Примеры

Для того чтобы объяснить суть «Деятельностей», «Календаря» и «Планировщика задач», мы приготовили небольшой пример. Представим себе предприятие, занимающиеся экспортом, имеющее большое количество работников реализации, которые общаются с внутренними и зарубежными компаниями по телефону, факсу и электронной почте. При помощи «Календаря» и «Планировщика» задач мы рассмотрим рабочий день одного из этих сотрудников.

Управление контактами

Каждое утро Франсуаза Френч открывает «Планировщик задач» (т.е. ее список «Список планов»). Чтобы сделать это, она щелкает на кнопку [Задачи] на «Панели управления»:

В «Планировщике задач» отображается список «Деятельностей», «Тип задачи» которых – «План». На практике это список «Деятельностей», которые Франсуазе необходимо осуществить до конца дня (включая незавершенные в предыдущие дни «Деятельности»). «Деятельности», отмеченные как «Выполнено» не отображаются. «Деятельности» рассортированы по «Дате» и «Времени начала», однако Франсуаза может изменить порядок сортировки, щелкнув на заголовок какой-либо колонки.

Если список является длинным, Франсуаза может сократить его при помощи полей в верхней части списка так, чтобы отображались только «Деятельности» определенного «Типа» или по определенному «Клиенту».

Когда Франсуаза производит одну из запланированных «Деятельностей», она дважды щелкает на «Текст» определенной строки, чтобы открыть соответствующую запись в регистре «Деятельности». Затем она может освежить в памяти детали «Деятельности», перед тем как выполнить ее. Теперь она сделает это в отношение последней в списке «Деятельности».

Когда задание выполнено, она может отметить «Деятельность» как «Выполнено», отметив окно пометки в верхнем правом углу:

В данном случае телефонный звонок был произведен успешно, и «Клиент» выразил интерес в отношении продуктов, предлагаемых Франсуазой. Она сделала об этом запись в записи «Деятельности», при помощи таблицы карточки «Текст», которая находится в нижней части окна «Деятельности».

При сохранении и закрытии «Деятельности» »Планировщик задач» обновляется автоматически. Последняя «Деятельность» удаляется, так как «Деятельности», отмеченные как «Выполнено», обычно не отображаются в списке:

Иногда не нужно открывать «Деятельность», чтобы ее выполнить. «Планировщик задач» сам отображает достаточное количество информации для выполнения работы, в том числе любые записки и комментарии, которые уже введены в карточку «Текст» Данные записки можно увидеть, щелкнув на стрелку, изображенную слева от «Текста» «Деятельности». Франсуаза выполняет это действие для последней «Деятельности» в списке:

Когда она выполнила задание, если не нужно больше вводить записки или создавать новую, последующую «Деятельность» путем копирования, Франсуаза может отметить окошко «Выполнено», щелкнув на него:

Отметка в окошке «Выполнено» не передается в «Деятельность» мгновенно. Франсуаза должна сохранить «Планировщик задач» (нажав комбинацию клавиш Shift-Enter или выбрав «Сохранить» из меню «Запись»), для того чтобы отметить «Деятельность» как «Выполнено» и удалить из списка «Планировщика задач». Конечно, перед сохранением она могла отметить и несколько строк как «Выполнено».

Позже в течение дня Франсуаза общалась с несколькими «Клиентами». Путем ввода «Деятельности» по каждому контакту и событию, она быстро создаст контактную историю по каждому «Клиенту». Это значит, что если, например, мистер Ванг из Гонконга посылает факс с жалобой на неосуществленную доставку товаров, она легко сможет просмотреть список последних «Деятельностей» в отношении компании мистера Ванга. В список будут включены как и ее собственные контакты с компанией New World Import/Export Co, так и контакты ее коллег.

Один из способов, которыми Франсуаза может осуществить это, является использование карточки «Фильтр» «Планировщика задач». Она может удалить инициалы из поля «Сотрудник», ввести «002» как «Клиента» (если нужно, при помощи «Специальной вставки», чтобы выбрать правильного) и выбрать отображение «Выполненных» «Деятельностей», при помощи четырех колонок опций. Затем она увидит полную контактную историю «Клиента» «002»:

Она может дважды щелкнуть на «Текст» любой «Деятельности», чтобы увидеть больше информации, если необходимо.

Франсуаза может моментально увидеть записи комментариев в карточке «Текст» каждой «Деятельности». Каждая связанная «Деятельность», выполненная и введенная различными «Сотрудниками» в течение периода времени, будет находится в списке. Таким образом, «Планировщик задач» является отличным инструментом для решения любых вопросов или ошибок в отношении серии событий, конечно же, при условии, что каждый сотрудник последовательно вводить запись каждого выполненного задания.

Планирование времени

Франсуаза также занимается планированием и анализом времени. Она является ответственной за департамент, в котором работает еще два сотрудника реализации. Планируя работу на следующий месяц, она решила зарезервировать определенный день для осуществления телефонных звонков потенциальным клиентам, а также холодного прозванивания. Она открывает «Календарь», щелкнув на кнопку [Календарь] на «Панели управления»:

Затем она щелкает на кнопку [Новая] и открывает «Деятельность» на имя всех троих сотрудников департамента, чтобы зарезервировать их время. Чтобы сделать это, она вводит инициалы троих сотрудников в поле «Сотрудники» на карточке «Сотрудники», разделяя их запятыми:

В карточке «Время» она устанавливает «Тип задачи» на «Календарь», означающий, что «Деятельность» появится в «Календаре», а не в «Планировщике задач». Она выбирает опцию «Прогноз» в типе «Календарь», чтобы обозначить, что это запланированное время.

Когда Франсуаза сохраняет «Деятельность», она появляется в «Календаре» каждого их трех сотрудников. Когда они откроют «Календари», щелкнув на кнопку [Календарь] на «Панели управления», им станет известно, что их время во второй половине следующего дня – зарезервировано:

«Деятельность» появится в их «Календарях» в виде контурного столбика, потому что Франсуаза выбрала опцию «Прогноз». Данный столбик означает для двоих других сотрудников департамента, что их время зарезервировано. Если кто-либо из них щелкнет на столбик один раз, «Текст» «Деятельности» появится в поле «Найти» в нижней части экрана. Они также могут дважды щелкнуть на столбик, чтобы открыть запись «Деятельности», если им необходимо увидеть более подробную информацию о том, что они должны сделать.

Любой другой сотрудник компании также может просмотреть «Календари» этих трех сотрудников и увидеть, что их время зарезервировано.

В течение дня, о котором идет речь, Франсуаза может записать выполненную работу несколькими способами. Она решает убедиться, что по каждому телефонному звонку введены отдельные «Деятельности». Таким образом, будут записаны детали каждого звонка (для поддержания контактной истории по каждому «Клиенту») и позволено создание последовательных «Деятельностей», если таковые необходимы. Одна из таких «Деятельностей», записанная коллегой Франсуазы Нейлом Брокуром, проиллюстрирована ниже:

«Календарь» не совсем подходит для отображения множества маленьких «Деятельностей», представляющих собой телефонные звонки, поэтому «Тип задачи» установлен на «План». Данные «Деятельности» вводятся не в целях планирования времени, а для поддержания контактной истории «Клиентов», к которым они относятся. Выбор опции «План» означает, что «Деятельность» не появится в «Календаре».

Информация о каждом телефонном звонке записывается в таблице карточки «Текст» каждой «Деятельности», как показано в нижней части иллюстрации.

На данном примере, телефонный звонок закончился запросом отправить «Клиенту» некоторую информацию. После сохранения «Деятельности», и пока она все еще на экране, Нейл может щелкнуть на [Новая] или [Копия], чтобы создать новую «Деятельность», содержащую указания по отправке информации. Она может быть на его собственное имя, для напоминания ему о том, что необходимо выполнить позже, или же на имя того «Сотрудника», который обычно занимается рассылкой информации. В последнем случае, при появлении «Деятельности» в «Планировщике задач» или «Календаре» «Сотрудника» (в зависимости от «Типа задачи» - «План» или «Календарь» соответственно), сотруднику становится известно о работе, которую необходимо выполнить.

В конце дня, Франсуаза вводит новые «Деятельности», отображающие работу на следующий день, для каждого сотрудника. Целью данных «Деятельностей» является только планирование времени. Нейл Брукер должен был уйти с работы раньше на прием к зубному врачу, поэтому Франсуаза вводит данную «Деятельность», записывая работу, которую он смог сделать:

Так как данная «Деятельность» служит только для планирования времени, она выбрала «Тип задачи» «Календарь». Как тип «Календаря» она выбирает «Время», так как «Деятельность» представляет собой реальное время, потраченное на телефонные звонки. В результате, «Деятельность» появится в «Календаре» Нейла в виде полностью окрашенного столбика справа от контурного столбика, введенного раньше для резервирования его времени. Франсуаза создала новую «Деятельность», вместо того, чтобы изменить созданную ранее «Деятельность» с «Прогноза» на «Время», в целях сравнения:
013.JPG) То что Нейл ушел раньше – можно определить по тому, что столбик «Время» (сплошной, справа) короче столбика «Прогноз» (контурный).

Время, потраченное всеми тремя сотрудниками, может быть показано в «Календаре» при помощи ввода их инициалов в поле «Сотрудники», разделяя их запятыми:

Время, потраченное всеми тремя сотрудниками, может быть показано в «Календаре» при помощи ввода их инициалов в поле «Сотрудники», разделяя их запятыми.