączników za pomocą funkcji 'Drag and Drop' lub do nowego archiwum. Jeśli chcesz usunąć całkowicie załącznik, zaznacz właściwą pozycję na liście, a następnie wybierz polecenie 'Wymaż' z menu Edycja.

  7. Aby usunąć archiuwm z listy Załączników, zaznacz właściwą pozycję na liście, a następnie wybierz polecenie 'Wymaż' z menu Edycja. Można usunąć tylko puste archiwum. Aby usunąć zawartość archiwum, zastosuj metody opisane w kroku 6.


Document Manager

The Document Manager allows you to connect files, notes or other objects to any record in Standard ERP. These connected objects are sometimes known as "Attachments".

In the top right-hand corner of every record window, there is a [Document Manager] button. If a record has an Attachment, the button has the icon on the left, otherwise it has the icon on the right.

If you are using Mac OS X, the button has the following icons (again, the icon on the left signifies that an Attachment is present):

Click this button when you need to work with the Document Manager (or select 'Attachments' from the Record menu). The 'Document Manager' window will be opened: this is a list of objects currently attached to the record you are looking at:

This window has its own Operations menu, which contains some functions to help you work with Attachments:

You must save a record at least once before you can add any Attachments to its Document Manager.

Attaching Files to Records

To attach a file to a record, open the record in question and click the [Document Manager] button. Select 'Attach File' from the Operations menu. An 'Open File' dialogue box will open, allowing you to locate the file to be attached. Find the file and click [Open]. The file will be attached to the record, and its filename will appear in the 'Document Manager' window. You can attach as many files as you like to a single record.

The 'Attach File' function attaches a file to a record by copying the file into a folder called "Attach" that is in the same folder as your Standard ERP application. In multi-user systems, the "Attach" folder should be on the server. This means that you will still be able to download and read the attached file, even after the original has been deleted. If you want to attach a large file to a record, make sure (using the disk space indicator in the 'About Standard ERP' window) that the hard disk containing your Standard ERP application has sufficient space. As the file is uploaded to the server, a progress indicator appears so that you can monitor its progress.

!

The "Attach" folder must be present in the folder containing your Standard ERP application if you want to attach files to records. Do not rename any of the files in the "Attach" folder.

Reading Files

You can read a file that has been attached to a record in one of three ways:
  1. By double-clicking on the file in the 'Document Manager' window. The file will be saved in the "Tmp" folder in the folder containing your Standard ERP application, and it will then be opened using the appropriate helper application (not Mac OS X).

  2. By clicking on the file in the list of Attachments and selecting 'Download File' from the Operations menu. A 'Save File' dialogue box will be opened, asking you where the file is to be saved, and the file will then be saved to your hard disk. No attempt will be made to open it using a helper application. If you are using Mac OS X, you can double-click the file in the 'Document Manager' window as an alternative to selecting the 'Download File' function.

  3. By clicking on the file in the 'Document Manager' window and selecting 'Open Record' from the Operations menu. The file will be saved to the "Tmp" folder in the folder containing your Standard ERP application, and it will then be opened using the appropriate helper application.
If you open the file as described in steps 1 and 3 and then make changes to it, those changes will only be saved in the local copy of the file (in the "Tmp" folder in the folder containing your Standard ERP application). The file attached to the record will not be changed, so you may need to replace it with the revised version.

Attaching Notes or Comments to Records

You can attach notes or comments to records. To do this, open the record in question and click the [Document Manager] button. Select 'Create Note' from the Operations menu. A window will open, where you can type in your note.

Enter a Comment (text that will identify the note in the 'Document Manager' window) and click [Save] to save. You can attach as many notes as you like to a single record.

Reading and Changing Notes

You can read a note or comment that has been attached to a record in one of three ways:
  1. By clicking on the note in the 'Document Manager' window and selecting 'Open Record' from the Operations menu;

  2. By double-clicking on the note in the 'Document Manager' window; and

  3. By clicking on the note in the 'Document Manager' window and selecting 'Save' from the Record menu.
Whichever method you use, the note will be opened in its own window where you can read or edit it.

Printing Notes

A note or comment that has been attached to a record can be printed when you print the record. For example, a note that has been attached to an Invoice can be printed on the Invoice. This feature is included in the Invoice, Activity, Receipt Form, Payment Form, Reservation, Purchase Order, Order, Internal Sales Order, Quotation, Rental Quotation, Stock Movement and VAT Correction forms. If more than one note has been attached to a record, only the first note will be printed.

If you want notes and comments to be printed in this way, you should include the "Note" field in each of your Form Template designs:

It is recommended that you use the Word Wrap feature as shown in the illustration. Otherwise, long notes will be truncated when they are printed.

If you generally attach many notes to records, you can specify that the note with a specific Comment will be printed, not the first note. You will then need to ensure that every time you attach a note intended for printing to a record in a particular register, you always use the same Comment. For example, you may want to print a note about special offers on Invoices. Each time you attach a note to an Invoice, use the same Comment (e.g. "Special Offer"). Then, when adding the "Note" field to the Invoice Form Template, specify this Comment ("Special Offer" in the example) as the Field Argument:

You can only include one "Note" field in a particular Form Template.

Form Template design in fully described here.

Changing the Names of Attachments

If you want to change the name of a file or note as it appears in the 'Document Manager' window, highlight it and select 'Edit Link Comment' from the Operations menu. A window opens where you can type in a new name.

Click [Save] to save and close the window, or [Cancel] if you don't want to save changes.

If the Attachment is a note, you can also change its name by double-clicking and editing the Comment in the 'Note: Inspect' window.

Attaching Reports to Records

To attach a report to a record, first print the report to screen, and open the record in question. The Button Bar of the report window contains a [Document Manager] button:

Drag this button to the 'Document Manager' window of the record or (Mac OS X only) to the [Document Manager] button of the record. The report will be attached to the record.

When you attach a report to a record, the report will first be printed to file and that file will be attached to the record. The report file is stored in the "Attach" folder that is in the same folder as your Standard ERP application. In multi-user systems, the "Attach" folder should be on the server. If you need to read the report later, you will effectively be reading the file, not producing the report again. The information it contains will be correct for the moment when it was originally produced, not for the moment when you are reading it. This may be useful if you have attached the report to a Mail for discussion with another member of staff. When you read the report later, it will be opened in a standard report window, so you can select 'Recalculate' from the Operations menu if you need to update the report to include the latest information in the database.

!

The "Attach" folder must be present in the folder containing your Standard ERP application if you want to attach reports to records. Do not rename any of the files in the "Attach" folder.

Reading Reports

You can read a report that has been attached to a record in one of three ways. Whichever method you use, the report will be opened in a standard report window.
  1. By double-clicking on the report in the 'Document Manager' window.

  2. By clicking on the file in the 'Document Manager' window and selecting 'Download File' from the Operations menu.

  3. By clicking on the file in the 'Document Manager' window and selecting 'Open Record' from the Operations menu.

Removing Attachments

To remove an attachment of any kind from a record, highlight it in the 'Document Manager' window and either press the Backspace key on your keyboard or select 'Clear' from the Edit menu.

Copying Attachments from one Record to Another

You can copy an Attachment of any kind from one record to another as follows:
  1. Open the record with the Attachment (the "source" record) and click its [Document Manager] button to open its 'Document Manager' window.

  2. Open the record that is to receive the Attachment (the "destination" record) and (not necessary if you are using Mac OS X) click its [Document Manager] button.

  3. Drag the Attachment from the source 'Document Manager' window to the destination 'Document Manager' window (or to the [Document Manager] button of the destination record (Mac OS X only)).

  4. Hold down the Shift key while dragging if you do not want to remove the Attachment from the source record.

Organising Attachments: Archives

When a record has many Attachments, you can organise them into Archives. An Archive is a folder that can contain Attachments of all kinds, including other Archives.
  1. Open the 'Document Manager' window.

  2. Select 'Create Archive' from the Operations menu. The 'Create Archive' window opens, where you can give the new Archive a name:

    When you click the [Save] button, the new Archive will appear at the top of the 'Document Manager' window:

  3. Move the Attachments into the Archive by dragging and dropping onto it.

  4. If you want to work with an Attachment that is in an Archive, double-click the Archive. The contents of the Archive are then shown in the window, whose title changes to show the name of the Archive.

    To go back to the top level (or previous level) list of Attachments, click the button with the arrow icon (located towards the top left-hand corner of the window):

  5. If you want to rename the Archive, first open it as described in step 4 above and then select 'Rename Archive' from its Operations menu.

    Enter the new Name of the Archive and click [Save].

  6. You can remove an Attachment from an Archive in one of two ways. If you want the Attachment to remain attached to the record, drag it to the main list of Attachments or to another Archive. To remove the Attachment altogether, click on it and either press the Backspace key on your keyboard or select 'Clear' from the Edit menu.

  7. To remove an Archive, click on it in the main list of Attachments and either press the Backspace key or select 'Clear' from the Edit menu. You can only remove empty Archives. To empty an Archive, you must remove its contents item by item as described in step 6 above.
---

Go back to:

Pulpit osobisty

System umożliwia załączanie plików, notatek i innych rekordów do wszystkich kart w systemie (patrz: Załączniki), a także w Oknie Głównym. Załączniki pojawią się po prawej stronie Okna Głównego - na "Pulpicie osobistym" użytkownika. Na pulpit można załączyć ważne raporty, dokumenty, funkcje Obsługi kartotek, ustawienia oraz kartoteki. Definiując pulpit można ustawić szybki dostęp do najważniejszych części systemu. Nie trzeba wówczas zmieniać modułów, przeszukiwać kartotek w poszukiwaniu ważnych rekordów czy wybierać raportów z listy.

Aby użytkownik mógł korzystać z pulpitu musi mieć utworzoną skrzynkę pocztową. Instrukcje dotyczące tworzenia skrzynek pocztowych znajdziesz w dalszej części podręcznika. W instalacjach wielostanowiskowych, każdy użytkownik, który będzie korzystał z pulpit osobistego musi posiadać skrzynkę pocztową.

!

Aby korzystać z pulpitu osobistego użytkownik musi mieć utworzoną skrzynkę pocztową.


Po utworzeniu skrzynki pocztowej dla użytkownika, dane użytkownika pojawią się na pasku tytułowym w Oknie Głównym, a zawartość pulpitu będzie wyświetlana po prawej stronie Okna Głównego:

Zawartość pulpitu osobistego jednego użytkownika nie będzie widoczna dla innego użytkownika. Jeśli na komputerze jednej osoby, do systemu Hansa zaloguje się inna osoba, wykorzystując do tego przycisk [Login] w Oknie Głównym, pulpit osobisty pierwszej osoby zostanie automatycznie zastąpiony przez pulpit drugiej osoby.

Załączanie plików na pulpit

Aby załączyć kartę na pulpit użytkownika możesz wykorzystać jedną z następujących metod:
  1. Przeciągnij kartę z okna przeglądu na pulpit. Na przykład, aby załączyć kartę Odbiorcy na pulpit, otwórz okno 'Odbiorcy:Przeglądanie', wskaż właściwego Odbiorcę na liście, a następnie przeciągnij jego numer na pulpit.

  2. Otwórz kartę w oknie podglądu, a następnie przeciągnij ikonę [Załączniki] z karty na pulpit.

  3. Otwórz kartę w oknie podglądu, a następnie wybierz polecenie 'Wyślij na pulpit' z menu Karta. Kartę trzeba przynajmniej zapisać przed użyciem tej metody (pasek tytułowy w oknie' Faktury:' musi mieć w tytule 'Podgląd' lub 'Uaktualnianie', nigdy 'Nowa').
Wszystkie karty na pulpicie są wyświetlane łącznie z nazwą kartoteki z której pochodzą. Nazwa kartoteki poprzedza nazwę karty. Na powyższej ilustracji pozycja: ("Faktura: 2016") oznacza fakturę o numerze 2016 w kartotece Faktury.

Na pulpit można załączać pliku z różnych firm w bazie danych. Firma H jest aktywną firmą w bazie danych w powyższym przykładzie (skrót aktywnej firmy pojawia się na pasku tytułowym w Oknie Głównym obok personaliów aktualnie zalogowanego użytkownika). "H" to skrót od nazwy firmy Holding Company w przykładowej bazie danych. Przedostatnia pozycja na pulpicie ("S: Faktura: 5015") to faktura załączona z Firmy S (Subsidiary Company). W każdej karcie załączonej na pulpit, która nie należy do aktywnej Firmy, nazwa kartoteki będzie poprzedzona dodatkowo Skrótem firmy z której pochodzi dana karta. Jeśli użytkownik zrestartuje system i wybierze Firmę S to to Faktura 2016 pojawi sie na pulpicie jako 'H:Faktura:2016", a faktura 5015 po prostu jako "Faktura:5015".

Aby otworzyć kartę na pulpicie możesz wykorzystać jedną z poniższych metod:

  1. Zaznacz kartę na pulpicie, a następnie wybierz polecenie 'Otwórz załącznik' z menu Specjalne;

  2. Zaznacz kartę na pulpicie, a następnie wybierz polecenie 'Zapisz' z menu Karta (lub naciśnij klawisz Enter);

  3. Dwukrotnie kliknij kartę na pulpicie.
W rezultacie system wyświetli kartę w oknie podglądu. Można prześledzić informacje zawarte w karcie lub je edytować. Jeśli karta na pulpicie nie należy do aktywnej Firmy, system poprosi najpierw o zalogowanie się do wymaganej Firmy w bazie danych.

Ustawienia, raporty, dokumenty, funkcje Obsługi na pulpicie

Aby załączyć raport, ustawienie, dokument lub funkcję Obsługi kartotek na pulpit, otwórz właściwe okno z listą, a następnie przeciągnij pozycję z listy na pulpit. Funkcję 'Drag and Drop' można zastosować również przy załączaniu poleceń eksportów i importów.

Aby, na przykład, załączyć raport Zestawienie otwartych faktur odbiorców na pulpit (powyższa ilustracja), przejdź do modułu Księga Sprzedaży, a następnie wybierz 'Raporty' z menu Plik lub kliknij [Raporty] w Oknie Głównym. Zaznacz raport Zestawienie otwartych faktur odbiorców na liście i przeciągnij tekst na pulpit osobisty.

Aby wykorzystać w pracy z systemem ustawienia, raporty, dokumenty, funkcje Obsługi kartotek załączone na pulpit użyj jednej z poniższych metod:

  1. Zaznacz właściwą pozycję na liście, a następnie wybierz polecenie 'Otwórz załącznik' z menu Specjalne.

  2. Zaznacz właściwą pozycję na liście, a następnie wybierz polecenie 'Zapisz' z menu Karta lub kliknij klawisz Enter.

  3. Dwukrotnie kliknij właściwą pozycję na pulpicie.

Załączanie kartotek na pulpit

Aby załączyć kartotekę na pulpit osobisty, przeciągnij kartotekę z Okna Głównego na pulpit. Aby załączyć, kartotekę Faktury (jak pokazano to na powyższej ilustracji), przejdź do modułu Księga Sprzedaży, a następnie kliknij przycisk [Faktury] w Oknie Głównym
i przeciągnij ikonę kartoteki na pulpit osobisty.

Aby wykorzystać w pracy kartoteki załączone na pulpit użyj jednej z poniższych metod:

  1. Zaznacz kartotekę na liście, a następnie wybierz polecenie 'Otwórz załącznik' z menu Specjalne.

  2. Zaznacz kartotekę na liście, a następnie wybierz polecenie 'Zapisz' z menu Karta lub kliknij klawisz Enter.

  3. Dwukrotnie kliknij kartotekę na pulpicie.

Użycie każdej z metod otwiera w rezultacie okno przeglądu wybranej kartoteki. Jeśli w bazie danych zdefiniowano więcej niż jedną firmę, to w oknie przeglądu pojawi się lista rekorów kartoteki z aktywnej firmy.

Tworzenie notatek na pulpicie

Użytkownik może załączać notatki na pulpit. Aby załączyć notatkę na pulpit, wybierz polecenie 'Utwórz notatkę' z menu Specjalne w Oknie Głównym. Pojawi się okno 'Notatka: Podgląd', w którym wprowadź notatkę.

Kliknij przycisk [Zapisz], aby zapamiętać notatkę. Notatka pojawi się na liście z prefixem "Notatka". Aby wprowadzić nazwę notatki należy postępować zgodnie z instrukcją opisaną w dalszej części podręcznika - 'Zmiana opisów załączników na pulpicie'. Na pulpit można załączyć dowolną liczbę notatek.

Aby odczytać notatkę załączoną na pulpit należy wykorzystać jedną z poniższych metod:

  1. Zaznacz notatkę na pulpicie, a następnie wybierz polecenie 'Zapisz' z menu Karta;

  2. Dwukrotnie kliknij notatkę na pulpicie.
Pojawi się okno 'Notatka: Podgląd', w którym można przeczytać lub zredagować notatkę.

Zmiana opisów załączników na pulpicie

Po załączeniu pliku na pulpit, nazwa pliku pojawia się automatycznie na liście. Nazwa notatki nie pojawia się bezpośrednio po załączeniu notatki na pulpit.

Aby zmienić nazwę załączonego pliku lub wprowadzić/zmienić nazwę notatki, zaznacz właściwy obiekt na pulpicie, a następnie wybierz polecenie 'Opis załącznika' z menu Specjalne w Oknie Głównym. Pojawi się okno, w którym (pole 'Opis') można wprowadzić lub zmienić nazwę załączonego obiektu.

Kliknij przycisk [Zapisz], aby zapamiętać wprowadzoną nazwę lub [Anuluj], jeśli nie chcesz zapamiętać wprowadzonych zmian.

Usuwanie obiektów z pulpitu

Aby usunąć obiekt z pulpitu, zaznacz właściwą pozycję, a następnie wybierz polecenie 'Wymaż' z menu Edycja.

Tworzenie archiwum na pulpicie

Jeśli na pulpicie znajduje się wielu obiektów, można je uporządkować w archiwa (teczki). W archiwum można umieścić różne typy załączników, a nawet inne archiwa.
  1. Aby przywrócić Okno Główne na ekran: kliknij Okno Główne, użyj skrótu klawiaturowego Ctrl-M/⌘-M lub wybierz polecenie 'Okno Główne' z menu Plik.

  2. Wybierz polecenie 'Nowa teczka' z menu Specjalne w Oknie Głównym. Nowe archiwum z prefixem "Archiwum" ("Archiwum:Nowe") pojawi się na początku listy na pulpicie.

  3. Za pomocą funkcji 'Drag and Drop' przenieś wybrane obiekty do "Archiwum:Nowe".

  4. Aby otworzyć załącznik umieszczony w archiwum, dwukrotnie kliknij archiwum. Pojawi się nowe okno z listą wszystkich obiektów w danym archiwum. To okno ma takie same właściwości, opcje i funkcje jak okno załączników, więc możesz z nim pracować w sposób, jaki został opisany na tej stronie.

  5. Aby wprowadzić nazwę archiwum, otwórz archiwum (patrz powyżej krok 4), a następnie wybierz polecenie 'Zmień nazwę teczki' z menu Specjalne.

    Wprowadź nazwę archiwum, a następnie kliknij przycisk [Zapisz]. Wprowadzona nazwa zastąpi tekst 'Nowe" w pasku tytułowym okna 'Archiwum' na pulpicie:

  6. Obiekty z archiwum można usunąć na dwa sposoby: można przeciągnąć obiekt z archiwum na pulpit lub do innego archiwum na pulpicie lub usunąć obiekt całkowicie z pulpitu używając polecenia 'Wymaż' z menu Edycja po zaznaczeniu właściwej pozycji w archiwum.

  7. Aby usunąć archiwum z pulpitu, zaznacz archiwum, a następnie wybierz polecenie 'Wymaż' z menu Edycja. Można usunąć tylko puste archiwum z pulpitu. Aby usunąć zawartość archiwum, zastosuj metody opisane w kroku 6.

Key Performance Indicators

In the bottom right-hand corner of the Master Control panel, there is an area set aside to display Key Performance Indicators (KPIs):

KPIs summarise the activity of the company in specified areas during the current week, month or quarter, and compare that activity with the previous period. If you have more than one Company in your database, the KPI figures will be those for the Company you are currently working in.

You can configure your company's KPIs so that different ones will be seen by different users. So, if someone else logs in to Enterprise by HansaWorld on your machine using the [Login] button in the Master Control panel, your KPIs will disappear, to be replaced with theirs.

The Trend column illustrates the difference between the Prev. and Current figures and can contain the following icons:

The Trend is positive by at least 35%, or the Prev. figure only is zero.

The Trend is positive by between 10% and 35%.

The Trend is between 10% and -10%.

The Trend is negative by between 10% and 35%.

The Trend is negative by at least 35%, or the Current figure only is zero.
By default, KPI figures will be updated once an hour. If you would like to update them immediately and you are using the Mac OS X version of Enterprise by HansaWorld, click the button to the right of the Trend column.

Depending on how an individual KPI has been configured, you may be able to click on it and be taken to a web page. A useful web page might be your HansaWorld SmartView page where you can analyse the statistics in more detail. Please refer to your local HansaWorld representative for more information about HansaWorld SmartView. If no web page has been assigned to a KPI, clicking on it will open a report showing how the KPI figure has been calculated. For example, clicking on a "Sales Excluding VAT" or "Sales Including VAT" KPI will cause an Invoice Journal report covering the relevant period to be opened.

For details about configuring KPIs, please refer here.

---

Go back to: