Ievads reģistrā Avansa norēķini

Šis reģistrs ir Pirmā Ofisa Avansa norēķinu moduļa pamats: tas tiek izmantots katra darbinieka izdevumu reģistrēšanai. Parasti ik mēnesi katram darbiniekam tiek izveidots jauns ieraksts.

Avansa norēķinu modulī Bāzes logā noklikšķiniet uz [Avansa nor.].

Tiks atvērts logs ‘Avansa norēķini: Pārskats’ ar ievadīto avansa norēķinu sarakstu. Apstiprināto avansa norēķinu (tie, kas iegrāmatoti Finanšu modulī) kolonnā 'Gr.' tiks rādīts ķeksītis.

Tāpat kā citos pārskata logos, sarakstu varat kārtot pēc jebkuras kolonnas, noklikšķinot uz tās virsraksta. Lai izveidotu apgrieztu kārtošanas secību, vēlreiz noklikšķiniet uz virsraksta. Tas, pēc kura saraksts tiek kārtots, būs iezīmēts. Pārskatīt visu sarakstu varat arī izmantojot ritjoslu. Varat arī izmantot meklēšanas lauku, ievadot augšējā labajā stūrī atslēgas vārdu. Pirmais Ofiss meklēs pirmo vārdu, kas sakritīs ar norādīto atslēgas vārdu tajā kolonnā, pēc kuras tiek kārtots saraksts.

Avansa norēķina ievadīšana

Lai reģistrā Avansu norēķini ievadītu jaunu ierakstu, pogu joslā noklikšķiniet uz [Jauns] vai nospiediet taustiņu kombināciju Ctrl-N (Windows un Linux) vai ⌘-N (Macintosh). Varat arī iezīmēt līdzīgu ierakstu tam, kādu vēlaties izveidot, un noklikšķināt uz [Kopēt].

Tiks atvērts logs ‘Avansa norēķins: Jauns’, tas būs tukšs, ja noklikšķinājāt uz [Jauns], vai iezīmētā avansa norēķina kopija.

Tā kā informācijas daudzums par katru ierakstu neietilpst vienā logā, tam ir divas sadaļas. Loga augšējā daļā ir redzams avansa norēķina numurs, personas iniciāļi un vārds. Augšējā daļā ir divas sadaļas ‘Norēķins’ un ‘Valūtas’.

Noklikšķinot uz šīm pogām, varat pārvietoties pa sadaļām. Augšējā daļa ir redzama vienmēr, lai zinātu, kuras personas avansu norēķina pieprasījumu apstrādājat.

Avansa norēķina ievadīšana - augšējā daļa

Nr.

Ievietot Speciāli    izvēlieties numuru sēriju

Avansa norēķina ieraksta numurs. Izveidojot jaunu ierakstu, Pirmais Ofiss ievietos pirmo brīvo numuru no pirmās sagatavošanā Numuru sērijas - Avansa norēķini ievadītās numuru sērijas. Varat to mainīt, taču tas nedrīkst būt jau izmantos.

Datums

Ievietot Speciāli    izvēlieties datumu

Darbinieka avansa norēķina pieprasījuma datums.

Grām. datums

Ievietot Speciāli    izvēlieties datumu

Avansa norēķinu pieprasījuma datums: tas tiks izmantots, veidojot Finanšu moduļa grāmatojumu. Pēc noklusējuma tiks ievietots pašreizējais datums.

Persona

Ievietot Speciāli    Sistēmas moduļa reģistrs Personas

Pēc noklusējuma    pašreizējais lietotājs

Ievadiet personas iniciāļus vai izmantojiet funkciju ‘Ievietot Speciāli’. Nospiežot Enter, labās puses laukā Vārds tiks ievietots personas vārds un uzvārds.

Vārds

Tas tiks ievietots laukā, kad būsit norādījuši iniciāļus.

Paraksts

Šajā laukā tiek rādīti tās personas iniciāļi, kura apstiprināja ierakstu. Ja sagatavošanā Avansu norēķinu ievadīšana atzīmēta izvēles rūtiņa ‘Pieprasīt parakstu???, šis lauks jāaizpilda pirms ieraksta apstiprināšanas.

Lauku nevar aizpildīt manuāli. Pirmais Ofiss automātiski ievietos pašreizējā programmas lietotāja iniciāļus, kad tiks atlasīta izvēlnes Speciāli funkcija 'Apstiprināt'.

Varat izmantot Sistēmas moduļa sagatvošanu Personu grupas, lai noteiktu, kuram darbiniekam būs tiesības izmantot izvēlnes Speciāli funkciju 'Apstiprināt'.

Valūta

Ievietot Speciāli    Sistēmas moduļa reģistrs Valūtas

Pēc noklusējuma no    bāzes valūta 1

Avansa norēķinus var ievadīt jebkurā no programmā definētajām valūtām. Katrā ierakstā var izmantot tikai vienu valūtu. Valūtas kurss tiek rādīts sadaļā 'Valūta', kur to var mainīt, ja nepieciešams, tikai konkrētajam ierakstam.

Visas avansa norēķina summas jānorāda valūtā: izveidojot grāmatojumu, tās tiks konvertētas nacionālajā valūtā.

Avansa norēķina ievadīšana - sadaļa 'Norēķins'

Tabulā tiek ievadīta detalizēta informācija par avansa norēķinu. Tā ir sadalīta divās horizontālās sadaļās, kur katrā tiek rādītas papildu kolonnas. Noklikšķinot uz sadaļas pogas (A vai B), labajā pusē mainīsies divas vai trīs kolonnas.

Lai avansa norēķinam pievienotu jaunu rindu, noklikšķiniet jebkurā pirmās brīvās rindas ailē un ievadiet nepieciešamo informāciju. Lai rindu izdzēstu, noklikšķiniet uz nevajadzīgās rindas numura un nospiediet taustiņu Backspace. Lai ievietotu rindu, noklikšķiniet uz tās rindas numura, virs kuras vēlaties ievietot rindu, un nospiediet Enter.

A sadaļa

Konts

Ievietot Speciāli    Sistēmas moduļa reģistrs Konti

Norādiet izmaksu kontu, kurā debetēt summu, no avansa norēķina izveidojot grāmatojumu Finanšu modulī. Ievadot konta numuru, laukā Apraksts tiks automātiski ievietots tā nosaukums. Izmantojiet funkciju ‘Ievietot Speciāli’, lai nepieciešamo kontu varētu izvēlēties no kontu plāna.

Šajā laukā var norādīt arī autogrāmatojuma kodu. Autogrāmatojumi tiek izmantoti, lai automātiski ievietotu bieži izmantotus grāmatojumus, kas ne tikai ietaupa darbu, bet arī nodrošina pareizu kontu izmantošanu.

Objekti

Ievietot Speciāli    Finanšu/Sistēmas moduļa reģistrs Objekti

Vienai rindai var piesaistīt līdz 20 objektiem, atdalītiem ar komatu. Tie tiks grāmatoti debeta pusē no šī ieraksta izveidotajā Finanšu moduļa grāmatojumā, un tos var izmantot peļņas centra atskaitēs. Varat definēt atsevišķus objektus, kas attēlotu dažādus departamentus, izmaksu centrus vai preču tipus. Tas ļauj Finanšu moduļa atskaitēs izmantot elastīgu analīzes metodi.

Ievērojiet, ka objektus var piesaistīt katram reģistrā Personas ievadītajam darbiniekam. Tie automātiski tiks grāmatoti kredīta pusē, no ieraksta izveidojot Finanšu moduļa grāmatojumu.

Apraksts

Pēc noklusējuma no    konta

Konta nosaukums tiek ievietots automātiski. Ja nepieciešams, to var mainīt.

Summa ar PVN

Ievadiet summu, kurā ir iekļauts PVN. Ja norādīta valūta, arī šai summai jābūt attiecīgajā valūtā.

PVN

Katras rindas PVN tiek aprēķināts no ailēm Summas ar PVN un PVN kd (sk. tālāk).

PVN kd

Ievietot Speciāli    Finanšu moduļa sagatavošana PVN kodi

Šeit ievadītais PVN kods attiecas uz Finanšu moduļa sagatavošanā PVN kodi ievadīto ierakstu. Tas nosaka PVN procentu likmi, kāda tiks piemērota konkrētam avansu norēķina ierakstam, un PVN kontu, uz kuru summa tiks debetēta.

B sadaļa
B sadaļas laukus var izmantot, ja avansa norēķiniem ir pievienoti maksājumi vai rēķini. Laukā 'Dok. Nr.' var norādīt maksājuma vai rēķina numuru, kā arī atbilstoši aizpildīt laukus 'Datums' un 'Piegādātājs'. Laukā 'Piegādātājs' ir pieejams funkcijas ‘Ievietot Speciāli’ saraksts. Šim laukam ir informatīva nozīme: tas neietekmē Piegādātāju moduļa informāciju. Ja ievadāt avansa norēķinu valūtā, tad svarīgi ir aizpildīt lauku 'Datums'. Ja šajā laukā un augšējā daļā norādīto datumu valūtas kursi nesakrīt un ja sagatavošanā Avansa norēķinu ievadīšana ir atzīmēta izvēles rūtiņa ‘Izmaksām norēķinu datuma kurss’, starpība tiks grāmatota sagatavošanas Kontējumu sastādīšana realizācijai sadaļā 'Kurss' norādītajā noapaļošanas kontā.

Grāmatot

Atzīmējot šo izvēles rūtiņu un saglabājot ierakstu, avansa norēķins tiks apstiprināts un Finanšu modulī tiks izveidots tā grāmatojums. Pēc tam šajā ierakstā vairs nevarēs veikt izmaiņas.

Par apstiprinātiem avansa norēķiniem šajā nodaļā tiks uzskatīti tie, kuriem atzīmēta izvēles rūtiņa ‘Grāmatot’.

Dokumentu skaits

Ievadiet maksājumu vai citu dokumentu skaitu, kas ir pievienots šim avansa norēķinam. Tas nepieciešams tikai informatīviem nolūkiem.

PVN

PVN summa, kas tiek aprēķināta no avansa norēķina rindām.

KOPĀ

Kopējā avansa norēķina summa, ieskaitot visus nodokļus un attiecīgajā valūtā.

Avansa norēķina ievadīšana - sadaļa 'Valūta'

Valūta

Ievietot Speciāli    Sistēmas moduļa reģistrs Valūtas

Pēc noklusējuma no    Bāzes valūta 1

Avansa norēķinu var ievadīt jebkurā no definētajām valūtām. Vienā ierakstā var izmantot tikai vienu valūtu.

Visām avansa norēķina summām jābūt valūtā: no šī ieraksta izveidotajā Finanšu moduļa grāmatojumā tiks rādītas summas gan ārvalstu, gan nacionālajā valūtā (arī bāzes valūtā 2, ja iespējams).

Kurss

Pēc noklusējuma no    Sistēmas moduļa sagatavošanas Bāzes valūtu kursi un/vai reģistra Valūtu kursi

Pirmais Ofiss ievietos norādītās valūtas pašreizējo kursu.

Tiks izmantota viena no divām konvertēšanas metodēm. Divu bāzes valūtu sistēma būs noderīga tiem uzņēmumiem, kuru biroji atrodas divās valstīs un kuriem jāveido atskaites abās valūtās; arī to valstu uzņēmumiem, kur papildus nacionālajai valūtai parasti tiek izmantota otra valūta (parasti dolāri vai eiro), un Eiropas Savienības valstu uzņēmumiem, kuri salīdzināšanas nolūkos ir saglabājuši iepriekšējo valūtu. Otrā metode ir vienkāršā konvertēšana no ārvalstu valūtas nacionālajā valūtā, un tā ir piemērota lielākajai pasaules valstu izmantotajiem valūtu grāmatojumiem. Tie aprakstīti tālāk.

Valūtas kurss (divu bāzes valūtu sistēma)

Ja tiek izmantota divu bāzes valūtu sistēma, kreisās puses laukos Bāzes valūta 1 un 2 tiks rādīts bāzes valūtu savstarpējais kurss (izmantots sagatavošanas Bāzes valūtu kursi pēdējais ieraksts).

Ievērojiet, ka Ekonomiskās un monetārās savienības (EMS) likumdošana pieprasa, lai likmē tiktu rādīts, cik nacionālās vai ārzemju valūtas vienības var nopirkt par 100 eiro.

Valūtas kurss (Vienkāršā konvertēšanas sistēma)

Ja tiek izmantota vienkāršā konvertēšanas sistēma, laukā Kurss un labās puses laukā Bāzes valūta 1 tiek rādīts nacionālās un ārzemju valūtas savstarpējais kurss.

Avansa norēķinu skatīšana un apstiprināšana

Ja, ievadot avansa norēķina ierakstu, tas netika apstiprināts, tas jāapstiprina vēlāk, lai Finanšu modulī tiktu izveidots grāmatojums. Apstiprinot ierakstu, tas tiek slēgts, tāpēc to vairs nevar mainīt.

Avansa norēķinu ierakstu var apstiprināt divējādi:

1. Atvērtā avansa norēķina ierakstā atzīmējiet izvēles rūtiņu ‘Grāmatot’;
   

2. Logā ‘Avansa norēķini: Pārskats’ iezīmējiet vienu vai vairākus ierakstus un no izvēlnes Speciāli izvēlieties funkciju 'Grāmatot'.

Nākamajā attēlā parādīts no avansa norēķina ieraksta izveidots grāmatojums. Parasti debeta konts(-i) būs tāds pats, kā norādīts avansa norēķina kolonnā Konts. Kredīta konts tiks ievietots no attiecīgā darbinieka personas kartiņas.

Debeta puses objekti būs tādi, kādi ievadīti attiecīgajās avansa norēķina rindās, bet kredīta puses objekti tiks ievietoti no personas kartiņas.

Izveidoto grāmatojumu varat uzreiz apskatīt, no izvēlnes Speciāli izvēloties funkciju 'Atvērt grāmatojumu'.

Avansa norēķini valūtā

Ievadot avansa norēķinus valūtā, valūta un valūtas kurss attieksies uz visām ieraksta rindām. Katrai valūtai un valūtas kursam jāveido atsevišķi ieraksti.

Piemēram, darbinieks iesniedz avansa norēķinu pieprasījumu, kas datēts ar 25. februāri. Tajā ietilpst maksājums par USD 500 (ASV dolāriem), datēts ar 18. februāri, kad par USD 0,53 varēja nopirkt vienu latu (Bāzes valūta 1). Tātad maksājuma vērtība tā izrakstīšanas laikā nacionālajā valūtā bija 265 lati. Taču 25. februārī (avansa norēķina pieprasījuma laikā), par vienu LVL varēja nopirkt USD 0,54, tādējādi USD 500 pēc konvertēšanas uz nacionālo valūtu būs 270 lati.

Avansa norēķins tiek ievadīts, kā parādīts nākamajā attēlā. Avansa norēķina pieprasījuma datums (25. februāris) ir ievadīts augšējā daļa, laukā 'Valūta' ievadīts USD:

B sadaļā ir ievadīts maksājuma datums:

Attēlā parādīts arī valūtas kurss sadaļā ‘Valūtas’, kas atbilst 25. februāra kursam. Šajā piemērā avansa norēķina un grāmatojuma datums sakrīt. Ja tie atšķirtos, valūtas kursu noteiktu grāmatojuma datums.

Apstiprinot un saglabājot avansa norēķinu, grāmatojuma izskats būs atkarīgs no sagatavošanā Avansa norēķinu ievadīšana izvēles rūtiņas ‘Izmaksām norēķinu datuma kurss’. Ja rūtiņa ir atzīmēta, saistības pret darbinieku (attēlā konts 2380) tiks aprēķinātas, izmantojot avansa norēķina pieprasījuma datuma valūtas kursu (25. februāris), bet izmaksu kontā grāmatotā summa (piemērā 7760) tiks aprēķināta, izmantojot maksājuma datuma valūtas kursu (18. februāri). Summas atšķirības tiks grāmatotas kontā zaudējumi no valūtas kursu svārstībām, kas norādīts sagatavošanas Kontējumu sastādīšana realizācijai 'Kurss':

Ja izvēles rūtiņa ‘Izmaksām norēķinu datuma kurss??? nav atzīmēta, gan saistības pret darbinieku, gan izmaksu kontā grāmatotā summa tiks aprēķināta, izmantojot avansa norēķina izrakstīšanas datuma valūtas kursu (25. februāris):

Kļūdu paziņojumi

Apstiprinot avansa norēķinus, Finanšu modulī tiek automātiski izveidoti grāmatojumi un redzami Galvenajā grāmatā.

Ja tiek parādīts kļūdas paziņojums, tas nozīmē, ka ir nepareizi norādīti kādi konti vai citi parametri. Visiem avansa norēķinos izmantotajiem kontu numuriem jābūt ievadītiem Sistēmas moduļa reģistrā Konti. Jābūt definētiem arī izmantotajiem PVN kodiem. Tā darbinieka, kas iesniedzis avansa norēķinu, personas kartiņas laukā Konts jānorāda nepieciešamais konts. Tajā tiks kreditēta Finanšu moduļa grāmatojuma summa.

Atvērtā avansa norēķina ierakstā varat izlabot kļūdu, Sistēmas moduļa reģistrā Konti pievienojot trūkstošo kontu(-us) vai attiecīgi mainot parametrus.

Lai nepieļautu kļūdas, Pirmais Ofiss neveiks grāmatošanu neesošos kontos.

Avansa norēķinu izsvītrošana

Dažos gadījumos var noderēt avansa norēķina svītrošana, logā ‘Avansa norēķins: Pārskats’ izmantojot izvēlnes Ieraksts funkciju 'Izsvītrot'. Šī funkcija izdzēsīs avansa norēķina ierakstu no visām atskaitēm; arī visi ar to saistītie grāmatojumi no Finanšu moduļa tiks izsvītroti. Atceltie avansa norēķini būs viegli atpazīstami, jo visiem to laukiem būs pārvilktas sarkanas līnijas. Tās tiek rādītas arī logā ‘Avansa norēķini: Pārskats’.

Avansa norēķinu nevar izsvītrot, ja tas nav apstiprināts vai arī ja tā datums ir agrāks par Sistēmas moduļa sagatavošanā Slēgšana laukā ‘Slēgt citus ierakstus’ norādīto datumu.

Izvēlne Speciāli

Attēlos parādītas avansa norēķinos pieejamās izvēlnes Speciāli. Kreisajā pusē parādīta logā ???Avansa norēķini: Pārskats’ pieejamā funkcija: sarakstā iezīmējiet vienu vai vairākus ierakstus (klikšķiniet, turot nospiestu taustiņu Shift) un izvēlieties funkciju. Labajā pusē attēlota logos ‘Avansa norēķins: Jauns’ un ‘Avansa norēķins: Pārskats’ pieejamā izvēlne.

Izvēlne Speciāli - Grāmatot

Šī funkcija ir pieejama tikai logā ‘Avansa norēķini: Pārskats’. Tā ļauj apstiprināt avansa norēķinus un tādējādi ir identiska izvēles rūtiņas ‘Grāmatot’ atzīmēšanai avansa norēķinu ierakstā. Neaizmirstiet, ka šī darbība izveido Finanšu moduļa grāmatojumu katram iezīmētajam avansa norēķinam un pēc tam tajos vairs nebūs iespējams veikt izmaiņas.

Izvēlne Speciāli - Atvērt grāmatojumu

Apstiprinot un saglabājot avansa norēķinu ierakstu, ja tas definēts Sistēmas moduļa sagatavošanā Grāmatojumi no apakšsistēmām, tiks izveidots Finanšu moduļa grāmatojums. Šī funkcija ļauj apskatīt šo grāmatojumu.

Izvēloties šo funkciju, grāmatojums tiks atvērts jaunā logā.

Izvēlne Speciāli - Apstiprināt

Ievadot avansa norēķinu, to var apstiprināt pirms grāmatošanas. Ja sagatavošanā Avansa norēķinu ievadīšana ir atzīmēta izvēles rūtiņa ‘Pieprasīt parakstu’, avansa norēķinu ieraksti jāapstiprina pirms grāmatošanas. Lai to izdarītu, no izvēlnes Speciāli atlasiet funkciju Apstiprināt. Loga augšējās daļas laukā Paraksts tiks ievadīti jūsu iniciāļi. Pēc tam atzīmējiet izvēles rūtiņu ‘Grāmatot’ un saglabājiet, noklikšķinot uz pogas [Saglabāt].

Sistēmas moduļa sagatavošanā Personu grupas varat ierobežot to personu skaitu, kam pieejama funkcija Apstiprināt. Lai to izdarītu, atveriet Sistēmas moduli un no sagatavošanu saraksta izvēlieties Personu grupas. Ja ‘Sākt ar’ ir atzīmēta opcija ‘Nekādu tiesību’, tabulā attiecīgajai personu grupai jāatļauj noteiktās funkcijas izmantošana:

Attēlā ???AVAN” personu grupas lietotājiem ir atļauta pilna pieeja Avansa norēķinu modulim tā, lai tie varēti ievadīt savus avansa norēķinus. Bet tiem ir aizliegta pieeja izvēlnes Speciāli funkcijai 'Apstiprināt'.

Ja ‘Sākt ar’ atzīmēta funkcija ‘Visas tiesības’, tabulā attiecīgajai personu grupai jāaizliedz pieeja noteiktajai funkcijai:

Abos gadījumos, ja tabulā nav atzīmēta izvēlnes Speciāli funkcija Apstiprināt avansa norēķinus, pieeja būs atkarīga no izvēlētās ‘Sākt ar’ opcijas. Ja atzīmēta ‘Nekādu tiesību’, personu grupas pārstāvji nevarēs apstiprināt avansa norēķinu ierakstus. Ja tā būs ‘Visas tiesības’, viņiem būs pieejama apstiprināšanas funkcija.