Ievads

Pirmajam Ofisam ir izveidots moderns grafiskais lietotāja interfeiss Windows un Macintosh operētājsistēmām. Tajā tiek izmantoti daudzi dažādi logi, un katrs ir paredzēts savam uzdevumam. Lietotāja interfeisa mērķis ir pēc iespējas tuvināt šo darba vidi tādai, kādā esat pieraduši strādāt ar papīriem, dokumentiem un mapēm uz sava galda.

Grāmatvedībā parasti nepieciešams strādāt ar vairākiem dokumentiem vienlaikus. Šis fakts tika ņemts vērā, izstrādājot Pirmā Ofisa lietotāja interfeisu, tāpēc tas tikai nedaudz atšķiras no pierastās vides teksta redaktoros vai elektronisko tabulu programmās. Pirmajā Ofisā atradīsit daudzas funkcijas, ar kurām, iespējams, vēl nebūsit pazīstami.

Ja šī ir pirmā programma, kuru lietosit Windows vai Macintosh vidē, tad vispirms vajadzētu apgūt iespējami vairāk par datoru un tā izmantošanu. Protams, arī jāpārliecinās, vai datorā ir uzinstalēta pareizā operētājsistēmas versija. Ja neesat pārliecināti, jautājiet datoru piegādātājam vai konsultantam.

Šo nodaļu ieteicams izlasīt arī pieredzējušam datoru lietotājam, jo Pirmajā Ofisā ir daudz funkciju, kas vienkāršo un paātrina darbu. Ja rokasgrāmatas nekad nelasāt, protams, arī varēsit izmantot programmu – tā ir ļoti vienkārša. Taču programmā ir vairākas taustiņu kombinācijas, kuru izmantošana var ietaupīt daudz laika. Tās visas ir aprakstīts rokasgrāmatās.

Efektīva vadība

Pirmais Ofiss ir vienkārši lietojams. Ievērojot nodaļas "Instalēšana" norādījumus, varēsit ļoti ātri izveidot savu pasūtījumu un rēķinu apstrādes sistēmu. Strādājot ar klientiem un piegādātājiem, drīz vien izjutīsit sakārtotas sistēmas efektivitāti.

Administrēšanas automatizācijas mērķis ir likt datoram darīt parastos grāmatvedības uzdevumus. Sākumā artikulu un klientu informācijas ievadīšana varētu likties darbietilpīga, taču tas ir vienīgais sagatavošanas darbs, kas jāpaveic. Nebūt nav obligāti izmantot visas Pirmā Ofisa iespējas. Tomēr neaizmirstiet – jo vairāk pamatinformācijas ievadīsit dažādos programmas failos un reģistros, jo vairāk programma spēs palīdzēt turpmākajā darbā.

Plānošana un uzstādīšana

Ja datorizētu grāmatvedības programmu realizācijas, piegādātāju un finanšu uzskaitei sāksit izmantot pirmoreiz vai arī uz Pirmo Ofisu esat pārgājuši no citas sistēmas, ieteicams apskatīt vispārējās programmas funkcijas. Iespējams, šajā sistēmā visas darbības varēsit veikt daudz efektīvāk.

Ieteicams vispirms paņemt pildspalvu un papīru un izskatīt visus artikulus (preces un pakalpojumus, kurus pērkat un pārdodat), artikulu grupas, klientu kategorijas, kontus, samaksas veidus, termiņus utt. Ja kāds Pirmā Ofisa jēdziens nav zināms, vispirms to rūpīgi izpētiet.

Lai uzņēmumā uzstādītu programmu Pirmais Ofiss, nepieciešams visu iepriekš izplānot un pārdomāt. Vajadzēs pieņemt daudzus svarīgus lēmumus par numuru sērijām, klientiem, artikuliem, statistikas klasifikāciju, rēķinu apstrādi utt. Pirmais Ofiss piedāvā pietiekami elastīgu sistēmu, lai varētu izveidot tādu darba vidi, kādu vēlaties. Neaizmirstiet, ka esat par to atbildīgi. Ja uzskatāt, ka standarta kontu plāns uzņēmumam nav piemērots, varat to mainīt. Programmā Pirmais Ofiss ir iespējams gandrīz viss.

Ja programmu Pirmais Ofiss izmantosit vairāklietotāju sistēmā, tās uzstādīšana, kā jebkuras mūsdienu vairāklietotāju sistēmas ieviešana, radīs lielas pārmaiņas ikdienas uzdevumu veikšanā. Tādēļ pirms sistēmas ieviešanas jāizlemj, kā vēlaties strādāt šobrīd un turpmāk.

• Kādi uzdevumi sistēmai jāveic un kādā veidā?
  

• Kam un kā jāievada pasūtījumi, rēķini, maksājumi u.tml.?
  

• Kāda uzņēmuma darbības dokumentācija ir nepieciešama, un kā klasificēt un kārtot dokumentus?
  

• Kādas atskaites nepieciešamas un kā kontos jāatspoguļo pasūtījumu, noliktavas atlikumu, rēķinu utt. ieraksti?

Pirmais Ofiss ir elastīga sistēma, tomēr ir jāzina, ko tieši vēlaties izdarīt ar tās palīdzību. Programmas uzstādīšanu vairāklietotāju sistēmā ieteicams veikt ar kvalificēta Pirmā Ofisa konsultanta palīdzību. Lai iegūtu papildu informāciju un apmācību, sazinieties ar savu Pirmā Ofisa piegādātāju.

Vairums cilvēku uzskata, ka gada sākums ir vienīgais piemērotais laiks, lai mainītu grāmatvedības uzskaites sistēmu. Patiesībā ir tieši otrādi – labākais laiks sistēmas maiņai ir gada vidus. Varat izvēlēties gada neaktīvo periodu un ievadīt visus datus no gada sākuma, un rezultātus salīdzināt ar atskaitēm no iepriekšējās sistēmas.

Neaizmirstiet, ka arī pēc programmas instalēšanas būs nepieciešama tās apkalpošana. Mazākais, ko varat darīt, ir regulāri veidot datu bāzes rezerves kopijas. Finanšu uzskaites sistēma būtiski atšķiras no teksta redaktora, kas apstrādā katru dokumentu atsevišķi. Pirmais Ofiss strādā tāpat kā visas finanšu uzskaites sistēmas – ar datu bāzi, kur visa informācija par klientiem, rēķiniem, realizāciju utt. tiek glabāta vienā failā. Zaudējot šo failu, pazūd ne tikai viens dokuments, bet gan visa grāmatvedība.