Okno Główne

Na obszar roboczy systemu Enterprise by HansaWorld składa się umieszczona domyślnie na środku ekranu pojedyncza paleta narzędzi zwana Oknem Głównym, a także pasek narzędzi.

Można otworzyć Okno Główne lub też przywoływać je na wierzch używając opcji 'Okno Główne' z menu Plik. Użytkownicy Windows i Linux mogą do tego celu użyć skrótu klawiszowego Ctrl-M, podczas gdy użytkownicy Mac OS X mogą użyć ⌘-M. Aby zamknąć Okno Główne, kliknij ikonę krzyżyka w prawym górnym rogu okna albo użyj skrótu klawiaturowego Ctrl-F4/⌘-W.

Okno Główne podzielone jest na 3 główne części:
Kliknij w poniższe linki, aby uzyskać informacje na temat funkcji oraz poleceń kontrolowanych z panelu Okna Głównego:

Polecenia

Sekcja "Polecenia" Okna Głównego zawiera narzędzia, których możesz użyć do tworzenia raportów, drukowania dokumentów, zmiany ustawień, importowania i eksportowania danych, uruchamiania poleceń obsługi (polecenia przetwarzania wsadowego), a także zarejestrowania posiadanej kopii aplikacji Enterprise by HansaWorld.

Możesz użyć trzech z tych narzędzi klikając na dedykowane im ikony w Oknie Głównym: [Raporty], [Dokumenty] oraz [Ustawienia]. Aby użyć pozostałych, otwórz okno "Polecenia", w którym znajdziesz funkcję, której szukasz:

Przejdź do poniższych sekcji, aby uzyskać więcej informacji o każdym poleceniu:

Polecenia - raporty

W systemie Enterprise by HansaWorld możesz tworzyć i drukować raporty tyle razy ile chcesz. Niektóre systemy księgowe są zaprojektowane w taki sposób, że pozwalają na wydruk raportu tylko w połączeniu z wprowadzaniem danych. Enterprise nie posiada takich ograniczeń.

Kiedy klikniesz ikonę [Raporty] w Oknie Głównym, bądź użyjesz skrótu klawiszowego Ctrl-R (Windows i Linux) lub ⌘-R (Mac OS X), pojawi się okno zawierające listę dostępnych raportów. Lista ta będzie się zmieniała w zależności od modułu. Ilustracja poniżej przedstawia listę raportów w Księdze Głównej:

Wybierz raport poprzez jednokrotne kliknięcie pozycji na liście. Jeśli chcesz zdefiniować wielkość strony, liczbę kopii i inne opcje wydruku dla danego raportu, wybierz opcję "Ustawienia wydruku" z menu Plik. Możesz też użyć tej funkcji aby wybrać drukarkę, na której raport będzie domyślnie drukowany. Te ustawienia będą użyte zawsze wtedy, gdy będziesz drukował konkretny raport, dopóki ponownie nie zmienisz "Ustawień wydruku".

Po wprowadzeniu tych ustawień, kliknij dwukrotnie na nazwę raportu na liście. Pojawi się okno parametrów, gdzie możesz sprecyzować, jakie informacje mają się pojawić w raporcie. Na przykład, kiedy generujesz Bilans, możesz użyć okna parametrów (ilustracja poniżej) aby wybrać okres, który ma być prezentowany w raporcie.

Kiedy okno parametrów jest otwarte, możesz wybrać destynację wydruku poprzez wybór jednego z mediów w dolnej części okna. Dostępne są poniższe możliwości:
Ekran
Jeżeli drukujesz na ekran (ustawienie domyślne), raport pojawi się w nowym oknie (patrz instrukcja na tej stronie). Możesz następnie wysłać raport na drukarkę poprzez kliknięcie ikony drukarki na pasku przycisków lub poprzez wybór opcji "Drukuj" z menu Plik.

Drukarka
Użyj tej opcji aby wysłać raport bezpośrednio na drukarkę.

Plik
Wybierz tę opcję, aby wyeksportować zawartość dowolnego raportu do pliku tekstowego TSV, który zostanie zapisany na twardym dysku. Możesz otworzyć ten plik w Excelu do dalszych kalkulacji (itp.) lub w programie Word, bądź też w programie do tworzenia stron internetowych, gdzie raport może być przystosowany do opublikowania.

Schowek
Ta opcja pozwoli na umieszczenie zawartości raportu w schowku komputera, skąd można go wkleić do innej aplikacji.

Wyślij faks
Ta opcja nie jest dostępna dla raportów.

Excel
Ta opcja otwiera aplikację Excel i tworzy nowy skoroszyt zawierający raport.

Poniższa ilustracja przedstawia raport Statystyka Odbiorcy otwarty w Excelu, do którego dodano wykres:

Html jako załącznik
Ta opcja utworzy plik zawierający raport, a następnie umieści go na twoim pulpicie osobistym. Może być konieczne zamknięcie i ponowne otwarcie Okna Głównego, aby raport pojawił się w oknie pulpitu osobistego.

Możesz użyć tej opcji tylko w instalacjach wielostanowiskowych. Opcja jest użyteczna, gdy konieczne jest utworzenie długiego raportu. Możesz uruchomić raport, wylogować się z systemu i serwera, a w kolejnym dniu po zalogowaniu raport będzie czekał na ciebie na pulpicie osobistym.

Aby otworzyć raport, podświetl go na swoim pulpicie osobistym, a następnie wybierz opcję "Otwórz link" z menu ukrytego po znakiem plusa. Raport otworzy się w oddzielnym oknie w twojej przeglądarce.

Pdf
Wybierz tę opcję, aby zapisać raport w formacie PDF na dysku twardym.
Jeżel twoja baza danych znajduje się w trybie ograniczonym, będzie można wygenerować raport jedynie na ekran.

W dolnej części okna parametrów znajdują się dwa przyciski wyboru (check boxes):

Dialog drukowania
Jeżeli chcesz, aby pojawiło się okno dialogowe kiedy wysyłasz raport na drukarkę, zaznacz ten przycisk. Opcja jest przydatna w przypadku, gdy konieczne jest wydrukowanie kliku kopii raportu.

Ignoruj limit czasu
Przejdź do sekcji "Raportowania równoległego", w dalszej części tej strony, aby uzyskać więcej szczegółów na ten temat.
Po wprowadzeniu parametrów raportu oraz wybraniu destynacji wydruku, kliknij [Uruchom] aby wygenerować raport.

Definiowanie raportów
Dla niektórych raportów Księgi Głównej możliwe jest redefiniowanie zawartości oraz wyglądu raportu. Przejdź do Ustawień raportów w ustawieniach Księgi Głównej.

Raportowanie równoległe
W instalacjach wielostanowiskowych większy priorytet będą miały czynności związane z kartotekami (wyszukiwanie, otwieranie, zapisywanie), natomiast mniejszy priorytet i mniej zasobów serwer dedykuje raportom. Pomimo tych ustawień, jeżeli jedni użytkownicy będą generowali wiele raportów, inni użytkownicy odczują, że wydajność systemu jest gorsza. Możesz użyć opcji równoległego raportowania aby zoptymalizować działanie systemu dla wszystkich użytkowników. Opcja raportowania jednowątkowego może być użyta z dowolnym serwerem, natomiast opcja raportowania wielowątkowego pozwoli wykorzystać możliwość posiadania wielu rdzeniów i procesorów. Opcje te można znaleźć na karcie "Optymalizacja" ustawienia "Inne funkcje" w module System.

Wyłączone
Serwer przeliczy jeden raport w danym czasie, a więc raporty będą generowane w takiej kolejności, w jakiej zostały uruchomione. W związku z większym priorytetem, jaki ma praca z kartotekami, kalkulacja każdego raportu może być od czasu do czasu wstrzymywana, aby umożliwić wczytywanie i zapisywanie danych w kartotekach.

Jednowątkowe
Serwer może przeliczyć wiele raportów jednocześnie. Działa to w ten sposób, że najpierw przez chwilę przeliczany jest jeden raport, następnie przez chwilę - drugi, potem trzeci, itd. Na koniec serwer kontynuuje przeliczanie pierwszego raportu i w ten sposób zaczyna od początku. Plusem tego rozwiązania jest to, że jeśli w kolejka raportów jest długa, i jeśli zawiera ona zarówno obszerne jak i niewielkie raporty, wówczas mniejsze raporty będą generowane szybciej. Serwer szybciej rozpocznie generowanie ich, bez konieczności czekania aż wcześniej zamówione raporty zostaną utworzone. Jeżeli kolejka zamówionych raportów jest krótka, bądź nie ma jej wcale, zalety tego rozwiązania nie będą odczuwalne.

Z założenia serwer może pracować na maksymalnie 5 raportach jednocześnie, ale można to ustawienie zmienić wprowadzając inną wartość w pole "Ilość raportów równoległych" w ustawieniu optymalizacji. Maksymalna ilość raportów równoległych to 80.

Jeżeli użytkownicy w twoim systemie będą często generowali wiele raportów, zwiększenie liczby raportów równoległych może okazać się korzystne. Jeżeli raporty nie są generowane zbyt często, korzystnym może się okazać zmniejszenie liczby raportów równoległych. W zależności od tego, jak bardzo złożone są raporty w kolejce, zwiększenie liczby raportów równoległych może oznaczać, że każdy raport będzie generowany wolniej, wiec może być konieczne poeksperymentowanie w celu znalezienia optymalnego ustawienia dla typowej kolejki raportów w twoim systemie.

Wielowątkowe
Serwer dedykuje oddzielne wątki do raportów. Każdy wątek będzie w stanie wygenerować oddzielny raport, dzięki czemu kilka raportów może być wygenerowanych równocześnie. Kiedy raport jest uruchomiony, zostanie dodany do ogólnej kolejki raportów, a następnie przypisany do pierwszego wolnego wątka.

Domyślnie ustawionych jest 5 oddzielnych wątków. Ilość ta może być zmieniona w polu "Ilość raportów równoległych". Zalecamy takie ustawienie raportów równoległych, aby ich liczba była dwukrotnie większa niż liczba rdzeniów procesora maszyny serwerowej.

Ta opcja powinna być rozważana tylko wówczas, gdy posiadasz serwer wielordzeniowy lub z więcej niż jednym procesorem.

Po zmianie ustawień raportów równoległych należy zrestartować serwer.

Domyślnie serwer przeznaczy do 300 sekund na kalkulację każdego raportu. Możesz zmienić ten limit poprzez wprowadzenie liczby sekund w polu "Limit czasu dla raportu w sekundach", w ustawieniu "Operacje wykonywane okresowo" w module Technicznym. Jeżeli wygenerowanie raportu trwa dłużej niż założony limit, w zależności od wybranej opcji raportów równoległych będzie miała miejsce jedna z poniższych sytuacji:

Wyłączone
Jeżeli raportowanie równoległe jest wyłączone, nie ma limitu czasowego generowania raportów. A zatem każdy raport będzie zawsze do końca wygenerowany.

Jednowątkowe
Kalkulacja zostanie wstrzymana, a niekompletny raport wydrukowany.

Wielowątkowe
Kalkulacja zostanie wstrzymana, ale niekompletny raport nie zostanie wydrukowany.
Kiedy generujesz raport i wydaje ci się, że może zabrać więcej niż wynosi limit czasu, a zależy ci na kompletnym raporcie, zaznacz opcję "Ignoruj limit czasu" w dolnej części okna parametrów raportu.

Jeśli używasz opcji jedno- lub wielowątkowej, możesz monitorować raporty, które zostały zamówione, a nie zostały jeszcze wygenerowane. Aby to zrobić, przejdź do raportu "Status raportu" w module Ustawienia użytkownika. Oprócz pokazania czasu kalkulacji każdego raportu, raport ten daje też możliwość anulowania dowolnego raportu. Aby to zrobić, kliknij link [Anuluj] widniejący obok nazwy raportu. Można podejrzeć tylko własne raporty. Jeżeli korzystasz z opcji jednowątkowej, zostanie wydrukowany niekompletny raport. Nie ma sensu korzystanie z tego raportu, gdy raportowanie równoległe jest wyłączone. W tym przypadku Status raportu zostanie umieszczony w kolejce raportów do wygenerowania, za innymi raportami, która będzie pusta w momencie uruchomienia Statusu raportu. A zatem, gdy zostanie wygenerowany, będzie pusty.

Pamięć cache
Innym sposobem na poprawienie prędkości generowania raportów jest zwiększenie pojemności pamięci cache używanej przez aplikację Enterprise by HansaWorld. Domyślnie jest to 3.2 Mb. Poprzez zwiększenie wielkości pamięci cache, poprawisz prędkość działania systemu, ponieważ dane przechowywane w cache są znacznie łatwiej i szybciej dostępne niż dane na dysku. Dane w pamięci cache są to dane, które już były użyte w bieżącej sesji. W szczególności poprawi się prędkość importowania. W wielu instalacjach powinna się również poprawić prędkość raportowania oraz przetwarzania kartotek.

Optymalna wielkość pamięci cache będzie się wahała w zależności o typu serwera, wielkości RAM oraz rodzaju systemu operacyjnego, i może być określona na podstawie eksperymentowania. Zalecamy, szczególnie dla serwerów Windows oraz serwerów z mniejszą pamięcią RAM, aby pamięć cache nigdy nie przekraczała 40% pamięci RAM danej maszyny. Jeżeli pamięć cache jest zbyt duża, pamięć operacyjna potrzebna do realizacji innych zadań może być niewystarczająca. Jeżeli wyczerpie się pamięć operacyjna, maszyna zacznie używać twardego dysku jako dodatkowej pamięci. To spowoduje znaczne spowolnienie pracy i może zwiększyć niestabilność systemu. Jeżeli serwer jest maszyną 32-bitową, maksymalna wielkość pamięci cache zawiera się w przedziale od 1 do 3,5 Gb, w zależności od urządzenia i systemu operacyjnego. Jeżeli serwer jest maszyną 64-bitową, z 64-bitowym systemem operacyjnym (Mac OS X lub Linux) i dużą ilością pamięci RAM, a także jeśli używasz 64-bitowej wersji aplikacji Enterprise by HansaWorld, wówczas zasada 40% staje się mniej ważna. Na przykład, jeżeli serwer ma 12 Gb pamięci RAM, możesz przypisać nawet 10 Gb pamięci cache.

Możesz zwiększyć pamięć cache używając jednej z dwóch metod:

  1. Uruchom aplikację na serwerze używając parametru --db-cache. Na przykład:
    ./HansaWorld --db-cache=1G
    uruchamia aplikację serwerową i ustawia cache na 1 GB. Wielkość pamięci cache ustawia się poprzez użycie liter K, M (nie Mb) lub G (nie Gb). Parametr nie może zawierać żadnych spacji.

    Parametr --db-cache ustawia wielkość pamięci cache tylko dla danej sesji. Po zamknięciu i zrestartowaniu serwera wielkość cache wróci do ustawienia domyślnego.

  2. Aby zmienić wielkość pamięci cache na stałe, wykonaj poniższe kroki:

    1. W ustawieniu Konfiguracja w module System zaznacz opcję "Mechanizm buforowania (Cache)" na zakładce "Techn.":

    2. Wprowadź wielkość pamięci cache w polu "Wielkość bufora (Cache) bazy w kb" na karcie "Optymalizacja" w ustawieniu Funkcje dodatkowe w module System. Wielkość pamięci cache powinna być tu podana jako ilość kilobajtów.

    3. Zrestartuj serwer.
Indywidualne raporty
Przejdź do poniższych linków, aby zapoznać się bardziej szczegółowo z raportami w poszczególnych modułach:

Polecenia - dokumenty

Dokumenty są oficjalnymi wydrukami, zazwyczaj wykorzystującymi wcześniej zdefiniowane formularze, takie jak faktury lub dokumenty WZ. Dokumenty często wysyłane są do kontrahentów (dostawców czy odbiorców). System Enterprise by HansaWorld oferuje kilka dokumentów w każdym module.

Kiedy klikniesz ikonę [Dokumenty] w Oknie Głównym lub użyjesz skrótu klawiszowego Ctrl-D (Windows i Linux) lub ⌘-D (Mac OS X), otworzy się okno zawierające listę dostępnych dokumentów. W zależności od modułu ta lista będzie inna, poniższa ilustracja pokazuje dokumenty dostępne w księdze sprzedaży:

Wybierz dokument poprzez pojedyncze kliknięcie na liście. Jeśli musisz zdefiniować rozmiar strony, liczbę kopii i inne ustawienia wydruku, wybierz "Ustawienia wydruku" z menu Plik. możesz również użyć tej funkcji aby wybrać drukarkę, na której dany dokument ma być domyślnie drukowany. Te ustawienia będą użyte za każdym razem, gdy zechcesz drukować ten dokument, do chwili gdy zmienisz je ponownie w "Ustawieniach wydruku" lub gdy wybierzesz opcję "Usuń ustawienie strony" z menu specjalnego.

Następnie kliknij dwukrotnie wybrany dokument na liście. Otworzy się okno parametrów, gdzie możesz wybrać informacje, które mają być wydrukowane. Na przykład, podczas drukowania faktur można w oknie parametrów wybrać listę tych faktur, które chcesz wydrukować.

Podczas gdy okno parametrów jest otwarte, możesz wybrać destynację wydruku poprzez wybór jednej z opcji w dolnej części okna. Podczas drukowania dokumentów dostępne są następujące destynacje: ekran, drukarka, faks oraz plik w formacie PDF, a jeśli twoja baza danych jest w trybie ograniczonym, możesz użyć wyłącznie opcji wydruku na ekran. Wydruku na faks można użyć wyłącznie na maszynach z systemem operacyjnym Windows z zainstalowaną aplikacją do obsługi faksu.

Po wybraniu dokumentów do wydruku oraz wybraniu destynacji wydruku kliknij przycisk [Uruchom], aby wydrukować dokumenty.

Definiowanie dokumentów
Przed pierwszym wydrukiem musisz przypisać formularz do każdego dokumentu, który zamierzasz drukować. Formularz jest projektem lub szablonem dokumentu. Możesz mieć pojedynczy formularz przypisany do każdego dokumentu, bądź też kilka wersji danego typu dokumentu używanych w różnych sytuacjach. Aby przypisać formularz lub formularze do dokumentu otwórz listę dokumentów zgodnie z instrukcją powyżej, podświetl dokument na liście i wybierz opcję "Definicja wydruku" z menu specjalnego.

Przykład zaprezentowany poniżej pokazuje sytuację, gdy są dwa szablony faktur, jeden dla klientów posługujących się językiem francuskim, a drugi dla wszystkich pozostałych. W tym przypadku potrzebne będą dwa formularze, jeden nazwany na przykład "INV", a drugi - "INVFRE". Zaprojektuj te formularze używając kartoteki "Formularzy" w module System. Szczegóły procesu tworzenia formularzy dostępne są na tej stronie.

Po utworzeniu obu formularzy użyj opcji "Definicja wydruku" z menu specjalnego, aby określić kiedy każdy z nich będzie używany, jak poniżej:

  1. Użyj przycisku "Moduł" w Oknie Głównym lub skrótu klawiszowego Ctrl-0/⌘-0, aby wybrać moduł, w którym znajduje się dokument. W przypadku faktury będzie to Księga Sprzedaży.

  2. Kliknij przycisk [Dokumenty] w Oknie Głównym lub użyj skrótu klawiszowego Ctrl-D/⌘-D. Otworzy się lista dokumentów, wyszczególniająca dostępne dokumenty. Podświetl dokument, który chcesz zdefiniować (np. Faktury).

  3. Wybierz opcję "Definicja wydruku" z menu specjalnego. Wpisz "INV" jako formularz w pierwszym wierszu oraz "INVFRE" jako formularz w drugim wierszu:

    Język "FRA" został wpisany w drugim wierszu, co oznacza, że formularz "INVFRE" będzie użyty podczas drukowania faktury z tym językiem. Brak języka w pierwszym wierszu oznacza, że formularz "INV" będzie użyty przy drukowaniu faktur z pozostałymi językami. Status faktury w obu przypadkach musi być zatwierdzony "OK". To oznacza, że faktury muszą być najpierw zatwierdzone (zaznaczone "OK" i zapisane, aby utworzyły się operacje w księdze sprzedaży oraz księdze głównej), aby można było użyć tych formularzy podczas wydruku. Ponieważ nie ma wiersza ze statusem innym niż "OK", nie będzie możliwe wydrukowanie niezatwierdzonych faktur.

    Poniżej szczegółowy opis pól w oknie "Definicja wydruku":

    Sekw.
    Użyj tej kolumny jeżeli chcesz wydrukować dwa (lub więcej) różnych dokumentów jednym poleceniem wydruku. Na przykład, być może zechcesz wydrukować dokument WZ przy okazji drukowania faktury. W tej sytuacji wprowadź dokument WZ z sekw. nr 1 w pierwszym wierszu tabeli, a fakturę z sekw. nr 2 w drugim wierszu.

    Język
    Jeżeli to konieczne, wprowadź kod języka w wybranych lub wszystkich wierszach. Możesz użyć opcji "wklej specjalne" (Ctrl-Enter lub ⌘-Enter) aby dokonać wyboru z listy języków, zgodnie z ustawieniem w module System. Opcja "Wklej specjalne" jest szczegółowo opisana na tej stronie. Możesz też przypisać język do kontrahenta i/lub faktury. Gdy faktura z przypisanym językiem jest drukowana, wiersz z tym samym językiem wskaże, jaki formularz ma być użyty. Jeżeli nie ma żadnego dokumentu z danym językiem, będzie użyty pierwszy formularz bez zdefiniowanego języka. Dzięki temu będziesz miał pewność, że polska faktura będzie drukowana dla wszystkich klientów z wyjątkiem tych, którzy używają języka francuskiego, dla których z kolei będzie wydrukowana faktura francuska.

    W niektórych przypadkach możesz tu wprowadzić również sposób dostawy, dzięki czemu w zależności od tej opcji będzie użyty inny formularz. Możesz użyć tej opcji tylko wtedy, gdy rekord zawiera pole "Sposób dostawy" (np. faktury, ale nie czynności czy e-maile).

    Gr. dost.
    Możesz przypisać dany formularz do grupy dostępu. Jeżeli posiadasz prawa danej grupy dostępu, podczas drukowania dokumentu system automatycznie wybierze dokument przypisany do twojej grupy dostępu. Użyj opcji "wklej specjalne" z listy grup dostępu, zgodnie z ustawieniami w module System.

    Nr serii
    Możesz przypisać konkretny formularz do numerów serii, by rekordy z numerami z danej serii były drukowane na wskazanym formularzu. Na przykład, jeżeli używasz innych numerów serii dla faktur, a innych dla faktur korygujących, możesz użyć tej opcji by drukować faktury korygujące używając innego formularza.

    Formularz
    Wprowadź kod formularza w tym polu. Małe i duże litery są tu rozróżniane: używaj tylko wielkich liter. Użyj opcji "wklej specjalne" aby wybrać formularz z listy dostępnych formularzy utworzonych w module System. Przejdź do tej strony, aby uzyskać więcej informacji na temat projektowania formularzy.

    Drukarka
    Wprowadź kod drukarki aby wysłać wydruk na dodatkowe drukarki zdefiniowane w module System (użyj opcji "wklej specjalne" aby wyświetlić listę wyboru). Pozostaw to pole puste aby użyć drukarki zdefiniowanej jako domyślna w panelu sterowania systemu Windows lub w preferencjach systemowych systemu Mac OS X.

    Status
    Możesz użyć tego pola by zdefiniować inne formularze do drukowania dokumentów zatwierdzonych i niezatwierdzonych, np. może zechcesz użyć formularza "Faktura Proforma" do drukowania niezatwierdzonych faktur oraz formularza "Invoice" do drukowania zatwierdzonych faktur. W tym przypadku wypełnij dwa wiersze w oknie "Definicja wydruku", jeden dla faktur proforma i drugi dla zwykłych faktur, w każdym wierszu wprowadzając odpowiedni status. Zatwierdzona faktura ma zaznaczone pole OK, dzięki czemu utworzyła transakcje w księdze sprzedaży oraz w księdze głównej.

    Wprowadź w tym polu jedną z poniższych wartości, z użyciem opcji "wklej specjalne", aby nie popełnić błędu w pisowni:
    z OK
    Dany formularz będzie użyty tylko w przypadku zatwierdzonych dokumentów.

    bez OK
    Dany formularz będzie użyty tylko w przypadku niezatwierdzonych dokumentów.

    Wszystkie
    Dany formularz będzie użyty zarówno w przypadku zatwierdzonych, jak i niezatwierdzonych dokumentów.
    Możesz użyć tej opcji jako rodzaju zabezpieczenia przed nadużyciami. Jeżeli ograniczysz wydruk tylko do dokumentów zatwierdzonych, a także jeżeli użyjesz grup dostępu do kontrolowania, którzy użytkownicy mogą zatwierdzać dokumenty, pozwoli to zapobiec tworzeniu i drukowaniu nieautoryzowanych rekordów takich jak zamówienia zakupu czy faktury. Możesz również w grupach dostępu ograniczyć dostęp do funkcji "Definicja wydruku". Na przykład, aby zapobiec wydrukowi nieautoryzowanego zamówienia zakupu:

    1. W oknie "Definicja wydruku" dla zamówienia zakupu ustaw status "z OK" w każdym wierszu. Będzie to oznaczało, że zamówienia zakupu mogą być wydrukowane tylko po ich zatwierdzeniu.

    2. W grupach dostępu ogranicz dostęp do akcji zatwierdzania zamówień zakupu ("OK - Zamówienia Zakupu"). Ta opcja będzie kontrolowała, kto może zatwierdzać zamówienia zakupu.

    3. W grupach dostępu zabierz dostęp do dokumentów zamówień zakupu większości użytkowników (np. ustaw poziom na "Brak"). Ci użytkownicy będą mogli otworzyć zamówienie zakupu oraz je wydrukować, ale nie będą mogli otworzyć "Definicji wydruku" dokumentu zamówienia zakupu, a co za tym idzie - nie będą mogli zmienić statusu na "bez OK" lub "Wszystkie".
  4. Kliknij [Zapisz] aby zapisać definicję dokumentu. W tym przykładzie, kiedy będziesz od tej pory drukował faktury, prawidłowy formularz będzie wybrany automatycznie zgodnie z językiem klienta, bez dalszej ingerencji użytkownika.

    Możesz powtórzyć ten proces niemalże dla każdego dokumentu.

Możesz też użyć języka aby określić drukarkę, która będzie użyta do drukowania danego dokumentu. Dotyczy to też wysłania dokumentu na faks, jeżeli twój sprzęt wspiera takie rozwiązanie. Aby to zrobić, wprowadź oddzielne wiersze w oknie "Definicja wydruku" do drukowania i oddzielne do faksowania. Wiersz do faksowania powinien mieć zdefiniowany specjalny język (np. "FAX") w polu "Język". W przykładzie poniżej zaprezentowano fakturę:

W tym przykładzie faktury będą drukowane jak poniżej:
Możesz zmienić język na karcie przed jej wydrukowaniem, aby się upewnić, że dokument zostanie wydrukowany na właściwej drukarce czy formularzu.

Indywidualne dokumenty
Kliknij w poniższe linki aby dowiedzieć się więcej na temat dokumentów w poszczególnych modułach:

Polecenia - ustawienia

To polecenie otwiera listę dostępnych ustawień, uporządkowanych alfabetycznie. Ustawienia pozwalają na dopasowanie pewnych aspektów systemu do własnych potrzeb, a także na wprowadzanie informacji, które będą używane w systemie.

Zawartość listy "Ustawienia" będzie inna w zależności od modułu. Ilustracja poniżej pokazuje różne ustawienia w modułach System (po lewej) oraz Księga główna (po prawej).

Wybierz opcję z listy dwukrotnym kliknięciem lub poprzez zaznaczenie jej i wciśnięcie klawisza Enter. Ustawienia są opisane szczegółowo w innych częściach tego podręcznika.

Rodzaje ustawień
Ustawienia w systemie Enterprise by HansaWorld mogą być podzielone na trzy grupy:

  1. Ustawienia pierwszego typu przybierają formę pojedynczego ekranu, na którym możesz zaznaczyć różne opcje, dostosowane do własnych potrzeb, aby określić jak system Enterprise ma się zachowywać w konkretnej sytuacji. Przykładowe ustawienia tego typu: Rozksięgowanie - sprzedaż, Rozksięgowanie - zakupy, Informacja o firmie oraz Zamykanie okresów.

    Kiedy otwierasz jedno z tych ustawień z listy, możesz zmienić dowolne pole, zgodnie z potrzebą. Aby zapisać zmiany i zamknąć okno, kliknij przycisk [Zapisz]. Aby zamknąć okno bez zapisywania, kliknij ikonę krzyżyka.

  2. Ustawienia drugiego typu zawierają pewną liczbę danych w tabeli. Podczas pracy z głównymi kartotekami być może zechcesz odwołać się do konkretnej pozycji w ustawieniu tego typu, funkcja wyszukiwania "wklej specjalne" jest tu dostępna, co bardzo ułatwia zadanie. Przykładowe ustawienia tego typu: Sposoby płatności oraz Kody VAT.

    Kiedy otwierasz jedno z tych ustawień z listy, możesz zmienić dowolne pole w istniejących rekordach odpowiednio do potrzeb. Aby dodać nowe pozycje do listy, kliknij dowolne pole w pierwszym wolnym wierszu i wprowadź odpowiedni tekst. Aby usunąć rekord, zaznacz cały wiersz poprzez kliknięcie na jego numer z lewej strony i wciśnij klawisz Backspace. Aby wstawić wiersz, zaznacz wiersz, powyżej którego zamierzasz wstawić nowy, i wciśnij Enter. Aby zapisać zmiany w tabeli i zamknąć okno, kliknij przycisk [Zapisz]. Aby zamknąć okno bez zapisywania zmian, kliknij ikonę krzyżyka.

  3. Ustawienia trzeciego typu również zawierają rekordy, ale zachowują się podobnie do głównych kartotek - ich zawartość wyświetlana jest w oknie przeglądania i w przypadku edycji należy otworzyć kartę ustawienia. Tu również może się zdarzyć, że w czasie pracy w głównych kartotekach zechcesz odwołać się do tych ustawień z użyciem funkcji "wklej specjalne". Przykładowe ustawienia tego typu: Autooperacje i Warunki płatności.

    Kiedy otwierasz jedno z tych ustawień z listy, pojawi się okno przeglądania, w którym będą się znajdowały wszystkie już wprowadzone rekordy.

    Dwukrotnym kliknięciem otwórz kartę rekordu do edycji, bądź też dodaj nowy rekord poprzez kliknięcie przycisku [Nowa] w pasku przycisków. Alternatywnie, podświetl podobny rekord i kliknij przycisk [Kopiuj] na pasku przycisków. Otworzy się okno karty, co pozwoli na zmianę istniejącego rekordu lub wprowadzenie nowego.

    Aby zapisać zmiany kliknij przycisk [Zapisz]. Aby zamknąć okno bez zapisywania zmian, kliknij ikonę krzyżyka. Możesz też zamknąć okno przyglądania klikając ikonę krzyżyka.
Indywidualne ustawienia
Kliknij w poniższe linki, aby uzyskać więcej informacji na temat ustawień w poniższych modułach:

Polecenia - eksporty

Polecenie eksportów pozwala na wyeksportowanie informacji z systemu Enterprise by HansaWorld do pliku tekstowego w formacie TSV na twardy dysk. W ten sposób informacje mogą być użyte w innych programach takich jak edytory tekstowe, arkusze kalkulacyjne, itp. Możesz też zaimportować taki plik do innej bazy danych systemu Enterprise bądź do innej firmy w tej samej bazie używając polecenia importu "automatycznego" lub "ręcznego wyszukiwania pliku" w module System.

Aby rozpocząć eksport, kliknij przycisk [Polecenia] w Oknie głównym, a następnie przycisk [Eksporty] w oknie poleceń. Alternatywnie możesz w każdej chwili użyć skrótu klawiszowego Ctrl-E (Windows i Linux) lub ⌘-E (Mac OS X), nawet wówczas, gdy Okno główne jest schowane lub zamknięte. Otworzy się lista eksportów dostępnych w danym module, jak na poniższej ilustracji:

Dwukrotnym kliknięciem wybierz pozycję z listy: otworzy się okno parametrów, gdzie możesz zdecydować o zawartości eksportowanego pliku. Kliknij [Uruchom], a pojawi się okno dialogowe "Zapisz plik", następnie nazwij plik i wybierz, gdzie ma być zapisany.

Domyślnie pliki tekstowe eksportowane z systemu Enterprise będą zawierały znaki Unicode. Możesz to zmienić w ustawieniu Stanowiska lokalnego w module System, w polu "Domyślna strona kodowa eksportu".

Oprócz eksportowania danych do plików tekstowych, możesz używać poleceń eksportu również do tworzenia archiwów tekstowych, będących formą zabezpieczenia danych w przypadku awarii systemu. Szczegóły tego zagadnienia znajdują się na tej stronie. Z przyczyn bezpieczeństwa pliki: archiwum tekstowe firmy oraz archiwum tekstowe bazy danych nie mają typowego formatu tekstowego, ale są zaszyfrowane i mogą być odczytane tylko przez inną kopię aplikacji Enterprise by HansaWorld.

Zauważ, że jest również możliwe wydrukowanie każdego raportu z systemu Enterprise na twardy dysk w formie pliku tekstowego. To, w połączeniu z poleceniami eksportu, pozwala na szybkie i łatwe uzyskanie informacji z systemu Enterprise na użytek innych aplikacji.

Indywidualne funkcje eksportu
Kliknij w poniższe linki, aby uzyskać więcej informacji na temat funkcji eksportu w poszczególnych modułach:

Polecenia - importy

Polecenie importów pozwala na zaimportowanie zawartości plików tekstowych, zapisanych wcześniej we właściwym formacie, do Firmy, w której jesteś w danej chwili zalogowany. Zazwyczaj tylko nowe rekordy będą dodane podczas procesu importu, i nie ma zagrożenia, że dane będą w jakikolwiek sposób powielone w bazie danych. Jednakże, jeżeli importujesz ustawienie, które jest zestawem pól i przycisków (np. ustawienia Rozksięgowanie - sprzedaż i Rozksięgowanie - zakupy), zaimportowane ustawienie nadpisze ustawienie istniejące.

Aby rozpocząć importowanie, kliknij przycisk [Polecenia] w Oknie Głównym, a następnie przycisk [Importy] w oknie poleceń. Alternatywnie, możesz w każdej chwili użyć skrótu klawiszowego Ctrl-Shift-I (Windows i Linux) lub ⌘-Shift-I (Mac OS X), nawet gdy Okno Główne jest schowane lub zamknięte. Otworzy się lista "Importy", gdzie możesz wybrać, co ma być zaimportowane. Opcje dostępne w oknie "Importy" będą się zmieniały w zależności od modułu. Kliknij dwukrotnie na wybraną opcję, otworzy się okno dialogowe, znajdź i otwórz plik importu.

Musisz zapisać lub anulować wszystkie zmiany w systemie zanim cokolwiek zaimportujesz. Jeżeli jesteś w trakcie edycji rekordu lub ustawienia (np. co najmniej jedno okno jest otwarte w statusie "Uaktualnianie"), i spróbujesz zaimportować jakieś dane, pojawi się komunikat: "Część rekordów/bloków jest zablokowana".

Powinieneś użyć funkcji "Importy" aby przywrócić bazę danych Enterprise z archiwum tekstowego oraz po aktualizacji do nowszej wersji programu. Szczegóły dotyczące tego zagadnienia opisane są na stronie Przywracanie systemu z archiwum bazy danych.

W instalacjach wielostanowiskowych można użyć polecenia "Importy" tylko wówczas, gdy żaden inny użytkownik nie jest zalogowany.

Możesz również użyć polecenia Importów do zaimportowania informacji wcześniej wyeksportowanych z innej bazy danych systemu Enterprise by HansaWorld lub z pliku tekstowego utworzonego przez inny program komputerowy. W tym drugim przypadku plik tekstowy musi być właściwie sformatowany (zawierać informacje we właściwym porządku) zanim zostanie zaimportowany. Informacja na temat formatu może być uzyskana w lokalnym biurze HansaWorld, a także można ją znaleźć w raporcie "Format Importu/Eksportu" w module Technicznym.

Zazwyczaj używa się opcji importu "automatycznego" lub "ręcznego wyboru pliku" w module System. Te opcje wymagają, aby na początku pliku importu istniały poniższe wiersze:

format
1    46    1    0    1    44

codepage    UTF-8
Liczby w drugim wierszu powinny być oddzielone tabulatorami. Powinien być co najmniej jeden pusty wiersz przed wierszem strony kodowej. Wyraz "codepage" oraz strona kodowa (tu "UTF-8") powinny być oddzielone tabulatorem.

Liczby w drugim wierszu są parametrami informującymi procedurę importową o zawartości pliku:

Format daty
Pierwszy parametr mówi, jaki jest format daty użyty w pliku tekstowym. Możesz użyć poniższych wartości:
0
Miesiąc/Dzień/Rok

1
Dzień/Miesiąc/Rok

2
Rok/Miesiąc/Dzień

3
Miesiąc/Rok/Dzień

4
Dzień/Rok/Miesiąc

5
Rok/Dzień/Miesiąc

6
Hijri (arabski)

7
Perski
Separator dziesiętnych
Drugi parametr używa kodu ASCII do oznaczenia separatora miejsc dziesiętnych użytych w pliku. Typowe wartości:
44
przecinek

46
kropka
Tryb importu
Trzeci parametr służy do sprecyzowania platformy, na której utworzony został plik tekstowy:
0
Mac OS X, AIX, iSeries

1
Windows, Linux
Procedura importowa używa domyślnej strony kodowej dla platformy określonej w trzecim parametrze w celu konwersji ciągów, jeżeli piąty parametr (typ ciągu) ma wartość 0 i jeżeli nie ma wiersza "codepage" na początku pliku.

Tryb zastąpienia
Ten parametr określa, jaka akcja ma być wykonana, jeżeli w systemie już istnieją rekordy zawarte w pliku.
0
Żadne informacje istniejące już w systemie nie będą zaimportowane. Dane w bazie danych nie będą zastąpione danymi z pliku.

1
Dane z pliku nadpiszą istniejące dane w systemie. To dotyczy całych rekordów. Na przykład, w systemie istnieje kontrahent 001 o nazwie A i terminem płatności 30 dni. W pliku importu kontrahent 001 ma nazwę AA i nie posiada przypisanych warunków płatności. Procedura importowa nadpisze cały rekord dotyczący kontrahenta 001, a więc po zakończeniu importu pod numerem 001 w systemie będzie widniał kontrahent AA bez przypisanych warunków płatności. Rekordy, które istnieją w systemie, ale nie ma ich w pliku tekstowym, nie będą zmienione.
Bloki będą zawsze napisane informacją z pliku, bez względu na to, czy parametr będzie ustawiony na 0 czy na 1. Istnieją dwa rodzaje bloków: ustawienie zawierające pola i przyciski (np. Rozksięgowanie - sprzedaż, Rozksięgowanie - zakupy, Zamykanie okresów); oraz ustawienie zawierające wiersze (np. Sposoby płatności, Kody VAT).

Typ ciągu
Użyj piątego parametru do określenia zestawu znaków użytych w pliku:
0
Plik tekstowy zawiera znaki należące do pojedynczego zestawu znaków (np. ASCII, KOI-8R [cyrylica rosyjska], ISO-8859-1 [zachodnioeuropejski]).

1
Plik tekstowy zawiera znaki Unicode.
Jeżeli ten parametr ma wartość 0 i jeżeli nie ma wiersza "codepage" na początu pliku, trzeci parametr określi stronę kodową / zestaw znaków.

Domyślnie pliki tekstowe importowane z bazy danych systemu Enterprise by HansaWorld będą zawierały znaki Unicode. Możesz zmienić to ustawienie strony kodowej w polu "Domyślna strona kodowa eksportu", w module Ustawienia użytkownika, ustawienie Stanowisko lokalne.

Separator tysięcy
Szósty parametr używa kodów ASCII aby określić, jaki separator tysięcy został użyty w pliku tekstowym. Typowe wartości:
0
brak separatora tysięcy

32
spacja

44
przecinek

45
dywiz

46
kropka
Użyj wiersza "codepage" aby nazwać zestaw znaków użytych w pliku tekstowym. Wiersz ten powinien zawierać odpowiednią wartość pobraną z kolumny po lewej stronie w poniższej tabeli:
UTF-8UTF-8 (Unicode)
ISO-8859-1ISO 8859-1 (Europa Zachodnia)
ISO-8859-4ISO 8859-4 (Nadbałtyckie)
ISO-8859-5ISO 8859-5 (Cyrylica)
ISO-8859-15ISO 8859-15 (Europa Zachodnia ze znakiem euro)
US-ASCIIASCII Stany Zjednoczone
CP437DOS CP 437 (Stany Zjednoczone)
CP850DOS CP 850 (Europa Zachodnia)
CP1250Windows codepage 1250 (Europa Centralna)
CP1251Windows codepage 1251 (Cyrylica)
CP1252Windows codepage 1252 (Europa Zachodnia)
CP1257Windows codepage 1257 (Nadbałtyckie)
KOI8-RKOI8-R (Cyrylica)
MACINTOSHApple Europa Zachodnia
ACEApple Europa Centralna
ACYRApple Cyrylica
Generowanie unikalnych numerów
Jeżeli importujesz oferty, zamówienia, faktury lub faktury zakupowe, plik importu może już zawierać numery ofert, zamówień lub faktur. Jednakże, może będziesz chciał przypisać nowe numery do każdego rekordu jako element procesu importu. Jeśli tak, wprowadź "-99" w pliku w miejscu, gdzie normalnie pojawiłby się numer oferty, zamówienia czy faktury. Kiedy każdy rekord zostanie zaimportowany, otrzyma następny numer z odpowiedniej serii numerów, tak jakbyś sam ten numer przypisał.

Jeżeli korzystasz z tej opcji, należy zwrócić szczególną uwagę na dwa aspekty:

  1. W przypadku faktur zakupu i sprzedaży nr faktury jest określony datą transakcji, a nie datą faktury. Numer faktury będzie więc pierwszym wolnym numerem serii za rok lub inny okres, w którym ma miejsce transakcja. Numer oferty jest określony poprzez datę oferty, a numer zamówienia - poprzez datę zamówienia. Daty te powinny być zawarte w pliku importu, w przeciwnym razie zaimportowane rekordy mogą mieć niewłaściwą numerację.

  2. W odpowiedniej serii numerów powinna być wystarczająca ilość wolnych numerów dla tej ilości rekordów, które importujesz. Jeżeli nie ma wystarczającej liczby wolnych numerów, niektóre rekordy nie otrzymają żadnego numeru.
Automatyczny import danych
Można zaimportować dane do systemu Enterprise by HansaWorld automatycznie. Aby użyć tej opcji, wykonaj poniższe kroki:
  1. Sprawdź, czy główny folder aplikacji Enterprise zawiera katalog "Import". W instalacjach wielostanowiskowych ten folder powinien znajdować się na serwerze. Jeśli nie ma takiego folderu, utwórz go.

  2. Otwórz ustawienie Inne funkcje w module System i zaznacz opcję "Automatyczne przeszukiwanie folderu importu".

  3. Zrestartuj aplikację Enterprise. W instalacjach wielostanowiskowych należy zrestartować aplikację na serwerze.
Po wykonaniu tych kroków, zapisanie jakiegokolwiek pliku w folderze "Import" spowoduje jego automatyczne zaimportowanie, zazwyczaj w ciągu kilku minut. Po zaimportowaniu plik będzie usunięty. Jeżeli zapiszesz więcej niż jeden plik w tym folderze w tym samym czasie, będą one zaimportowane w kolejności alfabetycznej nazw plików. W przeciwieństwie do importów inicjowanych poleceniem, automatyczny import odbędzie się nawet wtedy, gdy zalogowanych jest więcej użytkowników niż jeden, ale tylko pod warunkiem, że żaden z nich nie modyfikuje w danym momencie rekordów lub ustawień (żadne okno w trybie "Uaktualniania" nie może być otwarte). Import automatyczny zostanie wstrzymany, dopóki wszystkie edytowane okna nie są zapisane lub anulowane. Podczas gdy plik jest importowany, żaden użytkownik nie będzie mógł pracować w systemie, więc dobrym pomysłem może być import kilku mniejszych plików z większą częstotliwością niż jednego dużego pliku.

Jeżeli masz więcej niż jedną firmę, możesz sprecyzować w pliku importu, do której firmy mają być zaimportowane dane. Aby to zrobić, pierwsze wiersze w pliku importu powinny wyglądać jak poniżej:

compnr    x

format
1    46    1    0    1    44

codepage    UTF-8
gdzie "x" jest pozycją w kartotece Firmy tej firmy, do której dane mają być zaimportowane. Na przykład, jeżeli masz firmy z kodami 1, 3, 5, 7, 9 i "x" ma wartość 3, informacja będzie zaimportowana do firmy 5, ponieważ jest to trzecia firma na liście. Słowo "compnr" powinno być oddzielone od "x" tabulatorem, i powinien być co najmniej jeden pusty wiersz pomiędzy tym, a kolejny wierszem ("format").

Pamięć cache
Jeżeli dane są importowane regularnie do bazy danych Enterprise, przydatnym może być zwiększenie pamięci cache. Przejdź do sekcji na temat pamięci cache na stronie Raporty, aby uzyskać więcej szczegółów.

Indywidualne importy
Kliknij w poniższe linki, aby uzyskać więcej informacji na temat importów w poszczególnych modułach:

Polecenia - obsługa

Polecenia obsługi pozwalają na wykonanie pewnych zadań aktualizacji, zwykle z użyciem przetwarzania wsadowego. Przykładami są: tworzenie zamówień zakupu na podstawie zamówień sprzedaży, tworzenie faktur za dany okres czasu, bądź przeliczanie cenników.

Aby uruchomić polecenie obsługi, kliknij przycisk [Polecenia] w Oknie Głównym, a następnie przycisk [Obsługa] w oknie poleceń. Pojawi się lista, z której możesz wybrać dowolną funkcję dwukrotnym kliknięciem. Opcje na liście będą różne w zależności od modułu. Poniżej zilustrowane są polecenia obsługi w module Zamówienia sprzedaży:

Kiedy wybierzesz funkcję, otworzy się okno parametrów, gdzie możesz zadecydować, jak dana funkcja ma działać. Następnie kliknij przycisk [Uruchom].

Polecenia obsługi są opisane szczegółowo w innych sekcjach tego podręcznika.

Indywidualne funkcje obsługi
Kliknij na poniższe linki, aby uzyskać więcej informacji na temat indywidualnych poleceń obsługi w poszczególnych modułach:

Polecenia - rejestracja

Użyj tego polecenia aby zarejestrować posiadaną kopię aplikacji Enterprise by HansaWorld. Kiedy klikniesz na przycisk [Rejestracja] w oknie poleceń, wyświetli się okno "Wybierz kraj: Podgląd", opisane bardziej szczegółowo w kroku 2c w sekcji "Automatyczne klucze internetowe" na stronie Klucze rejestracyjne. Przejdź do tej strony, aby uzyskać więcej szczegółów na ten temat.

Aby uzyskać więcej informacji na temat każdego polecenia, przejdź do poniższych sekcji: