Põhivara seisu register

Kasuta Põhivara seisu registrit, kui soovid kanda Põhivara ühest Osakonnast teise või muuta Põhivara eest vastutavat Isikut. Põhivara kaarti ei muudeta ning säilib korrektne Põhivara ajalugu, mida näed aruandes Põhivara ajalugu ning kasutades Põhivara Operatsioonide menüü funktsiooni Vaata põhivara ajalugu.

Seda registrit saad kasutada ka Põhivarade inventuuri läbiviimiseks. Toimi järgmiselt:

1. Trüki välja aruanne Põhivarade inventuurileht. See on sisuliselt Põhivara seisu kaartide väljatrükk, kus näed eelmise inventuuri tulemusi. Lehel on lahtrid, kuhu saad kirjutada Põhivarade tegelikud seisud. Aruandesse kaasatakse ka Põhivarad, mille kohta ei ole sisestatud Põhivara seisu kaarti tüübiga Inventuur.
   

2. Kui inventuur on läbi viidud, sisestatakse tulemused uuele Põhivara seisu kaardile, millel märgitakse valik Inventuur. Enamasti on seda kõige mugavam teha, tehes koopia eelmise inventuuri kaardist.
   

3. Kui oled uue Põhivara seisu kaardi kinnitanud, saad inventuuri käigus ilmnenud vead registreerida Mahakandmiste või Põhivara seisu registris. Näiteks kui mingi Põhivara asub tegelikult teises Osakonnas kui HansaWorldis registreeritud, saad selle korrigeerida Põhivara seisu kaardiga, mille tüübiks märgitakse Liikumine.

Põhivara seisu sisestamine

Mine Põhivarade moodulisse ja vali põhiaknas Põhivara seis. Avaneb aken Põhivara seisud: Sirvi, kus näed eelnevalt sisestatud kaarte. Kaardid on tavaliselt reastatud numbrite järjekorras. Kinnitatud Põhivara seisu kaardid on tähistatud linnukesega.

Uue Põhivara seisu kaardi sisestamiseks klõpsa Uus. Võid ka valida juba olemasoleva kaardi, mille sarnast soovid sisestada ja teha sellest koopia, klõpsates Koopia.

Avaneb aken Põhivara seis: Uus, mis on tühi, kui klõpsasid Uus või sisaldab koopiat kaardist, mida kopeerisid. Koopiale sisestub käesolev kuupäev.

Number

Ctrl-Enter    Vali numbriseeriatest

Põhivara seisu kaardi number: automaatselt sisestub järgmine vaba number esimesest numbriseeriast seadistusest Numbriseeriad – Põhivara seisud. Seda numbrit saad vajadusel muuta, aga mitte juba kasutatud numbri vastu.

Kuupäev

Ctrl-Enter    Vali kuupäev

Kuupäev, mil muutused jõustuvad või inventuuri kuupäev: vaikimisi sisestub käesolev kuupäev.

Uus osakond, Liikumine

Ctrl-Enter    Osakondade seadistus, Põhivarade moodul

Kui soovid viia Põhivara ühest Osakonnast teise, sisesta siia uus Osakond ja märgi valik Liikumine. Põhivara ajalugu uuendatakse Põhivara seisu kaardi kinnitamisel.

Kui valik Liikumine on märgitud, kuid Osakonda ei ole sisestatud, ei saa kaarti salvestada. Nõnda ei saa juhtuda, et Põhivara on selle algsest asukohas ära viidud, kuid pole registreeritud uude Osakonda.

Uus vastutaja, Vastutus

Ctrl-Enter    Isikute register, Üldine moodul

Kui soovid muuta Põhivara eest vastutavat Isikut, sisesta siia uus Vastutaja ja märgi valik Vastutus. Põhivara ajalugu uuendatakse Põhivara seisu kaardi kinnitamisel.

Kui valik Vastutus on märgitud, kuid Vastutajat ei ole sisestatud, ei ole võimalik kaarti salvestada. Nõnda ei saa juhtuda, et Põhivara on ühe töötaja vastutuselt ära võetud, kuid pole uue töötaja vastutusele antud.

Korraga ei saa märkida valikuid Liikumine ja Vastutus. Kui soovid viia Põhivara uude Osakonda ning muutub ka selle eest vastutav Isik, pead sisestama kaks Põhivara seisu kaarti.

Seotud põhivaraga

Inventuuri läbiviimisel tuleks selle tulemused registreerida uuel Inventuuri tüüpi Põhivara seisu kaardil. Kõige lihtsam viis on teha koopia eelmise inventuuri kaardist ning kontrollida sellel kogused. Seda saad teha kas ekraanil või välja trükitud Põhivara seisu dokumendil. Uuelt kaardilt tuleks eemaldada eelmisest inventuurist saadik müüdud ning mahakantud Põhivarad. Antud kaardi põhjal väljastatakse järgmine Põhivarade inventuurileht, mis on omakorda järgmise inventuuri aluseks.

Kui inventuuri käigus selgub, et Põhivara on viidud mõnda teise Osakonda või on muutunud selle eest vastutav Isik, tuleb see Põhivara sisestada antud inventuuri kajastavale Põhivara seisu kaardile (st kaardile, millel on märgitud valik Inventuur) ning registreerida veel eraldi Põhivara seisu kaart valikuga Liikumine või Vastutus. Kui märgitud on valik Inventuur, ei arvestata Uue osakonna ja Uue vastutaja väljadele sisestatut.

Tabelisse sisesta Põhivarad, mida antud muudatused puudutavad. Näiteks kui märgid valiku Liikumine ning määrad uue Osakonna, viiakse kõik tabelis toodud Põhivarad uude Osakonda. Kui märgid valiku Inventuur, tuleb tabelisse sisestada inventuuri tulemused (st nimekiri kõigist olemasolevatest Põhivaradest).

Põhivara

Ctrl-Enter    Põhivarade register, Põhivarade moodul

Sisesta Põhivara inventarinumber, mille Osakonda või Vastutajat soovid muuta.

Kogus

Kui Põhivara seisu kaardi tüübiks on Inventuur, sisesta siia inventuuri käigus selgunud Põhivara kogus.

Nimetus

Põhivara nimetus sisestub automaatselt, kui oled sisestanud inventarinumbri.

Kommentaar

Vabalt sisestatav kommentaar. Kui kommentaar puudutab kogu Põhivara seisu kaarti, kasuta Kommentaari välja kaardi jaluses.

Seis

Ctrl-Enter    Võimalikud valikud

Sisesta Põhivara seis Olemas (sisestub vaikimisi), Puudub, Välja laenatud, Laenutatud, Väljas või Paranduses. Kui Põhivara seisu kaardi tüübiks on Inventuur, näed siia sisestatud informatsiooni ka aruandes Põhivarade inventuurileht.

Isik

Ctrl-Enter    Isikute register, Üldine moodul

Jalus

Kinnita

Antud valikuga kinnitad Põhivara seisu kaardi. Kinnitatud kaarti muuta ei saa.

Kaardi kinnitamisel muudatused jõustuvad ning Sa näed neid Põhivara ajaloo aruandes.

Kommentaar

Vabalt sisestatav kommentaar, mida näed ka aknas Põhivara seisud: Sirvi.

Näited

Järgmiseks kaks näidet:

1. Osakonna ja vastutaja muutmine; ning
   

2. Põhivarade inventuur.

   Osakonna ja vastutaja muutmine

   Toodud näites viiakse Põhivara ühest Osakonnas teise. Põhivara soetamisel registreeriti see Osakonnas “GEN”:
   

   

   Kui Põhivara viiakse üle Osakonda “SALES”, tuleks selle kohta sisestada uus Põhivara seisu kaart. Määra ära uus Osakond ja Tüübiks märgi Liikumine. Vana Osakonda sisestada ei ole vaja:
   

   

   Põhivara seisu kaardi kinnitamisel ja salvestamisel näed muutust Põhivara ajaloo aruandes:
   

   

   Kui samal ajal muutub ka Põhivara eest vastutav Isik, tuleb selle kohta registreerida eraldi Põhivara seisu kaart. Sellel märgi Tüübiks Vastutus ning määra ära uus Vastutaja. Vana Vastutajat sisestada ei ole vaja:
   

   

   Ka seda muutust näed Põhivara ajaloo aruandes:
   

   

   Põhivarade inventuur

   Põhivarade inventuuri saad viia läbi aruande Põhivarade inventuurileht põhjal. Antud aruande esmakordsel tellimisel näeb see välja järgmine:
   

   

   Aruandes näed iga Põhivara kohta selle registreeritud kogust, mille järele vabale väljale saad märkida tegeliku koguse. Andmed aruandesse võetakse Põhivarade registrist ning Inventuuri tüüpi kaartidelt Põhivara seisu registrist.
   

   Kui Põhivara kohta pole koostatud ühtegi Inventuuri tüüpi Põhivara seisu kaarti, seisab veerus Hetkeseis Inventeerimata. Toodud näites pole ühtegi Põhivara seisu kaarti koostatud. Kaks Põhivara on Põhivaramahakandmiste registri kaudu kas müüdud või maha kantud. Mahakantud Põhivarad saad aruandest ka välja jätta.
   

   Inventuuri tulemused registreeri Põhivara seisu kaardil, mille Tüübiks märgi Inventuur:
   

   

   Kui on aeg läbi viia järjekordne inventuur, telli jälle Põhivarade inventuurileht, mille määramisaknas sisesta Viimase inventuuri kuupäev:
   

   

   Aruanne näeb välja nii:
   

   

   Hetkeseis sisestub nüüd Põhivara seisu kaardi vastava rea Seisu väljalt. Üks Inventeerimata Põhivara näites on soetatud peale eelmist inventuuri.
   

   Inventuuri tulemused registreeri uuel Põhivara seisu kaardil, millel märgi Tüübiks Inventuur. Kõige lihtsam viis on teha koopia eelmist inventuuri kajastavast kaardist ning kontrollida üle kogused.
   

   Inventuuri käigus ilmnenud erinevused aruande ja tegeliku seisu vahel saad registreerida Mahakandmiste või Põhivara seisu registris (parandades Seisu vastavalt).